ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POIG 2014

PARTNER KRZYSZTOF KNAP SPÓŁKA JAWNA WIECHLICE, UL. SOSNOWA 4 67-300 SZPROTAWA Wiechlice, dn. 09.06.2014r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POIG 2014 Dotyczy projektu pt. "Wzmocnienie pozycji konkurencyjnej PARTNER SP.J. przez wdrożenie informatycznego systemu automatyzującego współpracę z kontrahentami" dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. W związku z realizacją projektu "Wzmocnienie pozycji konkurencyjnej PARTNER SP.J. przez wdrożenie informatycznego systemu automatyzującego współpracę z kontrahentami" w ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, prosimy o przedstawienie oferty cenowej Państwa firmy zgodnie z poniższą specyfikacją: 1. Wymagania ogólne Wykonawca jest zobligowany do przedstawienia oferty cenowej, na stworzenie systemu informatycznego integrującego współpracę z dostawcami i klientami obsługiwanymi przez przedstawicieli handlowych. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę Zamawiający zastrzega Wykonawcy możliwość dokonania wizji lokalnej/audytu wykorzystywanego oprogramowania w celu przygotowania oferty po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności. Realizacja zamówienia musi zakończyć się w terminie do dnia 31.12.2014r., Zamawiający nie dopuszcza możliwości przedłużenia terminu. Proponowana cena powinna uwzględniać całkowity koszt stworzenia i wdrożenia oprogramowania Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 1

2. Wymagania szczegółowe Zamówienie dotyczy zlecenia i zakupu kompleksowej usługi informatyczno-programistycznej. Wykonany system będzie odpowiedzialny za sprawne, bezpieczne i bezawaryjne integrowanie przepływu informacji biznesowej. Zakupiona usługa będzie polegała głównie na utworzeniu od podstaw systemu informatycznego zgodnego z założeniami Zamawiającego składającego się z modułów: Etap 1 termin realizacji do 30.09.2014 r. 1. Nowy system integracyjny moduł ZAMÓWIEŃ i OFERT pozwalający składać i śledzić zapytania ofertowe oraz oferty. Umożliwi stronom generowanie formularzy zapytania ofertowego na podstawie własnej specyfikacji oraz dostępnej w systemie towarowej bazy danych. Tym samym umożliwi również składanie szczegółowych ofert jako odpowiedź na zapytania ofertowe. System udostępni możliwość autentykacji przesyłanych dokumentów nadając im status oficjalnych i obowiązujących strony dokumentów handlowych. System będzie gwarantować jeden sposób autentykacji danych tj. uwierzytelnianie za pomocą loginu i hasła, gdzie każdy z użytkowników posiadać będzie swoje indywidualne konto (login). Do realizacji funkcjonalności tego modułu, posłużą następujące narzędzia: - generowanie dokumentów zamówień zakupu/sprzedaży oraz zamówień wewnętrznych - dualizm zamówień zakupu i sprzedaży - wariantowość ofert - ewidencjonowanie dokumentów zamówień - rezerwacje towarów na zamówieniach - automatyczne generowanie dokumentów handlowych/magazynowych z zamówień. Partner będzie mógł składać zamówienia zgodnie z parametrami, które zostały wcześniej w stosunku do niego ustawione. Między innymi zostanie zaimplementowany element odpowiedzialny za weryfikacje limitu kredytowego danego kontrahenta jak i warunków handlowych (cennik, terminy realizacji). W momencie przekroczenia limitu kredytowego użytkownik będzie mógł wybrać tylko te metody płatności, które zostaną określone jako te, które są dozwolone po przekroczeniu limitu. Szczególna uwaga zwrócona będzie na walidację i weryfikacje poprawności danych. Użytkownik nie będzie mógł doprowadzić do tego, aby stan bazy danych stał się niespójny, lub zmieniony w niepowołanym zakresie. Nie będzie można składać zamówień z nieistniejących produktów lub z nieprawidłowymi cenami. Ma to kluczowe znaczenie gdyż moduł ten powiązany będzie z modułem SYNCHRONIZACJI. 2

2. Nowy system integracyjny moduł ADMINISTRACJI o strukturze hierarchicznej pozwoli na zarządzanie parametrami konfiguracyjnymi poszczególnych modułów systemu oraz użytkownikami i prawami dostępu (poziomy dostępu, logowanie, uprawnienia). Moduł niezbędny jest do prawidłowego funkcjonowania całego systemu i automatyzacji wszystkich procesów biznesowych opisywanych we wniosku. W module tym zostaną zdefiniowane warunki, na jakich będą funkcjonować obiekty/użytkownicy w systemie. Funkcjonalność modułu polegać będzie w szczególności na: - skonfigurowaniu systemu i komputera - zdefiniowaniu struktury firmy - określeniu stanowisk, operatorów - przypisywaniu uprawnień, zakazów do stanowisk i operatorów - definiowaniu słowników używanych w systemie - definiowaniu atrybutów używanych w systemie - określaniu definicji dokumentów, które warunkują kształt konkretnych dokumentów wystawianych w systemie - wykonywaniu funkcji specjalnych - wykonywaniu testów integralności - definiowaniu słowników, zawierających kategorie, właściwości, pojęcia itp. używane w systemie Moduł ten powiązany będzie ze wszystkimi modułami w systemie, gdyż za jego pośrednictwem nadawane są uprawnienia poszczególnym użytkownikom. 3. Nowy system integracyjny Moduł SYNCHRONIZACJI (WebService) z bazą danych dla Wnioskodawcy, który pozwoli na wgląd partnera Wnioskodawcy (dystrybutora) do stanów magazynowych Wnioskodawcy, statusu dostępności, dostęp do dokumentów handlowych i finansowych (w relacji pomiędzy partnerami), monitorowanie przebiegu realizacji zamówienia (status). Moduł ten, będzie się charakteryzował automatyczną synchronizacją z zasobami systemu Wnioskodawcy, niezbędny do prawidłowej automatyzacji procesów realizowanych z partnerami. Synchronizacja danych będzie obejmować zarówno właściciela systemu-wnioskodawcę jak i jego partnera - dystrybutora. Ze względu na różne rodzaje danych, różnice w przepływie procesów biznesowych jak i względy bezpieczeństwa synchronizacja danych Wnioskodawcy zostanie rozdzielona od synchronizacji danych partnerów, tak więc w rzeczywistości, będą to dwa odrębne moduły. Program synchronizacyjny, od strony Wnioskodawcy, będzie udostępniał dane gromadzone w systemie Wnioskodawcy, tak więc konieczna jest możliwość połączenia synchronizatora i wymienionego systemu, np. oba programy mogą zostać zainstalowane na jednym komputerze, lub w 3

tej samej sieci lokalnej. Wnioskodawca, czyli centrum systemu będzie wymieniał najwięcej danych, w których skład wchodzą: kontrahenci (wybrani) produkty (wybrane) cechy produktów (wybrane) faktury sprzedaży faktury zakupu faktury proforma (dokument z flagą własną "Faktura proforma") zamówienia od klientów (jeśli partnerem jest odbiorca) oferty (dokument z flagą "Oferta ) zapytania ofertowe (dokument z flagą "Zapytanie ofertowe") wydania zewnętrzne rozrachunki 4. Moduł ELEKTRONICZNEJ WYMIANY DANYCH moduł niezbędny do potrzeb wdrożenia systemu integrującego B2B i integracji z pozostałymi częściami składowymi systemu informatycznego, umożliwiający automatyczny eksport i import dokumentów w wymaganym standardzie. Niezbędny do integracji danych do standardu XML lub równoważnego przez strony korzystające z systemu. Moduł ten pozwoli na sprowadzenie danych współpracujących firm do jednego standardu formatowego (dającego się zintegrować). Jest to moduł niezbędny w celu uruchomienia zautomatyzowanej współpracy w formie elektronicznej. XML lub format równoważny. Moduł ten powiązany jest ze wszystkimi modułami w systemie, gdyż informacje i dane tworzone lub przesyłane w poszczególnych modułach, muszą ulec standaryzacji do jednego formatu (XML lub równoważny), tak aby cały system B2B mógł wydajnie realizować założone cele. 5. Zakup 10 zestawów komputerowych stacjonarnych z monitorami z systemem operacyjnym, wykorzystywanych do pracy bieżącej w systemie B2B pracowników Wnioskodawcy w działach: 1 sprzedaż, 1 zaopatrzenie i magazyn, 1 księgowość, 1 zarządzanie produkcją, 6 produkcja. Konieczność zakupu tego typu komputerów wynika z faktu posiadana przez Wnioskodawcę starego typu komputerów, które nie będą w stanie obsłużyć nowoczesnego systemu w sposób gwarantujący jego prawidłowe działanie w okresie trwałości projektu (2018). Minimalna konfiguracja zestawów komputerowych z monitorami: Parametry techniczne zakupywanego sprzętu nie gorsze niż: - Komputer NTT ERP 1155 i3, procesor Intel i3 3.30 GHz, Płyta Intel B75, 2 x DDR3 4MB RAM, HDD 500GB SATA3 7200 RPM, 16MB cache, zasilacz 350W, napęd DVD R/RW, czytnik kart, Windows7 Pro 64bit PL OEM, klawiatura, myszka - Monitor 18,5 LED GL955A BENQ, rozdzielczość max. 1366 x 768 4

6.Zakup 4 czytników (kolektorów) danych magazynowych - niezbędnych do aktualizacji wejść/wyjść z magazynu do nowego systemu B2B wraz z podstawowym oprogramowaniem. Jest to koszt niezbędny do szybkiego uaktualniania stanów magazynowych Wnioskodawcy dla klientów korzystających z nowego systemu B2B i aktualizacji danych magazynowych. Minimalna konfiguracja kolektorów danych: - co najmniej równorzędna z MOTOROLA MC3190: bez akcelerometru, bateria 2740mAh, klawiatura 48 klawiszy, Windows CE 6.0 Prof., skaner 1D laserowy, terminal z obrotowa głowicą. 7. Zakup serwera systemu B2B, na którym będą zainstalowane moduły integrującego systemu informatycznego, które zbierać będą dane z poszczególnych działów firmy Wnioskodawcy oraz aktualizowane będą o dane przekazane od firm partnerskich. Serwer ten będzie pełnił funkcję hurtowni danych zintegrowanych, tj. będzie to relacyjna baza danych, a nie hurtownia danych w rozumieniu komponentów systemu klasy BI (Business Intelligence). Serwer ten będzie również pełnił rolę kontrolera domeny (zarządzanie realizacją działań związanych z bezpieczeństwem zachodzących między użytkownikami oraz ustala sposób w jaki użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp, konfigurować czy korzystać z zasobów, pełni rolę administratora, przyczynia się do poprawienia procesu zarządzania zasobami i zabezpieczeniami). Konfiguracja minimalna serwera: Parametry techniczne nie gorsze niż: - x3650 M4, Xeon 8C E5-2650 95W 2.0GHz/1600MHz/20MB, 1 x 8GB, O/Bay HS 2.5in SAS/SATA, SR M5110e, 750W p/s, Rack - Intel Xeon 8C Procesor Model E5-2650 95W 2.0GHz/1600MHz/20MB W/Fan - 8GB (1x8GB, 2Rx4, 1.35V) PC3L-10600 CL9 ECC DDR3 - IBM 300GB 2.5in SFF 10K 6Gbps HS SAS HDD - IBM UltraSlim Enhanced SATA Multi-Burner - 2.8m, 10A/230V, C13 to CEE7-VII (Europe Serwer w standardzie posiada kontroler 5110e (RAID-0,1,10 support). W standardzie kontroler wraz z opcją ServeRAID M5100 Series 512MB Flash/RAID 5 Upgrade for IBM System x oraz pamięć RAM 8 GB. Dodatkowo po 2 kości pamięci RAM 8GB na serwer, co daje w sumie 24GB pamięci RAM na jeden serwer. 8. Zakup oprogramowania serwera, niezbędnego do prawidłowej konfiguracji zarówno pod kątem instalacji nowych modułów systemu B2B jak i budowy zintegrowanej bazy danych. Na 5

oprogramowanie serwera powinny składać się 4 licencje obejmujące oprogramowanie równoważne z: - WinSrvStd 2012 SNGL OLP NL 2 Proc - WinSrvCAL 2012 SNGL OLP NL UsrCAL (10x ok. 34 EUR) dostęp dla każdego z 10 stanowisk (nowo zakupywanych komputerów), - Microsoft SQL Svr STd Runtime Core Lng Embededded MS Vol 2 - Microsoft SQL Svr STd Runtime Core Lng Embededded Mainteance MS Vol 2 Etap 2 termin realizacji do 31.12.2014 r. Nowy system integracyjny - moduł PLANOWANIA PRODUKCJI umożliwiający generowanie zleceń produkcyjnych na podstawie złożonych zamówień przez klientów Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę ich priorytet, szczegółowo określany w przypadku każdego zamówienia. Moduł produkcji będzie tez odpowiedzialny za automatyczne generowanie zapytań ofertowych do dostawców w celu zapewnienia odpowiedniej ilości materiałów produkcyjnych adekwatnie do zaplanowanych zadań linii produkcyjnych. Moduł będzie również odpowiedzialny za wyliczenie czasu realizacji poszczególnych zleceń i oszacowanie ich kosztów dla kalkulacji ceny sprzedaży oraz zarządzanie zasobami koniecznymi do prowadzenia procesu produkcji. Realizowane przez ten moduł zadania będą następnie przesyłane do pozostałych modułów systemu B2B a za ich pośrednictwem do partnerów (dostawców i odbiorców Wnioskodawcy). Zakup aplikacji mobilnej dedykowanej do oferowania innowacyjnej e-usługi wizualizacji produktów Wnioskodawcy w przestrzeni wirtualnej z poziomu tabletów i smartfonów działających w systemie operacyjnym ios. Aplikacja mobilna jest niezbędną częścią systemu B2B, gdyż zaimplementowana w niej technologia AR (rozszerzonej rzeczywistości Augmented Reality) pozwoli na wizualizacje produktów oferowanych przez Wnioskodawcę w realnym otoczeniu, co ma bardzo istotne znaczenie w przypadku specyfiki produktów jakimi są artykuły dekoracji wnętrz. Poprawi to znacząco możliwości sprzedażowe asortymentu Wnioskodawcy poprzez jego partnerów, którzy będą mogli korzystać z tej aplikacji mobilnej oferując produkty Wnioskodawcy klientom docelowym. 3. Kryteria oceny i wybór najkorzystniejszej oferty Wyboru ofert dokonuje komisja w 3 osobowym składzie: Właściciele spółki oraz pracownik firmy 6

Ocenie merytorycznej będą podlegały tylko kompletne formularze ofertowe, opracowane i zawierające załączniki, zgodnie z zapytaniem ofertowym publikowanym przez PARTNER KRZYSZTOF KNAP SPÓŁKA JAWNA Oferty niekompletne, bez załączników, zawierające braki formalne zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. W związku z odrzuceniem oferty, uczestnikom postępowania nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko PARTNER KRZYSZTOF KNAP SPÓŁKA JAWNA Oferty będą oceniane następująco: a) weryfikacja formalna oferty, jej kompletność oraz zgodność z zapytaniem ofertowym b) realizacja zakresu oferty w odniesieniu do prowadzonej działalności uczestnika postępowania Kryteria wyboru oferty są następujące: a) cena- 60 % (punktacja wyliczana będzie następująco: 60 pkt x cena najtańszej oferty/ cena ocenianej oferty) b) czas realizacji zamówienia 20% (punktacja wyliczana będzie następująco: 10 pkt x najmniejsza ilość miesięcy na realizację ze złożonych ofert/ ilość miesięcy na realizację w ocenianej ofercie) c) warunki gwarancyjne 20 % (punktacja wyliczana będzie następująco: 20 pkt x ilość miesięcy gwarancji udzielona w ocenianej ofercie / najwyższa ilość miesięcy gwarancji udzielona w złożonych ofertach) Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów. Punktacja będzie zaokrąglana w górę, do dwóch miejsc po przecinku. Oferty spełniające wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego zostaną ocenione przez Zamawiającego zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. W przypadku gdy żadna ze złożonych ofert nie spełni oczekiwań Zamawiającego, wybór ofert może zostać unieważniony bez podania przyczyny. W przypadku, gdy dla Zamawiającego oferta nie będzie w pełni jasna może on się zwrócić do Oferenta o dodatkowe wyjaśnienia lub doprecyzowanie oferty. Ocena dokonana przez Komisję ma charakter ostateczny. 7

4. Opis sposobu przygotowania oferty oraz wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. 1. Kompletna oferta powinna zawierać: dane oferenta cenę netto i brutto czas terminu realizacji oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik 1). warunki gwarancyjne oświadczenie Wykonawcy o posiadanych uprawnień do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia, posiadaniu niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz potencjał techniczny, a także dysponowaniu osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia (załącznik 2) kserokopia KRS, wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej itp. określające status prawny Wykonawcy, nie starszy niż 3 miesiące 2. Wszelkie kserokopie zaświadczeń, wydruków, itp., dostarczonych wraz z ofertą muszą być opieczętowane za zgodność z oryginałem. 3. Oferta powinna być sformułowana w języku polskim, przygotowana w sposób jak najbardziej zrozumiały, czytelny i kompletny oraz jednoznacznie odnosić się do przedmiotu Zapytania Ofertowego. 4. Oferta powinna być spakowana do koperty papierowej, opisanej w tytule: ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POIG -2014 wraz z danymi Wykonawcy oferty. 5. Oryginał Oferty - przygotowany w oparciu o niniejsze Zapytanie Ofertowe, zwany dalej kompletną dokumentacją oferty, powinien być dostarczony osobiście, drogą pocztową jako list bądź przesyłką kurierską na adres Zamawiającego: PARTNER KRZYSZTOF KNAP SPÓŁKA JAWNA WIECHLICE, UL. SOSNOWA 4 67-300 SZPROTAWA 8

lub pocztą elektroniczną na adres: k.knap@consalnet.pl. z zaznaczeniem w tytule numeru zapytania ofertowego, ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POIG-2014 w formacie zapisu PDF w terminie do dnia 04.07.2014 do godz. 15:00 6. Termin uważa się za zachowany w przypadku złożenia /doręczenia droga pocztową/ lub odpowiednio drogą mailową kompletnej dokumentacji oferty w siedzibie Zamawiającego najpóźniej w w/w terminie. 5. Informacje dodatkowe i kontakt między Wykonawcą a Zamawiającym 1. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest Magdalena Łoś 2. Wszelkie pytania dotyczące postępowania proszę kierować na adres mailowy: m.los@consalnet.pl w tytule wpisując Projekt POIG 9

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 1/POIG-2014 (Miejscowość, data) Oświadczenie Niniejszym oświadczam, że jako Wykonawca nie jestem powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadania co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.. Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta 10

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 1/POIG-2014 (Miejscowość, data) Oświadczenie Niniejszym oświadczamy, że: 1. posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia 2. posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponujemy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 3. znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta 11