UMOWA Nr Załącznik nr 1 do ogłoszenia pomiędzy: zawarta w dniu... 2017 r. Miastem Katowice 40-098 Katowice ul. Młyńska 4, NIP 634-001-01-47, reprezentowanym przez Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach Annę Trepkę, działającego na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Katowice o numerze: OZ-II.0052.80.2017 z dnia 20 kwietnia 2017 roku zwanym dalej Zamawiającym, a....... zwanym dalej Wykonawcą o następującej treści: Postanowienia ogólne 1. Przedmiotem Umowy zwanym dalej Zamówieniem jest świadczenie przez Wykonawcę: 1 1) usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych do każdego miejsca w kraju i poza jego granicami oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych na rzecz Zamawiającego zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe; 2) usług wydruku i konfekcjonowania przesyłek: a) składanie dokumentów przeznaczonych do wysyłki, b) kopertowanie dokumentów wraz z załącznikami, c) nanoszenia na zwrotnych potwierdzeniach odbioru nadruków w dwóch wersjach, zgodnie z ustalonym przez Zamawiającego wzorem, d) sporządzanie wykazów nadanych przesyłek; 3) usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego. 2. Usługi, o których mowa w pkt 1 mogą być wykonywane przez przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych. 3. Zasady wykonywania usług, a także odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego ich wykonania określone są w: 1) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, 2) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. 3) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej. str. 1
4. Ilekroć w niniejszej umowie jest mowa o przesyłkach pocztowych należy przez to rozumieć przesyłki listowe o wadze do 2 000 g; 1) zwykłe - przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, 2) polecone - przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 3) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, 4) zagraniczne, 5) przesyłki kurierskie, 6) paczki. Nadawanie przesyłek 2 1. Wykonawca zobowiązany jest do codziennego doręczania przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 9.00 do 11.00. 2. Nadawanie przesyłek odbywać się będzie w wyznaczonych placówkach Wykonawcy, wskazanych w załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca zapewni doręczanie przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego do każdego miejsca w kraju i poza jego granicami. 4. Wykonawca ma obowiązek dostarczyć do siedziby Zamawiającego bezpłatne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO), będące własnością Wykonawcy. 5. Realizacja usług pocztowych, o których mowa w 1 pkt 3, odbywać się będzie po przygotowaniu przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz sporządzeniu zestawienia nadanych przesyłek. Zestawienia sporządzane będą w formie elektronicznej lub papierowej. 6. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczania bazy adresowej w formie zaszyfrowanych plików zawierających treści do wydruku, wg ustalonego z Wykonawcą wzoru. 7. Pliki przesyłane są pocztą elektroniczną jako załączniki lub jako pliki pobierane z serwera Zamawiającego, do których hiperłącze zostanie przesłane pocztą elektroniczną. Dopuszcza się przesłanie plików nagranych na płycie CD/DVD. 8. Pliki przesyłane będą w formacie zip (dopuszczamy archiwum samorozpakowujące się) zaszyfrowanym metodą AES-256. Dopuszczamy również inne formaty zapewniające co najmniej analogiczne bezpieczeństwo. 9. Hasło wykorzystywane do zaszyfrowania pliku będzie obowiązywało 1 miesiąc i przekazywane będzie Zamawiającemu przez Wykonawcę w zapieczętowanej kopercie do 25 dnia poprzedzającego miesiąca. 10. Za treść przekazywanych plików odpowiedzialność ponosi Zamawiający. 11. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: 1) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek sporządzonego wg ustalonego z Wykonawcą wzoru, zaszyfrowanie informacji i przesłanie zestawienia na wskazany adres poczty elektronicznej do placówki nadawczej, str. 2
2) dla przesyłek zwykłych nierejestrowanych - przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek. 12. Zamawiający umieszczać będzie na przekazywanych przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj oraz znak opłaty. 13. Wykonawca zwraca Zamawiającemu niedoręczone przesyłki niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia. Po upływie terminu odbioru przesyłka (w przypadku jej nieodebrania przez adresata) zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych. 14. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę (także drugie awizo), stosownie do przepisów: - Kodeksu podstępowania administracyjnego, - Kodeksu postępowania karnego, - Kodeksu postępowania cywilnego, - Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. 15. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. 16. Potwierdzenie nadania musi jednoznacznie określać datę przyjęcia przesyłki oraz identyfikować placówkę pocztową Wykonawcy, która nadała przesyłkę. 17. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. Do biegu terminu nie wlicza się dni ustawowo wolnych od pracy. Wydruk i konfekcjonowanie przesyłek 3 1. Dokumenty do automatycznego kopertowania przekazywane będą Wykonawcy w zamykanych pojemnikach (kontenerach) w formie wydrukowanych dokumentów. 2. Wykonawca zapewnia pojemniki, które odpowiednio zabezpieczą przekazywane przez Zamawiającego dokumenty. 3. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) składania i kopertowania dokumentów wraz z załącznikami, 2) nanoszenia na zwrotnych potwierdzeniach odbioru nadruków, zgodnie ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego, 3) przekazania dokumentów do nadania w formie przesyłek pocztowych, 4) sporządzania wykazów nadanych przesyłek. str. 3
4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji czynności wynikających z 3 pkt 3 w terminie do 3 dni roboczych po dniu przekazania przez Zamawiającego dokumentów wraz z bazą adresową. 5. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej lub paczki nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (zgodny z pocztową książką nadawczą dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa lub ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz nadruku (pieczątki) z pełną nazwą i adresem zamawiającego (za wyjątkiem przesyłek przeznaczonych do automatycznego kopertowania). 6. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na kopertach oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej. Wzór oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za przesyłkę: Odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego 4 1. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru z siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach przy ul. Jagiellońskiej 17 przesyłek przygotowanych do wyekspediowania od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 12:00 do 13:30. Przesyłki pocztowe będą nadawane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego. 2. Awaria pojazdu nie zwalnia Wykonawcy z wykonania usługi odbioru poczty. W przypadku awarii Wykonawca zapewnia pojazd zastępczy, a w przypadku nie wywiązania się z tego obowiązku Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu koszty zakupu danej usługi, tj. dowozu poczty u innego wykonawcy. 3. W przypadku rozbieżności (zastrzeżeń) dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym telefonicznie. Przy braku możliwości wyjaśnienia rozbieżności z Zamawiającym w dniu ich odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym. 4. Zamawiający i Wykonawca wyznacza osoby upoważnione do współpracy w zakresie realizacji umowy zgodnie załącznikiem nr 2 do niniejszej umowy. 5. Zmiana zapisów w załączniku nr 2 do umowy nie wymaga aneksu pod warunkiem pisemnego zawiadomienia stron umowy o zaistniałych zmianach. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość samodzielnego dostarczenia przesyłek własnym transportem, do wyznaczonej przez Wykonawcę placówki mieszczącej się w Katowicach, w przypadku wystąpienia ze strony Zamawiającego konieczności dostarczenia do tej placówki przesyłki w innych dniach lub godzinach niż wskazane. 7. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia jednocześnie potwierdzając odbiór na druku Zestawienie przesyłek przekazanych do przewozu (zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy). Ochrona danych osobowych str. 4
5 1. Zamawiający jest Administratorem danych osobowych których przetwarzanie powierza Wykonawcy, zgodnie z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Od dnia 25 maja 2018 r. powierzenie przetwarzania realizowane będzie zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej RODO). 3. Zakres danych, których przetwarzanie administrator danych powierza Wykonawcy obejmuje wszelkie dane niezbędne do realizacji zadań określonych niniejszą umową, m.in.: 1) imię i nazwisko, 2) adres zamieszkania, 3) rodzaj pomocy, 4) kwota i data wypłaty, 5) data nadania i data odbioru przesyłki, 6) podpis. 4. Administrator danych powierza Wykonawcy przetwarzanie powyższych danych w celu realizacji zadań określonych w 1 niniejszej umowy. 5. Wykonawca jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO. 6. Czas trwania przetwarzania danych to okres na jaki zawarto umowę. 7. Charakter przetwarzania: przetwarzanie danych osobowych w formie papierowej oraz przy wykorzystaniu systemów informatycznych. 8. Kategorie osób, których dane dotyczą: świadczeniobiorcy korzystający z pomocy Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach. 9. Rodzaj danych osobowych: dane osobowe zawierające dane, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych oraz szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO. 10. Wykonawca przetwarza dane osobowe wyłącznie w sposób określony w niniejszej umowie lub na udokumentowane polecenie Zamawiającego, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Wykonawca. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Wykonawca informuje Zamawiającego o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny. 11. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z prawem, a w szczególności do: 1) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem; 2) podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO, w tym w szczególności: str. 5
a) uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, Wykonawca wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, b) Wykonawca oceniając, czy stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni, uwzględnia w szczególności ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych, c) Wykonawca podejmuje działania w celu zapewnienia, by każda osoba fizyczna działająca z upoważnienia Zamawiającego lub Wykonawcy, która ma dostęp do danych osobowych, przetwarzała je wyłącznie na polecenie Zamawiającego, chyba że wymaga tego od niej prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, 3) prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki, o których mowa w pkt 1) oraz 2) niniejszego ustępu, 4) powołania administratora bezpieczeństwa informacji i zgłoszenia go do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych a od 25 maja 2018 r. powołanie inspektora ochrony danych osobowych, 5) do 24 maja 2018 r. realizacji zadań przez powołanego przez Zamawiającego Administratora Bezpieczeństwa Informacji zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 11 maja 2015 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez administratora bezpieczeństwa informacji, a od 25 maja 2018 r. realizacji zadań przez powołanego przez Zamawiającego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z RODO, 6) dopuszczenie do przetwarzania jedynie osób zobowiązanych do zachowania w poufności danych oraz sposobu ich zabezpieczenia a od 25 maja 2018 r. zapewnienie, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, 7) wydawania indywidualnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, 8) dopuszczania do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających upoważnienie, 9) prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, 10) zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały wprowadzone do zbiorów danych oraz komu są przekazywane, 11) spełniania warunków technicznych i organizacyjnych, którym odpowiadać powinny urządzenia i systemy informatyczne stosowane przez niego do przetwarzania danych osobowych, określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, 12) od 25 maja 2018 r. prowadzenia rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora, zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO, 13) udostępnienia Zamawiającemu wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w artykule 28 RODO, 14) umożliwiania audytorowi upoważnionemu przez Zamawiającego, Administratorowi Bezpieczeństwa informacji lub Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych powołanemu przez Zamawiającego przeprowadzania audytów, w tym inspekcji, i przyczyniania się do nich, str. 6
15) zapewnienie, że dane nie będą przekazywane do państw trzecich. 12. Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie 2 tygodni od dnia podpisania umowy: 1) kopię polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, w zakresie objętym powierzeniem przetwarzania. 2) informacje kto został powołany jako Administrator bezpieczeństwa informacji. 13. Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy, kopię sprawozdania o którym mowa w art. 36a ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o Ochronie danych osobowych, dotyczącego sprawdzenia w zakresie zgodności powierzonego przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych. 14. Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji Zamawiającego, Wykonawca usunie lub zwróci mu wszelkie dane osobowe oraz usunie wszelkie ich istniejące kopie. 15. Wykonawca z usunięcia danych sporządza protokół, który przekazuje Zamawiającemu. 16. Jeżeli do wykonania w imieniu Zamawiającego konkretnych czynności przetwarzania podmiot przetwarzający będzie korzystał z usług innego podmiotu przetwarzającego, na ten inny podmiot przetwarzający nałożone zostaną - na mocy umowy lub innego aktu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego - te same obowiązki ochrony danych jak w niniejszej umowie. Jeżeli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Wykonawcy. 17. Zamawiający wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Wykonawcę z usług innego podmiotu przetwarzającego. 18. Podmiot przetwarzający będzie korzystał z usług następujących innych podmiotów przetwarzających: 1), 2). 19. Podmiot przetwarzający będzie informował Zamawiającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, w terminie co najmniej 2 tygodni przed planowaną zmianą, dając tym samym Zamawiającemu możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. 20. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o wszystkich naruszeniach ochrony danych osobowych. 21. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o wszelkich żądaniach udostępnienia danych, w tym żądaniach udostępnienia danych przez upoważnione organy państwa. 22. Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, Wykonawca w miarę możliwości pomaga Zamawiającemu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO. str. 7
23. Uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, Wykonawca pomaga Zamawiającemu wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO. 24. W wypadku zmiany przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, Wykonawca zobowiązuje się do dostosowania zasad przetwarzania danych, do nowych przepisów. W szczególności po wejściu w życie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Wykonawca zobowiązuje się do stosowania. 25. Wykonawca ponosi pełnię odpowiedzialności względem osób trzecich i jest zobowiązany do naprawienia szkody powstałej w związku z niezgodnym z prawem lub zapisami niniejszej umowy przetwarzaniem danych osobowych. Postępowanie reklamacyjne 6 1. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. 2. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania dla przesyłek krajowych oraz 6 miesięcy od ich nadania dla przesyłek zagranicznych. 3. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji, z zastrzeżeniem, że w przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym stosuje się przepisy danego kraju. 4. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. Zasady rozliczeń 7 1. Faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji niniejszej umowy, wystawiane będą w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. 2. Zamawiający uiszcza należność z dołu za nadane przesyłki pocztowe oraz ich ewentualne zwroty na konto Wykonawcy w ciągu 21 dni od daty wystawienia dokumentów określonych w ust. 1. 3. Podstawą rozliczeń finansowych będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane oraz ewentualnie zwrócone do Zamawiającego w okresie jednego miesiąca kalendarzowego, stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. 4. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczone jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych str. 8
w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. 5. Ceny jednostkowe brutto podane przez Wykonawcę w formularzu szczegółowej kalkulacji cenowej będą niezmienne w całym okresie trwania umowy i stanowią załącznik nr 4 do niniejszej umowy. 6. Dopuszcza się możliwość zaliczkowej zapłaty za częściowe wykonanie usługi za miesiąc grudzień w grudniu. 7. Wynagrodzenie należne Wykonawcy, o którym mowa w ust. 2, podlega automatycznej zmianie odpowiednio o kwotę podatku VAT wynikającą ze stawki tego podatku obowiązującą w chwili powstania obowiązku podatkowego. 8. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy ustalana jest każdorazowo z uwzględnieniem aktualnej stawki podatku VAT obowiązującej na dzień wystawienia faktury (powstania obowiązku podatkowego). 9. Faktura wystawiać należy na: Miasto Katowice, ul. Młyńska 4, 40-098 Katowice, NIP 634-001- 01-47. 10. Odbiorcą faktury jest: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Katowicach, ul. Jagiellońska 17, 40-032 Katowice. 11. Fakturę przesyłać na adres odbiorcy: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej ul. Jagiellońska 17, 40-032 Katowice. Kontrole i kary umowne 8 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli realizacji usług określonych w 1 ust. 1 niniejszej umowy. 2. Wykonawca musi posiadać w całym okresie wykonywania zamówienia umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (deliktowej i kontraktowej) w zakresie prowadzonej działalności, obejmującej przedmiot zamówienia. 3. W trakcie realizacji umowy, na każde wezwanie Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest udostępnić do wglądu Zamawiającemu kopie zawartej umowy (polisy), o której mowa w ust. 2. 4. W razie nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy Zamawiający naliczać będzie Wykonawcy kary umowne wynikające z ustawy Prawo pocztowe, po przeprowadzeniu postępowania reklamacyjnego. 5. Za brak zawarcia umowy ubezpieczenia, o której mowa w ust. 2, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości umowy (oszacowanej na podstawie oferty Wykonawcy złożonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego poprzedzającym zawarcie niniejszej umowy). 6. Kary umowne podlegają sumowaniu. 7. W przypadku, jeżeli kary umowne nie pokryją całości szkody, Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. str. 9
8. Brak zapłaty kar umownych upoważnia Zamawiającego do ich potrącania z należności przysługujących Wykonawcy, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego z Wykonawcą. 9. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność względem osób trzecich i jest zobowiązany do naprawienia szkody powstałej w związku z niezgodnym z prawem lub zapisami niniejszej umowy przetwarzaniem danych osobowych Postanowienia końcowe 9 1. Umowa zostaje zawarta na okres od dnia 1 stycznia 2018 r. do dnia 31 grudnia 2019 r., tj. na okres 24 miesięcy. 2. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z 2- miesięcznym okresem wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego z tym, że z ważnych przyczyn Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę z 1- miesięcznym okresem wypowiedzenia. 3. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 5. Umowa może być rozwiązana przez Zamawiającego bez wypowiedzenia w przypadku naruszenia 1 lub 2 niniejszej umowy w przypadku stwierdzenia, iż nieprawidłowości po zastosowaniu kary umownej występują nadal i zastosowanie kar umownej jest niecelowe. 6. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej, z wyjątkiem zapisów zawartych w załączniku nr 2 do niniejszej umowy. 7. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i Prawa pocztowego. 8. Spory powstałe na tle realizacji niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądu miejscowo właściwego dla siedziby Zamawiającego. 9. Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. Projekt Wykonawca Zamawiający str. 10