U M O W A NR DZ-2501/. zawarta w dniu. r. pomiędzy Państwowym Instytutem Weterynaryjnym Państwowym

Transkrypt

1 U M O W A NR DZ-2501/. zawarta w dniu. r. pomiędzy Państwowym Instytutem Weterynaryjnym Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Puławach, Al. Partyzantów 57, Puławy, działającym w oparciu o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Gospodarczy Lublin- Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku pod numerem , posiadającym NIP , REGON , reprezentowanym przez:.. zwanym w treści umowy Zamawiającym, a. Zwanym dalej w treści umowy Wykonawcą. W wyniku przeprowadzenia przez Zamawiającego zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907,z późn. zm. ) została zawarta umowa o następującej treści: 1 1. Zamawiający powierza, a Wykonawca zobowiązuje sie zrealizować zamówienie polegające na obsłudze w zakresie rezerwacji i pośredniczenia w sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach na terenie kraju i za granicą na rzecz Państwowego Instytutu Weterynaryjnego Państwowego Instytutu Badawczego w Puławach, w szczególności zakres ten obejmuje: 1) wyszukiwanie i przedstawianie najkorzystniejszych dla Zamawiającego, dostępnych na rynku ofert hoteli (minimum dwugwiazdkowych, pokoje jedno lub dwuosobowe, ze śniadaniem lub bez) stosownie do zleceń składanych przez Zamawiającego z uwzględnieniem przysługującego limitu na nocleg za granicą w kraju docelowym, określonego w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz z uwzględnieniem limitu 250,00 zł za dobę za pokój jednoosobowy z łazienką przy rezerwacjach krajowych, najkorzystniejszej ceny (uwzględniając aktualne promocje) i lokalizacji. W uzasadnionych przypadkach na wskazanie Zamawiającego przewiduje się możliwość rezerwacji miejsc hotelowych przekraczających w/w limit. 2) pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywania opłat, zwrotów opłat; 3) pośredniczenie w dokonywaniu zmian, odwoływaniu rezerwacji. 2. W ramach czynności określonych w 1 ust. 1 pkt. 1: Strona 1

2 a) Zamawiający w zapytaniu o rezerwację skierowanym do Wykonawcy drogą mailową każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także dodatkowych ewentualnych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi, w szczególności przekaże Wykonawcy informację na temat: 1) kraju i miejscowości, w których należy zarezerwować miejsca hotelowe, z uwzględnieniem wymagań odnośnie standardu i lokalizacji hotelu (bliskie położenie względem miejsca zaplanowanego spotkania, konferencji), nie wyłączając możliwości wskazania konkretnego hotelu, 2) terminu pobytu, 3) liczby pokoi lub miejsc noclegowych, 4) rodzaju zamawianych pokoi, b). Wykonawca będzie zobowiązany niezwłocznie, jednak nie później w terminie określonym w ust. 3 od otrzymania zapytania o rezerwację, złożonego w dni robocze, do przekazania Zamawiającemu warunków rezerwacji pocztą elektroniczną na wskazany przez Zamawiającego adres. Warunki rezerwacji będą zawierały: 1) proponowane hotele (co najmniej trzy) ze wskazaniem kategorii. W przypadku, gdy zamawiający wskaże konkretny hotel, Wykonawca nie ma obowiązku przedstawiać trzech różnych propozycji 2) ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych, 3) termin pobytu, 4) całkowitą cenę usługi, 5) termin, do końca którego Zamawiający rezygnując z rezerwacji miejsca nie poniesie kosztów, 3. Termin udzielenia odpowiedzi na zapytanie o rezerwację wynosi nie dłużej niż. godzin roboczych. 4. W ramach czynności określonych w 1 ust. 1 pkt. 2: a) Wykonawca dokona rezerwacji wybranych przez Zamawiającego miejsc noclegowych po pisemnym potwierdzeniu zamówienia przez pracowników Zamawiającego przesłanych pocztą elektroniczną. Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego, najpóźniej w ostatnim dniu, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji, informowania Zamawiającego drogą elektroniczną na wskazane adresy, że tego dnia upływa termin rezerwacji, chyba że termin ten jest dniem wolnym od pracy Zamawiającego. Wówczas ww. powiadomienie powinno być dokonane w godzinach urzędowania Zamawiającego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ostatni dzień, w którym możliwe jest bezkosztowe anulowanie dokonanej rezerwacji. Po akceptacji Zamawiającego Wykonawca dostarczy drogą elektroniczną (pod wskazany adres mailowy) vouchery potwierdzające rezerwację. Strona 2

3 b) Wykonawca zapewni płatność hotelom wskazanym lub zarezerwowanym przez organizatorów wydarzeń, w których będą brali udział wskazani przez PIWet-PIB goście, według specjalnie wynegocjowanych stawek lub stawek promocyjnych z systemu rezerwacji hotelowych, w zależności, które będą niższe. c) Wykonawca będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu dokonania rezerwacji i zapewnienia noclegów ze środków własnych. 6. Podstawą dla określenia przedmiotowego zamówienia są specyfikacja istotnych warunków zamówienia stanowiąca załącznik nr 1 oraz oferta Wykonawcy stanowiąca załącznik nr 2 do umowy. 7. W ramach niniejszej umowy Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje, zaplecze techniczne, technologiczne oraz doświadczenie i personel niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia określonego w ust Termin realizacji umowy ustalony zostaje od dnia 1 kwietnia 2015 r. do dnia 31 marca 2016 r. lub do wyczerpania kwoty, o której mowa w 3 ust. 1,. w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej. 2. Wykonawca zobowiązany będzie do obsługi potrzeb Zamawiającego w zakresie dokonywania rezerwacji i pośredniczenia w sprzedaży miejsc noclegowych w ilości: rezerwacji zagranicznych rezerwacji krajowych 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości rezerwacji podanej ust Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację przedmiotu umowy nie może przekroczyć kwoty.. zł brutto (słownie:. zł). 2. Całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy za każdą dostarczoną i wykupioną na zlecenie Zamawiającego rezerwację miejsca hotelowego jest opłata transakcyjna w stałej wysokości.. zł brutto (słownie:. zł), która obejmuje: koszt rezerwacji i wystawienia potwierdzenia rezerwacji (nie wlicza sie ceny miejsca hotelowego wynikającej z cennika obiektu hotelarskiego), dostarczenie potwierdzenia rezerwacji Zamawiającemu w postaci elektronicznej, oferowania wariantów obiektów hotelarskich i pokoi. Opłata transakcyjna dotyczy 1 rezerwacji bez względu na ilość noclegów. 3. Cena noclegu ustalona będzie każdorazowo na podstawie ceny (wg cennika hotelu, cennika systemu rezerwacji hotelowych lub cennika promocji) hotelu z uwzględnieniem % upustu zgodnie z ofertą. Upust jest stały przez cały okres trwania umowy. 4. W cenę noclegów będą wliczone wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, zgodne z warunkami określonymi w umowie, opisie przedmiotu zamówienia oraz w ofercie Wykonawcy. Strona 3

4 5. Rozliczenie transakcji będzie następować na podstawie faktur - wystawianych po każdorazowym wystawieniu vouchera oddzielnie na wszystkie noclegi krajowe i oddzielnie zagraniczne za faktycznie dokonane rezerwacje hoteli. 6. Do faktury VAT winien być dołączony załącznik zawierający: cenę zakupu miejsc hotelowych przed i po upuście wraz z opłatą transakcyjną, imię i nazwisko gościa hotelowego, nazwę hotelu, datę pobytu, a w przypadku noclegów zagranicznych kurs waluty z dnia rezerwacji oraz datę rezerwacji. W pierwszej kolejności liczony jest upust od ceny zakupu miejsc noclegowych a następnie doliczana jest opłata transakcyjna. 7. W przypadku płatności za noclegi zagraniczne, obliczenie należności nastąpi po przeliczeniu waluty obcej na PLN, z zastosowaniem tabeli kursów średnich, zgodnie z ustawa z dnia 27 lipca 2002 r. Prawo dewizowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 826 ze zm.) z dnia rezerwacji. 8. Płatności realizowane będą przelewem w ciągu 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Bieg terminu rozpoczyna się z chwilą dostarczenia faktury do Zamawiającego. 9. W przypadku gdy łączne wynagrodzenie za zrealizowanie przedmiotu umowy określonego w 1 będzie niższe niż wynagrodzenie określone w 3 ust. 1 Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Płatności w ramach niniejszej umowy będą dokonywane w PLN W przypadku nieuzasadnionej odmowy dokonania rezerwacji noclegów dla Zamawiającego lub dokonania tej rezerwacji w sposób nienależyty, niezgodny z opisem przedmiotu zamówienia, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 100% wartości niedokonanej lub dokonanej nienależycie rezerwacji, wg cennika obowiązującego w danym hotelu, którego rezerwacja dotyczyła. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wartości umowy brutto, w następujących przypadkach: 1) odstąpienia przez Zamawiającego od umowy lub jej rozwiązania przez Zamawiającego z powodów leżących po stronie Wykonawcy, 2) odstąpienia przez Wykonawcę od umowy lub jej rozwiązania z powodów leżących po stronie Wykonawcy. 3. Odstąpienie i rozwiązanie, o którym mowa w ust. 2, wykonane będzie poprzez złożenie przez Zamawiającego oświadczenia w formie pisemnej w terminie 14 dni licząc od dnia wystąpienia okoliczności, o których mowa powyżej. Wymienione w niniejszym paragrafie kary umowne podlegają sumowaniu. 5. Strony uzgadniają, że w razie naliczenia przez Zamawiającego kar umownych, Zamawiający potrąci z wynagrodzenia, kwotę stanowiącą równowartość tych kar i tak pomniejszone wynagrodzenie wypłaci Wykonawcy. Strona 4

5 6. Zastrzeżone w niniejszej umowie kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia odszkodowania w pełnej wysokości, na zasadach ogólnych. 7. W razie naruszenia postanowień w 3 ust. 8 niniejszej umowy i nieuzasadnionego nie dokonania płatności przez Zamawiającego, Wykonawca może naliczyć Zamawiającemu odsetki ustawowe za kwotę nieuregulowaną, za każdy dzień zwłoki. 8. W przypadku przekroczenia terminu, o którym mowa w 1 ust. 4 Wykonawca zapłaci karę umowna w wysokości 50 zł (słownie złotych: pięćdziesiąt 00/100) za każdą godzinę roboczą zwłoki Zamawiający może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym w przypadku : stwierdzenia nienależytego wykonania postanowień umownych przez Wykonawcę, w szczególności pięciokrotnego przekroczenia terminu o którym mowa w 1 ust. 4 umowy lub wystąpienia okoliczności uzasadniających nałożenie na Wykonawcę kar umownych ( 4 ust. 1, 2,8 umowy), bądź też powzięcia uzasadnionych przesłanek o postępowaniu Wykonawcy mogącym narazić Zamawiającego na straty. 2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może zażądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 3. Oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia lub odstąpieniu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności Do kontaktowania się z wykonawcą w sprawie realizacji niniejszej umowy Zamawiający wyznacza.. adres mail:. 2. Do kontaktowania się z Zamawiającym w sprawie realizacji umowy Wykonawca wyznacza: Osobą odpowiedzialną za nadzór nad realizacją umowy ze strony Zamawiającego jest, tel.. 4. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad realizacją umowy ze strony Wykonawcy jest:.. 5. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego powiadamiania o każdej zmianie adresu. Strona 5

6 7 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Do spraw nieuregulowanych niniejszą umową ramowa stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu Cywilnego. 3. Wszelkie spory wynikłe na tle wykonania niniejszej umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego Wykonawca może przetwarzać dane osobowe przekazane przez Zamawiającego wyłącznie w zakresie i w celach określonych w umowie. 2. Wykonawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z umową, a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym. 3. Wykonawca odpowiada za wszelkie wyrządzone osobom trzecim szkody, które powstały w związku z nienależytym przetwarzaniem przez Wykonawcę powierzonych danych osobowych. 4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za będące następstwem jego zachowań szkody wyrządzone niezgodnym z umową przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności szkody wyrządzone utratą, niewłaściwym przechowywaniem lub posłużeniem się danymi osobowymi. 9 Umowę spisano w sześciu jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Wykonawców i trzy dla Zamawiającego. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Strona 6