MAŁOPOLSKI URZD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH I CUDZOZIEMCÓW WO.IV.0932-5-10 PROTOKÓŁ kontroli problemowej Urzdu Gminy Gorlice Jednostka kontrolowana: Urzd Gminy Gorlice (ul. 11 Listopada 2, 38-300 Gorlice). W okresie objtym kontrol kierownikiem jednostki kontrolowanej jest był Pan Ryszard Guzik, Wójt Gminy Gorlice, wybrany na to stanowisko w dniu 4 grudnia 2006 r., w trybie ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezporednim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta (Dz. U. Nr 113, poz. 984 z pón. zm.). Kontrol przeprowadzili w dniu 28 wrzenia 2010 r. upowanieni pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych: Marta lusarczyk starszy inspektor w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia WO.IV.0939-12-10 z dnia 27 sierpnia 2010 r. Katarzyna Latała starszy inspektor w Oddziale Nadzoru nad Ewidencj Ludnoci i Dowodami Osobistymi, nr upowanienia WO.IV.0939-13-10 z dnia 27 sierpnia 2010 r. [Dowód: akta kontroli str. 6-7] Kontrol objto okres od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. Tematem kontroli była realizacja przez Urzd Gminy Gorlice zwany w dalszej czci niniejszego protokołu Urzdem, zada i obowizków wynikajcych z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.) oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Zadania te wykonywane były jako zadania zlecone z zakresu administracji rzdowej na podstawie przepisu art. 52 powołanej wyej ustawy. Kontrola obejmowała ponadto sprawdzenie realizacji zalece wydanych w wyniku poprzedniej kontroli, a take weryfikacj przekazanej przez Urzd Gminy Gorlice informacji o iloci spraw prowadzonych w okresie od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2009 r. dotyczcych zada zleconych w zakresie ewidencji ludnoci i dowodów osobistych przekazanych przez Urzd Gminy Gorlice na potrzeby obliczenia wysokoci dotacji. Ustalenia z kontroli Sprawy z zakresu ewidencji ludnoci i dowodów osobistych prowadzone były przez Pani Iwon Załsk inspektora oraz Pani Bogusław Zabierowsk inspektora. Osoby te wzajemnie si zastpowały. Wyjanie kontrolujcym udzielały: Pani Iwona Załska - w zakresie ewidencji ludnoci oraz weryfikacji informacji o iloci załatwionych spraw
Pani Bogusława Zabierowska w zakresie dowodów osobistych oraz weryfikacji informacji o iloci załatwionych spraw. Badaniami kontrolnymi objto sposób zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania, sposób prowadzenia ewidencji, tryb przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz tryb nadawania numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludnoci (PESEL), udostpnianie danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, obieg dokumentacji ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, prowadzenie postpowa administracyjnych w sprawach o wymeldowanie oraz wydawanie decyzji administracyjnych w tym zakresie, sposób przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz wydawanie dowodów osobistych, a take prowadzenie dokumentacji zwizanej z dowodami osobistymi. Urzd w okresie objtym kontrol prowadził ewidencj ludnoci w systemie teleinformatycznym i kartotecznym w formie gminnych zbiorów meldunkowych jako zbioru danych stałych mieszkaców, zbioru danych byłych mieszkaców, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice, zbioru danych obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Zbiór danych stałych mieszkaców w systemie kartotecznym prowadzony był w formie indywidualnych kart osobowych mieszkaców w obowizujcym układzie terytorialnym z uwzgldnieniem podziału według miejscowoci, ulic i numeru domu, a w przypadku wsi według miejscowoci i numeru domu. Zbiór danych byłych mieszkaców w systemie kartotecznym równie był prowadzony w układzie terytorialnym. W zbiorze tym przechowywane były karty osób, które wymeldowały si i nie zameldowały w nowym miejscu, karty osób, które zostały wymeldowane w drodze decyzji administracyjnej, karty osób, które wymeldowały si na stałe za granic, karty osób zmarłych oraz zawiadomienia o zameldowaniu osoby na pobyt stały w nowym miejscu. Zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwajcy ponad 3 miesice prowadzony był w formie kartoteki ułoonej ze zgłosze meldunkowych w obowizujcym porzdku alfabetycznym, według nazwisk osób wykonujcych obowizek zameldowania na ten pobyt, czyli zgodnie z przepisem 28 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1999 z pón. zm.). W systemie teleinformatycznym ewidencja ludnoci prowadzona była w oparciu o program firmy MEMAX. Stwierdzono, i zastosowany w Urzdzie program do prowadzenia ewidencji ludnoci spełniał wymagania w zakresie gromadzenia danych, okrelonych w art. 44a ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W dniu 31 grudnia 2009 r. w Gminie zameldowanych było 16894 stałych mieszkaców, w tym 9 cudzoziemców. W dniu 30 czerwca 2010 r. liczba stałych mieszkaców wynosiła 16932, w tym 10 cudzoziemców. Na pobyt czasowy ponad 3 miesice zameldowanych było w dniu 31 grudnia 2009 r. 227 osób w tym 5 cudzoziemców, a w dniu 30 czerwca 2010 r. 2
224 osób w tym 5 cudzoziemców. Na pobyt czasowy do 3 miesicy w okresie objtych kontrol zameldowanych było 2 cudzoziemców. W okresie objtym kontrol w Urzdzie przyjto 451 zgłosze pobytu stałego oraz 200 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego, 201 zgłosze pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice oraz zameldowano 2 osoby na pobyt czasowy trwajcy do 3 miesicy. Z urzdów stanu cywilnego wpłynło: 289 odpisów skróconych aktów urodzenia, 329 odpisy skrócone aktów małestwa, w tym 38 z adnotacj o rozwodzie, 173 odpisy skróconych aktów zgonu. W 318 przypadkach kontrolowany Urzd zwrócił si do Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji o nadanie numeru PESEL i nadanie numeru ewidencyjnego nastpiło. Wszystkie powysze zdarzenia stanowiły podstaw do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego, wojewódzkiego zbioru meldunkowego oraz zbioru PESEL. W kontrolowanym okresie do Urzdu wpłynły 2 zawiadomienia o zmianie imienia oraz 2 zawiadomienie o utracie obywatelstwa polskiego. Aktualizacja odbywała si take w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało si w sposób okrelony w rozporzdzeniu Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Osoby zgłaszajce pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zawiadczenie potwierdzajce dopełnienie tej czynnoci. Zgłoszenia meldunkowe i zawiadomienia słuce do aktualizacji zbiorów meldunkowych po ich wykorzystaniu układane były wg rodzajów dokumentów. Kontrolujc wyrywkowo 30 zgłosze meldunkowych pod wzgldem poprawnoci ich wypełnienia, stwierdzono, e na 5 zgłoszeniach brak było nazwiska rodowego osoby zgłaszajcej pobyt, a na 3 zgłoszeniach brak było daty wanoci dokumentu stwierdzajcego tosamo. Postpowanie w sprawach nadawania numerów ewidencyjnych dla noworodków nie budziło zastrzee. Poddano kontroli odpisy skrócone aktów urodzenia o numerach: 16/2009, 33/2009, wydany przez USC w Gorlicach, 1533/2009 wydany przez USC w Krakowie, 59/2009 wydany przez USC w Krynicy-Zdrój, 402/2009 wydany przez USC w Nowym Sczu. Stwierdzono, e do gminnego zbioru meldunkowego prawidłowo wprowadzono dane zawarte w tych dokumentach oraz wprowadzono numery PESEL zgodnie z powiadomieniami Ministerstwa Spraw Wewntrznych i Administracji. Wpływajce wnioski o udostpnienie danych rejestrowane były w teczce aktowej znak SO.51180 (do 30.06.2009 r.) oraz OSO.51180 (od 1.07.2009 r.) Udostpnianie danych osobowych, w spisie spraw od 1 stycznia 2010 r. do 30 czerwca 2010 r. zarejestrowane były 53 sprawy. W teczce znajdowały si wnioski o udostpnienie danych z gminnego zbioru meldunkowego wraz z kopiami udzielonych odpowiedzi. Najczciej o udostpnienie danych wystpowali komornicy sdowi, urzdy skarbowe oraz ZUS. Kontrolujc sprawy od numeru OSO.51180-10/10 do OSO.51180-25/10 stwierdzono, e wszystkie wnioski załatwiono prawidłowo, bez zbdnej zwłoki. W sytuacji, gdy Urzd nie był właciwy w sprawie, Wójt Gminy Gorlice przekazywał wniosek w drodze postanowienia wydanego w trybie art. 65 1 k.p.a. do organu właciwego, a opłat skarbow zwracano Wnioskodawcy. Kontrolowany Urzd sporzdzał i przekazywał do Urzdu Skarbowego w Gorlicach wykazy zmarłych mieszkaców gminy. Sprawy te rejestrowane były w teczce o symbolu: SO.5112 (do 30.06.2009 r.) oraz OSO.5112 (od 1.07.2009 r.) i hale: Wykazy osób zmarłych 3
dla urzdu skarbowego. Do kontroli terminowoci przekazywania danych do Urzdu Skarbowego w Gorlicach wytypowano 8 odpisy skrócone aktów zgonu o niej wymienionych numerach: 18/2009, 21/2009, 321/2009,618/2009, 643/2009, 654/2009, 668/2009 - wydanych przez USC w Gorlicach, 270/2009 wydany przez USC w Krakowie. Kontrola wykazała, e informacje o zgonie mieszkaca gminy przekazywane były do urzdu skarbowego zgodnie z przepisem art. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 padziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004 r. Nr 269, poz. 2681 z pón. zm.), czyli w terminie 14 dni od otrzymania aktu zgonu. Kontrolowany Urzd zawiadamiał właciwego wojskowego komendanta uzupełnie o zmianach adresowych osób podlegajcych wojskowemu obowizkowi meldunkowemu. Okazane do kontroli dokumenty zostały sprawdzone pod wzgldem terminowoci wysyłania ww. zawiadomie. Kontrola wykazała, e zawiadomienia o zgłoszeniu zmiany wysyłane były do wojskowego komendanta uzupełnie z naruszeniem przepisu 5 pkt 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowizku meldunkowego, obowizku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnie oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480 z pón. zm.), czyli powyej 3 dni od dnia dopełnienia obowizku meldunkowego. Kontrolowany Urzd przekazywał do Wojewody Małopolskiego dane w zakresie obiegu dokumentacji, aktualizacji zbiorów, wyjaniania rozbienoci oraz dokonywania korekt w gminnym zbiorze meldunkowym. Do kontroli przekazywania ww. informacji wytypowano 10 zgłosze pobytu stałego, 10 zgłosze wymeldowania z miejsca pobytu stałego oraz 10 zgłosze pobytu czasowego trwajcego ponad 3 miesice stwierdzajc prawidłowy przepływ danych pomidzy gminnym zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzdzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzdzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, e dokumentacja wysyłana była z naruszeniem przepisu 7 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996), bowiem nie był zachowany 5-dniowy termin przekazywania tych danych. Kontroli poddano postpowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z pón. zm.), ze szczególnym uwzgldnieniem przepisów dotyczcych terminów załatwiania spraw, uprawnie stron w postpowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z pón. zm.). W okresie objtym kontrol dla spraw z zakresu ewidencji ludnoci zostały w Urzdzie załoone teczki aktowe o znaku: SO.51151 (do 30.06.2009 r.) oraz OSO.51151 (od 1.07.2009 r.) Decyzje dotyczce wymeldowa. W 2009 r. w spisie spraw ogółem zarejestrowanych zostało spraw 14, z których 4 zakoczono poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu, 2 o odmowie wymeldowania, 6 o umorzeniu postpowania, 1 postpowanie zakoczono decyzj o zameldowaniu. Z kolei w pierwszym półroczu 2010 r. w spisie spraw zostały zarejestrowane 4 sprawy, wszystkie zakoczono poprzez wydanie decyzji, tj. 1 o wymeldowaniu, 1 o odmowie wymeldowania, 2 o umorzeniu postpowania. 4
Do kontroli wytypowano 6 postpowa meldunkowych o numerach: SO.51151-1/09, SO.51151-2/09, SO.51151-3/09, SO.51151-5/09, OSO.51151-1/10, OSO.51151-3/10. Badajc powysze akta stwierdzono, e w postpowaniach: SO.51151-1/09, SO.51151-2/09, SO.51151-3/09, SO.51151-5/09, OSO.51151-1/10 brak było aktualnego odpisu aktu własnoci nieruchomoci, co uniemoliwiało ustalenie prawidłowego krgu stron postpowania, naruszajc tym samym przepis art. 28 k.p.a. W sprawie o sygn. akt: SO.51151-5/09 zasadnie na postawie art. 97 4 k.p.a. zawieszono postpowanie o wymeldowanie. Art. 103 k.p.a. stanowi, e zawieszenie postpowania wstrzymuje bieg terminów przewidzianych w kodeksie, tymczasem organ na podstawie art. 36 k.p.a. przedłuył termin załatwienia sprawy, czym naruszył cytowane przepisy. W sentencjach kontrolowanych decyzji zawarta była prawidłowa podstawa prawna rozstrzygnicia. Decyzje te zawierały prawidłowe pouczenie o rodku zaskarenia. Kontrolujc zagadnienia zwizane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym zwizanej, prowadzenie i aktualizacj ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych. Wyjanie kontrolujcym udzielała Pani Bogusława Zabierowska. Urzd posiadał 3 zestawy komputerowe do realizacji dowodów osobistych. Kart dostpu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie wydano 1156 dowodów osobistych. Dane zawarte we wnioskach o wydanie dowodu osobistego były porównywane z danymi znajdujcymi si w gminnym zbiorze meldunkowym oraz danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłoenie takiego dokumentu przez osob wnioskujc było niezbdne. Po takiej weryfikacji, dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o niej wymienionych numerach formularzy: D 9006800, D 9006801, D 9006802, D 9006803, D 9006804, D 9006805, D 9006806. Stwierdzono, i pracownik przyjmujc wniosek o wydanie dowodu osobistego nie dał odpisu skróconego aktu urodzenia - czym naruszony został przepis 7 ust. 1 pkt 3 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich uniewaniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). W trakcie kontroli udzielono stosownego instruktau w powyszym zakresie. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a take przy jego odbiorze. Przy wrczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowo jego wystawienia. Osoba odbierajca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w czci B formularza (w przypadku zagubienia czci B formularza, strona składała owiadczenie o tym fakcie), a dotychczasowy dowód osobisty był uniewaniany i zwracany wnioskodawcy zgodnie z 5 ust. 3a rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodów osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych ich wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 112, poz. 1182), a od dnia 24 marca 2009 r. zgodnie z 22 ust. 2 rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postpowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich uniewaniania, wymiany zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384). 5
Wytworzone w Centrum Personalizacji Dokumentów dowody osobiste trafiały do kontrolowanego Urzdu za porednictwem Komendy Powiatowej Policji w Gorlicach. W kontrolowanym okresie Urzd w 9 przypadkach poredniczył w wydawaniu dowodów osobistych. Sprawy te rejestrowane były w teczce znak: SO.5126 (do 30.06.2009 r.) oraz OSO.5126 (od 1.07.2009 r.) Dokumentacja dotyczca porednictwa w wydawaniu dowodów osobistych. Dokumentacja stanowica podstaw do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Skontrolowano 5 kopert dowodowych o numerze formularzy D 9006800, D 9006801, D 9006802, D 9006803, D 9006804 pod wzgldem kompletnoci, a take prawidłowoci wydawania dowodów osobistych. Stwierdzono, e dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna. Koperty dowodowe - zgodnie z 33 ust. 2 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 236, poz. 1999 z pón. zm.) - oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, dat urodzenia, numerem PESEL oraz seri i numerem dowodu osobistego. W okresie objtym kontrol Urzd na danie otrzymał z innych urzdów gmin w celu połczenia dokumentacji 190 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 149 kopert dowodowych. W sytuacji, gdy do kontrolowanego Urzdu wpłynło wezwanie o przesłanie koperty dowodowej wezwanie to umieszczano w miejscu dotychczasowego przechowywania koperty dowodowej, czyli zgodnie z 34 ust. 3 rozporzdzenia Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbdnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnoci ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. Wszystkie operacje zwizane z obiegiem dokumentacji, uniewanianiem dotychczasowych dowodów osobistych, w zwizku z wymian i zwrotem tych dokumentów, były dokonane w ewidencji wydanych i uniewanionych dowodów osobistych, zarówno w systemie teleinformatycznym jak i w systemie kartotecznym. Nastpnie dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w gminnym zbiorze meldunkowym powyszych dowodów osobistych (ASN 539343, ASN 239342, ASN 924677, ASN 124682, ASN 524680, ASN 524679, ASN 124431, ASN 824429) stwierdzajc, i wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru prawidłowo. W okresie objtym kontrol zostało zgłoszonych w Urzdzie 87 utrat dowodów osobistych. W sprawach tych, zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, wydane zostały przez Urzd stosowne zawiadczenia. Sprawy te rejestrowane były w teczce znak: SO.5121 (do 30.06.2009 r.) oraz OSO.5121 (od 1.07.2009 r.) Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych. Dowody osobiste przesyłane z urzdów stanu cywilnego wraz z odpisami skróconymi aktów zgonu, (w sytuacji gdy osoba zawiadamiajca nie odebrała dowodu osobistego osoby zmarłej), były uniewaniane w Systemie Obsługi Obywatela (w przypadku dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (w przypadku ksieczkowych 6
dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty wraz z odpisem skróconym aktu zgonu zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. przechowywany był kopercie dowodowej. W przypadku gdy skasowany dowód osobisty został przez kierownika urzdu stanu cywilnego zwrócony zgłaszajcemu zgon, w kopercie dowodowej przechowywane było stosowne zawiadomienie (o którym mowa w 32 ust. 7 cyt. rozporzdzenia). W okresie objtym kontrol aktualizacja dokumentacji dowodowej w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu dokonywana była w sposób prawidłowy. W wyniku kontroli aktów stanu cywilnego o numerach: 379/2010, 376/2010, 349/2010, 333/2010, 335/2010, 340/2010 wydane przez USC w Gorlicach oraz 9/2010 wydane przez USC w Skowa, stwierdzono, e dowody osobiste osób zmarłych uniewaniono w systemie SOO zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o ewidencji ludnoci i dowodach osobistych, tj. z dniem zgonu jego posiadacza. Formularze do wydania dowodów osobistych, jako druki cisłego zarachowania, oraz dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkacom Gminy, a take karty dostpu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w sejfie. W wyniku kontroli problemowej z zakresu dowodów osobistych przeprowadzonej w 2008 r. przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzdu Wojewódzkiego w Krakowie zalece nie wydano. Weryfikacja iloci prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania iloci spraw dotyczcych zada zleconych z zakresu administracji rzdowej zadeklarowanych przez Urzd Gminy Gorlice z faktyczn iloci spraw zrealizowanych w I połowie 2009 roku. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowicej załcznik do niniejszego protokołu. W wyniku weryfikacji dokonano nastpujcych ustale szczegółowych. Ewidencja Ludnoci/ Dowody osobiste Weryfikacj oparto na podstawie prowadzonych w Urzdzie w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2009 roku teczek aktowych: SO.5110 Rejestr zameldowa na pobyt czasowy do 3 miesicy, SO.5112 Wykaz osób zmarłych dla urzdów skarbowych, SO.5113 Zgłoszenia meldunkowe dotyczce zameldowania i wymeldowania, SO.5113-1 Zawiadomienia o zameldowaniu na pobyt stały, przemeldowania, SO.5113-2 Rejestr zgłosze wymeldowania z pobytu stałego, SO.5113-3 Zawiadomienia o zameldowaniu na pobyt czasowy, wymeldowaniu z pobytu czasowego, SO.51151 Decyzje dotyczce wymeldowa, SO.51180 Udostpnienie danych, SO.51180-1 Korespondencja w sprawach ewidencji ludnoci, SO.51180-2 Zawiadczenia i powiadczenia zameldowania, SO.5119 Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów i urzdów, 7
SO.5119-1 Informacje przekazywane w systemie PESEL, SO.5119-2 Informacje przekazywane dla WKU, SO.5121 Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych, SO.5121-1 Rozliczenie pobranych blankietów dowodów osobistych, SO.5121-2 Współpraca z Centrum Autoryzacji i Centrum Personalizacji CPD, SO.5121-3 Rejestr wezwa o koperty dowodowe, SO.5121-4 Dokumentacja dotyczca utraty i odnalezienia dowodów tosamoci, SO.5121-7 Zawiadomienia o uniewanianiu dowodu osobistego, SO.5121-8 Rejestr wysłanych kopert dowodowych, SO.5125 Informacje, zawiadomienia, zawiadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych, SO.5125-1 Informacje okresowe w zakresie wydawania dowodów osobistych, SO.5125-2 Współpraca z Policj, SO.5126 Dokumentacja dotyczca porednictwa w wydawaniu dowodów osobistych, oraz na podstawie przeliczonych zgłosze meldunkowych, odpisów aktów stanu cywilnego, wniosków o wydanie dowodu osobistego, wydanych zawiadcze oraz otrzymanych zawiadomie o utracie tych dokumentów. W wyniku kontroli stwierdzono rozbienoci pomidzy iloci spraw zadeklarowan i faktyczn iloci załatwionych spraw przez Gmin w wykazie zada z zakresu administracji rzdowej realizowanych w I półroczu 2009 roku w czci: V Dowody Osobiste: - w pozycji 1 Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego zadeklarowano 422 zdarze, a winno by 318, - w pozycji 2 Wydawanie dowodów osobistych zadeklarowano 265 zdarze, a winno by 318, - w pozycji 3 Udostpnianie danych osobowych z akt dowodowych zadeklarowano 12 zdarze, a winno by 5. Wyjanienia dotyczce opisanych wyej rozbienoci zawarte s w wyjanieniach Sekretarza Gminy. [Dowód: akta kontroli str. 10] Informacj o niniejszej kontroli problemowej wpisano do ksiki kontroli Urzdu Gminy Gorlice pod nr 6. Na tym kontrol zakoczono Poprzez zamieszczenie w protokole niej wymienionych poucze kontrolujcy informuje o przysługujcym kierownikowi kontrolowanej jednostki prawie: złoenia kontrolerowi przed podpisaniem protokołu, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych zastrzee co do protokołu, odmowy podpisania niniejszego protokołu kontroli, z jednoczesnym obowizkiem przedstawienia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu pisemnego wyjanienia przyczyn odmowy. Przed podpisaniem protokołu kierownik kontrolowanej jednostki zapoznał si z treci protokołu. 8
Do ustale zawartych w protokole wniesiono/ nie wniesiono 1 ) zastrzee. Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach, z których jeden przekazano Wójtowi Gminy Gorlice. Kontrolujce: Kontrolowany: Starszy Inspektor W Ó J T (-) mgr Marta lusarczyk Ryszard Guzik Starszy Inspektor (-) Katarzyna Latała Kraków, dnia 12 padziernika 2010 r. Gorlice, dnia 1 Niepotrzebne skreli 9