Załącznik nr 10 - spis dokumentów (akta bieżące). 35 Załącznik nr 11 - spis dokumentów (akta stałe).. 36 Załącznik nr 12 - wzór sprawozdania z

Spis treści Wstęp.... 4 I. Podstawy funkcjonowania audytu wewnętrznego. 4 II. Podstawowe definicje... 5 III. Metodologia audytu... 6 Plan roczny audytu 6 Upoważnienie do przeprowadzenia audytu... 8 Powołanie rzeczoznawcy.. 8 Program zadania audytowego... 9 Zawiadomienie o przeprowadzeniu audytu wewnętrznego 10 Narada otwierająca.. 10 Prawa audytora wewnętrznego 10 Obowiązki kierownika jednostki audytowanej... 11 Techniki realizacji zadań audytowych 11 Dokumentowanie wyników audytu wewnętrznego 13 Oznaczanie akt audytowych 14 Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu... 15 Narada zamykająca. 17 Czynności sprawdzające. 18 Sprawozdanie z realizacji rocznego planu audytu.. 18 Czynności doradcze. 18 IV. Dokonywanie zmian w Księdze Procedur.. 19 V. Załączniki... 19 Załącznik nr 1 - wzór planu audytu 21 Załącznik nr 2 - opis matematycznej analizy ryzyka.. 24 Załącznik nr 3 - wzór upoważnienia do przeprowadzenia audytu.. 28 Załącznik nr 4 - wzór powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym. 29 Załącznik nr 5 - wzór programu zadania audytowego 30 Załącznik nr 6 - wzór zawiadomienia o rozpoczęciu audytu...... 31 Załącznik nr 7 - wzór protokołu z narady otwierającej... 32 Załącznik nr 8 - wzór protokołu z rozmowy bezpośredniej (telefonicznej)... 33 Załącznik nr 9 - wzór formularza spisu spraw.. 34 2

Załącznik nr 10 - spis dokumentów (akta bieżące). 35 Załącznik nr 11 - spis dokumentów (akta stałe).. 36 Załącznik nr 12 - wzór sprawozdania z przeprowadzenia audytu... 37 Załącznik nr 13 - wzór protokołu z narady zamykającej 39 Załącznik nr 14 - wzór notatki z czynności sprawdzających.. 40 Załącznik nr 15 - wzór sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego 41 Załącznik nr 16 - wzór kwestionariusza kontroli wewnętrznej... 46 Załącznik nr 17 - wzór ścieżki audytu, forma tabelaryczna.. 47 3

Wstęp. Księga Procedur Audytu Wewnętrznego została opracowana w celu określenia metodologii wykonywania audytu wewnętrznego oraz zapewnienia wysokiej jakości prac audytorskich w Urzędzie Miasta Trzebinia. Treść niniejszej Księgi uwzględnia powszechnie obowiązujące przepisy prawne regulujące instytucję audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz wytyczne Ministra Finansów dotyczące funkcjonowania audytu wewnętrznego. Do opracowania niniejszej Księgi wykorzystano również Podręcznik audytu wewnętrznego w administracji publicznej wydany przez Ministerstwo Finansów oraz inne publikacje na ten temat. Zasady związane z funkcjonowania audytu, zasady etyczne odnoszące się do zawodu audytora oraz standardy zgodnie z którymi realizowany jest audyt w Urzędzie Miasta w Trzebini zostały opisane w niżej wymienionych dokumentach. I. Podstawy funkcjonowania audytu wewnętrznego. Czynności wykonywane przez Audytora Wewnętrznego zatrudnionego w Urzędzie Miasta w Trzebini prowadzone są zgodnie z: przepisami prawnymi dotyczącymi audytu wewnętrznego tj. ustawą o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. (tekst jednolity Dz. U. z 2005r. Nr 249 poz. 2104 z późniejszymi zmianami), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie Szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 112 poz. 765), rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 112 poz. 764), Kodeksem etyki audytora wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini, stanowiącym zał. nr 1 do Zarządzenia Burmistrza nr 312/2006 z dnia 14 września 2006, Kartą audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini, stanowiącą zał. nr 2 do Zarządzenia Burmistrza nr 312/2006 z dnia 14 września 2006, Standardami audytu wewnętrznego, stanowiącym zał. nr 1 do Zarządzenia Burmistrza nr 313/2006 z dnia 14 września 2006, Podręcznikiem Audytu Wewnętrznego w Administracji Publicznej wydanym przez Ministerstwo Finansów w marcu 2003 r. wewnętrznymi procedurami zawartymi w niniejszym opracowaniu. 4

II. Podstawowe definicje. Ilekroć w Księdze Procedur Audytu wewnętrznego pojawi się określenie: Księga należy przez to rozumieć Księgę Procedur Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini. Kierownik jednostki należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Trzebini. Jednostka / urząd należy przez to rozumieć Urząd Miasta w Trzebini. Audytor wewnętrzny należy przez to rozumieć Audytora wewnętrznego Urzędu Miasta w Trzebini, upoważnionego do prowadzenia audytu wewnętrznego. Komórka / jednostka audytowana należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu Miasta w Trzebini, wydział, referat, samodzielne stanowisko, jednostki organizacyjne Urzędu. Kierownik komórki / jednostki audytowanej należy przez to rozumieć naczelników wydziałów, kierowników referatów, pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach, dyrektorów / kierowników jednostek organizacyjnych. Obszare audytu - rozumie się przez to każdy obszar działania jednostki audytowanej, w obrębie którego audytor wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadania audytowego. Zadanie audytowe należy przez to rozumieć czynności zmierzające do oceny systemu funkcjonującego w wyznaczonym obszarze. Audyt wewnętrzny rozumie się przez to ogół działań obejmujących: 1) niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów. Ocena dotyczy w szczególności: zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi; efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli; wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu. 2) czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. 5

III. Metodologia audytu. Plan roczny audytu. 1. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu opartego na analizie ryzyka. 2. W razie zmiany czynników, które były brane pod uwagę w czasie sporządzania planu audytu a także w innych uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny przeprowadza audyt wewnętrzny poza planem audytu na wniosek kierownika jednostki, w której jest zatrudniony lub z własnej inicjatywy w uzgodnieniu z kierownikiem tej jednostki. 3. Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu stworzy zagrożenie dla jego realizacji, audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie kierownika jednostki. 4. Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu, audytor wewnętrzny stwierdzi, że przeprowadzenie wszystkich zaplanowanych zadań audytowych nie jest możliwe lub niecelowe, uzgadnia w formie pisemnej z kierownikiem jednostki zakres realizacji planu audytu. 5. Audytor wewnętrzny przygotowuje plan roczny audytu w porozumieniu z kierownikiem jednostki. 6. Audytor wewnętrzny sporządza jeden plan roczny audytu z uwzględnieniem jednostek organizacyjnych. 7. Plan roczny zatwierdza kierownik jednostki w terminie do 31 października roku poprzedzającego jego realizację. 8. Plan audytu podpisuje audytor wewnętrzny oraz kierownik jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny. 9. Plan audytu zawiera w szczególności: analizę obszarów ryzyka w zakresie gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi; tematy audytu wewnętrznego; proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego; planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach (plan strategiczny wieloletni). Wzór planu audytu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej księgi. 6

9. Audytor wewnętrzny w celu przygotowania planu audytu wewnętrznego, dokonuje analizy obszarów ryzyka w zakresie działania jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, biorąc pod uwagę w szczególności: cele i zadania jednostki; przepisy prawne dotyczące działania jednostki; wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli; wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej; wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów jednostki; uwagi pracowników jednostki; liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych; możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy; liczbę i kwalifikacje pracowników jednostki; działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną; sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu. 10. Proces analizy obszarów ryzyka powinien być udokumentowany. 11. Na potrzebę sporządzenia planu rocznego audytu stosuje się matematyczną metodę analizy ryzyka z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego Excel. Opis matematycznej analizy ryzyka stanowi załącznik nr 2 do niniejszej księgi. 12. Audytor wewnętrzny, przygotowując plan audytu wewnętrznego, ustala kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę stopień ich ważności oraz czynniki organizacyjne, w tym w szczególności: czas niezbędny dla przeprowadzenia zadań audytowch, czas niezbędny dla przeprowadzenia czynności organizacyjnych; czas przeznaczony na szkolenie osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego; dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe; rezerwę czasową na nieprzewidziane działania; szacunkowe koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego. 7

Upoważnienie do przeprowadzenia audytu. 1. Przed przystąpieniem do przeprowadzania audytu wewnętrznego, audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi komórki objętej audytem wewnętrznym imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz legitymację służbową lub dowód tożsamości. 2. Upoważnienie może być wydane łącznie w stosunku do wszystkich zadań wynikających z planu rocznego lub w stosunku do poszczególnych zadań realizowanych zgodnie z planem i poza planem. 3. Imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego powinno zawierać w szczególności: imię, nazwisko i stanowisko służbowe przeprowadzającego audyt wewnętrzny; nazwy komórek organizacyjnych lub nazwę jednostki sektora finansów publicznych, w której będzie przeprowadzany audyt wewnętrzny; informację, czy przeprowadzenie audytu wewnętrznego wynika z planu audytu; termin ważności upoważnienia; podpis ze wskazaniem imienia i nazwiska kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny; punkt dotyczący ewentualnego przedłużenia ważności upoważnienia (miejsce na wpisanie nowej daty i podpis kierownika jednostki). Wzór imiennego upoważnienia stanowi załącznik nr 3 do niniejszej księgi. Powołanie rzeczoznawcy. 1. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji audytor wewnętrzny może, w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki, powołać rzeczoznawcę. 2. Rzeczoznawca sporządza opinię, która przekazywana jest audytorowi wewnętrznemu. 3. Audytor wewnętrzny, w razie potrzeby, może żądać uzupełnienia opinii. 4. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę, nie jest wiążąca dla audytora wewnętrznego. Wzór powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym stanowi załącznik nr 4 do niniejszej księgi. 8

Program zadania audytowego. 1. W celu realizacji zadania audytor wewnętrzny opracowuje program zadania, uwzględniając w szczególności: 1) cele zadania; 2) zadania jednostki w obszarze objętym zadaniem; 3) wyniki analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem; 4) wyniki analizy systemu zarządzania i kontroli w obszarze objętym zadaniem; 5) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli; 6) wnioski i spostrzeżenia wynikające z przeprowadzonych czynności doradczych; 7) wyniki badań analitycznych określonych problemów; 8) opinie naukowe i specjalistyczne; 9) doświadczenie zawodowe oraz posiadane kwalifikacje, 10) dostępność dowodów; 11) potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu; 12) datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania. 2. Program zadania audytowego zawiera: 1) oznaczenie zadania, ze wskazaniem jego tematu; 2) cele zadania; 3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania; 4) wskazówki metodyczne, w tym: a) planowane techniki przeprowadzania zadania, b) problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach, c) rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania; 5) założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania. Wzór programu zadania audytowego stanowi załącznik nr 5 do niniejszej księgi. 3. Program zadania audytowego może zostać zmieniony z powodu zaistnienia uzasadnionych przypadków. Zmiany programu powinny być udokumentowane. 9

Zawiadomienie o przeprowadzeniu audytu wewnętrznego. 1. W terminie 7 dni przed rozpoczęciem audytu Audytor wewnętrzny zawiadamia na piśmie kierownika komórki audytowanej o realizacji zadania audytowego. 2. W piśmie tym określa również termin narady otwierającej. Wzór zawiadomienia o rozpoczęciu audytu stanowi załącznik nr 6 do niniejszej księgi. Narada otwierająca. 1. Przed przystąpieniem do realizacji zadania, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę otwierającą z udziałem kierownika komórki w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny lub wyznaczonego przez niego pracownika. 2. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia: - cel, - tematykę, - założenia organizacyjne zadania audytowego. 3. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń w jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania. 4. Z przeprowadzenia narady sporządza się protokół narady otwierającej który zawiera informacje o celu, przebiegu i wyniku narady. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 7 do niniejszej księgi. 5. Protokół podpisują: audytor wewnętrzny, kierownik komórki w której jest przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana. 6. W razie odmowy podpisania protokołu przez kierownika komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osobę przez niego wskazaną, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole. W przypadku odmowy podpisania protokołu kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu. 10

Prawa audytora wewnętrznego. Audytor wewnętrzny ma prawo do: 1. swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostki (z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnicy ustawowo chronionej), 2. swobodnego wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostki (z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnicy ustawowo chronionej), 3. sporządzania niezbędnych odpisów, kopii, wyciągów, odbitki ksero winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracownika komórki audytowanej, 4. przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych, w obecności pracownika komórki audytowanej, 5. odbywania narad z kierownikiem i pracownikami komórki audytowanej. W naradzie z pracownikami komórki może uczestniczyć kierownik tej komórki. 6. żądania udzielania przez pracowników komórki audytowanej i innych komórek ustnych i pisemnych wyjaśnień, 7. korzystania z pomocy specjalistów (rzeczoznawców). Obowiązki kierownika jednostki audytowanej. 1. Kierownik jednostki audytowanej przedkłada na żądanie audytora wewnętrznego wszelkie dokumenty i materiały niezbędne do przygotowania i przeprowadzenia zadania audytowego z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. 2. Kierownik jednostki audytowanej zapewnia audytorowi wewnętrznemu środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu a w szczególności: - niezwłocznie przedstawia żądane dokumenty, - terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników, - udostępnienie (w miarę możliwości) oddzielnego pomieszczenia do prowadzenia zadania audytowego i miejsca do przechowywania dokumentów, - udostępnianie urządzeń technicznych. Techniki realizacji zadań audytowych. Zadania audytowe przeprowadza się z zastosowaniem następujących technik: 1. zapoznawanie się z dokumentami - jest to podstawowa technika badania. W czasie badania audytor zwraca uwagę na treść merytoryczną, elementy formalne, terminowość wystawienia oraz zgodność z innymi dokumentami i stanem faktycznym. 11

2. uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników audytor uzyskuje informacje i wyjaśnienia zarówno od pracowników komórki audytowanej jak i również od pracowników innych komórek i jednostek. 3. obserwację wykonywania zadań przez pracowników jednostki technika szczególnie przydatna jeżeli przedmiotem testu są czynności nie podlegające udokumentowaniu. 4. przeprowadzanie oględzin dokonuje się w przypadku gdy należy zweryfikować stan lub istnienie czegoś, 5. rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń pozwala ocenić wiarygodność wyników oraz prawidłowość i dokładność działań, 6. sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła, 7. porównanie określonych zbiorów danych porównanie określonych informacji w celu wykrycia nieprawidłowych lub wymagających wyjaśnienia, 8. graficzną, tabelaryczną, opisową analizę procesów w celu zrozumienia procesu oraz zidentyfikowaniu ewentualnych luk i słabości w systemie kontroli danego procesu, 9. rozpoznawcze badanie próbek - polegające na pobieraniu próbek losowych w celu badania danej populacji metodą wyrywkową. 10. stosowanie testów (kroczących, zgodności, wiarygodności) w celu ustalenia stanu faktycznego. Testy kroczące testy te umożliwiają audytorowi zrozumienie procesu, który będzie podlegał dalszym badaniom audytowym. Polegają one na przeanalizowaniu lub odtworzeniu konkretnych czynności danego procesu od jego początku do końca. Testy zgodności - testy te przeprowadza się dla tych mechanizmów kontroli, na których audytor postanowił polegać. Jeżeli audytor oceni, że na pewnych mechanizmach kontroli nie można polegać, zwykle nie przeprowadza w stosunku do nich testów zgodności Testy wiarygodności (rzeczywiste) - przeprowadza się po wykonaniu testów zgodności. Polegają one na sprawdzeniu, czy informacje zawarte w dokumentacji są kompletne, dokładne i czy odzwierciedlają stan faktyczny. Testy wiarygodności przeprowadza się na poszczególnych operacjach w celu stwierdzenia ich prawidłowości. Jeśli audytor w czasie testowania stwierdzi stosowanie mechanizmów kontroli to wtedy wykonuje się je na małych próbach. Jeżeli natomiast stwierdzi, że 12

mechanizmy kontroli nie są stosowane testy wiarygodności przeprowadza się na większych próbach. Dokumentowanie wyników audytu wewnętrznego. 1. Audytor wewnętrzny dokumentuje wszystkie czynności i zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń audytu wewnętrznego. 2. Audytor wewnętrzny prowadzi: - bieżące akta audytu wewnętrznego w celu dokumentowania przebiegu i wyniku zadań audytowych, tj. zespołu działań podejmowanych w ramach audytu wewnętrznego. - stałe akta audytu wewnętrznego w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów ryzyka, które mogą być przedmiotem zainteresowania audytu wewnętrznego. 3. Akta bieżące zawierają informacje niezbędne do sformułowania zaleceń, które będą zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Prawo wglądu do akt bieżących mają kierownik jednostki i kierownik komórki audytowanej. Do akt bieżących zalicza się: dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego; dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego i program zadania audytowego; protokoły z narad otwierających, zamykających, imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego; dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego; informacje i wyjaśnienia uzyskane od pracowników jednostki. Udzielone ustnie informacje i złożone ustnie wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie oraz podpisane przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła i przez audytora wewnętrznego, albo przez samego audytora wewnętrznego. Wzór protokołu z rozmowy bezpośredniej (telefonicznej) stanowi załącznik nr 8 do księgi. oświadczenia składane z własnej inicjatywy przez pracowników, sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego; dokumentację dotyczącą przeprowadzonych czynności sprawdzających; inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego. 13

4. Akta stałe obejmują w szczególności: wykaz podstawowych aktów normatywnych oraz innych aktów prawnych związanych z zakresem działania jednostki oraz regulujących jej funkcjonowanie; wykaz dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli, w tym procedur kontroli finansowej; plany audytu wewnętrznego; sprawozdania z wykonania planów audytu; inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka. Akta stałe podlegają aktualizacji. Oznaczanie akt audytowych. 1. Wszystkie dokumenty zgromadzone w czasie realizacji zadań audytowych otrzymują znak sprawy. Każdy dokument dotyczący danego zadania audytowego otrzymuje identyczny znak np. BA.0941-1/06 gdzie: BA oznacza symbol Audytora Wewnętrznego, 0941 oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 1 liczba kolejnego zadania audytowego, 06 dwie ostatnie cyfry roku. 2. W zakresie audytu wewnętrznego wprowadzono do stosowania następujące hasła klasyfikacyjne: Symbole klasyfikacyjne III stopnia podział IV stopnia podział Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi 094 Audyt wewnętrzny 0940 Zasady i metodyka audytu wewnętrznego 0941 Plany audytu wewnętrznego i sprawozdania roczne z realizacji audytu 0942 Audyt wewnętrzny planowy i pozaplanowy B- 10 A BE- 10 Bc Zbiór aktów normatywnych i innych aktów prawnych, procedury itp. (akta stałe) Bc (akta stałe) Bc Programy, protokoły, notatki, oświadczenia, notatki z czynności sprawdzających i inne zgromadzone w związku z realizacją zadań 14

3. Dokumenty włącza się do akt bieżących w kolejności wynikającej z toku dokonywanych czynności, zamieszczając, na początku każdego tomu akt formularz spisu spraw zgodny z Instrukcją Kancelaryjną. Wzór spisu spraw stanowi załącznik nr 9 do niniejszej księgi. 4. Dodatkowo w aktach bieżących zamieszcza się spis dokumentów znajdujących się w teczce. Wzór spisu dokumentów stanowi załącznik nr 10 do niniejszej księgi. 5. Dla akt stałych prowadzi się spis akt stałych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do niniejszej księgi. 6. Akta bieżące przenosi się do archiwum zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w Rzeczypospolitej Polskiej. 7. Akta stałe przechowywane są w biurze audytora i podlegają okresowej aktualizacji. Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu. 1. Po zakończeniu realizacji zadania audytowego Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie wstępne z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w którym przedstawia, w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie przeprowadzania zadania audytowego. 2. Sprawozdanie zawiera w szczególności: oznaczenie zadania; datę jego sporządzenia; nazwę i adres komórki, w której przeprowadzane było zadanie; imię i nazwisko audytora wewnętrznego uczestniczącego w zadaniu oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego; cele zadania; podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania; podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania; termin, w którym przeprowadzono zadanie; zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem; ustalenia stanu faktycznego; określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień; zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzenia usprawnień; 15

opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem; podpisy audytora uczestniczącego w zadaniu. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 12 do niniejszej księgi. 3. Sprawozdanie audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w programie zadania. 4. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi komórki audytowanej, tylko te fragmenty sprawozdania, które dotyczą działalności kierowanej przez niego komórki. 5. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, może zgłosić na piśmie, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania wstępnego, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania. 6. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności części albo całości dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń - zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania. 7. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń w części albo w całości, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, na piśmie, kierownikowi komórki audytowanej. 8. W przypadku nie wniesienia dodatkowych wyjaśnień bądź zastrzeżeń przez kierowników komórek audytowanych sprawozdanie wstępne staje się sprawozdaniem ostatecznym a zawarte w nim zalecenia podlegają realizacji. 9. Po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, audytor przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania końcowego kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie. 16

10. Kierownik jednostki, w której było przeprowadzane zadanie, podejmując na podstawie sprawozdania działania mające na celu usunięcie uchybień lub wprowadzenie usprawnień, wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu i wskazuje termin ich realizacji oraz informuje o tym audytora wewnętrznego. 11. Jeżeli w terminie 2-ch miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień, kierownik jednostki informuje o tym Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań. Narada zamykająca. 1. W celu przedstawienia wstępnych wyników z zakończonego audytu, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę zamykającą z udziałem kierownika komórki, w której jest przeprowadzane zadanie. 2. W naradzie zamykającej mogą uczestniczyć także osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki, w której jest przeprowadzane zadanie oraz wskazani przez kierownika pracownicy komórki. 3. Z przeprowadzenia narady sporządza się protokół narady zamykającej, który zawiera informacje o celu, przebiegu i wyniku narady. Wzór protokołu z narady zamykającej stanowi załącznik nr 13. 4. Protokół podpisują: audytor wewnętrzny, kierownik komórki w której jest przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana. 5. W razie odmowy podpisania protokołu przez kierownika komórki, w której przeprowadzane było zadanie, albo osobę przez niego wskazaną, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole. W przypadku odmowy podpisania protokołu kierownik komórki, w której było przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu. 17

Czynności sprawdzające. 1. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji wydanych zaleceń. 2. Dokonując oceny audytor wewnętrzny powinien w szczególności uwzględnić ocenę ryzyka występującego w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem audytowym. 3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej którą przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której było przeprowadzane zadanie. Wzór notatki z czynności sprawdzających stanowi załącznik nr 14 do niniejszej księgi. 4. Czynności sprawdzające mogą obejmować następujące działania: rozmowa sprawdzająca, zbadanie określonej procedury, realizacja od początku zadania audytowego. Sprawozdania z realizacji rocznego planu audytu. Audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi jednostki do końca marca każdego roku sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 15 do niniejszej księgi. Czynności doradcze. 1. Audytor wewnętrzny może wykonywać czynności doradcze zarówno z własnej inicjatywy jak i na wniosek kierownika jednostki. 2. W wyniku czynności doradczych audytor wewnętrzny może przedstawić opinie lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki. 3. Kierownik jednostki, w której audytor wewnętrzny jest zatrudniony może wydać pisemne polecenie wykonania czynności doradczych. 4. Audytor wewnętrzny może odmówić wykonywania czynności doradczych, jeżeli uzna, że zakres lub cel tych czynności nie jest zgodny z celami audytu wewnętrznego. 18

5. O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach informuje kierownika jednostki na piśmie. 6. Audytor wewnętrzny nie powinien podejmować czynności doradczych, których wykonywanie prowadziłoby do przyjęcia przez niego zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką. 7. Kierownik jednostki i kierownik komórki organizacyjnej nie są związani wnioskami, zaleceniami i opiniami wydanymi w ramach czynności doradczych przez audytora wewnętrznego. 8. Cel i zakres czynności doradczych powinny być przez audytora wewnętrznego udokumentowane. 9. Forma i zawartość sprawozdania z przeprowadzenia czynności doradczych powinny być odpowiednie do rodzaju i charakteru podjętych przez audytora działań. IV. Dokonywanie zmian w Księdze Procedur. Księga procedur wymaga dostosowań i okresowej aktualizacji ze względu zachodzące zmiany. Audytor wewnętrzny jest zobowiązany do monitorowania czynników zewnętrznych i wewnętrznych mogących wywoływać konieczność zmian procedur audytu. Do czynników wewnętrznych zalicza się w szczególności zmiany w organizacji pracy i zakresie działania Urzędu, a także wnioski wynikające z wewnętrznej oceny prac audytu. Za czynniki zewnętrzne uważa się w szczególności zmiany stanu prawnego i wytycznych funkcjonowania audytu wewnętrznego oraz wnioski i zalecenia wynikające z zewnętrznej oceny audytu przedstawiane przez upoważnione jednostki. Zmiany w księdze wprowadza się zarządzeniem kierownika jednostki. V. Załączniki: Integralną część niniejszej księgi procedur stanowią niżej wymienione załączniki: Załącznik nr 1 - wzór planu audytu. Załącznik nr 2 - opis matematycznej analizy ryzyka. Załącznik nr 3 - wzór upoważnienia do przeprowadzenia audytu. Załącznik nr 4 - wzór powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym. Załącznik nr 5 - wzór programu zadania audytowego. Załącznik nr 6 - w zawiadomienia o rozpoczęciu audytu. Załącznik nr 7 - wzór protokołu z narady otwierającej. 19

Załącznik nr 8 - wzór protokołu z rozmowy bezpośredniej (telefonicznej). Załącznik nr 9 - wzór formularza spisu spraw. Załącznik nr 10 - spis dokumentów (akta bieżące). Załącznik nr 11 - spis dokumentów (akta stałe) Załącznik nr 12 - wzór sprawozdania z przeprowadzenia audytu. Załącznik nr 13 - wzór protokołu z narady zamykającej. Załącznik nr 14 - wzór notatki z czynności sprawdzających. Załącznik nr 15 - wzór sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego. Załącznik nr 16 - wzór kwestionariusza kontroli wewnętrznej. Załącznik nr 17 - wzór ścieżki audytu, forma tabelaryczna. 20

Załącznik nr 1 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR)... (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych) PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK... 1. Informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego (wg stanu na dzień 30 września roku poprzedzającego rok, na który sporządzony jest plan audytu) 1. Nazwa jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny 2. Podstawowe cele i obszary działania jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny 3. Struktura organizacyjna jednostki, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny (zwięzły opis wskazujący na usytuowanie audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego) 4. Wykaz jednostek, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny 5. *) Kwota środków publicznych (w mln zł) planowana do zgromadzenia przez jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w roku objętym planem audytu, w tym: środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (w mln zł) 6. *) Planowana kwota wydatków i rozchodów środków publicznych jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, w roku objętym planem audytu (w mln zł), w tym: środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (w mln zł) 7. Liczba osób zatrudnionych w jednostce, w której zatrudniony jest audytor wewnętrzny, oraz łączna liczba osób zatrudnionych w pozostałych jednostkach, w których audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny 8. Liczba osób zatrudnionych na stanowisku audytor wewnętrzny 21

9. Inne informacje istotne dla przeprowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki 2. Analiza obszarów ryzyka 1. Charakterystyka obszaru objętego audytem wewnętrznym 2. Opis metody analizy ryzyka 3. Wyniki analizy obszarów ryzyka 4. Obszary ryzyka zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Lp. Obszar ryzyka Poziom ryzyka (wysoki/średni/niski) 1. 2.... 3. Tematy i proponowany harmonogram realizacji audytu wewnętrznego Lp. Temat audytu wewnętrznego Proponowany termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego Niezbędne zasoby (liczba osobodni) Obszar ryzyka Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy Uwagi 1. 2.... 4. Planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Lp. Obszar ryzyka Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi 1. 2.... 22

5. Organizacja pracy audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego Lp. Zadania audytora wewnętrznego/komórki audytu wewnętrznego Zasoby ludzkie (liczba osobodni) Zasoby rzeczowe Uwagi 1. Przeprowadzanie zadań audytowych 2. Opracowanie technik przeprowadzania zadania audytowego 3. Przeprowadzanie czynności sprawdzających 4. Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 5. Czynności organizacyjne, w tym planowanie i sprawozdawczość 6. Szkolenia i rozwój zawodowy 7. Urlopy/czas dostępny 8. Inne działania, w tym rezerwa czasowa...... (miejscowość, data) (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego)...... (miejscowość, data) (pieczątka i podpis kierownika jednostki) *) Należy podać wielkości prognozowane. 23

Załącznik nr 2 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini Matematyczna analiza ryzyka. Kolumna 1 - "Nazwa zadania audytowego". Punktem wyjścia tej analizy jest identyfikacja wszystkich możliwych zadań audytowych, czyli wykonanie oceny potrzeb audytu. Zadania te wymienione są w kolumnie 1. Kolumny 2, 3, 4, 5, 6 Kategorie ryzyk. Dla określenia wag kryteriów ryzyka potrzebna jest tabela z kryteriami. Suma wag musi wynosić 1. Wagi dla poszczególnych kryteriów ustalone zostały przez audytora na podstawie profesjonalnego osądu. Kategorie ryzyka Ilość punktów Istotność Złożoność Kontrola Wrażliwość Stabilność, materialność wewnętrzna podatność na zmiany 1 2 3 4 5 6 1 Brak implikacji finansowych Niska Silna Mała Bardzo stabilny 2 Małe implikacje Umiarkowana Racjonalna Umiarkowana Stabilny finansowe 3 Duże implikacje finansowe Wysoka Umiarkowana wysoka Znaczące zmiany 4 Kluczowy system finansowy Bardzo wysoka Słaba Bardzo wysoka Nowo wdrażany system Waga modelu 0,25 0,15 0,20 0,25 0,15 24

Wytyczne dotyczące kryteriów oceny ryzyka: Istotność materialność: rozumiana jako efektywność wykorzystania środków finansowych i możliwość wystąpienia ewentualnych strat materialnych, wielkość zaangażowania środków, wielkość potencjalnych strat finansowych spowodowanych wadami (błędami) w prowadzeniu gospodarki finansowej lub nieefektywnością działalności, Złożoność: czynnik ryzyka, który odzwierciedla możliwość przeoczenia błędów lub nieprawidłowości z powodu złożoności środowiska, ocena złożoności zależy między innymi od zakresu automatyzacji, skomplikowania obliczeń, wzajemnego powiązania i współzależności działań, liczby podsystemów, czasu przetwarzania, złożoność przepisów prawnych itp. Kontrola wewnętrzna: wnioski z poprzednich kontroli, ocena efektywności (siły) systemu kontroli wewnętrznej w znaczeniu funkcjonalnym, ocena systemu procedur (pisemne procedury, regulaminy, podziały obowiązków) rozdział obowiązków, jakość, morale, rotacja kadr, Wrażliwość: - ryzyko związane z utratą lub uszkodzeniem majątku, nie wykrytym błędem, nieznanym lub błędnie skalkulowanym zobowiązaniem, - ryzyko niekorzystnej opinii publicznej, - możliwość nacisków korupcyjnych, - poufność danych, - znaczenie polityczne, 25

- na ile dany proces może stworzyć niebezpieczeństwo dla wizerunku. Stabilność (podatność na zmiany): ocenie podlega czy osoby wykonujące poszczególne czynności na różnym szczeblu nie podlegają nieuzasadnionej rotacji, ilość i rodzaj zmian w procedurach, zasady opisujące dany proces, zmiany organizacyjne zachodzące w systemie, częste zmiany przepisów prawnych, poziom skomplikowania przepisów, Wagi poszczególnych kryteriów ryzyka mają wpływ na wynik obliczeń wskazany w kolumnie 9 Ocena po uwzględnieniu kryteriów. Kolumna 7 - Priorytet kierownictwa. Po zasięgnięciu opinii kierownika jednostki, określany został priorytet kierownictwa. Dla każdego z priorytetów przyznane zostały wagi, których użyto w modelu. Wagi dla priorytetu kierownictwa wynoszą: duży - 30 % średni - 20 % niski - 10 % Kolumna 8 Data ostatniego audytu. W kolumnie 8 uwzględniany został czynnik ryzyka czas jaki upłynął od ostatniego audytu. Dla potrzeb tej analizy przyjęto następujące wagi dotyczące daty ostatniego audytu. : wcześniej, nigdy - 30% 2004 2005 2006-20% (rok poprzedni) - 10% (rok poprzedni) - 0% (rok w którym sporządzany jest plan) 26

Kolumna 9 Ocena ryzyka po uwzględnieniu kryteriów. Algorytm obliczeń jest następujący: [((waga istotność / materialność x liczba punktów) + (waga złożoność x liczba punktów) + (waga kontrola wewnętrzna x liczba punktów) + (waga wrażliwość x liczba punktów) + (waga stabilność x liczba punktów)) / 4 ]*100 (4 to wartość maksymalna jaką można przyznać dla danego kryterium). Kolumna 10 Ocena ryzyka po uwzględnieniu daty ostatniego audytu. Obliczenia uwzględniają wynik otrzymany w kolumnie 9 oraz datę przeprowadzenia ostatniego audytu - wynik w kolumnie 10. Algorytm obliczeń jest następujący: wynik kolumna 9 + wynik kolumny 10. Kolumna 11 Ocena ryzyka po uwzględnieniu priorytetu kierownictwa. Obliczenia uwzględniają wynik w kolumnie 10 oraz dodatkowo priorytet kierownictwa z kolumny nr 7. Algorytm obliczeń jest następujący: wynik kolumna 10 + wynik kolumny 7 Kolumna 12 Ocena ryzyka końcowa. Sprowadzenie uzyskanych wyników procentowych do wspólnego mianownika. Algorytm obliczeń jest następujący: wynik z kolumny (11 / 160) * 100 160 jest wartością maksymalna jaką może uzyskać w analizie ryzyka zadanie audytowe tj. 100% dla kategorii ryzyka, 30% dla priorytetu kierownictwa, 30% dla daty ostatniego audytu. Kolumna 13 Ilość dni roboczych. pozwala przyporządkować poszczególnym zadaniom audytowym potrzebną ilość dni roboczych na ich zrealizowanie. 100 % do 85 % - najwyższy priorytet 60 dni roboczych 85 % do 50 % - wysoki priorytet 40 dni roboczych 50 % do 30 % - średni priorytet 30 dni roboczych poniżej 30 % - niski priorytet 20 dni roboczych Na koniec uzyskane wyniki sortuje się od największej wartości do najmniejszej. W pierwszej kolejności realizowane są zadania z największą liczbą punktów. 27

Załącznik nr 3 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR)...... (pieczęć nagłówkowa jednostki) (data i miejsce wystawienia)... (numer upoważnienia) Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego Na podstawie art. 54 ust 1 stawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zmian) oraz na podstawie 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego, upoważnia się Pana/Panią *)... (imię, nazwisko i stanowisko służbowe przeprowadzającego audyt) do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu wewnętrznego / poza planem audytu wewnętrznego *) w... (nazwa i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny) Upoważnienie jest ważne za okazaniem dowodu osobistego / legitymacji służbowej *) nr... oraz poświadczenia bezpieczeństwa nr..., upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych, oznaczonych klauzulą... Termin ważności upoważnienia upływa z dniem... Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia..... (pieczątka i podpis kierownika jednostki).. (pieczątka i podpis kierownika jednostki) *) Niepotrzebne skreślić. 28

Załącznik nr 4 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR)... (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych) Numer Powołanie rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym Na podstawie art. 54 ust. 2. ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zmian) oraz na podstawie 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu powołuję rzeczoznawcę w dziedzinie... w osobie... do udziału w dniu/dniach *)... w... (miejsce, przedmiot i zakres czynności audytowych, w których ma wziąć udział rzeczoznawca) Rzeczoznawca dokonuje czynności audytowych samodzielnie /we współpracy z audytorem wewnętrznym uczestniczącym w zadaniu audytowym. *). (podpis audytora wewnętrznego). (podpis kierownika jednostki ) *) Niepotrzebne skreślić. 29

Załącznik nr 5 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR) Numer... Program zadania audytowego Temat zadania audytowego Numer zadania audytowego Jednostka audytowana Planowany czas trwania zadania audytowego Planowany termin sporządzenia projektu sprawozdania z przeprowadzenia audytu Planowany termin ogłoszenia ostatecznego sprawozdania z przeprowadzenia audytu Cel zadania audytowego Zakres zadania audytowego Metodyka audytu (techniki przeprowadzania zadania audytowego, sposób przeprowadzania zadania audytowego, problemy na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach, dowody niezbędne do dokonania ustaleń i sposób ich badania, wskazówki o charakterze techniczno organizacyjnym, wzory wykazów i zestawień) Analiza ryzyka Nazwisko audytora wykonującego audyt Uwagi Podpis Audytora wewnętrznego Data i miejsce podpisania 30

Załącznik nr 6 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR) Miejscowość, data..... Numer Nazwa komórki w której przeprowadzony zostanie audyt wewnętrzny Zgodnie z planem audytu na rok informuję, że w terminie od... do dnia.. roku zostanie przeprowadzony audyt wewnętrzny w.. (nazwa komórki w której przeprowadzony zostanie audyt). Przedmiotem czynności audytorskich będzie..... Zadanie audytowe rozpocznie się w dniu. o godz... w. naradą otwierającą z udziałem.. Zgodnie z Pani/Pana wolą w naradzie mogą uczestniczyć wyznaczeni przez Panią/Pana pracownicy. Celem narady otwierającej jest określenie tematyki, założeń organizacyjnych planowanego zadania audytowego. Jeżeli wyżej wskazany termin koliduje z harmonogramem pracy zaplanowanej na ten dzień uprzejmie proszę o poinformowanie Audytora Wewnętrznego o tym fakcie i uzgodnienie nowego terminu narady otwierającej. podpis Audytora wewnętrznego Otrzymują: - adresat, - a/a. 31

Załącznik nr 7 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR) Numer..... PROTOKÓŁ NARADY OTWIERAJĄCEJ Nazwa zadania audytowego Nr zadania..... Jednostka audytowana.. Termin narady.... Cel narady.. Obecny audytor.... Obecni klienci audytu Przebieg narady............. Wynik narady.......... Miejsce i data... Podpis Audytora wewnętrznego... podpis uczestników narady, kierownika komórki audytowanej, lub innego upoważnionego pracownika 32

Załącznik nr 8 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR) Numer.... miejscowość, dnia... PROTOKÓŁ Z ROZMOWY BEZPOŚREDNIEJ (TELEFONICZNEJ) Numer zadania audytowego......... Nazwa jednostki audytowanej...... Audytor... Uczestnik rozmowy... Data sporządzenia protokołu... Przedmiot rozmowy..................... (miejscowość, data) (miejscowość, data)...... (podpis rozmówcy) (podpis audytora wewnętrznego) 33

Załącznik nr 9 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR) Formularz spisu spraw (akta bieżące). rok AUDYTOR WEWNĘTRZNY BA (symbol kom. org.). (oznacz. teczki).. (tytuł teczki wg wykazu akt) Lp SPRAWA (krótka treść) OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA 1 znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia UWAGI (sposób załatwienia) 2 3 4 5 6 34

Załącznik nr 10 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR) Spis dokumentów (akta bieżące) Lp Numer sprawy Data Adresat / Nadawca Dotyczy / nazwa dokumentu Uwagi 35

(WZÓR) Spis dokumentów (akta stałe) Załącznik nr 11 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini Lp. Nazwa dokumentu Numer akt Ilość stron 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 36

Załącznik nr 12 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR) Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu 1) oznaczenie zadania audytowego 2) datę sporządzenia sprawozdania 3) nazwę i adres komórki, w której przeprowadzane było zadanie 4) imię i nazwisko audytora wewnętrznego uczestniczącego w zadaniu oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego 5) cele zadania 6) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania 7) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania 8) termin, w którym przeprowadzono zadanie 9) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem 10) 11) 12) ustalenia stanu faktycznego określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzenia usprawnień 1 2 3 37

13) opinia audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem 14) podpisy audytora uczestniczącego w zadaniu 15) liczba sporządzonych egzemplarzy wraz z wykazem adresatów Streszczenie 38

Załącznik nr 13 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR) Numer..... PROTOKÓŁ NARADY ZAMYKAJĄCEJ Nazwa zadania audytowego Nr zadania..... Jednostka audytowana.. Termin narady.... Cel narady.. Obecny audytor.... Obecni klienci audytu Ustalenia................. Podpis Audytora wewnętrznego podpis uczestników narady, kierownika komórki audytowanej, lub innego upoważnionego pracownika 39

Załącznik nr 14 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR) Numer Notatka z czynności sprawdzających Nazwa zadania audytowego..... Nr zadania..... Jednostka audytowana.. Imię i nazwisko audytora dokonującego czynności sprawdzających... Opis wydanych zaleceń zawartych w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu:...... Opis podjętych działań naprawczych:... Wnioski:......... miejscowość, data podpis Audytora wewnętrznego 40

Załącznik nr 15 do księgi procedur audytu wewnętrznego Urzędu Miasta Trzebini (WZÓR)... (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych) SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU WEWNĘTRZNEGO ZA ROK... 1. Podstawowe informacje a) Informacje o jednostce sektora finansów publicznych 1. Wykaz jednostek sektora finansów publicznych, w których audytor wewnętrzny prowadził audyt wewnętrzny w roku sprawozdawczym 2. a) Liczba osób zatrudnionych w jednostce, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny (jednostce zatrudniającej) b) Łączna liczba osób zatrudnionych w pozostałych jednostkach, w których audytor wewnętrzny prowadził audyt wewnętrzny (według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który sporządzane jest sprawozdanie) a) b) 3. *) a) Łączna liczba jednostek podległych jednostce zatrudniającej a) b) Łączna liczba jednostek nadzorowanych przez jednostkę zatrudniającą (według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który sporządzane jest sprawozdanie) b) 4. *) Liczba jednostek podległych lub nadzorowanych, w których audytor wewnętrzny prowadził audyt wewnętrzny 5. *) Kwota wszystkich gromadzonych środków publicznych w roku sprawozdawczym w mln zł ogółem (dotyczy wyłącznie środków związanych z funkcjonowaniem jednostki zatrudniającej) 6. *) Kwota środków wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319 i Nr 104, poz. 708), zwanej dalej "ustawą", w mln zł (dotyczy wyłącznie środków związanych z funkcjonowaniem jednostki zatrudniającej) 7. *) Kwota wydatków i rozchodów środków publicznych w roku sprawozdawczym ogółem w mln zł (dotyczy wyłącznie środków związanych z funkcjonowaniem jednostki zatrudniającej) 41

b) Informacje o komórce audytu wewnętrznego 1. Nazwa komórki audytu wewnętrznego 2. *) Adres pocztowy/numer telefonu/adres e-mail koordynatora komórki audytu wewnętrznego 3. *) Liczba etatów przyznanych komórce audytu wewnętrznego (wg stanu na dzień 31 grudnia roku, za który sporządzane jest sprawozdanie) 4. Liczba osób faktycznie zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego (wg stanu na dzień 31 grudnia roku, za który sporządzane jest sprawozdanie) 5. *) Nazwa stanowiska/wymiar czasu pracy/zatrudnienie na czas nieokreślony (lub określony, jaki)/zdany egzamin na audytora wewnętrznego poszczególnych pracowników komórki audytu wewnętrznego Lp Nazwa stanowiska Wymiar czasu pracy (w etatach) Zatrudnienie na czas nieokreślony Zatrudnienie na czas określony (jaki?) Zdany egzamin na audytora wewnętrz nego TAK/ NIE **) TAK/ NIE **) 6. *) Czy koordynator komórki audytu wewnętrznego podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki (dyrektorowi generalnemu)? TAK/NIE **) Jeśli Nie, jak jest usytuowany w strukturze organizacyjnej jednostki? 7. Czy komórka audytu wewnętrznego posiada zatwierdzony przez kierownika jednostki (dyrektora generalnego) dokument określający jej cele, zadania i uprawnienia? (np. karta audytu wewnętrznego, regulamin organizacyjny) 8. Czy istnieją pisemne procedury audytu wewnętrznego? Nazwa dokumentu: Nazwa dokumentu: TAK/NIE **) TAK/NIE **) 9. Czy dokonywana była zewnętrzna ocena pracy komórki audytu wewnętrznego? 10. Czy dokonano udokumentowanej samooceny pracy komórki audytu wewnętrznego? 11. Czy opracowano wieloletni/strategiczny plan audytu wewnętrznego? TAK/NIE **) Jeśli Tak, kto dokonał oceny: TAK/NIE **) TAK/NIE **) 12. Czy prace komórki audytu wewnętrznego są wspomagane przez odpowiednie systemy informatyczne (jakie)? Jeśli Tak, wymienić: TAK/NIE **) 42