Załącznik do Zarządzenia Nr 994/10. Prezydenta Miasta z dnia r. sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 994/10 Prezydenta Miasta z dnia r. sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej. w SPIS TREŚCI SŁOWNIK...2 I. Postanowienia ogólne...2 II. Pojęcie, cel i zakres inwentaryzacji...2 III. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji...3 IV.Czynności przedinwentaryzacyjne...4 V. Organizacja inwentaryzacji...5 VI. Sposoby inwentaryzacji...7 VII. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury...8 VIII. Inwentaryzacja w drodze potwierdzenia sald...12 IX. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji...14 X. Inwentaryzacja nieruchomości...15 XI. Inwentaryzacja środków trwałych przekazanych w trwały zarząd...15 XII. Postanowienia końcowe...16 XIII. Załączniki: Załącznik nr 1 Protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie Załącznik nr 2 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją Załącznik nr 3 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją /dotyczy środków trwałych i pozostałych środków trwałych/ Załącznik nr 4 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji Załącznik nr 5 Sprawozdanie komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) ze spisu z natury Załącznik nr 6 Sprawozdanie końcowe Stałej Komisji Inwentaryzacyjnej Załącznik nr 7 Protokół weryfikacji aktywów i pasywów Załącznik nr 8 Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych Załącznik nr 9 Protokół rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych Załącznik nr 10 Protokół inwentaryzacji inwestycji niezakończonej

2 Słownik Ilekroć w tekście jest mowa o: Kierowniku jednostki należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Wałbrzycha. Osobie materialnie odpowiedzialnej należy przez to rozumieć osobę której powierzono określony składnik majątku z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, naczelnika wydziału, kierownika biura. Komisji inwentaryzacyjnej należy przez to rozumieć zespół spisowy. Komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć wydział, biuro, samodzielne stanowisko z Urzędzie Miejskim w Wałbrzychu. Kontrahencie należy przez to rozumieć stronę, która dokonuje potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Instrukcja inwentaryzacyjna została opracowana na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, według stanu obowiązującego na dzień wejścia niniejszej instrukcji w życie. 2. Jednostka stosuje zasady inwentaryzacji, określone w ustawie o rachunkowości, uzupełnione postanowieniami niniejszej instrukcji oraz zasadami wynikającymi z obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont. 2 Zasady przeprowadzenia inwentaryzacji określone niniejszą instrukcją mają zastosowanie i dotyczą majątku Gminy Wałbrzych i Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu. 3 Podstawowym celem instrukcji inwentaryzacyjnej jest określenie zasad, trybu i metod przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów w jednostce. II. POJĘCIE, CEL I ZAKRES INWENTARYZACJI 4 Inwentaryzacja to zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki. 5 Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na oznaczony moment (dzień) i na tej podstawie: 1. doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienia realności wynikających z nich informacji ekonomicznych, 2. ustalenie własności składników majątkowych, w szczególności nieruchomości,

3 3. określenie środków trwałych przeznaczonych do likwidacji, nieprzydatnych, niewykorzystywanych, zbędnych, 4. rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, 5. przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki, 6. nadzór nad składnikami majątku przekazanymi w trwały zarząd na podstawie ewidencji prowadzonej przez Wydział Infrastruktury Miasta, 7. nadzór nad składnikami majątku wchodzącymi w skład ewidencji gminnego zasobu nieruchomości, prowadzonej przez Wydział Infrastruktury Miasta, oddanymi w najem, dzierżawę i użyczenie, 8. przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu i Gminie Wałbrzych. Inwentaryzacja obejmuje: 6 1. rzeczowe składniki aktywów trwałych, do których zalicza się: środki trwałe, środki trwałe w budowie, 2. pieniężne składniki majątkowe tj. gotówka w kasie, czeki, weksle, 3. obce składniki środków trwałych i obrotowych, będące na przechowaniu jednostki 4. rozrachunki finansowe, w tym między innymi: salda rachunków bankowych i kredytów oraz pożyczek, salda rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, salda innych należności i zobowiązań; 5. inne aktywa i pasywa, między innymi: własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom w celu ich przerobu, użytkowania, przechowania itp. wartości niematerialne i prawne. 6. dobra kultury. III. TERMINY I CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEPROWADZANIA INWENTARYZACJI 7 W jednostce stosuje się następujące rodzaje i metody inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku: 1. inwentaryzację okresową (w tym roczną, przeprowadzaną zgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości), 2. inwentaryzację zdawczo-odbiorczą (okolicznościową), przeprowadzaną na okoliczność zmiany osób materialnie odpowiedzialnych (po spełnieniu określonych warunków może ona być uznana za inwentaryzację okresową, w tym roczną), 3. inwentaryzację niezapowiedzianą. 8 Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji ustala kierownik jednostki w rocznym planie inwentaryzacji, z tym, że inwentaryzację:

4 1. aktywów pieniężnych, papierów wartościowych oraz materiałów i towarów zaliczanych - zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości w koszty w momencie zakupu - przeprowadza się drogą spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego, 2. zapasów materiałów, towarów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadza się drogą spisu z natury raz w ciągu 2 lat (w dowolnych okresach), zaś w roku, w którym nie przeprowadza się spisu z natury drogą weryfikacji, 3. znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się co 4 lata drogą spisu z natury (w dowolnym okresie roku), zaś w pozostałych latach - w drodze weryfikacji, dóbr kultury, znajdujących się na terenie strzeżonym środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się co 4 lata drogą spisu z natury (w dowolnym okresie roku), zaś w pozostałych latach - w drodze weryfikacji, 4. pozostałych składników aktywów i pasywów rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, zaś kończy do 15 dnia następnego roku, pod warunkiem, że ustalenie stanu na dzień bilansowy lub na inny dzień rozliczenia inwentaryzacji w ramach roku obrotowego zostało dokonane przy uwzględnieniu obrotów, jakie miały miejsce między tym dniem, a dniem rzeczywistego spisu. 9 Terminy inwentaryzacji winny być tak ustalone, aby składniki majątku powierzone jednej osobie materialnie odpowiedzialnej lub zespołowi osób współodpowiedzialnych objęte zostały spisem z natury w jednym terminie. IV. CZYNNOŚCI PRZEDINWENTARYZACYJNE Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna za stan składników majątku objętym spisem winna dokonać likwidacji lub zagospodarowania składników zniszczonych, uszkodzonych, zbędnych czy nieprzydatnych. 2. Osoba materialnie odpowiedzialna zobowiązana jest do dopilnowania ujęcia w arkuszach spisowych składników, stanowiących własność innych jednostek. 3. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna za stan składników majątku objętym spisem powinna złożyć pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie zrealizowane dowody przychodów i rozchodów inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do księgowości. 4. Zespoły spisowe nie mogą być informowane o ilości inwentaryzowanych składników majątku wynikających z ewidencji księgowej. 5. Liczenie, ważenie i pomiar składników majątku dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątku lub osoby przez nią wskazanej. Spis z natury spowodowany zmianą osoby materialnie odpowiedzialnej przeprowadza się w obecności osoby przekazującej i osoby przyjmującej odpowiedzialność lub osób przez nie pisemnie upoważnionych. Inwentaryzuje się w ten sposób: środki pieniężne (oprócz ulokowanych w bankach), akcje, obligacje, bony skarbowe, inne papiery wartościowe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki trwałe z wyłączeniem gruntów dostępne oglądowi, a także objęte inwestycjami rozpoczętymi maszyny i urządzenia.

5 6. Wpis do arkuszy spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składników majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej) sprawdzenie jego prawidłowości. 11 Składniki majątku objęte spisem z natury nie mogą być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. V. ORGANIZACJA INWENTARYZACJI 12 Kierownik jednostki powołuje: 1. stałą komisję inwentaryzacyjną, 2. przewodniczącego stałej komisji inwentaryzacyjnej (nie może nim być pracownik jednostki prowadzący ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją, ani pracownik, któremu pieczy składniki te powierzono), 3. komisję inwentaryzacyjną (zespoły spisowe) na wniosek przewodniczącego stałej komisji inwentaryzacyjnej. 13 Kierownik jednostki powołuje stałą komisję inwentaryzacyjną i komisję inwentaryzacyjną (zespoły spisowe) w składzie zapewniającym sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji oraz wyznacza przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. 14 Komisja inwentaryzacyjna (zespół spisowy) składa się co najmniej z dwóch osób. Członkiem komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) są osoby powołane spośród pracowników Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu z wyjątkiem pracowników Wydziału Budżetu i Finansów oraz Wydział Dochodów Gminy zajmujących się ewidencją oraz wyceną inwentaryzowanych składników majątku, a także osoby powołane spoza pracowników Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu, w szczególności: posiadające wiadomości specjalne niezbędne do właściwej identyfikacji i oceny stanu spisywanych składników majątkowych, przedstawiciela inwestora zastępczego. 15 Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego stałej komisji inwentaryzacyjnej należy: 1. opracowanie projektu rocznego planu inwentaryzacji w terminie do końca stycznia danego roku, 2. stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej (zespołów spisowych), 3. przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej (zespołów spisowych), 4. ustalanie w jakim terminie muszą być zakończone prace inwentaryzacyjne oraz wycena arkuszy, 5. organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji oraz dopilnowanie ich wykonania

6 we właściwym terminie, 6. stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie: zmiany terminu inwentaryzacji, przeprowadzenia spisów uzupełniających lub powtórnych, przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych w sposób uproszczony; 7. kontrolowanie przygotowań do spisu oraz przebiegu spisów z natury, 8. sporządzanie protokołu w 1 egz. z wyników kontroli oraz oznaczanie sprawdzonych pozycji na arkuszu spisowym podpisem w rubryce uwagi, 9. dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, 10. ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, a następnie przedstawienie ich Naczelnikowi Wydziału Budżetu i Finansów oraz Naczelnikowi Wydziału Dochodów Gminy (z-cy naczelnika, Głównemu Księgowemu) 11. przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych, 12. stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku oraz przedstawienie ich Naczelnikowi Wydziału Budżetu i Finansów oraz Naczelnikowi Wydziału Dochodów Gminy (z-cy naczelnika, Głównemu Księgowemu) 13. kontrolowanie i aktualizacja instrukcji inwentaryzacyjnej i wprowadzanie zmian w miarę potrzeb, 14. Przewodniczący Stałej Komisji Inwentaryzacyjnej może zlecić do wykonania część z wymienionych czynności członkom stałej komisji inwentaryzacyjnej, jednak nie zwalnia go to od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. 16 Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy: 1. organizacyjne przygotowanie spisu, 2. ustalenie czynności dla członków komisji, 3. pobranie od osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania arkuszy spisu z natury, 4. prowadzenie rozliczenia arkuszy spisu z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania, 5. stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie inwentaryzacji niektórych składników majątku na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku, 6. zarządzenie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie spisu, 7. kontrolowanie przygotowań do spisu oraz przebiegu spisu z natury, 8. kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisu z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji, 9. terminowe przekazanie przewodniczącemu stałej komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisu z inwentaryzacji wraz z oświadczeniami oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem. 17 Do uprawnień i obowiązków zespołów spisowych należy: 1. zapoznanie się z instrukcją inwentaryzacyjną oraz z przepisami o prowadzeniu spisu z natury,

7 2. uczestnictwo w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym 3. przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym, 4. takie zorganizowanie pracy, aby normalna działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej nie doznała zakłóceń, 5. właściwe zabezpieczenie kontrolowanych pomieszczeń i obiektów na czas spisu, 6. właściwe zabezpieczenie pomieszczeń, magazynów i składowisk na czas spisu przed niekontrolowaną zmianą miejsca spisywanych składników majątku. VI. SPOSOBY INWENTARYZACJI 18 Inwentaryzacje przeprowadza się w drodze: 1. spisu z natury: - aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), - papiery wartościowe, - materiały, - środki trwałe, z wyjątkiem gruntów oraz środków, do których dostęp jest znacznie utrudniony, - dobra kultury, - maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, - znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek; 2. potwierdzenia sald: - aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, - udzielone pożyczki, - zaciągnięte kredyty bankowe, pożyczki - należności i zobowiązania z wyjątkiem należności spornych, należności od pracowników - powierzone kontrahentom własne składniki aktywów; 3. porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku: - grunty i środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, - wartości niematerialne i prawne, - należności sporne i wątpliwe, - należności i zobowiązania pracowników, - należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych, - inne aktywa i pasywa nie podlegające spisowi z natury i potwierdzeniu sald, - prawo wieczystego użytkowania gruntów. 4. Inwentaryzację nieruchomości przeprowadza się poprzez porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości. VII. INWENTARYZACJA W DRODZE SPISU Z NATURY 19 Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na: 1. ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zważenie, zmierzenie oraz ujęciu ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury, 2. wycenie spisanych ilości, 3. porównaniu wartości spisu z danymi z ksiąg rachunkowych,

8 4. ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania oraz postawieniu wniosków co do sposobu ich rozliczenia, 5. ujęciu różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczeniu w księgach rachunkowych. 20 Inwentaryzacje w drodze spisu z natury przeprowadzają co najmniej 2-osobowe zespoły spisowe. 21 Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub przez nią upoważnionej za spisywane składniki, w przypadku powierzenia jej takiej odpowiedzialności. 22 Bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku (przez przeliczenie, zmierzenie, zważenie) zespół spisowy dokonuje wpisu do arkusza spisowego. 23 Arkusz spisu z natury, na którym ujęto wyniki spisu powinien zawierać co najmniej: 1. nazwę jednostki, 2. pieczęć Wydziału Budżetu i Finansów 3. numer kolejny arkusza spisowego, 4. określenie rodzaju inwentaryzacji (np.: inwentaryzacja okresowa, inwentaryzacja doraźna), 5. nazwę pola spisowego, 6. datę rozpoczęcia i zakończenia spisu, 7. imiona i nazwiska członków zespołu spisowego, 8. szczegółowe określenie składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący, np. numer inwentarzowy, 9. jednostkę miary, 10. ilość stwierdzoną w czasie spisu, 11. numery pozycji arkusza spisu, 12. imię i nazwisko osoby, której pieczy powierzono składniki majątku oraz jej podpis złożony na dowód braku zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury, 13. imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu spisowego oraz ich podpisy na dowód braku zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury. 24 W arkuszach spisu niedozwolone jest pozostawianie nie wypełnionych wierszy. Arkusze spisu z chwilą ich ponumerowania traktuje się jako druki ścisłego zarachowania Za prawidłowe rozliczenie się z otrzymanych przez zespoły spisowe arkuszy spisu odpowiada przewodniczący zespołu spisowego. 27

9 Arkusze spisu należy wypełniać w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych, a także wyodrębnienie składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i uszkodzone. 28 Arkusz spisu sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Wolno w nich stosować ogólnie przyjęte skróty. 29 Błędy popełnione w arkuszach spisu można poprawiać wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby), tak aby pozostał on czytelny, a następnie wpisaniu zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być potwierdzona podpisem przez osobę dokonującą spisu z natury, osobę materialnie odpowiedzialną oraz datą. 30 Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkuszu spisowym należy zamieścić klauzulę o następującej treści: Spis zakończono na pozycji.... Natomiast niewykorzystaną część arkusza spisowego należy przekreślić. 31 Arkusze spisowe z natury sporządza się w 2 egz., a przy inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w 3 egz. Oryginał otrzymuje księgowość za pośrednictwem przewodniczącego stałej komisji inwentaryzacyjnej, a kopie osoba materialnie odpowiedzialna, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. 32 Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu: 1. środków trwałych 2. dóbr kultury 3. pozostałych środków trwałych 4. środków pieniężnych 5. materiałów, towarów, opakowań oraz wyrobów gotowych 6. środków trwałych w budowie 7. depozytów 8. druków ścisłego zarachowania 9. obcych składników majątkowych 10. składników majątkowych niepełnowartościowych, uszkodzonych lub których wartość uległa z innych przyczyn obniżeniu. 33 Po zakończeniu spisów z natury zespoły spisowe opracowują i składają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkusze spisowe z wniesionym rzeczywistym stanem składników, rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych, oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie oraz sprawozdanie zawierające informacje o: przebiegu spisu,

10 zabezpieczeniu pomieszczeń inwentaryzowanych składników, przygotowaniu pól spisowych do inwentaryzacji. 34 Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je do Wydziału Budżetu i Finansów Działu Finansowego oraz Wydziału Dochodów Gminy w celu dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. 35 Po dokonaniu wyceny rzeczowych i pieniężnych składników majątku należy ustalić różnice inwentaryzacyjne (niedobory i nadwyżki), wynikające z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku, ustalonych w toku spisu z natury, z ilością i wartością wynikającą z ewidencji tych składników. 36 Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w zestawieniu różnic sporządzonych w sposób umożliwiający: ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem jej według poszczególnych kont syntetycznych przewidzianych w planie kont oraz według osób materialnie odpowiedzialnych, powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu lub pozycjami ich zbiorczych zestawień. 37 Dla składników majątku kontrolowanych wyłącznie wartościowo ustala się jedynie wartościową różnicę inwentaryzacyjną - niedobór albo nadwyżka przez porównanie ogólnej wartości składników majątku wynikającej ze spisu z natury z ich wartością wynikającą z ksiąg rachunkowych Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych określa stała komisja inwentaryzacyjna w protokole, w którym przedstawia także umotywowane wnioski co do sposobu ich rozliczenia. 2. W razie ujawnienia niedoborów przekraczających normy ubytków naturalnych, stała komisja inwentaryzacyjna żąda wyjaśnień na piśmie od osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników majątku i po rozpatrzeniu wyjaśnień sporządza protokół, w którym uzasadnia powstanie tych niedoborów lub wskazuje, kto zdaniem komisji powinien być obciążony tym niedoborem. 3. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeżeli spełnione są równocześnie wszystkie następujące warunki: zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury, dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej,

11 zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku. 4. Przepisy ust. 3 nie mają zastosowania do niedoborów i nadwyżek środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych w używaniu Różnice inwentaryzacyjne odpisuje się na podstawie decyzji kierownika jednostki, podjętej na wniosek przewodniczącego stałej komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez radcę prawnego i skarbnika, głównego księgowego lub jego zastępcę. 4. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji W przypadku inwestycji rozpoczętych obejmujących ogół kosztów pozostających w bezpośrednim związku z niezakończoną budową, montażem lub przekazaniem do używania nowego lub ulepszeniem istniejącego środka trwałego inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku oraz w przypadku: postawienia przedsiębiorstwa wykonawcy robót w stan upadłości lub likwidacji, jeżeli istnieje niebezpieczeństwo, że wykonawca nie dokończy prac, odstąpienia jednej ze stron od umowy na roboty budowlano-montażowe, w innych przypadkach - na podstawie zarządzenia Prezydenta Miasta Wałbrzycha. 2. Inwentaryzację inwestycji rozpoczętych dokonuje się po ustaleniu pól spisowych i powołanych do pracy na nich zespołów spisowych. 3. Pola spisowe i skład zespołów spisowych zgłasza Naczelnik wydziału lub Kierownik biura odpowiedzialny za realizację inwestycji, w terminie do 30 listopada danego roku. 4. Inwentaryzację inwestycji rozpoczętych dokonuje się w drodze spisu z natury (m.in. zakupione maszyny i urządzenia) i porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. 5. Przeprowadzoną inwentaryzację dokumentuje się protokołem inwentaryzacji inwestycji niezakończonej. 6. Stan ilościowy spisanych z natury robót budowlano-montażowych, geologicznoposzukiwawczych i geodezyjno-kartograficznych w toku oraz prac projektowych w toku ustala się w technicznych jednostkach obmiaru lub w innych jednostkach właściwych dla danego zakresu i rodzaju robót. 7. Spisem z natury należy objąć całość robót budowlano-montażowych, geologicznoposzukiwawczych i geodezyjno-kartograficznych oraz prac projektowych wykonanych od dnia ich rozpoczęcia i nie zafakturowanych do dnia spisu. 8. Dane do spisu z natury tak zwanych robót zanikających oraz robót, których faktycznego stanu nie można ustalić z powodu warunków atmosferycznych, na przykład przysypane śniegiem roboty ziemne, przyjmuje się w wysokości ustalonej w czasie poprzedniego spisu, zwiększonej na podstawie danych ewidencji robót o roboty wykonane od czasu poprzedniego spisu. 9. Podstawą wyceny robót w toku jest kosztorys aktualnie obowiązujący strony zgodnie z zawartą umową. Wyceny dokonuje zespół spisowy, w skład którego powinny wchodzić

12 osoby o kwalifikacjach technicznych ze znajomością zasad kosztorysowania. 10. Protokół inwentaryzacji inwestycji niezakończonej podpisują członkowie zespołu spisowego oraz w przypadku wystąpienia robót w toku kierownik budowy. 41 W przypadku pominięcia z różnych przyczyn przy spisie niektórych składników majątku, kierownik jednostki może zezwolić na przeprowadzenie spisu dodatkowego, zachowując wszystkie wymogi przeprowadzania spisu z natury. VIII. INWENTARYZACJA W DRODZE POTWIERDZENIA SALD 42 W drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się aktywa i pasywa wymienione w 18 pkt. 2 Instrukcji. 43 Metoda potwierdzenia sald to potwierdzenie stanów księgowych aktywów drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. 44 Inwentaryzacja należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych może być rozpoczęta trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 stycznia następnego roku. 45 Nie przewiduje się tzw. milczącego potwierdzenia salda. 46 Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda: należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec kontrahentów, którzy nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozrachunki z pracownikami, drobne należności i zobowiązania w przypadku których koszty uzgodnienia przekraczałyby związane z tym korzyści, rozrachunki publicznoprawne Inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald dokonuje Wydział Budżetu i Finansów oraz Wydział Dochodów Gminy. 2. Pismo o potwierdzenie salda wystawia się w trzech egzemplarzach i wysyła za zwrotnym potwierdzeniem odbioru: dwa egzemplarze do kontrahenta celem potwierdzenia salda, trzeci

13 egzemplarz zostaje w aktach jednostki. Jeden z wysłanych egzemplarzy powinien wrócić do jednostki potwierdzony przez kontrahenta (z wyłączeniem banków). 3. Potwierdzenie salda może odbywać się również telefaksem albo telefonicznie, jednak w tym przypadku należy sporządzić notatkę z przeprowadzonej rozmowy. 4. Jeżeli nie udało się uzyskać potwierdzenia salda, wówczas takie saldo podlega inwentaryzacji w drodze weryfikacji. 5. Formularz potwierdzenia salda powinien zawierać: kwotę salda, wskazanie strony "Wn" lub "Ma", pieczątkę zakładu i podpisy osób upoważnionych, ewentualne załączniki. 6. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald, sporządza się protokół z inwentaryzacji do grupy kont należących do danego zespołu kont w zakładowym planie kont. 7. W przypadku składników powierzonych kontrahentom, należy uzyskać od jednostki, której przekazano składniki majątkowe, potwierdzenie ich stanu. 48 Ujawnione w toku uzgodnień sald ewentualne różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) miedzy stanem wykazanym na potwierdzeniach sald a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić oraz rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. IX. INWENTARYZACJA W DRODZE WERYFIKACJI 49 Aktywa i pasywa, które nie mogą być zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda, podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji, poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, ewidencjach oraz doprowadzenia ich do realnej wartości. Drogą weryfikacji inwentaryzuje się aktywa i pasywa wymienione w 18 pkt 3 Instrukcji Inwentaryzacji w drodze weryfikacji dokonuje Wydział Budżetu i Finansów oraz Wydział Dochodów Gminy we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi. 2. Celem weryfikacji jest: ustalenie faktu istnienia określonych składników majątku i źródeł ich pochodzenia, stwierdzenie realnej wartości tych składników, stwierdzenie kompletności ich ujęcia. 52 Ujawnione w toku weryfikacji ewentualne różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić oraz rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

14 53 1. Wyniki inwentaryzacji drogą weryfikacji potwierdzone muszą być w formie protokołu z inwentaryzacji do grupy kont należących do danego zespołu kont w zakładowym planie kont. 2. Osoba dokonująca weryfikacji odnotowuje ten fakt przeprowadzenia inwentaryzacji w odpowiednim dokumencie księgowym, zamieszczając klauzulę "dokonano weryfikacji salda na dzień..." i umieszczając swój podpis. X. INWENTARYZACJA NIERUCHOMOŚCI Inwentaryzacja nieruchomości w drodze porównania danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości dokonywana jest poprzez przesłanie przez Wydział Budżetu i Finansów oraz Wydział Dochodów Gminy do Wydziału Infrastruktury Miasta prowadzącego w/w ewidencję, ilościowo-wartościowych zestawień środków trwałych, celem ich porównania. 2. Fakt dokonania porównania danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości odnotowywany jest przez pracownika Wydziału Infrastruktury Miasta dokonującego weryfikacji poprzez umieszczenie na przesłanym zestawieniu środków trwałych przy każdej z pozycji klauzuli dokonano weryfikacji salda na dzień... i umieszczając swój podpis. 3. Wyniki inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze porównania danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości potwierdzone muszą być w formie protokołu z inwentaryzacji do grupy kont należących do danego zespołu kont w zakładowym planie kont. 55 Ujawnione w toku porównania danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości ewentualne różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) miedzy stanem wykazanym w ewidencji księgowej a danymi wynikającym z ewidencji gminnego zasobu nieruchomości należy wyjaśnić oraz rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. XI. INWENTARYZACJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH PRZEKAZANYCH W TRWAŁY ZARZĄD Środki trwałe (nieruchomości) przekazane na podstawie umowy trwałego zarządu innym jednostkom organizacyjnym winny być wyksięgowane z ewidencji bilansowej środków trwałych Gminy Wałbrzych i jednocześnie wprowadzone do ewidencji bilansowej środków

15 trwałych jednostki przejmującej. 2. Do nieruchomości przekazanych innym jednostkom w trwały zarząd prowadzona jest w Gminie Wałbrzych ewidencja pozabilansowa. 3. Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji w/w nieruchomości, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej, która przyjęła dany środek do swojej ewidencji. 4. Nadzoru nad terminowością oraz prawidłowością przeprowadzenia inwentaryzacji w/w środków trwałych dokonuje, zgodnie z 5 pkt 6 Instrukcji, Wydział Infrastruktury Miasta. XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 57 Sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją podlegają unormowaniu w drodze bieżących Zarządzeń kierownika jednostki. 58 Wykonania postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej, zarządzeń i decyzji kierownika jednostki powierza się osobom, stanowiskom, komórkom i organom wymienionym w instrukcji, a także wszystkim pozostałym osobom zatrudnionym w jednostce zgodnie z ich zakresami czynności i kompetencjami.