ZARZĄDZENIE Nr 15/10/11 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 30 listopada 2010 roku w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami. Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), zarządza się co następuje: 1 Określenia użyte w niniejszym Zarządzeniu oznaczają: 1) program inicjatywa krajowa, Unii Europejskiej lub pozawspólnotowa, w ramach której można otrzymać dofinansowanie na realizację projektu ze środków krajowych lub międzynarodowych, 2) projekt przedsięwzięcie badawcze, edukacyjne lub inwestycyjne realizowane w Uczelni przez zespół projektowy, podejmowane dla osiągnięcia założonego rezultatu; posiada jasno określone cele, wymagania jakościowe, ramy czasowe i budżet, 3) projekt krajowy projekt realizowany w Uczelni, finansowany lub współfinansowany ze środków krajowych, pozyskanych w trybie konkursów organizowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub inne instytucje krajowe, 4) projekt międzynarodowy projekt realizowany w Uczelni, finansowany lub współfinansowany ze środków zagranicznych w ramach programów Unii Europejskiej oraz programów pozawspólnotowych, z wyłączeniem funduszy strukturalnych, 5) projekt strukturalny projekt realizowany w Uczelni, finansowany lub współfinansowany ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, 6) kierownik projektu osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektem, kierowanie zespołem projektowym oraz za osiąganie celów i rezultatów projektu, 7) kierownik jednostki dziekan lub dyrektor/kierownik jednostki innej niż wydział. 2 1. Z dniem 1 stycznia 2011 roku na Politechnice Śląskiej funkcjonuje System Zarządzania Projektami (SZP), zwany dalej Systemem. 2. Zadaniem Systemu jest zapewnienie wsparcia dla kierowników projektów w celu: 1) skutecznej realizacji projektów badawczych, edukacyjnych oraz inwestycyjnych, 2) wprowadzenia dobrych praktyk w procesach zarządzania projektami, 3) standaryzacji procedur w zakresie zarządzania projektami. 3. System obejmuje projekty: 1) krajowe, 2) międzynarodowe, 3) finansowane z funduszy strukturalnych. 3 System tworzą cztery elementy: 1) Centrum Zarządzania Projektami (CZP), 2) pełnomocnicy dziekanów ds. zarządzania projektami, 3) kierownicy projektów, 4) procedury.
4 W strukturze administracji centralnej zostało utworzone Zarządzeniem Rektora Nr 14/10/11 Centrum Zarządzania Projektami (CZP). 5 1. Pełnomocnika dziekana ds. zarządzania projektami powołuje dziekan wydziału i przekazuje informację o jego powołaniu do CZP wzór powołania stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Do zadań pełnomocnika dziekana ds. zarządzania projektami należy: 1) przekazywanie informacji pracownikom i doktorantom jednostki organizacyjnej, w zakresie ogłaszanych konkursów na dofinansowanie projektów, 2) udzielanie pomocy kierownikom projektów w zakresie realizacji obowiązujących procedur dotyczących zarządzania projektami, 3) współpraca z CZP w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów i ich realizacji. 6 1. Kierownika projektu powołuje Rektor na wniosek kierownika jednostki - wzór powołania stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 2. Z dniem 1 października 2011 roku kierownikiem projektu badawczego lub edukacyjnego może zostać osoba, która posiada certyfikat potwierdzający przygotowanie do pracy w charakterze kierownika projektu. 3. Certyfikat, o którym mowa w ust. 2, może mieć charakter: 1) zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie zarządzania projektami badawczymi, organizowanego na Politechnice Śląskiej, 2) dyplomu ukończenia studiów podyplomowych w zakresie zarządzanie projektami, 3) dokumentu wydanego przez uprawnioną instytucję certyfikującą (PMA, PMI, SPMP), 4) dokumentu wydanego przez dyrektora CZP, potwierdzającego zarządzanie projektami na Politechnice Śląskiej. 4. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu, za bieżące zarządzanie projektem i kierowanie zespołem projektowym oraz za osiąganie celów i rezultatów projektu. 5. Kierownik projektu na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia. 6. Kierownik projektu na etapie podpisywania umowy działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do podpisania umowy o realizację projektu wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 6 do niniejszego Zarządzenia. 7. Kierownik projektu na etapie realizacji projektu działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do zarządzania projektem wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 8 do niniejszego Zarządzenia. 7 Na Politechnice Śląskiej obowiązują w zakresie realizacji projektów procedury określone w 8, 9, 10 i 11 niniejszego Zarządzenia oraz w Zarządzeniach wymienionych w Załączniku Nr 11. 8 Na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca:
1) pracownik Uczelni, z chwilą podjęcia zamiaru przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu, występuje do kierownika jednostki z inicjatywą przystąpienia do konkursu na dofinansowanie projektu, 2) kierownik jednostki dokonuje analizy wniosku pracownika Uczelni, uwzględniając następujące kryteria: a) zgodności celów projektu z zakresem działalności jednostki, b) możliwości realizacji projektu przez zespół pod kierunkiem kierownika projektu, c) możliwości zabezpieczenia wkładu własnego wymaganego w danym projekcie, 3) w przypadku pozytywnej oceny ww. inicjatywy kierownik jednostki występuje do dyrektora CZP z wnioskiem o powołanie przez Rektora kierownika projektu, zgodnie z Załącznikiem Nr 2 do niniejszego Zarządzenia, 4) kierownik projektu przygotowuje wniosek projektowy przy wsparciu pełnomocnika dziekana ds. zarządzania projektami i odpowiedniego Biura w CZP. 9 Na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca: 1) kierownik projektu, po opracowaniu wniosku o dofinansowanie projektu, występuje do dyrektora CZP z wnioskiem o udzielenie przez Rektora pełnomocnictwa do złożenia wniosku, zgodnie z Załącznikiem Nr 3, a w razie konieczności zawarcia na tym etapie umowy konsorcjum, również o pełnomocnictwo do jej podpisania, 2) do wniosku o udzielenie pełnomocnictwa należy dołączyć: a) wniosek projektowy wraz z listą kontrolną, stanowiącą Załącznik Nr 4 do niniejszego Zarządzenia, b) formularz Informacja o projekcie, stanowiący Załącznik Nr 5 do niniejszego Zarządzenia, c) umowę konsorcjum* wraz z właściwą listą kontrolną, stanowiącą Załącznik do Zarządzenia Nr 80/08/09, 3) po otrzymaniu pełnomocnictwa i podpisaniu wniosku przez osoby upoważnione w Uczelni, kierownik projektu składa wniosek do instytucji finansującej projekt. 10 Na etapie negocjacji i podpisywania umowy o realizację projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca: 1) kierownik projektu niezwłocznie informuje dyrektora CZP o dokonanej przez instytucję finansującą ocenie projektu, 2) w przypadku pozytywnej oceny projektu, kierownik projektu występuje do dyrektora CZP z wnioskiem o udzielenie przez Rektora, zgodnie z Załącznikiem Nr 6 do niniejszego Zarządzenia, pełnomocnictwa do: a) podpisania umowy konsorcjum**, b) negocjacji warunków umowy o realizację projektu, c) podpisania umowy/kontraktu o realizację projektu, 3) po podpisaniu przez strony umowy o realizację projektu kierownik projektu przekazuje do dyrektora CZP oryginał tej umowy wraz z kalkulacją kosztów planowanych na pierwszy rok kalendarzowy, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 7 do niniejszego Zarządzenia, 4) Centrum Zarządzania Projektami nadaje symbol projektu i wprowadza go do systemu ZAM jako źródło finansowania. * jeżeli jest wymagana na etapie składania wniosku ** jeżeli nie została zawarta na etapie składania wniosku
11 Na etapie realizacji projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca: 1) kierownik projektu, po podpisaniu umowy o realizację projektu, występuje do dyrektora CZP z wnioskiem o udzielenie przez Rektora pełnomocnictwa do zarządzania projektem, zgodnie z Załącznikiem Nr 8 do niniejszego Zarządzenia, 2) do dnia 31 stycznia każdego roku, kierownik projektu przedkłada do dyrektora CZP kalkulację kosztów planowanych na kolejny rok kalendarzowy, 3) w przypadku konieczności przeprowadzenia audytu zewnętrznego, umowę o audyt należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załączniki Nr 9 lub 10, do niniejszego Zarządzenia, o ile wytyczne do projektu w sprawie audytu nie stanowią inaczej, 4) kierownik projektu składa raporty, zgodnie z umową zawartą z instytucją finansującą projekt, po uprzedniej ich weryfikacji przez Biuro Obsługi Finansowej Projektów (CZP6) i Kwestora, 5) kierownik projektu, wspólnie z CZP i innymi właściwymi komórkami organizacyjnymi Uczelni udziela, zarówno na etapie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu, stosownych wyjaśnień organom prowadzącym kontrole i audyty. 12 Przechowywanie i archiwizacja dokumentów: CZP przechowuje oryginały dokumentów związanych z realizacją projektu, a w tym: 1) egzemplarz wniosku/umowy konsorcjum/umowy o realizację projektu, 2) decyzje instytucji finansującej projekt, 3) dokumentację projektu dotyczącą rozliczeń finansowych, 4) umowy zewnętrzne związane z realizacją projektu a następnie, zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt, stanowiącym Załącznik do Zarządzenia Rektora Nr 7/05/06, przy uwzględnieniu wymagań i terminów instytucji finansujących, dokonuje ich archiwizacji. 13 Traci moc Zarządzenie Rektora Politechniki Śląskiej Nr 72/09/10 z dnia 30 września 2010 roku w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami. 14 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Rektor Politechniki Śląskiej /-/ Prof. dr hab. inż. Andrzej Karbownik Otrzymują: R, RO, RN, RW, RD, RA, AK wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Uczelni
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 15/10/11 Nr pisma.. (miejscowość, data)... (imię i nazwisko stanowisko). (wydział) Na podstawie 5 ust. 1 Zarządzenia Nr 15/10/11 Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami, powołuję Panią/Pana z dniem. na funkcję Pełnomocnika ds. Zarządzania Projektami, na Wydziale. Zadania Pani/Pana określa 5 ust. 2 ww. Zarządzenia.. kierownik jednostki Kopię otrzymuje: dyrektor CZP
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 15/10/11 (miejscowość, data) WNIOSEK o powołanie kierownika projektu badawczego, dydaktycznego, inwestycyjnego* W związku z 6 ust. 1 Zarządzenia Nr 15/10/11 Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami, proszę o powołanie Pani/a. na funkcję kierownika projektu:.. (tytuł i akronim projektu)....., przygotowywanego do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu w ramach:.... (nazwa programu lub źródło finansowania).. kierownik jednostki Akceptacja Rektora.. dyrektor CZP.. data i podpis *niepotrzebne skreślić
Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 15/10/11 WNIOSEK o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu (miejscowość, data) W związku z 6 Zarządzenia Nr 15/10/11 Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami, proszę o udzielenie pełnomocnictwa dla:... (imię i nazwisko, stanowisko)... (jednostka organizacyjna) do złożenia wniosku o dofinansowanie projektu do podpisania umowy konsorcjum*. (tytuł i akronim projektu)...... w ramach:. (nazwa programu lub źródło finansowania)...... kierownik projektu kierownik instytutu/katedry kierownik jednostki Akceptacja Rektora dyrektor CZP data i podpis * jeżeli jest wymagana na etapie składania wniosku Załączniki: 1. wniosek o dofinansowanie projektu 2. lista kontrolna do wniosku 3. informacja o projekcie 4. umowa konsorcjum*
Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 15/10/11 Lista kontrolna do wniosku o dofinansowanie projektu Tytuł projektu......... Program lub źródło finansowania projektu 1. Wniosek o dofinansowanie projektu przedkłada: Kierownik projektu 2. Sprawdzono pod względem formalnym:. imię i nazwisko) CZP1/CZP2/CZP3/CZP4/CZP5 (data) (imię i nazwisko) 3. Sprawdzono budżet projektu: CZP6 (data) (imię i nazwisko) 4. Akceptacja wniosku do podpisu: Dyrektor CZP (data) (imię i nazwisko) (data)
INFORMACJA O PROJEKCIE Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 15/10/11 1. Nazwa programu/projektu 2. 3. 4. Data ogłoszenia wezwania do składania projektu oraz termin zamknięcia konkursu Nazwa i adres jednostki realizującej projekt w ramach Politechniki Śląskiej Tytuł, imię i nazwisko kierownika projektu, telefon, fax., e-mail 5. Tytuł projektu w języku obcym (jeżeli dot.) 6. Tytuł projektu w języku polskim 7. Akronim projektu 8. Inni wykonawcy projektu (nazwa, miasto, kraj) 9. Koordynator projektu/lider 10. Rola Politechniki Śląskiej w projekcie koordynator/kontraktor/podwykonawca/partner* 11. 12. Całkowite koszty realizacji projektu w Politechnice Śląskiej Planowana dotacja w ramach projektu dla Politechniki Śląskiej 13. Wysokość kosztów pośrednich w projekcie 14. Planowane dofinansowanie z innych źródeł 15. 16. Planowana wysokość i źródło pokrycia wkładu własnego jednostki Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia projektu przez Politechnikę Śląską Uzgodniono następujący podział kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem Uczelnia % Wydział/inna jednostka % Instytut/Katedra % Kierownik projektu % Opracował Akceptuję Akceptuję... podpis kierownika projektu podpis kierownika instytutu/katedry podpis kierownika jednostki *niepotrzebne skreślić
Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 15/10/11 WNIOSEK o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu do podpisania umowy o realizację projektu (miejscowość, data) W związku z 6 Zarządzenia Nr 15/10/11 Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami, proszę o udzielenie pełnomocnictwa dla:... (imię i nazwisko, stanowisko)... (jednostka organizacyjna) do podpisania umowy konsorcjum* do negocjacji warunków realizacji projektu do podpisania umowy/kontraktu o realizację projektu**. (tytuł i akronim projektu).... w ramach:. (nazwa programu lub źródło finansowania)...... kierownik projektu kierownik instytutu/katedry kierownik jednostki Akceptacja Rektora dyrektor CZP data i podpis * jeżeli nie została zawarta na etapie składania wniosku, **niepotrzebne skreślić Załącznik: umowa/kontrakt/umowa konsorcjum wraz z listą kontrolną
Załącznik Nr 7 do Zarządzenia Nr 15/10/11 KALKULACJA KOSZTÓW do projektu o symbolu w roku data rozpoczęcia:... data zakończenia:... KOSZTY KWOTA ( zł ) Osobowy fundusz płac Honoraria Bezosobowy fundusz płac Pochodne od płac (ZUS, FP, ZFŚS.) Materiały i niskocenny majątek trwały (przedmioty nietrwałe) Aparatura naukowo-badawcza oraz programy komputerowe Amortyzacja Usługi obce Delegacje krajowe Koszty współpracy z zagranicą Inne koszty bezpośrednie Kooperacja zewnętrzna Kooperacja wewnętrzna RAZEM KOSZTY BEZPOŚREDNIE: Koszty pośrednie: - wydziałowe ( % ) ------------------------------------------------------------- - ogólnouczelniane ( % ) ------------------------------ RAZEM KOSZTY POŚREDNIE KOSZTY PLANOWANE OGÓŁEM... data i podpis kierownika projektu
Załącznik Nr 8 do Zarządzenia Nr 15/10/11 WNIOSEK o udzielenie pełnomocnictwa dla kierownika projektu o zarządzanie projektem (miejscowość, data) W związku z 6 Zarządzenia Nr 15/10/11 Rektora Politechniki Śląskiej w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami, proszę o udzielenie pełnomocnictwa dla:... (imię i nazwisko, stanowisko)... (jednostka organizacyjna) do dokonywania w imieniu Politechniki Śląskiej czynności prawnych oraz podejmowania decyzji związanych z realizacją projektu: (tytuł i akronim projektu)... w ramach:. (nazwa programu lub źródło finansowania)...... kierownik projektu kierownik instytutu/katedry kierownik jednostki Akceptacja Rektora dyrektor CZP data i podpis
UMOWA Nr.. o przeprowadzenie audytu w projekcie krajowym Załącznik Nr 9 do Zarz. Nr 15/10/11 zawarta w dniu. r. w.. pomiędzy: Politechniką Śląską z siedzibą w Gliwicach 44-100 przy ul. Akademickiej 2A, NIP: 631-020-07-36, reprezentowaną przez: 1. Kierownika jednostki... 2. Kwestora/Z-cę Kwestora (kontrasygnata finansowa) zwaną w treści niniejszej Umowy Zleceniodawcą, a spółką/osobą fizyczną/firmą pod nazwą:. z siedzibą w przy. nr KRS, REGON., NIP: o kapitale zakładowym., wpisaną na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych pod numerem..., reprezentowaną przez uprawnionych: 1.. 2.... zwanym/ą w treści niniejszej Umowy Zleceniobiorcą. 1 Przedmiot umowy 1. Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na przeprowadzeniu audytu finansowego projektu krajowego, finansowanego lub dofinansowanego ze środków budżetowych na naukę, pod tytułem: nr decyzji nr umowy. 2. Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 września 2007 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę.(dz.u. nr 170 poz. 1197 z późniejszymi zm.) 3. Na podstawie zebranych dokumentów i dowodów Zleceniobiorca sporządzi pisemne sprawozdanie z audytu w co najmniej 2 kopiach.. Sprawozdanie określi czy otrzymane środki finansowe o których mowa w 1.1 zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo. Sprawozdanie musi w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały i zgodny ze stanem faktycznym przedstawić wyniki audytu.
4. Celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez Zleceniobiorcę opinii na temat: 1) wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; 2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji i umowie o dofinansowanie; 3) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębniania rzeczywistych operacji gospodarczych. 5. Audyt projektu obejmie w szczególności sprawdzenie przez Zleceniobiorcę: zgodności realizacji projektu z umową; poprawności polityki rachunkowości; funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej; poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, zasadności wydatków, sposobu ich udokumentowania i ich wyodrębnienia w ewidencji księgowej; terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych; przepływów na rachunku bankowym związanym z projektem; wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu; sposobu monitorowania realizacji celów projektu; przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości; przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; sposobu archiwizacji dokumentacji dotyczącej projektu; wykonania zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów. 6. W przypadku, gdy wymogi dotyczące oceny kosztów, będą miały inny zakres niż określony w ust. 4 i 5, szczegółowy zakres oceny zostanie podany w Zał. Nr 3 do niniejszej Umowy. 7. Udzielone ustnie informacje i złożone ustnie wyjaśnienia Zleceniobiorca ma obowiązek zaprotokołować oraz podpisać wraz z osobą, która ich udzieliła lub je złożyła. 8. Przedmiot umowy w szczególności będzie obejmował kontrolę poniesionych kosztów na realizację projektu wymienionego w ust. 1 w okresie od dd-mm-rrrr do dd-mm-rrrr. 9. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów. 10. W przypadku dokonania zmian lub korekt w Zaświadczeniu i konieczności przeprowadzenia ponownego audytu, Zleceniobiorca dokona audytu w ramach niniejszej Umowy, bez dodatkowego wynagrodzenia. 2 Wykonanie umowy i kary umowne 1. Czynności objęte niniejszą umową, a określone w 1 zostaną przeprowadzone w terminie do dnia dd-mm-rrrr przez: -..- biegły rewident nr., -.. audytor,
-.. asystent -..- asystent 2. W przypadku zwłoki w wykonaniu usługi, o której mowa w 1 ust. 1 niniejszej Umowy Zleceniobiorca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 0,1% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1 za każdy dzień zwłoki. 3. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania usługi o której mowa w 1 ust. 1 niniejszej Umowy, Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1. 4. W przypadku, gdy na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania usługi przez Zleceniobiorcę, powstanie szkoda przewyższająca wysokość kary umownej, Zleceniodawca ma prawo dochodzić odszkodowania do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 3 Należyta staranność 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do terminowego wykonania prac przedstawionych w 1 z zachowaniem należytej staranności zawodowej i rzetelności. 2. Zleceniodawca zobowiązuje się do współdziałania ze Zleceniobiorcą w celu należytego i sprawnego wykonania poszczególnych prac, w szczególności przez: 1) udostępnienie Zleceniobiorcy wszelkich informacji, dokumentów niezbędnych do realizacji przedmiotu niniejszej umowy, 2) zapewnienia kontaktów z kompetentnymi osobami reprezentującymi Zleceniodawcę. 4 Poufność 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się, że podczas wykonywania prac oraz po wykonaniu umowy, będzie traktować informacje otrzymane od Zleceniobiorcy jako objęte tajemnicą zawodową oraz dołoży wszelkiej staranności dla zapewnienia tym informacjom statusu poufności. Działania Zleceniobiorcy nie mogą naruszać tajemnic handlowych jednostki, pod warunkiem że nie będzie to miało wpływu na marytoryczną treść sprawozdania. Zachowanie poufności nie będzie dotyczyło informacji, która: 1) jest informacją publiczną w momencie przekazania jej Zleceniobiorcy, 2) zostanie upubliczniona po udostępnieniu jej Zleceniobiorcy. 2. Informacje otrzymane od Zleceniodawcy wykorzystywane będą przez Zleceniobiorcę wyłącznie w celu realizacji niniejszej umowy. 5 Wynagrodzenie 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie w wysokości PLN netto + VAT (słownie:.. złotych 00/100 + VAT). 2. Warunkiem wypłaty wynagrodzenia jest dostarczenie Zleceniodawcy w ciągu 7 dni od zakończenia audytu pisemnego, kompletnego sprawozdania z audytu. Sprawozdanie musi zawierać elementy wymienione w 13 pkt.1-18 i 14 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 września 2007 r. w sprawie sposobu i trybu
przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę.(dz.u. nr 170 poz. 1197 z późn. zm.) 3. Zleceniodawca ma prawo zgłosić zastrzeżenia na piśmie dotyczące treści sprawozdania, o którym mowa w ust. 2 w terminie 14 dni od daty jego odbioru. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 płatne będzie w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zleceniodawcę faktury VAT na rachunek bankowy:. 6 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Integralną częścią umowy są Załączniki Nr 1, 2 i 3, z zastrzeżeniem 1 ust. 6 nin. Umowy. 3. Umowę wraz z załącznikami, sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. 4. Zmiany warunków i postanowień niniejszej umowy mogą być dokonane jedynie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zleceniodawca: Zleceniobiorca:
Zał. Nr 1 do Umowy Nr OŚWIADCZENIE PODMIOTU UPRAWNIONEGO DO BADANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH O NIEZALEŻNOŚCI OD BADANEJ JEDNOSTKI Nr ewid....... (nazwa podmiotu i adres) dotyczące audytu projektu własnego/rozwojowego/celowego/strategicznego/initech** pod tytułem:.., nr decyzji.nr umowy. jednostki: Politechnika Śląska 44-100 Gliwice, ul. Akademicka 2A Oświadczam niniejszym co następuje: 1. nie posiadam udziałów, akcji ani innych tytułów własności w: jednostce badanej, jednostce zależnej od jednostki badanej, jednostce stowarzyszonej z badaną jednostką, jednostce dominującej nad jednostką badaną; 2. nie jestem i w żadnym z ostatnich trzech lat nie byłem/am przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem) jednostki badanej; 3. w ostatnich trzech latach nie uczestniczyłem/am w prowadzeniu ksiąg rachunkowych ani w sporządzaniu sprawozdania finansowego jednostki badanej; 4. nie osiągnąłem/ęłam w żadnym z ostatnich pięciu lat 50% mojego rocznego przychodu z tytułu usług świadczonych na rzecz jednostki badanej lub jednostek, w których ma ona ponad 20% udziałów; 5. nie występują inne powody uniemożliwiające sporządzenie bezstronnej i niezależnej opinii; 6. nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia osób zarządzających lub osób będących w organach nadzorczych jednostki badanej ani nie jestem związany/a z tymi osobami z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli; 7. nie występują powiązania, o których mowa w Rozdziale 7 Kodeksu Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów. Powyższe oświadczenie potwierdzam w całej rozciągłości własnoręcznym podpisem.., dnia. r. (podpis)
Zał. Nr 2 do Umowy Nr OŚWIADCZENIE BIEGŁEGO REWIDENTA O NIEZALEŻNOŚCI OD BADANEJ JEDNOSTKI (dla badanej jednostki) (imię i nazwisko audytora biegłego rewidenta) Nr ewid.... (nazwa podmiotu i adres) dotyczące audytu projektu własnego/rozwojowego/celowego/strategicznego/initech** pod tytułem:.., nr decyzji.nr umowy. jednostki: Politechnika Śląska 44-100 Gliwice, ul. Akademicka 2A Oświadczam niniejszym co następuje: 1. nie posiadam udziałów, akcji ani innych tytułów własności w: jednostce badanej, jednostce zależnej od jednostki badanej, jednostce stowarzyszonej z badaną jednostką, jednostce dominującej nad jednostką badaną; 2. nie jestem i w żadnym z ostatnich trzech lat nie byłem/am: przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem) jednostki badanej, członkiem organów nadzorczych, pracownikiem jednostki badanej, jednostki zależnej od niej, jednostki dominującej nad nią, jednostki z nią stowarzyszonej; 3. w ostatnich trzech latach nie uczestniczyłem/am w prowadzeniu ksiąg rachunkowych ani w sporządzaniu sprawozdania finansowego jednostki badanej; 4. nie osiągnąłem/ęłam w żadnym z ostatnich pięciu lat 50% mojego rocznego przychodu z tytułu usług świadczonych na rzecz jednostki badanej lub jednostek, w których ma ona ponad 20% udziałów; 5. nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia osób zarządzających lub osób będących w organach nadzorczych jednostki badanej ani nie jestem związany/a z tymi osobami z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli; 6. nie występują inne powody uniemożliwiające sporządzenie bezstronnej i niezależnej opinii. Powyższe oświadczenie potwierdzam w całej rozciągłości własnoręcznym podpisem., dnia r. (podpis)
Zał. Nr 3 do Umowy Nr W związku z faktem, iż projekt własny/rozwojowy/celowy/strategiczny/initech** pod tytułem:.., nr decyzji.nr umowy., realizowany jest przez konsorcjum w składzie: 1. Lider Konsorcjum:. 2. Konsorcjant: 3. Konsorcjant: 4. Konsorcjant: 5. Konsorcjant: 6. Konsorcjant: 7. Konsorcjant: Wszyscy konsorcjanci są odpowiedzialni solidarnie za wykonanie umowy o realizację projektu, w tym za: działania i zaniechania Kierownika projektu oraz za prawidłowe wydatkowanie otrzymanych środków finansowych. Pracownicy Lidera oraz konsorcjantów są obowiązani, na żądanie Zleceniobiorcy (audytora) udzialać informacji i wyjaśnień oraz udostępnić informacje, dane i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia audytu projektu. Na podstawie umowy konsorcjum z dnia audytowi podlegają wszyscy konsorcjancjanci, na warunkach zgodnych z niniejszą umową. W imieniu Lidera Konsorcjum (Zleceniodawcy): Zleceniobiorca: podpis, data podpis, data W imieniu Konsorcjanta 1: podpis, data W imieniu Konsorcjanta 2: podpis, data W imieniu Konsorcjanta 3: podpis, data ** niepotrzebne skreślić
Załącznik Nr 10 do Zarządzenia Nr 15/10/11 UMOWA Nr... o przeprowadzenie audytu w projekcie europejskim zawarta w dniu... r. w..., pomiędzy: Politechniką Śląską z siedzibą w Gliwicach 44-100 przy ul. Akademickiej 2A, NIP: 631-020-07-36, reprezentowaną przez: 1. Kierownika projektu 2. Kwestora/Z-cę Kwestora. (kontrasygnata finansowa) zwaną w treści niniejszej Umowy Zleceniodawcą, a spółką/osoba fizyczną/firmą pod nazwą:... z siedzibą w przy.. nr KRS. REGON... NIP... o kapitale zakładowym:., wpisaną na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych pod numerem, reprezentowaną przez uprawnionych: 1.... 2...., zwanym/ą w treści niniejszej Umowy Zleceniobiorcą. 1 Przedmiot umowy 1. Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na przeprowadzeniu audytu finansowego projektu finansowanego w ramach... Programu Ramowego,... tytuł, akronim:..., nr kontraktu:.... 2. Wyniki audytu Zleceniobiorca przedstawi Zleceniodawcy w formie Zaświadczenia z audytu finansowego (certyfikatu) sporządzonego w języku polskim oraz języku angielskim, w którym wyda ocenę czy: 1) koszty kwalifikowane zgłoszone przez Zleceniodawcę w sprawozdaniu finansowym za działanie spełniają łącznie następujące warunki: są rzeczywiste i odzwierciedlają warunki środowiska ekonomicznego Zleceniodawcy; zostały określone zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami księgowości; zostały poniesione w okresie objętym sprawozdaniem finansowym za działanie, którego zaświadczenie z rewizji dotyczy; zostały zapisane w księgach Zleceniodawcy na dzień sporządzenia zaświadczenia z rewizji; wykluczają wszystkie niekwalifikowane koszty, określone w umowie zawartej z Komisją Wspólnot Europejskich;
zostały przedstawione zgodnie z przyjętym przez Zleceniodawcę modelem sprawozdań z kosztów; 2) procedury księgowości stosowane w zapisie kosztów kwalifikowanych oraz wpływów są zgodne z zasadami księgowości kraju, w którym Zleceniodawca ma siedzibę, jak również pozwalają na bezpośrednie uzgodnienie kosztów i wpływów związanych z realizacją przedmiotowego projektu. 3. W przypadku, gdy wymogi dotyczące oceny kosztów, będą miały inny zakres niż określony w ust. 2, szczegółowy zakres oceny zostanie podany w Zał. Nr 3 do niniejszej Umowy. 4. Przedmiot umowy w szczególności będzie obejmował kontrolę poniesionych kosztów na realizację projektu wymienionego w ust. 1 w okresie od... do.... 5. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów. 6. W przypadku dokonania zmian lub korekt w Zaświadczeniu i konieczności przeprowadzenia ponownego audytu, Zleceniobiorca dokona audytu w ramach niniejszej Umowy, bez dodatkowego wynagrodzenia. 2 Wykonanie umowy i kary umowne 1. Czynności objęte niniejszą umową, a określone w 1 zostaną przeprowadzone w terminie do dnia. przez: -... biegły rewident nr, -... audytor wewnętrzny, -... asystent, -... asystent. 2. W przypadku zwłoki w wykonaniu usługi, o której mowa w 1 ust. 1 niniejszej Umowy Zleceniobiorca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 0,1% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1 za każdy dzień zwłoki. 3. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania usługi o której mowa w 1 ust. 1 niniejszej Umowy, Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1. 4. W przypadku, gdy na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania usługi przez Zleceniobiorcę, powstanie szkoda przewyższająca wysokość kary umownej, Zleceniodawca ma prawo dochodzić odszkodowania do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 3 Należyta staranność 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do terminowego wykonania prac przedstawionych w 1 z zachowaniem należytej staranności zawodowej i rzetelności. 2. Zleceniodawca zobowiązuje się do współdziałania ze Zleceniobiorcą w celu należytego i sprawnego wykonania poszczególnych prac, w szczególności przez: 1) udostępnienie Zleceniobiorcy wszelkich informacji, dokumentów niezbędnych do realizacji przedmiotu niniejszej umowy, 2) zapewnienia kontaktów z kompetentnymi osobami reprezentującymi Zleceniodawcę. 4 Poufność 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się, że podczas wykonywania prac oraz po wykonaniu umowy, będzie traktować informacje otrzymane od Zleceniobiorcy jako objęte tajemnicą
zawodową oraz dołoży wszelkiej staranności dla zapewnienia tym informacjom statusu poufności. Zachowania poufności nie będzie dotyczyło informacji, która: 1) jest informacją publiczną w momencie przekazania jej Zleceniobiorcy, 2) zostanie upubliczniona po udostępnieniu jej Zleceniobiorcy. 2. Informacje otrzymane od Zleceniodawcy wykorzystywane będą przez Zleceniobiorcę wyłącznie w celu realizacji niniejszej umowy. 5 Wynagrodzenie 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie w wysokości.. netto + VAT (słownie: złotych 00/00 + VAT). 2. Warunkiem wypłaty wynagrodzenia jest dostarczenie Zleceniodawcy Zaświadczenia z audytu finansowego (certyfikatu). 3. Zleceniodawca ma prawo zgłosić zastrzeżenia na piśmie dotyczące treści Zaświadczenia, o którym mowa w ust. 2 w terminie 14 dni od daty jego odbioru. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 płatne będzie w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zleceniodawcę faktury VAT na rachunek bankowy:... 6 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Integralną częścią umowy są Załączniki Nr 1, 2 i 3, z zastrzeżeniem 1 ust. 3 nin. Umowy. 3. Umowę wraz z załącznikami, sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. 4. Zmiany warunków i postanowień niniejszej umowy mogą być dokonane jedynie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zleceniodawca: Zleceniobiorca:
OŚWIADCZENIE PODMIOTU UPRAWNIONEGO DO BADANIA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH O NIEZALEŻNOŚCI OD BADANEJ JEDNOSTKI Załącznik Nr 1 do Umowy... Sp. z o.o. Nr ewid........ (nazwa podmiotu i adres) dotyczące audytu projektu europejskiego... tytuł..., jednostki: Politechnika Śląska 44-100 Gliwice, ul. Akademicka 2A Oświadczam niniejszym co następuje: 1. nie posiadam udziałów, akcji ani innych tytułów własności w: jednostce badanej, jednostce zależnej od jednostki badanej, jednostce stowarzyszonej z badaną jednostką, jednostce dominującej nad jednostką badaną; 2. nie jestem i w żadnym z ostatnich trzech lat nie byłem/am przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem) jednostki badanej; 3. w ostatnich trzech latach nie uczestniczyłem/am w prowadzeniu ksiąg rachunkowych ani w sporządzaniu sprawozdania finansowego jednostki badanej; 4. nie osiągnąłem/ęłam w żadnym z ostatnich pięciu lat 50% mojego rocznego przychodu z tytułu usług świadczonych na rzecz jednostki badanej lub jednostek, w których ma ona ponad 20% udziałów; 5. nie występują inne powody uniemożliwiające sporządzenie bezstronnej i niezależnej opinii; 6. nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia osób zarządzających lub osób będących w organach nadzorczych jednostki badanej ani nie jestem związany/a z tymi osobami z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli; 7. nie występują powiązania, o których mowa w Rozdziale 7 Kodeksu Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów. Powyższe oświadczenie potwierdzam w całej rozciągłości własnoręcznym podpisem.., dnia. r. (podpis)
OŚWIADCZENIE BIEGŁEGO REWIDENTA O NIEZALEŻNOŚCI OD BADANEJ JEDNOSTKI (dla badanej jednostki) Załącznik Nr 2 do Umowy... (imię i nazwisko audytora biegłego rewidenta) Nr ewid...,...... (nazwa podmiotu i adres) dotyczące audytu projektu europejskiego -... tytuł:......, akronim:.. jednostki: Politechnika Śląska 44-100 Gliwice, ul. Akademicka 2A Oświadczam niniejszym co następuje: 7. nie posiadam udziałów, akcji ani innych tytułów własności w: jednostce badanej, jednostce zależnej od jednostki badanej, jednostce stowarzyszonej z badaną jednostką, jednostce dominującej nad jednostką badaną; 8. nie jestem i w żadnym z ostatnich trzech lat nie byłem/am: przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem) jednostki badanej, członkiem organów nadzorczych, pracownikiem jednostki badanej, jednostki zależnej od niej, jednostki dominującej nad nią, jednostki z nią stowarzyszonej; 9. w ostatnich trzech latach nie uczestniczyłem/am w prowadzeniu ksiąg rachunkowych ani w sporządzaniu sprawozdania finansowego jednostki badanej; 10. nie osiągnąłem/ęłam w żadnym z ostatnich pięciu lat 50% mojego rocznego przychodu z tytułu usług świadczonych na rzecz jednostki badanej lub jednostek, w których ma ona ponad 20% udziałów; 11. nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia osób zarządzających lub osób będących w organach nadzorczych jednostki badanej ani nie jestem związany/a z tymi osobami z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli; 12. nie występują inne powody uniemożliwiające sporządzenie bezstronnej i niezależnej opinii. Powyższe oświadczenie potwierdzam w całej rozciągłości własnoręcznym podpisem., dnia r.... (podpis)
Zał. Nr 11 do Zarządzenia Nr 15/10/11 Akty prawne wewnątrzuczelniane dotyczące realizacji projektów w sprawie dofinansowanych z funduszy krajowych, międzynarodowych oraz strukturalnych. Zarządzenia: w sprawie: 1. Nr 13/10/11 stawek godzinowych przy realizacji prac zleconych w umownej działalności badawczej 2. Nr 62/09/10 zasad planowania i realizacji zadań inwestycyjnych oraz zadań remontowych na Politechnice Śląskiej 3. Nr 45/09/10 wprowadzenia na Politechnice Śląskiej Polityki i Zasad Szczegółowych Rachunkowości 4. Nr 43/09/10 zasad wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych ze źródeł innych niż określone w art. 94 ust.1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym 5. Nr 25/09/10 poziomu kosztów pośrednich w 2010 roku 6. Nr 10/09/10 udzielania pożyczki w związku z realizacją projektu współfinansowanego ze środków Funduszy Strukturalnych/Unii Europejskiej 7. Nr 4/09/10 zatrudnienia kierownika projektu w projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych 8. Nr 1/09/10 wprowadzenia Obiegu Dokumentów dla działalności naukowo-badawczej i usługowo-badawczej 9. Nr 95/08/09 obowiązków jednostek i komórek organizacyjnych Politechniki Śląskiej w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych 10. Nr 92/08/09 ustalenie struktury i zasad zarządzania projektem Naukowo- Dydaktyczne Centrum Nowych Technologii Politechnika Śląska 11. Nr 91/08/09 obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych 12. Nr 90/08/09 wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości dla Projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych 13. Nr 80/08/09 ustalenia zasad kontroli finansowej w Politechnice Śląskiej 14. Nr 59/08/09 ustalenia struktury i zasad zarządzania projektem Śląska BIO-FARMA Centrum Biotechnologii, Bioinżynierii i Bioinformatyki 15. Nr 31/08/09 z późn. wprowadzenia systemu motywującego do udziału zm.: Z Nr 29/09/10 Z Nr 69/09/10 w projektach badawczych, współfinansowanych ze źródeł zagranicznych 16. Pismo Okólne Nr 27/08/09 z późn. zm. PO Nr 35/08/09 PO Nr 32/09/10 procedury przyznawania w Politechnice Śląskiej Grantu na grant.