I N S T R U K C J A OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Miasta Lubań nr 9/2011 z dnia 18 stycznia 2011 r. I N S T R U K C J A OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Część I Ogólna 1 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów Urzędu Miasta Lubań 2. Instrukcja została opracowana w oparciu o przepisy ogólnie obowiązujące oraz wytyczne w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie przepisów: a) Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.); b) Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 roku Dz. U. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.); c) Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 roku Dz. U. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.); d) Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2010 roku Dz. U. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.); e) Innych aktów normatywnych, na które powołuje się instrukcja w kontekście omawianych zagadnień. 2 Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami w sprawie: 1) planu kont dla budżetu miasta oraz zakładowego planu kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Lubań: 2) instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, 3) instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 4) instrukcji kancelaryjnej. 3 1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: a) ustawie, dotyczy to ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (tekst jednolity z 2009 roku Dz. U. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), b) Burmistrzu, oznacza to Burmistrza Miasta Lubań, c) jednostce, oznacza to Urząd Miasta Lubań. 1

Część II. Szczegółowa 1 1. Pod pojęciem dokumentu określa się każdy utrwalony na papierze zapis świadczący o zaszłych lub mających nastąpić czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzających pewien stan rzeczy. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu, dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 2. Poza spełnieniem podstawowej roli jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych, prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie: a) stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności, oszczędności, celowości i gospodarności dokonywanych operacji gospodarczych, b) stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowodnienia dopełnienia obowiązków. 2 1. Obieg dokumentów księgowych rozpoczyna się w komórce organizacyjnej z chwilą wpływu dokumentu do komórki. 2. Dokumenty zewnętrzne obce wpływają do jednostki poprzez Biuro Obsługi Interesanta, gdzie dokument zostaje opatrzony stemplem wpływu. 3. Przekazywanie dokumentów między Wydziałami wymaga potwierdzenia daty wpływu dokumentu do Wydziału lub na stanowisko. 4. W przypadku wpływu dokumentu do komórki, która nie jest właściwa, komórka ta zobowiązana jest do potwierdzenia stemplem jego wpływu, a następnie do niezwłocznego przekazania dokumentu do komórki właściwej, która potwierdza stemplem jego wpływ. Datą wpływu dokumentu jest w takiej sytuacji data wpływu do komórki niewłaściwej rzeczowo. 5. Szczegółowy obieg poszczególnych dokumentów księgowych odbywa się według zasad określonych w schemacie, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia Rodzaj dokumentu, miejsce tworzenia, rodzaj kontroli i terminy przekazywania do właściwych komórek organizacyjnych (stanowisk pracy). 6. Bez względu na rodzaj dokumentu należy dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady: 1) przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompletne do ich sprawdzenia; 2) przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się pracy ewidencyjnej; 3) dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez osoby, które odebrały je osobiście. 3 1. Zapis księgowy stanowi formę ujęcia w księgach rachunkowych operacji gospodarczych. Obowiązuje zasada, że każda operacja gospodarcza, która nastąpiła w danym miesiącu, powinna być ujęta w księgach rachunkowych w postaci zapisu księgowego. 2

2. Przychody i koszty okresu sprawozdawczego obejmują wszystkie dowody zewnętrzne i wewnętrzne dotyczące operacji gospodarczych tego okresu, które wpłynęły do Wydziału Finansowego do 10-go dnia miesiąca następnego za miesiąc poprzedni. Wyjątek stanowi zamknięcie roku obrotowego, gdzie uwzględnia się wszystkie operacje gospodarcze, ujawnione do momentu zamknięcia ksiąg rachunkowych. 3. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych operacji gospodarczych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej określone jako dowody źródłowe, które są kwalifikowane jako: a) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, b) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, c) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 4. Podstawą zapisów księgowych mogą być również sporządzane przez jednostkę dowody księgowe: a) zbiorcze służące do dokonywania łącznych zapisów, dotyczących zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, b) korygujące uprzednio dokonane zapisy księgowe, c) zastępcze wystawione w celu ujęcia operacji gospodarczej, w przypadku zewnętrznego dowodu źródłowego, do czasu jego otrzymania d) rozliczeniowe wystawiane w celu ujęcia już dokonanych zapisów według nowych kryteriów kwalifikacyjnych. 5. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych Burmistrz może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej dowodem księgowym wewnętrznym, sporządzonym przez osoby dokonujące tych operacji, z zastrzeżeniem, że nie może to dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. W operacjach zakupu i sprzedaży zawierającej VAT stosuje się dokumenty (faktury VAT i faktury korygujące) sporządzane według wymogów określonych odrębnymi przepisami. 6. Zgodnie z art. 4 ust. 4 oraz art. 8 ustawy o rachunkowości wprowadza się uproszczenia dotyczące operacji, które nie mają istotnego wpływu na wynik finansowy i nie wymagają pisemnego uzgadniania wynikającego z ksiąg rachunkowych jednostki stanu należności: a) wobec osób fizycznych, uregulowanych do dnia 31 grudnia (stan zerowy) b) objętych postępowaniem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym c) należności i roszczeń z tytułu niedoborów których wysokość nie przekracza kosztów nadania przesyłki poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 4 1. Dowód księgowy, w myśl ustawy, powinien zawierać co najmniej: a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. faktura VAT), b) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, c) opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną w jednostkach naturalnych, d) datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód księgowy został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, e) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, f) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3

2. Można zaniechać zamieszczania na dowodach księgowych następujących danych: 1) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 2) stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, jeżeli wynikają one z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. 3. Dowody księgowe powinny być rzetelne (tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), kompletne, wolne od błędów rachunkowych i zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 4. Dowód księgowy opiewający na waluty obce, powinien zawierać przeliczenia ich wartości na walutę polską, według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej przez bank obsługujący jednostkę. Przeliczenie to powinno być zamieszczone bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczanie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. W przypadku dowodów księgowych sporządzonych w języku obcym na żądanie organów kontroli jednostka zapewni wiarygodne przetłumaczenie dokumentów na język polski. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust.1, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie. Dowód księgowy przed ujęciem go w księgach powinien być sprawdzony pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. 5. Błędy w dowodach księgowych: a) źródłowych, zewnętrznych obcych i własnych można korygować wyłącznie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba, że inne przepisy stanowią inaczej (dotyczy to szczególnie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług), b) wewnętrznych mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty dokonania poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr; korekta powinna polegać na zamianie całych słów lub liczb. 6. W razie ujawnienia błędów przy użyciu komputera dozwolone są korekty dokonywane przez wprowadzanie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów tylko zapisami dodatnimi lub tylko zapisami ujemnymi. 5 1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Zgodnie z art. 23 ustawy zapisy powinny zawierać co najmniej: 4

a) datę dokonania operacji gospodarczej, b) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu dowodu księgowego oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, c) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści, skrótów lub kodów, d) kwotę i datę zapisu, e) oznaczenie kont, których dotyczy. 2. Zapisy księgowe dotyczące operacji wyrażonych w walutach obcych powinny być dokonywane w sposób umożliwiający ustalenie kwot zarówno w walucie polskiej, jak i obcej. 3. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. 4. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. 6 1. Wszystkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem. 2. W sprawdzaniu dokumentów biorą udział właściwe Wydziały, na skutek czego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi Wydziałami. 3. W wyżej omawiany sposób powstaje więc tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili ich sporządzenia, względnie wpływu do Urzędu Miasta Lubań, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. 4. Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady: a) przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzania, b) przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się prac powodującemu możliwość zwiększania ilości pomyłek, c) dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne Wydziały do minimum. 5. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się: 1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, 2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. 6. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w ust 5 pkt 2. 7. Szczegółowe zasady kontroli druków księgowych pod względem legalności, gospodarności i celowości zostały opisane w załączniku nr 2 do instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych. 5

7 1. Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy: a) segregacja dokumentów, b) sprawdzenie prawidłowości dokumentów, c) właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania). 2. Segregacja dokumentów polega na: a) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do Wydziału tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu (np. nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią), b) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzajów poszczególnych działalności jednostki (dochody, wydatki, fundusze, inwestycje, itp.), c) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, dekadę). 3. Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, że są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności jednostki. W odniesieniu do dowodów kasowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki, należy ponadto sprawdzić, czy są one akceptowane przez Burmistrza lub osobę przez niego upoważnioną. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie zostały skontrolowane, należy je zwrócić do właściwej komórki w celu ich uzupełnienia. 4. Właściwa dekretacja polega na: a) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane, b) umieszczenie na dokumentach adnotacji na jakich kontach syntetycznych ma być dokument zaksięgowany, do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć, c) wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach (na kontach) analitycznych, d) określenie daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, jeżeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia przy dowodach własnych lub data otrzymania przy dowodach obcych, e) podpisaniu przez Skarbnika lub osobę upoważnioną do dekretacji przez Skarbnika; w celu zmniejszenia pracochłonności dekretacji należy stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami, według wzoru określonego w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia 1. Dowodami bankowymi są: 1) czeki; 2) wyciągi z rachunków bankowych. 8 2. Czeki gotówkowe winny być wystawiane przez pracownika w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w księdze druków ścisłego zarachowania. 3. Obsługę kasową Gminy Miejskiej Lubań i jednostki budżetowej Urząd Miasta Lubań prowadzi bank. 6

Wykonywanie operacji na rachunku bankowym odbywa się za pośrednictwem elektronicznego systemu zdalnej obsługi bankowej. Wyciągi z kont bankowych winny być sprawdzone przez pracownika Wydziału. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy pisemnie je uzgodnić z oddziałem banku obsługującego. 9 1. W jednostce występują zaliczki: a) stałe rozliczane do 30 czerwca i 31 grudnia roku kalendarzowego, b) jednorazowe rozliczane według wskazanej daty rozliczenia na druku, c) zaliczki na delegacje służbowe rozliczane w ciągu 7 dni po zakończeniu podróży, d) zaliczki na poczet wynagrodzeń rozliczane zgodnie z podaną datą rozliczenia. 2. Pracownik zatrudniony w Urzędzie w stałym stosunku pracy może otrzymać zaliczki gotówkowe na: a) podróże służbowe, b) poczet wynagrodzeń (w przypadkach uzasadnionych), c) zakup materiałów i usług. 3. Pracownik otrzymując polecenie wyjazdu służbowego pobiera w Wydziale Organizacyjno-Prawnym blankiet polecenia wyjazdu służbowego. Następnie wypełnia go wraz z dolnym odcinkiem zaliczki i uzyskuje podpis osoby delegującej lub jego zastępcy. Polecenie wyjazdu służbowego musi być zarejestrowane w Wydziale Organizacyjno-Prawnym, gdzie nadany zostaje mu numer kolejny. W przypadku pobierania zaliczki na delegacje dolny odcinek pracownik pozostawia w Wydziale Finansowym, otrzymując na jego podstawie zaliczkę. Dolny odcinek musi być akceptowany przez Skarbnika i Burmistrza lub osoby upoważnione. 4. Pozostałe zaliczki wypłaca się na podstawie jednorazowego wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupów bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. 5. Wysokość zaliczki pobranej przez pracownika nie może przekroczyć 1-miesięcznego wynagrodzenia pracownika pobierającego zaliczkę. W razie ustania stosunku służbowego zaliczki powinny być zwrócone przynajmniej na trzy dni przed rozwiązaniem stosunku pracy. Jeżeli zaliczki nie zostaną rozliczone w ustawowych terminach podlegają potrąceniu z wynagrodzenia pracownika. 6. Pracownikowi do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki. 7. Zaliczka na delegacje zagraniczne wypłacana jest w PLN. Rozliczenie delegacji następuje po kursie średnim NBP z dnia rozliczenia delegacji w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. 10 1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Dokumentami źródłowymi do sporządzenia listy płac są: a) akt powołania lub wyboru, b) umowa o pracę, c) angaże, d) rozwiązanie umowy o pracę, e) wnioski premiowe, listy dodatków specjalnych, f) zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych (tygodniowy podział godzin), g) rachunek za wykonaną pracę. 7

2. Dokumenty, o których mowa w ust.1 pkt. a-e wystawia Wydział Organizacyjno-Prawny na podstawie decyzji Burmistrza. 3. Umowę o pracę zleconą sporządza Wydział zlecający pracę, w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: a) 1 egzemplarz dla wykonawcy b) 2 egzemplarze dla Wydziału zlecającego pracę (po wykonaniu pracy 1 z egzemplarzy załącza się do rachunku). 4. Umowę o pracę zleconą: - podpisuje Burmistrz lub jego zastępca, - Skarbnik składa kontrasygnatę - parafuje Radca Prawny Urzędu. Rachunki za wykonane prace zlecone powinny odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie. 11 1. Listy płac sporządza Wydział Finansowy w dwóch egzemplarzach na podstawie odpowiednio sporządzonych przez odpowiedzialnych za ten odcinek pracowników jednostki i sprawdzonych dowodów źródłowych. 2. Listy płac powinny co najmniej zawierać następujące dane: a) okres, za jaki zostało obliczone wynagrodzenie, b) łączną sumę do wypłaty, c) nazwisko i imię pracownika, d) sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki płac, e) sumę wynagrodzenia netto, f) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, g) sumę ewentualnych dodatków (premii) przejściowych i stałych (dodatek funkcyjny, służbowy). 3. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: a) należności egzekucyjnych na podstawie tytułów egzekucyjnych, b) czynszu za lokal mieszkalny wynajmowany od jednostki, c) pobranych, a nie rozliczonych zaliczek, d) inne potrącenia, na które jest pisemna zgoda pracownika, e) kary pieniężne przewidziane w kodeksie pracy. 4. Listy płac powinny być podpisane przez: a) osobę sporządzającą, b) osobę sprawdzającą - Naczelnika Wydziału Organizacyjno-Prawnego lub naczelnika wydziału zlecającego wykonanie prac, c) Skarbnika i Burmistrza bądź ich zastępców. 5. Na podstawie listy płac sporządzane są przelewy dla pracowników posiadających konta bankowe, a osobie nie posiadającej konta bankowego wystawiany jest czek gotówkowy. 6. Każdy pracownik niezwłocznie po wypłaceniu wynagrodzeń za pośrednictwem naczelnika swojego wydziału otrzymuje z wydziału finansowego miesięczna informację o składnikach wynagrodzenia i potrąceniach (wyciąg z listy płac) oraz raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej (ZUS RMUA) 8

12 Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS. 13 1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów, materiałów i usług oraz rozrachunków z dostawcami są: a) oryginał faktury dostawy, b) wezwanie do zapłaty, c) korekty faktur, d) dokumenty stwierdzające uregulowanie zobowiązania. 2. Odbiór materiałów dokonywany jest przez pracowników dokonujących zakupu lub pracownika potwierdzającego odbiór materiałów bezpośrednio dostarczonych przez dostawcę. Przy odbiorze materiałów pracownik ma obowiązek bezwzględnie sprawdzić ich ilość, jakość oraz zgodność z fakturą. 3. Po wykonaniu dzieła lub usługi najpóźniej w ciągu 14 dni od otrzymania przez pracownika, ale nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca po zakończeniu miesiąca pracownik realizujący zadanie przedkłada Skarbnikowi lub Zastępcy Skarbnika komplet dokumentów zawierający: a) potwierdzenie wykonania dzieła, usługi, zadania b) fakturę, rachunek lub notę opisaną pod względem merytorycznym przez Naczelnika właściwego Wydziału. 14 1. Zakupy środków trwałych przekazanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami dostawców zgodnie z zamówieniami oraz dołączonymi do faktur dowodami OT przyjęcia środka trwałego. Przy pracach projektowo-kosztorysowych do faktur wykonawcy powinien być dołączony protokół z przyjęcia wykonanej dokumentacji. W protokole tym należy również umieścić dane dotyczące osoby (Wydziału), któremu powierzono dokumentację do przechowania. 2. Za gospodarowanie środkami trwałymi o charakterze wyposażenia odpowiedzialni są Naczelnicy Wydziałów i pracownicy, którym powierzono sprzęt na podstawie arkusza zdawczo-odbiorczego spisu z natury lub pokwitowania odbioru przyjętego sprzętu (OT) i innego majątku. W poszczególnych pomieszczeniach winny być umieszczone spisy inwentarza w formie wywieszek, za co odpowiedzialny jest pracownik prowadzący księgę inwentarzową w Wydziale Organizacyjno-Prawnym. 3. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty do faktury powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys powykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego). 4. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących 1) inwestycji są: a) protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji, b) dowody OT przyjęcia środka trwałego, c) polecenie księgowania, d) faktura VAT; 2) środków trwałych są: 9

a) dokument OT przyjęcie środka trwałego wystawiany na okoliczność przyjęcia nowego środka trwałego, b) dokument PT protokół przekazanie przyjęcie środka trwałego wystawiany na okoliczność przekazania środka trwałego lub zmiany miejsca użytkowania, c) dokument LT likwidacja środka trwałego wystawiany na okoliczność likwidacji środka trwałego, podpisany przez stałą komisję ds. likwidacji środków trwałych powołaną przez Burmistrza. 15 1. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych. Do omawianego protokołu powinny być dołączone dowody OT, w których zgodnie z wynikającą z protokołu faktyczną wartością inwestycji ustala się wartość. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku sporządza pracownik pilotujący całość zadania inwestycyjnego w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: a) oryginał dla Wydziału Finansowego, b) pierwsza kopia dla Wydziału odpowiedzialnego za przyjęty lub wyremontowany obiekt, c) druga kopia dla Wydziału prowadzącego dane zadanie inwestycyjne. 2. Dowody OT stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji, są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych. 3. Polecenie księgowania, sporządzone przez pracownika Wydziału Finansowego na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych, stanowi udokumentowanie przyjęcia środka trwałego i wartości niematerialnych i prawnych na koncie inwestycji zakończonych. 4. Dokumenty OT, PT i LT sporządzają Wydziały merytoryczne Urzędu Miasta Lubań. Rejestr tych dokumentów prowadzi Wydział Organizacyjno-Prawny. 16 1. Środki trwałe wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości. 2. Za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza kwotę wynikającą z ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2011 Dz. U. nr 74 poz. 397 z póź. zm.) uważa się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki za wyjątkiem inwestycji o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt. 17 ustawy o rachunkowości 3. Składniki majątkowe (pozostałe środki trwałe) o wartości początkowej do 1.500zł, należy zaliczyć bezpośrednio w koszty jako zużycie materiałów za wyjątkiem: drukarek, dywanów, kalkulatorów, wiertarek, pił, telefonów, faksów. Podlegają one ewidencji ilościowej prowadzonej przez Wydział Organizacyjno-prawny. 10

4. Pozostałe środki trwałe powyżej 1.501 zł do 3.500 zł, np.: dywany, chodniki, maszyny, aparaty fotograficzne itp. objęte są ewidencją ilościowo wartościową, umarzane są w pełnej wartości w miesiącu przyjęcia ich do używania spisując ich wartość w ciężar kosztów. Ewidencja ta jest prowadzona imiennie wg osób materialnie odpowiedzialnych na kartotekach osobistych przez Wydział Organizacyjno-Prawny. 5. Zakupione wydawnictwa i książki podlegają ewidencji w odrębnej książce inwentarzowej. Za ich prawidłową ewidencję odpowiada Wydział Organizacyjno-Prawny. Faktury za zakupione książki winny być dokładnie opisane z podaniem użytkownika i zawierające klauzulę Wpisano do księgi inwentarzowej pod pozycją nr...data...podpis.... 6. Umorzenia środków trwałych dokonuje się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 1999 roku zmieniającym rozporządzenie w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 1999 roku nr 100 poz. 1175 z późn. zm.) i według zasad określonych w tym Rozporządzeniu. 7. Wartości niematerialne i prawne umarza się według stawki 17%. 17 1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: a) dziennik, b) księgę główną, c) księgi pomocnicze, d) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), e) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. 2. Księgi rachunkowe zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 24 ustawy o rachunkowości powinny być prowadzone: a) rzetelnie, b) bezbłędnie, c) sprawdzalnie, d) bieżąco. 3. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane w sposób trwały przy użyciu programu komputerowego. 4. Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: a) datę dokonania operacji, b) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, c) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji z tym, że stosowanie skrótów lub kodów uwarunkowane jest posiadaniem pisemnego objaśnienia ich treści, d) kwotę zapisu. 5. Zapisy księgowe dotyczące operacji wyrażonych w walutach obcych, powinny być dokonywane w sposób umożliwiający ustalenie kwot zarówno w walucie polskiej, jak i obcej. 6. Zapisy systematyczne, dokonywane w księgach rachunkowych muszą być powiązane z zapisami chronologicznymi, w sposób wynikający ze stosownej formy i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych. 7. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w całości lub części przy użyciu komputera należy stosować poniższe zasady: a) ujmować w dzienniku wyłącznie zapisy sprawdzone, 11

b) nie udostępniać zbioru dla modyfikacji (czyli dla dokonywania jakichkolwiek zmian) poza wprowadzaniem w razie potrzeby dowodów korekt księgowych, c) zapewnić automatyczną kontrolę całości zapisów i przenoszenia obrotów, d) dokonywać wydruków dziennika zgodnie z zasadami omówionymi w niniejszej instrukcji. 8. Zapisy w dzienniku zawierają chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia kont rachunkowych dziennik powinien umożliwić uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. 9. Dziennik powinien zawierać: a) kolejną numerację dziennika, b) obroty dziennika miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. 10. Jeżeli jest prowadzonych kilka dzienników, wówczas należy sporządzić zestawienia zawierające obroty poszczególnych dzienników oraz ich łączne obroty miesięczne i narastające. 11. Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zapisy na kontach księgi głównej winny być uprzednio lub równolegle dokonane z zapisami w dzienniku. 12. Konta księgi głównej winny być wyróżnione w zakładowym planie kont co najmniej ze szczegółowością z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazane są w sprawozdawczości. Zbiór danych kont księgi głównej uzgadnia się z zapisami dziennika, obroty wszystkich kont winny być zgodne z obrotami dziennika. 13. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) winna być prowadzona co najmniej dla: a) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych, b) rozrachunki z kontrahentami, c) rozrachunki z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia, d) operacje sprzedaży i zakupu, e) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów. 14. Sumy sald kont pomocniczych winny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej. 15. Konta ksiąg pomocniczych służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej prowadzi się w porządku systematycznym jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej, wówczas suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej. 16. Wydruki komputerowe powinny być: a) trwale oznakowane nazwą jednostki, której dotyczą oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, b) wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do miesiąca i co do daty sporządzenia, c) powinny być automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej ( Koniec wydruku ) oraz sumowane w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym oznaczone nazwą programu przetwarzania. 17. Zapisy księgowe powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny nośnik danych w niżej wymienionych terminach: 1) Na koniec każdego miesiąca sporządzić wydruki: 12

a) zbiorów dziennika, które powinny zawierać: sumy obrotów za miesiąc oraz narastająco od początku roku, kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji, datę miesiąca, którego operacje dotyczą i datę sporządzenia wydruku; b) zestawienie obrotów i sald sporządzone na podstawie zbiorów danych kont księgi głównej, które powinno zawierać: symbole lub nazwy poszczególnych kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald, obroty Wn i Ma miesięcznie oraz sumę obrotów, obroty Wn i Ma narastająco od początku roku obrotowego oraz ich sumę, salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald. 2) Narastająco od początku roku obrotowego obroty tego zestawienia powinny być zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami dziennika. 18. Nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego należy sporządzić wydruki: 1) kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) 2) kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej). 19. Powyższe wydruki powinny zawierać: 1) symbole lub nazwy poszczególnych kont, 2) salda kont na początek roku, 3) daty początku i końca okresu, którego dotyczą, 4) nazwę programu sporządzającego wydruk, 5) faktyczną datę sporządzenia wydruku, 6) kolejną numerację stron, 7) zapisy na poszczególnych kontach oznaczone numerem pozycji, pod którą zostały zaksięgowane w dzienniku, 8) obroty Wn i Ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku i sumę obrotów, 9) salda kont na koniec okresu na jaki sporządzony jest wydruk oraz sumę ogółem sald Wn i Ma; 20. Na dzień zamknięcia ksiąg sporządzić należy zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych zawierających obok danych wymienionych również: 1) symbole lub nazwy kont pomocniczych, 2) symbole lub nazwy konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), której dotyczą poszczególne konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna), 3) salda kont oraz ich łączne sumy. 21. Na dzień inwentaryzacji należy sporządzić zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych. 22. Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie automatycznego przenoszenia na początku roku następnego sald kont figurujących na koniec danego roku obrotowego pod warunkiem, iż jest możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia zapisów pierwotnych z roku ubiegłego, a obowiązujący program zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych i kompletności zapisów. 23. Obowiązujące wydruki powinny zawierać zestawienie obrotów i sald bilansu otwarcia, które jednocześnie spełnia rolę sprawdzianu poprawności ciągłości i kompletności zapisów obrotów i sald bilansu zamknięcia z zastawieniem obrotów i sald bilansu otwarcia. 18 Deklarację podatku od towarów i usług sporządza się na podstawie ewidencji zakupów oraz ewidencji sprzedaży. W miesięcznej ewidencji sprzedaży ujmuje się faktury VAT 13

wystawione w danym miesiącu oraz dane z ewidencji VAT otrzymanej od poszczególnych wydziałów Urzędu Miasta Lubań. Wzór miesięcznych ewidencji VAT jakie powinny sporządzać poszczególne Wydziały został określony w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia. W przypadku braku sprzedaży w danym miesiącu należy przedłożyć ewidencję negatywną (zerową). Ewidencję sprzedaży VAT należy przedkładać Skarbnikowi Miasta do 15 dnia każdego miesiąca za miesiąc ubiegły. 19 Przyjęte zasady należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych na kontach, wyceny aktywów także odpisów umorzeniowych, pasywów, ustalenia wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych. 20 1. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach, należy przechowywać w segregatorach, ułożone w porządku chronologicznym wg poszczególnych rodzajów działalności (dochody, wydatki, itp.). 2. Sprawozdania należy przechowywać w teczkach na ten cel przeznaczonych, dostosowanych do ustalonego czasu przechowywania. 3. W okresie roku sprawozdawczego oraz w ciągu roku następnego dowody księgowe winny znajdować się w Wydziale Finansowym, a następnie winny być przekazane do archiwum Urzędu Miasta Lubań. 4. Dowody księgowe, które wpłynęły do Wydziału Finansowego i zostały zaksięgowane nie mogą być wydawane z Wydziału. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innego Wydziału, można dokumenty udostępnić, ale w Wydziale Finansowym. 5. Wydanie dowodów księgowych na zewnątrz (np. do organów ścigania, sądów, itp.) może nastąpić w oparciu o upoważnienie organu żądającego dowód na podstawie pisemnej zgody Burmistrza. 6. Za prawidłowe przechowywanie dokumentów przyjętych do archiwum Urzędu i terminowe przekazywanie akt do brakowania, w trybie ustalonym obowiązującymi przepisami, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego, odpowiedzialny jest Wydział Organizacyjno-Prawny, który winien zapewnić fachową segregację dokumentów zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną. 21 1. Załatwianie i obieg korespondencji określa instrukcja kancelaryjna. 2. Instrukcja obowiązuje wszystkie Wydziały Urzędu Miasta Lubań, powinna być ściśle przestrzegana przez ogół pracowników. 3. Instrukcja ma zastosowanie od 1 stycznia 2011 roku. 14