Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu i - co ważne - przez 5 lat od dnia zakończenia jego realizacji. Decydując się na realizację projektu współfinansowanego ze środków unijnych, odbiorca pomocy przyjmuje na siebie obowiązek poddania się kontroli w zakresie realizacji projektu przeprowadzanej przez uprawnioną do tego instytucję. Zobowiązuje się również udostępnić, na żądanie tej instytucji, wszelką dokumentację związaną z projektem. Nad prawidłowym wydatkowaniem środków unijnych czuwają głównie instytucje odpowiedzialne za realizację programów unijnych. Obok nich kontrole mogą przeprowadzać niezależne organy kontroli, takie jak Urząd Kontroli Skarbowej, Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Zamówień Publicznych, instytucje Unii Europejskiej - Komisja Europejska, Europejski Urząd ds. Zwalczania nadużyć Finansowych OLAF oraz Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrole mogą być przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu i - co ważne - przez okres 5 lat od dnia zakończenia jego realizacji. Mogą być one przeprowadzane zarówno w siedzibie beneficjenta, jak i w miejscu realizacji projektu. Beneficjent jest informowany o kontroli, która ma być u niego przeprowadzona. Najczęściej informacja taka jest przekazywana w formie pisemnej na 7 dni przed planowaną kontrolą. Kontrola ma przede wszystkim zapewnić prawidłowość wydatkowania środków pod względem legalności, celowości, gospodarności i rzetelności, zgodnie z prawem krajowym i europejskim. Pozwala ona również na uzyskanie pewności, że projekt został zrealizowany poprawnie, a zakładane rezultaty zostały osiągnięte. Kontrola, i to nie jedna Beneficjent może mieć do czynienia z kilkoma rodzajami kontroli: - kontrola w siedzibie beneficjenta (planowana) - jest nią obejmowana całość zagadnień związanych z realizacją projektu; - kontrola w siedzibie beneficjenta (doraźna) - nie jest planowana i wynika z bieżących potrzeb związanych z monitorowaniem realizacji projektów. Kontrole doraźne dotyczą 1 / 5
monitorowania sposobu naboru beneficjentów ostatecznych do projektu, diagnozowania nieprawidłowości stwierdzonych podczas realizacji projektu, tj. na podstawie wizyt monitorujących, sprawozdań z realizacji projektu, w czasie kontroli wniosków płatniczych, jak również na podstawie informacji uzyskanych od innych organów kontrolujących lub osób trzecich; - kontrola ex ante zamówień publicznych na dokumentach przekazanych przez beneficjenta; - kontrola w siedzibie beneficjenta (sprawdzająca) - w sytuacji, kiedy w czasie kontroli planowanych, doraźnych, ex ante, zespół kontrolujący stwierdzi nieprawidłowości mogące mieć wpływ na prawidłową realizację projektu, po otrzymaniu informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych - w terminie do 1 miesiąca po otrzymaniu informacji od beneficjenta przeprowadzana jest kontrola sprawdzająca stopień realizacji zaleceń pokontrolnych. Najbardziej popularną kontrolą jest ta przeprowadzana na etapie wnioskowania o płatność. Dotyczy ona każdego beneficjenta, a jej istotą jest poprawne rozliczenie projektu. Weryfikuje ona zgodność kwot zapisanych we wniosku z kwotami na fakturach lub innych dokumentach księgowych dołączonych do wniosku o płatność, kwalifikowalność kosztów ujętych we wniosku o płatność, powiązanie poniesionych wydatków z projektem oraz ich zgodność z umową o dofinansowanie, zgodność projektu z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych, poprawność opisania kopii faktur lub innych dokumentów, zgodność kwot z wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie płatności z kwotami ujętymi na dokumentach księgowych i we wniosku o płatność, poprawność dokumentów potwierdzających odbiór - wykonanie prac, poprawność opisów dotyczących miejsca przechowywania środka trwałego, którego dotyczy dana faktura, osiągnięcie wskaźników realizacji celów projektu. Dostępne dokumenty Pozytywny wynik tej kontroli, a także zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji 2 / 5
projektu są warunkami refundacji kosztów projektu. Podczas kontroli najlepiej zapewnić obecność osób, które udzielą wyjaśnień na temat procedur, wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu (w każdej instytucji jest z reguły wyznaczona jedna lub kilka osób zajmujących się projektem, które najlepiej orientują się w danym temacie). Należy również pamiętać, że dla potrzeb kontroli dokumenty powinny być dostępne i przechowywane w sposób umożliwiający ich weryfikację. Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia ich przedstawicielom instytucji przeprowadzających kontrolę. W szczególności mowa tu o dokumentach dotyczących robót budowlanych, dostaw i usług: ofert od dostawców, dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami mającymi na celu pozyskanie robót budowlanych, usług lub dostaw, umów dotyczących realizacji zamówień, faktur, rachunków lub innych równoważnych dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu oraz dowodów płatności. Chodzi także o dokumenty dotyczące innych wydatków: umowy wraz z załącznikami i ewentualnymi aneksami, kopii sprawozdań - w przypadku kontroli po zakończeniu realizacji projektu, kopii wniosków o płatność, innych dokumentów wskazanych w zawiadomieniu o kontroli. Przy projektach szkoleniowych dokumentami podlegającymi kontroli są z kolei: umowy z wykładowcami i trenerami, umowy najmu pomieszczeń, sal konferencyjnych, listy osób otrzymujących wsparcie w ramach projektu, dokumentacja potwierdzająca czy beneficjenci ostateczni byli uprawnieni do otrzymania pomocy w ramach projektu, karty czasu pracy pracowników, listy wynagrodzeń godzinowych i ewentualnych kosztów dodatkowych itp. Kontrola promocji Nieudostępnienie wszystkich wymaganych dokumentów jest traktowane jak uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli, a to z kolei - podobnie jak odmowa poddania się jej - skutkuje rozwiązaniem umowy o dofinansowanie bez zachowania okresu wypowiedzenia. Kontroli podlega również sposób informacji i promocji projektu: właściwe oznaczenie dokumentacji - materiałów szkoleniowych (godło UE, logo programu, z którego jest współfinansowany projekt, nazwa funduszu i jeśli występuje - informacja o współfinansowaniu krajowym; właściwe oznakowanie pomieszczeń, w których realizowany jest projekt - plakaty, tabliczki; wizualizacja 3 / 5
zakupionych w ramach projektu urządzeń i środków trwałych). Z przeprowadzonej kontroli zawsze sporządzana jest informacja pokontrolna zawierająca między innymi zalecenia pokontrolne, które beneficjent jest zobowiązany wykonać we wskazanym terminie. Niewykonanie tych zaleceń lub nieprzedstawienie uzasadnienia ich niewykonania wraz z propozycją nowego terminu wprowadzenia zmian jest po raz kolejny podstawą do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jakie nieprawidłowości Przykładami najczęściej pojawiających się nieprawidłowości wykrywanych podczas kontroli są: niekwalifikowalność kosztów - beneficjenci przedstawiają w ramach wniosku o płatność wydatki nie związane z realizacją projektu lub nie kwalifikujące się do refundacji w ramach danego działania; nieprzestrzeganie prawa zamówień publicznych - brak stosowania procedury zamówień publicznych w projektach, gdzie próg zamówienia wymaga jej zastosowania lub stosowanie niewłaściwych trybów ustawy; realizowanie projektu niezgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego i umowy o dofinansowanie; realizacja projektu niezgodnie z obowiązującymi przepisami - beneficjent prowadzi działalność gospodarczą bez wymaganych pozwoleń. Pozytywny wynik kontroli - ewentualnie wykonanie zaleceń pokontrolnych - oraz zatwierdzenie sprawozdania końcowego z realizacji projektu są warunkami dokonania płatności końcowej na rzecz beneficjenta. Negatywny wynik kontroli wstrzymuje z kolei dalsze finansowanie projektu, mogąc skutkować zmniejszeniem kolejnej transzy o kwotę wykrytych nieprawidłowości, windykacją przekazanych już środków, rozwiązaniem umowy o dofinansowanie bez zachowania okresu wypowiedzenia. 4 / 5
Jeśli chcemy, aby nasze projekty kończyły się sukcesem - a w ślad za tym wypłatą dofinansowania, musimy pamiętać, że nic nie przyczyni się do tego tak, jak właściwie prowadzona ewaluacja. Powinniśmy na bieżąco kontrolować stan realizacji projektów, informując instytucję wdrażającą program o jakichkolwiek zmianach. Prawdę mówiąc, ewaluacja projektu powinna się rozpocząć już na etapie jego planowania i przygotowywania. Tylko wtedy unikniemy bowiem problemów z rozliczeniem projektu, a instytucja wdrażająca będzie mogła zrefundować poniesione przez nas wydatki w ustalonym terminie. 5 / 5