Nr sprawy ZP.25.2018 Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia są usługi tłumaczeń pisemnych, tłumaczeń ustnych konsekutywnych i symultanicznych wraz z wypożyczeniem odpowiedniego sprzętu do tłumaczenia symultanicznego dokumentów i wydarzeń dla Agencji Rozwoju Pomorza S.A. I. Definicje: 1. Dzień roboczy dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy; dzień roboczy trwa od godz. 8.00 do godz. 16.00. 2. Tłumaczenie pisemne obejmuje przetłumaczenie pisemne tekstu z języka polskiego na język obcy, z języka obcego na język polski lub z języka angielskiego na język obcy i korektę językową tego tłumaczenia dalej tłumaczenie pisemne. 3. Tłumaczenie ustne konsekutywne tzw. tłumaczenia ustne towarzyszące. Prelegent po kilku zdaniach przerywa wypowiedź, aby tłumacz mógł przełożyć jego słowa. 4. Tłumaczenie ustne symultaniczne - tłumacz pracuje w dźwiękoszczelnej kabinie i przekłada wypowiedzi mówcy na bieżąco, w trakcie ich wygłaszania za pośrednictwem zestawów słuchawek. 5. Strona obliczeniowa strona tekstu, w przypadku tłumaczenia pisemnego liczona jako 1 600 znaków ze spacjami. Liczenie znaków będzie dokonywane w programie MS Word za pomocą narzędzia Statystyka wyrazów na podstawie tekstu docelowego (przetłumaczonego), zaś wynik końcowy zaokrąglany w górę do pół strony. 6. Tryb zwykły tłumaczenia tekstów przetłumaczenie w ciągu 1 dnia roboczego do 5 stron obliczeniowych tekstu. 7. Tryb ekspresowy tłumaczenia tekstów przetłumaczenie w ciągu 1 dnia roboczego od 6 do 12 stron obliczeniowych tekstu. 8. Zamówienie jednostkowe pojedyncze zlecenie na tłumaczenie; zamówienie jednostkowe może dotyczyć również tłumaczenia na dowolną liczbę języków spośród języków objętych przedmiotem zamówienia. 9. Native speaker - rodzimy użytkownik danego języka, który posługuje się danym językiem jako językiem ojczystym. Jednocześnie język ojczysty to język pierwszy, który native speaker opanował w stopniu doskonałym. II. Przedmiot zamówienia: 1. Przedmiot zamówienia został podzielony na następujące części: 1
a. tłumaczenia pisemne w pierwszej grupie językowej z języka polskiego na języki: angielski, niemiecki, francuski i rosyjski oraz z języka angielskiego na język polski; b. tłumaczenia pisemne w drugiej grupie językowej z języka polskiego na języki: ukraiński, litewski, hiszpański, portugalski, węgierski, chorwacki, grecki, szwedzki, norweski, duński oraz fiński, z języka angielskiego na język litewski, szwedzki i duński; c. tłumaczenia pisemne w czwartej grupie językowej z języka polskiego na języki: chiński i japoński; d. tłumaczenia ustne konsekutywne z języka polskiego na języki: angielski, chiński i japoński oraz z języków angielskiego, chińskiego i japońskiego na język polski; e. tłumaczenia ustne symultaniczne z języka polskiego na język angielski oraz z języka angielskiego na język polski wraz z wypożyczeniem i obsługą sprzętu do tłumaczenia symultanicznego. 2. Tematyka/problematyka tłumaczonych tekstów dotyczy w szczególności następującego zakresu: rozwoju działalności firm na rynkach międzynarodowych - znajomość problematyki eksportowej, wspierania procesów inwestycyjnych w województwie pomorskim, promocji gospodarczej województwa pomorskiego, promocji województwa pomorskiego pod względem potencjału relokacyjnego, gospodarki cyrkularnej (gospodarki obiegu zamkniętego), działalności małych i średnich przedsiębiorstw, funduszy europejskich, dokumentacji przetargowej. 3. Przedmiot zamówienia będzie finansowany z następujących projektów dofinansowanych z Unii Europejskiej: Circular Economy Tools to Support Innovation In Green And Blue Tourism Smes Cirtoinno - współfinansowany z Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014-2020; Wellbeing Tourism in the South Baltic Region - Guidelines for good practices & Promotion (SBWELL) - współfinansowany z Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014-2020; Supporting Non-technological Innovation in Owner-managed Manufacturing SMEs through increased capacity of business intermediaries - współfinansowany z program Interreg Region Morza Bałtyckiego 2014-2020, Priorytet 1 Potencjał dla innowacji, Cel specyficzny 1.3 Innowacje nietechnologiczne. Everywhere International SMEs (EIS), finansowanego z funduszy programu Interreg Europe Pomorski Broker Eksportowy. Kompleksowy system wspierania eksportu w województwie pomorskim współfinansowany z Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego, w 2
ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa, Działanie 2.3 Aktywność Eksportowa Invest In Pomerania 2020 współfinansowany z Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, Osi Priorytetowej 2 Przedsiębiorstwa, Działanie 2,5 Inwestorzy zewnętrzni III. Szczegółowy opis poszczególnych części zamówienia: I. Część pierwsza zamówienia I.1. Dokumenty do przetłumaczenia będą przekazywane Wykonawcy w formie elektronicznej, w wyjątkowych przypadkach mogą być przekazywane również w wersji papierowej. I.2. Przez dokonaniem zamówienia, Wykonawca dokona analizy tekstu do tłumaczenia i przekaże Zamawiającemu dokładne wyliczenia dotyczące ilości stron obliczeniowych danego tekstu. I.3. Zamawiający niezwłocznie po otrzymaniu takiej analizy przekaże Wykonawcy zamówienie jednostkowe (skan podpisany przez przedstawiciela Zamawiającego) zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do umowy. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego potwierdzenia przyjęcia do realizacji zlecenia jednostkowego. I.4. Zamówienia jednostkowe będą przekazywane Wykonawcy w dni robocze od 8:00 do 16:00. Cała korespondencja dotycząca poszczególnych zamówień jednostkowych będzie się odbywać drogą elektroniczną. I.5. Przetłumaczony tekst przekazywany będzie Zamawiającemu w wersji ostatecznej, po zaakceptowaniu wszystkich zmian wprowadzonych przez korektora. Wykonawca zobowiązany jest zachować i udostępnić na wniosek Zamawiającego wszystkie zmiany wprowadzone przez korektora. I.6. W tekście przetłumaczonym Wykonawca obowiązany będzie zapewnić: a. jednolitość i spójność zastosowanego słownictwa, terminologii specjalistycznej oraz frazeologii; b. stosowanie bieżących ustaleń terminologicznych poczynionych z Zamawiającym; c. wykonanie zaleceń Zamawiającego dotyczących formatu tłumaczenia dokumentów: format dokumentów (kursywa, czcionka itp.) ma być wzorowany na formacie tekstu oryginalnego; forma elektroniczna tłumaczenia: plik Microsoft Word w wersji 97 lub późniejszej. I.7. Wykonawca będzie realizował zamówienia przy pomocy zespołu składającego się z imiennie wskazanych w ofercie osób, o kwalifikacjach nie niższych niż wymagane w SIWZ. I.8. Wykonawca, potwierdzając odbiór zamówienia do realizacji, poinformuje Zamawiającego, którzy członkowie zespołu będą zaangażowani w realizację danego zamówienia. Wykonawca 3
poinformuje Zamawiającego również o ewentualnych zmianach tych osób, jeżeli do takich zmian dojdzie w trakcie realizacji danego zamówienia. I.9. W przypadku realizacji większych projektów tłumaczeniowych Wykonawca zapewni obsługę przez stały zespół osób w celu zagwarantowania spójności wszystkich tekstów tłumaczonych w projekcie. I.10. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wykonywania tłumaczeń za pomocą programów komputerowych służących do translacji tekstów. I.11. Teksty muszą być przetłumaczone z należytą starannością, przez tłumaczy specjalizujących się w danej dziedzinie, zgodnie z zasadami sztuki, z zachowaniem spójności słownictwa, zwrotów językowych i form gramatycznych oraz nazewnictwa zgodnego z terminologią obowiązującą dla określonego rodzaju tekstów. I.12. Tłumacze zobowiązani są do zachowania spójności terminologicznej z tekstami tłumaczonymi wcześniej i zatwierdzonymi przez Zamawiającego, a także do uwzględnienia wszelkich zmian w terminologii, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. I.13. Przetłumaczone teksty będą przekazywane Zamawiającemu w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej ustalony przez Strony. Jeżeli tłumaczenie dotyczyło tekstu przekazanego w formie papierowej Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć wykonane zlecenia do siedziby Zamawiającego. I.14. Zamawiający po otrzymaniu tłumaczenia może nanosić swoje uwagi, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić lub zaproponować inne rozwiązanie. Zamawiający może wnosić uwagi w ciągu 5 dni od dnia otrzymania tłumaczenia. Termin uwzględnienia uwag będzie każdorazowo ustalany z Wykonawcą, jednak nie może on być krótszy niż jeden dzień roboczy. I.15. Wymogi wobec tłumaczy I.4.1 Kadra obsługująca Zamawiającego w zakresie tłumaczeń pisemnych w pierwszej części będzie składała się z osób posiadających doświadczenie w tłumaczeniu wszelkich dokumentów oraz wydarzeń o tematyce określonej w pkt. II.2. Tłumacze zobowiązani będą do uprzedniego zapoznania się i stosowania terminologii w zakresie wymienionym w ww punkcie. I.4.2 Pod każdym tłumaczeniem znajdzie się podpis (imię i nazwisko) Tłumacza wraz z podaniem danych kontaktowych (e-mail oraz telefon) w celu umożliwienia bezpośredniego kontaktu pracownika Zamawiającego z Tłumaczem. II. II.1 II.2 II.3 Część druga zamówienia Dokumenty do przetłumaczenia będą przekazywane Wykonawcy w formie elektronicznej, w wyjątkowych przypadkach mogą być przekazywane również w wersji papierowej. Przez dokonaniem zamówienia, Wykonawca dokona analizy tekstu do tłumaczenia i przekaże Zamawiającemu dokładne wyliczenia dotyczące ilości stron obliczeniowych danego tekstu. Zamawiający niezwłocznie po otrzymaniu takiej analizy przekaże Wykonawcy zamówienie jednostkowe (skan podpisany przez przedstawiciela Zamawiającego) zgodnie z wzorem 4
stanowiącym załącznik nr 3 do umowy. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego potwierdzenia przyjęcia do realizacji zlecenia jednostkowego. II.4 Zamówienia jednostkowe będą przekazywane Wykonawcy w dni robocze od 8:00 do 16:00. Cała korespondencja dotycząca poszczególnych zamówień jednostkowych będzie się odbywać drogą elektroniczną. II.5 II.6 Przetłumaczony tekst przekazywany będzie Zamawiającemu w wersji ostatecznej, po zaakceptowaniu wszystkich zmian wprowadzonych przez korektora. Wykonawca zobowiązany jest zachować i udostępnić na wniosek Zamawiającego wszystkie zmiany wprowadzone przez korektora. W tekście przetłumaczonym Wykonawca obowiązany będzie zapewnić: a. jednolitość i spójność zastosowanego słownictwa, terminologii specjalistycznej oraz frazeologii; b. stosowanie bieżących ustaleń terminologicznych poczynionych z Zamawiającym; c. wykonanie zaleceń Zamawiającego dotyczących formatu tłumaczenia dokumentów: format dokumentów (kursywa, czcionka itp.) ma być wzorowany na formacie tekstu oryginalnego; forma elektroniczna tłumaczenia: plik Microsoft Word w wersji 97 lub późniejszej. II.7 II.3.6 Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać wszystkie elementy znajdujące się w dokumencie tłumaczonym lub weryfikowanym, takie jak rysunki, tabele, wykresy, podpisy itp., w tym załączyć je do tekstu tłumaczenia w odpowiednim miejscu i formie. Tabele należy sporządzić z wykorzystaniem narzędzi automatycznych edytora tekstu. II.8 II.9 II.10 II.11 II.12 II.13 Wykonawca będzie realizował zamówienia przy pomocy zespołu składającego się z imiennie wskazanych w ofercie osób, o kwalifikacjach nie niższych niż wymagane w SIWZ. Wykonawca, potwierdzając odbiór zamówienia do realizacji, poinformuje Zamawiającego, którzy członkowie zespołu będą zaangażowani w realizację danego zamówienia. Wykonawca poinformuje Zamawiającego również o ewentualnych zmianach tych osób, jeżeli do takich zmian dojdzie w trakcie realizacji danego zamówienia. W przypadku realizacji większych projektów tłumaczeniowych Wykonawca zapewni obsługę przez stały zespół osób w celu zagwarantowania spójności wszystkich tekstów tłumaczonych w projekcie. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wykonywania tłumaczeń za pomocą programów komputerowych służących do translacji tekstów. Teksty muszą być przetłumaczone z należytą starannością, przez tłumaczy specjalizujących się w danej dziedzinie, zgodnie z zasadami sztuki, z zachowaniem spójności słownictwa, zwrotów językowych i form gramatycznych oraz nazewnictwa zgodnego z terminologią obowiązującą dla określonego rodzaju tekstów. Tłumacze zobowiązani są do zachowania spójności terminologicznej z tekstami tłumaczonymi wcześniej i zatwierdzonymi przez Zamawiającego, a także do uwzględnienia wszelkich zmian w terminologii, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. 5
II.14 II.15 II.16 Przetłumaczone teksty będą przekazywane Zamawiającemu w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej ustalony przez Strony. Jeżeli tłumaczenie dotyczyło tekstu przekazanego w formie papierowej Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć wykonane zlecenia do siedziby Zamawiającego. Zamawiający po otrzymaniu tłumaczenia może nanosić swoje uwagi, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić lub zaproponować inne rozwiązanie. Zamawiający może wnosić uwagi w ciągu 5 dni od dnia otrzymania tłumaczenia. Termin uwzględnienia uwag będzie każdorazowo ustalany z Wykonawcą, jednak nie może on być krótszy niż jeden dzień roboczy. II.4 Wymogi wobec tłumaczy a. Kadra obsługująca Zamawiającego w zakresie tłumaczeń pisemnych w drugiej części będzie składała się z osób posiadających doświadczenie w tłumaczeniu wszelkich dokumentów oraz wydarzeń o tematyce określonej w pkt. II.2. Tłumacze zobowiązani będą do uprzedniego zapoznania się i stosowania terminologii w zakresie wymienionym w ww punkcie. b. Pod każdym tłumaczeniem znajdzie się podpis (imię i nazwisko) Tłumacza wraz z podaniem danych kontaktowych (e-mail oraz telefon) w celu umożliwienia bezpośredniego kontaktu pracownika Zamawiającego z Tłumaczem. III. Część trzecia zamówienia III.1. Dokumenty do przetłumaczenia będą przekazywane Wykonawcy w formie elektronicznej, w wyjątkowych przypadkach mogą być przekazywane również w wersji papierowej. III.2. Przez dokonaniem zamówienia, Wykonawca dokona analizy tekstu do tłumaczenia i przekaże Zamawiającemu dokładne wyliczenia dotyczące ilości stron obliczeniowych danego tekstu. III.3. Zamawiający niezwłocznie po otrzymaniu takiej analizy przekaże Wykonawcy zamówienie jednostkowe (skan podpisany przez przedstawiciela Zamawiającego) zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do umowy. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego potwierdzenia przyjęcia do realizacji zlecenia jednostkowego. III.4. Zamówienia jednostkowe będą przekazywane Wykonawcy w dni robocze od 8:00 do 16:00. Cała korespondencja dotycząca poszczególnych zamówień jednostkowych będzie się odbywać drogą elektroniczną. III.5. Przetłumaczony tekst przekazywany będzie Zamawiającemu w wersji ostatecznej, po zaakceptowaniu wszystkich zmian wprowadzonych przez korektora. Wykonawca zobowiązany jest zachować i udostępnić na wniosek Zamawiającego wszystkie zmiany wprowadzone przez korektora. III.6. W tekście przetłumaczonym Wykonawca obowiązany będzie zapewnić: a. jednolitość i spójność zastosowanego słownictwa, terminologii specjalistycznej oraz frazeologii; b. stosowanie bieżących ustaleń terminologicznych poczynionych z Zamawiającym; c. wykonanie zaleceń Zamawiającego dotyczących formatu tłumaczenia dokumentów: 6
format dokumentów (kursywa, czcionka itp.) ma być wzorowany na formacie tekstu oryginalnego; forma elektroniczna tłumaczenia: plik Microsoft Word w wersji 97 lub późniejszej. III.7. Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać wszystkie elementy znajdujące się w dokumencie tłumaczonym, takie jak rysunki, tabele, wykresy, podpisy itp., w tym załączyć je do tekstu tłumaczenia w odpowiednim miejscu i formie. Tabele należy sporządzić z wykorzystaniem narzędzi automatycznych edytora tekstu. III.8. Wykonawca będzie realizował zamówienia przy pomocy zespołu składającego się z imiennie wskazanych w ofercie osób, o kwalifikacjach nie niższych niż wymagane w SIWZ. III.9. Wykonawca, potwierdzając odbiór zamówienia do realizacji, poinformuje Zamawiającego, którzy członkowie zespołu będą zaangażowani w realizację danego zamówienia. Wykonawca poinformuje Zamawiającego również o ewentualnych zmianach tych osób, jeżeli do takich zmian dojdzie w trakcie realizacji danego zamówienia. III.10. W przypadku realizacji większych projektów tłumaczeniowych Wykonawca zapewni obsługę przez stały zespół osób w celu zagwarantowania spójności wszystkich tekstów tłumaczonych w projekcie. III.11. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wykonywania tłumaczeń za pomocą programów komputerowych służących do translacji tekstów. III.12. Teksty muszą być przetłumaczone z należytą starannością, przez tłumaczy specjalizujących się w danej dziedzinie, zgodnie z zasadami sztuki, z zachowaniem spójności słownictwa, zwrotów językowych i form gramatycznych oraz nazewnictwa zgodnego z terminologią obowiązującą dla określonego rodzaju tekstów. III.13. Tłumacze zobowiązani są do zachowania spójności terminologicznej z tekstami tłumaczonymi wcześniej i zatwierdzonymi przez Zamawiającego, a także do uwzględnienia wszelkich zmian w terminologii, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. III.14. Przetłumaczone teksty będą przekazywane Zamawiającemu w formie elektronicznej na adres poczty elektronicznej ustalony przez Strony. Jeżeli tłumaczenie dotyczyło tekstu przekazanego w formie papierowej Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć wykonane zlecenia do siedziby Zamawiającego. III.15. Zamawiający po otrzymaniu tłumaczenia może nanosić swoje uwagi, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić lub zaproponować inne rozwiązanie. Zamawiający może wnosić uwagi w ciągu 5 dni od dnia otrzymania tłumaczenia. Termin uwzględnienia uwag będzie każdorazowo ustalany z Wykonawcą, jednak nie może on być krótszy niż jeden dzień roboczy. III.16. Wymogi wobec tłumaczy a. Kadra obsługująca Zamawiającego w zakresie tłumaczeń pisemnych w czwartej części językowej będzie składała się z osób posiadających doświadczenie w tłumaczeniu wszelkich dokumentów oraz wydarzeń o tematyce określonej w pkt. II.2. Tłumacze zobowiązani będą do uprzedniego zapoznania się i stosowania terminologii w zakresie wymienionym w ww punkcie. 7
b. Pod każdym tłumaczeniem znajdzie się podpis (imię i nazwisko) Tłumacza wraz z podaniem danych kontaktowych (e-mail oraz telefon) w celu umożliwienia bezpośredniego kontaktu pracownika Zamawiającego z Tłumaczem. IV. Część czwarta zamówienia IV.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług tłumaczeń ustnych konsekutywnych z języka polskiego na języki: angielski, chiński i japoński oraz z języków angielskiego, chińskiego i japońskiego na język polski. IV.2 Tłumaczenia będą się odbywać na terenie Trójmiasta. IV.3 Wykonawca zawiadamiany będzie o przewidywanym tłumaczeniu konsekutywnym, przez upoważnionego pracownika Zamawiającego w formie pisemnej, elektronicznej lub telefonicznej co najmniej na 5 dni przed przewidywanym tłumaczeniem Zawiadomienie będzie zawierało podstawowe informacje na temat wydarzenia, między innymi: dokładny termin, miejsce, rodzaj wydarzenia, liczba oraz rodzaj gości, zarys tematyki, przewidywana długość tłumaczenia. IV.5. W przypadku jeżeli planowane tłumaczenie przekracza jednorazowo 4 godziny, Wykonawca może wskazać więcej niż jednego tłumacza do realizacji zlecenia. IV.6. Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania Zamawiającego, jaki tłumacz/tłumacze będzie realizował zlecenie. Wskazany tłumacz jest zobowiązany stawić się w określonym miejscu i czasie, jednak nie później niż na godzinę przez rozpoczęciem wydarzenia. W celu przygotowania merytorycznego do spotkania wskazany tłumacz może kontaktować się z Zamawiającym. Tłumacz jest zobowiązany do dostosowania swojego ubioru do danego wydarzenia. IV.7. Zamawiający może odwołać tłumaczenie ustne na co najmniej 5 godzin przed planowanym wydarzeniem. W przypadku odwołania tłumaczenia w późniejszym terminie, Wykonawca może zażądać zapłaty przez Zamawiającego kwoty 50% wynagrodzenia za realizację tego zamówienia jednostkowego. IV.8. Wymogi wobec tłumaczy ustnych konsekutywnych. IV.8.1 Kadra obsługująca Zamawiającego w zakresie tłumaczeń ustnych konsekutywnych będzie składała się z osób posiadających doświadczenie w tłumaczeniu ustnym konsekutywnym wydarzeń o tematyce określonej w pkt. II.2. Tłumacze ustni konsekutywni zobowiązani będą do uprzedniego zapoznania się i stosowania terminologii w zakresie wymienionym w ww punkcie. IV.8.2 Przed każdym wydarzeniem Wykonawca poda Zamawiającemu dane kontaktowe Tłumacza konsekutywnego (imię, nazwisko, e-mail oraz telefon) w celu umożliwienia bezpośredniego kontaktu pracownika Zamawiającego z Tłumaczem. V. Część piata zamówienia 8
V.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług tłumaczeń ustnych symultanicznych z języka polskiego na język angielski oraz z języka angielskiego na język polski wraz z wypożyczeniem i obsługą sprzętu do tłumaczenia symultanicznego. V.2 Tłumaczenia będą się odbywać na terenie Trójmiasta bądź w promieniu 150 km od Trójmiasta, ale na terenie województwa pomorskiego. Zamawiający przewiduje maksymalnie cztery jednodniowe i jedno dwudniowe wydarzenie w Trójmieście oraz jedno jednodniowe oraz jedno dwudniowe wydarzenie poza Trójmiastem. Zamawiający każdorazowo przedstawi Wykonawcy w zamówieniu dokładny adres wydarzenia, liczbę uczestników oraz jego agendę. Koszty podróży i ewentualnego zakwaterowania pokrywa biuro tłumaczeń. V.3 Wykonawca zawiadamiany będzie o przewidywanym tłumaczeniu symultanicznym przez upoważnionego pracownika Zamawiającego w formie pisemnej, elektronicznej lub telefonicznej, co najmniej na 5 dni przed przewidywanym tłumaczeniem, a w przypadku tłumaczeń podczas wydarzeń poza Trójmiastem na co najmniej 10 dni. Zawiadomienie będzie zawierało podstawowe informacje na temat wydarzenia, między innymi: dokładny termin, miejsce, rodzaj wydarzenia, liczba oraz rodzaj gości, zarys tematyki, przewidywana długość tłumaczenia. V.4 Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania Zamawiającego, jaki tłumacz/tłumacze będzie realizował/realizowali zlecenie. Wskazany tłumacz jest zobowiązany stawić się w określonym miejscu i czasie, jednak nie później niż na godzinę przez rozpoczęciem wydarzenia. W celu przygotowania merytorycznego do spotkania wskazany tłumacz może kontaktować się z Zamawiającym. Tłumacz jest zobowiązany do dostosowania swojego ubioru do danego wydarzenia. V.5 Zamawiający może odwołać tłumaczenie ustne na co najmniej 5 godzin przed planowanym wydarzeniem, a w przypadku tłumaczeń poza Trójmiastem na co najmniej 1 dzień przed planowanym wydarzeniem. W przypadku odwołania tłumaczenia w późniejszym terminie, Wykonawca może zażądać zapłaty przez Zamawiającego kwoty 50% wynagrodzenia za realizację tego zamówienia jednostkowego. V.6 Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniego sprzętu do tłumaczeń symultanicznych dla maksymalnie 200 uczestników. V.7 Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć na miejsce świadczenia usługi na terenie Trójmiasta bądź w promieniu 150 km od Trójmiasta sprzęt w celu wykonania tłumaczeń symultanicznych: a) Kabina dla tłumaczy wraz z niezbędnym wyposażeniem na każde wydarzenie; b) Słuchawki maksymalnie 200 sztuk; c) Mikrofony bezprzewodowe/przewodowe - 3 sztuki; d) Nagłośnienie tłumaczeń symultanicznych - komplet e) Transport montaż i demontaż kabin, słuchawek, mikrofonów, nagłośnienia do obsługi tłumaczeń symultanicznych f) Obsługa techniczna tłumaczeń symultanicznych W/w sprzęt wraz z obsługą zostanie dostarczony przez Wykonawcę na miejsce usługi w ilości wskazanej przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest również do rozpakowania tego sprzętu i przygotowanie go do świadczenia usługi tłumaczenia symultanicznego. V.7 Wymogi wobec tłumaczy ustnych symultanicznych : 9
V.7.1 Kadra obsługująca Zamawiającego w zakresie tłumaczeń symultanicznych będzie składała się z osób posiadających doświadczenie w tłumaczeniu wydarzeń o tematyce określonej w pkt. II.2. Tłumacze zobowiązani będą do uprzedniego zapoznania się i stosowania terminologii w zakresie wymienionym w ww punkcie. V.7.2 Przed każdym wydarzeniem Wykonawca poda Zamawiającemu dane kontaktowe Tłumacza konsekutywnego (imię, nazwisko, e-mail oraz telefon) w celu umożliwienia bezpośredniego kontaktu pracownika Zamawiającego z Tłumaczem. V.7.3 Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany jest do zapewnienia przejazdu i ewentualnego noclegu dla Tłumacza. 10