Nr sprawy: WUP/OZP/3320/3321/1/BM/2018 Załącznik nr 1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA zmiana nr 1 z dnia 23.11.2018 r. Wymagania dotyczące sposobu realizacji zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów, dostarczanie przesyłek do Zamawiającego i odbiór nadawanych przesyłek z głównej siedziby Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Podwale Przedmiejskie 30 oraz realizowanie przekazów pocztowych, zgodnie z przepisami Ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. 2017 r., poz. 1481) dla potrzeb Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku ul. Podwale Przedmiejskie 30, 80-824 Gdańsk oraz Oddziału Zamiejscowego w Słupsku, ul. Jaracza 18A, 76-200 Słupsk. Przedstawiciel Wykonawcy będzie odbierał nadawane przesyłki z Głównej siedziby Zamawiającego ul. Podwale Przedmiejskie 30, 80-824 Gdańsk, pok. 212 oraz dostarczał do jednostki Wykonawcy. 2. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1481) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. 3. Zamawiający przewiduje nadawanie części przesyłek spełniających warunki określone w art. 57 5 pkt 2 KPA. 4. Usługi świadczone przez Wykonawcę powinny spełniać warunki doręczenia postawione w kodeksie postępowania cywilnego i kodeksie postępowania administracyjnego. 5. Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 6. Wykonawca zobowiązany będzie do: a. Dostarczania przesyłek, zwrotu przesyłek do obydwu siedzib Zamawiającego, b. Odbierania przesyłek od Zamawiającego z siedziby głównej w Gdańsku przy ul. Podwale Przedmiejskie 30 codziennie w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku w godz. 14:00-15:00.
7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał placówki nadawcze, w których istnieje możliwość nadawania przesyłek pocztowych w miejscowościach, w których znajduje się siedziba Zamawiającego tj.: w Gdańsku i w Słupsku. 8. Wykonawca zapewni opcję śledzenia online przesyłek rejestrowanych bez ponoszenia dodatkowych kosztów z tym związanych przez Zamawiającego (usługa powinna być ogólnie dostępna dla Zamawiającego bez konieczności zakupu dodatkowego sprzętu, oprogramowania, uprawnień itp.). 9. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie uniemożliwiające dostęp do zawartości oraz uszkodzenia przesyłki w czasie przemieszczania. 10. Wykazane w Formularzu ofertowym ilości przesyłek każdego rodzaju zostały określone szacunkowo na podstawie danych z ostatnich 12 miesięcy (tj. od października 2017 r. do września 2018 r.) w celu obliczenia wartości oferty i porównania ofert i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego. 11. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) Wykonawca będzie dostarczał do siedzib Zamawiającego tj. Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, ul. Podwale Przedmiejskie 30, 80-824 Gdańsk, pok. 212 oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, Oddział Zamiejscowy w Słupsku, ul. Jaracza 18A, 76-200 Słupsk, przez którą przesyłka została nadana, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po doręczeniu przesyłki (w rozumieniu, że Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po wpłynięciu potwierdzenia odbioru do urzędu oddawczego doręczającego przesyłki do Zamawiającego, przy zachowaniu obowiązujących przepisów prawa). 12. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia; w tym terminie Wykonawca powtórnie zawiadamia adresata o pozostawieniu przesyłki we wskazanym miejscu. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata.
13. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 14. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę od Zamawiającego pod warunkiem prawidłowego ich przygotowania. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym, a w przypadku braku możliwości usunięcia niezgodności Zamawiający wycofa przesyłkę przeznaczoną do nadania. 15. Zamawiający wymaga, aby na dowodzie nadania przesyłki rejestrowanej w każdym przypadku pozostały dane nadawcy, jakim jest Zamawiający. 16. Zamawiający dopuszcza nadawanie przesyłek w trybie KPA, KPC przez posłańca, gdy Wykonawcą zamówienia nie będzie operator wyznaczony. Nadanie przesyłek nastąpi wówczas w imieniu i na rzecz Zamawiającego, Wykonawca nie zmieni jednak danych Zamawiającego na kopercie, tj. Zamawiający każdorazowo będzie figurował jako nadawca przesyłki. Wykonawca musi wszystkie koszty wkalkulować w cenę oferty. 17. Zamawiający dopuszcza sporządzanie wykazu przesyłek wymagających nadanie u operatora wyznaczonego. Przesyłki te mogą być ewentualnie oznaczone w określony sposób. 18. Zamawiający dopuszcza możliwość nanoszenia innych nadruków/znaków opłaty na przesyłkach, o ile nie będą one zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego (pieczątki) oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w Ogłoszeniu o zamówieniu. 19. Z chwilą przejęcia przez Wykonawcę przesyłek do nadania, Wykonawca przejmuje pełną odpowiedzialność jaka spoczywa na operatorze pocztowym. 20. Zamawiający uwzględnia przestrzeganie art. 23 Prawa Pocztowego w stosunku do Wykonawcy. 21. Zamawiający będzie stosował ZPO zgodnie z wymogami prawa oraz Wykonawcy.
22. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów sporządzanego w 2 egzemplarzach po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy (dotyczy wyłącznie przesyłek rejestrowych). 23. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej lub paczki nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru - ZPO) oraz nadruku (pieczątki) zawierającego pełną nazwę i adres Zamawiającego. 24. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych/zwróconych przesyłek stwierdzana będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego w 2 egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. 25. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie uniemożliwiające dostęp do zawartości oraz uszkodzenia przesyłki w czasie przemieszczania. Nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 26. Waga przesyłek określana będzie w stanie zamkniętym. 27. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi dostarczania przesyłek do każdego miejsca w Polsce i na świecie, wskazanego przez Zamawiającego jako adres przesyłki, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 28. Wykonawca, do realizacji niniejszego zamówienia zobowiązany jest wykorzystywać placówki pocztowe oraz punkty awizacyjne, które spełniają następujące wymogi: 1) posiadają czynny i działający telefon w godzinach pracy placówki; 2) muszą być czynne we wszystkie dni robocze przez co najmniej 5 godzin dziennie, przy założeniu, że dniem roboczym będzie każdy dzień roku niebędący dniem wolnym od pracy, w rozumieniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego z wyłączeniem sobót; 3) muszą być odpowiednio oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewnić prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej; 4) wydawanie przesyłek musi być przeprowadzone na specjalnie wyznaczonym do tego stanowisku;
5) zapewniają dostępność osobom niepełnosprawnym na podstawie standardów tożsamych ze standardami określonymi dla operatora wyznaczonego, wskazanych w art. 62 pkt. 1 i pkt. 2 ustawy Prawo pocztowe. Sposób rozmieszczenia placówek pocztowych określa rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego. 29. Wykonawca zobowiązany jest do utrzymania przez cały okres realizacji zamówienia placówek w Gdańsku i w Słupsku, dając Zamawiającemu możliwość dostarczenia własnym transportem do wyznaczonej przez Wykonawcę placówki przesyłki, która nie mogła zostać odebrana z Kancelarii Urzędu w danym dniu, w sposób umożliwiający nadanie przesyłki u operatora wyznaczonego w dniu przekazania operatorowi pocztowemu, z którym zostanie podpisana umowa. Punkt przyjmowania przesyłek musi być czynny w dni robocze co najmniej do godziny 19:00 i musi być zlokalizowany w odległości nie większej niż 5 km od siedzib Zamawiającego w Gdańsku i w Słupsku (w linii prostej). 30. Wykonawca zobowiązany będzie świadczyć usługi pocztowe, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności: a) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1481), b) rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545), c) rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2018 r., poz. 421 z późn. zm.), 31. Wybrany Wykonawca zawrze z Zamawiającym umowę uwzględniającą istotne postanowienia zawarte w Ogłoszeniu o zamówieniu. 32. Znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony pieczęcią wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę, lub innym, uzgodnionym oznaczeniem. 33. Zamawiający wskazuje rodzaje przesyłek (usług pocztowych), jakie będą zlecane Wykonawcy oraz jej szacunkową ilość w okresie obowiązywania niniejszego zamówienia (12 miesięcy). Podana ilość jest szacunkowa, wskazana na podstawie analizy wysyłek z ostatnich 12 miesięcy (tj. od października 2017 r. do września 2018 r.) i stanowi podstawę do wyliczenia ceny oferty. Przewidywana ilość przesyłek różnych
rodzajów została umieszczona poniżej Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzu ofertowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonej w formularzu ofertowym. Szacunkowa ilość korespondencji lub usług przez cały rok obowiązywania umowy tj. do 30.11.2019 r. Lp. Rodzaj przesyłki Waga przesyłki 1. 2. 3. 4. 5. 6. Przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym (ekonomiczne) Przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym (priorytetowe) Przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym obszar Europy (ekonomiczne) Przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym poza obszar Europy (ekonomiczne) Przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym (priorytetowe) Przesyłki rejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym (polecone ekonomiczne) Ilość przesyłek na 2018-2019 r. do 350g gabaryt A 512 do 350g gabaryt B 2 ponad 350g do 1000g gabaryt A 5 ponad 350g do 1000g gabaryt B 30 ponad 1000g do 2000g gabaryt A 3 ponad 1000g do 2000g gabaryt B 8 do 350g gabaryt A 85 do 350g gabaryt B 15 ponad 350g do 1000g gabaryt A 6 ponad 350g do 1000g gabaryt B 3 ponad 1000g do 2000g gabaryt A 2 ponad 1000g do 2000g gabaryt B 2 do 50g 75 ponad 50g do 100g 8 ponad 100g do 350g 4 ponad 350g do 500g 2 do 50g 4 ponad 50g do 100g 2 ponad 100g do 350 g 2 ponad 350g do 500g 1 do 50g strefa A,B,C,D 10 ponad 50g do 100g strefa A,B,C,D 2 ponad 100g do 350g strefa A,B,C,D 3 ponad 500g do 1000g strefa A 1 do 350g gabaryt A 13320 do 350g gabaryt B 53 ponad 350g do 1000g gabaryt A 21 ponad 350g do 1000g gabaryt B 23 ponad 1000g do 2000g gabaryt A 1
7. 8. 9. 10. 11. Przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii w obrocie krajowym (polecone, priorytetowe) Przesyłki rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym (polecone, priorytetowe) Paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym (ekonomiczne) Paczki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym (priorytetowe) Usługa zwrot przesyłki rejestrowanej do siedziby zamawiającego w obrocie krajowym ponad 1000g do 2000g gabaryt B 1 Potwierdzenia odbioru A 5054 Potwierdzenia odbioru B 22 do 350g gabaryt A 195 do 350g gabaryt B 15 ponad 350g do 1000g gabaryt A 3 ponad 350g do 1000g gabaryt B 2 ponad 1000g do 2000g gabaryt A 1 ponad 1000g do 2000g gabaryt B 1 Potwierdzenia odbioru A 55 Potwierdzenia odbioru B 2 do 50g strefa A,B,C,D 1690 ponad 50g do 100g strefa A,B,C,D 368 ponad 100g do 350g strefa A,B,C,D 295 ponad 350g do500g stref A 55 ponad 350g do500g stref B 3 ponad 350g do500g stref C 5 ponad 350g do500g stref D 2 ponad 500g do 1000g strefa A 43 potwierdzenie odbioru zagraniczne 26 do 1 kg gabaryt A 2 ponad 1 kg do 2 kg gabaryt A 2 ponad 2 kg do 5 kg gabaryt A 1 ponad 5kg do 10 kg gabaryt A 1 do 1 kg gabaryt A 2 od 1 kg do 2 kg gabaryt A 2 od 2 kg do 5 kg gabaryt A 2 ponad 100g do 350g gabaryt A 254 ponad 500g do 1000g gabaryt A 25 12. Usługa zwrot przesyłki rejestrowanej do siedziby zamawiającego w obrocie zagranicznym do 50g strefa A,B,C,D 7 ponad 100g do 350g strefa A,B,C,D 3 13. Przekazy pocztowe Wartość przekazywanej kwoty: do 100 zł Wartość przekazywanej kwoty: od 101 zł do 500 zł Wartość przekazywanej kwoty: od 501 zł do 1000 zł Wartość przekazywanej kwoty: od 1001 do 6000 zł 10 7 6 3 22370
Wymiary przesyłek listowych o wadze do 2000 g: - gdzie Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm; - gdzie Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wymiary paczek pocztowych o wadze do 10 000 g: - gdzie Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm; - gdzie Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm * Wszystkie ww. wymiary przyjmuje się z tolerancją +/-2 mm.