Załącznik do Zarządzenia Nr 73/2011 Marszałka Województwa Warmińsko - Mazurskiego z dnia 8 czerwca 2011 r. INSTRUKCJA

Załącznik do Zarządzenia Nr 73/2011 Marszałka Województwa Warmińsko - Mazurskiego z dnia 8 czerwca 2011 r. INSTRUKCJA w sprawie organizacji i trybu przeprowadzania kontroli w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 przez Departament Kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie I. Postanowienia ogólne 1 Podstawy prawne 1. Na podstawie 36 ust. 3 pkt 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego stanowiącego załącznik do Uchwały Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego Nr 35/640/10/III z dnia 20 lipca 2010 r. z późn. zm. Zespół Kontroli ds. RPO Departamentu Kontroli, zwany dalej Zespołem RPO przeprowadza: 1) kontrole wykonania Rocznych Planów Działań Instytucji Zarządzającej z Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013; 2) kontrole projektów własnych Samorządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 przez komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko Mazurskiego w Olsztynie i wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej. 2. PowyŜsze zagadnienie regulują: 1) Rozporządzenie Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające 1

rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L z dnia 31.07.2006 r., Nr 210, poz. 25 z późn. zm.); 2) Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L z dnia 27.12.2006 r., Nr 371, poz. 1 z późn. zm.); 3) Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 84, poz. 712 z późn. zm.); 4) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.); 5) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.); 6) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.); 7) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 14 lutego 2011 r. Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym ; 8) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 20 kwietnia 2010 r. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 ; 9) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 10 czerwca 2010 r. Wytyczne w zakresie informacji i promocji ; 10) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 5 maja 2009 r. Wytyczne w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć współfinansowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych. ; 11) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 grudnia 2009 r. Wytyczne w zakresie korzystania z pomocy technicznej ; 12) Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata 2007-2013 przyjęty Uchwałą nr 61/354/07/III Zarządu Warmińsko-Mazurskiego z dnia 14 listopada 2007 w sprawie: przyjęcia Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia 2

i Mazury na lata 2007-2013 o treści zatwierdzonej przez Komisję Europejską w związku z decyzją nr K(2007)4624 Komisji Wspólnot Europejskich z dnia 4 października 2007 r. w sprawie przyjęcia w ramach pomocy wspólnotowej programu operacyjnego Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego objętego celem konwergencja dla regionu warmińsko mazurskiego w Polsce. 3. Niniejszą instrukcję naleŝy stosować z uwzględnieniem aktów prawnych i dokumentów wymienionych powyŝej oraz w oparciu o odpowiednie przepisy prawa krajowego i unijnego, a ponadto o dokumenty Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury na lata 2007-2013 w szczególności o Szczegółowy opis osi priorytetowych (Uszczegółowienie) i wytyczne. 4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Instrukcji mają zastosowanie przepisy Instrukcji w sprawie organizacji i trybu przeprowadzania kontroli przez Departament Kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 72/2011 Marszałka Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 8 czerwca 2011 r. 2 Skróty i terminy Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) RPO WiM naleŝy przez to rozumieć Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata 2007-2013; 2) IZ naleŝy przez to rozumieć Instytucję Zarządzającą RPO WiM; 3) Rozporządzeniu Rady naleŝy przez to rozumieć Rozporządzenie Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L z dnia 31.07.2006 r., Nr 210, poz. 25, z późn. zm.); 4) Rozporządzeniu Komisji naleŝy przez to rozumieć Rozporządzenie Komisji Wspólnot Europejskich (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 3

Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L z dnia 27.12.2006 r. Nr 371, poz. 1, z poźn. zm.); 5) Urzędzie naleŝy przez to rozumieć Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko- Mazurskiego w Olsztynie; 6) Samorządzie Województwa naleŝy przez to rozumieć Samorząd Województwa Warmińsko Mazurskiego; 7) ZPRR naleŝy przez to rozumieć Departament Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie; 8) RPD PT naleŝy przez to rozumieć Roczny Plan Działań Instytucji Zarządzającej z Pomocy Technicznej RPO WiM; 9) projekcie - naleŝy przez to rozumieć przedsięwzięcie realizowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013; 10) nieprawidłowości naleŝy przez to rozumieć, zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 7 Rozporządzenia Rady, jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa unijnego wynikające z działania lub zaniechania działania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budŝecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budŝetu ogólnego; 11) uchybieniu naleŝy przez to rozumieć inne naruszenie przepisów prawa nie będące nieprawidłowością; 12) Komitecie Monitorującym naleŝy przez to rozumieć Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata 2007-2013 powołany Uchwałą Nr 70/394/07/III Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 27 grudnia 2007 r.; 13) KSI (SIMIK 07-13) naleŝy przez to rozumieć Krajowy System Informatyczny SIMIK 07-13; 14) Dyrektorze ZPRR naleŝy przez to rozumieć Dyrektora Departamentu Zarządzania Programami Rozwoju Regionalnego. 15) 3 Tryb postępowania Kontrola w ramach RPO WiM składa się z następujących etapów: 1) planowanie kontroli; 2) przeprowadzenie czynności kontrolnych; 4

3) sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej; 4) zgłoszenie zastrzeŝeń do informacji pokontrolnej; 5) analiza zastrzeŝeń do informacji pokontrolnej; 6) weryfikacja informacji pokontrolnej; 7) sporządzenie i przekazanie zaleceń pokontrolnych; 8) rejestracja kontroli w KSI (SIMIK 07-13). 4 Zasady przeprowadzania kontroli W trakcie wykonywania czynności kontrolnych obowiązują następujące zasady: 1) legalności, tj. wykonywania czynności kontrolnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 2) rzetelności, tj. obiektywnego i rzetelnego sprawdzania faktów i udokumentowania wyników kontroli w oparciu o materiał źródłowy; 3) podmiotowości, tj. dokonywania ustaleń dotyczących tylko jednostki kontrolowanej; 4) tajemnicy, tj. zachowania tajemnicy kontroli zgodnie z właściwymi przepisami o ochronie informacji niejawnych i ochrony danych osobowych; 5) kontradyktoryjności, tj. moŝliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich; 6) dwóch par oczu, tj. weryfikacji kontrolowanych dokumentów, nośników danych, systemów informatycznych, opinii biegłych oraz dokonywanie oględzin odbywa się przez dwie osoby kontrolujące. II. Postępowanie kontrolne 5 Wszczęcie kontroli 1. Departament Kontroli wszczyna kontrolę: 1) w trybie kontroli planowej, 2) w trybie kontroli doraźnej. 2. Departament Kontroli przekazuje odpowiednio dyrektorowi kontrolowanej komórki/jednostki organizacyjnej zawiadomienie o kontroli zawierające co najmniej: 1) podstawę prawną, 2) termin kontroli, 5

3) szczegółowy zakres planowanej kontroli, 4) informację o składzie zespołu kontrolującego. 3. Zawiadomienie powinno być przekazane co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli. Zasada ta nie dotyczy kontroli doraźnych, które mogą być przeprowadzane bez zapowiedzi lub z minimalnym wyprzedzeniem. 4. Wzór pisma informującego o kontroli zawiera załącznik nr 1. 5. Przed wszczęciem postępowania kontrolnego Dyrektor Departamentu Kontroli lub w jego zastępstwie Zastępca Dyrektora Departamentu Kontroli wyznacza zespół kontrolujący (składający się co najmniej z dwóch osób, z których jedna jest kierownikiem zespołu kontrolującego). 6. UpowaŜnienie do kontroli podpisuje Marszałek Województwa lub osoba przez niego upowaŝniona. 7. UpowaŜnienie powinno zawierać w swej treści następujące elementy: 1) oznaczenie instytucji, 2) datę i miejsce wystawienia, 3) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, 4) imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego, ze wskazaniem osoby pełniącej funkcję kierownika zespołu kontrolującego, 5) nazwę komórki/jednostki kontrolowanej; 6) tytuł i numer projektu; 7) zakres kontroli; 8) podpis osoby udzielającej upowaŝnienia. 8. Wzór upowaŝnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi załącznik nr 2. 9. Przed przystąpieniem do działań kontrolnych kaŝdy członek zespołu kontrolującego zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o bezstronności. 10. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, na wniosek lub z urzędu, jeŝeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków, albo praw i obowiązków jego małŝonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym poŝyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolującego trwają mimo ustania małŝeństwa, wspólnego poŝycia, przysposobienia, opieki lub kurateli. 11. Kontrolujący podlega wyłączeniu równieŝ w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności. 12. O wyłączeniu decyduje Dyrektor Departamentu Kontroli. 6

13. Wzór oświadczenia o bezstronności stanowi załącznik nr 3. 14. Rozpoczęcie kontroli następuje z chwilą okazania przez kontrolujących upowaŝnienia do przeprowadzenia kontroli. 6 Formy przeprowadzania kontroli 1. Kontrola w komórkach/jednostkach organizacyjnych projektów własnych Samorządu Województwa oraz RPD PT będzie realizowana z uwzględnieniem następujących form przeprowadzania kontroli: 1) kontrole na zakończenie realizacji projektu, 2) kontrole w trakcie realizacji projektu, 3) kontrole doraźne, 4) kontrole trwałości projektu, 5) wizyty monitorujące. 2. Przesłanką decydującą o podjęciu danej kontroli na miejscu realizacji projektu jest Roczny Plan Kontroli, złoŝenie przez komórkę/jednostkę organizacyjną wniosku o płatność końcową lub decyzja Marszałka Województwa. 7 Dobór projektów do kontroli 1. Kontrole w trakcie realizacji projektów w ramach RPO WiM obejmują obligatoryjnie projekty duŝe w myśl art. 39 Rozporządzenia Rady oraz projekty znajdujące się w Indykatywnym wykazie indywidualnych projektów kluczowych Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 i przeprowadzane są raz w roku. 2. Pozostałe projekty własne Samorządu Województwa realizowane w ramach RPO WiM będą kontrolowane przynajmniej raz w okresie ich trwania, najpóźniej na zakończenie ich realizacji, a przed całkowitym rozliczeniem. 3. KaŜdy projekt własny Samorządu Województwa zostanie dodatkowo skontrolowany przynajmniej raz w terminie 5 lat od zakończenia jego realizacji w celu ustalenia, czy nie uległ on zasadniczym modyfikacjom w rozumieniu art. 57, ust. 1 Rozporządzenia Rady. W ramach tej formy kontroli obligatoryjnie kontrolowane równieŝ będzie osiągnięcie przez komórkę/jednostkę organizacyjną zakładanego we wniosku o dofinansowanie wskaźnika rezultatu, o ile termin jego osiągnięcia odbiega od terminu finansowego zakończenia projektu. 7

8 Dobór próby dokumentów do kontroli 1. Doboru próby dokumentów projektu do kontroli, z ogółu populacji wytworzonej dokumentacji (dokumentów księgowych, umów itp.), dokonuje się jedną z dwóch metod: 1) metodą interwałową przy czym wysokość interwału określa kaŝdorazowo kierownik zespołu kontrolującego. Powinno się dąŝyć do uzyskania takiego efektu, aby wysokość interwału powodowała objęcie kontrolą około 10 % całej populacji dokumentów powstałych w wyniku procesu objętego kontrolą; 2) metodą ekspercką tj. na podstawie indywidualnej oceny członków zespołu kontrolującego, opartej na doświadczeniu oraz informacji uzyskanych od komórki/jednostki organizacyjnej poddanej kontroli. 2. Stosując jedną z powyŝszych metod doboru próby, zawsze naleŝy dąŝyć do uzyskania miarodajnych wyników kontroli, odzwierciedlających stan rzeczywisty. W informacji pokontrolnej naleŝy wskazać zastosowaną metodę doboru próby oraz uzyskane w jej wyniku rezultaty. 3. W uzasadnionych wypadkach moŝna zastosować metodę mieszaną. 9 Uprawnienia kontrolujących oraz dowody zbierane w toku kontroli 1. Kontrolujący, w granicach przyznanego upowaŝnienia, jest uprawniony w szczególności do: 1) swobodnego poruszania się po kontrolowanej komórce/jednostce organizacyjnej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową; 2) wglądu do dokumentów oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością komórki/jednostki kontrolowanej, tworzenia dokumentacji fotograficznych zgodnie z przepisami ustaw o ochronie informacji niejawnej i ochronie danych osobowych; 3) Ŝądania od kontrolowanych sporządzania kopii, odpisów i wyciągów z weryfikowanych dokumentów; 4) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych, 5) Ŝądania od pracowników podmiotu kontrolowanego złoŝenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień; 8

6) zabezpieczania materiałów dowodowych; 7) sprawdzania przebiegu określonych czynności; 8) przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych. 2. Zadaniem kontrolujących jest ustalenie stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów. Jako dowód naleŝy dopuścić wszystko, co moŝe przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w szczególności są dokumenty i inne nośniki danych, opinie biegłych, oględziny oraz inne zabezpieczone rzeczy. 3. W przypadku uzasadnionych wątpliwości członków zespołu kontrolującego, co do treści przedstawionych im w toku kontroli dokumentów, dyrektor kontrolowanej jednostki/komórki lub osoba przez niego upowaŝniona potwierdza zgodność odpisów. 4. W sytuacji nieuzasadnionej odmowy udostępnienia kontrolującym określonych dowodów naleŝy fakt ten odnotować w informacji pokontrolnej. 5. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa kontrolujący niezwłocznie zawiadamiają na piśmie Dyrektora Departamentu Kontroli, który w porozumieniu z Marszałkiem Województwa zawiadamia o tym fakcie właściwy organ państwowy. 6. W razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają dowody, w szczególności poprzez: 1) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, dyrektorowi kontrolowanej jednostki/komórki lub upowaŝnionemu pracownikowi, 2) przechowanie w jednostce kontrolującej w oddzielnym zamkniętym pomieszczeniu. 10 Informacja pokontrolna 1. Informacja pokontrolna jest sporządzana i przekazywana do podpisu dyrektorowi kontrolowanej komórki/jednostki w terminie do 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kaŝdej kontroli. 2. W przypadku kontroli RPD PT informację pokontrolną podpisuje Dyrektor ZPRR lub osoba przez niego upowaŝniona. 3. Informacja pokontrolna powinna zawierać co najmniej: 1) numer kontroli; 2) podstawę prawną przeprowadzania kontroli; 3) nazwę jednostki kontrolującej; 9

4) imiona i nazwiska członków zespołu kontrolującego wraz z podaniem zajmowanego stanowiska i wskazaniem osoby pełniącej funkcję kierownika zespołu; 5) termin kontroli; 6) rodzaj kontroli; 7) nazwę jednostki kontrolowanej; 8) adres jednostki kontrolowanej; 9) nazwę i numer kontrolowanego projektu, Oś priorytetową/działanie/poddziałanie, w ramach którego projekt jest realizowany (naleŝy podać równieŝ nr umowy, wartość projektu i wartość wydatków zatwierdzonych do dnia kontroli w ramach danego projektu); 10) numer konkursu, w ramach którego złoŝony został wniosek o dofinansowanie; 11) informacje na temat sposobu wyboru dokumentów do kontroli (zespół kontrolny jest zobowiązany do opisania w informacji pokontrolnej metodologii doboru próby dokumentacji do kontroli oraz do podania wielkości próby skontrolowanych dokumentów w przypadku kaŝdego kontrolowanego obszaru. Ponadto zespół kontrolujący powinien zawrzeć w informacji pokontrolnej rzetelny opis zastanego stanu faktycznego w jednostce kontrolowanej. Informacje powinny być pogrupowane tematycznie według obszarów kontroli. W przypadku kontroli doraźnych kontrolą mogą zostać objęte wybrane obszary); 12) wnioski z przeprowadzonej kontroli (naleŝy przedstawić rzetelne podsumowanie wyników kontroli: wymienić obszary, które realizowane były w sposób prawidłowy oraz obszary, w których wykryto nieprawidłowości/ uchybienia); 13) informacje o wykrytych nieprawidłowościach/uchybieniach; 14) datę sporządzenia informacji pokontrolnej. 4. Informacja pokontrolna podpisywana jest przez członków zespołu kontrolującego. Dyrektor Departamentu Kontroli nie zatwierdza informacji pokontrolnej, a jedynie podpisuje pismo przewodnie przekazujące przedmiotową informację. 5. Wzór pisma przewodniego przekazującego informację pokontrolną zawiera załącznik nr 4. 6. Dyrektorowi kontrolowanej komórki/jednostki organizacyjnej przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, uzasadnionych zastrzeŝeń co do ustaleń w niej zawartych. W takim przypadku przesyła on w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej do Departamentu Kontroli zastrzeŝenia na piśmie wraz z jednym egzemplarzem niepodpisanej informacji pokontrolnej. 10

7. W przypadku przekroczenia przez kontrolowany podmiot terminu na zgłoszenie uwag do informacji pokontrolnej Departament Kontroli odmawia rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeŝeń. W przypadku braku uwag do informacji pokontrolnej ze strony dyrektora kontrolowanej komórki/jednostki organizacyjnej naleŝy przekazać do Departamentu Kontroli podpisaną informację pokontrolną w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przedmiotowego dokumentu. 8. W przypadku odmowy podpisania informacji pokontrolnej kontrolujący zamieszcza w informacji pokontrolnej adnotację o odmowie podpisania informacji pokontrolnej oraz jej uzasadnienie. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez dyrektora kontrolowanej komórki/jednostki organizacyjnej nie wstrzymuje sporządzenia zaleceń pokontrolnych. 9. Wzór informacji pokontrolnej zawiera załącznik nr 5. 11 Listy sprawdzające 1. Do kaŝdej kontroli powinna zostać sporządzona lista sprawdzająca, uwzględniająca zakres kontroli zgodny z Rocznym Planem Kontroli i upowaŝnieniem do kontroli. 2. Lista sprawdzająca powinna być podpisywana przez wszystkich członków zespołu kontrolującego, włączona do akt kontroli oraz archiwizowana w komórce kontrolującej. 3. Wzór listy sprawdzającej stanowi załącznik numer 6 i 7. 12 Wystąpienie pokontrolne 1. W wyniku stwierdzenia podczas przeprowadzanej kontroli uchybień lub nieprawidłowości w uzasadnionych przypadkach Departament Kontroli powinien wydać zalecenia pokontrolne zawierające uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości. Zalecenia pokontrolne powinny być przekazane w formie pisemnej, w postaci wystąpienia pokontrolnego, w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania od komórki/jednostki kontrolowanej podpisanej informacji pokontrolnej lub informacji o odmowie jej podpisania. 2. Wystąpienie pokontrolne jest opracowywane przez członków zespołu kontrolującego, przekazywane do akceptacji przez Dyrektora Departamentu Kontroli, a następnie do podpisu przez Marszałka Województwa. 11

13 Rejestrowanie kontroli w KSI (SIMIK 07-13) 1. W ciągu 5 dni od wydania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku braku zaleceń od dnia otrzymania podpisanej przez dyrektora kontrolowanej komórki/jednostki informacji pokontrolnej lub odmowie jej podpisania, odpowiednie dane o przeprowadzeniu kontroli są umieszczane przez jednego z członków zespołu kontrolującego w KSI (SIMIK 07-13) zgodnie z Instrukcją UŜytkownika KSI (SIMIK 07-13). 2. Za wprowadzenie danych do systemu odpowiada kierownik zespołu kontrolującego. III. Kontrola Rocznych Planów Działań z Pomocy Technicznej RPO WiM realizowanych przez Instytucję Zarządzającą 14 Wszczęcie kontroli RPD PT 1. Przeprowadzenie kontroli RPD PT na dany rok kalendarzowy w ramach RPO WiM następuje na podstawie rocznego planu kontroli Departamentu Kontroli lub na zlecenie Marszałka Województwa. 2. Dyrektor Departamentu Kontroli zawiadamia Dyrektora ZPRR o rozpoczęciu kontroli RPD PT co najmniej 5 dni kalendarzowych przez rozpoczęciem kontroli. 3. Zespół kontrolujący występuje do Dyrektora ZPRR o przekazanie pełnej dokumentacji projektu. 15 Weryfikacja wydatków 1. Zgodnie z zapisami art. 13 ust. 2 Rozporządzenia Komisji weryfikacja wydatków realizowanych w ramach RPD PT przeprowadzona przez Departament Kontroli polega w szczególności na: 1) weryfikacji formalnej wszystkich wniosków o płatność oraz dokumentów składanych jako załączniki do tych wniosków; 2) kontroli projektów na miejscu. 12

16 Weryfikacja formalna wniosków o płatność oraz dokumentów potwierdzających zgodność wydatków z przepisami prawa 1. Weryfikacja formalna wniosków o płatność wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie oraz zapłacenie wydatków prowadzona jest na dokumentach w siedzibie Urzędu i obejmuje wszystkie wnioski o płatność. Nie jest natomiast konieczna weryfikacja wszystkich dokumentów poświadczających wydatki objęte danym wnioskiem o płatność. Dobór próby do kontroli w/w dokumentów odbywa się zgodnie z 8 niniejszej Instrukcji. 2. W celu potwierdzenia poniesienia wydatków zgodnie z przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, zapisami programu RPO WiM i jego uszczegółowieniem oraz doborem projektów do realizacji w ramach RPD PT zgodnie z kryteriami zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący zespół kontrolujący przeprowadza weryfikację następujących dokumentów: 1) dotyczących przeprowadzanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; 2) potwierdzających, Ŝe dostawy, usługi i roboty budowlane współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z uchwałą o dofinansowaniu; 3) potwierdzających, Ŝe zadeklarowane w ramach RPD PT wydatki zostały rzeczywiście poniesione i zapłacone; 4) potwierdzających, Ŝe wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami polityk wspólnotowych, w szczególności: ochrony konkurencji, polepszenia i ochrony środowiska, niedyskryminacji, społeczeństwa informacyjnego; 5) potwierdzające, Ŝe dany wydatek nie był finansowany podwójnie; 6) potwierdzające, Ŝe przyjęte do osiągnięcia wskaźniki zostały zrealizowane, a jeŝeli nastąpiła ich modyfikacja to, czy cele projektu zostały zachowane. 13

IV. Kontrole na miejscu projektów własnych Samorządu Województwa realizowanych w ramach RPO WiM przez wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej 17 Zasady kontroli na miejscu 1. Podstawowym celem kontroli projektu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, Ŝe projekt realizowany jest prawidłowo, zgodnie z zapisami Uchwały Zarządu Województwa o dofinansowaniu, procedurami i wytycznymi IZ RPO WiM a takŝe weryfikacja, czy dane wskazane we wnioskach o płatność są prawdziwe. 2. Kontrola na miejscu realizacji projektu oznacza przeprowadzenie kontroli polegającej na oględzinach efektów rzeczowej realizacji projektu. 3. Kontrola projektów na miejscu realizacji projektu ma równieŝ na celu potwierdzenie, Ŝe wydatki przedstawione do dofinansowania w ramach realizacji projektu zostały poniesione zgodnie z zasadami prawa wspólnotowego i krajowego. 4. Kontrola projektów na miejscu obejmuje następujące zagadnienia: 1) zgodność realizacji projektu/operacji z uchwałą o dofinansowanie; 2) zakres finansowy; 3) zakres rzeczowy; 4) informacja i promocja; 5) polityki wspólnotowe; 6) sprawozdawczość i monitoring; 7) przechowywanie dokumentów; 8) zgodność z ustawą Prawo zamówień publicznych. V. Kontrola dokumentacji przetargowej ex ante 18 Opiniowanie zgodności dokumentacji przetargowej pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem i uchwałą o dofinansowanie projektu 1. Po podjęciu przez Zarząd Województwa uchwały o dofinansowanie projektu, w sytuacji gdy wartość dofinansowania projektu wynosi co najmniej 5 000 000 zł lub gdy projekt jest ujęty w Indykatywnym wykazie indywidualnych projektów kluczowych Regionalnego Programu 14

Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, komórka/jednostka organizacyjna odpowiedzialna za dany projekt własny informuje Departament Kontroli o zamiarze wszczęcia postępowania o zamówienie publiczne oraz przesyła do weryfikacji: 1) projekt ogłoszenia o zamówieniu; 2) projekt umowy z wykonawcą; 3) projekt SIWZ zawierający opis kluczowego przedmiotu zamówienia zgodny z wnioskiem o dofinansowanie projektu oraz umową o dofinansowanie projektu; 4) ewentualne projekty aneksów do umowy z wykonawcą. 2. W sytuacji, gdy komórka/jednostka organizacyjna rozpoczęła postępowanie o zamówienie publiczne, a nie dostarczyła wcześniej wymaganych projektów dokumentów, zobowiązana jest do przekazania do Departamentu Kontroli zatwierdzonych przez siebie przedmiotowych dokumentów w celu ich zaopiniowania. 3. Komórka/jednostka organizacyjna oprócz dokumentacji określonej w pkt 1, przekazuje pełną dokumentację, dotyczącą danego wniosku oraz uchwały o dofinansowanie projektu w celu zaopiniowania dokumentacji przetargowej. 4. Zespół kontrolujący dokonuje weryfikacji przekazanej dokumentacji pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem i uchwałą o dofinansowanie projektu oraz stosowania wymaganych elementów promocyjnych i informacyjnych zgodnie z listą sprawdzającą stanowiącą załącznik nr 8 w terminie do 30 dni kalendarzowych. 5. Po zweryfikowaniu ww. dokumentów zespół kontrolujący sporządza sprawozdanie zawierające opinię pozytywną, bądź w przypadku wystąpienia błędów lub nieścisłości wskazuje wykryte błędy lub nieścisłości i zaleca ich usunięcie. 6. Wzór sprawozdania z kontroli doraźnej/planowej na temat zgodności pod względem podmiotowym i przedmiotowym dokumentacji przetargowej z wnioskiem i uchwałą o dofinansowanie projektu zawiera załącznik nr 9. 7. PowyŜsze sprawozdanie zespół kontrolujący przekazuje do komórki/jednostki organizacyjnej realizującej projekt własny Samorządu Województwa i do ZPRR w ciągu 7 dni od dnia podpisania. 8. Sprawozdania zawierające opinię na temat zgodności pod względem podmiotowym i przedmiotowym dokumentacji przetargowej z wnioskiem i uchwałą o dofinansowanie projektu nie są zamieszczane w KSI (SIMIK 07-13). 15

VI. Wizyty monitorujące 19 1. Wizyta monitorująca ma na celu kontrolę tych obszarów realizacji projektu, w których moŝe powstać zagroŝenie opóźnienia realizacji projektu lub inna sytuacja mająca negatywny wpływ na proces realizacji projektu, oraz wyjaśnienie ewentualnych przyczyn ich powstania. 2. Wizyta monitorująca moŝe zostać przeprowadzona na kaŝdym etapie realizacji projektu takŝe wówczas, gdy nie występują informacje o zagroŝeniach w realizacji projektu. 3. Formuła wizyty monitorującej stosowana jest równieŝ na potrzeby monitorowania stanu przygotowań i realizacji projektów kluczowych. 4. Decyzje o przeprowadzeniu wizyty monitorującej podejmuje Dyrektor/Zastępca Dyrektora Departamentu Kontroli. 5. Po przeprowadzeniu wizyty monitorującej sporządzany jest protokół z przeprowadzonej wizyty opisujący jej zakres oraz opis stwierdzonego stanu faktycznego. Protokół zatwierdza Dyrektor/Zastępca Dyrektora Departamentu Kontroli. 6. Protokół z wizyty monitorującej dołączany jest do akt kontroli, a kopia protokołu przedstawiana jest równieŝ do wiadomości dyrektorowi komórki/jednostki organizacyjnej, w której odbyła się wizyta monitorująca. 7. Wizyta monitorująca nie jest wprowadzana do KSI (SIMIK 07-13). 16