Podstawy prawne dotyczące opracowania Praktyczne wskazówki instrukcji sporządzania, w zakresie obiegu i kontroli obiegu dowodów i kontroli księgowych dokumentów finansowo-księgowych Prowadzący: Artur Przyszło
1. Ustawa z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (j.t.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.) 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 z późn,zm.) 3. Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych(j.t.: Dz.U. z 2017 r. poz. 760)
Stosownie do zapisu art. 21 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać następujące cechy (wymogi formalne): 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
Stosownie do zapisu art. 21 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać następujące cechy (wymogi formalne): 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa: 1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów np. wyciągi bankowe, faktury elektroniczne, 2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych np. wydruki komputerowe dekretów.
Mimo dość szczegółowych przepisów zawartych we wspomnianych aktach prawnych nie znajdziemy tam instrukcji obiegu opisane są poszczególne wymogi formalne do dowodów księgowych, sposób dokonywania poprawek czy też obowiązek stworzenia polityki rachunkowości wynikający z art. 10 UOR. Dlatego w każdej jednostce powinna funkcjonować instrukcja czy też procedura dotycząca obiegu i kontroli dokumentów księgowych, która (uwzględniając specyfikę jednostki sektora finansów publicznych) we właściwy sposób usankcjonuje obieg i kontrolę dokumentów księgowych.
Ustalenia ogólne i szczegółowe instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych Sporządzając lub też aktualizując instrukcję obiegu dokumentów należy zadać pytania czy spełnia określone wymagania? 1. Czy instrukcja opisuje sposób postępowanie z otrzymanymi dokumentami (tzw. segregacja)? 2. Czy i w jaki sposób należy go zarejestrować /zaewidencjonować/ w momencie wpływu (opracowane skróty do poszczególnych dokumentów)? 3. Gdzie i komu należy go przekazać?
4. Kto ma prawo taki dokument opisać, podpisać i zatwierdzić: a) opisać przedmiot zamówienia, towaru usługi, ect. b) pod względem merytorycznym, c) formalno-rachunkowym, d) zatwierdzić do realizacji? 5. Czy instrukcja zawiera klasyfikację dokumentów księgowych (zbiorcze, korygujące, rozliczeniowe, zastępcze)? 6. Forma dokumentów elektroniczne czy papierowe?
7. Czy określono sposób korygowania błędów? 8. Czy określono graniczne daty wpływu do księgowości aby nie dopuścić do przeterminowania zobowiązania? 9. Czy ustalono formy kontroli dokumentów? Można byłoby wciąż zadawać pytania jak zatem napisać właściwą instrukcję?
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinna w swojej treści uwzględniać następujące obszary: rodzaje dokumentów finansowo-księgowych, osoby lub jednostki organizacyjne odpowiedzialne za procesy kontroli tych dokumentów, systemy upoważnień, pełnomocnictw oraz zastępstw służbowych.
Instrukcja (procedura) nie jest sformalizowanym dokumentem sporządzanym według jakiegoś obowiązującego wzoru. Kierownik każdej jednostki musi opracować własną odpowiednią do potrzeb jego firmy. Procedura ta powinna prosto, jasno i wyraźnie precyzować co dany kierownik, pracownik czy dział lub referat albo struktura powinni zrobić w celu udokumentowania operacji gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Jednym zdaniem Kto? Kiedy? Jak?
W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych należy: 1. Zaprezentować wykaz stosowanych dowodów księgowych występujących w jednostce i określić ich cechy. 2. Precyzyjnie ustalić sposób i terminy oraz komórki organizacyjne zobowiązane do wystawiania i osoby upoważnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych. 3. Wyszczególnić komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz pod względem celowości, gospodarności i legalności dokonywanych operacji.
4. Wyszczególnić wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych oraz wzory podpisów (wykaz paraf) osób upoważnionych do kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych. 5. Zawrzeć schemat postępowania, w razie stwierdzenia, w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych. 6. Przedstawić sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych własnych i obcych, umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym. 7. Określić terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych pomiędzy poszczególnymi komórkami oraz terminy przekazania do księgowości po ich opracowaniu i skontrolowaniu.
DZIĘKUJEMY ZA UDZIAŁ W SZKOLENIU Prowadzący: Artur Przyszło