UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W OPARCIU O ZASADĘ KONKURENCYJNOŚCI. 1. Zasady ogólne

Transkrypt

1 R E G U L A M I N UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W OPARCIU O ZASADĘ KONKURENCYJNOŚCI PRZEZ SPA ZONE SP. Z O.O. Z SIEDZIBĄ W WIELICZCE. 1. Zasady ogólne 1. Niniejszy Regulamin ma zastosowanie do udzielania zamówień realizowanych przez Przedsiębiorcę w ramach inwestycji współfinansowanych z Unii Europejskiej lub innych mechanizmów i instrumentów finansowych. 2. Przedsiębiorca, nie jest podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy prawo zamówień publicznych do stosowania jej przepisów, przy przygotowaniu i przeprowadzaniu postępowania o udzielenie zamówienia przekraczającego wartość ,00 zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Zobowiązany jest jednak do przestrzegania następujących zasad: 1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania Oferentów i przejrzystości prowadzonych postępowań, 2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów i instrumentów finansowych udzielane są na podstawie niniejszego Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z obowiązujących przepisów prawa lub dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. 4. Przedsiębiorca wykonując czynności związane z udzieleniem zamówienia zobowiązany jest do zachowania bezstronności i obiektywizmu. 5. Za przestrzeganie przepisów niniejszego Regulaminu odpowiedzialny jest Przedsiębiorca. 6. Przedsiębiorca przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia w sposób transparentny. W tym celu zobowiązany jest do zapewnia wszystkim Oferentom takiego samego dostępu do informacji dotyczących danego zamówienia, żeby żaden Oferent nie był uprzywilejowany względem drugiego. 7. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie mogą zawężać konkurencji poprzez ustanawianie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji Oferentów. 2. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia 1. Przed wszczęciem postępowania o udzielenia zamówienia Przedsiębiorca zobowiązany jest do oszacowania wartości zamówienia z należytą starannością z uwzględnieniem ewentualnych zamówień uzupełniających. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Oferenta, bez podatku od towarów i usług. 1

2 3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4 poniżej, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod: 1) analizy aktualnych cen na rynku zamawianych dóbr, w tym celu należy przeprowadzić rozeznanie rynku wśród co najmniej trzech potencjalnych Oferentów danego zamówienia. W przypadku, gdy na rynku nie istnieje trzech potencjalnych Oferentów, należy przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt. 2) analizy wartości zamówień złożonych w postępowaniach o udzielenie zamówień przeprowadzonych w terminie wskazanym w art. 35 ust. 1 ustawy prawo zamówień obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, jeśli ich Oferenci zostali wybrani w procedurze konkurencyjnej. 4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi. 5. Zabroniony jest podział zamówienia skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej, przy czym szacując wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia następujących przesłanek: 1) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, 2) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie, 3) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego Oferenta. 6. W przypadku udzielenia zamówienia na usługi lub dostawy w częściach bądź powtarzające się okresowo (z określonych względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych), wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych zamówień tego samego rodzaju: 1) udzielonych w terminie poprzedzających 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, 2) których Przedsiębiorca zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. 7. Oszacowana wartość zamówienia powinna być ważna w chwili publikacji ogłoszenia o zamówieniu, zgodnie z art. 35 ustawy prawo zamówień publicznych. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na ustaloną już wartość zamówienia, przed wszczęciem postępowania należy dokonać ponownego oszacowania jego wartości. Sposób oszacowania wartości zamówienia powinien zostać udokumentowany. 3. Opis przedmiotu zamówienia Przedsiębiorca dokonuje opisu przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, w szczególności w sposób nie utrudniający uczciwej konkurencji. Opis przedmiotu zamówienia nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i zostało określone zakresem równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego Oferenta, który 2

3 zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji). Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV), o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) oraz dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczące procedur udzielenia zamówień w zakresie zmiany CPV. 4. Terminy Terminy odnoszące się do udzielenia zamówienia ustalane są zgodnie z prawem krajowym oraz unijnym, a także w przypadku udzielania zamówień ze środków Unii Europejskiej z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , w sposób umożliwiający ich dotrzymanie (dotyczy to zarówno skracania, jak i wydłużania terminów). Podczas ustalania terminów należy wziąć pod uwagę złożoność postępowania o udzielenie zamówienia, charakter i przedmiot zamówienia, a także czas niezbędny do przygotowania i złożenia oferty, z tym, że w przypadku dostaw lub usług termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia upublicznienia zamówienia, a w przypadku robót budowlanych nie krótszy niż 14 dni. Termin 7 lub 14 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia. 5. Wszczęcie procedury 1. Przedsiębiorca wszczyna procedurę o udzielenie zamówienia poprzez upublicznienie zapytania ofertowego zawierającego: 1) nazwę (firmę) oraz adres Przedsiębiorcy, 2) tryb udzielenia zamówienia, 3) termin nadsyłania ofert i wykonania zamówienia, 4) opis przedmiotu zamówienia, 5) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe, 6) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Oferenci w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, 7) termin związania ofertą, 8) opis kryteriów, którymi Przedsiębiorca będzie się kierował przy wyborze oferty, 9) miejsce i termin składania ofert, 10) ogólne warunki umowy lub wzór umowy, jeżeli Przedsiębiorca wymaga od Oferenta, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia na takich warunkach. 2. Przedsiębiorca może zastrzec obowiązek osobistego wykonania przez Oferenta: 1) kluczowych części zamówienia na usługi lub roboty budowlane, 3

4 2) prac związanych z rozmieszczeniem i instalacją w ramach zamówień na dostawy. 3. Przedsiębiorca upublicznia zapytania ofertowe: 1) na swojej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie, i/lub 2) na stronie internetowej 4. Oferent może zwrócić się do Przedsiębiorcy o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Przedsiębiorca jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. 5. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął po upływie terminu składania ofert, o którym mowa w ust. 4 powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Przedsiębiorca może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 6. Wybór Oferenta 1. Oferent może złożyć jedną ofertę na jedno zapytanie ofertowe. 2. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej bądź za zgodą Przedsiębiorca w formie elektronicznej. 3. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. 4. Oferent jest związany złożoną ofertą przez okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 5. Oferent samodzielnie lub na wniosek Przedsiębiorcy może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Przedsiębiorca może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. 6. Przedsiębiorca odrzuca oferty, gdy ich treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego bądź stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia lub jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 7. Przedsiębiorca wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w treści zapytania ofertowego. 8. Kryteriami wyboru Oferenta są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności: 1) jakość, 2) funkcjonalność, 3) parametry techniczne, 4) aspekty środowiskowe, 5) aspekty społeczne, 6) aspekty innowacyjne, 7) koszty eksploatacji, 8) serwis, 9) termin wykonania zamówienia, 10) termin udzielonej gwarancji jakości i rękojmi, 4

5 11) doświadczenie Oferenta, 12) poziom wiedzy specjalistycznej Oferenta. 6. Udzielenie zamówienia 1. Zamówienia udziela się Oferentowi wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu. 2. Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Przedsiębiorca informuje Oferenta o wyborze jego oferty, wskazując: 1) kwotę, którą Przedsiębiorca zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, 2) sposób wyboru Oferenta, 3) nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania oraz adres wybranego Oferenta, a także uzasadnienie jego wyboru, 4) cenę wybranej oferty. 3. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy lub umowy warunkowej w formie pisemnej, w terminie wskazanym przez Przedsiębiorcę. Umowę z Oferentem podpisuje Przedsiębiorca lub upoważniona przez niego osoba. 4. W przypadku, gdy Oferent nie przystąpi do zawarcia umowy w terminie wskazanym przez Przedsiębiorcę bądź odmówi jej zawarcia, Przedsiębiorca może wybrać Oferenta, który uzyskał kolejną największą ilość punktów. 5. Umowę lub umowę warunkową sporządza się co najmniej w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla Oferenta, a dwa dla Przedsiębiorcy. 6. Informację o wyborze Oferenta zamieszcza się na stronie internetowej Przedsiębiorcy i/lub na stronie internetowej niezwłocznie po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty oraz przekazuje się ją Oferentom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe. 7. Dokumentowanie postępowań 1. Przedsiębiorca dokumentuje ustalenie szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na jej weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w 1 ust W trakcie przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia Przedsiębiorca sporządza notatki służbowe wraz z załączonymi do nich dokumentami przetargowymi zawierającymi m.in.: 1) opis zapytania ofertowego, 2) potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych Oferentów, 3) oferty Oferentów, 4) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów, 5) cenę i inne istotne elementy ofert, 6) wskazanie wyboru oferty. 3. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, Przedsiębiorca przechowuje przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. 5

6 8. Odstąpienie od stosowania Regulaminu 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Przedsiębiorca może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez Przedsiębiorcę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia. 3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów i instrumentów finansowych. 6