Komponent I Komponent I zamówienia obejmuje usługi w zakresie wdroenia systemu zarzdzania informacj w Głównym Inspektoracie Farmaceutycznym. Misj GIF jest sprawowanie nadzoru i kontroli nad wytwarzaniem i obrotem produktami leczniczymi w celu zapewnienia bezpieczestwa pacjentom. Pacjenci s najwaniejszym klientem zewntrznym GIF, a podejmowane przez GIF działania skupione s na zapewnieniu im najwyszego stopnia bezpieczestwa. Ze wzgldu na powyszy aspekt posiadane przez GIF informacje czsto s kluczowe dla podejmowania działa w trosce o ycie i bezpieczestwo pacjentów. Zarzdzanie informacj przez GIF musi by w najwyszym stopniu efektywne i terminowe - nierzadko te wykonywane w sytuacjach noszcych znamiona sytuacji kryzysowej. Przeprowadzona w grudniu 2010r. analiza ryzyka, podejmowana w ramach systemu zarzdzania ryzykiem w Głównym Inspektoracie Farmaceutycznym wykazała, e jednym z obszarów naraonych na ryzyko w działalnoci GIF jest obszar zarzdzania informacj. Dodatkowo, została przeprowadzona samoocena, w której zarzdzanie informacj w ramach urzdu zostało wskazane jako wymagajce usprawnienia. Ponadto, szereg działa prewencyjnych podejmowanych przez Kierownictwo Urzdu w celu podniesienia sprawnoci zarzdzania informacj w GIF oraz zwrócenia uwagi pracowników na ten aspekt w ich pracy zawodowej wiadczy o istniejcej potrzebie wdroenia systemu zarzdzania informacj w GIF. Realizacja zamówienia bdzie wymagała cisłej współpracy z GIF m.in. w zakresie konsultowania przygotowywanych dokumentów. Na zamówienie składaj si cztery etapy, które obejmuj; 1. Przygotowanie i przeprowadzenie badania elementów zarzdzania informacj w GIF (Etap I). 2. Opracowanie rekomendacji w obszarze zarzdzania informacj w GIF (Etap II). 3. Opracowanie mechanizmów i procedur usprawniajcych proces zarzdzania informacj (Etap III). 4. Przeprowadzanie szkole dla pracowników GIF (Etap IV). Etap I Przygotowanie i przeprowadzenie badania elementów zarzdzania informacj w GIF Zadaniem wykonawcy w Etapie I bdzie przeanalizowanie obecnie funkcjonujcych w GIF procesów i metod zarzdzania informacj wewntrz Urzdu, przeprowadzenie pomiaru efektywnoci zarzdzania informacj wraz z analiz ryzyka w przedmiotowym obszarze. W ramach niniejszego etapu Wykonawca: 1. Ustali z pracownikami GIF dedykowanymi do współpracy przy realizacji zamówienia, zasady komunikacji i współpracy przy realizacji zamówienia (planowane spotkanie w celu ustalenia zasad współpracy w siedzibie GIF). 2. Przygotuje plan informowania dla pracowników o celu, planowanym przebiegu projektu i przewidywanym zaangaowaniu pracowników GIF w jego realizacj oraz przekae go do akceptacji Dyrektora Generalnego GIF. W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca bdzie realizował zaakceptowany plan informacji. 3. Otrzyma dokumenty ródłowe (wewntrzne regulaminy, zarzdzenia, procedury) regulujce zarzdzanie informacj. Na podstawie roboczych uzgodnie z GIF i po analizie przekazanych dokumentów. Wykonawca opracuje plan badania, uwzgldniajcy: 3.1. trzy obszary poddane badaniu: 1
3.1.1. Obszar I - stosowane metody komunikacji wewntrznej, w tym: 3.1.1.1. analiz komunikacji pionowej przepływu informacji pomidzy decydentami i wykonawcami, 3.1.1.2. analiz komunikacji poziomej przepływu komunikacji pomidzy komórkami, 3.1.1.3. analiz mechanizmów komunikacyjnych wewntrz Urzdu sprzyjajcych wykrywaniu nieprawidłowoci, 3.1.1.4. analiz komunikacji wewntrznej z uwzgldnieniem komunikacji z wojewódzkimi inspektoratami farmaceutycznymi, podległymi merytorycznie Głównemu Inspektorowi Farmaceutycznemu, 3.1.1.5. analiz wykorzystywanych w Urzdzie systemów informatycznych wspierajcych komunikacj wewntrzn. 3.1.2. Obszar II - stosowane metody komunikacji zewntrznej (komunikacja Urzd klient zewntrzny, klient zewntrzny Urzd). W ramach badania elementów komunikacji zewntrznej Urzdu w szczególnoci analizie poddane zostan procedury i mechanizmy okrelajce sposoby i metody komunikowania si z klientem zewntrznym dotyczce: 3.1.2.1. kontaktu bezporedniego (osobistego), 3.1.2.2. innych form kontaktu (pisemnie, telefonicznie, za pomoc elektronicznych rodków komunikacji), 3.1.2.3. dostpu do informacji o usługach oferowanych przez Urzd, 3.1.2.4. realizacji zada informacyjnych przez Urzd w zakresie przekazywania klientom zewntrznym informacji wymaganych prawem, 3.1.2.5. rozwiza wspierajcych komunikacj zewntrzn, w tym rozwiza informatycznych (strona internetowa Urzdu, Biuletyn Informacji Publicznej, poczta elektroniczna, skrzynka podawcza), 3.1.2.6. współpracy z mediami - budowanie wizerunku Urzdu, 3.1.2.7. zgłaszania nieprawidłowoci przez klientów zewntrznych, w tym przyjmowania skarg i wniosków. Zarówno analiza komunikacji wewntrznej, jak i zewntrznej bdzie uwzgldnia szczególnie aspekt działalnoci Urzdu w sytuacjach noszcych znamiona kryzysowych. 3.1.3. Obszar III - bezpieczestwo informacji przetwarzanych przez Urzd. Prace w obszarze badania bezpieczestwa informacji przetwarzanych przez Urzd powinny zosta przeprowadzone w siedzibie głównej GIF w Warszawie oraz w 5 orodkach zamiejscowych (Kraków, Katowice, Pozna, Rzeszów, Łód). W ramach badania bezpieczestwa informacji przetwarzanych przez Urzd analiza obejmie w szczególnoci: 3.1.3.1. formaln ocen obszarów bezpieczestwa oraz IT w oparciu o: 3.1.3.1.1. analiz dokumentacji takiej jak: 3.1.3.1.1.1. dokumentacja techniczna wykorzystywanych rozwiza informatycznych, 3.1.3.1.1.2. procedury eksploatacyjne wszystkich krytycznych systemów informatycznych, 3.1.3.1.1.3. procedury zarzdzania kopiami zapasowymi, 2
3.1.3.1.1.4. procedury zarzdzania uprawnieniami uytkowników, 3.1.3.1.1.5. procedury rejestrowania i tworzenia kont uytkowników, 3.1.3.1.1.6. procedury przegldu uprawnie, 3.1.3.1.1.7. procedury obsługi incydentów teleinformatycznych, 3.1.3.1.1.8. procedury zwizane z szyfrowaniem danych. 3.1.3.1.2. analiz zalenoci midzy GIF i podmiotami zewntrznymi (umowy z podmiotami zewntrznymi), 3.1.3.1.3. przeprowadzanie badania na bazie wczeniej przygotowanych kwestionariuszy ankietowych, 3.1.3.1.4. przeprowadzanie rozmów i wywiadów z pracownikami w okrelonych lokalizacjach (wizje lokalne), 3.1.3.1.5. zebranie wyników przeprowadzonych bada dotyczcych czci formalnej. 3.1.3.2. techniczn analiz obszarów bezpieczestwa oraz IT w nastpujcym w oparciu o: 3.1.3.2.1. analiz dokumentacji technicznej sieci i systemów teleinformatycznych oraz systemów ochrony fizycznej i technicznej (w tym przeciwpoarowej i zasilania w energi elektryczn), 3.1.3.2.2. przegld zabezpiecze fizycznych i technicznych w tym zabezpiecze przeciwpoarowych, 3.1.3.2.3. przegld systemu zasilania w energi elektryczna urzdze i systemów GIF, 3.1.3.2.4. badanie konfiguracji serwerów oraz wyrywkowego badania wybranych komputerów w sieci Zleceniodawcy, 3.1.3.2.5. badanie zainstalowanych aktualizacji i legalnoci oprogramowania w wybranych sieciach i systemach Zleceniodawcy, 3.1.3.2.6. zebranie wyników przeprowadzonych bada dotyczcych czci technicznej. 3.1.3.3. analiz ryzyka obejmujc: 3.1.3.3.1. umiejscowienie zagroe, 3.1.3.3.2. przedstawienie konsekwencji ryzyka dla zidentyfikowanych wczeniej zagroe, 3.1.3.3.3. okrelenie priorytetów wystpienia zagroe - czyli, z którymi zagroeniami wie si najwiksza konsekwencja ryzyka (w tym opracowanie listy zagroe, których zaistnienie spowoduje najwiksze konsekwencje ryzyka). 3.1.3.4. zebranie danych na temat zasobów informacyjnych w GIF, sposobu ich gromadzenia i przetwarzania oraz uprawnie uytkowników w zakresie dostpu do tych zasobów informacyjnych obejmujce w szczególnoci nastpujce elementy: 3.1.3.4.1. identyfikacj i inwentaryzacj zasobów informacyjnych i powiza midzy nimi, 3
3.1.3.4.2. okrelenie głównych miejsc przetwarzania informacji i włacicieli tych informacji, 3.1.3.4.3. okrelenie grup informacji i ich istotnoci - klasyfikacja informacji. Klasyfikacja informacji bdzie uwzgldniała aspekty: poufnoci, dostpnoci i integralnoci informacji oraz przepisy ustaw dotyczcych tajemnic prawnie chronionych 3.2. propozycj metod badawczych, obejmujcych m.in. 3.2.1. analiz dokumentów, 3.2.2. przeprowadzenie kwestionariuszy ankietowych, 3.2.3. przeprowadzenie wywiadów pogłbionych (z min. 20% pracowników kadej komórki organizacyjnej, łcznie nie wicej ni 12 osób). Wykonawca przekae do akceptacji Zamawiajcemu proponowan list uczestników wywiadów i respondentów ankiet oraz metod i technik przeprowadzenia badania (projekt ankiety, kwestionariusza, scenariusza wywiadu oraz sposobu ich udostpnienia). 4. Po akceptacji przez Zamawiajcego planu badania wykonawca przeprowadzi badania efektywnoci zarzdzania informacj w GIF, uwzgldniajc obszary i metody wskazane w pkt 2. Zadaniem wykonawcy bdzie dokonanie badania efektywnoci zarzdzania informacj wraz z analiz ryzyka. Pomiar efektywnoci uwzgldnia bdzie wskazane 3 obszary, przy uwzgldnieniu nastpujcych parametrów: 4.1. zachowanie poufnoci informacji, 4.2. integralno informacji, 4.3. terminowo przekazywania informacji, 4.4. skuteczno przepływu informacji, 4.5. dostpno informacji, 4.6. dostpno i wygoda kanałów komunikacji dla uytkownika, 4.7. wzmacnianie mechanizmów zarzdczych ( zgłaszanie usprawnie i sygnalizowanie barier przeciwdziałajcych skutecznemu działaniu), 4.8. przeciwdziałanie naduyciom i korupcji ( zgłaszanie naduy i nieprawidłowoci). Całociowa analiza ryzyka ma za zadanie okreli zagroenia i punkty krytyczne w przyjtych i stosowanych przez GIF sposobach zarzdzania informacj. 5. Opracowanie raportu z badania. Na podstawie przeprowadzonego badania Wykonawca opracuje raport przedstawiajcy diagnoz obszaru zarzdzania informacj w GIF we wszystkich trzech obszarach, ocen efektywnoci zarzdzania informacj w GIF i analiz ryzyka. W szczególnoci raport zawiera bdzie: 5.1. cel i metodologi audytu, 5.2. zakres przedmiotowy audytu, 5.3. zastosowane metody bada, 5.4. wykaz zweryfikowanych procedur i mechanizmów zarzdzania informacj w GIF, 5.5. ocen efektywnoci zarzdzania informacj w GIF, 4
5.6. ocen mocnych i słabych stron stosowanych obecnie rozwiza, 5.7. wskazanie przyczyn ewentualnych problemów komunikacyjnych. Raport zostanie opracowany w formacie MS WORD (lub równowanym) i bdzie przekazany w wersji papierowej i elektronicznej, umoliwiajcej edycj i wydruk. Na danie Wykonawca przedstawi raport w formie prezentacji multimedialnej podczas spotkania w siedzibie GIF. Potwierdzeniem zrealizowania Etapu I bdzie zaakceptowanie przez Zamawiajcego i GIF raportu z badania. Etap II Opracowanie rekomendacji w obszarze zarzdzania informacj Zadaniem wykonawcy w Etapie II bdzie opracowanie rekomendacji w obszarze zarzdzania informacj w Urzdzie. W ramach II etapu Wykonawca przygotuje i przedstawi projekt rekomendacji opracowanych na podstawie badania i raportu przygotowanego w I etapie wraz z przedstawieniem harmonogramu działa z podziałem na zadania według kryterium pilnoci i wanoci wdroenia (wynikajcym z analizy ryzyka). Rekomendacje bd uwzgldnia kosztochłonno proponowanych wdroe i moliwoci organizacyjne GIF w zakresie ich realizacji. Projekt rekomendacji zostanie opracowany w formacie MS WORD (lub równowanym) i bdzie przekazany w wersji papierowej i elektronicznej, umoliwiajcej edycj i wydruk. Na danie Wykonawca przedstawi rekomendacje w formie prezentacji multimedialnej podczas spotkania w siedzibie GIF. Zespół wdroeniowy zweryfikuje propozycje rekomendacji i zarekomenduje Kierownictwu Urzdu ich akceptacj lub zwróci wykonawcy wraz z list uwag. Dopuszcza si dwukrotn procedur zgłaszania uwag do rekomendacji. Wykonawca jest zobowizany uwzgldni wszelkie uwagi Zespołu Wdroeniowego. Potwierdzeniem zrealizowania Etapu II bdzie zaakceptowanie przez Kierownictwo rekomendacji przedstawionych przez Wykonawc. Etap III Opracowanie mechanizmów i procedur usprawniajcych proces zarzdzania informacj Na podstawie przeprowadzonego badania, analizy ryzyka, pomiaru efektywnoci zarzdzania informacj w GIF, przedstawionych rekomendacji oraz po akceptacji rekomendacji przez Kierownictwo Urzdu, zadaniem wykonawcy w przedmiotowym etapie bdzie przedłoenie propozycji zmian w obszarze zarzdzania informacj w GIF oraz udział w opracowaniu procedur i mechanizmów usprawniajcych w celu ich wdroenia przez GIF. W ramach przedmiotowego etapu zadaniem wykonawcy bdzie: 1. Przedstawienie raportu dotyczcego proponowanych zmian w zakresie sposobów i metod zarzdzania informacj w GIF, na podstawie rekomendacji przedstawionych podczas realizacji Etapu II. Raport bdzie zawierał: opis mechanizmów usprawniajcych zarzdzanie informacj w GIF, przedstawienie propozycji zmian istniejcych procedur lub/i propozycji wypracowania nowych procedur w obszarze zarzdzania informacj. Przykładem przedstawionych propozycji mog by m.in. nowe mechanizmy lub procedury zarzdzania informacj wewntrz/ na zewntrz Urzdu, usprawnienia dotyczce systemów teleinformatycznych, procedur bezpieczestwa. W czci Raportu dotyczcej obszaru bezpieczestwa informacji przetwarzanych przez Urzd propozycja zmian istniejcych procedur lub/i wypracowanie nowych procedur w obszarze zarzdzania informacj powinna obj minimum takie dokumenty jak: 5
Polityka bezpieczestwa informacji ze wskazaniem organizacji bezpieczestwa i odpowiedzialnoci za bezpieczestwo. Procedury bezpieczestwa okrelajce m.in.: o zarzdzanie aktywami, o bezpieczestwo informacji prawnie chronionych, o bezpieczestwo fizyczne i rodowiskowe, o zarzdzanie systemami i sieciami, o kontrol dostpu, o utrzymanie i rozwój systemów, o zarzdzanie incydentami, o zapewnienie cigłoci działania. Raport zostanie opracowany w formacie MS WORD (lub równowanym) i bdzie przekazany w wersji papierowej i elektronicznej, umoliwiajcej edycj i wydruk. Na danie Wykonawca przedstawi raport w formie prezentacji multimedialnej podczas spotkania w siedzibie GIF. Zespół wdroeniowy zweryfikuje raport i zawarte w nim propozycje i zarekomenduje Kierownictwu Urzdu ich akceptacj lub zwróci wykonawcy wraz z list uwag. Dopuszcza si dwukrotn procedur zgłaszania uwag do raportu. Wykonawca jest zobowizany uwzgldni wszelkie uwagi Zespołu Wdroeniowego. Potwierdzeniem zrealizowania Etapu III bdzie zaakceptowanie przez Kierownictwo raportu przedstawionego przez Wykonawc. 2. Po akceptacji propozycji zawartych w raporcie, Wykonawca przedstawi propozycje procedur zarzdzania informacj w trzech obszarach do wdroenia przez Główny Inspektorat Farmaceutyczny. Procedury bd rozwizaniami gotowymi do zaimplementowania w GIF niezwłocznie po zakoczeniu realizacji zamówienia. Zespół wdroeniowy zweryfikuje propozycje procedur i zarekomenduje Kierownictwu Urzdu ich akceptacj lub zwróci wykonawcy wraz z list uwag. Dopuszcza si dwukrotn procedur zgłaszania uwag do procedur. Wykonawca jest zobowizany uwzgldni wszelkie uwagi Zespołu Wdroeniowego. Materiałem potwierdzajcymi wykonanie przedmiotowego etapu bdzie przedstawienie przez Wykonawc raportu z propozycjami zmian w systemie zarzdzania informacj oraz przygotowanie przez Wykonawc procedur zaakceptowanych przez Zespół wdroeniowy. Etap IV Przeprowadzanie szkole dla pracowników GIF. Wykonawca przygotuje i przeprowadzi sesje szkoleniowe dla pracowników GIF z zakresu zarzdzania informacj przez GIF. Konkretne terminy szkole, program szkole (w podziale na 3 moduły) oraz prezentacje multimedialne zostan przekazane przez Wykonawc do akceptacji Zamawiajcego na 21 dni przed pierwszym dniem szkolenia. Sesje szkoleniowe odbywa si bd w siedzibie GIF. Sala szkoleniowa wyposaona w rzutnik i (w razie potrzeby) komputer zostanie zapewniona przez GIF. Wykonawca nie zapewnia cateringu podczas szkole. W szkoleniach wemie udział maksymalnie 60 osób. Wielko grupy kadorazowo wynosi bdzie do 15 osób. W ramach realizacji etapu Wykonawca: 1. Przeprowadzi nastpujce sesje (moduły) szkoleniowe: 1.1 Komunikacja dla kadry zarzdzajcej GIF Moduł obejmowa bdzie komunikacj z mediami i komunikacj pionow. 6
W ramach sesji przeprowadzone zostan warsztaty z zakresu współpracy z mediami, budowania wizerunku Urzdu w mediach, przedstawiania informacji dla mediów i w mediach. Warsztaty uwzgldnia bd szkolenie z wykorzystaniem technik audiowizualnych (trening wypowiedzi przed kamer). Czas trwania modułu - 6 godzin zegarowych. Liczba grup szkoleniowych 1. 1.2. Komunikacja wewntrzna - szkolenie dla pracowników GIF. Czas trwania modułu 4 godziny zegarowe. Liczba grup szkoleniowych 4. Moduł obejmowa bdzie cele i zasady efektywnej komunikacji wewntrznej, budowanie współpracy wewntrznej, kaskadowanie informacji delegowanie uprawnie, budowanie zespołów. 1.3. Komunikacja z klientem zewntrznym, bezpieczestwo informacji szkolenie dla pracowników GIF. Czas trwania modułu 7 godzin zegarowych. Liczba grup szkoleniowych 4. Szkolenie powinno składa si z dwóch głównych elementów: omówienie zasad komunikacji z klientem zewntrznym, w tym zasady informowania klientów zewntrznych, zapisy Polityki bezpieczestwa informacji i istniejcych zarzdze/procedur dotyczcych bezpieczestwa informacji, w szczególnoci w zakresie ochrony tajemnicy akt postpowania administracyjnego, ochrony tajemnicy przedsibiorstwa (czyn nieuczciwej konkurencji), ochrony danych osobowych (danych zawartych np.: w aktach postpowania; aktach osobowych; dokumentach ksigowych). Elementem szkolenia bdzie panel dyskusyjny (warsztaty) w trakcie którego bd udzielane odpowiedzi i dodatkowe wyjanienia do czci wykładowej oraz poruszane aspekty praktyczne stosowania zasad okrelonych w przyjtych w GIF dokumentach i stosowanych aktach prawa. 2. Powieli komplet materiałów szkoleniowych (wydrukowana prezentacja multimedialna i program szkolenia) dla kadego uczestnika szkole. Dodatkowo, dla modułu w zakresie bezpieczestwa informacji Wykonawca opracuje i przekae GIF materiały w formie prezentacji multimedialnej i testów do prezentacji, w celu zamieszczenia w systemie e-learningowym Moodle GIF. Rekrutacj na poszczególne sesje przeprowadzi GIF. Wykonawca zobowizany jest do powielenia, w liczbie odpowiadajcej liczbie uczestników wszystkich sesji szkoleniowych, formularzy Podsystemu Monitorowania EFS (PEFS) i sporzdzenia na podstawie wypełnionych i zebranych formularzy zestawie w formie elektronicznej w programie Excel, oraz do powielenia, w liczbie odpowiadajcej liczbie uczestników wszystkich sesji szkoleniowych, kwestionariuszy AIOS i sporzdzenia na podstawie wypełnionych kwestionariuszy analizy AIOS. Potwierdzeniem zrealizowania niniejszego Etapu bd listy obecnoci ze szkole. 7
Komponent II Celem Komponentu I zamówienia jest poprawa funkcjonowania Głównego Urzdu Miar poprzez wsparcie wdroenia systemu zarzdzania jakoci zgodnego z norm PN-EN ISO 9001:2009 i Systemu Przeciwdziałania Zagroeniom Korupcyjnym oraz zintegrowanie systemu zarzdzania Urzdu obejmujcego funkcjonujce w GUM: 1. kontrol zarzdcz, 2. budetowanie zadaniowe, 3. zarzdzanie kompetencjami laboratoriów wzorcujcych i badawczych według PN-EN ISO/IEC 17025:2005, 4. zarzdzanie kompetencjami jednostki systemu oceny zgodnoci według PN-EN 45011:2000, i nowowdroone: 5. zarzdzanie jakoci według PN-EN ISO 9001:2009, 6. system przeciwdziałania zagroeniom korupcyjnym. Prezes Głównego Urzdu Miar nadzoruje funkcjonowanie administracji miar (9 okrgowych i 58 obwodowych urzdów miar) oraz administracji probierczej (2 okrgowych i 9 obwodowych urzdów probierczych). Zakłada si, e zamówienia zostanie zrealizowane w GUM, ale jego wyniki bd stanowi modelowe rozwizanie do zaadaptowania w ww. urzdach, w których wystpuj analogiczne potrzeby integracji kilku systemów zarzdzania kompetencjami i jakoci. W ramach wypełniania zobowiza zapisanych w CIPM MRA, GUM utrzymuje system zarzdzania zapewniajcy kompetencje techniczne w kilkudziesiciu laboratoriach bdcych integraln czci Urzdu. System ten oparty jest o wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17025:2005. Norma ta zawiera ogólne wymagania dotyczce kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujcych, i jak podano we wprowadzeniu do ww. normy laboratoria badawcze i wzorcujce, które s zgodne z niniejsz norm midzynarodow, bd działa równie zgodnie z ISO 9001. Nie oznacza to jednak pełnej zgodnoci z wszystkimi wymaganiami normy ISO 9001. Corocznie GUM przesyła sprawozdanie z utrzymania systemu zarzdzania do EURAMET e.v. (Europejskie Stowarzyszenie Krajowych Instytucji Metrologicznych). Decyzj nr 19 z dnia 9 grudnia 2011 r. Prezes GUM powołał zespół do oceny zgodnoci systemu zarzdzania w Głównym Urzdzie Miar z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009. Zespół stwierdził, e dotychczasowy system zarzdzania w GUM, w wielu obszarach wypełnia wymagania normy ISO 9001. Przykładowo: system obejmuje wszystkie komórki GUM poza komórk ds. informacji niejawnych, funkcjonuje pełnomocnik Prezesa ds. systemu zarzdzania, pełnomocnicy kierowników komórek organizacyjnych odbywaj si audyty wewntrzne i przegldy zarzdzania, badana jest satysfakcja klienta. Najistotniejszym brakiem w stosunku do ISO 9001 jest niestosowanie podejcia procesowego. W 2004 r. wraz z wejciem Polski do Unii Europejskiej, GUM uzyskał status jednostki notyfikowanej (JN 1440) wykonujcej ocen zgodnoci przyrzdów pomiarowych, których stosowanie porednio lub bezporednio wpływa na bezpieczestwo obywateli i pastwa polskiego oraz na rzetelno w obrocie towarów i usług. Znaczn cz zada w tych obszarach GUM wykonuje badajc i oceniajc zgodno wprowadzanych do obrotu przyrzdów pomiarowych takich jak wagi, dystrybutory paliw, liczniki energii elektrycznej, wodomierze i ciepłomierze, taksometry i inne. Pełnienie funkcji jednostki notyfikowanej oznacza konieczno utrzymywania specyficznych dla tej działalnoci kompetencji technicznych. Aby je zapewni GUM utrzymuje system zarzdzania oparty o wymagania normy PN-EN 45011:2000. Norma ta zawiera wymagania ogólne dotyczce jednostek prowadzcych systemy certyfikacji wyrobów. Kolejnym obszarem, wymagajcym sprawnego zarzdzania w GUM jest działalno w zakresie prawnej kontroli metrologicznej oraz działalno komórek administracyjnych. W obszarach tych do zarzdzania stosowane s, tam gdzie to moliwe, zasady ogólne zawarte w wyej wspomnianych normach, jednak charakter tych norm nie w pełni przystajc do specyfiki tych obszarów, pozostawia spore pole do udoskonalania zarzdzania. 8
Na złoono problematyki zarzdzania w Głównym Urzdzie Miar wpływaj take dwa strategiczne działania wprowadzone w polskiej administracji. Jest to budet zadaniowy oraz kontrola zarzdcza. Na potrzeby budetu zadaniowego corocznie jest sporzdzany w GUM plan zada metrologicznych i probierczych, szczegółowo przyporzdkowujcy poszczególnym zadaniom zasoby i rodki finansowe. Stwarzajc ramy dla funkcjonowania kontroli zarzdczej Prezes Głównego Urzdu Miar wydał decyzj nr 12 z dnia 20 lipca 2010 r. w sprawie systemu kontroli zarzdczej w GUM. Pierwsze dowiadczenia we wdraaniu kontroli zarzdczej wykazały, e znaczcym ułatwieniem w zarzdzaniu ryzykiem byłoby odnoszenie ryzyka do konkretnych realizowanych procesów. Sprawny system zarzdzania, wypełniajcy wszystkie zidentyfikowane powyej obszary funkcjonowania i pozwalajcy dobrze kierowa Głównym Urzdem Miar musi by oparty na wspólnej platformie, zapewniajcej kompatybilno wszystkich działa i ukierunkowanie ich na realizacj celów. Tak platform w projektowanym usprawnieniu ma sta si zarzdzanie procesowe oparte o model cigłego doskonalenia okrelony w normie PN-EN ISO 9001:2009. Wykonawca zrealizuje zamówienie polegajce na wiadczeniu kompleksowej usługi doradczej w zakresie wsparcia we wdroeniu formalnego, sprawnego, weryfikowalnego, a przez to wiarygodnego systemu zarzdzania jakoci zgodnego z norm PN-EN ISO 9001:2009 i Systemu Przeciwdziałania Zagroeniom Korupcyjnym oraz zintegrowanie systemu zarzdzania Urzdu, zgodnie z wymaganiami normy, z wykorzystaniem wytycznych zawartych w normach i raportach technicznych serii ISO 9001:2009. Zamówienie składa si z nastpujcych etapów: Etap I, w skład którego wchodz zadania: a) Opracowanie koncepcji i załoe w zakresie zintegrowanego systemu zarzdzania GUM b) Szkolenie dla kierownictwa GUM c) Warsztaty dla zespołu wdroeniowego Etap II, w skład którego wchodz zadania: d) Opracowanie i przyjcie architektury procesów e) Dokumentowanie systemu /Modelowanie procesów f) Dokumentowanie Systemu/ Opracowanie procedur g) Wdroenie rozwiza zintegrowanego systemu zarzdzania GUM Etap III, w skład którego wchodz zadania: h) Szkolenie dla audytorów wewntrznych zintegrowanego systemu zarzdzania GUM i) Przeprowadzenie audytów wewntrznych j) Realizacja działa doskonalcych k) Przegld zarzdzania i zgłoszenie gotowoci systemu do certyfikacji. Etap I Zadanie A Opracowanie koncepcji i załoe w zakresie zintegrowanego systemu zarzdzania GUM Zadaniem Wykonawcy bdzie wsparcie zintegrowania systemu zarzdzania Urzdu obejmujcego: kontrol zarzdcz, budetowanie zadaniowe, zarzdzanie kompetencjami laboratoriów wzorcujcych i badawczych według PN-EN ISO/IEC 17025:2005, zarzdzanie kompetencjami jednostki systemu oceny zgodnoci według PN-EN 45011:2000, zarzdzanie jakoci według PN-EN ISO 9001:2009, system przeciwdziałania zagroeniom korupcyjnym. Wykonawca przeprowadzi diagnoz elementów funkcjonujcego systemu zarzdzania pod ktem wymaga normy PN-EN ISO 9001, wymaga Systemu Przeciwdziałania Zagroeniom Korupcyjnym (SPZK) wytycznych dotyczcych kontroli zarzdczej i budetowania zadaniowego oraz wskae 9
niezgodnoci i obszary wymagajce uzupełnienia. Ponadto wykonawca dokona rozpoznania procesów i ich przebiegu. W celu uzyskania informacji na temat systemu zarzdzania GUM, Wykonawca zapozna si dokumentacj systemow i przeprowadzi rozmowy z Najwyszym kierownictwem i kierownikami komórek organizacyjnych/pełnomocnikami ds. jakoci komórek organizacyjnych lub innymi pracownikami wskazanymi przez kierownika Zespołu Wdroeniowego (nie wicej ni 20 osób). Wykonawca opracuje raport I z diagnozy uwzgldniajcy: prawne uwarunkowania wpływajce na zarzdzanie Urzdem; struktur organizacyjn GUM i wynikajcy z niej sposób zarzdzania Urzdem, struktur zarzdzania GUM, obszary wymagajce uzupełnienia o elementy zarzdzania jakoci zgodnego z norm PN-EN ISO 9001:2009 w zarzdzaniu Urzdem, zidentyfikowane procesy zarzdcze, główne i pomocnicze, obszary wymagajce uzupełnienia o elementy SPZK, ocen systemu zarzdzania w GUM i wnioski z niej wynikajce dla modelu wdroenia zintegrowanego systemu zarzdzania tj.: weryfikacja wczeniej przyjtego harmonogramu prac i potrzeb szkoleniowych. Na bazie diagnozy Wykonawca opracuje koncepcj i załoenia funkcjonowania zintegrowanego systemu zarzdzania (ZSZ), opartego na podejciu procesowym, uwzgldniajcego kontrol zarzdcz, budetowanie zadaniowe, zarzdzanie kompetencjami laboratoriów wzorcujcych i badawczych według PN-EN ISO 17025:2005, zarzdzanie kompetencjami jednostki systemu oceny zgodnoci według PN-EN ISO 45011:2000, zarzdzanie jakoci zgodnie z norm PN-EN ISO 9001:2009 i system przeciwdziałania zagroeniom korupcyjnym. Wykonawca przedstawi wariantowe rozwizania, w tym wariant optymalny oraz skutki wyboru kadego z proponowanych rozwiza i warunki potrzebne do jego wdroenia wraz z analiz ryzyka. Kierownictwo GUM zatwierdzi lub zgłosi uwagi do przedstawionych wariantów rozwizania. Wykonawca zaprezentuje wybrany wariant rozwizania Najwyszemu Kierownictwu i/lub wyznaczonym przez Kierownika Zespołu Wdroeniowego, pracownikom GUM w formie prezentacji multimedialnej na spotkaniu w siedzibie GUM. Zadanie B Szkolenie dla kierownictwa GUM Wykonawca przygotuje i przeprowadzi szkolenie kierowane dla kierownictwa GUM i kierowników komórek organizacyjnych z zakresu podejcia procesowego i integrowania systemów zarzdzania z uwzgldnieniem specyfiki administracji publicznej, rozwiza stosowanych w zarzdzaniu GUM i z uwzgldnieniem zatwierdzonego wariantu koncepcji zintegrowanego systemu zarzdzania (ZSZ). Uczestnicy maj naby kompetencje i umiejtnoci prawidłowego wdroenia i monitorowania zintegrowanego systemu zarzdzania, tak by jego funkcjonowanie zapewniało skuteczn realizacj celów i zada Urzdu, W szkoleniu wemie udział nie wicej ni 25 osób (1 grupa szkoleniowa). Szkolenie bdzie trwało 2 dni (14 godzin zegarowych). Zadanie C Warsztaty dla zespołu wdroeniowego Wykonawca przygotuje i przeprowadzi warsztaty dla zespołu wdroeniowego. Celem warsztatów jest zapoznanie uczestników z pojciami i zasadami: zarzdzania jakoci wg normy PN-EN ISO 9001:2009 zarzdzania SPZK, kontroli zarzdczej w jednostkach sektora finansów publicznych, budetowania zadaniowego, 10
zarzdzaniem ryzykiem (np. wg COSO II), integracji systemów zarzdzania z uwzgldnieniem koncepcji ZSZ zatwierdzonej przez kierownictwo GUM. Program warsztatów bdzie uwzgldniał metody i techniki angaujce uczestników do aktywnego udziału, przy czym min. połow czasu trwania zaj bd stanowiły wiczenia praktyczne zwizane m.in. z: podejciem procesowym wybranymi technikami mapowania procesów modelowaniem procesów doborem wskaników i mierników dla pomiaru efektywnoci procesów metody badania ryzyka w procesie, budowy mapy ryzyka ustalaniem metod przeciwdziałania ryzyku, scenariusze zagroe ustalaniem metod przeciwdziałania zagroeniom korupcyjnym Zespół wdroeniowy realizujcy usprawnienie bdzie oparty na dotychczasowych pełnomocnikach kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych do spraw systemu zarzdzania oraz na najbardziej dowiadczonych audytorach wewntrznych sytemu zarzdzania GUM. Zespół wdroeniowy bdzie si składał z około 20-25 osób reprezentujcych wszystkie komórki organizacyjne GUM. W ramach usprawnienia, we wszystkich działaniach słucych integrowaniu poszczególnych elementów zarzdzania w Głównym Urzdzie Miar bd uczestniczy przedstawiciele komórek realizujcych dane procesy oraz komórek dysponujcych stosownymi narzdziami zarzdzania W szkoleniu wemie udział nie wicej ni 25 osób (2 grupy szkoleniowe). Szkolenie bdzie trwało 3 dni (21 godzin zegarowych). Etap II Zadanie D Opracowanie i przyjcie architektury procesów Wykonawca obejmie GUM wsparciem doradczym w zakresie identyfikacji procesów, powiza midzy nimi, opracowaniem map procesów, a nastpnie jej architektury w sensie ogólnego układu i powiza map. Zadaniem Wykonawcy bdzie udzielenie merytorycznego wsparcia zespołowi wdroeniowemu, szczególnie podczas grupowania procesów i łczenia grup w obszary, jak równie wyrónienia map ogólnych i szczegółowych. Po zakoczeniu prac nad architektur procesów Wykonawca opracuje i przekae do zatwierdzenia Zamawiajcemu raport II, w którym zaprezentuje wyniki prac oraz rekomendacje, które mog usprawni wdraanie projektu w jego dalszych etapach. Zadanie E Dokumentowanie systemu /Modelowanie procesów Wykonawca obejmie wsparciem doradczym działania zwizane z modelowaniem procesów przy wykorzystaniu notacji BPMN i opracowanie kart procesów. W tym etapie zostan wyznaczeni właciciele procesów, uzgodnione i przypisane uprawnienia i odpowiedzialnoci, wyznaczone cele, mierniki i wskaniki. Wykonawca bdzie uczestniczył w konsultacjach z poszczególnymi członkami/grupami Zespołu Wdroeniowego w siedzibie GUM i na bieco dokonywa bdzie weryfikacji realizowanych zada, oceny postpu prac oraz bdzie ustalał konkretny plan nastpnych działa, a do zakoczenia etapów tego zadania. Wykonawca dostarczy Zespołowi Wdraajcemu wzory szablonów, schematów, diagramów i innych przykładów rozwiza sprawdzonych i funkcjonujcych w sektorze finansów publicznych. 11
Po zakoczeniu prac zwizanych z dokumentowaniem procesów Wykonawca opracuje i przekae do zatwierdzenia Zamawiajcemu raport III, w którym zaprezentuje wyniki prac, w tym opracowane dokumenty oraz wnioski istotne dla dalszych etapów projektu. Zadanie F Dokumentowanie Systemu/Opracowanie procedur Wykonawca obejmie wsparciem doradczym działania zwizane z dokumentowaniem zintegrowanego systemu zarzdzania, w tym m.in. z: porzdkowaniem istniejcej dokumentacji systemu, uzupełnieniem istniejcej dokumentacji o brakujce elementy zwizane z systemem zarzdzania jakoci wg normy ISO 9001 i systemem przeciwdziałania zagroeniom korupcyjnym, systemem kontroli zarzdczej i budetowaniem zadaniowym (zostan uwzgldnione wszystkie niezgodnoci i obszary wymagajce uzupełnienia wykryte podczas diagnozy), uzupełnieniem polityk, opracowaniem Ksigi Jakoci Zintegrowanego Systemu, procedur/instrukcji operacyjnych regulujcych zasady postpowania w zidentyfikowanych procesach, dopasowaniem istniejcych procedur do nowej koncepcji zintegrowanego systemu zarzdzania. Jednym z zada Wykonawcy bdzie take wskazanie najlepszego z moliwych sposobów opracowania dokumentacji, pozwalajcego w maksymalnym stopniu wykorzysta i zaadaptowa ju funkcjonujce procedury/formularze/instrukcje/zapisy w ramach systemu zarzdzanie kompetencjami laboratoriów wzorcujcych i badawczych według PN-EN ISO 17025:2005, zarzdzanie kompetencjami jednostki systemu oceny zgodnoci według PN-EN ISO 45011:2000 oraz zasad kontroli zarzdczej i budetowania zadaniowego w GUM. Wykonawca dostarczy take Zespołowi Wdraajcemu do ewentualnego wykorzystania wzory formularzy, instrukcji, tabel i inne sprawdzone w sektorze finansów publicznych rozwizania. Wykonawca dokona weryfikacji kompletu dokumentów wypracowanych w toku spotka roboczych z Zespołem Wdraajcym oraz przygotuje je do wdroenia. Wykonawca przedstawi do zatwierdzenia Zamawiajcemu protokół zdawczo-odbiorczy wraz z kompletem opracowanych procedur. Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowe udokumentowanie Systemu. Zadanie G Wdroenie rozwiza zintegrowanego systemu zarzdzania GUM Wykonawca zaproponuje form prawn wdroenia opracowanej dokumentacji zintegrowanego systemu zarzdzania (decyzja Prezesa, zarzdzenie Dyrektora Generalnego, inna forma) oraz przekae właciwym pracownikom stosown dokumentacj do stosowania. Etap III Zadanie H Szkolenie dla audytorów wewntrznych zintegrowanego systemu zarzdzania GUM Wykonawca przygotuje i przeprowadzi szkolenie doskonalce dla grupy audytorów wewntrznych z zakresu: wymaga normy PN-EN ISO 9001:2008, wymaga Systemu Przeciwdziałania Zagroeniom Korupcyjnym, zasad integracji poszczególnych systemów zarzdzania korzyci z tym zwizane. Cz praktyczna zaj powinna w szczególnoci uwzgldnia: praktyczn analiz i interpretacj wymaga normy ISO 9001 i SPZK, doskonalenie umiejtnoci planowania auditu z uwzgldnieniem podejcia procesowego, 12
doskonalenie umiejtnoci identyfikacji niezgodnoci i formułowania działa korygujcych oraz pisania raportu. W szkoleniu wemie udział nie wicej ni 15 osób (2 grupy szkoleniowe). Szkolenie bdzie trwało 3 dni (21 godzin zegarowych). Zadanie I Przeprowadzenie audytów wewntrznych Wykonawca zapewni udział i wsparcie dowiadczonych konsultantów z kwalifikacjami audytora wiodcego w: opracowaniu programu i planów audytów, opracowaniu listy pyta kontrolnych, audytach wewntrznych, przeprowadzanych wraz z zespołem audytorów wewntrznych na zgodno z wymaganiami wdraanych standardów, opracowaniu raportów z audytów wewntrznych. Wykonawca przedstawi do zatwierdzenia Zamawiajcemu protokół zdawczo-odbiorczy z realizacji Etapu, uwzgldniajcy stopie wykonania załoonego programu audytu, wykryte niezgodnoci i spostrzeenia Zadanie J Realizacja działa doskonalcych Wykonawca zapewni udział dowiadczonych audytorów wiodcych przy przeprowadzaniu działa korygujcych i zapobiegawczych oraz korekcji w obszarze działania wdroonego zintegrowanego systemu zarzdzania celem doskonalenia i eliminacji stwierdzonych niezgodnoci. Wynikiem realizacji tego zadania bdzie opracowanie przez Wykonawc ostatecznej wersji dokumentacji zintegrowanego systemu zarzdzania stanowicego dalej materiał dla jednostki certyfikujcej. Zadanie K Przegld zarzdzania i zgłoszenie gotowoci systemu do certyfikacji Wykonawca zapewni udział konsultanta w przygotowaniu i przeprowadzeniu przegldu zarzdzania. Wykonawca opracuje raport IV zgodnoci systemu z wymaganiami. Wykonawca udzieli wsparcia przy wyborze jednostki certyfikujcej i przygotowaniu wniosku o certyfikacj Systemu Zarzdzania Jakoci zgodnego z norm PN-EN ISO 9001:2009 i System Przeciwdziałania Zagroeniom Korupcyjnym. W przypadku wykrycia niezgodnoci przez jednostk certyfikujc podczas audytu certyfikujcego, Wykonawca jest zobowizany bezzwłocznie i bezpłatnie dokona wszystkich niezbdnych czynnoci, w celu jej usunicia. Ponadto, w ramach trwania całego zamówienia Wykonawca bdzie zobowizany do prowadzenia działa o charakterze informacyjnych skierowanych do pracowników GUM i prowadzonych m.in. z wykorzystaniem poczty elektronicznej (np. cykliczna informacja o postpach prac nad wdroeniem normy), portalu intranetowego GUM (np. zamieszczanie materiałów szkoleniowych i warsztatowych, publikacja praktycznych wskazówek dla pracowników na temat wymogów dotyczcych poszczególnych elementów zintegrowanego systemu zarzdzania) Warunki szkole i warsztatów w Komponencie II: 1. Szkolenia bd organizowane na miejscu, w siedzibie GUM. Rekrutacja do udziału w szkoleniach i warsztatach bdzie prowadzona przez GUM. 2. Wykonawca jest zobowizany do przekazania Zamawiajcemu do akceptacji najpóniej do 21 dni przed szkoleniem: programu szkolenia, prezentacji multimedialnej, wzoru listy obecnoci. 3. Wykonawca zobowizany jest do powielenia, w liczbie odpowiadajcej liczbie uczestników wszystkich sesji szkoleniowych, formularzy Podsystemu Monitorowania EFS (PEFS) i sporzdzenia na podstawie wypełnionych i zebranych formularzy zestawie w formie elektronicznej w programie Excel, oraz do powielenia, w liczbie odpowiadajcej liczbie uczestników wszystkich sesji 13
szkoleniowych, kwestionariuszy AIOS i sporzdzenia na podstawie wypełnionych kwestionariuszy analizy AIOS. 4. Szkolenia bd odbywa si w dni robocze, w godzinach 8.00-16.00. GUM jest zobowizany do zorganizowanie 2 przerw po 15 minut kada i 1 przerwy 30 minutowej. Wykonawca nie zapewnia cateringu. 5. Wykonawca przed rozpoczciem szkolenia przekae kademu z uczestników materiały zawierajce co najmniej: program szkolenia, prezentacj wykorzystywan podczas szkolenia wydrukowan z zachowaniem nastpujcych parametrów: wydruk jednostronny (3 slajdy na stron), kolorowy, na papierze formatu A4, okładka segregatora sztywna nadruk kolorowy materiały pimiennicze: notatnik ( preferowany format A4, nie mniej ni 25 kartek, papier w kratk, klejony po krótszym boku, okładka karton, nadruk na okładce i kartkach kolorowy) i długopis (nadruk kolorowy). Wykonawca wystawi imienne zawiadczenia po zakoczeniu kadego szkolenia wszystkim uczestnikom, którzy byli obecni na zajciach. Wykonawca udostpni uczestnikom szkole (Zadanie C i H) kopie aktualnie obowizujcych norm serii ISO 9001:2009 dla celów dydaktycznych. Warunki dotyczce wsparcia doradczego w Komponencie II: Wykonawca zobowizuje si do prowadzenia doradztwa (w ramach zada D, E i F) na miejscu, w siedzibie GUM, przy kadorazowym uzgodnieniu z GUM terminu wiadczenia doradztwa. Moliwa jest zmiana sposobu wiadczenia doradztwa, o ile strony wspólnie wyra zgod na t zmian. Doradztwo (w ramach zada D, E i F) obejmie łcznie co najmniej 30 dni roboczych (dzie rozumiany jako 8 godzin zegarowych). Dokumentem potwierdzajcym przeprowadzenie doradztwa bd protokoły zdawczo-odbiorcze sporzdzane po realizacji kadego zadania, zawierajce informacje dotyczce osób uczestniczcych w spotkaniach, daty i godziny spotkania, wypracowane rezultaty doradztwa. Wykonawca w ramach prowadzonych konsultacji zobowizany jest do prezentacji i poddawania pod dyskusj propozycji rozwiza pracownikom GUM zaangaowanym w proces wdraania systemu oraz wykorzystania zdobytych w wyniku prowadzonego wsparcia informacji i wniosków w zakresie realizowanych działa 14