WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: zielonagora@rio.gov.pl Zielona Góra, 2015.12.07 RIO.I.092.8.2015 Pan Patryk Lewicki Starosta Sulęciński WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 ze zm.), przeprowadziła w okresie od 18 maja 2015 roku do 16 września 2015 roku kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Powiecie Sulęcińskim za 2014 r. Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 09 października 2015 r. Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju Powiatu oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie mieniem oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi. W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przekazuję Panu Staroście niniejsze wystąpienie pokontrolne. Kontrola w zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych wykazała, że Zarząd Powiatu nie uchwalił regulaminów organizacyjnych dla dwóch jednostek organizacyjnych, tj. Szkolnego

Schroniska Młodzieżowego w Sulęcinie oraz Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Lubniewicach, co jest niezgodne z art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. Dz.U. z 2015 r. poz. 1445). Osobą odpowiedzialną za stwierdzoną nieprawidłowość jest pełniący wówczas funkcję Starosta Powiatu. Kontrola stanu i kompletności urządzeń księgowych wykazała, że w 2014 r. do obsługi Starostwa Powiatowego stosowano konto analityczne 410-750-75095-3040-00. Konto 410 nie zostało uwzględnione w wykazie kont bilansowych i pozabilansowych dla Starostwa Powiatowego oraz w zasadach ich funkcjonowania, stanowiących załącznik nr 2 do zarządzenia Nr 41/2012 Starosty Sulęcińskiego z dnia 07 sierpnia 2012 r. w sprawie planu kont i zasad prowadzenia rachunkowości. Powyższe konto nie występuje również w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Osobą odpowiedzialną za nieprawidłowość jest pełniąca wówczas funkcję Skarbnik Powiatu. W toku kontroli stwierdzono, że jednostka kontrolowana od stycznia do listopada 2014 r. nie sporządziła na podstawie zapisów na kartach księgi głównej wydruków zestawień obrotów i sald, co jest niezgodne z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) oraz częścią II 18 załącznika Nr 2 do zarządzenia Nr 41/2012 Starosty Sulęcińskiego z dnia 07 sierpnia 2012 r. w sprawie planu kont i zasad prowadzenia rachunkowości. Osobą odpowiedzialną za nieprawidłowość jest pełniąca wówczas funkcję Skarbnik Powiatu. W zakresie stosowania ewidencji pozabilansowej stwierdzono, że planowane wydatki budżetu zamiast na koncie 992 - Planowane wydatki budżetu, księgowane były na koncie 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, co jest niezgodne z załącznikiem nr 2 do zarządzenia Nr 41/2012 Starosty Sulęcińskiego z dnia 07 sierpnia 2012 r. w sprawie planu kont i zasad prowadzenia rachunkowości, zgodnie z którym konto 980 jest kontem pozabilansowym jednostki, a nie budżetu. Osobą odpowiedzialną za stwierdzoną nieprawidłowość jest pełniąca wówczas funkcję Skarbnik Powiatu. Na podstawie ewidencji analitycznej inspektorzy stwierdzili, że Powiat dokonał zwrotu niewykorzystanej dotacji na dofinansowanie projektu pn. Internet dla mieszkańców 2

Powiatu Sulęcińskiego za 2013 r. w łącznej wysokości 166.277,08 zł oraz za 2014 r. na kwotę 93.467,96 zł. Zwrotu dotacji dokonano w prawidłowej wysokości z zastosowaniem prawidłowych kont księgowych oraz klasyfikacji budżetowej. Następnie na dzień 31 grudnia 2013 oraz 31 grudnia 2014 r. r. dokonano przeksięgowań zwróconych, niewykorzystanych środków ww. dotacji z dochodów bieżących na dochody majątkowe. Przeksięgowań dokonano niezgodnie ze stanem faktycznym oraz dokonanymi wcześniej zwrotami niewykorzystanych kwot dotacji. Powyższym naruszono uregulowania wynikające z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.). Kontrolujący ustalili, błędne sklasyfikowanie w 2014 roku dochodów w rozdziale 80130 Szkoły zawodowe. Refundacja ww. środków w ramach tego zadania zaksięgowana została w paragrafie 2007 dotacje celowe w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz środków o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 3 pkt 5 i 6 ustawy lub płatności w ramach budżetu środków europejskich jako dochody bieżące. Powyższe dochody należało sklasyfikować w paragrafie 6207 - dotacje celowe w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz środków o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 3 oraz ust. 3 pkt 5 i 6 ustawy o finansach publicznych lub płatności w ramach budżetu środków europejskich) jako dochody majątkowe. Powyższym naruszono uregulowania wynikające z załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W skutek błędnej klasyfikacji ww. dochody bieżące ewidencjonowane w paragrafie 2007 działu 801 Oświata i wychowanie, rozdziału 80130 Szkoły zawodowe zostały zmniejszone o kwotę 2.212.452,58 zł. Kwota ta natomiast zwiększyła dochody majątkowe w paragrafie 6207. Nierzetelność zapisów na kontach księgowych w związku z błędnymi księgowaniami oraz nieprawidłowo zastosowaną klasyfikacją budżetową narusza art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Osobą odpowiedzialną za powyższe nieprawidłowość jest pełniąca wówczas funkcję Skarbnik Powiatu. Nieprawidłowo prowadzona ewidencja księgowa spowodowała ujęcie nierzetelnych danych w sprawozdaniu Rb-27 S - roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 3

31 grudnia 2014 r. oraz Rb-NDS kwartalne sprawozdanie o nadwyżce / deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2014 r. Jednostka kontrolowana dokonała stosownych korekt księgowych, a za tym odpowiednio sprawozdań Rb-27S i Rb-NDS za 2014 rok. Dokonane zmiany mają wpływ na wartość wskaźnika w 2016 i 2017 roku, o którym mowa w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, co zostało stwierdzone przez Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze w uchwale z dnia 8 lipca 2015 roku. W zakresie kontroli wynagrodzeń ustalono, że Starosta Sulęciński w zarządzeniu Nr 49/2012 z dnia 19 września 2012 roku w sprawie określenia maksymalnego miesięcznego wynagrodzenia kierowników i zastępców kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych podległych Powiatowi, nie określił maksymalnego miesięcznego wynagrodzenia kierowników i zastępców kierowników dwóch jednostek budżetowych, to jest Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Sulęcinie oraz Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Lubniewicach. Powyższe jest niezgodne z art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1202). Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest Starosta Powiatu. Kontrola wykazała, że jednorazowe dodatki uzupełniające, o których mowa w art. 30a ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 191 ze zm.) zostały wypłacone dla nauczycieli stażystów w dniu 31 marca 2015 r., tj. z 2 miesięcznym opóźnieniem. Powyższe jest niezgodne z art. 30a ust. 3 ww. ustawy. Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest Wicestarosta. W zakresie kontroli dochodów uzyskiwanych z tytułu gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa, inspektorzy stwierdzili 2 przypadki zawyżenia obrotów po stronie WN i MA konta 221 na łączną kwotę 6.910,29 zł jako dochodu osiągniętego z tytułu opłaty za użytkowanie wieczyste nieruchomości. Powyższe jest niezgodne z zasadami prowadzenia konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Stwierdzona nieprawidłowość stanowi również naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 4

Nierzetelnie prowadzona ewidencja księgowa w ww. przypadku spowodowała wykazanie nierzetelnych danych w kwartalnym sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału 2014 r. Dochody wykonane wykazane w ww. sprawozdaniu zostały zawyżone o 6.910,29 zł. Powyższe jest niezgodne z art. 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119 z późn. zm.). Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość jest pełniący wówczas funkcję Starosta Powiatu. Kontrola w zakresie prowadzonych czynności windykacyjnych wobec 2 dłużników z tytułu użytkowania wieczystego, wykazała nieterminowe podejmowanie działań, mających na celu ustalanie przypadających Powiatowi należności pieniężnych oraz nieterminowe podejmowanie w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania, czym naruszono art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz.885 ze. zm.). Osobą odpowiedzialną jest pełniący wówczas funkcję Starosta Powiatu. W zakresie rozliczeń jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami organizacyjnymi kontrola wykazała, że Starosta Powiatu nie wyegzekwował od kierownika Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Sulęcinie planu finansowego na 2014 rok, zapewniającego zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej stosownie do 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 07 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 1542) w związku z art. 248 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz.885 z późn. zm.). Osobą odpowiedzialną jest pełniący wówczas funkcję Starosta Powiatu. Kontrolujący stwierdzili również, że Starosta Powiatu nie wyegzekwował od kierowników Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Lubniewicach oraz Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Sulęcinie sprawozdania finansowego na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki w 2014 roku, składającego się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu, co jest niezgodne z 26 ust. 1 w związku z 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych 5

zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Osobą odpowiedzialną za nieprawidłowość jest Starosta Powiatu. Kontrola wykazała, że Starosta Powiatu nie wyegzekwował także od kierownika Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Sulęcinie obowiązku złożenia Zarządowi Powiatu w 2014 roku miesięcznych i rocznych sprawozdań: Rb-27S, Rb-28S, kwartalnych Rb-34S, wymaganych 4 pkt 3 lit. b i e rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119 ze zm.) oraz kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ, Rb-ZN wymaganych 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1773). Osobą odpowiedzialną za nieprawidłowość jest Starosta Powiatu. Kontrola wykazała, że w 2014 roku nie przeprowadzono kontroli Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Sulęcinie, co jest niezgodne z art. 121 ust. 3 oraz art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 618 ze zm.). Osobą odpowiedzialną jest Starosta Powiatu. Powyższa nieprawidłowość została stwierdzona w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze w 2011 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Starosty Sulęcińskiego w dniu 25.03.2011 r. Prezes RIO wniósł o przeprowadzanie kontroli w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Sulęcinie zgodnie z postanowieniami art. 121 ust. 3 i art. 122 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej (Dz. U. Nr 112, poz. 654). Z wyjaśnień osób odpowiedzialnych wynika, że przyczyną stwierdzonych nieprawidłowości było nieprzestrzeganie przepisów prawa niewłaściwa, interpretacja przepisów prawa, pomyłka, przeoczenie oraz ograniczone zasoby kadrowe. Jednocześnie informuję, że w przypadku nieprawidłowości o incydentalnym charakterze lub wyeliminowanych w trakcie kontroli, po udzieleniu stosownego instruktażu, nie formułowano wniosków pokontrolnych. 6

Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Przedłożenie Zarządowi Powiatu do uchwalenia projektów uchwał dotyczących regulaminów organizacyjnych dla Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Sulęcinie oraz Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Lubniewicach, stosownie do art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. Dz.U. z 2015 r. poz. 1445). 2. Ewidencjonowanie operacji gospodarczych na kontach księgowych zgodnie z ich opisem przewidzianych w zakładowym planie kont, określonym zarządzeniem Nr 41/2012 Starosty Sulęcińskiego z dnia 07 sierpnia 2012 r. w sprawie planu kont i zasad prowadzenia rachunkowości oraz w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 289). 3. Sporządzanie wydruków zestawień obrotów i sald na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) oraz zarządzeniem Nr 41/2012 Starosty Sulęcińskiego z dnia 07 sierpnia 2012 r. w sprawie planu kont i zasad prowadzenia rachunkowości. 4. Prowadzenie klasyfikacji budżetowej zgodnej z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 z późn. zm.). 5. Prowadzenie ksiąg rachunkowych rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco zgodnie z art. 24 ust. 1 w związku z ust. 2 ustawy o rachunkowości. 6. Określenie maksymalnego miesięcznego wynagrodzenia dla kierowników Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Sulęcinie oraz Szkolnego Schroniska Młodzieżowego w Lubniewicach, zgodnie z art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1202). 7. Wypłacanie jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli zgodnie z art. 30a ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. 7

poz. 191 ze zm.). 8. Podejmowanie czynności zmierzających do ustalenia przypadających Powiatowi należności pieniężnych oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania stosownie do art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). 9. Egzekwowanie od kierowników jednostek budżetowych obowiązku sporządzania planu finansowego zgodnie z 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 07 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 1542), w związku z art. 248 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. 10. Egzekwowanie od kierowników jednostek budżetowych obowiązku sporządzania oraz składania Zarządowi Powiatu sprawozdań finansowych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki, zgodnie z 17 ust. 1 i 26 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 11. Egzekwowanie od kierowników jednostek budżetowych obowiązku sporządzania i przekazywania Zarządowi Powiatu miesięcznych i rocznych sprawozdań: Rb-27S, Rb- 28S, zgodnie z 4 pkt 3 lit. b oraz 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119 ze zm.) oraz kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ, Rb-ZN zgodnie z 4 ust. 1 pkt 1, 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 1773). 12. Przeprowadzanie kontroli w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Sulęcinie stosownie do art. 121 ust. 3 oraz art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 618 ze zm.). 8

Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości: 1. Rada Powiatu Sulęcińskiego. 9