Załcznik Nr 5 do Zarzdzenia Nr 63/2003 Burmistrza Tyszowiec z dnia 9 lipca 2003 r. Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki Stosownie do przepisów art. 26 i art. 27 ustawy z dnia 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci / Dz. U. Nr 121 poz. 591 ze zmianami zawartymi w Dz. U. Nr 113 poz. 1186 / oraz przepisami rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci oraz planów kont dla budetu pastwa, budetów jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektórych jednostek finansów publicznych / Dz. U. Nr 153 poz.1752 /, ustalam tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji oraz udokumentowania i rozliczania jej wyników. 1. Zasady ogólne 1. Zadaniem inwentaryzacji jest wiarygodne i rzetelne ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki na okrelony dzie, porównanie ustalonego stanu faktycznego ze stanem ksigowym, wyjanienie ewentualnych rónic, dokonanie odpowiednich ksigowa w ksigach rachunkowych w celu doprowadzenia do zgodnoci stanu ksigowego ze stanem rzeczywistym, a take uzyskanie pewnoci, e wykazane na poszczególnych kontach stany, wiernie odzwierciedlaj rzeczywisto, a zatem wykazane w bilansie poszczególne pozycje właciwie przedstawiaj stan majtku i zobowiza jednostki. 2. Celem inwentaryzacji, bdcej jedn z form kontroli wewntrznej jest ustalenie stanu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, aby na podstawie jej wyników: a) umoliwi doprowadzenie danych wynikajcych z ksig rachunkowych do zgodnoci ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realnoci wynikajcych z nich informacji ekonomicznych, b) umoliwi rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im 1
składniki majtkowe, c) dokona oceny gospodarczej przydatnoci składników majtkowych dla potrzeb jednostki, d) stworzy warunki do usprawnienia gospodarki majtkiem jednostki przez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom nieprawidłowoci w gospodarowaniu majtkiem jednostki. 2. Metody inwentaryzacji 1. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustala si na podstawie inwentaryzacji polegajcej na : - przeprowadzeniu spisu z natury, - pisemnym potwierdzeniu i uzgodnieniu sald, - porównaniu danych ksig rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i przeprowadzeniu weryfikacji stanów i realnej wartoci składników majtkowych objtych weryfikacj. Poszczególnym aktywom i pasywom jednostki przyporzdkowana jest okrelona metoda inwentaryzacji. 2. Za przeprowadzenie inwentaryzacji drog spisu z natury odpowiada kierownik jednostki, a za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald i weryfikacji stanu aktywów i pasywów główny ksigowy jednostki. 3. Zasady i terminy przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki A - Spis z natury 1. Za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury odpowiada kierownik jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowoci. 2. Przeprowadzenie inwentaryzacji metod spisu z natury polega na: - ustaleniu rzeczywistej iloci poszczególnych składników majtkowych poprzez ich policzenie, zmierzenie, zwaenie bd wyliczenie ich iloci na podstawie obmiarów i ujcie ustalonej iloci w arkuszu spisu z natury, - dokonaniu wyceny spisanych iloci - porównaniu iloci i wartoci spisanych składników majtkowych z danymi wynikajcymi z ksig rachunkowych, - ustaleniu ewentualnych rónic inwentaryzacyjnych, 2
- przeprowadzeniu postpowania weryfikacyjnego majcego na celu wyjanienie i rozliczenie rónic inwentaryzacyjnych, - ujciu rónic inwentaryzacyjnych i ich rozliczeniu w ksigach rachunkowych. Spisem z natury obejmuje si nastpujce składniki aktywów: - krajowe i zagraniczne rodki pienine, z wyjtkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, - akcje, czeki, weksle, obligacje, bony skarbowe i inne papiery wartociowe, - rodki trwałe własne / z wyjtkiem gruntów, budynków i budowli podlegajcych inwentaryzacji w drodze weryfikacji /, - maszyny i urzdzenia wchodzce w skład inwestycji / rodków trwałych w budowie /, - rodki trwałe postawione w stan likwidacji, - rodki trwałe obce, - materiały własne i obce znajdujce si w jednostce, - inne składniki majtku obrotowego / towary, produkcja w toku, półprodukty, wyroby gotowe / własne i obce, - rzeczowe składniki majtkowe ujte tylko w ewidencji ilociowej, 3. Inwentaryzacj w drodze spisu z natury przeprowadza si w nastpujcych terminach i z nastpujc czstotliwoci: - na ostatni dzie roku obrotowego: krajowe i zagraniczne rodki pienine znajdujce si w kasie, weksle, czeki, akcje, obligacje i inne papiery wartociowe oraz materiały pozostajce na stanie a odniesione w momencie zakupu w ciar kosztów jednostki, - na ostatni dzie roku obrotowego z moliwoci przeprowadzenia spisu w IV kwartale roku obrotowego i do 15 stycznia roku nastpnego: rodki trwałe z wyjtkiem podlegajcych inwentaryzacji w drodze weryfikacji stanu - grunty, budynki, budowle oraz maszyny i urzdzenia objte inwestycj rozpoczt, znajdujce si na terenie niestrzeonym, - nie rzadziej ni raz w cigu dwóch lat: materiały, wyroby gotowe, towary i półprodukty znajdujce si na strzeonych składowiskach i objtych ewidencj ilociowo wartociow, - nie rzadziej ni raz w cigu czterech lat: rodków trwałych, z wyjtkiem objtych inwentaryzacj stanu w drodze weryfikacji, oraz maszyn i urzdze wchodzcych w skład inwestycji / rodków trwałych w budowie, a znajdujcych si na terenie strzeonym. 3
4. W przypadku gdy spis z natury przeprowadza si w IV kwartale roku obrotowego i do 15 stycznia roku nastpnego, ustalenie stanu inwentaryzowanych składników majtkowych na ostatni dzie roku obrotowego nastpuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drog spisu z natury, przychodów i rozchodów jakie nastpiły midzy dat spisu z natury a dniem ustalenia stanu wynikajcego z ksig rachunkowych, przy czym stan wynikajcy z ksig rachunkowych nie moe by ustalony po dniu bilansowym. 5. Inwentaryzacj w drodze spisu z natury przeprowadza si równie: - na dzie zakoczenia działalnoci przez jednostk, - na dzie poprzedzajcy postawienie jej w stan likwidacji lub upadłoci. W przypadku połczenia lub podziału jednostek, z wyjtkiem spółek kapitałowych, strony mog w drodze umowy pisemnej odstpi od inwentaryzacji. 6. Przez teren strzeony rozumie si zamykane pomieszczenia z zainstalowanym systemem alarmowym lub teren odizolowany ogrodzeniem, zamykany bd chroniony w inny sposób np. przez dozorc. 7. Inwentaryzacj składników majtkowych w drodze spisu z natury przeprowadza Komisja Inwentaryzacyjna powołana przez kierownika jednostki. Powołanie Komisji nastpuje na podstawie zarzdzenia kierownika jednostki, okrelajcego: cel powołania komisji, jej skład osobowy tj. przewodniczcego i członków zespołu spisowego, prawa i obowizki komisji oraz rodzaj składników majtkowych objtych spisem z natury ze wskazaniem poszczególnych pól spisowych. Właciwy dobór pracowników do zespołu spisowego jest podstawowym warunkiem rzetelnego, kompletnego i terminowego spisu z natury. Do zespołów spisowych winny by powoływane osoby z odpowiednimi kwalifikacjami i niezbdn wiedz. W skład zespołu spisowego nie moe by powołana osoba: - materialnie odpowiedzialna za stan inwentaryzowanych składników majtkowych, - osoba prowadzca ewidencj ksigow inwentaryzowanych składników, - osoba nie zapewniajca bezstronnoci spisu z natury. Do obowizków zespołu spisowego naley: - zapoznanie si z obowizujcymi przepisami inwentaryzacyjnymi, - pobranie za pokwitowaniem arkuszy spisowych, ponumerowanych i zaewidencjonowanych w ksice druków cisłego zarachowania, - pobranie przed przystpieniem do spisu od osób materialnie odpowiedzialnych owiadcze wstpnych potwierdzajcych, e w prowadzonej przez siebie ewidencji ujły wszystkie przychody i rozchody 4
składników majtkowych a odpowiednie dokumenty zostały przekazane do ksigowoci oraz owiadcze kocowych potwierdzajcych, e składniki majtkowe zostały spisane w obecnoci osoby materialnie odpowiedzialnej. - przeprowadzenie spisu z natury, - terminowe przekazanie prawidłowo wypełnionych arkuszy spisowych osobie wyznaczonej przez kierownika jednostki, - przekazanie kierownikowi jednostki lub osobie przez niego wskazanej wszelkich informacji o stwierdzonych nieprawidłowociach w toku przeprowadzania czynnoci spisowych. 8. Przebieg spisu z natury odbywa si w nastpujcy sposób: a) Rozpoczcie spisu dokonuje si w dniu wskazanym w zarzdzeniu o przeprowadzeniu inwentaryzacji i w obecnoci osoby materialnie odpowiedzialnej, b) Przed przystpieniem do spisu z natury, zespół spisowy przyjmuje od osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majtkowych objtych spisem owiadczenie stwierdzajce, e wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe inwentaryzowanych składników majtkowych zostały przekazane do ksigowoci oraz sprawdza stan zabezpieczenia inwentaryzowanych składników majtkowych. c) zespół spisowy ustala rzeczywist ilo inwentaryzowanych składników majtkowych poprzez przeliczenie, przewaenie, przemierzenie lub ustalenie ich iloci w drodze obmiaru / opał, materiały sypkie / i ustalon ilo wpisuje do arkusza spisowego, bdcego drukiem cisłego zarachowania. Ponumerowanie arkuszy spisu z natury i ich oznaczenie w sposób uniemoliwiajcy ich zamian winno nastpi przed wydaniem arkuszy zespołom spisowym, d) prawidłowo wypełniony arkusz spisowy winien zawiera: - nazw jednostki i kolejny numer arkusza spisowego, - okrelenie rodzaju inwentaryzacji - pełna okresowa, zdawczo-odbiorcza, - nazw lub numer pola spisowego i rodzaj składników majtkowych objtych inwentaryzacj - rodki trwałe, rodki pienine, materiały itp, - dat rozpoczcia i zakoczenia spisu, - nazwiska osób materialnie odpowiedzialnych i członków zespołu spisowego, - numer kolejny pozycji arkusza spisowego, - szczegółowe okrelenie składników majtkowych, - jednostk miary, 5
- stwierdzon ilo w trakcie spisu, - cen za jednostk oraz warto wynikajc z przemnoenia iloci przez cen, - klauzul o treci " Spis zakoczono na pozycji..." - podpisy członków komisji oraz osób materialnie odpowiedzialnych. Składniki majtkowe uszkodzone, nieprzydatne lub stanowice własno innych jednostek spisuje si na oddzielnych arkuszach spisowych. 9. Po zakoczeniu spisu z natury zespół spisowy przekazuje głównemu ksigowemu lub osobie przez niego wyznaczonej: - wszystkie arkusze spisu z natury / wykorzystane i niewypełnione /, - owiadczenia osób materialnie odpowiedzialnych, - pisemne sprawozdanie o przebiegu spisu z natury, - inne dokumenty inwentaryzacyjne. 10. Arkusze spisowe podlegaj wycenie i porównaniu iloci i wartoci poszczególnych składników majtkowych ustalonych w czasie spisu z natury z iloci i wartoci wynikajc z ksig rachunkowych w celu ustalenia ewentualnych rónic inwentaryzacyjnych - niedoboru lub nadwyki. 11. Stwierdzone rónice inwentaryzacyjne ujmuje si w zestawieniu rónic sporzdzonym w sposób umoliwiajcy: - ustalenie łcznej sumy rónic inwentaryzacyjnych z podziałem wg poszczególnych kont syntetycznych przewidzianych w zakładowym planie kont oraz wg osób materialnie odpowiedzialnych, - powizanie poszczególnych pozycji zestawienia rónic z pozycjami arkuszy spisu lub pozycjami ich zbiorczych zestawie wykazujcymi rónic. Dla składników majtkowych kontrolowanych wyłcznie wartociowo ustala si jedynie wartociow rónic inwentaryzacyjn przez porównanie ogólnej wartoci składników majtkowych wynikajcej ze spisu z natury z wartoci wynikajc z ksig rachunkowych. 12. Przyczyny powstania rónic inwentaryzacyjnych wyjania osoba materialnie odpowiedzialna oraz wskazuje komisja inwentaryzacyjna w protokole, w którym przedstawia take umotywowane wnioski co do sposobu ich rozliczenia. W razie ujawnienia niedoborów komisja inwentaryzacyjna da wyjanie od osób materialnie odpowiedzialnych za stan majtku i po rozpatrzeniu wyjanie sporzdza protokół w którym uzasadnia powstanie niedoborów lub wskazuje, kto zdaniem komisji powinien by obciony tym niedoborem. Osoby odpowiedzialne za powstanie zawinionego niedoboru obcia si w wysokoci uznanej za zawinion z zastosowaniem przepisów o pracowniczej odpowiedzialnoci odszkodowawczej. 6
13. Przyczynami rónic inwentaryzacyjnych mog by: - brak zapisów w ewidencji analitycznej z powodu opónienia przekazywania dokumentów przychodowych lub rozchodowych, - pomyłki w ewidencji ksigowej, - pomyłki przy wydawaniu lub przyjmowaniu składników majtkowych, - błdy podczas inwentaryzacji składników majtkowych, - nieujcie w ewidencji ksigowej wszystkich dokumentów rozchodowych np. protokołów likwidacji składników majtkowych, - kradziee bd naduycia, - zaniedbanie obowizków słubowych przez osoby materialnie odpowiedzialne, 14. Niedobory i nadwyki mog by: - niedoborami niezawinionymi, powstałymi w wyniku wypadków losowych, naturalnych ubytków, - niedoborami zawinionymi np. udowodnione zawłaszczenie, - nadwykami rzeczywistymi, które naley przyj na stan jednostki, - rónicami pozornymi wynikajcymi z błdnych zapisów. Niedobory niezawinione podlegaj spisaniu w ciar kosztów jednostki, niedobory zawinione obciaj osoby materialnie odpowiedzialne i staj si: - nalenoci gdy s uznane przez osoby materialnie odpowiedzialne, - roszczeniem, gdy osoby materialnie odpowiedzialne ich nie uznaj, Protokół z weryfikacji rónic inwentaryzacyjnych komisja przekazuje po zaopiniowaniu przez głównego ksigowego i ewentualnie radc prawnego kierownikowi jednostki w celu zatwierdzenia zawartych w nim wniosków. Rónice inwentaryzacyjne odpisuje si na podstawie decyzji kierownika jednostki. Niedobory i nadwyki inwentaryzacyjne mog by kompensowane jeeli spełniaj nastpujce warunki: - zostały stwierdzone w ramach jednego spisu z natury, - dotycz tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej, - zostały stwierdzone w podobnych składnikach majtkowych. Ilo oraz warto niedoborów i nadwyek podlegajcych kompensacie ustala si przyjmujc za podstaw mniejsz ilo stwierdzonego niedoboru lub nadwyki i nisz cen składników majtku wykazujcych rónice inwentaryzacyjne. W/w kompensaty nie maj zastosowania do rodków trwałych. 15. Mona uzna za rzeczywisty stan składników majtkowych wynikajcy z ewidencji, a nie ustalony w drodze spisu z natury, tj. nie ujmowa w ksigach rachunkowych rónic inwentaryzacyjnych, jeeli s to rónice drobne, mieszczce si w uznanych przez kierownika jednostki granicach 7
dopuszczalnych błdów w pomiarach ich iloci np. dotyczy ustalenia iloci opału poprzez wyliczenie jego iloci na podstawie obmiaru pryzmy i jeeli rónice te zostan ujte w odrbnym zestawieniu rónic inwentaryzacyjnych. 16. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji naley odpowiednio udokumentowa i powiza z zapisami ksig rachunkowych. Rónice pomidzy stanem rzeczywistym i wykazanym w ksigach rachunkowych naley wyjani i rozliczy w ksigach roku obrotowego na który przypadał termin przeprowadzenia inwentaryzacji. B. Pisemne potwierdzenie i uzgodnienie sald 1. - Pisemne potwierdzenie i uzgodnienie sald polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdze prawidłowoci wykazanego w ksigach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjanienia i rozliczenia ewentualnych rónic. 2. - Drog pisemnego potwierdzenia i uzgodnienia sald inwentaryzuje si: - krajowe i zagraniczne rodki pienine / aktywa finansowe / zgromadzone na rachunkach bankowych - kredyty, poyczki, lokaty, - zobowizania wynikajce z własnych papierów wartociowych i weksli, wydanych innym podmiotom gospodarczym, - nabyte papiery wartociowe i udziały w obcych podmiotach, - nalenoci z tytułu rozlicze z kontrahentami, - powierzone kontrahentom własne składniki aktywów majtkowych. Od obowizku pisemnego potwierdzenia i uzgodnienia salda zwolnione s: - nalenoci sporne i wtpliwe, - nalenoci wobec kontrahentów, w tym osób fizycznych, którzy nie maj obowizku prowadzenia ksig rachunkowych, - rozrachunki z pracownikami, - rozrachunki publicznoprawne, - drobne nalenoci, których koszty uzgodnienia przekraczaj warto nalenoci lub zwizane z tym korzyci. 3. Inwentaryzacj rodków pieninych zgromadzonych na rachunkach bankowych przeprowadza si na ostatni dzie roku obrotowego. Stron inicjujc uzgodnienie stanu rodków na rachunkach bankowych jest bank, który przesyła odpowiednie pismo. Obowizkiem jednostki jest sprawdzenie wykazanych w nim danych z ewidencj ksigow i gdy dane s zgodne, potwierdzenie ich prawidłowoci. 8
W przypadku gdy bank nie podjł takiej inicjatywy, jednostka zobowizana jest do przesłania do banku pisma z wyszczególnieniem sald poszczególnych rachunków bankowych na dzie bilansowy z prob o potwierdzenie. 4. Uzgodnienia sald nalenoci z kontrahentami dokonuje si na ostatni dzie kadego roku obrotowego. Termin ten uwaa si za dotrzymany, jeeli inwentaryzacja zostanie przeprowadzona w ostatnim kwartale roku obrotowego i zakoczona do dnia 15 stycznia roku nastpnego, przy czym stan nalenoci musi by ustalony na dzie bilansowy tj na 31 grudnia poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drog potwierdzenia sald przychodów i rozchodów jakie nastpiły midzy dat potwierdzenia a dniem ustalenia salda. 5. Uzgodnienie salda nalenoci moe nastpi w formie: - pocztowej, poprzez wysłanie stosownego pisma, gotowego formularza ogólnie obowizujcego, formularza opracowanego przez jednostk lub wydruku komputerowego zawierajcego specyfikacj sald, - faksowej, - telefonicznej z jednoczesnym sporzdzeniem notatki stanowicej potwierdzenie przeprowadzonej rozmowy telefonicznej. Bez wzgldu na form uzgodnienia przesyłana kontrahentom specyfikacja sald winna zawiera: - nazw jednostki wystawiajcej specyfikacj, - nazw i adres kontrahenta, - numer konta analitycznego, - dat uzgodnienia salda, - kwot salda i wyszczególnienie pozycji składajcych si na saldo nalenoci, - podpisy osób upowanionych, przy czym z uwagi na to i potwierdzenie salda moe mie znaczenie dowodowe, winien je podpisa kierownik jednostki. Potwierdzenie naley sporzdzi w 3 egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach jednostki, a dwa egzemplarze wysyła si kontrahentowi w celu potwierdzenia salda na jednym z tych egzemplarzy. Potwierdzony przez kontrahenta egz. jest przechowywany w aktach jednostki. Obowizujce przepisy nie przewiduj tzw. milczcego potwierdzenia salda, co oznacza, e jednostka powinna podj wszelkie moliwe działania w celu uzyskania potwierdzenia. Jeeli podjte działania w celu uzgodnienia salda zawiod, wówczas inwentaryzacji tych nalenoci dokonuje si drog weryfikacji. 9
C - Weryfikacja stanu aktywów i pasywów 1. - Wykazane w ksigach rachunkowych na dzie bilansowy aktywa i pasywa nie podlegajce inwentaryzacji w drodze spisu z natury lub uzgodnienia sald powinny by zinwentaryzowane w drodze weryfikacji sald. Weryfikacja stanu aktywów i pasywów polega na porównaniu danych ksig rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartoci inwentaryzowanych składników majtkowych. Celem weryfikacji sald jest stwierdzenie czy rzeczywicie posiadane dokumenty potwierdzaj istnienie okrelonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione. Przedmiotem inwentaryzacji w drodze porównania danych z ksig rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji stanu ksigowego aktywów i pasywów s: - grunty i trudno dostpne ogldowi rodki trwałe / np. wodocigi, gazocigi, studnie głbinowe, zbiorniki podziemne itp/, - budynki i budowle zgodnie z przepisami paragrafu 7 rozporzdzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowoci, - inwestycje rozpoczte / rodki trwałe w budowie / bez maszyn i urzdze objtych t inwestycj, - wartoci niematerialne i prawne, - nalenoci sporne i wtpliwe, - nalenoci i zobowizania wobec pracowników, - nalenoci i zobowizania publiczno prawne, - rozrachunki, nie podlegajce uzgadnianiu w drodze potwierdzenia salda np. z osobami fizycznymi i innymi, które nie maj obowizku prowadzenia ksig rachunkowych, - rozliczenia midzyokresowe kosztów, - fundusze własne i fundusze specjalne, - przychody przyszłych okresów, 2. Weryfikacj sald aktywów i pasywów przeprowadza si na ostatni dzie roku obrotowego z wyjtkiem gruntów, budynków i budowli oraz trudno dostpnych rodków trwałych, które inwentaryzuje si w drodze weryfikacji w terminach dokonywania inwentaryzacji pozostałych grup rodzajowych rodków trwałych. 3. Inwentaryzacj drog weryfikacji przeprowadzaj pracownicy posiadajcy pełn dokumentacj aktywów i pasywów podlegajcych weryfikacji / ksigi rachunkowe, dowody ródłowe/. 10
W przypadkach wymagajcych specjalistycznej wiedzy, np. weryfikacji inwestycji rozpocztych, weryfikacji dokonuje si przy udziale kompetentnych pracowników jednostki / słuby budowlane, pracownicy merytoryczni /. 4. Przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów drog weryfikacji winno by udokumentowane protokołem weryfikacji, w którym ujmuje si stan aktywów przed weryfikacj i po jej dokonaniu oraz ewentualne rónice. Do protokołu weryfikacji naley dołczy notatki słubowe pracowników współuczestniczcych w weryfikacji oraz wskaza dokumenty na podstawie których dokonano weryfikacji. Wyniki weryfikacji naley uj w ksigach rachunkowych. 11
12
13