Najczęściej pojawiające się błędy we wnioskach o płatność Dymaczewo, 24-25.07.2014r.
d) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania "Funkcjonowanie lokalnej grupy działania" objętego PROW 2007-2013 z dnia 23 maja 2008 r. Dz.U. 2008 nr 103 poz. 660 Podstawy prawne: a) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 25 listopada 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 2013. Dz.U. 2011 nr 268 poz. 1588 b) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 12 sierpnia 2010 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania "Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja" objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013. Dz.U. 2010 nr 153 poz. 1029 c) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 lipca 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania "Funkcjonowanie lokalnej grupy działania" objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013. Dz.U. 2009 nr 129 poz. 1063
Błędy dotyczące Wniosku o Płatność: Sekcja III WoP: a) Kwota pomocy niezgodna z ostatnim zatwierdzonym planem finansowym. Instrukcja do WoP wyraźnie wskazuje, że jest to ostatnia zatwierdzona kwota pomocy, zgodna z dokonanymi zmianami w planie finansowym operacji.
Błędy dotyczące Wniosku o Płatność: Sekcja V WoP: a) Ujęte są dokumenty, które nie dotyczą danego etapu (dokumenty przedłożone w poprzednim etapie i podlegające korekcie nie mogą być kosztem kwalifikowanych w etapie następnym). b) Błędnie określony rodzaj dokumentu w kolumnie 1: np. umowa zlecenie, a zawarte dane dotyczą rachunku należy zachować konsekwencję. c) Błędnie określone daty zapłaty w kolumnie 9: nie są ujęte daty ostatecznej płatności dotyczącej danej transakcji często dotyczy umów cywilnoprawnych i umów o pracę. d) Błędne daty wystawienia dokumentów.
Błędy dotyczące kompletności: a) Brak dokumentów w teczce sprawy, pomimo ujęcia ich w Sekcji V WoP (można uzupełnić). b) Brak dokumentów w teczce sprawy i w Sekcji V WoP: ujęte w I lub II uzupełnieniach nie mogą być kosztem kwalifikowanym, jedynie można zaliczyć je do kosztów całkowitych, jeśli dotyczą danego etapu operacji wynika to z faktu, iż nie można modyfikować kwoty pomocy z pierwotnego WoP. c) Brak upoważnienia dla nowo zatrudnionej osoby, która swoim nazwiskiem potwierdza kopie dokumentów. d) Brak dowodów zapłaty (płatność gotówkowa i bezgotówkowa).
Błędy dotyczące kompletności: e) Brak załączników typu: listy obecności, listy odbioru nagród, karty publikacji, karty udzielonego doradztwa. Załączniki do WoP od 15a do 15e mają charakter formalny i potwierdzają realizację danego zadania. Jeśli Beneficjent posiada dokumenty zawierające wszystkie niezbędne informacje i są to elementy podobne jak w ww. załącznikach, nie ma konieczności na nowo sporządzać ich na wskazanych formularzach. f) Brak programów szkoleń, konferencji. g) Brak regulaminów konkursów. h) Brak śladów rewizyjnych na ogłoszenia i reklamy zamieszczone w mediach.
Błędy dotyczące kompletności: i) Brak fotografii tablic informacyjnych, banerów reklamowych, namiotów promocyjnych itp. j) Brak WoP w formie elektronicznej lub niezgodne sumy kontrolne. k) Brak śladów rewizyjnych dotyczących filmów, reportaży lub wskazania miejsca, gdzie można by je obejrzeć i zweryfikować. l) Brak licencji na zakupione oprogramowanie na każdym etapie, czy jest to zakup sprzętu i oprogramowania, czy też przedłużenie oprogramowania należy przedłożyć umowę licencyjną, zgodnie z przepisami o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Błędy dotyczące faktur, rachunków i pozostałych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej: a) Brak miernika lub miernik różny od założonego w szczegółowym opisie zadań dla etapu. b) Błędne opisy zadań na drugiej stronie dokumentów (dotyczy pozycji szoz, kosztów kwalifikowanych, brak dekretacji księgowej). c) Brak pieczęci Przedstawiono do refundacji. d) Brak potwierdzenia zgodności dokumentów z oryginałami. e) Niewidoczne dane na kopiach dokumentów.
Błędy merytoryczne: a) Płatność gotówkowa powyżej 1000 zł - rzadziej, ale występuje jeszcze. b) Brak logotypów (zgodnie z Księgą wizualizacji PROW 2007-2013) lub informacji wskazującej, iż projekt (zadanie) zostało zrealizowane ze środków EFRROW (dotyczy głównie informowania: plakaty, artykuły, publikacje).
Błędy merytoryczne: c) Błędnie określone mierniki: często niezgodne z załączonymi dokumentami, np.: i. szkolenia: ilość osób na liście obecności nie jest zgodna z sekcją VI WoP (wyjaśnienie rozbieżności), ii. polecenia wyjazdów służbowych: jeśli miernikiem są km: często źle zliczone, iii. wyżywienie na szkoleniach, spotkaniach, konferencjach: nie można określić miernika na podstawie faktury, gdyż często wystawca podaje usługa gastronomiczna/usługa cateringowa a w szczegółowym opisie zadań widnieje ilość porcji/ilość osób, iv. szkolenie określone w godzinach, natomiast na fakturze lub rachunku brak takiej informacji, v. usługa hotelowa doby.
Błędy merytoryczne: d) Konieczność dokonywania zmian w szczegółowym opisie zadań po zrealizowaniu danego etapu operacji w ten sposób można zapobiec wielu błędom we wnioskach o płatność, zwłaszcza dotyczy to wysokości poniesionych kosztów kwalifikowanych, a tym samym kwoty pomocy. Należy zwrócić szczególną uwagę na wskazane terminy szkoleń, spotkań, imprez, mierniki, wymienione przedmioty zakupu itp.
Sprawozdanie z realizacji operacji za dany etap: a) Błędne wskaźniki, często nie są narastająco. b) Błędne kwoty kosztów całkowitych (zawsze rzeczywiście poniesione i narastająco). c) Błędne kwoty kosztów kwalifikowanych (nie uwzględniają korekt i sankcji z poprzednich etapów). d) Błędnie obliczona kwota kosztów bieżących (limit 15% wszystkich operacji w ramach PROW 2007-2013 i rozdzielenie kosztów administracyjnych LGD i LGR). e) Bark informacji o ostatnich aneksach (numery aneksów i terminy podpisania).
Dokumenty najbardziej obciążone błędami: Listy płac: a) Brak zakresu obowiązków lub aneksów do umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych. b) Błędne daty wystawienia dokumentów w Sekcji V WoP: bierzemy pod uwagę datę wydruku (sporządzenia) danej listy lub jej zatwierdzenia. c) Brak dowodów zapłaty składek do ZUS i podatku do US (terminy złożenia WoP). d) Nieprawidłowe udokumentowanie kosztów składników wynagrodzeń: przy dużej liczbie umów nie można zweryfikować wysokości opłaconych składek do ZUS i podatku do US, gdyż często są opłacane w tym samym terminie i mamy wspólne wyciągi bankowe należy odpowiednio opisać dokumenty lub też ująć wszystkie koszty tabelarycznie.
Dokumenty najbardziej obciążone błędami: Listy płac: e) Zdarzają się nieprawidłowo sporządzone listy płac, inne koszty wynikają z kalkulatorów płacowych. f) Jeśli planowane są składki brutto brutto należy ująć wszystkie wydatki w szczegółowym opisie zadań, wówczas koszt jest kawilifikowalny, dotyczy to również przewidzianych premii i nagród. Należy przy tym pamiętać, by nie przekroczyć limitu wysokości wynagrodzenia w ujęciu miesięcznym.
Dokumenty najbardziej obciążone błędami: Polecenie wyjazdów służbowych: a) Brak daty wystawienia na dokumencie. b) Data wystawienia delegacji w Sekcji V WoP różna od daty na dokumencie. c) Brak celu polecenia wyjazdu służbowego (należy udokumentować racjonalność poniesionego kosztu i jego związek z operacją). d) Brak umów użyczenia pojazdu, gdyż właścicielem jest inna osoba, a jeszcze inna wykorzystała dany pojazd w celach służbowych.
Dokumenty najbardziej obciążone błędami: Polecenie wyjazdów służbowych: e) Brak dowodów rejestracyjnych oraz umów o wykorzystanie pojazdu prywatnego w celach służbowych. f) Ewidencje przebiegu pojazdów niezgodne z samymi dokumentami. g) Przekroczenie limitu km, sztuk, miesięcy lub kosztu w danym okresie wnioskowanym. h) Brak numeru konta bankowego na poleceniu, dotyczy płatności bezgotówkowej.
Dokumenty najbardziej obciążone błędami: Umowy cywilno prawne: a) Zakresy obowiązków nie pokrywają się z rzeczywiście zrealizowanym zadaniami należy zwrócić uwagę na to, co było przedmiotem umowy. b) Brak udokumentowania wykonania danego zlecenia lub dzieła ślady rewizyjne (wydruki, zdjęcia, nagrania). c) Wykonanie zadania nie jest zgodne ze szczegółowym opisem zadań miejsce, czas i obowiązki.
Weryfikacja wniosku o płatność W celu uniknięcia korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych oraz kwoty pomocy należy: a)prawidłowo udokumentować wydatki ujęte we wniosku o płatność poprzez złożenie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej oraz dowodów zapłaty, b)dopilnować aby dane Beneficjenta wpisane we wniosku były zgodne z danymi w fakturach lub dokumentach równoważnej wartości dowodowej, c)przyporządkować towar, materiał lub usługę do odpowiedniej pozycji w szczegółowym opisie zadań z realizacji operacji, d)transakcje gotówkowe nie mogą przekraczać limitu, tj. 1 tys. zł. Transakcje, których wartość bez względu na liczbę wynikających z nich płatności przekracza 1 tys. zł muszą zostać poniesione w formie rozliczenia bezgotówkowego.
Weryfikacja wniosku o płatność W celu uniknięcia korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych oraz kwoty pomocy należy: e)uzasadnić wzrost kosztów kwalifikowalnych dla danej pozycji jeżeli jest wyższy niż 10% wartości danej pozycji szczegółowego opisu zadań. f)dopilnować aby koszty przedstawione do refundacji zawarte w załączonych do wniosku fakturach lub dokumentach o równoważnej wartości dowodowej były kosztami kwalifikowanymi; g)prowadzić oddzielny system rachunkowości albo korzystać z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich zdarzeń gospodarczych (transakcji) związanych z realizacją operacji, tj. kosztów kwalifikowalnych.
Terminy dotyczące uzupełnienia dokumentów we wniosku o płatność za dany etap a)w przypadku konieczności złożenia wymaganych wyjaśnień do wniosku, Beneficjent zostanie o tym poinformowany listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, jak również telefonicznie, albo jeżeli istnieje taka możliwość kontaktu po stronie Beneficjenta za pomocą faksu lub poczty elektronicznej. Beneficjent ma 14 dniowy termin na uzupełnienie /poprawienie Wniosku licząc od dnia następnego po odebraniu przesyłki. Wyszczególnione zostaną wszystkie nieprawidłowości i/lub braki. b)ponadto w przypadku braku możliwości uzupełnienia wniosku o płatność we wskazanym terminie 14 dni, Beneficjent ma możliwość przedłużenia terminu na dokonanie ww. czynności w trakcie weryfikacji łącznie na okres 6 miesięcy. Przy czym przedłużenie terminu o więcej niż miesiąc wymaga udokumentowania przyczyn tego przedłużenia.
Przyczyną korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych jest poza wymienionymi wcześniej elementami: Sytuacja, gdy wnioskowana przez Beneficjenta we wniosku o płatność kwota pomocy przekroczy kwotę pomocy obliczoną przez SW po sprawdzeniu wniosku o płatność o więcej niż 3%. Stosuje się wówczas dodatkowe zmniejszenie zgodnie z przepisami wspólnotowymi. Czyli wnioskowana kwota pomocy zostaje dwukrotnie zmniejszona o zaistniałą różnicę.
Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego ul. Szyperska 14, 61-754 Poznań tel. (61) 62 66 000