Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 1 do Ogłoszenia Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Szczegółowe określenie Przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych: 1.1. usługi te obejmują: 1.1.1. wyszukiwanie ofert hoteli, 1.1.2. dokonywanie rezerwacji miejsc hotelowych w Polsce, 1.1.3. pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywanie opłat, pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat; 1.2. zapytanie o rezerwację obejmuje: 1.2.1. imię i nazwisko osoby, na rzecz której dokonywana jest rezerwacja, 1.2.2. terminy pobytu, 1.2.3. liczba i rodzaj pokoju/pokoi, 1.2.4. wymaganą kategorię obiektu i jego lokalizację. Lokalizacja określona będzie obszarem wyrażonym w promieniu kilometrów od miejsca organizacji spotkania lub wydarzenia na terenie Polski, ewentualne dodatkowe, istotne informacje - godzina przyjazdu, alergie, śniadania w cenie noclegu (Zamawiający zastrzega, że śniadanie musi być podane w obiekcie, w którym rezerwowane są pokoje lub miejsca noclegowe), specjalne potrzeby; 1.3. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu co najmniej 3 wariantów hoteli wraz z warunkami rezerwacji najpóźniej w terminie do 24 godzin od chwili otrzymania zapytania o rezerwację, które zawierać będą: 1.3.1. nazwę hotelu wraz ze wskazaniem kategorii obiektu, 1.3.2. liczby, rodzaju i standardu zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych, 1.3.3. terminu pobytu, 1.3.4. całkowitą cenę usługi hotelarskiej, 1.3.5. pozostałe informacje dotyczące usługi hotelarskiej, zgodnie z zapytaniem o rezerwację; 1.4. Zamawiający dokona potwierdzenia rezerwacji (e-mail), które będzie równoznaczne z zamówieniem usługi hotelarskiej, zgodnie z warunkami rezerwacji; 1.5. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji uzyskanej od obiektu hotelarskiego (e-mail); 1.6. wprowadzanie zmian w dokonanych rezerwacjach (w tym możliwość rezygnacji z pobytu) będzie odbywać się zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach odpowiednich obiektów hotelarskich; 1.7. anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego w określonym w ramach zawieranej rezerwacji terminie jest bezkosztowe; 1.8. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przydzielił osobę (tzw. Opiekuna Zamawiającego) odpowiedzialną za realizację umowy zawartej na podstawie niniejszego zamówienia; 1.9. Zamawiający podaje następującą szacunkową skalę potrzeb w zakresie rezerwacji miejsc hotelowych, tj.: 1.9.1. rezerwacje pokoi jednoosobowych i dwuosobowych, 1.9.2. standard: (**) dwie gwiazdki, (***) trzy gwiazdki, (****) cztery gwiazdki, (*****) pięć gwiazdek w zależności od indywidualnego zapotrzebowania Zamawiającego, 1.9.3. zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie na terenie Polski, 1.9.4. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić co najmniej trzy warianty wyboru hoteli celem zatwierdzenia przez Zamawiającego. Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych po pisemnym (e-mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego ze strony Zamawiającego pracownika. Wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. Zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać międzynarodowe normy jakościowe, tj. muszą spełniać unijne normy w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach o określonym standardzie, Strona 1 z 9

1.9.5. Zamawiający określi każdorazowo szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także dodatkowych ewentualnych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi, 1.9.6. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu preferowane przez siebie w danej lokalizacji hotele. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w proponowanych wariantach danego hotelu wskazanego przez Zamawiającego, 1.9.7. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu lokalizację (adres). W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany zaoferować Zamawiającemu hotele położone jak najbliżej wskazanej lokalizacji, chyba, że z przyczyn niezależnych od Wykonawcy jest to niemożliwe. 2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży usług cateringowych, które obejmują: 2.1. dostarczenie cateringu według potrzeb Zamawiającego na terenie hotelu, w którym rezerwowane są miejsca hotelowe lub poza nim (imprezy plenerowe), w tym tzw. przerw kawowych; 2.2. w celu zgłoszenia zapotrzebowania na usługi cateringowe Zamawiający przesyła Wykonawcy zamówienie cateringu, które obejmuje: 2.2.1. termin i miejsce realizacji usługi cateringowej, przy czym miejsce realizacji może obejmować konkretną lokalizację (wskazaną adresem) lub obszar na terenie Polski, 2.2.2. liczbę osób, 2.2.3. rodzaj potrzebnego cateringu, 2.2.4. zakres cenowy, 2.2.5. inne, specjalne informacje dotyczące usługi cateringowej; 2.3. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu co najmniej 3 wariantów menu (e-mail) najpóźniej w terminie do 24 godzin od chwili otrzymania zapytania o catering od Zamawiającego, które powinny zawierać: 2.3.1. propozycję miejsca realizacji usługi cateringowej w przypadku nie wskazania przez Zamawiającego dokładnego adresu realizacji usługi cateringowej, 2.3.2. całkowitą cenę usługi cateringowej każdego wariantu menu w przeliczeniu na jedną osobę, 2.3.3. pozostałe informacje dotyczące usługi cateringowej, zgodnie z zapytaniem, 2.3.4. Zamawiający dokonuje zatwierdzenia jednego z wariantów menu (e-mail). Zatwierdzenie jest tożsame ze złożeniem zamówienia na usługę cateringową, 2.3.5. Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać warianty menu w oparciu o rzeczywistą ofertę i cennik danego podmiotu realizującego usługę bądź restauracji hotelu, w którym dokonywane są rezerwacje miejsc hotelowych i w sposób czytelny wskazywać rzeczywiste ceny poszczególnych składników cateringu; 2.4. Wykonawca dokona zamówienia cateringu po otrzymaniu pisemnego (e-mail) potwierdzenia zamówienia cateringu przez upoważnionego ze strony Zamawiającego pracownika; 2.5. Wykonawca zapewni: stoły (stabilne, odpowiadające swoim wyglądem i rozmiarem miejscu realizacji usługi cateringowej), zastawę (niedopuszczalna jest zastawa jednorazowego użytku), dekorację w miarę potrzeb (kwiaty cięte, niedopuszczalne są sztuczne kwiaty), obsługę kelnerską oraz obsługę sprzątania (sukcesywnie w trakcie trwania posiłków, catering powinien być gotowy na 30 minut przed planowaną godziną rozpoczęcia posiłku oraz sprzątnięty do 30 minut po zakończeniu posiłku przez ostatnią osobę); 2.6. Zamawiający zastrzega, że może wskazać w zamówieniu lokalizację (adres). W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany zaoferować Zamawiającemu usługi cateringowe położone jak najbliżej wskazanej lokalizacji, chyba, że z przyczyn niezależnych od Wykonawcy jest to niemożliwe. II. Dodatkowe informacje dotyczące realizacji umowy 1. Osoba zamawiająca usługę, o której mowa w punktach 1 i 2 powyżej zobowiązana będzie do podania swojego imienia, nazwiska oraz działu, w którym jest zatrudniona. 2. Wykonawca zobowiązany jest do wpisywania na wystawianych fakturach VAT informacji, o których mowa w punkcie powyżej. Strona 2 z 9

Załącznik nr 2 do Ogłoszenia NAZWA (imię i nazwisko) WYKONAWCY: ADRES (siedziba lub miejsce zamieszkania) WYKONAWCY: NAZWA I ADRES FIRMY (zakładu) PROWADZONEJ PRZEZ WYKONAWCĘ: TELEFON: FAKS: ADRES E-MAIL: NUMER NIP: NUMER REGON: OFERTA Nawiązując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych oraz usług cateringowych na potrzeby NCK oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem i na warunkach zawartych w Ogłoszeniu i załącznikach, w następującej cenie: Nazwa Wartość netto Stawka Podatek VAT Kwota Cena Opłata transakcyjna za rezerwację i sprzedaż jednego miejsca noclegowego Opłata transakcyjna za rezerwację i sprzedaż usługi cateringowej dla jednego wydarzenia (dla jednego wydarzenia, bez względu na liczbę osób) Razem Nazwa Wartość [%] Upust od ceny jednego miejsca noclegowego, jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy jego sprzedaży Strona 3 z 9

Części zamówienia oraz firmy podwykonawców, którym Wykonawca zamierza powierzyć ich wykonanie: Lp. Część zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcy Nazwa i adres podwykonawcy 1. OŚWIADCZENIE WYKONAWCY: 1. Zapoznaliśmy się ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do Ogłoszenia) i nie wnosimy w tym zakresie zastrzeżeń. 2. Oświadczamy, że informacje zawarte w istotnych postanowieniach umowy (Załącznik nr 4 do Ogłoszenia) zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wskazanych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 3. Ofertę niniejszą składamy na... 1 kolejno zaparafowanych i ponumerowanych stronach. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) Załącznikami do niniejszej oferty są: 2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1 Należy wpisać łączną ilość stron tj. formularz oferty wraz z wszystkimi załącznikami i dokumentami wymaganymi w Ogłoszeniu 2 Należy wymienić wszystkie dokumenty załączone do oferty Strona 4 z 9

Załącznik nr 3 do Ogłoszenia O Ś W I A D C Z E N I E (zgodnie z art. 25a ust. 1 upzp) (pieczęć Wykonawcy/Wykonawców) W nawiązaniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych oraz usług cateringowych na potrzeby NCK prowadzonego przez Narodowe Centrum Kultury, oświadczam, co następuje: OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE WYKONAWCY: Oświadczam, że spełniam warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w Ogłoszeniu. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PODANYCH INFORMACJI: Oświadczam, że wszystkie informacje podane w powyższych oświadczeniach są aktualne i zgodne z prawdą oraz zostały przedstawione z pełną świadomością konsekwencji wprowadzenia zamawiającego w błąd przy ich przedstawianiu. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) Strona 5 z 9

Załącznik nr 4 do Ogłoszenia I s t o t n e postanowienia umowy w wyniku rozstrzygnięcia przez Zamawiającego procedury udzielenia zamówienia na usługi społeczne określonej w art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.), dalej zwaną w skrócie upzp, o następującej treści: 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie, w myśl art. 2 ust. 10 upzp, przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług w zakresie: świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych oraz usług cateringowych na potrzeby NCK, dalej zwanych Przedmiotem zamówienia, zgodnie z opisem i na zasadach zawartych w Ogłoszeniu oraz ofercie Wykonawcy. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu zamówienia do dnia 31.10.2017 r. 2 W ramach niniejszej umowy Wykonawca oświadcza, że: 1. posiada kwalifikacje, doświadczenie i personel niezbędny do wykonania przedmiotu zamówienia opisanego w 1 powyżej, 2. zapoznał się ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia dotyczącym zakresu oraz wymogów dotyczących prac objętych Przedmiotem zamówienia i zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz Ofercie złożonej przez Wykonawcę przy czym szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz Oferta stanowią odpowiednio załączniki nr 1 i nr 2 do niniejszej umowy, 3. postanowienia niniejszej umowy wykona z zachowaniem zasady najwyższej staranności, zgodnie ze swoimi kwalifikacjami i posiadaną wiedzą fachową. 3 1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych oraz usług cateringowych zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zlecenia przekazanego Wykonawcy. 2. Wykonawca nie może odmówić, na zlecenie Zamawiającego, rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych lub usług cateringowych jeżeli są w jego dyspozycji. 3. Wykonawca zobowiązuje się informować Zamawiającego o każdej możliwej do uzyskania promocji, obniżce, upuście, itp. niezwłocznie po powzięciu wiadomości o takiej ofercie. 4. Wykonawca nie pobiera opłat za dokonywanie w ustalonych terminach zmian w rezerwacjach. Strona 6 z 9

4 1. Na wynagrodzenie Wykonawcy za realizację Przedmiotu zamówienia Zamawiający przewiduje przeznaczyć maksymalną kwotę zł netto (słownie: zł netto) powiększoną o podatek VAT. 2. W przypadku, kiedy w ostatnim dniu obowiązywania umowy środki finansowe przewidziane na realizację umowy, o których mowa w pkt. 1 powyżej nie zostaną wykorzystane w pełnej kwocie, Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o zapłatę kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy środkami zaplanowanymi na realizację umowy, a faktycznie wydatkowanymi. 3. Całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy za rezerwację i sprzedaż jednego miejsca hotelowego jest opłata transakcyjna w stałej wysokości, zł brutto, która obejmuje: koszt rezerwacji i wystawienia potwierdzenia rezerwacji (nie wlicza się ceny miejsca hotelowego wynikającej z cennika obiektu hotelarskiego), dostarczenie potwierdzenia rezerwacji Zamawiającemu w postaci elektronicznej, oferowania wariantów obiektów hotelarskich i pokoi. 4. Wraz z wynagrodzeniem, za każdą wykupioną na zlecenie Zamawiającego rezerwację i dostarczone potwierdzenie rezerwacji, zgodnie z postanowieniami ust. 4, Zamawiający zapłaci Wykonawcy cenę miejsca hotelowego i wszelkie inne koszty związane z wystawieniem i dostarczeniem do Zamawiającego potwierdzenia rezerwacji, powtarzaniem czynności rezerwacji, dokonywaniem zmian w rezerwacji, rezygnacją z rezerwacji, reklamacją oraz wszelkimi innymi działaniami interwencyjnymi związanymi z obsługą noclegów. 5. Cena miejsca hotelowego ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (wg cennika) hotelu z uwzględnieniem % upustu. Upust jest stały przez cały okres trwania umowy. 6. Za każdorazowo odebrane miejsca hotelowe Wykonawca wystawi fakturę VAT, obejmującą obok wynagrodzenia Wykonawcy określonego zgodnie z ust. 4, koszty wskazane w ust. 5 z uwzględnieniem ust. 6. 7. Całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy rezerwację i sprzedaż usługi cateringowej (dla jednego wydarzenia, bez względu na liczbę osób) jest opłata transakcyjna w stałej wysokości, zł brutto, która obejmuje: koszt przygotowania, dostarczenia i aktualizowania wariantów menu w postaci elektronicznej (nie wlicza się ceny cateringu wynikającej z cennika podmiotu realizującego usługę bądź restauracji hotelu, w którym rezerwowane są miejsca hotelowe). 8. Wraz z wynagrodzeniem, za każdą dostarczoną na zlecenie Zamawiającego usługę cateringową, zgodnie z postanowieniami ust. 8, Zamawiający zapłaci Wykonawcy cenę zamówionego cateringu i wszelkie inne koszty związane z dostarczeniem do Zamawiającego usługi cateringowej, reklamacją oraz wszelkimi innymi działaniami interwencyjnymi związanymi z obsługą cateringu. 9. Cena cateringu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (wg cennika) podmiotu realizującego usługę bądź restauracji hotelu, w którym rezerwowane są miejsca hotelowe. 10. Za każdorazowo odebrane usługi cateringowe Wykonawca wystawi fakturę VAT, obejmującą obok wynagrodzenia Wykonawcy określonego zgodnie z ust. 8, koszty wskazane w ust. 9. Strona 7 z 9

11. Strony ustalają, że zapłata za faktury, o których mowa w ust. 7 i 11 nastąpi przelewem w terminie do 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT Zamawiającemu na rachunek bankowy wskazany na fakturze. Za datę płatności uznaje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego. 5 1. Strony zgodnie ustalają, że: 1.1. w razie niewykonania przez Wykonawcę Przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę w wysokości 10% kwoty opisanej w 4 ust. 1 1.2. w razie nienależytego wykonania Przedmiotu zamówienia, poprzez które rozumie się w szczególności wykonanie Przedmiotu zamówienia niezgodnie z opisem zawartym w SIWZ Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 0,1% wartości wynagrodzenia opisanego w 4 ust. 1 za każdy stwierdzony przypadek nienależytego wykonania Przedmiotu zamówienia. 2. Strony zgodnie ustalają, iż Zamawiający uprawiony jest do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych. 3. Kara umowna płatna będzie przelewem na podstawie prawidłowo wystawionego przez Zamawiającego dokumentu księgowego w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia do siedziby Wykonawcy. 4. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie wskazanych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. 6 1. Jakiekolwiek zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności i mogą być dokonywane wyłącznie w zakresie określonym w SIWZ. 2. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy Strony poddadzą rozstrzygnięciu sądu właściwego ze względu na siedzibę Zamawiającego. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz upzp. 4. Każda ze stron oświadcza, iż przeczytała osobiście niniejszą Umowę, w pełni ją rozumie i akceptuje, na dowód czego składa poniżej własnoręcznie swoje podpisy. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego oraz Wykonawcy. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY Załączniki: Załącznik nr 1: SIWZ, Załącznik nr 2: Oferta Wykonawcy Numer 2: Oferta Wykonawcy Strona 8 z 9

Załącznik nr 5 do Ogłoszenia Wykaz usług wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których zostały wykonane. Lp. Nazwa usługi (krótki opis) Termin wykonania Wartość Nazwa i adres Zamawiającego 1. 2. 3. Do Wykazu Usług należy załączyć dowody ich należytego wykonania. Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów należytego wykonania usług realizowanych na rzecz Narodowego Centrum Kultury. (miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy) Strona 9 z 9