Procedury Plan komunikacji w projektach IT-Consulting Jarosław Żeliński Jarosław Żeliński
IT-Consulting procedury Projekt : IT-Consulting procedury Autor : Firma : Opis: Jarosław Żeliński IT-Consulting Jarosław Żeliński Dokument zawiera opis dopuszczalnych sposobów wymiany dokumentów w projektach realizowanych przez firmę Jarosław Żeliński IT-Consulting. Procedury te są obowiązkowe, stanowią element zarządzania projektem. Celem ich ustanowienia jest: 1. zapewnienie bezpieczeństwa dostępu do informacji, 2. zapewnienie bezpieczeństwa wymiany informacji, 3. zapewnienie bezpieczeństwa przechowywania informacji, 4. zapis historii realizacji projektu, 5. zapewnienie spójności i kompletności informacji o projekcie, 6. śledzenie postępu realizacji projektu. UML Version : 2.x (c) Jarosław Żeliński str. 1 z 9
IT-Consulting procedury Spis treści 1 Role w projekcie... 3 2 Proces realizacji projektu... 4 3 Procedury w projekcie...5 3.1 Procedura utworzenia notatki projektowej... 5 3.2 Procedura dostarczenia pliku...6 3.3 Procedura przekazania produktu...7 3.4 Cykl życia aktywności - notatki projektowe... 8 4 Spotkania i konsultacje... 9 (c) Jarosław Żeliński str. 2 z 9
IT-Consulting procedury 1. Role w projekcie W ramach realizacji projektu, osobom przydzielonym do udziału w nim, wyznaczane są określone role. Każda rola ma określone kompetencje i obowiązki. Zestawienie : Role w projekcie Nazwa Analityk Członek zespołu projektowego Ekspert dziedzinowy klienta Koordynator Analityka Koordynator Klienta Osoba nie będąca członkiem zespołu pr ojektowego Opis osoba wykonująca analizę, usługodawca każda osoba formalnie biorąca udział w projekcie osoba u Klienta upoważniona do udzielania informacji na określony temat, z określonej dziedziny, kompetencje ekspertów dziedzinowych w projekcie nie mogą się pokrywać osoba wspierająca Analityka w zarządzaniu dokumentami i uzgadnianiu terminów z Klientem osoba wyznaczona po stronie zamawiającego usługę (Klient, organizacja analizowana), odpowiedzialna za ustalanie terminów spotkań z pracownikami (reprezentantami), przekazywanie dokumentów wytworzonych przez Klienta każda osoba, nie będąca członkiem zespołu projektowego, dostarczająca informacje lub będąca ich adresatem Osoba nie posiadająca konta osobistego osoba nie posiadająca konta (indywidualny login) w repozytorium dokumentów projektowych W ramach realizacji projektu wszelkie notatki projektowe i pliki są przechowywane w Repozytorium dokumentów. Notatki projektowe to wszelkie zapisane ustalenia dotyczące zadań, terminów i spraw związanych z realizacją projektu. Pliki to powiązane z notatkami projektowymi dokumenty w formatach pdf i innych, jeżeli uzgodniono ich użycie. (c) Jarosław Żeliński str. 3 z 9
2. Proces realizacji projektu IT-Consulting procedury Projekt analityczny ma trzy zasadnicze fazy: 1. Określenie wymagań w stosunku do analizy (cele analizy, zakres prac, zawarcie umowy) 2. Planowanie (ustalenie harmonogramu, zespołu projektowego, wyznaczenie ról w projekcie itp.) 3. Realizacja Produktem (produktami) analizy są dokumenty stanowiące odpowiedź na cel analizy. Moga nimi być rekomendacje do reorganizacji procesów biznesowych czy specyfikacja wymagań na oprogramowanie. W ramach realizacji moga się pojawić bieżące sprawy do załatwienia. Każdy z tych elementów jest dokumentowany notatką. Diagram Ogólny : Struktura aktywności nsulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting ros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Opis Diagram obrazuje trzy etapy procesu zarządzania projektem analitycznym oraz aktywności projektowe w trakcie jego realizacji. Każda aktywność związana jest notatkami, z każda notatką można skojarzyć plik (w nawiasach podano nazwy angielskie aktywności użyte w oprogramowaniu A3 Platform wykorzystywanym do zarządzania projektem). Linie przerywane obrazują wzajemne skojarzenia (odwołania) pomiędzy aktywnościami. Skojarzenia te są także realizowane w Repozytorium dokumentów. Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consu (c) Jarosław Żeliński str. 4 z 9
3. Procedury w projekcie IT-Consulting procedury W ramach realizacji projektu obowiązuje plan komunikacji. Celem tworzenia planu komunikacji jest zapewnienie przewidywalności i powtarzalności działań w trakcie realizacji projektu. Drugim celem jest zapewnienie odpowiedzialności za powstające treści w projekcie: pośrednie (notatki) i końcowe (produkty). Wszystkie notatki projektowe i produkty (w tym pliki) są zarządzane przez Repozytorium dokumentówstanowiące elektroniczne biuro projektu (krótki samouczek oprogramowania A3 Platform w załączeniu). Dostęp do wyglądają następująco: Repozytorium dokumentów jest ustanawiany na etapie planowania, ogólne zasady Diagram Przypadków użycia : Repozytorium dokumentów projektowych #aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting onsulting i IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting 3.1. Procedura utworzenia notatki projektowej Inicjuje ją Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Analityk. Formułowana jest notatka opisująca jakie informacje lub dokumenty są wymagane. Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Notatka jest umieszczana w Repozytorium dokumentów a informację o tym otrzymuje Koordynator Klienta. Za przekazanie każdej takiej informacji odpowiada autor dokumentu. Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulti Jaros#a (c) Jarosław Żeliński str. 5 z 9 Ja
IT-Consulting procedury Koordynator Klienta przekazuje żadanie (notatkę) włąściwej dla tematu osobie pełniącej rolę dziedzinowy klienta. Opraxcowane dokumenty Koordynator Klienta umieszcza w Repozytorium dokumentów i informuje o tym osobę pełniącą rolę Analityk. Diagram sekwencji : Wprowadzenia notatki projektowej g Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Co os#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros# Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting 3.2. Procedura dostarczenia pliku Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Przekazanie pliku oznacza umieszczenie go w repozytorium (w uzgodnionym w notatce folderze) i powiadomienie o tym osoby żądajacej tego pliku zgodnie z treścia notatki. Poniżej przykład, w którym do dostaczenia pliku zobligowany jest Koordynator Klienta. Ekspert Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#sk Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting (c) Jarosław Żeliński str. 6 z 9
Diagram sekwencji : Przekazanie pliku lting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli# #aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT IT-Consulting procedury Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Ja Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#a Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consult 3.3. Procedura przekazania produktu Każdy produkt pośredni lub w szczególności końcowy, jest poddawany recenzji. Za rezencję odpowiada Klient, który sam wyznacza komu zleci opracowanie recenzji. Recenzja jest procedurą odbiorczą określoną w umowie. Sposób przekazania dokumentu do recenzji jak i przekazywanie uwag i rozbieżności reguluje osobno procedira Wprowadzenia notatki projektowej. Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #el (c) Jarosław Żeliński str. 7 z 9
Diagram sekwencji : Recenzja li#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting ng Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Ja IT-Consulting procedury nsulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Co ros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulti Jaros#aw #e Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting 3.4. Cykl życia aktywności - notatki projektowe Każda aktywność w projekcie ma określony cykl życia. Aktywności są inicjowane pierwotną notatką określającą; 1. Typ aktywności (zadanie, sprawa, itp.), 2. Nazwę (tytuł), 3. Prace do wykonania jako kolejne kroki określające: osobę (osoby) przyporządkowane do realizacji danego kroku, opis pracy do wykonania, 4. Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia aktywności (element harmonogramu). 5. Zależności od innych aktywności. Realizacja aktywności jest monitorowana z pomocą Notatek (Follow-up): każda wykonana praca jest dokumentowana krótką notatką jej wykonawcy. Każda notatka to opis zdarzenia oraz deklaracja osiągniętego postępu prac w [%] lub przekazanie zadania kolejnej osobie ad-hoc lub zgodnie z predefiniownaym procesem. Zawartość notatki: 1. data i godzina, 2. autor, 3. opis, 4. postęp pracy [%], 5. komu przekazano dalsze prace. Jaros#aw #eli Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consultin Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Cons Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaro (c) Jarosław Żeliński str. 8 z 9
IT-Consulting procedury Aktywności mogą być zagnieżdżane, np. Zadanie może mieć szczegółowe podległe (skojarzone) Zadania i Sprawy. Diagram Aktywności : Cykl życia aktywności ki IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-C Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Cons Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli# 4. Spotkania i konsultacje W ramach realizacji projektu prowadzone są spotkania i konsultacje. Ich organizacją i logistyką zajmują się Koordynator Analityka i Koordynator Klienta. Ich celem jest omawianie wszelkich kwestii wymagających szerszych konsultacji z interesariuszmi projektu, dokonania prezentacji dla szerszego grona odbiorców lub przeprowadzenia szczególnie trudnych konsultacji. W każdym takim przypadku: 1. inicjator spotkania musi przygotować notatkę (sprawa) zawierającą opis celu i agendy spotkania oraz załączyć do niej wszelkie źródłowe informacje lub dokumenty, 2. każdy uczestnik spotkania po zapoznaniu się z powyższymi informacjami a przed spotkaniem, przygotowuje listę pytań do organizatora i kwestii do omówienia, które przekazuje przed spotkaniem. Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli#ski IT-Consulting Jaros#aw #eli# (c) Jarosław Żeliński str. 9 z 9