Zapytanie ofertowe dotyczące wynajmu biura projektu Wysokie kwalifikacje i umiejętności pracowników Konsorcjum Clar System II

Poznań, dnia 21 grudnia 2009 Zapytanie ofertowe dotyczące wynajmu biura projektu Wysokie kwalifikacje i umiejętności pracowników Konsorcjum Clar System II Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się ustawy o zamówieniach publicznych. Po złożeniu przez wykonawcę oferty i jej weryfikacji przez Zamawiającego, umowa może zostać podpisana po dodatkowych negocjacjach z Wykonawcą. Z uwagi na opisane poniżej szczególne warunki realizacji zamówienia, ograniczające krąg potencjalnych Wykonawców jedynie do osób lub firm posiadających tytuł prawny do lokalu w budynku przy ul Janickiego 20B niniejsze zapytanie zostanie wysłane do znanych Zamawiającemu współwłaścicieli budynku, przy czym zakłada się, iż ewentualna oferta zostanie złożona przez nich wspólnie. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, w szczególności jeśli wysokość oferty przekroczy kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. Zamawiający do chwili podpisania umowy zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie jego prowadzenia bez podawania przyczyn. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Clar System S.A, ul. Janickiego 20B, 60-542 Poznań, tel. (061) 66 01 100, fax (061) 622 0 622 Solcom Bayard Sp. z o.o. ul. Janickiego 20B, 60-542 Poznań, tel. (061) 66 01 100, fax (061) 622 0 622 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Świadczenie usług najmu lokalu biurowego dla spółek Clar System S.A. oraz Solcom-Bayard Sp. z o.o., który będzie wykorzystywany jako biuro projektu Wysokie kwalifikacje i umiejętności pracowników Konsorcjum Clar System II, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Rodzaj zamówienia: Usługi wynajmu pomieszczeń. 3. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 3.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług najmu lokalu biurowego, który będzie wykorzystywany w ramach projektu Wysokie kwalifikacje i umiejętności pracowników Konsorcjum Clar System II, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3.2. Termin wykonania zamówienia: styczeń 2010 październik 2011. 3.3. Lokal biurowy, o którym mowa powyżej, znajdować się będzie w budynku, w którym mieści się siedziba Zamawiającego, tj. w Poznaniu, przy ul. Janickiego 20b. Zamawiający podjął decyzję o ograniczeniu przedmiotu zamówienia do budynku, w którym mieści się jego siedziba, z uwagi na następujące szczególne okoliczności: 3.3.1. usytuowanie biura projektu w siedzibie i strukturze Konsorcjum Clar System, ułatwi współpracę pomiędzy osobami realizującymi projekt a pozostałymi pracownikami Konsorcjum,

3.3.2. usytuowanie biura projektu w budynku, w którym mieści się siedziba Zamawiającego, przyspieszy i uprości przepływ informacji między personelem projektu a pozostałymi pracownikami Konsorcjum Clar System, 3.3.3. usytuowanie biura projektu w budynku, w którym mieści się siedziba Zamawiającego umożliwi łatwą i harmonijną współpracę pomiędzy osobami realizującymi projekt, które oprócz pracy przy wdrażaniu projektu realizują także inne zadania na rzecz Konsorcjum Clar System na podstawie odrębnych umów o pracę, 3.3.4. usytuowanie biura projektu w budynku, w którym mieści się siedziba Zamawiającego zapewni łatwy dostęp do dokumentacji księgowej, kadrowej i innej dokumentacji Konsorcjum, 3.3.5. usytuowanie biura projektu w budynku, w którym mieści się siedziba Zamawiającego zapewni przechowywanie i archiwizację dokumentacji projektowej w siedzibie Zamawiającego, 3.3.6. usytuowanie biura projektu w budynku, w którym mieści się siedziba Zamawiającego pozwoli osobom realizującym projekt wykorzystywać komputery, infrastrukturę teleinformatyczną i sprzęt biurowy będący w posiadaniu Konsorcjum (w projekcie nie zakłada się zakupów tego rodzaju sprzętu). Ponadto nie istnieją inne budynki w których znajdowałyby się pomieszczenia biurowe w najbliższej okolicy budynku przy ul. Janickiego 20B. 3.4. Powierzchnia użytkowa lokalu, będącego przedmiotem niniejszego zapytania, powinna liczyć ok. 80 metrów kwadratowych. Lokal musi być przystosowany do prowadzenia w nim pracy biurowej, w szczególności poprzez wyposażenie go w stosowne łącza teleinformatyczne (podłączony telefon oraz sieć internetowa). 3.5. Zamawiający we własnym zakresie ponosić będzie koszty zużycia energii elektrycznej oraz opłaty związane z korzystaniem z sieci teleinformatycznej (telefon, internet) na rzecz dostawców tych mediów, zaś opłaty za gaz będą rozliczane z Wykonawcą w części odpowiadającej stosunkowi zajmowanej powierzchni do powierzchni całego budynku. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY 1. Oferta Wykonawcy sporządzona w odpowiedzi na niniejsze zapytanie zgodnie z załączonym formularzem ofertowym zawierać będzie miesięczną cenę brutto za wynajem lokalu, wg stałej stawki przez cały okres realizacji zamówienia. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM 1. W ramach niniejszego zamówienia, Zamawiający nie przewiduje pobierania wadium. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymogi: 2.1. Posiadają tytuł prawny do nieruchomości przy ul. Janickiego 20b w Poznaniu oraz są uprawnieni do wynajmowania lokali znajdujących się w tym budynku. 2.2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 2.3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2.4. Nie są objęci postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym. 3. Na potwierdzenie ww. warunków Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić oświadczenie, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

4. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia-nie spełnia tj. zgodnie z zasadą czy oświadczenie zostało załączone do oferty i czy spełnia określone w tabeli wymagania. Brak oświadczenia lub złożenie go w niewłaściwej formie będzie skutkował wykluczeniem oferty Wykonawcy. PROCEDURA I KRYTERIA OCENY OFERT 1. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego. 2. Oferta oceniana będzie pod względem kryterium cenowego. W sytuacji gdy cena oferty przekroczy kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, przy czym Wykonawcy mogą ubiegać się wspólnie o realizację zamówienia. 2. Oferta powinna mieć formę pisemną i być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana (własnoręczny podpis) przez osobę upoważnioną do reprezentacji Wykonawcy. 3. We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczęciach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy firmy i siedziby. 4. Składając ofertę, Wykonawca musi przedłożyć: 4.1. Wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania), 4.2. Podpisane oświadczenie Wykonawcy (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania), 4.3. Zaakceptowany wzór umowy stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania (każda strona umowy powinna być parafowana). 4.4. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik. 5. Wszystkie składane przez Wykonawcę dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału bądź kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 6. Dokumenty złożone w języku obcym winny być dołączone i przetłumaczone na język polski oraz dodatkowo poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 8. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty zostały kolejno ponumerowane. 9. Ofertę należy doręczyć w formie pisemnej, drogą pocztową lub osobiście do siedziby Zamawiającego. POZOSTAŁE INFORMACJE 1. Projekt umowy stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. 2. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest Kamil Górecki, tel. 061 660 11 17 3. Termin składania ofert upływa 31 grudnia 2009r. o godzinie 16:00, przy czym decyduje data i godzina dostarczenia oferty. 4. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego. 5. Termin związania ofertą to 14 dni kalendarzowych od dnia otwarcia ofert.

Załącznik nr 1 Formularz ofertowy miejscowość, data pieczęć firmowa OFERTA WYKONAWCY Ja, niżej podpisany, działając w imieniu i na rzecz (dane Wykonawcy): Nazwa Adres siedziby NIP w odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące realizacji zadania Świadczenie usług najmu lokalu biurowego dla spółek Clar System S.A. oraz Solcom-Bayard Sp. z o.o., który będzie wykorzystywany na potrzeby projektu Wysokie kwalifikacje i umiejętności pracowników Konsorcjum Clar System II, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, składam ofertę na wynajem lokalu biurowego o powierzchni metrów kwadratowych, znajdującego się w budynku przy ul. Janickiego 20 b w Poznaniu w okresie 01.01.2010r. 30.10.2011r., oferując wynajem w/w lokalu biurowego za następującą cenę: Lp. 1. Zakres usług Wynajem lokalu biurowego o powierzchni metrów kwadratowych w budynku przy ul. Janickiego 20b w Poznaniu Cena [netto] za miesięczny wynajem Cena [brutto] za miesięczny wynajem Oświadczam, że zapoznałem się z warunkami niniejszego zapytania i nie wnoszę do niego żadnych zastrzeżeń oraz zdobyłem informacje konieczne do przygotowania oferty. Oświadczam(y), że termin związania z ofertą wynosi 14 dni kalendarzowych od dnia otwarcia ofert. W przypadku uznania naszej oferty za najkorzystniejszą zobowiązujemy się do podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Ofertę niniejszą składamy na kolejno ponumerowanych stronach. Do niniejszego formularza są załączone i stanowią integralną część niniejszej oferty, następujące dokumenty: 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2) 2. Parafowany wzór umowy (Załącznik nr 3) podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy

Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia Wykonawcy (pieczęć Wykonawcy) Oświadczam, że: OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW 1. posiadam tytuł prawny do nieruchomości przy ul. Janickiego 20b w Poznaniu oraz jestem uprawniony do wynajmowania lokali znajdujących się w tym budynku, 2. posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 3. znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 4. nie podlegam wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu otwarcia w stosunku do mnie likwidacji lub ogłoszenia upadłości. miejscowość, data podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy

Załącznik nr 3 Projekt umowy zawarta w dniu...w Poznaniu, pomiędzy: Umowa najmu 1. firmą CLAR SYSTEM S.A. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Janickiego 20 B reprezentowaną przez: Pana Andrzeja Strugarka Prezesa Zarządu, 2. firmą Solcom Bayard Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Janickiego 20 B reprezentowaną przez: Pana Andrzeja Strugarka Prezesa Zarządu zwanymi w dalszej części umowy wspólnie Najemcą a 1.. zwanym dalej Wynajmującym 1 PRZEDMIOT NAJMU 1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usług najmu lokalu biurowego wykorzystywanego w ramach projektu: Wysokie kwalifikacje i umiejętności pracowników Konsorcjum Clar System II (wniosek o dofinansowanie projektu nr WND-POKL.02.01.01-00-891/09) współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, a realizowanego pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości przez Clar System S.A. w ramach Poddziałania 2.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Przedmiotem najmu jest lokal biurowy znajdujący się budynku położonego w Poznaniu przy ulicy Janickiego 20B o powierzchni, który jest zaznaczony na planach stanowiących załącznik nr 1 o niniejszej umowy. 3. Wynajmujący oświadcza, że: a) posiada tytuł prawny do nieruchomości, dla której prowadzona jest przez Sąd Rejonowy Wydział Ksiąg Wieczystych w Poznaniu Księga Wieczysta nr KW 115522. b) przedmiot najmu nie jest obciążony hipoteką ani innymi ograniczonymi prawami rzeczowymi oraz zobowiązaniami na rzecz osób trzecich. Wynajmujący nie dokona w okresie najmu lokalu żadnych obciążeń lokalu bez pisemnego powiadomienia Najemcy. 4. Wynajmujący zobowiązuje się do udostępnienia i do wglądu do dokumentów związanych z realizowaną usługą na rzecz projektu, w tym do dokumentów finansowych, Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i innym upoważnionym instytucjom w zakresie realizowanego przedmiotu umowy. 2 CZAS TRWANIA UMOWY 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia 01.01.2010r. do dnia 30.10.2011 r. i może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. 3 PRZEZNACZENIE PRZEDMIOTU NAJMU 1. Wynajmujący oświadcza, że oddaje Najemcy lokal wskazany w 1 pkt. 2 do korzystania w celach biurowych. 2. Najemca zobowiązuje się używać przedmiot najmu w celach wskazanych w niniejszej umowie. Zmiana przeznaczenia wymaga pisemnej zgody Wynajmującego, przy czym może on odmówić zgody jedynie z ważnej przyczyny. 3. Najemca ma prawo podnająć przedmiot najmu lub też oddać do bezpłatnego używania osobom trzecim w całości lub części po pisemnym powiadomieniu Wynajmującego.

4 CZYNSZ I OPŁATY ZA EKSPLOATACJĘ PRZEDMIOTU NAJMU 1. Strony ustalają czynsz w wysokości PLN za metr kwadratowy powierzchni lokalu wskazanego w 1 pkt. 2 miesięcznie, tj. w kwocie PLN netto miesięcznie. 2. Czynsz będzie pokrywany przez Najemców stosownie do ich partycypacji finansowej w projekcie, o którym mowa w 1 pkt. 1, to jest w 75% przez spółkę Clar System S.A. oraz w 25% przez spółkę Solcom Bayard Sp. z o.o. Wynajmujący będzie wystawiał faktury na obie spółki stosownie do ich procentowej partycypacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym. 3. Płatności będą dokonywane na konto Wynajmującego wskazane na fakturze, przelewem w ciągu 10 dni od otrzymania faktury, wystawionej na początku miesiąca. Dniem dokonania płatności będzie dzień, w którym Najemca dokona bankowego polecenia przelewu. 4. W przypadku zwłoki Najemcy w zapłacie należności za lokal Wynajmujący będzie uprawniony do naliczania odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki. 5. Niezależnie od czynszu Najemca zobowiązuje się ponosić opłaty od dnia przekazania mu lokalu za określoną procentowo część zużycia gazu w całym budynku. Opłaty za gaz będą rozliczane w cyklach miesięcznych w części odpowiadającej stosunkowi zajmowanej powierzchni do powierzchni całego budynku, która wynosi 1.800 m². Opłaty za energię elektryczną i rozmowy telefoniczne Najemca będzie regulował bezpośrednio dostawcom tych mediów. 6. Wynajmujący oświadczają, że są płatnikami VAT i posiadają NIP taki jak podany został w nagłówku niniejszej umowy. 7. Czynsz i opłaty zostaną powiększone o podatek VAT w obowiązującej wysokości. 5 NAPRAWY I ULEPSZENIA 1. Najemcę obciążają wszelkie drobne, bieżące naprawy zgodnie z art. 681 Kodeksu Cywilnego oraz obowiązek utrzymania lokalu w należytym stanie, z uwzględnieniem normalnego zużycia. 2. Wynajmujący zobowiązuje się do przeprowadzania napraw, które go obciążają w szczególności: a) napraw i wymian wynikających z usterek budowlanych, złej jakości użytych materiałów lub wadliwie wykonanych prac, b) napraw ścian zewnętrznych budynku, zewnętrznej stolarki okiennej i drzwiowej, c) napraw pokrycia dachu, rynien, okapów itp., d) instalacji technicznych tj. elektrycznej, cieplnej, wodno-kanalizacyjnej itp. 3. Naprawy i wymiany, za które odpowiedzialny jest Wynajmujący winny nastąpić niezwłocznie po zaistnieniu szkody. Najemca zobowiązany jest do natychmiastowego zawiadamiania Wynajmującego o konieczności dokonania napraw pod adresem 4. Jeżeli Wynajmujący pomimo wezwania Najemcy nie naprawił zaistniałej szkody w terminie 7 dni, bądź natychmiast w przypadkach nie cierpiących zwłoki, Najemca ma prawo przeprowadzić niezbędne naprawy na koszt Wynajmującego. W takim przypadku Najemca ma prawo dokonać potrącenia poniesionych kosztów z kolejnych płatności czynszu. 5. Najemca ma prawo do ulepszeń i adaptacji lokalu do własnych potrzeb. Prowadzone przez Najemcę prace adaptacyjne i remontowe, o ile nie naruszają substancji konstrukcyjnej budynku, nie wymagają uprzedniej zgody Wynajmującego. 6. Jeżeli Najemca poczyni bez zgody Wynajmującego zmiany w lokalu, dla których wymagana jest zgoda Wynajmującego, obowiązany jest do przywrócenia na własny koszt stanu poprzedniego zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym. Wynajmujący nie może żądać przywrócenia stanu poprzedniego w odniesieniu do zmian i ulepszeń, na które uprzednio wyraził zgodę. 6 REKLAMA 1. Wynajmujący wyraża zgodę na umieszczenie tabliczek reklamowych Najemcy na budynku stanowiącym przedmiot najmu po uzgodnieniu z Wynajmującym, bez dodatkowego wynagrodzenia. W podobny sposób może zostać oznaczony fakt realizacji w wynajętych pomieszczeniach programów ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

7 PRAWO BUDOWLANE, OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENIA PRACY 1. Wynajmujący zapewnia przekazanie obiektu budowlanego stanowiącego przedmiot najmu zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa budowlanego, ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. 2. Wynajmujący zapewnia utrzymanie przedmiotu najmu w stanie zgodnym z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa budowlanego przez cały okres obowiązywania umowy najmu. 3. Wynajmujący stwierdza, iż przedmiot najmu spełnia wymogi dla pomieszczeń biurowych określonych przez przepisy prawa budowlanego. 4. Najemca przestrzegał będzie aktualnie obowiązujących przepisów przeciwpożarowych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Wynajmujący zobowiązuje się na wezwanie Najemcy do przedstawienia osobiście lub za pośrednictwem Administratora, wyników wymaganych w budynkach biurowych odpowiednimi przepisami prawa budowlanego badań instalacji technicznej budynku. W przypadku braku takich badań, lub upływu terminu ich ważności, Najemca ma prawo do upomnienia Wynajmującego. Jeżeli pomimo wezwania do przedstawienia wyników badań Wynajmujący nie dostarczy ich w terminie 14 dni od momentu otrzymania upomnienia, Najemca ma prawo wstrzymania płatności czynszu lub rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. 8 UBEZPIECZENIA 1. W okresie obowiązywania niniejszej umowy Wynajmujący posiadać będzie aktualne ubezpieczenie budynku od ognia i innych zdarzeń losowych, skutków włamania i wandalizmu, a Najemca ubezpiecza swoje mienie wewnątrz lokalu. 2. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu wniesionym do przedmiotu najmu z wyjątkiem sytuacji, gdy szkoda wyrządzona zostanie przez Wynajmującego. Odpowiedzialność za szkody w mieniu własnym Najemcy wniesionym do przedmiotu najmu w okresie obowiązywania umowy spoczywa na Najemcy, z wyjątkiem sytuacji, gdy szkoda wyrządzona zostanie przez Wynajmującego lub osoby działające na jego rzecz lub w jego imieniu. 9 ZMIANY UMOWY 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej z podpisami obu stron pod rygorem nieważności. 10 ODESŁANIE 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową maja zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 11 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, każdy na prawach oryginału, po dwa dla każdej ze stron. WYNAJMUJĄCY NAJEMCA