Zagadnienia dotyczące najczęściej popełnianych błędów we wnioskach o płatność. Milicz, 12 maja 2014 r.

Transkrypt

1

2

3 Zagadnienia dotyczące najczęściej popełnianych błędów we wnioskach o płatność Milicz, 12 maja 2014 r.

4 Termin złożenia wniosku o płatność Beneficjent jest zobowiązany złożyć wniosek o płatność w terminie wskazanym w 8 umowy o dofinansowanie. Jeżeli wniosek o płatność nie został złożony w terminie określonym w umowie o dofinansowanie Samorząd Województwa Dolnośląskiego wzywa Beneficjenta, w formie pisemnej, do złożenia wniosku o płatność w terminie 14 dni. Niezłożenie wniosku o płatność lub złożenie po tym terminie skutkuje wypowiedzeniem umowy (i zwrotem zaliczki).

5 Wypełnienie formularza wniosku o płatność Wniosek o płatność należy wypełnić zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność w ramach osi priorytetowej 4 -..Zrównoważony rozwój obszarów zależnych od rybactwa w ramach środka 4.1. Rozwój obszarów zależnych od rybactwa z wyłączeniem realizacji operacji polegających na funkcjonowaniu lokalnej grupy rybackiej (LGR) oraz nabywaniu umiejętności i aktywizacji lokalnych społeczności.

6 Przykładowe błędy we wnioskach o płatność - Sekcja I. Dane identyfikacyjne beneficjenta, Pola brak nr rachunku bankowego beneficjenta. Brak zaświadczenia z banku potwierdzającego nr rachunku bankowego, na który mają być wypłacone środki w ramach refundacji. - Sekcja III. Dane dotyczące WoP, Pole 3, 4, 5 kwoty kosztów: całkowitych, kwalifikowalnych, niekwalifikowalnych nie są zgodne z kwotami z Sekcji IV. oraz Sekcji V. wniosku o płatność. - Sekcja IV. Wykaz faktur, kolumna 2 brak odwołania do faktury korygującej, noty korygującej, faktury zaliczkowej. - Sekcja IV, kolumna 4 nazwa towaru niezgodna z dokumentem księgowym. - Sekcja IV, kolumna 5 przypisanie danej faktury do więcej niż jednego zadania z zestawienia rzeczowo finansowego. - Sekcja IV, kolumna 11 wpisanie kwoty VAT w przypadku, gdy VAT jest kosztem niekwalifikowalnym.

7 Błędny okres, za jaki składany jest wniosek = Sekcja IV. kol. 8, = Sekcja V. kol. 5 = Sekcja V. kol. 8 Błędne wpisanie wnioskowanej kwoty pomocy = Sekcja IV. kol. 10 = Sekcja V. kol. 6 Brak odsetek lub,,- kreski w przypadku pierwszej płatności

8 Poprawnie sporządzony wykaz faktur

9 Przykładowe błędy we wnioskach o płatność - Sekcja V. Zestawienie rzeczowo finansowe, kolumna 6 podanie wartości kosztów operacji z VAT w przypadku, gdy podatek VAT jest kosztem kwalifikowalnym, Uwaga: w kolumnie 6 należy podać wartość netto kosztów kwalifikowalnych inwestycyjnych i wartość netto kosztów kwalifikowalnych ogólnych. W przypadku, gdy podatek VAT jest kosztem kwalifikowalnym, ostatnią pozycją w kolumnie 2. zestawienia rzeczowo finansowego, będzie wyszczególniony podatek VAT dla każdego z elementów składowych zakresu rzeczowego, np.,,vat dla pozycji 1, 2,, n. Wartość podatku VAT należy wpisać w kolumnie 6., natomiast w kolumnach 5., 7., 8. należy wstawić,,x.

10 Zestawienie rzeczowo-finansowe

11 Popełniane błędy dotyczące ponoszenia kosztów Błąd: ponoszenie kosztów z rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi zaliczki na cele niezwiązane z realizowaną operacją Zapłata dokonana z konta nienależącego do Beneficjenta Błąd: finansowanie kosztów niekwalifikowalnych (podatek VAT) z konta do obsługi zaliczki W przypadku gdy podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowanego z rachunku zaliczkowego opłacane są wyłącznie koszty kwalifikowalne kwota netto, podatek VAT (jeżeli jest niekwalifikowalny) należy zapłacić z innego konta

12 Nieprawidłowe opłacenie dokumentów księgowych Błąd: płatności gotówkowe powyżej euro Naruszenie art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej Obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego, gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji Jeżeli wartość transakcji przekracza kwotę euro, to kwalifikowalne jest tylko to, co zostało zapłacone przelewem z rachunku Beneficjenta

13 Dokumenty księgowe - Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (wyjątki to m.in. zaliczki nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy; usługi budowlane 30 dni od dnia wykonania usługi). - Faktury zbiorcze w przypadku, gdy beneficjent dokonuje kilkunastu zakupów w ciągu miesiąca od jednego sprzedawcy, sprzedawca może wystawić jedną fakturę zbiorczą na koniec miesiąca.

14 Niepoprawnie wystawione dokumenty księgowe Błąd: odręczne poprawienie błędów na fakturach Do korekty błędów na fakturach służą faktury korygujące i noty korygujące. Notą korygującą nie można poprawiać: miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto, kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwoty odatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem. Faktury i noty korygujące należy dostarczyć do wniosku o płatność wraz z fakturami, których dotyczą.

15 Przykładowe błędy w opisie dokumentów księgowych Brak opisu (dekretacja) dokumentów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.); Brak lub błędny nr umowy o dofinansowanie operacji; Brak odniesienia w opisie do faktury do poszczególnych pozycji z zestawienia rzeczowo finansowego; Niepoprawna wysokość kosztów kwalifikowalnych; Nieprawidłowa informacja o sfinansowaniu wydatku (w opisie wskazuje się wartość poniesionych przez Beneficjenta wydatków z zaliczki); Brak podpisu osoby, która sporządziła opis dokumentu księgowego.

16 Błędy dotyczące kompletowania załączników do wniosku o płatność Brak należytego udokumentowania płatności gotówkowej Uwagi: należy dołączyć dokument księgowy KP (kasa przyjęła) lub oświadczenie sprzedającego/wystawcy faktury; Brak umów, zamówień zawieranych z wykonawcami; Brak zaświadczeń, pozwoleń i innych decyzji związanych z realizacją operacji, o ile wymagają tego obowiązujące przepisy prawa oraz postanowienia umowy; Brak zgłoszenia obiektów hotelarskich oraz innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie do ewidencji (decyzja marszałka województwa o zaszeregowaniu obiektu do rodzaju i nadaniu kategorii - w przypadku ewidencji innych obiektów świadczących usługi hotelarskie, prowadzonej przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta); Brak dokumentów potwierdzających realizację deklarowanych we wniosku o dofinansowanie wskaźników wpływu operacji na stan zatrudnienia Uwagi: należy dołączyć umowy o pracę; Brak sprawozdania końcowego z realizacji operacji w wersji elektronicznej.

17 Błędy dotyczące kompletowania załączników do wniosku o płatność Brak dokumentu potwierdzającego zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy wraz z adnotacją, iż właściwy organ, w terminie 21 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zakończeniu budowy, nie zgłosił sprzeciwu w drodze decyzji administracyjnej Brak ostatecznej decyzji o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowalnego Uwaga: w pozwoleniu na budowę inwestor ma informację, czy potrzebne jest pozwolenie na użytkowanie, czy wystarczy samo zawiadomienie.

18 Błędy dotyczące kompletowania załączników do wniosku o płatność Brak: protokołów odbioru określających zakres rzeczowy i finansowych wykonanych/odebranych prac, protokołów przekazania/przyjęcia sprzętu, maszyn, urządzeń, środków transportu, wyposażenia, itd., dokumentów WZ - wydanie materiałów/towarów na zewnątrz (WZ - pobrano z magazynu), protokołów montażu, instalacji, itp., podpisanych przez strony umowy lub sprzedawcę i nabywcę w przypadku faktury lub rachunku. Podpisany protokół odbioru robót jest podstawą do wystawienia faktury za prace, które zostały odebrane. W przypadku faktury zbiorczej liczba protokołów odbioru ma odpowiadać liczbie dostaw. Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (data sprzedaży) na fakturze niespójna z datą protokołu przekazania/przyjęcia, Uwaga: w przypadku niezgodności należy skorygować: protokół odbioru/przekazania lub datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi na fakturze!

19 Błędy dotyczące kompletowania załączników do wniosku o płatność Brak świadectw potwierdzających nabycie uprawnień związanych z zakupem maszyn i urządzeń przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej (np. uprawnienia operatora koparki, ładowarki, itp.), Brak: dowodu rejestracyjnego pojazdu, karty pojazdu, prawa jazdy, itd. (w przypadku zakupu środków transportu, np. samochody ciężarowe, samochody dostawcze, autobusy, itd.)

20 Brak nowych ofert Błędy dotyczące kompletowania załączników do wniosku o płatność W przypadku gdy Beneficjent nie zawarł umowy związanej z realizacją operacji zgodnie z ofertami złożonymi do wniosku o dofinansowanie, jest zobowiązany do złożenia, nie później niż do dnia złożenia wniosku o płatność, nowych ofert. Brak dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienie publiczne, które nie przekroczyły progu decydującego o konieczności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych Ocena zachowania konkurencyjności i racjonalności!!! W sprawach nieuregulowanych umową o dofinansowanie mają w szczególności zastosowanie przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych:,,podmiot wnioskujący o przyznanie środków publicznych na realizację wyodrębnionego zadania powinien przedstawić ofertę wykonania zadania zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującą wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.

21 Błędy dotyczące kompletowania załączników do wniosku o płatność brak pełnego wyciągu z rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi zaliczki obejmującego okres od dnia otrzymania środków (wpływu zaliczki) poprzez wszystkie operacje na koncie zaliczkowym do dnia złożenia wniosku o płatność lub wyczerpania środków na tym rachunku (saldo końcowe = 0 zł) Wyciąg bankowy bądź wydruk z elektronicznego wyciągu operacji, który nie jest opatrzony klauzulą o nie wymaganiu podpisu ani uwierzytelnienia, powinien być opatrzony pieczęcią bankową wraz z podpisem pracownika banku

22 Błędy w tytule zapłaty na dowodach zapłat: tytuł zapłaty nie odnosi się jednoznacznie do faktury, której dotyczy: Brak nr faktury, Błędny nr faktury, W tytule płatności widnieje nr faktury pro-forma. Należy przedstawić oświadczenie od wystawcy faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, że płatność dotyczy przedmiotowego dowodu księgowego dołączonego do wniosku o płatność.

23 Szczególnie należy zwrócić Uwagę: Ocena kwalifikowalności - Czy wartość rynkowa zakupionych używanych maszyn, urządzeń lub innego sprzętu nie przewyższa wartości nowych maszyn, urządzeń lub innego sprzętu tego samego typu (wymagany załącznik: wycena wraz z opinią rzeczoznawcy ); - Czy zakupione używane maszyny, urządzenia lub inny sprzęt spełniają wymagania techniczne dla tych maszyn, urządzeń i sprzętu (wymagany załącznik: wycena wraz z opinią rzeczoznawcy); - Czy używane maszyny, urządzenia lub inny sprzęt zostały zakupione z udziałem środków publicznych w okresie 5 lat poprzedzających rok ich nabycia (wymagany załącznik: pisemne oświadczenie beneficjenta); - Koszty nabycia gruntu, budynku, budowli lub prawa do dysponowania nimi są kosztami kwalifikowanymi, w przypadku gdy wartość wykazana we wniosku o płatność, nie przewyższa wartości rynkowej lub odtworzeniowej wykazanej w operacie szacunkowym sporządzonym zgodnie z przepisami o gospodarce nieruchomościami, nie wcześniej niż w okresie 3 lat przed dniem złożeniem wniosku o dofinansowanie; - Czy podmiot zbywający nieruchomość w okresie 5 lat poprzedzających jej zbycie beneficjentowi, otrzymał pomoc na jej zakup ze środków publicznych (wymagany załącznik: pisemne oświadczenie beneficjenta).

24 Szczególnie należy zwrócić Uwagę: Ocena kwalifikowalności - Czy wszystkie koszty zostały poniesione przed dniem złożenia Wniosku o Płatność (okres kwalifikowalności), - Czy wszystkie koszty zostały udokumentowane, - Czy zakres rzeczowy operacji został faktycznie wykonany (zgodnie z zestawieniem rzeczowo finansowym operacji stanowiącym załącznik nr 1 do umowy), - Czy wykonane roboty, dostawy lub usługi objęte zakresem rzeczowo finansowym zostały udokumentowane, - Czy zakupiony sprzęt, maszyny, urządzenia są zamontowane i uruchomione, do dnia złożenia wniosku o płatność końcową, cel operacji musi być osiągnięty!!!

25 Lista załączników do wniosku o płatność 1) poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionego pracownika urzędu marszałkowskiego lub samorządowej jednostki kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty, zgodnie z zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki; 2) kosztorys powykonawczy - w przypadku gdy beneficjent zaliczył do kosztów kwalifikowalnych wniesione nakłady rzeczowe; 3) kopia aktu notarialnego stwierdzającego przeniesienie własności nieruchomości - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 4) poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionego pracownika urzędu marszałkowskiego lub samorządowej jednostki kopie dokumentów potwierdzających odbiór lub wykonanie prac; 5) (uchylony); 6) dokument potwierdzający podniesienie kwalifikacji zawodowych, w tym zaświadczenie o ukończeniu kursu, szkoły, szkolenia lub otrzymanych certyfikatach - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 7) lista osób uczestniczących w kursach lub szkoleniach - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 8) pisemne oświadczenie beneficjenta, że używane maszyny, urządzenia lub inny sprzęt w okresie 5 lat poprzedzających rok ich nabycia nie zostały zakupione z udziałem środków publicznych - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 9) pisemne oświadczenie beneficjenta potwierdzające, że nieruchomość w okresie 5 lat poprzedzających jej nabycie nie była zakupiona z udziałem środków publicznych - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji;

26 Lista załączników do wniosku o płatność 10) dokumentacja fotograficzna zrealizowanej operacji - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 11) wzory materiałów promocyjnych - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 12) (uchylony); 13) pisemne oświadczenie beneficjenta, że dokonał odpisów amortyzacyjnych środków trwałych - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 14) aktualny wyciąg z rachunku bankowego przeznaczonego do obsługi zaliczki, zawierający informację o wysokości uzyskanych odsetek bankowych - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 15) kopia umowy leasingu lub innych dokumentów potwierdzających nabycie rzeczy przez finansującego od zbywcy za określoną kwotę (wraz z wnioskiem o płatność, w ramach którego po raz pierwszy zostaną ujęte raty zapłacone z tytułu wykonania umowy leasingu) - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 16) kopia umowy leasingu wraz z harmonogramem spłat, w której przewidziane będzie przeniesienie prawa własności przedmiotu leasingu na beneficjenta (wraz z wnioskiem o płatność, w ramach którego po raz pierwszy zostaną ujęte raty zapłacone z tytułu wykonania umowy leasingu) - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 17) dokumenty potwierdzające przeniesienie praw własności rzeczy będących przedmiotem umowy leasingu na beneficjenta (wraz z wnioskiem o płatność, w ramach którego będzie rozliczana ostatnia rata zapłacona z tytułu wykonania umowy leasingu) - w przypadku gdy wymaga tego specyfika operacji; 18) pełnomocnictwo - w przypadku gdy zostało udzielone.

27 Dziękuję za uwagę Andrzej Brasuń Wydział Obszarów Wiejskich Dział ds. os 4 PO RYBY andrzej.brasun@umwd.pl Tel: Anna Machulak Wydział Obszarów Wiejskich Dział ds. osi 4 PO RYBY anna.machulak@umwd.pl Tel