CONTROLLING ŹRÓDŁEM CIEPŁA Studium przypadku z wdrożenia systemu Prophix w firmie: Miejskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej SA w Tarnowie
Controlling w produkcji i dystrybucji ciepła Miejskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej SA w Tarnowie ma bogate doświadczenie we wdrożeniach innowacyjnych rozwiązań technologicznych. Od początku działania misją firmy jest nacisk na zrównoważony rozwój, godzący rosnące potrzeby energetyczne, konieczność ochrony środowiska i odpowiedzialność społeczną. Aby sprostać tym wymaganiom i nowym wyzwaniom rynku, Zarząd stosuje najnowocześniejsze technologie IT i koncepcje zarządzania. Dotyczą podstawowej działalności spółki: produkcji i dystrybucji energii cieplnej oraz sfery finansów. Jedną z takich sfer o strategicznym znaczeniu dla firmy jest controlling finansowy, a kilka lat temu w MPEC Tarnów zapadła decyzja o inwestycji w oprogramowanie wspomagające planowanie i rozliczanie budżetów. Co skłoniło Zarząd do zakupu systemu Prophix i jakie przyniosło to skutki? O tym piszemy na kolejnych stronach:
Możliwość pracy bez specjalistycznej wiedzy programistycznej. Łatwość definiowania złożonych kalkulacji. Budżetowanie z poszanowaniem branżowych regulacji prawnych. Sytuacja przed wdrożeniem Początki nowoczesnego controllingu jako koncepcji zarządzania pojawiły się w MPEC Tarnów ok. 2010 roku. Od tamtego czasu system controllingowy firmy opierał się na popularnych arkuszach kalkulacyjnych i, mimo że był systematycznie rozbudowywany, po kilku latach pracy nie był w stanie efektywnie funkcjonować z uwagi na zbyt dużą liczbę danych i powiązań. Poszukiwanie odpowiedniego systemu Ze względu na to, że proponowane rozwiązanie dostawcy systemu finansowo księgowego nie były satysfakcjonujące, spółka postanowiła poszukać specjalistycznego narzędzia, które sprosta oczekiwaniom specjalistów ds. controllingu i innych uczestników procesów budżetowania. Rozpoczęto więc poszukiwania odpowiedniego dostawcy oprogramowania controllingowego. Docelowe rozwiązanie miało wspierać takie obszary zarządzania jak: planowanie i budżetowanie, wielowymiarowe analizy oraz konsolidacja sprawozdań finansowych. Spośród kilku firm, które według wstępnych oszacowań wychodziły naprzeciw oczekiwaniom MPEC Tarnów, ostatecznie przetarg wygrała spółka BI-Pro Consulting Group Sp. z o.o., oferująca system PROPHIX. O wyborze tego dostawcy i oprogramowania zadecydowały takie czynniki jak: rozbudowana funkcjonalność elastyczność systemu możliwość pracy na systemie bez specjalistycznej wiedzy programistycznej łatwość definiowania złożonych kalkulacji doświadczenie i okres funkcjonowania systemu na rynku akceptowalna relacja ceny do jakości produktu duże wsparcie ze strony spółki wdrażającej.
Cele wdrożenia Mówiąc o celach wdrożenia, zawsze warto podzielić je na cele strategiczne i operacyjne. W pierwszym przypadku kierownictwu MPEC SA w Tarnowie bardzo zależało na tym, aby efektem wdrożenia było przeniesienie organizacyjnie dobrze funkcjonującego modelu controllingowego do zaawansowanego systemu, który sprosta wymaganiom związanym z ciągłym rozwojem firmy. Kolejnym istotnym zadaniem był wzrost efektywności zarządzania na poziomie konkretnych działów, jak i całej organizacji, co przełoży się na świadome i odpowiedzialne decyzje, które będą miały wpływ na wyniki firmy. Ważną dla kadry menedżerskiej MPEC funkcją przyszłego systemu controllingu była (i nadal jest) możliwość prowadzenia zaawansowanych analiz zarządczych w dowolnie wybranym momencie. Szybka i wiarygodna informacja o wszelkiego rodzaju parametrach ilościowych oraz jakościowych stanowi podstawę do porównań, prognozowania na przyszłość, a także planowania dalszych działań. W związku z tym istotną kwestią było również przeniesienie do nowego narzędzia informatycznego modeli w układzie maksymalnie podobnym do wówczas stosowanych rozwiązań. Przekładając cele strategiczne na operacyjne, konsultanci BI-Pro Consulting Group mieli usprawnić wspominane wcześniej: planowanie i rozliczanie budżetów Spółki, procesy wielowymiarowych analiz oraz konsolidacji finansowej. W przypadku planowania i budżetowania, system Prophix miał wspierać m.in. takie obszary jak: budżetowanie kosztów i przychodów według rodzajów działalności, procesów, kotłowni i MPK budżetowanie inwestycji budżetowanie zadań remontowych budżety bilansu ciepła w sieci, produkcji z uwzględnieniem regulacji prawnych odnoszących się do taryfy dla ciepła budżety wynagrodzeń, zatrudnienia, bilansu efektywnego czasu pracy. Z kolei szeroko rozumiane Analizy Wielowymiarowe w Prophix-ie, to m.in. takie zagadnienia, jak: analiza ilościowa i wartościowa sprzedaży wg poszczególnych odbiorców, grup taryfowych i MPK analiza wskaźnikowa najistotniejszych parametrów ekonomicznych, finansowych i technicznych, charakterystycznych dla branży energetycznej polityka zarządzania zapasami analiza ilościowa i wartościowa obrotów oraz stanów magazynowych na koniec każdego miesiąca analiza majątku trwałego stany środków trwałych na koniec każdego miesiąca, plan amortyzacji środków trwałych w ujęciu krótko i długoterminowym (również w aspekcie polityki inwestycyjnej Spółki). W procesach związanych ze sprawozdawczością finansową nowe rozwiązanie miało ułatwiać tworzenie oraz konsolidację sprawozdań finansowych poszczególnych jednostek organizacyjnych MPEC Tarnów i całej Spółki. Przebieg wdrożenia systemu Prophix Po podpisaniu umowy wdrożeniowej konsultanci BI-Pro opracowali efektywne modele controllingowe w systemie dla takich obszarów jak: przychody spółki, koszty działów, wynagrodzenia, transport, inwestycje i amortyzacja, rozliczanie ciepła oraz zleceń. Podobnie jak ma to miejsce w innych projektach wdrożeniowych, osiągnięcie celów jest ściśle związane z odpowiednim podejściem obu stron kontraktu: Dla nas szczególnie cenne było doświadczenie zespołu wdrożeniowego dostawcy. Organizacja, która poszukuje tego typu rozwiązania, nie zawsze jest w stanie precyzyjnie określić jego pełne możliwości. Owszem, nabywca znakomicie zna swoje procesy, trapiące go bolączki, ale to dostawca musi być w stanie odpowiednio spożytkować tę wiedzę. W naszej praktyce zawsze dążymy do tego, aby oferent zaproponował rozwiązanie, które nie tylko będzie odwzorowywać postulowany przez nas obieg informacji (w tym przypadku nasz model controllingowy), ale zaproponuje też optymalizację tych obszarów i procesów zarządczych, których efektywność można poprawić właśnie dzięki rekomendowanemu oprogramowaniu. BI-Pro w 100% spełniło nasze oczekiwania. mówi Maciej Kędzior, Kierownik Działu Controllingu, MPEC SA w Tarnowie. Zaangażowanie dostawcy to jednak nie wszystko. Równie istotne dla powodzenia projektu są kompetencje i świadomość celów wdrożenia po stronie przyszłych użytkowników systemu. Tego właśnie doświadczyliśmy w MPEC Tarnów. Dla nas szczególnie duże znaczenie miało zaangażowanie administratora systemu Prophix w MPEC Tarnów. Podobnie z resztą jest z innymi użytkownikami: już na etapie wdrożenia pracownicy MPEC podeszli do tego projektu z ogromną motywacją do zdobywania wiedzy i rozwijania systemu, błyskawicznie przyjmowali wszelkie sugestie co do kierunku rozwoju systemu, a obecnie samodzielnie wcielają w życie kolejne nowe rozwiązania. Jest to możliwe także dlatego, że Prophix nie wymaga specjalistycznej wiedzy
w dziedzinie programowania czy technologii bazodanowych. wspomina Robert Sierocki, Prezes Zarządu BI-Pro Consulting Group Sp. z o.o. Efekty wdrożenia i korzyści biznesowe W tej chwili Prophix obsługuje budżetowanie we wspomnianych wcześniej obszarach, a liczba użytkowników to kilkanaście osób. Patrząc na ten projekt z perspektywy czasu, można śmiało stwierdzić, że wdrożony przez BI-Pro system przynosi MPEC Tarnów wiele korzyści i znacząco wpływa na wzrost efektywności zarządzania. Wpływ na to mają dostępne w Prophix-ie funkcjonalności pozwalające na: planowanie na bardzo wysokim poziomie szczegółowości ( Detailed Planning ) pełną automatyzację tworzenia i rozliczania dowolnych budżetów w firmie usprawnienie procesów ustalania taryfy dla ciepła w ramach obowiązujących regulacji prawnych bieżący monitoring wyników działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych stworzenie wydajnego, przejrzystego i precyzyjnego systemu raportowania o sytuacji w poszczególnych obszarach funkcjonalnych firmy w wybranym horyzoncie czasowym automatyzację procesów konsolidacji finansowej i sprawozdawczości finansowej. Zastąpienie tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych oprogramowaniem controllingowym zdecydowanie zmieniło pracę w tarnowskim MPEC i było źródłem wielu korzystnych przemian w firmie. Jak mówi dzisiaj Maciej Kędzior: Z punktu widzenia Zarządu Spółki, największą korzyścią wynikającą z wdrożenia systemu informatycznego do controllingu jest szybkie, wiarygodne i dostosowane do potrzeb Spółki uzyskiwanie najistotniejszych danych i informacji charakterystycznych dla przedsiębiorstwa z branży ciepłowniczej. Są one prezentowane w wymaganej formie (jasność, spójność, logika, prostota), treści, układzie i szacie graficznej. Dzięki temu możemy na bieżąco wyciągać wnioski pomagające podejmować racjonalne decyzje. Import danych źródłowych (dane księgowe są przenoszone do Prophix-a ze źródłowych baz danych w nocnym imporcie), planowanie oraz przenoszenie danych działa w 100% tak jak to zaplanowano na etapie prac wdrożeniowych. Wszystko odbywa się zgodnie z tym, co zostało przedstawione na pierwszych prezentacjach. Tworzenie i modyfikowanie formularzy, które stosujemy w budżetowaniu, jest stosunkowo proste i nie wymaga udziału pracowników Działu IT, co moim zdaniem jest bardzo istotne dla każdego użytkownika z pionów odpowiedzialnych za biznes. Chcąc wymienić inne korzyści odnotowane przez MPEC SA Tarnów, warto jeszcze wspomnieć o: możliwości pełnej automatyzacji wielu procesów, m.in: harmonogramów prac nad budżetem, zbierania i importu danych komfortowym i natychmiastowym dostępie do danych o wykonaniu poszczególnych budżetów oszczędności czasu i kosztów więcej czasu na analizę danych, mniej na ich przetwarzanie i pozyskiwanie niezależności od działu IT Maciej Kędzior: Na chwilę obecną udział IT \w zakresie systemu Prophix jest znikomy, ogranicza się głównie do zarządzania, na którym działa Prophix oraz tworzeniem kopii zapasowych baz danych. Docelowo w kompetencjach działu IT zostaną też ew. migracje do nowszych wersji systemu Prophix bardziej trafnych decyzjach dzięki nowym możliwościom analitycznym oraz eliminacji błędnych danych można sprawniej tworzyć przeróżne stymulacje, a także sporządzać złożone plany typowe dla branży jak m.in. rozliczenia ciepła przyjaznym, znanym użytkownikowi wyglądzie - Prophix pozwala na wierne odzwierciedlanie formatek excelowych, do których użytkownicy są przyzwyczajeni. W efekcie praca staje się łatwa, a system może zostać udostępniony szerokiej grupie pracowników odpowiedzialnych za poszczególne budżety i niedysponujących specjalistyczną wiedzą programistyczną. Plany na przyszłość Jak już zaznaczono, system Prophix wniósł nową jakość procesów controllingowych w MPEC SA w Tarnowie. Pracownicy zaangażowani w pracę na systemie świetnie sobie radzą z bieżącymi zadaniami i w pełni wykorzystują zamówione funkcjonalności. Samodzielnie tworzą kolejne raporty czy procesy workflow. Natomiast w niedalekiej przyszłości funkcjonujący w MPEC system zostanie rozbudowany o nowe narzędzia analityczne dla procesów taryfikacji cen ciepła i rozwiązania pozwalające na szersze niż dotychczas monitorowanie wskaźników KPI.
Chcesz wiedzieć jak Prophix może pomóc Twojej firmie? Masz inne pytania? Zadzwoń: 71 722 76 32 lub Napisz: biuro@bi-pro.pl BI-Pro Consulting Group Sp. z o.o. to firma specjalizująca się w rozwiązaniach wspomagających zarządzanie efektywnością przedsiębiorstwa. Sednem jej działalności jest kompleksowa realizacja systemów do planowania finansowego i operacyjnego, budżetowania i controllingu, konsolidacji finansowej i zarządczej, wielowymiarowych analiz biznesowych, raportowania zarządczego oraz elektronicznego obiegu dokumentów, z wykorzystaniem zaawansowanych technologii i narzędzi klas: Business Intelligence, Corporate Performance Management czy Document Management Systems. Od 2006 roku BI-Pro Consulting Group jest partnerem firmy PROPHIX w zakresie wdrożeń i dystrybucji oprogramowania klasy CPM.