System Obsługi Zgłoszeń Instrukcja Użytkownika Copyright 2018 Comarch S.A.
1 Logowanie do Systemu Logowanie do Systemu dla Klientów i Partnerów Comarch dostępne jest z poziomu Indywidualnych Stron Klienta/Partnera. Opcja: System Obsługi Zgłoszeń (SOZ) dostępna jest w sekcji: Pozostałe. Logowanie do Systemu odbywa się per osoba w ramach danej firmy Klienta/Partnera, dzięki czemu możliwa jest identyfikacja osoby wprowadzającej zgłoszenie. System Obsługi Zgłoszeń działa na przeglądarkach: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Edge. Aplikacja została dostosowana do panoramicznych ekranów. Lista zgłoszeń oraz formularz zgłoszenia prezentowane są w oknie podzielonym na 2 części, w proporcji 60:40. Z poziomu Listy zgłoszeń po lewej stronie okna widoczna jest lista zgłoszeń wraz z panelem wyszukiwania, po prawej stronie dostępny jest podgląd aktualnie podświetlonego zgłoszenia. Formularz zgłoszenia po lewej stronie okna zawiera informacje o historii zgłoszenia, po prawej stronie znajduje się okno edytora, w którym wpisywana jest treść wiadomości. Minimalna rozdzielczość ekranu wspierająca podział okna na dwie części to 1366. Dla niższych szerokości podgląd treści zgłoszenia będzie widoczny pod listą zgłoszeń, formularz zgłoszenia będzie natomiast wyświetlony w jednym oknie. Nowe / robocze zgłoszenie wyświetlane jest w jednym oknie, po wysłaniu zgłoszenia do Systemu wygląd okna zostaje automatycznie dostosowany do ekranu panoramicznego (formularz zgłoszenia zostaje podzielony na 2 części). 2 Dodanie nowego zgłoszenia Dodanie nowego zgłoszenia jest możliwe poprzez wybranie opcji: zostaje otwarty formularz zgłoszenia.. Po wybraniu tej opcji Po uzupełnieniu wymaganych pól, którymi są: Temat, Produkt oraz Obszar, Treść istnieje możliwość wysłania zgłoszenia do Systemu, za pomocą przycisku: [Wyślij zgłoszenie]. Wybranie opcji: [Zapisz kopię roboczą] powoduje zapisanie zgłoszenia w wersji roboczej. Wykorzystanie funkcjonalności kopii roboczej możliwe jest tylko na nowym zgłoszeniu wprowadzanym aktualnie do systemu. Strona 2 2018-03-26
Do zgłoszenia można dołączać załączniki o max. łącznej wielkości 5MB. Załączniki mogą posiadać rozszerzenia: zip, rar, jpg, jpeg, png, gif, bmp, doc, docx, xls, xlsx, pdf, sql, csv, 7z, xml. Pozostałe typy plików, aby móc dołączyć je do zgłoszenia, należy najpierw spakować. Wszystkie załączniki związane z danym zgłoszeniem prezentowane są na zakładce: Załączniki dostępnej na formularzu zgłoszenia. Aby wstawić obraz można skorzystać z opcji [Wstaw obraz]. Opcja ta pozwala na wklejanie w treść zgłoszenia obrazków poprzez wskazanie pliku zapisanego na dysku. 3 Statusy zgłoszeń Po wysłaniu zgłoszenia do Systemu, otrzymuje ono automatycznie numer: ID oraz Status: Przyjęte do realizacji. Takie zgłoszenie jest już zarejestrowane w Systemie. Strona 3 2018-03-26
Zgłoszenie można odnaleźć na liście zgłoszeń w opcji: Przejęte do realizacji w sekcji: Moje zgłoszenia: Jeśli nad danym zgłoszeniem zostaną rozpoczęte prace, otrzymuje ono automatycznie status: W trakcie realizacji. Na zgłoszeniu w polu: Prowadzący prezentowana jest informacja na temat osoby prowadzącej dane zgłoszenie. Strona 4 2018-03-26
Zgłoszenie o statusie: W trakcie realizacji można odnaleźć wybierając w menu: Moje zgłoszenia opcję: W trakcie realizacji -> Po stronie Comarch. Dodatkowo na liście zgłoszeń w ramach kolumn dodatkowych dostępna jest kolumna: Asysta. W ramach tej kolumny prezentowana jest nazwa działu Asysty Technicznej, który aktualnie zajmuje się realizacją danego zgłoszenia. Udzielenie odpowiedzi w ramach zgłoszenia przez pracownika Comarch, powoduje zmianę statusu zgłoszenia na Zakończone. Takie zgłoszenie widoczne jest na liście, jeśli w sekcji: Moje zgłoszenia zostanie wybrana opcja: Zakończone. Jeśli pracownik Comarch widzi potrzebę doprecyzowania danego zgłoszenia, zgłoszenie to zostaje przekazane do osoby wprowadzającej to zgłoszenie (Klient/Partner) w statusie: Oczekujące na odpowiedź Klienta. Nazwa: Klient w statusie zgłoszenia oznacza kontrahenta firmy Comarch (nie jest związana ze statusem: Klient/Partner). Zgłoszenie można odnaleźć wybierając w sekcji: Moje zgłoszenia opcję: W trakcie realizacji -> Po mojej stronie. Może się zdarzyć także sytuacja, w której na zgłoszenie zostanie udzielona odpowiedź przez pracownika Comarch, ale zgłoszenie będzie miało nadal status: W trakcie realizacji. Oznacza to, że pracownik Comarch zatrzymał to zgłoszenie u siebie, gdyż jeszcze podlega realizacji, i wysłał taką odpowiedź do Klienta/Partnera. Ostatnim statusem dostępnym z poziomu systemu jest status: Realizacja w nowych wersjach. Zaznaczenie go umożliwia podpięcie pod dane zgłoszenie w Systemie Obsługi Zgłoszeń wybranych pozycji, które zostały przekazane do produkcji (np. sugestii rozwojowych). Istniejące zgłoszenia w SOZ mające zaznaczony ten status są powiązane ze zgłoszeniami / sugestiami w wewnętrznym systemie zgłoszeń produkcyjnych, dla produktów: Comarch ERP Optima, ERP XT, ERP XL, ERP Altum. Na zgłoszeniu, w każdym z wymienionych powyżej statusów, istnieje możliwość dopisania nowej treści. Na każdym etapie realizacji zgłoszenia, bez względu na jego status, pracownicy firmy, w której pracuje osoba wprowadzająca zgłoszenie, mogą dokonać zamknięcia zgłoszenia, poprzez wybór parametru: Zamknięte. Takie zamknięcie zgłoszenia jest zamknięciem definitywnym. Zgłoszenia o tym statusie można odnaleźć wybierając w sekcji: Moje zgłoszenia opcję: Zakończone. Strona 5 2018-03-26
W ramach szybkiego wyjeżdżajacego Menu: Moje zgłoszenia (pojawiającego się po lewej stronie ekranu) dostępne są dodatkowo opcje: Nieprzeczytane oraz Udostępnione dla mnie. Po wybraniu opcji: Nieprzeczytane prezentowana jest lista zgłoszeń nieprzeczytanych przez Użytkownika zalogowanego do aplikacji. Na liście prezentowane są zgłoszenia wprowadzone przez danego Użytkownika oraz mu udostępnione. Dodatkowo jeśli zgłoszenie jest nieprzeczytane, jego numer na wszystkich listach prezentowany jest w sposób pogrubiony. Jeśli zostanie wybrana opcja: Udostępniono dla mnie na liście prezentowane są zgłoszenia, które zostały udostępnione Użytkownikowi zalogowanemu do aplikacji. Wybór opcji z poziomu wyjeżdzającego Menu: Moje zgłoszenia, powoduje, że lista, która zostanie otwarta zawiera zgłoszenia związane z Użytkownikiem aktualnie zalogowanym do systemu. Są to zgłoszenia utworzone przez tego Użytkownika. Dodatkowo istnieje możliwość przeglądania wszystkich zgłoszeń, aktywnych lub zakończonych związanych z daną firmą. Zgłoszenia te dostępne są jeśli zostanie wybrana odpowiednio opcja: Wszystkie, Aktywne lub Zakończone z rozwijalnej listy dostępnej pod sekcją: Zgłoszenia na niebieskiej górnej belce. W ramach tych opcji prezentowane są zgłoszenia utworzone przez innych pracowników firmy, a także zgłoszenia, które zostały udostępnione danej firmie zarówno przez Państwa Klientów/Partnera, jak i przez pracowników firmy Comarch. Każdy pracownik firmy może kontynuować każde zgłoszenie dostępne w systemie. Strona 6 2018-03-26
Jeśli natomiast zostanie wybrana opcja: Zgłoszenia z poziomu niebieskiego górnego paska, na liście prezentowane są zgłoszenia aktywne związane z zalogowanym do aplikacji Użytkownikiem, czyli wszystkie aktywne zgłoszenia utworzone przez zalogowanego do aplikacji Operatora lub mu udostępnione. Dodatkowo w ramach okna: Strona startowa dostępna jest sekcja, w ramach której prezentowane są zgłoszenia ostatnio zmodyfikowane. Lista ta zawiera zgłoszenia zmodyfikowane w ciągu ostatnich 7 dni, których modyfikacja była dokonana po stronie pracowników Comarch lub po stronie Klienta/Partnera. 4 Wyszukiwanie zgłoszeń W aplikacji dostępny jest panel wyszukiwania oraz wprowadzono możliwość wpisania lokatora w nagłówkach większości kolumn. Przed rozpoczęciem wyszukiwania należy upewnić się, że otwarta jest właściwa lista, na której będzie wykonywane wyszukiwanie. Zmianę listy można wykonać poprzez wybór odpowiedniej opcji w ramach Menu. Wyszukiwanie za pomocą lokatora, polega na wpisaniu w nagłówku odpowiedniej frazy, która jest poszukiwana. W tym wypadku należy zwrócić uwagę, aby wyszukiwane frazy nie zawierały zbędnych spacji, np. dodatkowa spacja na końcu numeru. Panel wyszukiwania umożliwia wyszukiwanie zgłoszeń wg jednego bądź kilku kryteriów, m. in. temat, treść, produkt, status. Opcja Zwiń / Rozwiń, umożliwiającą ograniczenie kryteriów filtrowania w zależności od potrzeb Użytkownika. Po wciśnięciu przycisku Filtruj lista zgłoszeń zostanie ograniczona do zgłoszeń spełniających warunki filtra. Użytkownik może zapamiętać ustawienia filtra przyciskiem Zapisz filtr. Strona 7 2018-03-26
Wpisanie wyrazów i/lub wyrażeń w polu Treść wyfiltruje zgłoszenia w następujący sposób: podanie kilku słów - zwróci zgłoszenia zawierające w treści wszystkie z nich, użycie znaku *, np. księg*, zwróci wyniki, które w treści mają słowa księga, księgowość, księgowanie itp., użycie cudzysłowu "", np. "księga raportów", zwróci wyniki, które w treści zawierają wyrażenie "księga raportów", użycie znaku -, np. księga -raportów, zwróci wyniki, które w treści mają słowo księga, ale nie mają słowa raportów. Powyższe warunki można łączyć, np. "księga raportów" -altum, zwróci wyniki, które w treści zawierają wyrażenie "księga raportów", ale nie mają słowa altum. Wpisanie numeru zgłoszenia w polu: ID zgłoszenia i wciśnięcie przycisku przy tym polu automatycznie otwiera dane zgłoszenie w oknie. Zgłoszenie wyszukiwane jest w całej bazie zgłoszeń, niezależnie od ustawień aktualnego filtra. 5 Historia zgłoszenia Na formularzu zgłoszenia, po lewej stronie okna, dostępna jest sekcja: Historia zgłoszenia. W ramach tej sekcji domyślnie prezentowana jest ostatnia wiadomość w ramach tego zgłoszenia. Jeśli istnieje konieczność przeglądnięcia całej historii zgłoszenia, należy wybrać opcje: Zobacz historię wiadomości. Po wybraniu tej opcji, rozwijana jest historia wiadomości otrzymanych w porządku chronologicznym wraz z informacją o dacie i osobie wprowadzającej daną część. 6 Udostępnianie zgłoszeń W Systemie Obsługi Zgłoszeń istnieje możliwość udostępnienia zgłoszenia innej firmie. Opcja ta dostępna jest na formularzu zgłoszenia. Udostępnienie zgłoszenia dostępne jest zgodnie z zależnościami między firmami. Przyjęto założenie, że Partner może udostępnić zgłoszenie swojemu Strona 8 2018-03-26
Klientowi, a Klient swojemu Partnerowi. Udostępnienia może dokonać także pracownik Comarch. Jeśli zgłoszenie zostało raz udostępnione, nie można tego zmienić. Zgłoszenie udostępnione widoczne jest dla wszystkich osób z firmy, której zostało udostępnione, z poziomu menu: Zgłoszenia. Jeśli zachodzi konieczność udostępnienia zgłoszenia kolejnym osobom lub innym firmom należy w tym celu wykorzystać pole DW. Osoby wprowadzone w tym polu, otrzymują maile z informacją o treści zgłoszenia. W polu DW należy wpisać adresy email oddzielone średnikami (;). Osoba/Firma, której zgłoszenie zostało udostępnione, może brać udział w kontynuacji zgłoszenia. Informacje wpisywane przez osoby z danej firmy, wpływają na zmianę statusów w sposób ogólny, opisany powyżej. Realizacja zgłoszeń udostępnionych będzie zgodna z charakterem zawartych umów między firmą Comarch a Klientami/Partnerami. 7 Powiadomienia mailowe Powiadomienia mailowe wysyłane są w następujących sytuacjach: do osoby wskazanej w polu DW, jeśli zmianie ulega treść zgłoszenia, do autora zgłoszenia i do osoby, której udostępniono zgłoszenie zawsze, jeśli ulega zmianie treść zgłoszenia, do osoby, której udostępniono zgłoszenie w momencie samego udostępnienia zgłoszenia oraz do osoby, której adres został dodany w polu DW (w momencie dodawania tego adresu), jeśli nie ulega zmianie treść zgłoszenia. 8 Przesyłanie zgłoszeń Dostępna jest funkcjonalność przesyłania zgłoszenia na dowolny adres e-mail. Opcja dostępna jest z poziomu otwartego formularza zgłoszenia. Funkcja ta pozwala na przesłanie zgłoszenia bez załączników lub z załączonymi plikami. Strona 9 2018-03-26