Zapytanie ofertowe U/09/2015

Transkrypt

1 Poznań, dnia 18 września 2015 r. Żelazny 6 Wojciech Krupa Lotnisko Kobylnica Kobylnica Zapytanie ofertowe U/09/2015 W związku z realizacją projektu AeroSafetyShow Demonstrator+PL Inteligentny system nadzoru i bezpieczeństwa operacji lotniczych w czasie rzeczywistym realizowanego w ramach Programu Demonstrator+ firma Żelazny 6 Wojciech Krupa zaprasza do składania ofert przeprowadzenia audytu zewnętrznego. 1. Informacje ogólne a) Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi audytu zewnętrznego projektu nr UOD-DEM-1-445/001 realizowanego w ramach Programu Demonstrator+PL. b) Okres realizacji Projektu podlegający audytowi Od rozpoczęcia realizacji Projektu, tj. od do r. Do dnia zrealizowano ok. 55 % budżetu projektu. c) Opis projektu Opis projektu oraz podstawowe informacje dotyczące jego realizacji zawarte są w pkt. 5 Opisu przedmiotu zamówienia. 2. Cel przeprowadzenia audytu Celem przeprowadzenia audytu jest sprawdzenie, czy projekt jest realizowany zgodnie z Umową o dofinansowanie oraz z zachowaniem prawa krajowego i wspólnotowego, czy wydatki ponoszone są zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w POIG właściwymi dla projektu oraz harmonogramami rzeczowo-finansowymi, czy dokumenty merytoryczne i finansowe są prawidłowo przygotowywane, ewidencjonowane i przechowywane oraz czy informacje zawarte w sprawozdaniach są wiarygodne, a następnie wydanie przez audytora opinii na temat: wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z realizacją projektu, realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie projektu, poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych.

2 3. Główne obszary audytu Audyt projektu powinien objąć w szczególności sprawdzenie następujących obszarów: osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; płatności wydatków związanych z projektem; wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji Projektu; terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; sposobu monitorowania realizacji celów projektu; sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu; przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu; realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów. 4. Opis audytu oraz jego przebieg I. Dobór i wielkość próby Badaniu winny podlegać operacje i dokumenty związane z realizacją projektu. Wydatki poniesione w projekcie powinny zostać zweryfikowane na podstawie reprezentatywnej próby oryginałów dokumentów - w każdej kategorii wydatków. Oprócz dokumentów bezpośrednio dotyczących wydatków dokumentacja powstała w trakcie realizacji projektu. audytowi podlega także pozostała Metody doboru prób do audytu oraz wielkości prób Wykonawca określi w I etapie realizacji audytu (w ramach różnych trybów udzielania zamówień publicznych) II. Sporządzenie i przedstawienie Zamawiającemu sprawozdania z audytu. Sporządzenie sprawozdania z audytu wraz z opinią odbędzie się w następujący sposób: A. Wstępna wersja sprawozdania Na podstawie dokumentów i dowodów zebranych w trakcie audytu oraz po dokonaniu ich analizy, Wykonawca sporządzi pisemną wstępną wersję sprawozdania z audytu. Zamawiający odniesienie się do wstępnej wersji sprawozdania, tj. pisemnie przekaże Wykonawcy swoje ewentualne uwagi lub pisemnie poinformuje Wykonawcę o nie wnoszeniu uwag. B. Końcowa wersja sprawozdania Po otrzymaniu uwag Zamawiającego do wstępnej wersji sprawozdania lub informacji o ich braku Wykonawca dokona analizy ewentualnych uwag i odniesie się do nich pisemnie oraz przedstawi

3 końcową wersję sprawozdania. Końcowa wersja sprawozdania z audytu wraz z opinią zostanie dostarczone Zamawiającemu w 3 egzemplarzach (3 egz. papierowe i w wersji elektronicznej - zapisane w PDF). Przekazanie Zamawiającemu sprawozdania końcowego, nastąpi nie później niż w dniu r. 1. OPIS PROJEKTU oraz PODSTAWOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE JEGO REALIZACJI Opis Projektu Tytuł projektu: AeroSafetyShow Demonstrator+PL Inteligentny system nadzoru i bezpieczeństwa operacji lotniczych w czasie rzeczywistym Rodzaj projektu: DEMONSTRATOR+PL Numer projektu: UOD-DEM-1-445/001 Wartość projektu: ,00 zł Źródła projektu: finansowania Środki Unii Europejskiej Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz wkład własny Beneficjenta i Konsorcjanta Okres realizacji projektu: Krótki opis projektu: AeroSafetyShow Demonstrator+ PL jest projektem realizowanym przy wsparciu Unii Europejskiej, którego celem jest stworzenie inteligentnego systemu nadzoru i bezpieczeństwa operacji lotniczych w czasie rzeczywistym. Szczegółowe o projekcie: informacje Celem projektu jest utworzenie systemu pomiarowego pozycji statków powietrznych w przestrzeni i wysokości, który wykorzystywany będzie w ramach pokazów lotniczych i zawodów w akrobacji lotniczej. Bezpośrednim celem realizacji projektu jest podniesienie bezpieczeństwa pokazów lotniczych oraz zawodów w akrobacji lotniczej. Potrzebę powstania systemu warunkują wypadki lotnicze mające miejsce podczas pokazów oraz zawodów. Efektem stosowania aplikacji będzie bezwzględne stosowanie się pilotów do obowiązujących zgód i zasad ze względu na jednoznaczną weryfikację przebiegu lotu i położenia statku. System zapewnia możliwość bezpośredniego nadzoru, ingerencję w przebieg lotu w czasie rzeczywistym, dokumentowanie przebiegu lotu oraz analizę po jego zakończeniu.

4 Na system składają się następujące elementy: Moduły mobilne montowane w statkach powietrznych Stacja bazowa oprogramowanie wizualizacyjne, moduł dwustronnej komunikacji bezprzewodowej ziemia powietrze umożliwiający komunikację z kilkudziesięcioma modułami mobilnymi Dla uzyskania pełnej mobilności systemu stacja bazowa wraz z antenami nadawczo-odbiorczymi zamontowana jest na podwoziu samochodu (Kontroler Mobilny). Podstawowe informacje organizacyjne i formalne dotyczące realizacji Projektu Beneficjent Członkowie Konsorcjum Ilość pracowników zaangażowanych w realizację projektu: Zaangażowanie czasowe w realizację projektu pracowników powołanych do Zespołów Projektowych Miejsca realizacji zadań merytorycznych Miejsca przechowywania dokumentacji merytorycznej i finansowej Żelazny 6 Wojciech Krupa Politechnika Poznańska Aktualne na dzień r.: 5,75 etatów / 10 osób po stronie firmy Żelazny 6 Wojciech Krupa oraz 6 osób po stronie Politechniki Poznańskiej W projekt zaangażowanych jest łącznie 14 osób Politechnika Poznańska oraz Lotnisko Aeroklubu Poznańskiego w Kobylnicy Dokumentacja merytoryczna: Biuro Projektu Politechnika Poznańska, WMRiT ul. Piotrowo Poznań Dokumentacja finansowa: Centrum Finansowo - Księgowe Progressio, ul. Poznańska 131a, Tarnowo Podgórne Politechnika Poznańska Plac Marii Skłodowskiej Curie Poznań

5 Ilość złożonych Wniosków o Płatność (do dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na audyt) Kategorie kosztów w budżecie Projektu Ilość postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (do dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na audyt) Ilość zakupionej aparatury specjalnej (do dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na audyt) Do dnia r. złożono trzy wnioski o płatność. Wynagrodzenia (W), aparatura (A), koszty operacyjne (OP), koszty gruntów i budynków (G), koszty usług badawczych (E) Ilość zapytań ofertowych: 1 Ilość przetargów: 4 Stanowiska badawcze, kontroler mobilny Termin realizacji zamówienia będzie określany indywidualnie, ale maksymalny czas do r. Wymagania formalne: Złożenie oferty i oświadczeń na załączonym formularzu ofertowym. Złożenie oferty kompletnej, z zachowaniem wymogów określonych w załączniku Nr 1 Termin ważności oferty - minimum 60 dni od upływu terminu składania ofert. Kryteria porównania i oceny ofert. l.p. Kryteria wyboru Znaczenie Maksymalna liczba punktów 1 Cena netto kompletnej oferty (podana w PLN) 100% 100 Sposób oceny oferty w poszczególnych kryteriach punktowych: 1) Punkty w ramach kryterium nr 1 Cena będą przyznawane wg następującej formuły: C min A n = x 100% C r C min cena minimalna w zbiorze C r cena oferty rozpatrywanej A n ilość punktów przyznana ofercie

6 Miejsce składania ofert: - Osobiście w siedzibie firmy: Żelazny 6 Wojciech Krupa, Lotnisko Kobylnica, Kobylnica; - Pocztą, listem poleconym na adres firmy: Żelazny 6 Wojciech Krupa, Lotnisko Kobylnica, Kobylnica - Lub na adres mailowy: biuro@aerosafety.pl Termin dostarczenia ofert do Zamawiającego upływa w dniu: Kontakt: Wojciech Krupa, tel , biuro@aerosafety.pl Zastrzeżenia: Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje firmy Żelazny 6 Wojciech Krupa do żadnego określonego działania. a) Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje firmy Żelazny 6 Wojciech Krupa do akceptacji oferty, w całości lub części i nie zobowiązuje firmy Żelazny 6 Wojciech Krupa do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. b) Żelazny 6 Wojciech Krupa nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. c) Żelazny 6 Wojciech Krupa zastrzega sobie prawo w każdej chwili do zmian całości lub części zapytania ofertowego.

7 Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Nazwa firmy i dane teleadresowe*..., dn.... Miejscowość i data* Oferta dla firmy Żelazny 6 Wojciech Krupa, Lotnisko Kobylnica, Kobylnica W odpowiedzi na zapytanie ofertowe U/09/2015 na usługę audyt zewnętrzny projektu (opis przedmiotu zgodny z zapytaniem ofertowym) W związku z realizacją projektu AeroSafetyShow Demonstrator+PL Inteligentny system nadzoru i bezpieczeństwa operacji lotniczych w czasie rzeczywistym realizowanego w ramach Programu Demonstrator+, nr projektu UOD-DEM-1-445/001, składam niniejszą ofertę: LP Przedmiot oferty * Wartość netto * A B C 1 Audyt zewnętrzny projektu RAZEM: *informacje obligatoryjne Termin realizacji zamówienia: do. * Jednocześnie składamy następujące oświadczenia: 1. Posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. 2. Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie dotyczącą przedmiotu zamówienia. 3. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Oświadczam, że akceptuję warunki realizacji zamówienia wskazane przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym. 5. Niniejsza oferta jest ważna przez okres co najmniej 60 dni licząc od upływu terminu od składania ofert wskazanym w zapytaniu ofertowym. 6. Niniejsza oferta jest zgodna z wymaganiami Zamawiającego wskazanymi w zapytaniu ofertowym.... Podpis i pieczęć wystawcy oferty*