Załącznik do Zarządzenia Dyrektora Gimnazjum nr 2 w Żarach nr 48/2014 z dnia 22 maja 2014 Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych do 30 000 euro w Gimnazjum nr 2 im. Aleksandra Kamińskiego w Żarach Dział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. 1. Regulamin określa zakres, kryteria, zasady oraz organizację udzielania zamówień publicznych w Gimnazjum nr 2 im. Aleksandra Kamińskiego w Żarach, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty 30 000 euro. 2. Przepisy niniejszego regulaminu mają zastosowanie tylko do udzielanych przez jednostkę zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych wyłączonych, stosownie do art. 4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2014 r. poz. 423), spod jej rygorów, tj. o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty 30 000 euro. 2. Użyte w regulaminie określenia oznaczają: 1. Zamawiający należy przez to rozumieć Gimnazjum nr 2 im. Aleksandra Kamińskiego w Żarach. 2. Dyrektor - należy przez to rozumieć Dyrektora Gimnazjum nr 2 w Żarach. 3. Wnioskujący pracownika szkoły występującego z zapotrzebowaniem udzielenia zamówienia publicznego. 4. pzp - ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2014 r. poz. 423). Dział II UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Z WYŁĄCZENIEM STOSOWANIA PRZEPISÓW USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Rozdział I Kryteria i zasady udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro 3. 1. Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie rzeczowo-finansowym.
2. Wartość szacunkową zamówienia należy ustalić z zachowaniem zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówień w celu uniknięcia stosowania ustawy pzp. 3. Wydatkowanie środków publicznych powinno być dokonywane z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), w szczególności zgodnie z art. 44 ust.1, pkt 2), ust.3 i 4 oraz w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 4. Dokonywanie zamówień publicznych, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro musi odbywać się zgodnie z postanowieniami niniejszego regulaminu, w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, w sposób umożliwiający terminowa realizację zadań. Rozdział II Procedura wszczęcia i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro. 4. 1. Wartość szacunkową wydatku ustala składający wniosek pracownik Wnioskującego. 2. Podstawą do podjęcia działań związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane jest plan finansowy na dany rok budżetowy. 3. Udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych winno być poprzedzone oszacowaniem wartości zamówienia publicznego w oparciu o cenę euro wynikającą z rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy pzp. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 4. Ustalanie wartości szacunkowej zamówienia winno nastąpić przy zastosowaniu przepisów art. 32-34 ustawy pzp. oraz aktualnego kursu złotego w stosunku do euro określonego w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 35 ust 3 ustawy pzp. 5. Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia przechowywana jest w sekretariacie szkoły u pracownika odpowiedzialnego za jego przeprowadzenie. 6. Podstawowe kryterium oceny i wyboru ofert w prowadzonych postępowaniach do 30 000 euro stanowi najniższa cena jaką zaproponował oferent. 7. Wnioskujący może wskazać i uzasadnić we wniosku inne kryterium oceny ofert i wyboru oferenta ze wskazaniem procentowym wartościowania poszczególnych ocen. 8. W uzasadnionych przypadkach na wniosek Wnioskującego, Dyrektor Szkoły może wyrazić zgodę na odstąpienie od wszczęcia procedury o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro.
9. Odstąpienie od procedury możliwe jest wyłącznie w przypadku zamówienia nie przekraczającego równowartości kwoty 500 euro netto. Decyzja w sprawie odstąpienia od procedury podejmowana jest każdorazowo przy rozpatrywaniu danego wniosku. Rozdział III Procedury udzielania zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro 5. 1. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych regulowane są w układzie od kwoty 0 (zero) euro do równowartości kwoty 30 000 (trzydzieści tysięcy) euro. 2. Procedury o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro z zastrzeżeniem ust. 3, 4 i 5 w uzasadnionych przez Wnioskującego przypadkach nie stosuje się do zamówień, których przedmiotem są: 1) w sytuacji, gdy na rynku lokalnym działa tylko jeden Wykonawca prowadzący poniższe usługi/dostawy: a) dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzenia ścieków do sieci kanalizacyjnej, b) dostawy energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej, c) dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej, d) usługi przesyłowe energii elektrycznej i ciepła, 2) zamówienia o charakterze nieprzewidywalnym typu: awarie lub usterki wymagające natychmiastowego usunięcia dla zapewnienia ciągłości pracy Szkoły, 3) Jeżeli szacowana wartość jednostkowego zamówienia jest mniejsza niż równowartość kwoty netto 30 000 euro, lecz w ciągu roku planowana wartość zamówień tego samego rodzaju usług i dostaw (po ich szacunkowym zsumowaniu) przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty netto 30 000 euro - do wydatkowania środków za te dostawy i usługi stosuje się przepisy ustawy pzp. 6. 1. Warunkiem odstąpienia od procedury o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro jest: 1) prawidłowe wypełnienie przez kierownika administracyjno-gospodarczego wniosku (stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu), 2) uzyskanie kontrasygnaty Głównej Księgowej celem potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na przeprowadzenie postępowania i realizację umowy, 3) uzyskanie akceptacji wniosku przez Dyrektora Szkoły. 2. Wniosek, o którym mowa w 6 ust.1 pkt 1 regulaminu musi zawierać: 1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (ilościowo-jakościowy), 2) wartość zamówienia wyrażoną w kwotach netto i brutto,
3) uzasadnienie faktyczne/prawne odstąpienia od procedury - opisać w punkcie 11 składanego wniosku. 4) proponowanego dostawcę/wykonawcę, wybranego na podstawie rozeznania cenowego telefonicznego, pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie lub poprzez portale internetowe opisać w punkcie 12 składanego wniosku. 5) podpis Głównej Księgowej potwierdzający posiadanie środków finansowych na przeprowadzenie postępowania i realizację umowy oraz podpis pracownika wnioskującego. 7. 1. Warunkiem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro jest: 1) prawidłowe wypełnienie przez Wnioskującego wniosku (stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu) uzyskanie kontrasygnaty Głównej Księgowej potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na przeprowadzenie postępowania i realizację umowy, 2) uzyskanie przez Wnioskującego akceptacji wniosku przez Dyrektora Szkoły. 2. Wniosek, o którym mowa w 7 ust.1 pkt 1 regulaminu musi zawierać: 1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (ilościowo-jakościowy), 2) wartość zamówienia wyrażoną w kwotach netto i brutto, 3) podpis Głównej Księgowej potwierdzający posiadanie środków finansowych na przeprowadzenie postępowania i realizację umowy oraz podpis Wnioskującego. 8. 1. Obowiązkiem pracownika Wnioskującego, merytorycznie odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest odpowiednio wcześniejszy termin wnioskowania o rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia do 30 000 euro tak, aby możliwe było przeprowadzenie procedur zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. 2. W szczególnych przypadkach podyktowanych m.in. brakiem złożonych ofert, otrzymaniem ofert niekompletnych, nieprecyzyjnych lub niezgodnych z zaproszeniem, otrzymaniem najtańszej oferty przewyższającej wartością środki zabezpieczone przez Wnioskującego na realizację zadania, otrzymaniem oferty wymagającej dodatkowych negocjacji i uzgodnień z Wykonawcą, może nastąpić wydłużenie terminu rozstrzygnięcia procedury zamówienia. 3. Postępowanie, które nie zostało rozstrzygnięte z uwagi na brak złożonych ofert na realizację zadania przez Wykonawców lub rezygnację z zawarcia umowy przez Wykonawcę uważa się za zakończone. Ponowne wszczęcie postępowania wymaga złożenia nowego wniosku zgodnie z 7 regulaminu.
9. Szczegółowa procedura udzielania zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro. 1. Procedura udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro składa się z poniższych etapów: 1) pracownik merytoryczny Wnioskującego: a) prawidłowo wypełnia wniosek (stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu) b) przedkłada wniosek do akceptacji Dyrektorowi Szkoły c) uzyskuje kontrasygnatę Głównej Księgowej celem potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na przeprowadzenie postępowania i realizację umowy, d) sporządza projekt umowy z Wykonawcą (jeżeli jest wymagana), e) wniosek rejestruje w rejestrze złożonych wniosków, f) rozpoczyna procedurę poprzez: - rozeznanie cenowe (pocztą, faksem, pocztą elektroniczną, ogłoszeniem na BIP), zapraszając do składania ofert taką liczbę oferentów (co najmniej 3) świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty. Do zaproszenia można dołączyć formularz oferty, który powinien wypełnić oferent. - zebranie ofert i sporządzenie protokołu wyboru oferenta, (którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu) przy czym Wykonawca może złożyć ofertę osobiście, przesłać pocztą, faksem lub pocztą internetową. Dopuszcza się możliwość złożenia oferty na innym druku niż wysłany do Wykonawcy pod warunkiem, że zawiera on elementy składowe zawarte w formularzu oferty, g) przedkłada Dyrektorowi Szkoły sporządzony protokół wyboru oferenta do akceptacji oraz zlecenie lub umowę z Wykonawcą do podpisu, h) dostarcza zlecenie Wykonawcy lub uzyskuje jego podpis pod umową, i) rejestruje zlecenie lub umowę w rejestrze, zachowując w dokumentacji, j) przekazuje kopię zlecenia lub podpisanej obustronnie umowy Wnioskującemu do dalszej, merytorycznej realizacji zadania. 2. Po zakończeniu realizacji zadania i otrzymaniu faktury/ rachunku, pracownik merytoryczny Wnioskującego zobowiązany jest umieścić na niej adnotację o celu wydatkowania środków, dołączając jednocześnie kserokopię zlecenia/ umowy (jeżeli jest wymagalne) przekazać Głównemu Księgowemu. DZIAŁ III ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA 10. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia publicznego z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy pzp. ponosi Dyrektor Szkoły, a także inne osoby w zakresie jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.
ROZDZIAŁ IV POSTANOWIENIA KOŃCOWE 11. 1. Niezastosowanie niniejszego regulaminu do udzielania zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro upoważnia Dyrektora Szkoły do nałożenia na pracownika kar przewidzianych kodeksem pracy i aktami wydanymi na jego podstawie. 2. Zmiany niniejszego regulaminu mogą być dokonywane wyłącznie w drodze odrębnych Zarządzeń Dyrektora Szkoły. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 - Wniosek o odstąpienie od wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro, 2. Załącznik nr 2 - Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro, 3. Załącznik nr 3 Protokół z przeprowadzonej czynności o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro. Żary,... podpis dyrektora
Załącznik Nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych do 30000 euro... pracownik wnioskujący... data złożenia wniosku... znak sprawy Dyrektor Gimnazjum nr 2 im. Aleksandra Kamińskiego w Żarach WNIOSEK o odstąpienie od wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Rodzaj zamówienia (zaznaczyć odpowiednio): dostawa usługa roboty budowlane 2. Opis przedmiotu zamówienia (jeżeli na wniosku brak miejsca szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w załączeniu) 3. Uzasadnienie przedmiotu zamówienia WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA 4. Szacunkowa wartość zamówienia została określona w dniu... wartość netto...zł procent podatku VAT... wartość brutto...zł równowartość zamówienia netto w euro -... opublikowany na stronie UZP obowiązujący średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych =... zł 5. Imię i nazwisko osoby dokonującej oszacowania wartości zamówienia
6. Szacunkową wartość zamówienia ustalono na podstawie (zaznaczyć odpowiednio): rozeznania cen rynkowych przedmiotu zamówienia (podać źródło: np. katalogi, reklamy, rozmowa telefoniczna - notatka służbowa w załączeniu) analizy wydatków na tożsame dostawy lub usługi udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawiających dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ustalonego w ustawie budżetowej kosztorysu inwestorskiego, inne 7.Potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia przez Główną Księgową Wysokość środków na realizację zamówienia -... zł brutto zamówienie będzie finansowane ze środków: dział... rozdział... paragraf... w wysokości... zł brutto... data, pieczęć i podpis głównej księgowej INFORMACJE DOTYCZĄCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 8. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia 9. Szczególne warunki wymagane od wykonawców lub dokumenty potwierdzające spełnienie wymaganych warunków (np. uprawnienia, certyfikaty, atesty, koncesje, zezwolenia, itp.) 10. Inne uwagi 11. Uzasadnienie faktyczne/prawne odstąpienia od procedury.
12. Wskazanie dostawcy/wykonawcy. 13. Załączniki: projekt umowy(jeżeli jest wymagana) lub zlecenia, które zostanie zawarte z wybranym wykonawcą inne... data, podpis, pieczęć osoby wnioskującej 14. Decyzja Dyrektora Zatwierdzam / Nie zatwierdzam... data, podpis, pieczęć dyrektora
Załącznik Nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych do 30 000 euro... osoba wnioskująca... data złożenia wniosku... znak sprawy WNIOSEK Dyrektor Gimnazjum nr 2 im. Aleksandra Kamińskiego w Żarach o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Rodzaj zamówienia (zaznaczyć odpowiednio): dostawa usługa roboty budowlane 2. Opis przedmiotu zamówienia (jeżeli na wniosku brak miejsca szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w załączeniu) 3.Uzasadnienie przedmiotu zamówienia WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA 4. Szacunkowa wartość zamówienia została określona w dniu... wartość netto...zł procent podatku VAT... wartość brutto...zł równowartość zamówienia netto w euro -... opublikowany na stronie UZP obowiązujący średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych =... zł
5. Imię i nazwisko osoby dokonującej oszacowania wartości zamówienia 6. Szacunkową wartość zamówienia ustalono na podstawie (zaznaczyć odpowiednio): rozeznania cen rynkowych przedmiotu zamówienia (podać źródło: np. katalogi, reklamy, rozmowa telefoniczna - notatka służbowa w załączeniu) analizy wydatków na tożsame dostawy lub usługi udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawiających dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ustalonego w ustawie budżetowej kosztorysu inwestorskiego, inne 7.Potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia przez Główną Księgową. Wysokość środków na realizację zamówienia -... zł brutto zamówienie będzie finansowane ze środków: dział... rozdział... paragraf... w wysokości... zł brutto... data, pieczęć i podpis głównej księgowej INFORMACJE DOTYCZĄCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 8. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia 9. Szczególne warunki wymagane od wykonawców lub dokumenty potwierdzające spełnienie wymaganych warunków (np. uprawnienia, certyfikaty, atesty, koncesje, zezwolenia, itp.) 10. Inne uwagi
11. Załączniki: projekt umowy lub zlecenia, które zostanie zawarte z wybranym wykonawcą inne... data, podpis, pieczęć pracownika wnioskującego 12. Decyzja Dyrektora Zatwierdzam / Nie zatwierdzam... data, podpis, pieczęć dyrektora
Załącznik Nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych do 30 000 euro PROTOKÓŁ z przeprowadzonej czynności o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro Żary,. 1. Opis przedmiotu zamówienia: 2. Aktualna wartość za zamówienia wg. załączonych ofert:. PLN netto 3. Osoba dokonująca oszacowania wartości zamówienia:... 4. Nazwa i adres wykonawców, do których wystąpiono z zapytaniem ofertowym: 1)... 2)... 3)... 5. Wykaz wykonawców, którzy złożyli oferty: 1)... ; zł brutto 2)... ; zł brutto 3)... ; zł brutto 6. Propozycja wyboru wykonawcy wraz z uzasadnieniem: 7. Inne istotne informacje dotyczące zamówienia: Załączniki: Oferty Wykonawców: 1)... 2)... Protokół sporządziła:... Zatwierdzam / Nie zatwierdzam... podpis, pieczęć dyrektora