Centralne rejestry i ewidencje. Jak postępować z dokumentacją z ich obsługi w urzędach samorządowych?

Centralne rejestry i ewidencje. Jak postępować z dokumentacją z ich obsługi w urzędach samorządowych? dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com XII Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Gliwice, 10-12 września 2015 r.

Pojęcie rejestru i ewidencji

Rejestr łac. regesta, regestorum etymologicznie czynność przeniesienia rzeczy (re i gerere) w znaczeniu prawnym formalność wpisania wiadomości o danym fakcie prawnym do ksiąg publicznych przeznaczonych dla tego celu przez prawo; językowo spis, indeks, wykaz, ewidencja, lista, repertorium; Źródło: Ryszard Wojciechowski, Model administracji rejestrów publicznych. Wybrane zagadnienia, Zeszyty Naukowe UPH w Siedlcach, Seria: Administracja i Zarządzanie, Nr 97 z 2013 r.

Rejestr / ewidencja potocznie rejestr jest czymś więcej niż ewidencja: o ewidencja spis zawierający dane o stanie lub ruchu ludności i rzeczy; o rejestr uporządkowanie według jednego kryterium wykazu określonych podmiotów lub przedmiotów w nauce prawnej rozróżnia się rejestr od ewidencji ze względu na zakres kontroli podmiotu prowadzącego taką dokumentację w stosunku do informacji bądź dokumentów przedstawianych; w przepisach prawa: o brak rozróżnienia znaczeń tych terminów ze względu na zakres kontroli danych wpisywanych przez organ rejestrowy Źródło: Ryszard Wojciechowski, Model administracji rejestrów publicznych. Wybrane zagadnienia, Zeszyty Naukowe UPH w Siedlcach, Seria: Administracja i Zarządzanie, Nr 97 z 2013 r.

Rodzaje rejestrów według kryterium uporządkowania informacji o rejestry podmiotowe według podmiotów prawa (np. rejestr stowarzyszeń) o rejestry przedmiotowe według przedmiotu prawa (np. rejestr zabytków) o rejestry praw podmiotowych ewidencjonowanie praw a nie rzeczy (np. księga wieczysta); według kryterium funkcji o rejestry czysto ewidencyjne wpisy mają charakter informacyjny (np. ewidencja gruntów i budynków) o rejestry ze skutkami w sferze prawa materialnego powodują prawotwórczość wpisu (np. rejestr stowarzyszeń) według kryterium podmiotu o rejestry publiczne prowadzone przez organy władzy publicznej o rejestry prywatne prowadzone przez podmioty prawa prywatnego (np. księgi rachunkowe) Źródło: Jarosław Kuropatwiński, Księgi wieczyste. Komentarz..

Rejestr publiczny według Tadeusza Staweckiego (2005) o zbiór informacji o osobach, rzeczach lub prawach, który spełnia określone warunki i jest prowadzony przez organ rejestrowy o charakterze publicznym według Józefa Oleńskiego (2006) o (rejestr administracyjny) wykaz, lista, spis: podmiotów obiektów materialnych procesów ekonomicznych lub technologicznych zdarzeń społecznych, ekonomicznych, technicznych, ekologicznych których rejestrowanie jest niezbędne organom administracji publicznej lub innym jednostkom do realizacji ich funkcji publicznych;

Ocena stanu dot. rejestrów brak wskazania organu administracji jako szczególnie preferowanego do prowadzenia rejestrów; ich prowadzenie powierza się temu organowi, którego kompetencje wydają się najbardziej właściwe; rejestrów jest ponad 200; radosna twórczość legislacyjna jeśli w jakiejś dziedzinie życia wydaje się pożądanym konsekwentne gromadzenie określonych informacji w jednym miejscu i by traktować je jako kompetentne źródło informacji to tworzy się rejestr publiczny ; pozytywne skutki większa jawność życia społecznego; negatywne skutki niespójności logiczne w systemie prawa (jeden rejestr ujawnia to co drugi chroni); rozszerzenie biurokracji; możliwość ograniczenia prywatności; nieracjonalność tworzenia rejestrów dla pojedynczych zadań publicznych; problem rozbieżności między stanem ujawnionym w rejestrze a stanem rzeczywistym Źródło: Ryszard Wojciechowski, Model administracji rejestrów publicznych. Wybrane zagadnienia, Zeszyty Naukowe UPH w Siedlcach, Seria: Administracja i Zarządzanie, Nr 97 z 2013 r.

Ocena stanu dot. rejestrów konieczność wyraźnego rozróżnienia rejestrów prywatnych od publicznych, bo inny reżim prawny dla rejestrów publicznych, np. obowiązek udostępniania danych rejestrowych, czy obowiązek ich prowadzenia w systemie teleinformatycznym: Art. 14. 1. Podmiot publiczny prowadzący rejestr publiczny jest obowiązany: 1) prowadzić ten rejestr w sposób zapewniający spełnianie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, w przypadku gdy ten rejestr działa przy użyciu systemów teleinformatycznych; 2) prowadzić ten rejestr zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej; 3) umożliwić dostarczanie informacji do tego rejestru oraz udostępnianie in-formacji z tego rejestru drogą elektroniczną, w przypadku gdy ten rejestr działa przy użyciu systemów teleinformatycznych. 2. Organ administracji rządowej zapewnia działanie rejestru publicznego, używając systemów teleinformatycznych. Źródło: Krzysztof Nyczaj, Jacek Ruszkowski, Definicje, klasyfikacje oraz modele integracji rejestrów publicznych...

Rejestr w przepisach prawa ustawa o informatyzacji o rejestr publiczny rejestr, ewidencja, wykaz, lista, spis albo inna forma ewidencji, służąca do realizacji zadań publicznych, prowadzona przez podmiot publiczny na podstawie odrębnych przepisów ustawowych ustawa o statystyce publicznej (1995) o o o rejestr urzędowy rejestry publiczne w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji oraz inne rejestry i ewidencje prowadzone na podstawie ustaw lub wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych, zawierające informacje o podmiotach gospodarki narodowej i ich działalności, informacje o osobach fizycznych, ich życiu i sytuacji oraz dotyczące zjawisk, zdarzeń i obiektów systemy informacyjne administracji publicznej - systemy zbierania, gromadzenia i przetwarzania informacji przez organy administracji publicznej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia, Komisję Nadzoru Finansowego, organy rejestrowe, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne oraz inne podmioty prowadzące rejestry urzędowe Prezes Głównego Urzędu Statystycznego jest uprawniony do zgłaszania organom i podmiotom, o których mowa w ust. 1, wniosków dotyczących zawartości informacyjnej i wymogów jakości danych administracyjnych w celu umożliwienia wykorzystania tych danych na potrzeby statystyki publicznej (art. 13 ust. 4).

Dokumentacja spraw w systemie tradycyjnym i w systemie EZD

System tradycyjny 2 pkt 14 i rozdział 3 IK system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci

System tradycyjny 1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności: 1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych; 2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej; 3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. 2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; 2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji; 3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz jednostki organizacyjnej; 4) przesyłania przesyłek; 5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia wykonania następnie dekretacji zastępczej. 3. Wykorzystanie narzędzi informatycznych jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym są zapisywane bieżące dane.

System EZD 2 pkt 13 i rozdział 2 IK system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych

System EZD W EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu EZD, w szczególności dotyczy to: o prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; o wykonywania dekretacji; o wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma; o prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż system EZD; o gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych, mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

System dedykowany [z 2011 r.] system teleinformatyczny dedykowany do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań; system teleinformatyczny dla określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych;

System dedykowany [po 2011 r.]

Systemy dedykowane do realizacji określonych usług czego potrzebują? wyspecjalizowany wzór elektroniczny; formularz elektroniczny dla tworzenia dokumentu elektronicznego zgodnego ze wzorem; wyspecjalizowana aplikacja do obsługi takiego e-dokumentu lub samych danych z dokumentu; elektroniczna identyfikacja tożsamości wnioskodawcy

Dokumentacja 4 IK Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: o tworzącą akta spraw; o nietworzącą akt spraw.

Rejestry i ewidencje

Rejestr i postępowanie rejestrowe teoria w ustawie: o obowiązek rejestrowy (przed lub po); o zasada odmowy wpisu, zmian we wpisie; o zasada jawności lub nie; o komu udostępniane dane rejestrowe; o czy w systemie teleinformatycznym czy nie; o upoważnienie dla określonego organu do wydania aktu wykonawczego; o opłaty lub nie za udostępnianie danych rejestrowych; w akcie wykonawczym: o jakie dokumenty stanowią podstawę wpisu i jaka jest wymagana ich treść, forma lub postać; o sposób i tryb udostępniania danych rejestrowych.

Rejestry i ewidencje w systemach teleinformatycznych o czym myślimy? bazy danych; systemy dedykowane do realizacji określonych usług (tożsame co do funkcjonalności obsługi dokumentów z systemami EZD); dynamiczne raporty i zestawienia w ramach systemu; stałe rejestry w ramach systemu.

Rejestry i ewidencje w rozporządzeniu z 2011 r. o 1 ust. 6 Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone o 6 ust. 2 pkt 9 i 10 (dokumentacja nietworząca akt spraw) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr; rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych;

Rejestry i ewidencje w rozporządzeniu z 2011 r. o 19 1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwaną dalej ESP, dzieli się na: 1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek; 2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania. 2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

Dowody osobiste ustawa z 2010 r. art. 4 ust. 1 Dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie osoby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw, uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic. art. 2 pkt 2 dokumentacja związana z dowodami osobistymi - ogół dokumentów w postaci papierowej lub elektronicznej sporządzanych w związku z wydawaniem dowodów osobistych zarówno przez wnioskodawców, jak i organy administracji publicznej.

Dowody osobiste ustawa z 2010 r. art. 55 ust. 2 Rejestr Dowodów Osobistych jest rejestrem centralnym prowadzonym w formie elektronicznej. art. 56 ust. 1 W Rejestrze Dowodów Osobistych gromadzi się: 1) dane, o których mowa w art. 28 pkt 1-7; 2) fotografię, o której mowa w art. 29; 3) dane dotyczące wniosku o wydanie dowodu osobistego... 4) dane dotyczące dowodu osobistego... 5) dane dotyczące utraconych i błędnie spersonalizowanych blankietów dowodów osobistych... 6) dane zawarte w ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych dotyczące dowodów osobistych wydanych na podstawie wniosków złożonych od dnia 1 stycznia 2001 r. do dnia 28 lutego 2015 r. 7) dane o dowodach osobistych wydanych przed dniem 1 stycznia 2001 r., zawarte dotychczas w rejestrze PESEL.

Dowody osobiste ustawa z 2010 r. art. 24 ust. 3 Wniosek o wydanie dowodu osobistego składa się w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. art. 31 ust. 1 Odbiór dowodu osobistego potwierdza się na formularzu odbioru dowodu osobistego. art. 47 ust. 2 Zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, można dokonać w formie dokumentu elektronicznego, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, w organie gminy, który wydał dowód osobisty. art. 48 ust. 1 Utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego zgłasza się na formularzu utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego. art. 48 ust. 2 Formularz, o którym mowa w ust. 1, zawiera dane (...) oraz własnoręczny czytelny podpis zgłaszającego, a w przypadku formularza złożonego w formie dokumentu elektronicznego - podpis uwierzytelniony w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji.

Dowody osobiste ustawa z 2010 r. art. 61 ust. 1 Dokumentację związaną z dowodami osobistymi przechowuje się przez 10 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zgonu posiadacza dowodu osobistego. art. 62 ust. 1 Dokumentację związaną z dowodami osobistymi przechowuje się w formie, w jakiej została sporządzona art. 62 ust. 2 Dokumentację związaną z dowodami osobistymi sporządzoną w formie elektronicznej przechowuje się zgrupowaną w systemach teleinformatycznych właściwych organów w sposób uniemożliwiający jej modyfikację lub usunięcie. art. 62 ust. 3 Dokumentację związaną z dowodami osobistymi sporządzoną w formie papierowej przechowuje się zgrupowaną w kopertach dowodowych oznaczonych imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego

7 ust. 1 Dowody osobiste rozporządzenie o prowadzeniu RDO z 2014 r. Przekazywanie danych między RDO a rejestrem PESEL i SIS następuje przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych. Rejestr PESEL i SIS przekazują zwrotnie potwierdzenie przekazania danych. 7 ust. 2 Przekazywanie danych między RDO a rejestrem PESEL i SIS odbywa się bezpośrednio, w czasie rzeczywistym.

Dowody osobiste ustawa z 2010 r. art. 55 ust. 1 Minister właściwy do spraw wewnętrznych prowadzi Rejestr Dowodów Osobistych. art. 57 ust. 1 Organ gminy ma bezpośredni dostęp do danych gromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych. art. 55 ust. 2 Organ gminy wprowadza dane bezpośrednio, w czasie rzeczywistym, do Rejestru Dowodów Osobistych.

Dowody osobiste ustawa z 2010 r. art. 91 ust. 1 Z dniem 1 marca 2015 r. likwiduje się ogólnokrajową ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz gminne ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. art. 91 ust. 2 Dane zgromadzone w ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych przekazuje się do Rejestru Dowodów Osobistych. art. 91 ust. 3 Dane zgromadzone w rejestrze PESEL, dotyczące dowodów osobistych wydanych przed dniem 1 stycznia 2001 r., przekazuje się do Rejestru Dowodów Osobistych.

Dowody osobiste rozporządzenie o prowadzeniu RDO z 2014 r. 5 ust. 3 Dane zgromadzone w RDO nie podlegają usunięciu, chyba że z odrębnych przepisów wynika obowiązek ich usunięcia.

Dowody osobiste klasa z JRWA w gminach

Dowody osobiste klasa z JRWA w MSW

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 2 ust. 2 Rejestracji stanu cywilnego dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego w formie aktów stanu cywilnego. art. 2 ust. 3 Aktem stanu cywilnego jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. art. 3 Akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych; ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 19 ust. 1 Akty stanu cywilnego oznacza się w rejestrze stanu cywilnego oddzielnie dla każdego rodzaju zdarzenia: urodzenia, małżeństwa albo zgonu, i odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. art. 19 ust. 2 W rejestrze stanu cywilnego prowadzi się rejestr uznań. art. 22 Rejestracji stanu cywilnego dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających prawdziwość zgłoszonych danych. W przypadku uznania tych dowodów za niewystarczające stan faktyczny ustala się w postępowaniu wyjaśniającym.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 26 ust. 1 Dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego lub dokumenty złożone po sporządzeniu aktu stanu cywilnego stanowiące podstawę do dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego lub stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego stanowią akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. art. 26 ust. 2 W aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego gromadzi się dokumenty, które nie podlegają zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.

Prawo o aktach stanu cywilnego rozporządzenie o rejestracji z 2015 r. 3 Sporządzenie aktu urodzenia, aktu małżeństwa albo aktu zgonu w rejestrze stanu cywilnego wymaga uwierzytelnienia przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą certyfikatu wydanego przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, zwane dalej "złożeniem podpisu". Złożenie podpisu odbywa się z wykorzystaniem karty mikroprocesorowej zabezpieczonej kodem PIN. 43 ust. 1 Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, niezależnie od postaci, w której są sporządzone, opatruje się oznaczeniem nadanym aktowi stanu cywilnego, którego dotyczą. 43 ust. 2 Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego niesporządzone w formie dokumentu elektronicznego oznacza się dodatkowo datą sporządzenia aktu stanu cywilnego, którego dotyczą, i prowadzi się je w porządku chronologicznym.

Prawo o aktach stanu cywilnego rozporządzenie o rejestracji z 2015 r. 44 ust. 1 Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego zamieszczone jako odwzorowanie cyfrowe oraz opisy dokumentów niesporządzonych w formie dokumentów elektronicznych zamieszcza się w rejestrze stanu cywilnego przy akcie stanu cywilnego w porządku chronologicznym.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 23 Informacje o okolicznościach i podstawie rejestracji urodzenia, małżeństwa albo zgonu zamieszcza się w akcie stanu cywilnego jako adnotację. art. 24 ust. 1 Wpis wpływający na treść lub ważność aktu stanu cywilnego dołącza się do aktu stanu cywilnego w formie wzmianki dodatkowej. art. 25 ust. 1 Informacje o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby oraz informacje wpływające na stan cywilny tej osoby zamieszcza się przy akcie stanu cywilnego w formie przypisków.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 35 ust. 1 Akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził. art. 37 ust. 1 Akt stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich wymaganych danych, uzupełnia kierownik urzędu stanu cywilnego, który go sporządził, na podstawie innych aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych dla tego aktu i innych dokumentów mających wpływ na stan cywilny. art. 42 ust. 1 Unieważniony akt stanu cywilnego nie podlega ujawnieniu i nie wydaje się z niego odpisów.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 27 ust. 2 Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego niesporządzone w formie dokumentu elektronicznego przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego, w miejscu zapewniającym ich zabezpieczenie, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 124 ust. 1 Akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych, przechowywanej przez kierownika urzędu stanu cywilnego, podlega przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. art. 124 ust. 5 Akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych z chwilą przeniesienia do rejestru stanu cywilnego jest aktem stanu cywilnego w rozumieniu przepisów niniejszej ustawy. Przeniesienie do rejestru stanu cywilnego nie jest ponowną rejestracją.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 124 ust. 6 Akt stanu cywilnego sporządzony w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych można zamieścić w rejestrze stanu cywilnego, jako odwzorowanie cyfrowe, jako akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego. art. 124 ust. 7 Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego prowadzone na podstawie przepisów dotychczasowych dla aktów stanu cywilnego sporządzonych w księdze stanu cywilnego, prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych, mogą być zamieszczane w rejestrze stanu cywilnego, jako odwzorowanie cyfrowe, jako akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego prowadzone na podstawie niniejszej ustawy. W aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych na podstawie niniejszej ustawy można zawrzeć opis dokumentów niesporządzonych w formie dokumentów elektronicznych.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 124 ust. 8 Dane zgromadzone w systemie komputerowym na podstawie przepisów dotychczasowych mogą być wykorzystane do przenoszenia do rejestru stanu cywilnego aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych. art. 124 ust. 7 Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego prowadzone na podstawie przepisów dotychczasowych dla aktów stanu cywilnego sporządzonych w księdze stanu cywilnego, prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych, mogą być zamieszczane w rejestrze stanu cywilnego, jako odwzorowanie cyfrowe, jako akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego prowadzone na podstawie niniejszej ustawy. W aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych na podstawie niniejszej ustawy można zawrzeć opis dokumentów niesporządzonych w formie dokumentów elektronicznych.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 5 ust. 1 Rejestr stanu cywilnego jest prowadzony przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, w systemie teleinformatycznym. art. 5 ust. 2 Wpisu w rejestrze stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego. art. 9 ust. 1 Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego są dokonywane przez kierownika urzędu stanu cywilnego lub zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 5 ust. 3 Dostęp do rejestru stanu cywilnego mają minister właściwy do spraw wewnętrznych, kierownik urzędu stanu cywilnego, zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego oraz, w zakresie sprawowanego nadzoru - wojewoda.

Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z 2014 r. art. 28 ust. 1 Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres: 1)100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 2)80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu. art. 28 ust. 2 Okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. art. 28 ust. 3 Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego

Prawo o aktach stanu cywilnego klasa z JRWA w gminach

Prawo o aktach stanu cywilnego klasa z JRWA w MSW

Informatyzacja klasa z JRWA w MSW

Informatyzacja klasa z JRWA w MSW

CEIDG ustawa z 2004 r. (nowela 2008 r.) art. 16 ust. 3 art. 23

CEIDG ustawa z 2004 r. (nowela 2008 r.) art. 25 ust. 3

CEIDG ustawa z 2004 r. (nowela 2008 r.) art. 26

CEIDG ustawa z 2004 r. (nowela 2008 r.) art. 26

CEIDG ustawa z 2004 r. (nowela 2008 r.) art. 26

CEIDG ustawa z 2004 r. (nowela 2008 r.) art. 64 noweli z 19.12.2008 r.

CEIDG ustawa z 2004 r. (nowela 2008 r.) art. 64 noweli z 19.12.2008 r.

CEIDG klasy z JRWA w MG (2010 r.)

CEIDG klasy z JRWA w MG (2010 r.)

CEIDG klasy z JRWA w MG (2010 r.)

CEIDG klasy z JRWA w gminach

Podsumowanie

odróżnianie systemów dedykowanych od systemów bazodanowych i raportowych (problem wyjątku dla obowiązującego systemu kancelaryjnego); nie każdy rejestr (pomoc kancelaryjna) to system dedykowany; rozciągnięcie nadzoru archiwalnego nad rejestrami publicznymi (współpraca z GUS) właściwość; brak rejestrów (danych rejestrowych) w wykazach akt konieczne wypracowanie nowych zasad opracowania archiwalnego dla rejestrów i dokumentacji rejestrowej (pojęcie zespołu archiwalnego)

potrzeba uregulowania w rozporządzeniu z 2011 r. statusu tak zwanej dokumentacji pomocniczej dla rejestrów z instrukcji kancelaryjnych dla: ZUS, archiwów państwowych

Dziękuję za uwagę dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com