B2B Obsługa portalu zgłoszeniowego Spis treści 1. Ustalenia loginu i hasła, reset hasła... 1 1.1 Ustalenia hasła przez użytkownika... 1 2. Logowanie do systemu uprawnienia pełne/uproszczone... 2 2.1 Uprawnienia Pełne... 2 2.2 Uprawnienia Uproszczone... 4 3. Dodanie nowego zgłoszenia, obsługa portalu... 5 1. Ustalenia loginu i hasła, reset hasła W celu nadania nowego zgłoszenia, osobą upoważnionym, należy przydzielić odpowiedni login i hasło do portalu zgłoszeniowego. Konto wraz z dostępami zakładane są przez Administratora portalu tj. firmę CFI. Aby utworzyć nowe konto konieczny jest kontakt z firma CFI bądź informacja z prośba o założenie przesłana na adres pomoc@cfi.pl. Loginem do platformy będzie adres mail natomiast ustalenie hasła odbywa się dwojako. Jest ono możliwe zarówno z poziomu administratora jak również przez użytkownika za pomocą opcji resetuj hasło. 1.1 Ustalenia hasła przez użytkownika Innym sposobem ustalenia hasła którą użytkownik wykonuje we własnym zakresie jest wpisanie w przeglądarce internetowej adresu b2b.cfi.pl. po pojawieniu się okna do logowania należy kliknąć Nie pamiętam hasła. Użytkownik zostanie wówczas przekierowany na stronę resetowania hasła. Po podaniu adresu E-mail zostanie automatycznie wygenerowany link który zostanie przesłany na wskazany adres mailowy. Po kliknięcie w link przesłany na maila użytkownik zostanie poproszony o podanie hasła za pomocą którego możliwe będzie logowanie do portalu zgłoszeniowego. Należy pamiętać, iż mail ten musi być również zdefiniowany w systemie Vendo w kartotece ludzi klienta. Rysunek 1. Platforma B2B reset hasła
2. Logowanie do systemu uprawnienia pełne/uproszczone Aby zalogować się do portalu B2B należy w przeglądacie internetowej wpisać adres b2b.cfi.pl pod którym dostępna jest platforma zgłoszeniowa. Bądź kliknąć na ikonę znajdująca się na głównej listwie w zakładce Program(PrtScn poniżej) Użytkownik zostanie przekierowany wówczas na stronę portalu zgłoszeniowego Rysunek 2. Logowanie do portalu B2B z poziomu Vendo W przypadku zgłoszeń na platformę B2B logowania dokonujemy zawsze za pomocą adresu e-mail Rysunek 3. Logowanie do platformy B2B Platforma B2B została zaprojektowana w taki sposób aby zalogowani kontrahenci mogli w łatwy i intuicyjny sposób nadać zgłoszenie a następnie posiadali wgląd w stan jego realizacji na każdym jego etapie. W zależności od nadanych uprawnień w zakładce ludzie klienta, po zalogowaniu do portalu B2B widoczny będzie jeden z wariantów. W przypadku gdy użytkownik posiada pełny dostęp do portalu będzie miał możliwość korzystania z wszystkich funkcjonalności dostępnych w platformie B2B. Wariant Uproszczony pozwala na nadanie zgłoszenia oraz jego weryfikacje. W Zakładce lista spraw widoczne są tylko zgłoszenia nadanych przez zalogowanego użytkownika. 2.1 Uprawnienia Pełne Pełny dostęp pozwala zarówno na tworzenie nowych zgłoszeń jak również weryfikacje dokumentów bądź też wgląd w należności z tytułu wystawionych faktur. Użytkownik z pełnym dostępem ma
możliwość wglądu i modyfikacji wszystkich zgłoszeń w obrębie firmy. Tylko osoby posiadające pełne uprawnienia do portalu mają możliwość zlecenia prac programistycznych. Po zalogowaniu do platformy B2B dostępne będą zakładki takie jak: Home - Panel obsługiwany przez administratora. Lista spraw w zakładce tej prezentowana jest lista zgłoszeń w obrębie firmy wraz z ich statusem realizacji tematem data utworzenia oraz osobą odpowiedzialna za realizacje danego tematu. Istnieje możliwość sortowania listy za pomocą dostępnych filtrów. W zależności o kryteriów wyboru listę możemy sortować po okresie bądź rodzaju zgłoszenia. Rysunek 4. Platforma B2B Lista spraw Sprawy do akceptacji w przypadku gdy zgłoszenia dotyczy konkretnego tematu związanego ze zmianą programistyczna dla której konieczna jest wycena, lista takich zgłoszeń widoczna jest w zakładce Sprawy do akceptacji
Rysunek 5. Platforma B2B. Sprawy do akceptacji Faktury lista faktur wystawionych dla klienta Należności suma należności które należy uregulować z podziałem na zadłużenie oraz wartości przeterminowane. Nowe zgłoszenie zakładka przeznaczona do nadania nowego zgłoszenia. Sposób nadania nowego zgłoszenia opisany będzie poniże 2.2 Uprawnienia Uproszczone W przypadku nadania prze Administratora ustawień podstawowych Użytkownik ma do dosypozycji załadki Home, Lista spraw oraz Nowe zgłoszenie. Home - Panel obsługiwany przez administratora Lista Spraw w zakładce tej prezentowana jest lista zgłoszeń nadanych przez zalogowanego użytkownika z możliwością jej korygowania Nowe zgłoszenie - zakładka przeznaczona dla nadania nowego zgłoszenia. Sposób nadania nowego zgłoszenia opisany będzie poniżej Rysunek 6. Platforma B2B widok uproszczony
3. Dodanie nowego zgłoszenia, obsługa portalu W celu nadania nowego zgłoszenia po zalogowaniu do portalu B2B należy wejść w zakładkę Nowe zgłoszenie a następnie uzupełnić pola obowiązkowe znajdujące się na formularzu zgłoszenia. Nadając zgłoszenie w pierwszym etapie bardzo przydatna informacja jest wypełnienie pola Ewentualne uwagi do kontaktu w którym określić można np. w jakich godzinach możliwy jest kontakt z osoba zgłaszającą. Szczególną uwagę należy zwrócić aby precyzyjnie określić rodzaj zgłoszenia gdyż jest to istotnie w dalszym procesie jego realizacji. Od rodzaj zgłoszenia zależne jest do jakiego administratora zostanie ono automatycznie przydzielone. W polach wymagalnych należy uzupełnić dane takie jak: Telefon Numer telefonu kontaktowego osoby zgłaszającej, Temat Informacja związana z tematem zgłoszenia, Wersja programu Informacja dotycząca wersji programu w której wystąpił problem, Pole to jest typu słownik tak wiec wybór wersji polega na wybraniu właściwej pozycji z rozwijalnej listy. Rodzaj zgłoszenia Opcja ta pozwala na określenie jakiego typu jest zgłoszenie. W zależności o jego rodzaju użytkownik ma możliwość wyboru Czy jest to: Błąd programu, Poprawa dokumentów, Asysta czy też Zlecenie prac dodatkowych. Obszar Określenie którego z dostępnych modułów w systemie dotyczy zgłoszenie Po poprawnym wypełnieniu wszystkich poł należy przejść do kolejnego etapu tworzenia zgłoszenia klikając Przejdź dalej
Rysunek 7. Platforma B2B rejestracja zgłoszenia Krok 1 Kolejnym etapem tworzenia zgłoszenia jest uzupełnienie pól związanych z dokładnym opisem dotyczącym zgłoszenia. W zależności od rodzaju zgłoszenia pola które należy uzupełnić podczas tworzenia zgłoszenia w drugim etapie mogą się od siebie różnić. Bardzo istotne jest by precyzyjne opisać wytyczne dotyczące zgłoszenia gdyż pozwoli to w późniejszym etapie na szybszą jego realizacje. W przypadku gdy podczas generowania zgłoszenia wystąpił błąd istnieje możliwość powrotu do poprzedniego etapu w celu dokonania ewentualnych poprawek Poniżej przykładowe PrtScn przedstawiające pola do wypełnia w przypadku zgłoszenia zlecenia prac oraz Błędu
Zgłoszenie Zlecenia prac wiąże się ze zleceniami które podlegają wycenia a następnie akceptacji klienta Rysunek 8. Platforma B2B rejestracja zgłoszenia Krok 2 Zlecenie prac Zgłoszenie błędu błędy związane z nieprawidłowym działaniem systemu Rysunek 9. Platforma B2B rejestracja zgłoszenia Krok 2 - Błąd
Tak skonstruowane zgłoszenie po wysłaniu trafia do systemu Vendo. W zależności od jego rodzaju jest ono widoczne u osoby przydzielonej do obsługi bądź dalszego rozdysponowania. Po wysłaniu zgłoszenia wszystkie informacje związane ze zgłoszeniem widoczne będą w zakładce Lista spraw. Dokładny opis zakładki lista spraw znajduje się powyżej. Rysunek 10. Portal B2B - lista spraw W celu weryfikacji szczegółów dotyczących zgłoszenia informacje takie można odnaleźć po wklikaniu się w właściwa pozycje. Rysunek 11. Platforma B2B - edycja zgłoszenia.
4. Spis rysunków Rysunek 1. Platforma B2B reset hasła... 1 Rysunek 2. Logowanie do portalu B2B z poziomu Vendo... 2 Rysunek 3. Logowanie do platformy B2B... 2 Rysunek 4. Platforma B2B Lista spraw... 3 Rysunek 5. Platforma B2B. Sprawy do akceptacji... 4 Rysunek 6. Platforma B2B widok uproszczony... 4 Rysunek 7. Platforma B2B rejestracja zgłoszenia Krok 1... 6 Rysunek 8. Platforma B2B rejestracja zgłoszenia Krok 2 Zlecenie prac... 7 Rysunek 9. Platforma B2B rejestracja zgłoszenia Krok 2 - Błąd... 7 Rysunek 10. Portal B2B - lista spraw... 8 Rysunek 11. Platforma B2B - edycja zgłoszenia.... 8