Departament Zarządzania zakupami i Kontraktami Aleje Jerozolimskie 7, 00-955 Warszawa tel. +48 22 599 80 48, fax +48 22 596 59 05 e-mail: Sekretariatdzzk@bgk.pl Warszawa, dnia 2 lutego 2018 r. Sygnatura postępowania: DZZK/5/DHR/2018 Nr pisma:. DZZK.26.117.DB.2018 Zamawiający: Bank Gospodarstwa Krajowego Aleje Jerozolimskie 7 00-955 Warszawa uczestnicy postępowania / strona internetowa Zamawiającego Modyfikacja Ogłoszenia nr 1 ZMIANA TERMINU SKŁADANIA OFERT Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Kompleksowa organizacja i obsługa 16 Regionalnych Konferencji BGK Przedsiębiorców i Samorządu Terytorialnego W związku z pytaniami uczestników postępowania, działając na podstawie art. 38 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579, ze zm.), dalej ustawy Pzp, Zamawiający wyjaśnia treść Ogłoszenia. Pytanie nr 1: W związku z postępowaniem nr DZZK/5/DHR/2018 na kompleksową organizację i obsługę 16 regionalnych konferencji BGK Przedsiębiorców i Samorządu Terytorialnego zwracam się z prośbą o wyjaśnienie kryterium oceny ofert w pozycji Menu oraz koncepcji działań promocyjnych. 1
MENU Wykonawca ma przedstawić propozycje menu jako załącznik do oferty. Wg nas jest to niemożliwe ze względu na: różne miasta, w których mają się odbywać spotkania oraz różne hotele. Brak dat konferencji na obecnym etapie przygotowywania ofert uniemożliwia oparcie propozycji menu na bazie restauracji w proponowanym obiekcie. Zwracam się z prośbą o zmianę tego zapisu. Proponuję deklarację że np. menu zostanie urozmaicone np. dodatkową pozycją np. 1 pozycja 1 pkt, 2 dodatkowe pozycje to 2 pkt itp. owocami, deserami itp. Może też być takie rozwiązanie, że menu zostanie urozmaicone np. daniem regionalnym. Niemożliwe jest żeby na etapie składania ofert zaproponować jedną propozycję menu na wszystkie 16 konferencji, gdyż obiekty są różne i będą je Państwo wybierać na postawie 3 propozycji wykonawcy. Po drugie niejasna jest forma podania lunchu. Napisane jest że ma być lunch składający się z jednego serwowanego dania głównego i menu bufetowego. Rozumiem, że ma być zaserwowane 1 danie główne takie samo dla wszystkich, a i tak po zupę i inne dania uczestnik będzie musiał podejść i skorzystać z bufetu? Jak można zaserwować dania przy stołach koktajlowych -zgodnie z wymaganiem Zamawiającego? Proponujemy tylko formę bufetu dla uczestników. Ocenie podlegać będzie propozycja przykładowego Menu przedstawiona przez Wykonawcę. W ramach propozycji Wykonawca może urozmaicić Menu o dodatkowe składniki, które są punktowane według skali. Wykonawca na etapie przetargu deklaruje ilość składników jakie się będą składać na Menu i zobowiązuje się do niego stosować podczas wszystkich konferencji. Konkretne pozycje Menu będą negocjowane przed każdą z konferencji z Zamawiającym. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę postanowień dotyczących kryteriów oceny ofert Menu w zaproponowanej przez Wykonawcę propozycji. Zamawiający wyraża zgodę na zmianę dot. formy posiłków, tj. formą lunchu pozostaje tylko bufet zmiana w OPZ. Pytanie nr 2: KONCEPCJA DZIAŁAŃ PROMOCYJNYCH 2
To pojęcie jest bardzo szerokie. Proszę o doprecyzowanie jakie wymagania ma Zamawiający względem tego kryterium i spełnienie jakich punktów będzie podlegało ocenie. Musi być możliwość porównania ofert. Np. kampania na FB można zamówić kampanię i minimum 5 postów o konferencji a można zamówić kampanię w której posty będą pojawiały się codziennie. Tak samo w każdych innych mediach. Proszę o doprecyzowanie czego konkretnie wymaga Zamawiający. Ocenie przez Komisje będzie podlegać zarówno jakość jak i ilość zaproponowanych działań promocyjnych i marketingowych, zgodnie z założeniami określonymi w OPZ, zarówno w odniesieniu do każdej z lokalnych konferencji jak i projektu jako całości. Pod pojęciem działań promocyjnych należy rozumieć zarówno działania w mediach tradycyjnych (prasa, radio, telewizja), jak i w social mediach. Oceniane będą przede wszystkim rodzaje działań promocyjnych, zasięg działania, grupy docelowe, ilość działań. Wykonawca przedstawia koncepcję działań promocyjnych, a Zamawiający ją ocenia. Finalna propozycja działań promocyjnych musi być zaakceptowana przez Zamawiającego. Pytanie nr 3: Proszę jeszcze o wyjaśnienie UWAGI w OPZ. W OPZ pkt. 1 jest zapis: dokładna lista miejsc i terminów zostanie przekazana po podpisaniu umowy. W uwadze jest zapis: Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia kontroli w każdym obiekcie zaproponowanym przez Wykonawcę przed wyborem oferty najkorzystniejszej z 3 zaproponowanych zgodnie z pkt. Ad.1.pkt b OPZ. Bardzo proszę o odpowiedź czy na etapie składania ofert mamy podać po 3 lokalizację w każdym mieście? Czy weryfikacja obiektu nastąpi każdorazowo zgodnie z pkt. Ad1 pkt. B OPZ po podpisaniu umowy? Na etapie składania ofert Zamawiający nie wymaga, aby Wykonawca podał po 3 lokalizacje (miejsca w których ma odbyć się konferencja) w każdym mieście. Zamawiający wyjaśnia, iż weryfikacja obiektu (miejsca w których ma odbyć się konferencja) może nastąpić każdorazowo zgodnie z pkt. Ad1 pkt. B OPZ po podpisaniu umowy. 3
Pytanie nr 4: w nawiązaniu do w/w zamówienia zwracam się z zapytaniem: Zamawiający oczekuje od Wykonawcy zapewnienia 1420 szt. książek "Odpowiedzialne przywództwo" mjr Rocco Spencera W toku bieżącej analizy w/w produkt jest nie dostępny. Co w sytuacji kiedy Wykonawca nie będzie w stanie zapewnić w/w książki z uwagi na jej niedostępność na rynku? Wg. Zapewnień Wydawcy produkt jest dostępny lub jest możliwość dodruku odpowiedniej ilości egzemplarzy. Pytanie nr 5: Zwracam się z pytaniem czy znana jest wartość zamówienia dotyczącego: Organizacji i obsługi 16 Regionalnych Konferencji BGK Przedsiębiorców i Samorządu Terytorialnego, sygn. post.: DZZK/5/DHR/2017 i czy Zamawiający może ją ujawnić. Zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy Pzp: Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Zamawiający przed otwarciem ofert nie ujawnia wartości szacunkowej zamówienia. Pytanie nr 6: Uprzejmie proszę o informację czy na każdej konferencji będzie 1 ekspert i 2 gości specjalnych (3 osoby). Czy w kosztorysie powinno być uwzględnione ich wynagrodzenie i ew. koszty dojazdu? Jeśli tak to w jakiej wysokości powinno być honorarium dla nich. Stawki ekspertów w znacznym stopniu różnią się. Nie wiemy też jakich gości specjalnych zaproszą Państwo. Skład osobowy może być różny, jednak zapewnienie ekspertów i gości specjalnych nie należy do zadań Wykonawcy. W kosztorysie nie należy ujmować Honorarium gości specjalnych i ekspertów. Wynagrodzenie dla ekspertów i gości specjalnych pokrywa Zamawiający. Umowy w tym zakresie są odrębnie podpisywane przez Zamawiającego ww. osobami. Goście specjalni mogą być różni i zależało to będzie od miejsca, gdzie będzie się Konferencja odbywała. Pytanie nr 7: 4
1. Prosimy o informację jakie powinniśmy przyjąć założenia podczas przygotowywania propozycji menu przy założeniu, że na dzień składania ofert nie wiemy w jakich lokalizacjach będziemy realizować usługę? Czy będzie wymóg realizacji tegoż menu podczas każdej konferencji? Nie będą wiążące konkretne składniki Menu. Wiążąca będzie natomiast ilość składników zaproponowanych w Menu dla wszystkich 16 konferencji. Konkretne Menu będzie ustalane przed każdą z konferencji z Zamawiającym zgodnie z zapisami OPZ. Pytanie nr 8: Czy wszystkie materiały merytoryczne zostaną dostarczone przez Zamawiającego? Wkład merytoryczny, który należy umieścić w materiałach konferencyjnych zostanie dostarczony przez Zamawiającego lub ekspertów. Za druk i oprawę materiałów konferencyjnych odpowiada Wykonawca. Pytanie nr 9: Czy zapewnienie prowadzącego oraz ekspertów / wykładowców leży po stronie Zamawiającego? Tak Pytanie nr 10: Sądzimy, iż określenia minimum tygodnia na przedstawienie lokalizacji konferencji, a w efekcie wybór miejsca nawet na cztery dni przed konferencją może negatywnie wpłynąć na promocję wydarzenia i zapewnienie frekwencji oraz budzi nasze obawy co do realizacji. Jak ten zapis ma się w stosunku do zapisu w ad. 4 podpunkt b)? Termin na przedstawienie lokalizacji został zmieniony w OPZ z tygodnia na trzy tygodnie. Pytanie nr 11: Po czyjej stronie pozostaje przygotowanie bazy osób zaproszonych na konferencję? Wskazanie osób zaproszonych na konferencje pozostaje po stronie Zamawiającego. 5
Pytanie nr 12: W Formularzu cenowym przyjęli Państwo założenie, że na dużych konferencjach będzie po 100 osób, co w przypadku większej frekwencji, mieszczącej się w założeniach OPZ - 100-120 osób? W AD. 1 pkt. i) i j) OPZ zostało przyjęte, że sala ma być przeznaczona dla większej ilości uczestników. Ponadto stosownie do pkt. XIII. 4. Ogłoszenia rozliczenie będzie następowało na podstawie ostatecznie ustalonej liczby uczestników konferencji, którą Wykonawca określi na 3 dni przed każdą konferencją. Pytanie nr 13: Proszę o wyjaśnienie dlaczego w formularzu cenowym w punktach 9, 20 i 21 Wykonawca nie może podać Maksymalnej przewidywanej liczby oraz Ceny jednostkowej brutto w PLN? W pkt. 9 zadanie polega na przygotowaniu projektów (wzorów) graficznych zaproszeń (drukowanych i elektronicznych) i rollupów, a nie ich druku i nie jest uzależnione od ilości przygotowanych egzemplarzy. Natomiast przygotowanie i wydruk zaproszeń i roll-upów ujęte zostało w pkt. 10, 11 i 15 Formularza cenowego. W pkt. 20 i 21 Zamawiający informuje iż Wynagrodzenie (prowizja) Wykonawcy oraz pozostałe koszty są uzależnione od całości realizacji zamówienia. Na podstawie cz. XVIII Ogłoszenia o zamówieniu, Zamawiający zmienia termin składania i otwarcia ofert w niniejszym postępowaniu: Termin składania ofert upływa dnia 06.02.2018 r. o godz.11:00. Otwarcie złożonych ofert nastąpi dnia 06.02.2018 r. o godz. 11:30. Dokumentacja postępowania w następującym zakresie ulega zmianie: tj. załącznik nr 1 do Ogłoszenia OPZ (zmiany na czerwono) załącznik nr 2 do Ogłoszenia IPU (zmiany na czerwono) Ogłoszenie o zamówieniu w rozdz. XXI zmiana w ust. 2 06.02.2018 r. godz. 11:00, XXII ust. 2 06.02.2018 r. godz. 11:00, XXIII ust. 1 06.02.2018 r. godz. 11:30 oraz w rozdz. XIV ust. 2 kryterium Menu. 6
Załącznik: Zmodyfikowany załącznik nr 1 do Ogłoszenia Opis Przedmiotu Zamówienia (zmiany zaznaczone są kolorem), Zmodyfikowany załącznik nr 2 do Ogłoszenia Istotne Postanowienia Umowy (zmiany zaznaczone są kolorem), Modyfikacja Ogłoszenia z dn. 02.02.2018 r. (zmiany zaznaczone są kolorem), ZATWIERDZAM w dniu 02.02.2018 r. /-/ Urszula Galicka- Dyrektor Departament Zarządzania Zakupami i Kontraktami. (podpis Kierownika Zamawiającego) 7