Załącznik do Zarządzenia Nr 8/2012 Dyrektora Parku Krajobrazowego Puszczy Rominckiej z dnia 29.11.2012 r. 1 Niniejszy regulamin, zwany dalej Regulaminem, określa zasady i tryby postępowania w sprawach udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro realizowanych przez Park Krajobrazowy Puszczy Rominckiej w ramach projektu pn. Ochrona cennych zasobów przyrodniczych na terenie parków krajobrazowych Pomorza, Kujaw, Warmii i Mazur przed nadmierną i niekontrolowaną presją turystów. 2 Przygotowanie postępowania 1. Przygotowanie i przeprowadzanie postępowania o udzielenie zamówienia powinno nastąpić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 2. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 3. Osoby biorące udział w przeprowadzeniu postępowania i udzieleniu zamówienia podlegają wyłączeniu w przypadku zaistnienia okoliczności wymienionych w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu. 4. Osoby biorące udział w przeprowadzeniu postępowania i udzieleniu zamówienia każdorazowo składają oświadczenie o niepodleganiu wyłączeniu z postępowania według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu. 5. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 3, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania. 6. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności, mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. 7. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. 8. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i nie można opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny".
9. Opisu przedmiotu zamówienia dokonuje pracownik, który składa wniosek o zakup. Wzór wniosku o zakup stanowi załącznik 2 do Regulaminu. 10. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. 11. Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedur określonych w 4 lub ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 12. Szacowania wartości zamówienia dokonuje pracownik, który składa wniosek o zakup. 13. Szacowanie wartości zamówienia odbywa się poprzez weryfikację aktualnych cen rynkowych dla zamówień analogicznych do planowanego w oparciu o informacje możliwe do uzyskania, w szczególności na podstawie: ofert nadesłanych przez potencjalnych wykonawców, wydruków ze stron internetowych przedstawiających oferowane przez potencjalnych wykonawców ceny, cenników otrzymanych lub zebranych w punktach handlowych wykonawców, umów z lat poprzednich obejmujących analogiczne zamówienie. 14. W przypadku szacowania wartości zamówienia na podstawie zebranych ofert lub cenników za szacunkową wartość zamówienia uznaje się średnią z uzyskanych ofert lub cenników. O ile jest to możliwe średnia powinna zostać ustalona na podstawie co najmniej 3 ofert lub cenników. 15. Pracownik odpowiedzialny za dokonanie zakupu zobowiązany jest do sporządzenia notatki dokumentującej termin i sposób szacowania. Wzór notatki stanowi załącznik 3 do Regulaminu. 16. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień, ustalany będzie każdorazowo, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 17. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 18. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, przed wszczęciem postępowania dokonuje się ponownego ustalenia wartości zamówienia. 19. Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 20. Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji. 21. Jeżeli zamówienie obejmuje usługi bankowe lub inne usługi finansowe, wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia. 22. Jeżeli zamówienia udziela się na czas: 1) nieoznaczony, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia; 2) oznaczony: a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona
z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia; b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, a w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy nabywane na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego. 3 Zamówienia nie przekraczające kwoty 2.000 złotych netto 1. Zamówienia o wartości nie przekraczającej kwoty 2.000 złotych netto, winny być udzielane zgodnie z zasadą celowości, gospodarności i uzyskania najlepszych efektów przy możliwie najniższych kosztach. 2. W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza 2.000 zł netto przeprowadzenie rozeznania rynku nie jest wymagane. 3. Realizacja zamówień, o których mowa w ust. 1, powinna uwzględniać łączną wartość zamówień tego samego rodzaju, realizowanych w ramach projektu. 4. Osoba odpowiedzialna za realizację zamówienia, o którym mowa w ust. 1, obowiązana jest do traktowania na równych zasadach wszystkich wykonawców ubiegających się o jego realizację. 5. Osoba dokonująca zamówienia sporządza pisemny wniosek w sprawie dokonania zamówienia wraz z uzasadnieniem. Po uzyskaniu akceptacji Dyrektora osoba ta przystępuje do realizacji zamówienia. Akceptacja ze strony Dyrektora stanowi warunek realizacji zamówienia, chyba że istnieje pilna konieczność jego udzielenia lub inne uzasadnione okoliczności, uniemożliwiające uzyskanie wspomnianej zgody. 6. Każdy zakup w ramach Projektu, o którym mowa w 1, musi być zgodny z planem finansowym Projektu. 4 Zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 2.000 zł netto a nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro. 1. Do udzielania zamówień o wartości przekraczającej kwotę 2.000 zł netto, a nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, stosuje się zasady określone w ust. 2-22 przy uwzględnieniu postanowień 2. 2. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia po dokonaniu szacowania jego wartości, sporządzeniu i podpisaniu wniosku o zakup, przedkłada go do zatwierdzenia Dyrektorowi oraz Głównemu Księgowemu celem potwierdzenia posiadanych środków finansowych w planie finansowym, zaopiniowania zamówienia pod względem zgodności z niniejszym Regulaminem i oraz podjęcia decyzji o realizacji zamówienia. 3. Po podjęciu decyzji o realizacji zamówienia pracownik odpowiedzialny za jego realizację przystępuje do rozeznania rynku, z zastrzeżeniem ust. 4 i 5. 4. W przypadku, gdy rozeznanie rynku nie jest możliwe, pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia zobowiązany jest udokumentować okoliczności uniemożliwiające przeprowadzenie rozeznania rynku oraz uzasadniające konieczność udzielenia zamówienia bez rozeznania rynku oraz uzyskać zgodę Dyrektora na realizację zamówienia bez przeprowadzenia analizy rynku.
5. Wymóg rozeznania rynku nie ma zastosowania do indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji, przy czym za indywidualne formy podnoszenia kwalifikacji uważa się te, które nie są organizowane w całości na zlecenie Parku i w których uczestniczy nie więcej niż 5 pracowników Parku. 6. Rozeznanie rynku następuje poprzez zaproszenie do składania ofert w co najmniej dwóch z następujących form : 1) w drodze zapytania ofertowego kierowanego do minimum 3 wykonawców w formie pisemnej lub drogą elektroniczną z podaniem terminu składania ofert, 2) w drodze zaproszenia do składania ofert zamieszczonego na tablicy ogłoszeń Parku, 3) w drodze ogłoszenia o zamówieniu zawierającego zaproszenie do składania ofert zamieszczonego na stronie internetowej Parku. 7. Ogłoszenie o zamówieniu powinno zawierać co najmniej opis przedmiotu zamówienia, kryteria wyboru oferty oraz termin realizacji zamówienia. Minimalny zakres zapytania ofertowego określa wzór zapytania ofertowego stanowiący załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu. 8. Minimalny termin składania ofert wynosi 7 dni. Osoba prowadząca postępowanie jest zobowiązana do wyznaczenia terminu ofert zapewniającego wykonawcom odpowiedni czas na zapoznanie z opisem przedmiotu zamówienia oraz przygotowanie i złożenie oferty. 9. Oferty mogą być składane wyłącznie w formie pisemnej, za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem ust. 11. Za formę pisemną uznaje się ofertę opatrzoną własnoręcznym podpisem osoby upoważnionej do złożenia oferty w imieniu Wykonawcy. 10. Za dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku uznaje się również wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych Wykonawców oraz informacje handlowe otrzymane od Wykonawców z ich inicjatywy, o ile zawierają datę wydruku lub datę wpływu oraz datę obowiązywania cennika. 11. Pracownik zobowiązany jest rozpatrzyć wszystkie oferty zgłoszone w wyznaczonym terminie. 12. Oferta oceniana jest zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny ofert. Są nimi: cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia. 13. W przypadku, gdy oferty są niejednoznaczne, niejasne lub budzą wątpliwości pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia niezwłocznie zwraca się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty w odpowiednim terminie nie krótszym niż 7 dni. 14. W przypadku stwierdzenia w ofercie braków, które można uzupełnić, pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia niezwłocznie zwraca się do Wykonawcy o uzupełnianie oferty w odpowiednim terminie nie krótszym niż 7 dni. Uzupełnienie oferty po tym terminie skutkuje rozpatrzeniem oferty bez uwzględnienia dokonanego uzupełnienia. 15. W przypadku stwierdzenia w ofercie omyłek rachunkowych, pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia może poprawić omyłki rachunkowe za wyraźną zgodą Wykonawcy. 16. W przypadku oferty złożonej po wyznaczonym terminie oferta nie podlega rozpatrzeniu.
17. Wymóg dokonania rozeznania rynku uważa się za spełniony w przypadku, gdy w odpowiedzi na zapytanie ofertowe lub poprzez dokonanie wydruków ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych Wykonawców lub zebranie informacji handlowych otrzymanych od Wykonawców z ich inicjatywy uzyska się minimum 2 ważne oferty, tj. oferty spełniające wymogi określone w zaproszeniu do składania ofert, z zastrzeżeniem ust. 19. 18. W przypadku ogłoszenia o zamówieniu zawierającego zaproszenie do składania ofert zamieszczonego na stronie internetowej Parku wymóg dokonania rozeznania rynku uważa się za spełniony w przypadku, gdy w odpowiedzi na nie złożona została co najmniej 1 ważna oferta, tj. oferta spełniająca wymogi określone w zaproszeniu do składania ofert. 19. Zakres i sposób dokonania rozeznania rynku uzależnione są od charakteru przedmiotu zamówienia oraz jego wartości, przy czym każdorazowo muszą być spełnione zasady konkurencyjności, jawności, niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia, równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich oraz efektywności ponoszonych wydatków. 20. Z dokonanego wyboru Wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa na realizację zamówienia, sporządza się notatkę, którą podpisuje pracownik oraz Dyrektor. Wzór notatki stanowi załącznik 5 do Regulaminu. 21. Po wyborze wykonawcy zawierana jest umowa na realizację zamówienia. 22. Umowa na realizację zamówienia zawierana jest w formie pisemnej, z zastrzeżeniem ust. 23. 23. Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej, za które uważa się w szczególności zakup biletów lub umowy dotyczące form podnoszenia kwalifikacji (np. szkolenia, studia), których wartość nie przekracza 5000 zł bez podatku od towarów i usług. 5 Udostępnianie regulaminu Niniejszy regulamin jest udostępniany na stronie internetowej Parku.