Gdańsk, 21.11.2018 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR WW/55/2018 Szanowni Państwo, Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu mającym na celu wybór marek i modeli pojazdów służbowych kategorii S przypisanych do komórek organizacyjnych o zindywidualizowanych specyfikacjach, pozyskiwanych w latach 2018-2020 przez Spółki Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS. I. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego wraz ze wskazanym wolumenem znajduje się w załączniku nr 1 Standardy wyposażenia dla samochodów kategorii S. II. Warunkiem formalnym udziału w postępowaniu jest odległość firmy oferenta danej marki pojazdów nie większa niż 35 km od siedziby Grupy LOTOS S.A.. Usługi serwisowe powinny być realizowane w sieci autoryzowanych stacji obsługi ASO dla danej marki pojazdu posiadającej aktualną autoryzację importera pojazdów danej marki w lokalizacji firmy/oddziału oferenta wskazanej w postępowaniu oraz na terenie kraju, na warunkach wskazanych w tabeli Standardy wyposażenia dla samochodów kategorii S w zakresie elementów i zdarzeń serwisowych, złożonych przez oferenta. III. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego: a. rozpoczęcie po podpisaniu zamówień (preferowany termin od 15.12.2018 r.) b. zakończenie pojazdy zamawiane będą do końca 2020 r. w ramach wskazanych wolumenów - konieczne jest podtrzymanie cen ofertowych do końca pierwszego kwartału 2019 r. po tym czasie w okresach półrocznych będzie przeprowadzana ponowna wycena wybranych marek oraz modeli; Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do wskazania podmiotu finansującego w odniesieniu do części wskazanego wolumenu pojazdów. IV. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela przewodnicząca komisji wyboru kontrahenta. Zapytania należy kierować wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej nie później niż do dnia 28.11.2018 r. (środa) do godz.12.00. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom za pośrednictwem platformy zakupowej w dniu 30.11.2018 r. (piątek) do godz.15.00. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu. V. W przypadku zainteresowania zapytaniem ofertowym, prosimy o złożenie oferty na platformie zakupowej do dnia 10.12.2018 r. (poniedziałek) do godz. 11.00. Oferty zostaną otwarte przez komisję wyboru kontrahenta niezwłocznie po upływie terminu wskazanego powyżej. VI. Warunkiem rozpatrywania oferty jest wypełnienie załączonej tabeli Standardy wyposażenia dla samochodów kategorii S stanowiącej załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Podział na 10 kategorii S umożliwia dopasowanie oferty do oferowanych przez oferenta marek i modeli pojazdów. W tabeli należy uzupełnić żółte pola w zakresie marek i modeli pojazdów, na które oferent składa ofertę w ramach dostępnych kategorii (osobne arkusze w załączonym pliku Excel). Strona 1 z 6
Prosimy również o przekazanie wykazu Autoryzowanych Stacji Obsługi dla danej marki, poprzez które możliwe będzie fizyczne pozyskanie i odkup pojazdów oraz ich serwis ( w tym także blacharsko- lakierniczy) wraz z usługami dodatkowymi. Wypełniona tabela powinna zostać zamieszczona na platformie zarówno w formie wypełnionego pliku EXCEL jak i skanu podpisanego przez osoby ze strony oferenta upoważnione do jego reprezentacji. Plik powinien zostać oznaczony w następujących sposób: Oferta nr WW/55/2018 nazwa oferenta. Pozostałe wymagane elementy oferty (wykaz ASO, załącznik nr 2) powinny zostać podpisane i zamieszczone na platformie w formie skanu. VII. Oferta kompletna powinna zawierać: 1. oświadczenia oferenta zawarte w formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania; 2. kopie następujących dokumentów: odpis z rejestru przedsiębiorców lub innego równoważnego rejestru potwierdzającego rejestrację firmy, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej (potwierdzona za zgodność z oryginałem), 3. oświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz zakładu ubezpieczeń społecznych oraz urzędu skarbowego (zaświadczenia urzędowe należy dostarczyć wyłącznie na życzenie Grupy LOTOS S.A.); decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, decyzji o nadaniu numeru statystycznego; 4. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji oferenta w ramach prowadzonego postępowania; 5. potwierdzenie gotowości realizacji przedmiotu zapytania ofertowego w terminach wskazanych w punkcie II niniejszego zapytania; 6. dane kontaktowe oferenta (imię, nazwisko osoby odpowiedzialnej, numer telefonu, e- mail); 7. wypełnioną tabelę Standardy wyposażenia dla samochodów kategorii S stanowiącej załącznik nr 1 do zapytania ofertowego; 8. wykaz Autoryzowanych Stacji Obsługi dla danej marki poprzez które możliwe będzie fizyczne pozyskanie i odkup pojazdów oraz ich serwis (w tym także blacharskolakierniczy) wraz z usługami dodatkowymi; 9. warunki płatności faktur - termin płatności faktur nie krótszy niż 14 dni od dnia wpływu prawidłowo wystawionej i zgodnej z obowiązującymi przepisami faktury do Zamawiającego; wszelkie płatności dokonywane przez Grupę LOTOS S.A na podstawie faktur zakupu będą realizowane na zasadach podzielonej płatności. Mechanizm podzielonej płatności (tzw. split payment) wprowadza ustawa z dnia 15 grudnia 2017 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 62) wprowadzającą m.in. zmiany do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 i 2491). Szczegóły dotyczące przedmiotowych uregulowań wskazane zostały pod linkiem: http://www.lotos.pl/2690/bip strona_glowna/komunikaty_i_przetargi/lotos_wprowadza _mechanizm_podzielonej_platnosci 10. numer rachunku bankowego, na który będą przelewane należności. Brak któregokolwiek z ww. wymaganych elementów może skutkować odrzuceniem oferty. W celu sprawniejszej weryfikacji i oceny ofert prosimy o zachowanie kolejności oraz przedzielenie poszczególnych części ofert w podanym układzie wraz z uwzględnieniem przedstawionej powyżej numeracji. Strona 2 z 6
VIII. Kryteria wyboru ofert: A. TCO (zgodny z formułą przedstawioną poniżej) B. Termin realizacji zamówienia podany w tygodniach C. Emisja spalin CO, HC, NOx, i PM (wg danych producenta w g/km) Dla wyliczenia TCO zakupu wskazanej marki i modelu pojazdu w każdym z wymaganych standardów pojazdów (zgodnie z tabelą) zostanie przyjęta suma poniższych składowych: cena zakupu pojazdu przy założeniu odpowiedniego czasu korzystania z pojazdu ( np. 36 lub 48 m-cy) oraz zakładanego przebiegu ( 30 000 km lub 40 000 km) łączne koszty serwisu dla wskazanych w tabeli elementów i zdarzeń serwisowych spalanie (razem z AdBlue) obecnie obowiązują nowe normy, do porównania przyjęte zostaną górne normy z podanych przez importerów przedziałów dla danego modelu pojazdu cena odkupu pojazdu po upływie założonego czasu korzystania z pojazdu (dla warunków standardowych, uśrednionych tj. założony przebieg, normatywne zużycie itp.) IX. Pozostałe warunki: a. ujednolicone warunki gwarancji dla wszystkich pojazdów powinny wynosić minimum 2 lata lub minimum 100 000 km w przypadku gdy warunki będą korzystniejsze, prosimy o ich wskazanie; b. w odniesieniu do części wskazanego wolumenu pojazdów Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do wskazania w późniejszym okresie czasu podmiotu finansującego/podmiotów finansujących; c. umowy/zamówienia regulujące stosunki pomiędzy oferentem oraz Zamawiającym zawierać będą wskazane przez Grupę LOTOS postanowienia, w szczególności w zakresie skorzystania z prawa odkupu pojazdu czy warunków serwisowych; d. stroną umów/zamówień mogą być spółki wchodzące w skład Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A.: LOTOS Oil Sp. z o.o. LOTOS Paliwa Sp. z o. o. RCEkoenergia Sp. z o.o. ul. Łukasiewicza 2 43-502 Czechowice- Dziedzice LOTOS Serwis Sp. z o.o. Strona 3 z 6
LOTOS Straż Sp. z o.o. LOTOS Asfalt Sp. z o.o. LOTOS Biopaliwa Sp. z o.o. ul. Łukasiewicza 2 43-502 Czechowice- Dziedzice LOTOS Terminale S.A. ul. Łukasiewicza 2 43-502 Czechowice- Dziedzice LOTOS Infrastruktura S.A. ul. 3-go Maja 101 38-200 Jasło LOTOS Kolej Sp. z o.o. ul. Michałki 25 80-716 Gdańsk LOTOS Lab Sp. z o.o. LOTOS Ochrona Sp. z o.o. LOTOS AirBP Polska Sp. z o.o. Al. Grunwaldzka 472B 80-309 Gdańsk LOTOS PETROBALTIC S.A. ul. Stary Dwór 9 80-758 Gdańsk LOTOS Upstream Sp. z o.o. Technical Ship Management Sp. z o.o. ul. Stary Dwór 9 80-758 Gdańsk Strona 4 z 6
Energobaltic Sp. z o.o. ul. Starowiejska 41 84-120 Władysławowo Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do modyfikacji i zmiany terminów wskazanych w zapytaniu, unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta, możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy oraz możliwość wprowadzenia kar umownych m.in. z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Szanowni Państwo, Jeśli nie jesteście Państwo zainteresowani udziałem w niniejszym postępowaniu lub występują jakiekolwiek przyczyny uniemożliwiające Państwu złożenie wiążącej oferty, mając na względzie jak najlepsze relacje z naszymi kontrahentami, zwracamy się z prośbą o wskazanie powodów niezłożenia oferty na kierowane do Państwa zapytanie ofertowe. Prosimy o przesłanie przedmiotowej informacji, o ile wyrazicie Państwo taką wolę na adres mailowy: malgorzata.kopydlowska@grupalotos.pl. UWAGA! Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur. Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. Strona 5 z 6
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w instrukcji określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. instrukcji można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku. Załączniki: 1. Tabela 2. Oświadczenia oferenta 2a. Przewodnik Zwrotu Pojazdów Samochody Osobowe, wydany przez Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów 2b. Przewodnik Zwrotu Pojazdów Samochody Dostawcze, wydany przez Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów Strona 6 z 6