UMOWA Nr. zawarta w dniu r.

Transkrypt

1 UMOWA Nr Załącznik nr 1 do ogłoszenia zawarta w dniu r. pomiędzy: Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej z siedzibą w Katowicach ul. Jagiellońska 17, działającym na podstawie uchwały Nr XIII/82/90 Miejskiej Rady Narodowej w Katowicach z dnia 28 lutego 1990 r., w imieniu którego działa na podstawie udzielonego pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Katowice nr OZ.II /09 z dnia 01 września 2009 r. Dyrektor - mgr Anna Trepka NIP: REGON: zwanym dalej Zamawiającym, a z siedzibą... NIP: REGON:..... reprezentowanym przez..... NIP: zwanym dalej Wykonawcą o następującej treści: Postanowienia ogólne REGON: Przedmiotem Umowy zwanym dalej Zamówieniem jest świadczenie przez Wykonawcę: 1) usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych do każdego miejsca w kraju i poza jego granicami oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych na rzecz Zamawiającego zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.); 2) usług wydruku i konfekcjonowania przesyłek: a) składanie dokumentów przeznaczonych do wysyłki, b) kopertowanie dokumentów wraz z załącznikami, c) nanoszenia na zwrotnych potwierdzeniach odbioru nadruków w dwóch wersjach, zgodnie z ustalonym przez Zamawiającego wzorem, d) sporządzanie wykazów nadanych przesyłek; 3) usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego. 2. Usługi, o których mowa w pkt 1 mogą być wykonywane przez przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych. 3. Zasady wykonywania usług, a także odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego ich wykonania określone są w: str. 1

2 1) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.), 2) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545). 3) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468). 4. Ilekroć w niniejszej umowie jest mowa o przesyłkach pocztowych należy przez to rozumieć przesyłki listowe o wadze do g; 1) zwykłe - przesyłka nierejestrowana niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, 2) polecone - przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 3) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, 4) zagraniczne, 5) przesyłki kurierskie, 6) paczki. Nadawanie przesyłek 2 1. Wykonawca zobowiązany jest do codziennego doręczania przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 9.00 do Nadawanie przesyłek odbywać się będzie w wyznaczonych placówkach Wykonawcy, wskazanych w załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca zapewni doręczanie przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego do każdego miejsca w kraju i poza jego granicami. 4. Wykonawca ma obowiązek dostarczyć do siedziby Zamawiającego bezpłatne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO). 5. Realizacja usług pocztowych, o których mowa w 1 pkt 3, odbywać się będzie po przygotowaniu przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz sporządzeniu zestawienia nadanych przesyłek. Zestawienia sporządzane będą w formie elektronicznej lub papierowej. 6. Zamawiający zobowiązuje się do dostarczania bazy adresowej w formie zaszyfrowanych plików zawierających treści do wydruku, wg ustalonego z Wykonawcą wzoru. 7. Pliki przesyłane są pocztą elektroniczną jako załączniki lub jako pliki pobierane z serwera Zamawiającego, do których hiperłącze zostanie przesłane pocztą elektroniczną. Dopuszcza się przesłanie plików nagranych na płycie CD/DVD. 8. Pliki przesyłane będą w formacie zip (dopuszczamy archiwum samorozpakowujące się) zaszyfrowanym metodą AES-256. Dopuszczamy również inne formaty zapewniające co najmniej analogiczne bezpieczeństwo. 9. Hasło wykorzystywane do zaszyfrowania pliku będzie obowiązywało 1 miesiąc i przekazywane będzie Zamawiającemu przez Wykonawcę w zapieczętowanej kopercie do 25 dnia poprzedzającego miesiąca. str. 2

3 10. Za treść przekazywanych plików odpowiedzialność ponosi Zamawiający. 11. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: 1) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek sporządzonego wg ustalonego z Wykonawcą wzoru, zaszyfrowanie informacji i przesłanie zestawienia na wskazany adres poczty elektronicznej do placówki nadawczej, 2) dla przesyłek zwykłych nierejestrowanych - przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek. 12. Zamawiający umieszczać będzie na przekazywanych przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj oraz znak opłaty. 13. Wykonawca zwraca Zamawiającemu niedoręczone przesyłki niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia. Po upływie terminu odbioru przesyłka (w przypadku jej nieodebrania przez adresata) zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych. 14. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę (także drugie awizo), stosownie do przepisów: - Kodeksu podstępowania administracyjnego (Rozdział VII) - Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm., - Kodeksu postępowania karnego - Dz. U. z 2016 r., poz z późn. zm., - Kodeksu postępowania cywilnego - tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm., - Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718 ze zm. 15. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545). 16. Potwierdzenie nadania musi jednoznacznie określać datę przyjęcia przesyłki oraz identyfikować placówkę pocztową Wykonawcy, która nadała przesyłkę. 17. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. Do biegu terminu nie wlicza się dni ustawowo wolnych od pracy. Wydruk i konfekcjonowanie przesyłek 3 1. Dokumenty do automatycznego kopertowania przekazywane będą Wykonawcy w zamykanych pojemnikach (kontenerach) w formie wydrukowanych dokumentów. 2. Wykonawca zapewnia pojemniki, które odpowiednio zabezpieczą przekazywane przez Zamawiającego dokumenty. str. 3

4 3. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) składania i kopertowania dokumentów wraz z załącznikami, 2) nanoszenia na zwrotnych potwierdzeniach odbioru nadruków, zgodnie ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego, 3) przekazania dokumentów do nadania w formie przesyłek pocztowych, 4) sporządzania wykazów nadanych przesyłek. 4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji czynności wynikających z 3 pkt 3 w terminie do 3 dni roboczych po dniu przekazania przez Zamawiającego dokumentów wraz z bazą adresową. 5. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej lub paczki nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (zgodny z pocztową książką nadawczą dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa lub ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz nadruku (pieczątki) z pełną nazwą i adresem zamawiającego (za wyjątkiem przesyłek przeznaczonych do automatycznego kopertowania). 6. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na kopertach oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej. Wzór oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za przesyłkę: Odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego 4 1. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru z siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach przy ul. Jagiellońskiej 17 przesyłek przygotowanych do wyekspediowania od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 12:00 do 13:30. Przesyłki pocztowe będą nadawane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego. 2. Awaria pojazdu nie zwalnia Wykonawcy z wykonania usługi odbioru poczty. Wykonawca zapewnia pojazd zastępczy, a w przypadku nie wywiązania się z tego obowiązku Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu koszty zakupu danej usługi, tj. dowozu poczty u innego wykonawcy. 3. W przypadku rozbieżności (zastrzeżeń) dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym telefonicznie. Przy braku możliwości wyjaśnienia rozbieżności z Zamawiającym w dniu ich odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym. 4. Zamawiający i Wykonawca wyznacza osoby upoważnione do współpracy w zakresie realizacji umowy zgodnie załącznikiem nr 2 do niniejszej umowy. 5. Zmiana zapisów w załączniku nr 2 do umowy nie wymaga aneksu pod warunkiem pisemnego zawiadomienia stron umowy o zaistniałych zmianach. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość samodzielnego dostarczenia przesyłek własnym transportem, do wyznaczonej przez Wykonawcę placówki mieszczącej się w Katowicach, w przypadku wystąpienia ze strony Zamawiającego konieczności dostarczenia do tej placówki przesyłki w innych dniach lub godzinach niż wskazane. str. 4

5 7. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia, potwierdzając odbiór na druku wg ustalonego wzoru, zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy). Ochrona danych osobowych 5 1. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zadania zleconego niniejszą umową. 2. Zamawiający jest Administratorem danych osobowych których przetwarzanie powierza Wykonawcy, zgodnie z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych. 3. Zakres danych, których przetwarzanie administrator danych powierza Wykonawcy obejmuje wszelkie dane niezbędne do realizacji zadań określonych niniejszą umową. 4. Administrator danych powierza Wykonawcy przetwarzanie powyższych danych w celu realizacji zadań określonych w 1 niniejszej umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem; 2) prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki, o których mowa w pkt. 1) niniejszego ustępu; 3) powołania administratora bezpieczeństwa informacji i zgłoszenia go do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, 4) dopuszczania do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających upoważnienie; 5) zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały wprowadzone do zbiorów oraz komu są przekazywane; 6) wydawania indywidualnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych; 7) prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych; 8) spełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, którym odpowiadać powinny urządzenia i systemy informatyczne stosowane przez niego do przetwarzania danych osobowych, określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024); 9) umożliwienia Administratorowi Danych nadzoru prawidłowości realizacji zapisów ustawy o Ochronie danych osobowych. 6. Wykonawca przekaże Zamawiającemu w terminie 1 miesiąca od dnia podpisania umowy informację kto został wyznaczony jako Administrator bezpieczeństwa informacji. 7. Wykonawca zobowiązuje się do zaprzestania przetwarzania powierzonych danych, niezwłocznie po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Wykonawca usunie powierzone dane ze wszystkich nośników, bądź przekaże je Zamawiającemu. str. 5

6 8. Zamawiający wyraża zgodę na dalsze powierzenie (tzw. podpowierzenie) przetwarzania danych osobowych w zakresie nie szerszym niż wynikającym z niniejszej umowy, na następujących zasadach: 1) Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia, aby podmiot któremu podpowierzy przetwarzanie danych osobowych przetwarzał je wyłącznie w celu realizacji niniejszej umowy, 2) podmiot przetwarzający dane podpowierzone przez Wykonawcę powinien zachować wszelkie wymagania oraz warunki przetwarzania danych osobowych wynikające z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz z niniejszej umowy, 3) lista podmiotów, którym przetwarzanie danych zostanie podpowierzone przez Wykonawcę lub powierzone dalej przez te podmioty, wraz z informacją o zakresie i celu powierzenia, udostępniana jest przez Wykonawcę na żądanie Zamawiającego. 9. W wypadku zmiany przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, Wykonawca zobowiązuje się do dostosowania zasad przetwarzania danych, do nowych przepisów. Postępowanie reklamacyjne 6 1. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.). 2. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od ich nadania dla przesyłek krajowych oraz 6 miesięcy od ich nadania dla przesyłek zagranicznych. 3. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji, z zastrzeżeniem, że w przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym stosuje się przepisy danego kraju. 4. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. Zasady rozliczeń 7 1. Rachunki/faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji niniejszej umowy, wystawiane będą w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. 2. Zamawiający uiszcza należność z dołu za nadane przesyłki pocztowe oraz ich ewentualne zwroty na konto Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty otrzymania dokumentów określonych w ust Podstawą rozliczeń finansowych będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane oraz ewentualnie zwrócone do Zamawiającego w okresie jednego miesiąca kalendarzowego, stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. 4. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczone jako iloczyn ilości usług realizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat określonych w formularzu cenowym. Liczba ta będzie potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. str. 6

7 5. Ceny jednostkowe brutto podane przez Wykonawcę w formularzu szczegółowej kalkulacji cenowej będą niezmienne w całym okresie trwania umowy i stanowią załącznik nr 4 do niniejszej umowy. 6. Zamawiający dopuszcza możliwość zmian cen pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez ustawę z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.). 7. Dopuszcza się możliwość zaliczkowej zapłaty za częściowe wykonanie usługi za miesiąc grudzień w grudniu. 8. Wynagrodzenie należne Wykonawcy, o którym mowa w ust. 2, podlega automatycznej zmianie odpowiednio o kwotę podatku VAT wynikającą ze stawki tego podatku obowiązującą w chwili powstania obowiązku podatkowego. 9. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy ustalana jest każdorazowo z uwzględnieniem aktualnej stawki podatku VAT obowiązującej na dzień wystawienia faktury (powstania obowiązku podatkowego). Kontrole i kary umowne 8 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli realizacji usług określonych w 1 ust 1 niniejszej umowy. 2. Wykonawca musi posiadać w całym okresie wykonywania zamówienia umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (deliktowej i kontraktowej) w zakresie prowadzonej działalności, obejmującej przedmiot zamówienia. 3. W trakcie realizacji umowy, na każde wezwanie Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest udostępnić do wglądu Zamawiającemu kopie zawartej umowy (polisy), o której mowa w ust W razie nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy Zamawiający naliczać będzie Wykonawcy kary umowne wynikające z ustawy Prawo pocztowe, po przeprowadzeniu postępowania reklamacyjnego. 5. Za brak zawarcia umowy ubezpieczenia, o której mowa w ust. 2, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości umowy (oszacowanej na podstawie oferty Wykonawcy złożonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego poprzedzającym zawarcie niniejszej umowy). 6. Kary umowne podlegają sumowaniu. 7. W przypadku, jeżeli kary umowne nie pokryją całości szkody, Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. 8. Brak zapłaty kar umownych upoważnia Zamawiającego do ich potrącania z należności przysługujących Wykonawcy. 9. Wykonawca ponosi pełnię odpowiedzialności względem osób trzecich i jest zobowiązany do naprawienia szkody powstałej w związku z niezgodnym z prawem lub zapisami niniejszej umowy przetwarzaniem danych osobowych Postanowienia końcowe 9 str. 7

8 1. Umowa zostaje zawarta na okres od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 31 grudnia 2017 r., tj. na okres 12 miesięcy. 2. Każdej ze stron przysługuje prawo wypowiedzenia umowy z 2- miesięcznym okresem wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego z tym, że z ważnych przyczyn Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę z 1- miesięcznym okresem wypowiedzenia. 3. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 5. Umowa może być rozwiązana przez Zamawiającego bez wypowiedzenia w przypadku naruszenia 1 lub 2 niniejszej umowy w przypadku stwierdzenia, iż nieprawidłowości po zastosowaniu kary umownej występują nadal i zastosowanie kar umownej jest niecelowe. 6. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej, z wyjątkiem zapisów zawartych w załączniku nr 2 do niniejszej umowy. 7. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego i Prawa pocztowego. 8. Spory powstałe na tle realizacji niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądu miejscowo właściwego dla siedziby Zamawiającego. 9. Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Wykonawcy i dwa dla Zamawiającego. Zamawiający Wykonawca str. 8