WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki PNK.IV.0932-19/10 Łódź, 24 listopada 2010 r. Wójt Gminy Szczerców Rada Gminy Szczerców WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ) w dniu 16 września 2010 r. w Urzędzie Gminy Szczerców przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem była organizacja przyjmowania i terminowość rozpatrywania skarg i wniosków przez organy Gminy Szczerców w roku 2009 i 2010 do dnia kontroli. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2009 r. do dnia 16 września 2010 r. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli, podpisanym przez Wójta Gminy Szczerców w dniu 18 października 2010 r. bez zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Mimo stwierdzenia niżej opisanych nieprawidłowości, działalność podmiotu kontrolowanego w ww. przedmiocie należy ocenić pozytywnie. Urząd Gminy Szczerców jest organizacyjnie przygotowany do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Obowiązki i zadania w tym zakresie oraz formy sprawowanego nadzoru zostały uwzględnione w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Szczercowie 1
oraz zakresach czynności pracowników kontrolowanej jednostki. Przedmiotowa kontrola wykazała uchybienie polegające na niejednolitym wskazaniu na tablicach informacyjnych godzin przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków. Jedna z informacji znajdujących się w siedzibie kontrolowanej jednostki określa, iż skargi i wnioski dotyczące działalności Urzędu Gminy oraz jednostek podległych przyjmuje Wójt Gminy Szczerców we wtorki w godzinach od 14.00 17.00. Natomiast druga z informacji wskazuje, iż Wójt Gminy Szczerców w sprawach skarg i wniosków przyjmuje interesantów we wtorki w godzinach 15.00 17.00. W toku kontroli Wójt Gminy Szczerców wyjaśnił, iż powyższe jest następstwem omyłki i zostanie skorygowane. Do zadań Referatu Organizacyjnego należy, w szczególności, organizowanie nadzoru i koordynowanie działań w zakresie załatwiania indywidualnych spraw mieszkańców, w tym skarg i wniosków. Sprawy zakwalifikowane jako skargi i wnioski Referat Organizacyjny przekazuje kierownikom referatów zgodnie z właściwością. W ramach referatów pracownicy wyznaczeni przez kierownika referatu prowadzą rejestry przedmiotowych pism. Referat Organizacyjny dokonuje, co najmniej raz w roku, oceny sposobu realizacji skarg i wniosków przez referaty i przedkłada ocenę Wójtowi Gminy. Pracownicy referatów winni niewłaściwego i nieterminowego załatwienia skarg i wniosków oraz indywidualnych spraw mieszkańców podlegają odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej przewidzianej w przepisach prawa. Osobą, która sprawuje nadzór nad pracą podległych referatów jest Sekretarz Gminy. Do obowiązków Sekretarza Gminy, w zakresie zadań wspólnych dla stanowisk pracy, należy wnikliwe i terminowe rozpatrywanie skarg, wniosków, sygnałów od ludności. W zakresie działania Referatu Organizacyjnego Sekretarz Gminy rozpatruje skargi, wnioski i postulaty mieszkańców oraz przygotowuje propozycje ich załatwienia. W Urzędzie Gminy Szczerców prowadzony jest centralny rejestr skarg i wniosków, w którym rejestracja dokonywana jest przez osobę zatrudnioną na stanowisku do spraw obsługi sekretariatu. Skargi i wnioski, dekretowane są, przez Wójta Gminy lub Sekretarza Gminy (w przypadku nieobecności Wójta Gminy), na kierowników referatów merytorycznych rozpatrujących skargi i wnioski, zgodnie z tematyką. z 2010 r. Kontrolą objęto, wybrane losowo, cztery sprawy z 2009 r. oraz wszystkie sprawy, tj., trzy Ustalenia kontroli wskazują na niewłaściwą kwalifikację wpływających pism. Powyższe stwierdzono w odniesieniu do spraw, które wpłynęły w 2009 r. oraz spraw zarejestrowanych pod poz. 1 i 2 z 2010 r. Niewłaściwie za wnioski w rozumieniu działu VIII Kpa uznano pisma, które wpłynęły 2
do Urzędu Gminy Szczerców w 2009 r., w zakresie przyznania środków z funduszu sołeckiego, na rok budżetowy 2010, na podstawie art. 4 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2009 r., Nr 52, poz. 420). Wnioskodawcami byli członkowie rad sołeckich sołectw Gminy Szczerców. Wnioski rozpatrywano w oparciu o przepisy ustawy o funduszu sołeckim. Wyjaśnienia udzielone przez Sekretarza Gminy w trakcie kontroli wskazują, iż przedmiotowe pisma, potraktowano jako wnioski w rozumieniu działu VIII Kpa, w szczególności z uwagi na przesłankę lepszego zaspokajania potrzeb ludności. Wnioski załatwiane były przez Wójta Gminy Szczerców. Pismo zarejestrowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków Urzędu Gminy Szczerców pod poz. 1 z 2010 r. dotyczące żądania usunięcia hydrantu wodociągu gminnego, znajdującego się na wjeździe na prywatną posesję, zostało błędnie potraktowane jako wniosek związany, zgodnie z wyjaśnieniami Sekretarza Gminy, z ochroną własności. Należy stwierdzić, iż pismo mogło stanowić podanie, wobec czego nie powinno zostać uwzględnione w ww. rejestrze. Sprawa zarejestrowana pod poz. 2 z 2010 r. zakwalifikowana została jako wniosek dotyczący lepszego zaspokajania potrzeb ludności. Należy zauważyć, iż przedmiotowe pismo stanowi w części skargę na działalność Wójta Gminy Szczerców w zakresie niewłaściwych, zdaniem skarżących, działań Gminy dotyczących utrzymania w należytym stanie rowu przydrożnego biegnącego wzdłuż drogi gminnej i przepustów znajdujących się w ramach tej drogi. Skarga odnosi się także do zachowania pracownika Urzędu. Z uwagi na żądanie podjęcia przez Gminę odpowiednich działań w celu poprawy stanu technicznego rowu, pismo w tej części mogło zostać uznane za podanie o wykonanie naprawy rowu. Odnosząc się do niewłaściwej kwalifikacji omawianych pism, należy stwierdzić, iż zgodnie z art. 222 Kpa, organ administracji publicznej dokonuje kwalifikacji pisma w oparciu o treść, nie zaś jego formę zewnętrzną. Przesłanki decydujące o potraktowaniu pisma jako skargi lub wniosku określone zostały w art. 227 oraz 241 Kpa. Istotą wniosków regulowanych przepisami powołanego działu Kpa jest postulat dotyczący udoskonalenia działalności podmiotów tworzących system administracji publicznej, co w konsekwencji prowadzi m.in. do lepszego zaspokajania potrzeb ludności, ochrony własności, zapobiegania nadużyciom. Celem wniosków jest zatem ulepszenie istniejącego stanu rzeczy w każdej sprawie dotyczącej zagadnień życia zbiorowego. Zamierzeniem wniosków sołectw, regulowanych ustawą o funduszu sołeckim, jest natomiast przyznanie środków z funduszu sołeckiego na określone przedsięwzięcia. Wobec powyższego zwracam uwagę, iż w przypadku rozpatrywania spraw w oparciu o przepisy szczególne, nie mogą mieć jednocześnie zastosowania regulacje działu VIII Kpa. Ustalenia kontroli wskazują także na rozpatrzenie spraw (zarejestrowanych w centralnym 3
rejestrze skarg i wniosków pod poz. 2 i 3 z 2010 r.), przez niewłaściwy organ, tj. Wójta Gminy Szczerców. Przedmiotem sprawy zarejestrowanej pod poz. 2 z 2010 r. są sprawy gminnych dróg należące, zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j. t. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.), do zadań własnych gminy. Zadania własne gminy, na podstawie art. 30 ust. 1 ww. ustawy o samorządzie gminnym, wykonuje wójt gminy. Należy także zaznaczyć, że na gruncie przepisów ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 r., Nr 19, poz. 115) zarówno rowy przydrożne, jak i przepusty są elementami pasa drogowego. Zgodnie zatem z art. 229 pkt 3 Kpa, w przedmiotowej sprawie, w zakresie dotyczącym niewłaściwego utrzymania drogi gminnej, organem właściwym do rozpatrzenia skargi jest rada gminy. Natomiast omawiane pismo w zakresie dotyczącym zarzutów na działalność pracownika Urzędu mogło być załatwione przez Wójta Gminy Szczerców, jeżeli organ właściwy (Rada Gminy Szczerców) przekazałby skargę, na podstawie art. 232 2 Kpa, Wójtowi Gminy. Również w sprawie skargowej wpisanej pod poz. 3 z 2010 r. organem właściwym do jej rozpatrzenia jest Rada Gminy Szczerców z uwagi na wykonywanie przez Wójta Gminy Szczerców zadań własnych, obejmujących zaopatrzenie w energię elektryczną. W związku z powyższym, ustalanie organu właściwego do rozpatrzenia skargi następuje na podstawie art. 229 Kpa. Natomiast przy rozpatrywaniu wniosków zastosowanie ma art. 242 Kpa, zgodnie z którym wnioski są rozpatrywane przez organ właściwy ze względu na przedmiot wniosku. Jeśli organ nie jest właściwy do załatwienia skargi lub wniosku powinien, stosownie do art. 231 oraz 243 Kpa, przekazać, w terminie siedmiu dni, pismo do organu właściwego do jego rozpatrzenia. Kontrola wykazała, iż w przypadku trzech skontrolowanych wniosków z roku 2009 (poz.: 12, 15, 17 z 2009 r.) wnoszący nie zostali powiadomieni o sposobie ich rozpatrzenia. Na podstawie art. 14 1 Kpa organ administracji publicznej zobligowany jest do stosowania zasady pisemności. W toku kontroli ustalono, iż w dwóch sprawach, spośród poddanych kontroli, nie zostały dochowane dyspozycje art. 237 3 oraz 244 2 Kpa, zgodnie z którymi organ administracji publicznej ma obowiązek zawiadomić skarżących oraz wnioskodawców o sposobie załatwienia skarg oraz wniosków. W tym miejscu należy także zwrócić uwagę na obowiązek nałożony na organ administracji publicznej art. 245 Kpa, zgodnie z którym, w razie niemożności załatwienia wniosku w terminie określonym w art. 244 Kpa, właściwy organ jest zobowiązany w tym terminie zawiadomić wnioskodawcę o czynnościach podjętych w celu rozpatrzenia wniosku oraz o przewidywanym terminie załatwienia wniosku. 4
Jeden z badanych wniosków dotyczących przyznania środków z funduszu sołeckiego (poz. 21 z 2009 r.) został rozpatrzony odmownie przez Wójta Gminy Szczerców, zaś zawiadomienie zostało skierowane do osoby, która nie była wnoszącym. Ponadto odpowiedź Wójta Gminy Szczerców na pismo zarejestrowane pod poz. 2 z 2010 r. została skierowana do jednej osoby, pomimo iż na piśmie widnieją podpisy siedemnastu osób. Pragnę zauważyć, iż organ administracji publicznej może, w przypadku wniesienia pisma przez większą liczbę osób, podjąć odpowiednie czynności w celu ustalenia osoby reprezentującej skarżących lub wnioskodawców. Ustalenia kontroli wskazują na niezrealizowanie w pełnym zakresie dyspozycji art. 238 1 oraz art. 247 Kpa określających elementy zawiadomień o sposobie załatwienia skarg i wniosków, w sprawach, w których odpowiedzi zostały wystosowane. Odpowiedzi w przedmiotowych sprawach zostały opatrzone pieczęcią Urzędu Gminy, podczas gdy wyżej przywołane przepisy Kpa obligują do oznaczenia organu, od którego zawiadomienie pochodzi. Ponadto zgodnie z załącznikiem nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r., Nr 112, poz. 1319 ze zm.), korespondencja w sprawach należących do kompetencji wójta powinna być opatrzona pieczęcią nagłówkową wójta gminy. Kontrola wykazała także nieprawidłowość polegającą na nadawaniu niewłaściwych symboli klasyfikacyjnych w sprawach skarg i wniosków. Pismo o odmownym załatwieniu wniosku w sprawie przyznania środków z funduszu sołeckiego zostało opatrzone znakiem: L. dz. 100/10/09. Korespondencji dotyczącej spraw, które wpłynęły do Urzędu Gminy w 2010 r., znaki spraw nadawał, zgodnie z wyjaśnieniami, Kierownik Referatu Budownictwa, Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki Komunalnej. W związku z tym odpowiedzi otrzymały znaki właściwe dla tej komórki organizacyjnej Urzędu Gminy: GB.5/7015/03/2010, GB.1/6217/8/2010 oraz GB1/7015/16/10. Odnosząc się do powyższego, należy podkreślić, iż zgodnie z 18 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej, znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Ponadto w sprawach skarg korespondencja winna zawierać oznaczenie 0561, zaś w sprawach wniosków 0562. Numerem kolejnym pisma jest numer odpowiadający pozycji, pod którą umieszczono sprawę w rejestrze skarg i wniosków. Numery tak ustalone nadaje się całości korespondencji w danej sprawie. Osobami odpowiedzialnymi za wyżej przedstawione nieprawidłowości są: Wójt Gminy Szczerców z uwagi na bezpośrednie zajmowanie się wnioskami dotyczącymi przyznania środków z funduszu sołeckiego oraz wystosowanie odpowiedzi w opisanych sprawach, Pan Andrzej Labryszewski Kierownik Referatu Budownictwa, Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Gospodarki 5
Komunalnej jako osoba rozpatrująca pisma, które wpłynęły w 2010 r. oraz Pan Pan Marek Kamiński Sekretarz Gminy Szczerców, w ramach nadzoru nad pracą podległych referatów. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) dokonywanie kwalifikacji pism wpływających w sprawach skarg i wniosków, mając na względzie art. 222, 227 oraz 241 Kpa; 2) przestrzeganie właściwości przy załatwianiu skarg i wniosków, stosownie do art. 229 Kpa; 3) wzmocnienie nadzoru nad terminowością załatwianych spraw oraz stosowanie odpowiednio art. 36 Kpa, jeżeli sprawa nie może zostać załatwiona w ustawowym terminie; 4) wzmocnienie nadzoru nad formalną poprawnością zawiadomień o załatwieniu skarg i wniosków. Przypominam, iż na podstawie art. 238 1 Kpa, zawiadomienie o odmownym sposobie załatwienia skargi powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści art. 239 Kpa; 5) nadawanie pismom w sprawach skarg i wniosków znaków uwzględniających właściwe symbole klasyfikacyjne, określone w instrukcji kancelaryjnej; 6) ujednolicenie informacji znajdujących się w siedzibie Urzędu, dotyczących przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków. Jednocześnie oczekuję, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków oraz wykonania zalecenia, a także o podjętych działaniach lub o przyczynach niepodjęcia działań mających na celu eliminację stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego jest Pan Wójt zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego Nadzoru i Kontroli 6