II. Wykaz dokumentów stosowanych do rozliczania projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych 1. Formularz zgłoszeniowy projektu Wzór formularza zgłoszeniowego projektu określa załącznik nr 1 do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinasowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych z późn. zmianami. Jest to dokument niedekretowany. 1 Sporządzenia formularza - co najmniej 1 miesiąc przed planowanym złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu Kierownik merytoryczny projektu 2 Potwierdzenie środków na pokrycie wkładu własnego finansowego lub wkładu własnego niefinansowego Dziekan/Kierownik pozostałej jednostki organizacyjnej realizującej projekt/prorektor ds. Finansów i Rozwoju 3 Sprawdzenie pod względem formalnym 4 Sprawdzenie pod względem merytorycznym Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej projekt 5 Akceptacja dokumentu Kwestor 6 Zatwierdzenie dokumentu Kanclerz Rektor/Prorektor 7 Przechowywanie dokumentu / 2. Wniosek o dofinansowanie projektu Wzory wniosków o dofinansowanie projektu określają dokumenty programowe i konkursowe specyficzne dla danego programu. Jest to dokument niedekretowany. 1 Sporządzenie wniosku o dofinansowanie projektu w terminie wskazanym przez instytucję finansującą Osoba opracowująca projekt/ 2 Sprawdzenie poprawności wniosku pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym 3 Sprawdzenie kompletności wniosku i kwalifikowalności wydatków Osoba opracowująca projekt/ 4 Akceptacja dokumentu Kwestor 5 Zatwierdzenie dokumentu Rektor lub upoważniona przez niego osoba 6 Wysłanie wniosku o dofinansowanie (drogą elektroniczną i/lub tradycyjną) 7 Przechowywanie dokumentu / 3. Pełnomocnictwo
Dla określonych czynności, np. zatwierdzania merytorycznych dokumentów projektowych, Rektor może udzielić stosownego pełnomocnictwa. Jest to dokument niedekretowany. 1 Sporządzenie dokumentu Dział Organizacyjno - Prawny 2 Zatwierdzenie dokumentu Rektor lub upoważniona przez niego osoba 3 Przechowywanie dokumentu //Dział Organizacyjno-Prawny 4. Umowa o otwarcie rachunku bankowego Dla większości projektów otwierane i prowadzone są wyodrębnione rachunki bankowe, zgodnie ze specyfiką danego projektu oraz zapisami w umowie projektowej. Jest to dokument niedekretowany. 1 Złożenie pisma z prośbą o otwarcie rachunku bankowego 2 Złożenie wniosku o otwarcie rachunku bankowego do banku Dział Finansowy 3 Zawarcie umowy rachunku bankowego Rektor/Kwestor 4 Zgłoszenie rachunku bankowego do rejestracji w systemie finansowo - księgowym Dział Finansowy 5 Założenie konta KG w systemie finansowo - księgowym Dział Księgowości Głównej 6 Przechowywanie umowy Dział Finansowy 5. Umowa o dofinansowanie projektu Wzory umów o dofinansowanie projektu są specyficzne dla danego programu, określone w dokumentacji konkursowej. Jest to dokument niedekretowany, stanowiący podstawowe, ogólne regulacje o projekcie. 1 Otrzymanie dokumentu wraz z załącznikami z IP/IZ /Osoba opracowująca projekt 2 Sprawdzenie pod względem merytorycznym 3 Sprawdzenie pod względem zgodności z przepisami prawa i przepisami wewnętrznymi Uczelni Zespół Radców Prawnych 4 Akceptacja umowy Kwestor 5 Zawarcie umowy Rektor lub upoważniona przez niego osoba 6 Dostarczenie umowy wraz z załacznikami do IP/IZ 7 Otrzymanie dostępu do Systemu SL2014- sprawdzenie wszystkich danych wprowadzonych do systemu / 8 Przechowywanie dokumentu / 6. Umowa partnerska, umowa konsorcjum (wraz z załącznikami)
Dokument jest przygotowywany w oparciu o wytyczne specyficzne dla danego programu. Jest to dokument niedekretowany, określający rolę poszczególnych jednostek zaangażowanych we wspólną realizację projektu. 1 Przygotowanie dokumentu /Osoba opracowująca projekt 2 Sprawdzenie pod względem merytorycznym 3 Sprawdzenie pod względem zgodności z przepisami prawa i przepisami wewnętrznymi Uczelni 4 Sprawdzenie pod względem zgodności z harmonogramem i kwalifikowalnością wydatków Dział Organizacyjno-Prawny/Zespół Radców Prawnych 5 Akceptacja umowy Kwestor 6 Zawarcie umowy Rektor lub upoważniona przez niego osoba/kwestor 7 Przechowywanie dokumentu //Dział Organizacyjno-Prawny 7. Wniosek beneficjenta o płatność Wniosek beneficjenta o płatność jest zbiorczym dokumentem będącym podstawą do otrzymania zaliczki, rozliczenia zaliczki, sprawozdania postępu rzeczowego projektu, ubiegania się o refundację poniesionych kosztów. Wniosek beneficjenta o płatność sporządza się w Systemie SL2014, w terminach zgodnych z przepisami przyjętymi w umowie projektowej: miesięcznie, kwartalnie lub rocznie. Składa się on z danych finansowo - księgowych i merytorycznych. Jest to dokument niedekretowany. W Uniwersytecie Śląskim w Katowicach wyodrębniono ogólny, uniwersalny obieg dokumentu "Wniosek beneficjenta o płatność" oraz szczegółowy obieg tegoż dokumenu, dla Systemu SL2014 (Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja, Rozwój (POWER), Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR), Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ), Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (PO PC) oraz Regionalnego Programu Operacyjnego (RPO). 7a) Ogólny, typowy obieg dokumentu "Wniosek beneficjenta o płatność" l.p. Rodzaj czynności Osoba odpowiedzialana 1 Sporządzenie wniosku - w terminie i na zasadach zgodnych z przepisami przyjętymi w umowie projektowej Osoba przygotowująca wniosek 2 Weryfikacja zgodności części finansowej wniosku z ewidencją księgową 3 Akceptacja wniosku Kwestor 4 Zatwierdzenie wniosku Rektor lub upoważniona przez niego osoba 5 Potwierdzenie "za zgodność z oryginałem" kserokopii Rektor/ Kwestor/Osoba upoważniona przez Rektora wymaganych dokumentów 6 Przekazanie do Instytucji Wdrażającej, Zarządzającej, Pośredniczącej lub Lidera Projektu (zgodnie z przepisami umowy projektowej/ partnerskiej/ konsorcjum) Osoba przygotowująca wniosek 7 Przechowywanie dokumentu Osoba przygotowująca wniosek/
7b) Obieg szczegółowy dla Systemu SL2014 -POWER, POIR, POIŚ, POPC, RPO WSL Okres sprawozdawczy wniosku o płatność dla wymienionych Programów jest zgodny z aktualnym harmonogramem płatności (nie krócej niż 1 miesiąc i nie dłużej niż trzy miesiące) 1 Sporządzenie wniosku o płatność w wersji elektronicznej przy użyciu Systemu SL2014, zgodnie z harmonogramem płatności, w terminie określonym w umowie projektowej wraz z wymaganymi załącznikami Osoba przygotowująca wniosek ze strony Wydziału/ Działu Projektów 2 Sprawdzenie części finansowej wniosku - potwierdzenie kwoty wydatków przedstawionych w załączniku nr 1 z zapisami księgowymi; informacja finansowa dotycząca wniosku - zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Sprawdzenie poprawności załączników dotyczących rozliczeń finansowych. Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 3 Zatwierdzenie części finansowej wniosku o płatnosć w wersji papierowej Rektor/Kwestor/ upoważniony przez Rektora 4 Zatwierdzenie wniosku o płatność w wersji papierowej Rektor/ upoważniony przez Rektora/ Dyrektor Działu Projektów, Zastępca Dyrektora Działu Projektów 5 Wysłanie wniosku o płatność do Instytucji Wdrażającej/ Instytucji Pośredniczącej 2/Lidera w wersji elektronicznej Osoba przygotowująca wniosek ze strony Działu Projektów 6 Weryfikacja formalno rachunkowa i merytoryczna wniosku o płatność 7 Przygotowanie kserokopii/scanów dokumentów wskazanych przez IP/IZ (w tym wyciągów bankowych) dotyczących wydatków z wniosku o płatność jeśli IP/IZ wymagapotwierdzenie za zgodność z oryginałem poprzez naniesienie pieczęci "Za zgodność z oryginałem", pieczęci imiennej z podpisem i daty potwierdzenia Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca 2/Lider Osoba przygotowująca wniosek; Kwestor/Rektor/ upoważniony przez Rektora/inna osoba upoważniona przez Rektora 8 W przypadku stwierdzenia błędów w złożonym wniosku o płatność: *IP/IZ/Lider uznaje za oczywiste pomyłki (błędy formalne/rachunkowe) i dokonuje korekty * IP/IZ/Lider odrzuca wniosek o płatność i wzywa Beneficjenta do dokonania poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie Osoba przygotowująca wniosek ze strony Wydziału/ Działu Projektów 9 * IP/IZ/Lider usuwa z wniosku o płatność wątpliwe pozycje, zatwierdza wniosek o płatność i wzywa Beneficjenta do złożenia dodatkowych wyjaśnień podczas składanie kolejnego wniosku o płatność
10 Dokonanie we wniosku o płatność w Systemie SL2014 wymaganych przez IP/IZ/Lidera korekt/ uzupełnień merytorycznych Osoba przygotowująca wniosek ze strony Wydziału/ Działu Projektów 11 Ponowne sprawdzenie części finansowej wniosku po wprowadzeniu korekt/uzupełnień - potwierdzenie kwoty wydatków przedstawionych w części finansowej z zapisami księgowymi; informacja finansowa dotycząca wniosku - zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Sprawdzenie poprawności załączników dotyczących rozliczeń finansowych Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 12 Zatwierdzenie części finansowej wniosku o płatność po korekcie w wersji papierowej Rektor/Kwestor/ upoważniony przez Rektora 13 Zatwierdzenie wniosku o płatność po korekcie w wersji papierowej Rektor/ upoważniony przez Rektora/ Dyrektor Działu Projektów, Zastępca Dyrektora Działu Projektów 14 Ponowne złożenie wniosku o płatność w Systemie SL2014 Osoba przygotowująca wniosek ze strony Działu Projektów 15 Otrzymanie informacji w formie elektronicznej o Osoba przygotowująca wniosek ze strony Wydziału/ zatwierdzeniu całości lub części wniosku o płatność od IW/IP Działu Projektów 16 W przypadku wydatków uznanych za niekwalifikowalne, Osoba przygotowująca wniosek// korekta kosztów w ewidencji księgowej projektu, opisu Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu 17 Zwrot środków do IW/IP 2/Lidera wraz z odsetkami Osoba przygotowująca wniosek/kierownik projektu/kwestor/rektor/ Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów/Dział Finansowy 18 Wystawienie noty obciążeniowej na Lidera w wysokości zatwierdzonych wydatków kwalifikowalnych Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 19 Archiwizacja wniosku o płatność (jednostka realizująca projekt - do wiadomości) 8. Protokoły/ raporty z przeprowadzonych kontroli/audytów Po przeprowadzeniu czynności kontrolnych, jednostka kontrolująca sporządza i przekazuje raport z przeprowadzonych czynności kontrolnych. 1 Wpływ protokołu/raportu z przeprowadzonej kontroli/audytu Kancelaria Ogólna// 2 Przekazanie zaleceń pokontrolnych do jednostek merytorycznych w celu szczegółowej analizy stanu faktycznego i ewentualnych stwierdzonych nieprawidłowości /Dyrektor ds. Projektów/Opiekun projektu/kwestor/ 3 Opracowanie i wprowadzenie postępowania naprawczego 4 Monitorowanie efektów realizacji postępowania naprawczego 5 Przechowywanie dokumentu (Opiekun projektu, Dyrektor/ Z-ca Dyrektora ds. Projektów),
9. Korekty finansowe W efekcie przeprowadzonych kontroli/audytów, zostaje sporządzona pisemna informacja pokontrolna o ewentualnych nieprawidłowościach, m.in. o nałożeniu korekty finansowej. Określa się tu szczegółowe informacje o korekcie finansowej, jej wysokości, sposobie i terminie przekazania środków, sposobie naliczenia odsetek, jeśli jest taka konieczność itd. 1 Wpływ pisma z zaleceniami pokontrolnymi/decyzją nakładającą korektę finansową w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami Kancelaria Ogólna/ jednostka organizacyjna realizująca projekt 2 Przekazanie zaleceń pokontrolnych do jednostek merytorycznych w celu szczegółowej analizy stanu faktycznego i stwierdzonych nieprawidłowości 3 W uzasadnionych przypadkach wystąpienie z odwołaniem od zwrotu środków w związku z korektą finansową /Dyrektor ds. Projektów/Opiekun projektu/kwestor/ Rektor lub upoważniona przez niego osoba/kierownik projektu//radca Prawny 4 Wystapienie do Rektora i Kwestora z prośbą o zgodę na zwrot środków w związku z korektą finansową 5 Wystapienie do Rektora i Kwestora z prośbą o zgodę na potrącenie kwoty korekty finansowej z kolejnej płatności, jeżeli jest taka możliwość 6 Akceptacja zwrotu środków Kwestor 7 Zatwierdzenie zwrotu środków Rektor lub upoważniona przez niego osoba 8 Zwrot środków Dział Finansowy 9 Sporządzenie i przekazanie do Działu Projektów dyspozycji w związku z korektą finansową 10 Korekty w odpowiednich strukturach projektu 11 Sporządzenie i przekazanie dyspozycji do Działu Księgowości Projektów w związku z korektą finansową 12 Akceptacja dyspozycji księgowej Kwestor 13 Księgowanie dyspozycji w związku z korektą finansową 14 Sporządzenie i przekazanie do Działu Księgowości Projektów korekty opisu dowodu księgowego 15 Korekta zapłaty/refundacji 16 Sporządzenie dokumentu potwierdzającego zwrot środków /Dział Księgowości Głównej 17 Przesłanie dokumentu potwierdzającego dokonanie zwrotu do instytucji nakładającej korektę finansową 18 Monitorowanie stanu faktycznego w przypadku nałożenia korekt finansowych na takie zdarzenia gospodarcze, których efekty ekonomiczne wystąpią dopiero w przyszłości 19 W przypadku stwierdzenia wystąpienia stanu faktycznego z punktu 18-tego, niezwłoczne rozpoczęcie działań tak jak w punktach od 2 do 17 i 20. / /
20 Przechowywanie dokumentu //Dział Księgowości Projektów 10. Polecenie wyjazdu służbowego - krajowego 1 Planowanie podróży służbowej sporządzenie Polecenia wyjazdu służbowego 2 Zlecenie wyjazdu służbowego, sprawdzenie pod względem legalności, celowości i gospodarności Pracownik 3 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 4 Wystąpienie z wnioskiem o zaliczkę Pracownik Kierownik jednostki polecającej pracownikowi zadanie służbowe, zgodnie z zarzadzeniem nr 30 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 20 kwietnia 2016 r. 5 Kontrola wniosku o zaliczkę Kierownik jednostki polecającej pracownikowi zadanie służbowe, zgodnie z zarzadzeniem nr 30 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 20 kwietnia 2016 r. 6 Akceptacja wniosku o zaliczkę Kwestor 7 Zatwierdzenie wniosku o zaliczkę Kanclerz 8 Realizacja wypłaty zaliczki Dział Finansowy 11. Rachunek kosztów krajowej podróży służbowej Stosowana numeracja dla dokumentu 57 57 5700000000-5799999999 1 Rozliczenie podróży służbowej sporządzenie Rachunku kosztów podróży słuzbowej 2 Kontrola pod względem merytorycznym - stwierdzenie wykonania polecenia służbowego Pracownik Bezpośredni przełożony osoby delegowanej 3 Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z Określenie wydatku strukturalnego dnia 31 marca 2011 r., z późń. zm. 4 Kontrola pod względem formalnym i rachunkowym Dział Finansowy 5 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 6 Akceptacja Kwestor 7 Zatwierdzenie Kanclerz 8 Przygotowanie do płatności Dział Finansowy 9 Realizacja płatności Dział Finansowy 10 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej 11 Przechowywanie dokumentu 12. Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych
1 Wniosek o wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego Pracownik w celu odbycia podrózy służbowej/wyjazdu 2 Wyrażenie zgody przez dysponenta środków finansowych Kierownik jednostki organizacyjnej/dysponent srodków finansowych, zgodnie załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 30 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 20 kwietnia 2016 r. 3 Decyzja kierownika jednostki: zgoda/brak zgody Kierownik jednostki/osoba upowazniona, zgodnie załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 30 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 20 kwietnia 2016 r. 4 Ewidencja przebiegu pojazdu Pracownik 5 Kontrola ewidencji przebiegu pojadów pod względem Dział Finansowy/ Dział Współpracy z Zagranicą formalnym i rachunkowym 6 Zatwierdzenie ewidecji przebiegu pojazdów Kierownik jednostki/dysponent środków finansowych 7 Dołączenie dokumentu do Rachunku kosztów krajowej podrózy słuzbowej/rachunku kosztów wyjazdu służbowego za granicę do Wniosku W/P Dział Finansowy/ Dział Współpracy z Zagranicą 8 Przechowywanie dokumentu 13. Wniosek W/P - polecenie wyjazdu służbowego za granicę Wniosek W/P jest stosowany w przypadku osób wyjeżdzających w celu uczestnictwa w konferencjach, kongresach, posiedzeniach komitetów i grup roboczych, targach i wystawach, spotkniach organizacyjnych oraz realizacji zadań związanych z prowadzeniem w sposób ciągły badań naukowych lub prac rozwojowych, a także badań wynikających z zawartej umowy o realizacji projektu. Do wniosku W/P mogą być załączone szczegółowe dokumenty uzupełniające, stosowane w specyficznych sytuacjach, co określa zarządzenie nr 26 Rektora UŚ z dnia 20 lutego 2015 r., z późn. zm. 1 Planowanie podróży służbowej sporządzenie Wniosku W/P -Pracownik polecenie wyjazdu służbowego za granicę 2 Zlecenie wyjazdu służbowego, sprawdzenie pod względem legalności, celowości i gospodarności Bezpośredni przełożony/ Kierownik jednostki organizacyjnej, zgodnie z zarzadzeniem nr 30 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 20 kwietnia 2016 r. 3 Sprawdzenie pod względem merytorycznym Kierownik Projektu 4 Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z Określenie wydatku strukturalnego dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 5 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 6 Wystąpienie z wnioskiem o zaliczkę w walucie obcej lub w walucie polskiej (za zgodą pracownika) Osoba wyjeżdżająca 7 Kontrola wniosku o zaliczkę Dział Współpracy z Zagranicą 8 Akceptacja wniosku o zaliczkę Kwestor 9 Zatwierdzenie wniosku o zaliczkę Kanclerz 10 Realizacja wypłaty zaliczki Dział Finansowy 11 Decyzja Rektora (jeśli dotyczy), godnie z zarzadzeniem nr 30/2016 Rektora UŚ Rektor/ Prorektor
14. Rachunek kosztów polecenia wyjazdu służbowego za granicę do wniosku W/P Stosowana numeracja dla dokumentu 57 57 5700000000-5799999999 1 Rozliczenie wyjazdu służbowego sporządzenie Rachunku kosztów polecenia wyjazdu służbowego za granicę do wniosku W/P Osoba wyjeżdżająca 2 Kontrola pod względem merytorycznym Kieronik jednostki organizacyjnej 3 Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z Określenie wydatku strukturalnego dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 4 Kontrola pod względem formalnym Dział Współpracy z Zagranicą 5 Kontrola pod względem rachunkowym Dział Finansowy 6 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 7 Akceptacja Kwestor 8 Zatwierdzenie Kanclerz 9 Przygotowanie do płatności Dział Finansowy 10 Realizacja płatności Dział Finansowy 11 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej 12 Przechowywanie dokumentu 15. Wniosek W/S - skierowanie za granicę Wniosek W/S jest stosowany w przypadku osób wyjeżdzających w celu prowadzenia badań naukowych, podejmowania i prowadzenia działalnosci dydaktycznej oraz w celach szkoleniowych. Do wniosku W/S mogą być załączone szczegółowe dokumenty uzupełniające, stosowane w specyficznych sytuacjach, co określa zarządzenie nr 26 Rektora UŚ z dnia 20 lutego 2015 r., z późn. zm. 1 Planowanie podróży służbowej sporządzenie Wniosku W/S -Pracownik skierowanie za granicę 2 Zlecenie wyjazdu służbowego, sprawdzenie pod względem legalności, celowości i gospodarności Bezpośredni przełożony/ Kierownik jednostki organizacyjnej, zgodnie z zarzadzeniem nr 26 Rektora UŚ z dnia 20 lutego 2015 r., z późn. zm. 3 Sprawdzenie pod względem merytorycznym Kierownik Projektu 4 Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z Określenie wydatku strukturalnego dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 5 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 6 Wystąpienie z wnioskiem o wypłatę stypendium/ryczałtu na Osoba wyjeżdżająca wyjazd 7 Kontrola wniosku o zaliczkę Dział Współpracy z Zagranicą 8 Akceptacja wniosku wypłatę stypendium/ryczałtu na wyjazd Kwestor
9 Zatwierdzenie wniosku o wypłatę stypendium/ryczałtu na Kanclerz wyjazd 10 Realizacja wypłaty stypendium/ryczałtu na wyjazd Dział Finansowy 11 Decyzja Rektora (jeśli dotyczy), godnie z zarzadzeniem nr 26/2015 Rektora UŚ, z późn. zm. Rektor/ Prorektor 16. Rachunek kosztów skierowania za granicę do Wniosku W/S Stosowana numeracja dla dokumentu 57 57 5700000000-5799999999 1 Rozliczenie wyjazdu służbowego sporządzenie Rachunku kosztów skierowania za granicę do niosku W/S Osoba wyjeżdżająca 2 Kontrola pod względem merytorycznym Kieronik jednostki organizacyjnej 3 Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z Określenie wydatku strukturalnego dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 4 Kontrola pod względem formalnym Dział Współpracy z Zagranicą 5 Kontrola pod względem rachunkowym Dział Finansowy 6 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 7 Akceptacja Kwestor 8 Zatwierdzenie Kanclerz 9 Przygotowanie do płatności Dział Finansowy 10 Realizacja płatności Dział Finansowy 11 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej 12 Przechowywanie dokumentu 17. Faktury/Rachunki dotyczące zagranicznych podróży służbowych Rodzaje dokumentów księgowych przewidzianych w systemie finansowo-księgowym: 51- Faktura zakupu materiałów 52- Faktura zakupu usług 53- Faktura zakupu środków trwałych 54-Faktura zakupu książek 61- Odlicz.VAT od materiałów 62- Odlicz.VAT od usług 63- Odlicz.VAT od środków trwałych 64- Odlicz.VAT od książek 65- Odlicz.VAT - delegacje 51-5100000000 - 5199999999 52-5200000000 - 5299999999 53-5300000000 - 5399999999 54-5400000000 - 5499999999 61-6100000000 - 6199999999 62-6200000000 - 6299999999 63-6300000000 - 6399999999 64-6400000000 - 6499999999 65-6500000000 - 6599999999
1 Dostarczenie faktur/rachunków zagranicznych po odbytej podróży zagranicznej Pracownik 2 Sprawdzenie dokumentów pod względem legalności, celowości, gospodarności oraz utworzenie zapotrzebowania w systemie ERP SAP Dział Współpracy z Zagranicą 3 Akceptacja zapotrzebowania 4 Utworzenie zamówienia i wprowadzenie do systemu MIR Dział Współpracy z Zagranicą (wstępne księgowanie) 5 Kontrola dokumentu pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności, ujęcia w planie rzeczowo - finansowym 6 7 Określenie wydatku strukturalnego Kontrola formalna i rachunkowa i przekazanie do Działu Księgowości Projektów 8 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Dział Współpracy z Zagranicą Osoba upoważniona zarządzeniemnr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. Dział Finansowy 9 Przechowywanie dokumentu 18. Nota księgowa W celu zachowania prawidłowości rozliczeń między partnerami projektu, w niektórych przypadkach określonych umową projektową, wystawia się noty księgowe na zasadach specyficznych dla danego projektu. Jest to dokument dekretowany, wysyłany na zewnątrz do kontrahenta. Dla wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów zagranicznych utworzono w systemie finansowo-księgowym odrębne rodzaje dokumentów księgowych z odrębną numeracją, narzucaną utomatycznie przez system informatyczny, specyficzną dla danego rodzaju dokumentu. Stosowana numeracja dla dokumentu 59 59 5900000000-5999999999 1 Sporządzenie i przekazanie do Działu Księgowości Projektów dyspozycji o wystawienie noty księgowej z danymi odbiorcy, terminami wymaganymi umową oraz kwotą noty, na podstawie analizy wydatków poniesionych w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy nota 2 Sporządzenie dokumentu 3 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zgodności z harmonogramem płatności 4 Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym, zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej, opatrzenie pieczęcią, datą i podpisem
5 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej 6 Akceptacja dokumentu Kwestor 7 Przechowywanie dokumentu 19. Nota księgowa (wewnętrzna) W celu prawidłowego obciążenia jedostek Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach kosztami, które ta jednostka poniosła, stosuje się wewnętrzne noty księgowe. Jest to dokument dekretowany, wewnętrzny. Dla wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów zagranicznych utworzono w systemie finansowo-księgowym odrębne rodzaje dokumentów księgowych z odrębną numeracją, narzucaną automatycznie przez system informatyczny, specyficzną dla danego rodzaju dokumentu. Stosowana numeracja dla dokumentu 57 57 5700000000-5799999999 1 Sporządzenie dokumentu po zakończeniu miesiąca kalendarzowego Osoba odpowiedzialna za rozliczenie kosztów przypadających na poszczególne jednostki 2 Sporządzenie opisu dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w projekcie zgodnie z wytycznymi programowymi. Naniesienie numeru i daty umowy projektowej, nazwy projektu, nazwy wydatku zgodnie z budżetem, kategorii wydatku, kwoty kosztu kwalifikowalnego itp. oraz opatrzenie datą i podpisem 3 Klasyfikacja wydatków strukturalnych Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 4 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 5 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, zgodności z harmonogramem działań w projekcie, sprawdzenie gospodarności, celowości i legalności z przepisami, opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem 6 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 7 Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym, zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej, opatrzenie pieczęcią, datą i podpisem Dział Finansowy 8 Akceptacja dokumentu Kwestor 9 Zatwierdzenie dokumentu Kanclerz 10 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej 11 Przechowywanie dokumentu
20. Dokument wewnętrzny Dokument wewnętrzny jest wykorzystywany do naliczania podatku VAT w nastepujących przypadkach: - w imporcie usług, - w przypadku WNT (Wewnątrzwspólnotowym Nabyciu Towarów); - w przypadku odwrotnego obciążenia podatkiem VAT. Regulacje co do terminów i zasad naliczania podatku VAT określa ustawa o VAT oraz przepisy szczegółowe. (1) SI - Czynności zrównane ze sprzedażą (2) ZV - VAT odwrotne obciążenie Stosowana numeracja dla dokumentów księgowych, analogicznie SI- ZV- (1) 31100000000-3119999999 (2) 20000000000-2999999999 1 Sporządzenie dokumentu (1); Dział Księgowości Głównej (2) 2 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, przepisami VAT oraz opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem (1) Dział Księgowości Głównej 3 Zaksięgowanie dokumentu (1) Dział Księgowości Głównej (2) 4 Klasyfikacja wydatków strukturalnych (1)Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 5 Sporządzenie opisu dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w projekcie zgodnie z wytycznymi programowymi. Naniesienie numeru i daty umowy projektowej, nazwy projektu, nazwy wydatku zgodnie z budżetem, kategorii wydatku, kwoty kosztu kwalifikowalnego itp. oraz opatrzenie datą i podpisem (1) 6 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową (1) 7 Akceptacja dokumentu (1)Kwestor 8 Zatwierdzenie dokumentu (1)Kanclerz 9 Przechowywanie dokumentu / Dział Księgowości Głównej 21. Wniosek na dostawę Zakup towaru lub usługi winien być poprzedzony złożeniem wniosku na dostawę. Jest to dokument wewnętrzny, niedekretowany, z numeracją nadawaną automatycznie przez system informatyczny. 1 Sporządzenie wniosku - wprowadzenie do systemu ERP SAP Osoba upoważniona do składania wniosków na dostawę 2 Sprawdzanie wniosku w sytemie ERP SAP pod względem formalnym i merytorycznym, zgodności z budżetem, umową, harmonogramem działań w projekcie Realizator/
3 Wydrukowanie wniosku Osoba upoważniona do składania wniosków na dostawę 4 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, zgodności z harmonogramem działań w projekcie, sprawdzenie gospodarności, celowości i legalności z przepisami, opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem Kierownik jednostki realizującej projekt/kierownik projektu 5 Klasyfikacja wydatków strukturalnych Osoba upoważniona zarządzeniemnr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 6 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 7 Akceptacja dokumentu Kwestor 8 Przekazanie wniosku do realizacji Osoba upoważniona do składania wniosków na dostawę 9 Realizacja wniosku Realizator 10 Archiwizacja dokumentu Realizator 22. Faktura VAT/Faktura VAT korygująca/rachunek/nota księgowa Faktury VAT/Faktury VAT korekty, obok Rachunków i Not księgowych są głównymi dowodami dekretowanymi zewnętrznymi, potwierdzającymi zakup towarów, świadczonych usług i realizowanych dostaw. Stanowią podstawowy dowód potwierdzający dokonanie wydatku (wraz z Wyciągiem Bankowym lub Raportem Kasowym) w realizowanym projekcie. W związku z tym, poza ogólnymi zasadami opisu i zatwierdzania tych dowodów, istnieje szereg dodatkowych wymogów formalnych nałożonych przez specyficzne przepisy np. wytyczne programowe, umowy projektowe oraz wewnętrzne uregulowania jednostki w zakresie realizacji projektów zagranicznych. Dla wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów zagranicznych utworzono w systemie finansowo-księgowym odrębne rodzaje dokumentów księgowych z odrębną numeracją, narzucaną automatycznie przez system informatyczny, specyficzną dla danego rodzaju dokumentu. Faktury VAT i inne, rozlicza się na bieżąco, z uwzględnieniem terminu płatności wskazanego na fakturze, biorąc pod uwagę także termin realizacji projektu. Rodzaje dokumentów księgowych przewidzianych w systemie finansowo-księgowym: 51- Faktura zakupu materiałów 52- Faktura zakupu usług 53- Faktura zakupu środków trwałych 54-Faktura zakupu książek 55-Nota księgowa obciążeniowa 61- Odlicz.VAT od materiałów 62- Odlicz.VAT od usług 63- Odlicz.VAT od środków trwałych 64- Odlicz.VAT od książek 65- Odlicz.VAT - delegacje Stosowana numeracja dla dokumentów księgowych, analogicznie 51-5100000000 - 5199999999 52-5200000000 - 5299999999 53-5300000000 - 5399999999 54-5400000000 - 5499999999 55-5500000000 - 5599999999 61-6100000000 - 6199999999 62-6200000000 - 6299999999 63-6300000000 - 6399999999 64-6400000000 - 6499999999
65-6500000000 - 6599999999 1 Rejestracja wpływu dokumentu do jednostki Kancelaria Ogólna/Jednostka organizacyjna Uczelni realizująca projekt 2 Przekazanie dokumentu do jednostki organizacyjnej Uczelni realizującej projekt/kierownika projektu Osoba z Kancelarii Ogólnej/ Osoba odpowiedzialna za korespondencję w jednostce organizacyjnej Uczelni 3 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, zgodności z harmonogramem działań w projekcie, sprawdzenie gospodarności, celowości i legalności z przepisami, opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej projekt/ 4 Sporządzenie opisu dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w projekcie zgodnie z wytycznymi programowymi. Naniesienie numeru i daty umowy projektowej, nazwy projektu, nazwy wydatku zgodnie z budżetem, kategorii wydatku, kwoty kosztu kwalifikowalnego itp. oraz opatrzenie datą i podpisem 5 Klasyfikacja wydatków strukturalnych Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 6 Wstępne wprowadzenie do systemu ksiegowego Realizator 7 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 8 Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym, zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej, opatrzenie pieczęcią, datą i podpisem Dział Księgowości Głównej 9 Akceptacja do zapłaty Kwestor 10 Zatwierdzenie dokumentu Kanclerz 11 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej 12 Przygotowanie do płatności w systemie finansowo-księgowym Dział Księgowości Głównej 13 Akceptacja przygotowanych płatności Kwestor 14 Realizacja płatności Dział Finansowy 15 Zaksięgowanie płatności / Dział Księgowości Głównej 16 Przechowywanie dokumentu 23. Przyjęcie środka trwałego OT Po zaksięgowaniu faktury od dostawcy, dokumentującej zakup środka trwałego, zostaje wystawiony dowód Przejęcia środka trwałego OT. Jest to dokument dekretowany, wewnętrzny, rozliczany na bieżąco, niezwłocznie po zaksięgowaniu Faktury Vat/Rachunku dokumentujących zakup środka trwałego. Stosowana numeracja dla dokumentu AS AS 8200000000-829999999
1 Sporządzenie dokumentu Dział Logistyki 2 Zatwierdzenie przez Kierownika jednostki odbierajacej Kierownik jednostki organizacyjnej 3 Zatwierdzenie przez osobę przejmującą na stan Kierownik jednostki organizacyjnej /Kierownik projektu 4 Zatwierdzenie przez osobę przekazującą Dział Logistyki 5 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności podpisów, załączników i opisów potwierdzających związek z projektem, sprawdzenie dekretacji na kontach syntetycznych i analitycznych, poprawności wskazanych źródeł finansowania i obiektów kontrolingowych oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Dział Księgowości Majątkowej 6 Przechowywanie dokumentu Dział Księgowości Majątkowej 7 Przechowywanie kopii dokumentu (dołączona do oryginału faktury dokumentującej zakup środka trwałego) 24. Rozchód wewnętrzny RW Dla udokumentowania wydania materiałów z magazynu na własne potrzeby stosuje się dowód Rozchód wewnętrzny RW. Jest to dokument dekretowany, wewnętrzny, rozliczany na bieżąco w momencie pobrania. Stosowana numeracja dla dokumentu RW RW 730000000-7399999999 1 Sporządzenie dokumentu Sekcja Gospodarki Magazynowej w Dziale Logistyki 2 Klasyfikacja wydatków strukturalnych Sekcja Gospodarki Magazynowej w Dziale Logistyki - zgodnie ze wskazaniem na zapotrzebowaniu 3 Sprawdzenie dekretacji na kontach syntetycznych i analitycznych 4 Sprawdzenie poprawności wskazanych źródeł finansowania i obiektów kontrolingowych 5 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności podpisów, załączników oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Dział Księgowości Majątkowej Sekcja Gospodarki Magazynowej w Dziale Logistyki 6 Księgowanie dowodem "Polecenie Księgowania" kwoty wydatków strukturalnych 7 Naniesienie numeru księgowego na dokument wraz z jego dekretacją i podpisem osoby wykonującej czynność Dział Księgowości Majątkowej Dział Księgowości Majątkowej
8 Sporządzenie opisu dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w projekcie zgodnie z wytycznymi programowymi. Naniesienie numeru i daty umowy projektowej, nazwy projektu, nazwy wydatku zgodnie z budżetem, kategorii wydatku, kwoty kosztu kwalifikowalnego itp. oraz opatrzenie datą i podpisem 9 Zatwierdzenie przez osobę wydającą Sekcja Gospodarki Magazynowej w Dziale Logistyki 10 Zatwierdzenie przez osobę pobierającą Jednostka organizacyjna Uczelni realizująca projekt 11 Przechowywanie dokumentu Dział Księgowości Majątkowej 25. Protokół odbioru materiałów przeznaczonych do bezpośredniego zużycia OM W celu udokumentowania przekazania matariału do bezpośredniego zużycia, wystawia się Protokół OM, przed zaksięgowaniem faktury dokumentującej zakup matariału. Jest to dokument niedekretowany, wewnętrzny. 1 Sporządzenie dokumentu Dział Logistyki 2 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, zgodności z harmonogramem działań w projekcie oraz opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej projekt/ 3 Zatwierdzenie przez osobę wydającą Dział Logistyki 4 Zatwierdzenie przez osobę pobierającą Jednostka organizacyjna Uczelni realizująca projekt 5 Przechowywanie dokumentu łącznie z fakturą dokumentującą zakup materiału 26. Wyciągi bankowe Dla większości projektów otwierane i prowadzone są wyodrębnione rachunki bankowe, zgodnie ze specyfiką danego projektu. W razie braku środków na koncie bankowym projektu, w związku z opóźnieniem wpływu transzy, możliwe są płatności z konta podstawowego Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach lub przez zasilenie konta projektu z konta podstawowego bądź realizacja płatności z konta projektu zasilającego. Zwrot kwot drogą refundacji następuje niezwłocznie po otrzymaniu opóźnionej transzy. Jest to dokument dekretowany, zewnętrzny, otrzymywany z banku, rozliczany na bieżąco. Stosowana numeracja dla dokumentu WB WB - Wyciąg bankowy 1300000000-1399999999 1 Import elektronicznych wyciagów bankowych do systemu ERP SAP Dział Finansowy 2 Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym, wydruk wersji papierowej wyciągów bankowych Dział Finansowy
3 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej 4 Przechowywanie dokumentu elektronicznego Dział Finasowy 5 Przechowywanie dokumentu papierowego 27. Polecenie księgowania Polecenie księgowania to wewnętrzny dowód własny, wystawiany w celu np. konieczności zaksięgowania dowodu źródłowego, dla którego nie ma przewidzianego osobnego rodzaju dokumentu w systemie księgowym, korekty błędów księgowych, przeksięgowań związanych np. z zamknięciem miesiąca obrachunkowego, innych czynności rozliczeniowych itp. Dla wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów zagranicznych utworzono w systemie finansowo-księgowym odrębne rodzaje dokumentów księgowych z odrębną numeracją, narzucaną automatycznie przez system informatyczny, specyficzną dla danego rodzaju dokumentu. Stosowana numeracja dla dokumentu Polecenie księgowania 5700000000-5799999999 6700000000-6799999999 1 Sporządzenie dokumentu / 2 Sporządzenie opisu dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w projekcie zgodnie z wytycznymi programowymi. Naniesienie numeru i daty umowy projektowej, nazwy projektu, nazwy wydatku zgodnie z budżetem, kategorii wydatku, kwoty kosztu kwalifikowalnego itp. oraz opatrzenie datą i podpisem 57 67 3 Klasyfikacja wydatków strukturalnych Osoba upoważniona zarządzeniemnr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 4 Sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zgodności z harmonogramem płatności, sprawdzenie zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej, opatrzenie pieczęcią, datą i podpisem (Kierownik/Z-ca Kierownika) 5 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności załączników oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Osoba księgująca z Działu Księgowości Projektów 6 Przechowywanie dokumentu 28. Storno dokumentu
W razie konieczności wystornowania błędnego zapisu księgowego, stosuje się storno dokumentu. W systemie księgowym jest to storno automatyczne, powodujące zapisy po przeciwnych stronach dekretacji w stosunku do wskazanego dowodu korygowanego. Jest to dokument dekretowany, wewnętrzny. Dla wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów zagranicznych utworzono w systemie finansowo-księgowym odrębne rodzaje dokumentów księgowych z odrębną numeracją, narzucaną utomatycznie przez system informatyczny, specyficzną dla danego rodzaju dokumentu. 6X Stosowana numeracja dla dokumentu WB 5X00000000-5X99999999 6X00000000-6X99999999 1 Sporządzenie dokumentu Sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zgodności z harmonogramem płatności, sprawdzenie zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej, opatrzenie pieczęcią, datą i podpisem 5X (Kierownik/Z-ca Kierownika) 2 3 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności załączników oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Sporządzenie właściwego w stosunku do storna opisu dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w projekcie zgodnie z wytycznymi programowymi. Naniesienie numeru i daty umowy projektowej, nazwy projektu, nazwy wydatku zgodnie z budżetem, kategorii wydatku, kwoty kosztu kwalifikowalnego itp. oraz opatrzenie datą i podpisem 4 5 Przechowywanie dokumentu 29. Polecenie przelewu Wewnętrzny dokument stosowany do realizacji dyspozycji płatności z różnych tytułów np. refundacje środków, przelew podatku do US, składek do ZUS. Sporządzenie dokumentu /Dział Księgowości 1 Głównej/Dział Finansowy/Dział Płac 2 Akceptacja dokumentu Kwestor 3 Zatwierdzenie dokumentu Kanclerz 4 Realizacja polecenia przelewu Dział Finansowy 5 Zaksięgowanie dokumentu natępuje przy Wyciągu bankowym (pkt.26) /Dział Księgowości Głównej 6 Przechowywanie dokumentu /Dział Księgowości Głównej
Dla prawidłowego udokumentowania różnych form zatrudnienia pracowników świadczących pracę na rzecz projektów, stosuje się typowe dokumenty wykorzystywane do tego celu w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z zachowaniem dodatkowych wymogów określonych w wytycznych programowych, specyficznych dla danego projektu. 30. Umowa zlecenie/o dzieło/umowa o świadczenie usług Jest to wewnętrzny dokument niedekretowany. 1 Sporządzenie dokumentu Osoba odpowiedzialna w projekcie za sporządzenie dokumenu 2 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, zgodności z harmonogramem działań w projekcie, sprawdzenie gospodarności, celowości i legalności z przepisami, opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem 3 Sprawdzenie zgodności z ustawą - Prawo zamówień publicznych Jednostka organizacyjna Uczelni realizująca projekt 4 Klasyfikacja wydatków strukturalnych Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 5 Sprawdzenie zgodności z projektem, budżetem, umową 6 Akceptacja dokumentu Kwestor 7 Zawarcie umowy Wykonawca Rektor/Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej projekt 8 Przechowywanie dokumentu Dział Płac/jednostka organizacyjna Uczelni realizująca projekt/biuro Projektu 31. Rachunek - do umowy zlecenia/o dzieło/o świadczenie usług Jest to wewnętrzny dokument niedekretowany. 1 Sporządzenie dokumentu, opatrzenie datą i podpisem Wystawca rachunku 2 Klasyfikacja wydatków strukturalnych Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r., z późn. zm. 3 Potwierdzenie wykonania pracy zgodnie z umową, sprawdzenie pod względem merytorycznym i zatwierdzenie do wypłaty 4 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, zgodności z harmonogramem działań w projekcie oraz opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem 5 Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym Dział Płac 6 Wprowadzenie do systemu finansowo-księgowego ERP SAP Dział Płac danych w celu rozliczenia wynagrodzeń 7 Przechowywanie dokumentu Dział Płac Osoba wyznaczona w umowie do potwierdzenia wykonania pracy Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej projekt/ Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej projekt
32. Umowa/aneks do istniejącego stosunku pracy, wniosek o ztrudnienie/o przyznanie premii/dodatku Jest to wewnętrzny dokument niedekretowany. 1 Sporządzenie dokumentu Dział Spraw Osobowych i Socjalnych/Kierownik projektu/ 2 Zatwierdzenie dokumentu Rektor Sprawdzenie zgodności z projektem, budżetem, umową /Dział Budżetowania i Kontrolingu 3 projektową 4 Przechowywanie dokumentu Dział Spraw Osobowych i Socjalnych/Dział Płac 33. Lista płac Jest to wewnętrzny dokument dekretowany. Stosowana numeracja dla dokumentu HR HR 4300000000-4399999999 1 Sporządzenie listy płac na podstawie umowy o pracę, wniosku premiowego, dodatku uczelnianego, rachunku do zawartej umowy Dział Płac 2 Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym, zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej, opatrzenie pieczęcią, datą i podpisem Dział Płac 3 Akceptacja dokumentu Kwestor 4 Zatwierdzenie dokumentu Kanclerz 5 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności podpisów, załączników i opisów potwierdzających związek z projektem, sprawdzenie dekretacji na kontach syntetycznych i analitycznych, poprawności wskazanych źródeł finansowania i obiektów kontrolingowych oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Dział Płac 6 Sporządzenie opisu dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w projekcie zgodnie z wytycznymi programowymi. Naniesienie numeru i daty umowy projektowej, nazwy projektu, nazwy wydatku zgodnie z budżetem, kategorii wydatku, kwoty kosztu kwalifikowalnego itp. oraz opatrzenie datą i podpisem 7 Realizacja płatności Dział Finansowy 8 Przechowywanie dokumentu Dział Płac
34. Protokół zdawczo-odbiorczy Jest to wewnętrzny dokument niedekretowany. L.p. Rodzaj czynności Osoba odpowiedzialna 1. Sporządzenie dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni 2. Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, zgodności z harmonogramem działań w projekcie oraz opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem 3. Zatwierdzenie przez wykonawcę Wykonawca 4. Zatwierdzenie przez osobę przyjmującą Osoba przyjmująca 5. Przechowywanie dokumentu Dział Płac 35. Karta czasu pracy Jednostka organizacyjna Uczelni (Kierownik projektu/zadania) Jest to wewnętrzny dokument niedekretowany. 1 Sporządzenie dokumentu Jednostka organizacyjna Uczelni realizująca projekt/biuro Projektu 2 Wystawienie karty czasu pracy Wykonawca 3 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, zgodności z harmonogramem działań w projekcie oraz opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem 4 Sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zgodności z harmonogramem płatności, sprawdzenie zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej, opatrzenie pieczęcią, datą i podpisem Dział Spraw Osobowych i Socjalnych 5 Zatwierdzenie dokumentu 6 Przechowywanie dokumentu Dział Płac/Dział Spraw Osobowych i Socjalnych Obowiązek stosowania przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych określa próg 30.000 euro. Zamówienia publiczne udzielane są zgodnie z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach. 36. Wniosek w sprawie wszczęcia postępownia o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o Prawo zamówień publicznych 1 Zgłoszenie zapotrzebowania udzielenia zamówienia publicznego Wnioskodawca zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uczelni 2 Sporządzenie wniosku PP Realizator, zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uczelni 3 Potwierdzenie środków Kwestor 4 Powołanie Komisji przetargowej Dział Zamówień Publicznych
37. Umowa dotycząca zamówienia publicznego realizowanego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości powyżej 30.000 euro) 1 Opracowanie dokumentacji SIWZ Dział Zamówień Publicznych 2 Wzór umowy Parafowany przez Zespół Radców Prawnych 3 Sprawdzenie SIWZ oraz wzoru umowy pod względem zgodności z umową o dofinansowanie i wymaganiami Wnioskodawcy Komisja przetargowa 4 Zatwierdzenie dokumentu Rektor/Kanclerz zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uczelni 5 Sporządzenie ostatecznej umowy Dział Zamówień Publicznych 6 Potwierdzenie zgodności z wytycznymi oraz wymaganiami Realizator SIWZ 7 Sprawdzenie pod względem formalno prawnym Zespół Radców Prawnych 8 Akceptacja dokumentu Kwestor 9 Zawarcie umowy Rektor/Kanclerz zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uczelni 10 Przechowywanie dokumentacji przetargowej Dział Zamówień Publicznych 11 Przechowywanie umowy Realizator 38. Prawo zamówień publicznych (dotyczy postępowań o zbilansowanej w skali Uczelni wartości poniżej 30.000 euro) 1 Rozeznanie rynku Realizator, zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uczelni 2 Wniosek PU Realizator, zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uczelni 3 Zatwierdzenie wniosku Kanclerz, zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uczelni 4 Sporządzenie umowy Realizator, zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uczelni 5 Akceptacja umowy Kwestor 6 Podpisanie umowy Kanclerz, Zespół Radców Prawnych 7 Przechowywanie dokumentów Realizator