Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy Opis Przedmiotu Planowanego Zamówienia dotyczący dostawy materiałów informacyjno-promocyjnych tj. kompleksowego wykonania zestawów dla Beneficjentów Start Box w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020 I. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów informacyjno-promocyjnych polegająca na kompleksowym wykonaniu zestawów dla Beneficjentów RPO WM Start Box ów, składających się z: teczki z rączką (box), wizytówki, etykiety, długopisu, pendrive oraz broszury na spirali. II. Cele realizacji zamówienia 1. Cel nadrzędny komunikacji Funduszy Europejskich: wsparcie wykorzystania środków z RPO WM dla realizacji celów rozwojowych regionu. 2. Cele szczegółowe komunikacji Funduszy Europejskich: 1) aktywizacja mieszkańców województwa mazowieckiego do ubiegania się o wsparcie z Funduszy Europejskich w ramach RPO WM poprzez skuteczne dotarcie do wybranych grup docelowych, 2) wsparcie beneficjentów programu w realizacji projektów, 3) zapewnienie mieszkańcom województwa mazowieckiego informacji na temat projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich, 4) zapewnienie szerokiej akceptacji mieszkańców dla działań rozwojowych realizowanych przy pomocy Funduszy Europejskich w województwie mazowieckim. 3. Bezpośrednie cele szczegółowe realizacji zamówienia: 1) informowanie o możliwościach i zakresie dofinansowania realizacji projektów z RPO WM, 2) zwiększenie rozpoznawalności marki Fundusze Europejskie, 3) poprawienie odbioru i komunikatywności przekazów dotyczących Funduszy Europejskich, 4) przełamanie bariery przed zaangażowaniem się w długotrwały proces niezbędny do otrzymania wsparcia finansowego funduszy przy braku stuprocentowej pewności ich otrzymania chcemy, aby osoby zainteresowane wsparciem z funduszy europejskich zaczęły myśleć, że opłaca się podjąć taką próbę, bo fundusze unijne są bardziej konkurencyjne od innych źródeł finansowania inwestycji, ponieważ dają możliwość otrzymania dotacji lub skorzystania ze zwrotnych instrumentów finansowych na preferencyjnych warunkach. III. Zakres i termin wykonania zamówienia 1. Zakresem przedmiotu zamówienia jest wykonanie i dostawa materiałów informacyjno-promocyjnych. Założenia przedstawione w SOPZ są minimalne. Każdy projekt musi być dostosowany do formy/założenia/przeznaczenia wyodrębnionego szczegółowo w niniejszej specyfikacji. Strona 1 z 10
2. Do zadań Wykonawcy będzie należało: a) opracowanie projektów, opracowanie graficzne, modyfikacje, korekty, przygotowanie do druku, teczki (box) oraz broszury, b) druk teczki (box), broszury, wizytówki, etykiety grzbietowej, c) zapewnienie długopisów, pendrive, kieszonek, pozostałych elementów, d) konfekcjonowanie poszczególnych elementów zestawu do teczki, e) pakowanie, dostawa wraz z rozładunkiem. 3. Po zawarciu umowy Wykonawca każdorazowo dostarczy do modyfikacji, wyboru i ostatecznej akceptacji Zamawiającego: a) opracowany projekt teczki (box) w formie elektronicznej, b) opracowany projekt broszury na spirali w formie elektronicznej, c) opracowany projekt wizytówki w formie elektronicznej, d) opracowany projekt etykiety do kieszeni grzbietowej w formie elektronicznej, e) próbki/propozycje elementów do box u tj.: rączki, kieszonek (na wizytówkę, na grzbiet, na pendrive), uchwytu na długopis, długopisu, pendrive, zamknięcia teczki oraz próbki elementów do broszury tj.: spirali, okładki z PP. Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego, która warunkuje rozpoczęcie procesu produkcji. Dostarczone próbki stanowią wzór i nie podlegają zwrotowi. f) proof y w standardzie Ugra Fogra (w przypadku materiałów drukowanych). 4. Po zawarciu umowy Wykonawca w ciągu 10 dni przygotuje i przedstawi Zamawiającemu wstępny harmonogram realizacji zamówienia opracowany zgodnie z preferencjami i sugestiami Zamawiającego i obejmujący wszystkie etapy oraz przedmioty zamówienia. 5. Dostawy materiałów informacyjno-promocyjnych będą się odbywały sukcesywnie, na koszt i ryzyko Wykonawcy, jednak nie więcej niż w 3 transzach. Pierwsza transza zostanie dostarczona w terminie nieprzekraczającym 56 dni kalendarzowych (liczonych od dnia akceptacji projektów i proof ów), natomiast ostatnia dostawa nastąpi nie później niż do 12 grudnia 2018 r. Poszczególne terminy oraz nakłady dostaw zostaną ustalone zgodnie z preferencjami i wymaganiami Zamawiającego. Miejscem dostawy jest siedziba Zamawiającego w Warszawie. 6. Całość zamówienia będzie realizowana w terminie od dnia zawarcia umowy do 12 grudnia 2018 r. IV. Specyfikacja techniczna przedmiotu zamówienia 1. Teczka (box) z rączką: Nakład: 700 szt.; Format teczki po złożeniu: 320 x 245 mm (+/-1 mm) + grzbiet 7 cm (+/-1 mm), frontowa klapka teczki (zamykająca) sięgająca do dolnej krawędzi teczki, kształt i wielkość boczków muszą zabezpieczać dokumenty przed ich wypadaniem; Korpus i boczki: wzmocniona tektura lita minimum 2 mm, dwustronnie gładzona, kaszerowana wydrukami na kredzie; Oklejka: kreda minimum 150 g/m 2, zadrukowana 4+0 (CMYK), pokryta folią Soft Touch (tzw. satynowaną), lakier UV punktowo; Strona 2 z 10
Wyklejka: kreda minimum 150 g/m 2, zadrukowana 4+0 (CMYK), pokryta folią Soft Touch (tzw. satynowaną); Mocowanie boczków: przymocowane za pomocą nitów do korpusu; Zamknięcie: zaproponowane przez Wykonawcę. Uwaga: zapięcie teczki musi gwarantować bezpieczne zamknięcie teczka po całkowitym wypełnieniu nie może się samoistnie otwierać, zatem rodzaj i technika zamknięcia muszą być tak dobrane, by spełnić powyższy warunek; Rączka: plastykowa, ruchoma tzn. umożliwiająca ruch w zakresie 90 o. Kolorystyka rączki dopasowana do projektu teczki - wybór i akceptacja nastąpi po opracowaniu projektu; Inne: wykrojnik, sztancowanie, bigowanie, klejenie, nitowanie, introligatornia; Projekt: zadaniem Wykonawcy będzie zaprojektowanie, modyfikacja i korekta teczki (Box u) na podstawie wytycznych, sugestii, key visual u oraz elementów graficznych przekazanych przez Zamawiającego. Projekt musi uzyskać ostateczną akceptację Zamawiającego, która warunkuje rozpoczęcie produkcji. Proof w standardzie Ugra Fogra z teczki (Box u): środek + wnętrze tj. łącznie 2 proofy w formacie A3. Uwaga: po podpisaniu umowy Wykonawca zaproponuje wzór (kształt) teczki, który musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Przykład graficzny teczki z frontową klapką (zamykającą) sięgającą do dolnej krawędzi teczki Przykład graficzny rączki (nie stanowi obligatoryjnego wzoru): Strona 3 z 10
2. Elementy dodatkowe teczki wklejane/mocowane na wewnętrznej stronie okładki zamykającej teczkę (box): a) uchwyt na długopis Ilość 700 szt., trwale przyklejany/ mocowany na stałe do teczki (box a), konstrukcja elastyczna pozwalająca na stabilne umocowanie długopisów o różnej średnicy. Uwaga: po podpisaniu umowy Wykonawca zaproponuje model/wzór uchwytu, który musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Przykład graficzny uchwytu (nie stanowi obligatoryjnego wzoru): b) długopis Ilość 700 szt., standardowy wymiar, wykonany w całości z metalu lub aluminium (bez dodatków plastykowych), wkład w kolorze niebieskim, kolorystyka długopisu dopasowana do projektu teczki, mechanizm włącz/wyłącz automatyczny (poprzez przycisk). Uwaga: po podpisaniu umowy Wykonawca zaproponuje model i wzór długopisu, który musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Zamawiający nie wymaga nadruku (obrendowania) długopisu. Przykład graficzny (nie stanowi obligatoryjnego wzoru): c) kieszeń wizytówkowa oraz wizytówka Ilość: 700 kmpl., kieszeń: format 10 x 6 cm (+/-5 mm), wykonana z samoprzylepnego, transparentnego pcv, otwarty dłuższy lub krótszy bok umożliwiający wsunięcie wizytówki, trwałe klejenie kieszeni wizytówkowej do teczki. Uwaga: po podpisaniu umowy Wykonawca zaproponuje wzór kieszeni, która musi uzyskać akceptację Zamawiającego, wizytówka: format 8,5 cm x 5,5 cm (+/-2 mm), papier kredowy matowy minimum 350 g/ 2, nadruk 4+0 (CMYK), konfekcjonowanie wizytówek do kieszeni wizytówkowej, projekt wizytówki: opracowany na podstawie wytycznych i key visual u Zamawiającego. Strona 4 z 10
Przykład graficzny (nie stanowi obligatoryjnego wzoru): d) kieszeń na pendrive wraz z pendrive Ilość: 700 kmpl., kieszeń na pendrive: wykonana z samoprzylepnego, transparentnego pcv, umożliwiająca wsunięcie i stabilne umieszczenie pendrive, trwałe klejenie kieszeni do teczki, konfekcjonowanie pendrive do kieszonek, pendrive: pojemność minimum 8 GB, niewielkich rozmiarów, wykonany z aluminium lub połączenia aluminium z tworzywem sztucznym, element (np. kółeczko) umożliwiający przymocowanie pendrive np. do smyczy, kluczy, obrotowy system otwierania/zamykania, wodoodporny, wstrząsoodporny, Interfejs: USB 2.0/kompatybilny z 1.1, obsługiwane systemy operacyjne: Windows 2000 SP4 lub nowszy, Mac OS 10.5.x lub nowszy, Linux v.2.6.x lub nowszy, kolorystyka pendrive dopasowana do projektu segregatora, konfekcjonowanie pendrive do kieszeni. Gwarancja: przez okres minimum 24 miesięcy. Uwaga: po podpisaniu umowy Wykonawca zaproponuje model i wzór pendrive, który musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Zamawiający nie wymaga nadruku (obrendowania) pendrive. Przykład graficzny (nie stanowi obligatoryjnego wzoru): 3. Elementy dodatkowe teczki naklejane/mocowane na zewnątrz teczki (box u): a) kieszeń grzbietowa wraz z etykietą Ilość: 700 kmpl.; Strona 5 z 10
Kieszeń grzbietowa: wykonana z samoprzylepnego, transparentnego pcv, otwarta po krótkim boku, umożliwiająca wsunięcie etykiety, szerokość kieszeni minimum 50 mm, trwałe klejenie kieszeni grzbietowej do teczki; Etykieta grzbietowa: dostosowana formatem do kieszeni grzbietowej, papier kredowy matowy minimum 350 g/ 2, nadruk 4+0 (CMYK), konfekcjonowanie etykiet do kieszeni grzbietowej; Projekt etykiety grzbietowej: opracowany na podstawie informacji i logotypów przekazanych przez Zamawiającego. 4. Elementy dodatkowe teczki (box u) broszura na spirali: a) broszura informacyjna na spirali z okładką z PP (polipropylen mrożony ), okładką papierową oraz gumką zamykającą Nakład broszury: łącznie 1 700 egz., przy czym 700 egz. konfekcjonowanych do teczek (box ów), natomiast 1 000 egz. zapakowanych w oddzielne paczki; Objętość: 2 okładki z PP, tj.: jedna okładka z przodu i jedna z tyłu broszury + okładka z papieru tj. jedna okładka z przodu i jedna z tyłu broszury + 14 stron broszury; Wymiary okładki z PP (polipropylen mrożony ): 220 mm x 250 mm (+/-1 mm); Wymiary okładki z papieru: 220 mm x 250 mm (+/-1 mm); Wymiary stron środkowych (środków) po rozłożeniu: 420 mm x 250 mm (+/-1 mm); Orientacyjne wymiary stron środkowych (środków) po złożeniu: 220 mm x 250 mm (+/-1 mm) (margines bezpieczeństwa na oprawę spiralną). Uwaga: Wykonawca po podpisaniu Umowy zaproponuje złożenie stron wewnętrznych (marginesu bezpieczeństwa) do akceptacji Zamawiającego; Materiał okładki z PP: polipropylen mrożony (PP), sztywny, odporny na pęknięcia i ścieranie; Materiał okładki z papieru: kreda matowa minimum 250 g/m 2 ; Papier środków: kreda matowa minimum 200 g/m 2 ; Nadruk na okładce: okładka z PP: nadruk 4+0 na okładce z przodu i nadruk 4+0 na okładce z tyłu broszury. Technika zapewniająca trwały i nieścieralny nadruk, okładka z papieru: nadruk 4+4 na przedniej okładce broszury i nadruk 4+4 na tylnej okładce broszury; Nadruk środków: 4+4 (CMYK); Uszlachetnienia okładki papierowej przedniej i tylnej broszury: folia Soft Touch (tzw. satynowana), dwustronnie oraz lakier wybiórczy UV, dwustronnie; Oprawa broszury: spirala umożliwiająca obracanie okładek i stron pod kątem 360 ; spirala metalowa, kolorowa, rodzaj oraz kolorystyka spirali dopasowana do projektu (wybór po stronie Zamawiającego), grzbiet po długim boku. Uwaga: Wykonawca po podpisaniu umowy zaproponuje rodzaj i kolorystykę spirali, która musi uzyskać akceptację Zamawiającego. Strona 6 z 10
Inne: płaska gumka zamykająca broszurę, dopasowana kolorystycznie do projektu broszury oraz spirali, szerokość gumki minimum 4 mm, rodzaj gumki oraz sposób jej mocowania do okładki z PP zostaną zaproponowane przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającego, gumka musi być w sposób trwały umocowana do tylnej części okładki; Otwory na oprawę spiralną, kształt otworów zostanie zaproponowany przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającego (jeśli konieczny jest wykrojnik należy go uwzględnić wraz ze sztancowaniem); Bigowanie i składanie stron wewnętrznych broszury; Konfekcjonowanie, pakowanie: 700 egz. konfekcjonowanych do teczek (box ów), 1 000 egz. pakowanych w osobne paczki; Projekt: zadaniem Wykonawcy będzie zaprojektowanie i modyfikacja broszury. Zamawiający dysponuje elementami graficznymi stron wewnętrznych - infografiki (pliki otwarte), które muszą zostać przez Wykonawcę przeprojektowane np. wprowadzenie tytułów, nagłówków, modyfikacje tekstowe, korekty, przeformatowania, ponowne przełamanie tekstu etc. Do zadań Wykonawcy będzie należało także zaprojektowanie okładek oraz wprowadzenie niezbędnej korekty (tekstowa, redakcyjna). Proof w standardzie Ugra Fogra do akceptacji Zamawiającego: okładka + wybrane strony wewnętrzne łącznie 8 proof ów w formacie A3. Przykład oprawy broszury (realizacja będzie wymagała jeszcze gumki zamykającej) Strona 7 z 10
Rysunek poglądowy broszury Strony wewnętrzne składane do środka Widok broszury zamkniętej V. Wymagania w zakresie dostaw 1. Dostawy materiałów informacyjno-promocyjnych będą się odbywały sukcesywnie, na koszt i ryzyko Wykonawcy, jednak nie więcej niż w 3 transzach, przy czym ostatnia dostawa nastąpi nie później niż do 12 grudnia 2018 r. Poszczególne terminy oraz nakłady dostaw zostaną ustalone zgodnie z preferencjami i wymaganiami Zamawiającego. Miejscem dostawy jest siedziba Zamawiającego w Warszawie. 2. Wszystkie materiały muszą mieć uregulowane kwestie majątkowych praw autorskich, które będą przekazane Zamawiającemu bez ograniczeń. 3. Pakowanie winno być wykonane w taki sposób przez Wykonawcę, aby maksymalnie zabezpieczyć materiały przed ich ewentualnym zniszczeniem. Wykonawca winien zastosować pakowanie adekwatne do przewożonego materiału oraz środka transportu np. osobne opakowanie, przegródki, wypełniacze itp. Towar uszkodzony lub z wadami zostanie zwrócony Wykonawcy na jego koszt do ponownego wykonania. Każda paczka dostarczona do Zamawiającego powinna być zapakowana opcjonalnie: w karton/ pudełko Strona 8 z 10
oraz oklejona taśmą. Musi również posiadać etykietę z opisem nazwą materiału, ilością w paczce i rokiem produkcji. Niewłaściwie oznakowane paczki nie zostaną przyjęte i będą powodem do zwrotu towaru na koszt Wykonawcy. Wykonawca zaproponuje sposób pakowania materiałów informacyjno-promocyjnych (ilość w paczce zbiorczej), natomiast Zamawiający potwierdzi ostatecznie jego prawidłowość. Paczki zbiorcze nie mogą być cięższe niż 5 kg. Założenia dotyczące pakowania mogą ulec zmianie. Na temat wszelkich zmian Wykonawca zostanie powiadomiony nie później niż 4 dni przed wykonaniem dostawy. 4. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostawę i rozładunek materiałów informacyjno-promocyjnych w siedzibie Zamawiającego przy ul. Jagiellońskiej 74 w Warszawie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 5. W przypadku, gdy Zamawiający podczas weryfikacji jakościowej oraz ilościowej stwierdzi wady w dostarczonym przedmiocie (maksymalnie 20% otwartej paczki) całość towaru zostanie zwrócona Wykonawcy. Wykonawca na własny koszt odbierze wadliwy towar, uzupełni braki i dostarczy całość towaru wolnego od wad ponownie w miejsce wskazane przez Zamawiającego. 6. W przypadku stwierdzenia usterek, w tym błędów w logotypach i zamieszczonych treściach, Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt odebrać wadliwe materiały i dostarczyć nowe wolne od wad. 7. Oznakowanie logotypami winno być dostosowane do materiału na jakim będzie wykonane i musi spełniać warunek: czytelności, nieścieralności. 8. Każdy projekt musi być przekazany do archiwizacji do Wydziału Informacji i Szkoleń Beneficjentów w plikach otwartych i pdf na nośniku CD/DVD maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia dostarczenia wszystkich prawidłowo wykonanych materiałów informacyjno-promocyjnych. VI. Informacje w sprawie komunikacji 1. Zamówienie musi zostać zrealizowane w oparciu o zasady i wytyczne określone w STRATEGII KOMUNIKACJI Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 dostępnej na stronie:https://www.funduszedlamazowsza.eu/dokument/zapoznaj-sie-z-prawem-i-dokumentami/strategikomunikacji-rpo-wm-2014-2020.html. 2. Materiały graficzne oraz wytyczne będą przekazywane drogą elektroniczną. 3. Przez cały czas realizacji zamówienia ostateczna decyzja na temat podejmowanych działań leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający w trakcie realizacji zamówienia może dokonywać zmian/ modyfikacji projektów. 4. Każdy materiał przed produkcją musi uzyskać ostateczną akceptację Zamawiającego. Akceptacja Zamawiającego jest również warunkiem rozpoczęcia produkcji. 5. Wymagania z zakresu informacji i promocji dot. projektów współfinansowanych z funduszy europejskich: 1) wymagana zgodność z KSIĘGĄ IDENTYFIKACJI WIZUALNEJ znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020. 2) wszystkie projekty muszą uwzględniać wymagania z zakresu informacji i promocji dot. projektów współfinansowanych z funduszy europejskich, tj. zawierać: Strona 9 z 10
znak UE EFSI (ZESTAW LOGOTYPÓW DLA EFSI wersja edytowalna do pobrania pod linkiem https://www.funduszedlamazowsza.eu/zasady-dla-umow-i-aneksow-podpisanych-od-1-stycznia-2018- r/?preview=true oraz formułkę dotycząc źródła finansowania projektu z funduszy europejskich w brzmieniu: Materiał współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego. UWAGA: Wymagania dotyczące oznakowania projektów mogą ulec zmianie. Strona 10 z 10