Kontrola zarządcza w administracji publicznej w innej perspektywie. Efektywniej i skuteczniej z benchmarkingiem. Konferencja podsumowująca Projekt Warszawa 12-13 stycznia 2015 r. Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych Panel tematyczny 3 Kontrola zarządcza w postępowaniu administracyjnym Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Teza I Wyznaczanie celów i zadao jest zadaniem obowiązkowym w kontroli zarządczej Teza II Mierniki są narzędziem umożliwiającym pomiar stanu przed i po wdrożeniu działao Teza III Dobrze skonstruowane wskaźniki umożliwiają eliminację działao nieskutecznych i nieefektywnych ułatwiają uczenie się
C E L E P R O J E K T U Podniesienie kwalifikacji kadry zarządzającej Wypracowanie modelowego zestawu wskaźników Upowszechnianie modelowych wskaźników efektywności, uśrednionych wyników monitorowania Wypracowanie metody prowadzenia systemowych badao benchmarkingowych Podniesienie jakości usług publicznych poprzez wzrost efektywności funkcjonujących w urzędach systemów zarządzania z uwzględnieniem benchmarkingu Identyfikacja i wymiana dobrych praktyk Zaprojektowanie i udostępnienie narzędzia informatycznego do systemowego monitorowania efektywności Włączenie użytkowników produktu w proces systematycznego monitorowania modelowych wskaźników
W S K A Ź N I K I M O D E L O W Y Z E S T A W SKUTECZNOŚCI pokazuje stopieo realizacji zakładanych celów EFEKTYWNOŚCI określa stosunek efektów do nakładów osiąganych i wydatkowanych w danym działaniu TERMINOWOŚCI obrazuje czas wykonania danej usługi i stopieo zgodności osiąganych rezultatów z przepisami prawa (terminami ustawowymi) SATYSFAKCJI KLIENTÓW (UŻYTKOWNIKÓW, MIESZKAOCÓW) odzwierciedla stopieo zadowolenia klientów w poszczególnych zakresach tematycznych, na podstawie przeprowadzonych badao opinii mieszkaoców zrealizowanych na terenie jednostek samorządowych uczestniczących w projekcie benchmarkingowym
Wskaźnik skuteczności Wskaźnik stopnia poprawności wydawania decyzji Wskaźnik terminowości ustawowej Wskaźnik terminowości/oszczędności czasu z perspektywy klienta Cel ogólny Cel operacyjny Wskaźnik efektywności Wydanie poprawnej decyzji (zgodnie z ) i w jak najkrótszym czasie Pozwolenia na budowę CN 60% decyzji zostaje wydanych w terminie do 30 dni (PB) Warunki zabudowy CN 60% decyzji zostaje wydanych w terminie do 60 dni (WZ) Inwestycja celu publicznego CN 80% decyzji zostaje wydanych w terminie do 60 dni (ULI) W EFEPB = (L PB /L EPB ) W EFEWZ = (L WZ /L EWZ ) W EFEULI = (L ULI /L EULI ) W EFEDK = (L DK /L EDK ) Drzewa i krzewy CN 60% decyzji zostaje wydanych w terminie do 21 dni w czasie faktycznym (DK) Perspektywa klienta (czas faktyczny) W SKK = (L PB30K / L PB )*100 W SKK = (L WZ60K / L WZ )*100 W SKK = (L ULI60K / L ULI )*100 W SKK = (L DK21K / L DK )*100 Perspektywa urzędu (czas efektywny) W SKU = (L PB30U / L PB )*100 W SKU = (L WZ60U / L WZ )*100 W PD = [(L PB - L PBSZ )/ L PB ]*100 W PD = [(L WZ - L WZSZ )/ L WZ ]*100 W PD = [(L ULI - L ULISZ )/ L ULI ]*100 W PD = [(L DK - L DKSZ )/ L DK ]*100 W TU = (L TERPB / L PB )*100 W TU = (L TERWZ / L WZ )*100 W TU = (L TERULI / L ULI )*100 W TU = (L TERDK / L DK )*100 W TERM = (A TFPB / 65) * 100 W TERM = (A TFWZ / 60) * 100 W TERM = (A TFULI / 65) * 100 W TERM = (A TFDK / 30) * 100 W SKU = (L ULI60U / L ULI )*100 W SKU = (L DK21U / L DK )*100
Wskaźnik skuteczności Wskaźnik stopnia poprawności wydawania decyzji Wskaźnik terminowości ustawowej Wskaźnik terminowości/oszczędności czasu z perspektywy klienta Benchmarki Cel operacyjny Wskaźnik efektywności Czy osiągnęliśmy cel? Jaką ilością etatów? W jakim stopniu osiągnęliśmy cel? Jaką częśd stanowią decyzje poprawne? Jaki % decyzji został wydany w terminie do..? Ile czasu potrzebujemy na wydanie decyzji? Pozwolenia na budowę osiągnięto w 13 (25) jednostkach Warunki zabudowy osiągnięto w 15 (25) jednostkach Inwestycja celu publicznego osiągnięto w 16 (23) jednostkach Drzewa i krzewy osiągnięto w 6 (40) jednostkach Pozwolenia na budowę: 398 90,47 Ś 154,48 M 135,84 Warunki zabudowy 345 1 Ś 75,34 Inwestycja celu publicznego 93,18 4 Ś 37,62 Wycinka drzew i krzewów 640 40,5 Ś 227,56 M 199,75 Perspektywa klienta (czas faktyczny) PB: 75,47 25,87 Ś 50,81 WZ: 100 0 Ś 47,74 ULI: 100 0 Ś 66,92 DK: 91,29 5,17 Ś 37,69 Perspektywa urzędu (czas efektywny) PB: 92,48 2,08 Ś 61,93 WZ: 100 0 Ś 67,97 ULI: 100 0 Ś 82,94 DK: 93,24 4,43 Ś 44,56 PB 100 98,9 Ś 99,66 WZ 100 93,48 Ś 98,11 ULI 100 94,23 Ś 98,43 DK 100 95,95 Ś 99,66 PB 100 Ś 100 WZ 100 0 Ś 63,21 ULI 100 68,24 Ś 96,41 DK 100 14,81 Ś 74.5 PB 95,8 32,31 Ś 54,37 WZ 400 50 Ś 136,73 M - 116 ULI 115,38 63,08 Ś 85,13 DK 243,33 16,67 Ś 108,32
Wniosek Przyjęcie Rejestracja Książka nadawcza Wysłanie Dekretacja Czy zaakceptowano decyzję Tak Zapoznanie się z dokumentem Nie Czy wniosek jest kompletny? Tak Wezwanie do uzupełnienia Przeprowadzenie postępowania administracyjnego Nie Przygotowanie decyzji Przygotowanie decyzji do wysłania Dekretacja do pracownika Zalecenie działao Nie Czy jest zaakceptowana? Tak
Klient Kancelaria (Sekretariat) OBSŁUGA STANOWISKA POMOCNICZE WSPOMAGAJĄCE PROCES Wójt STANOWISKO DECYZYJNE Pracownik merytoryczny STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA REALIZACJĘ ZADAO (BEZPOŚREDNIE I SAMODZIELNE WYKONANIE ZADANIA) Naczelnik Wydziału Kierownik Referatu STANOWISKO ROZLICZANE ZA REZULTATY REALIZOWANYCH ZADAO (NADZÓR I KONTROLA)
Drzewa i krzewy Pozwolenia na budowę Umowny termin na sprawdzenie wniosku 14 dni Monitoring poczty wychodzącej Bieżące monitorowanie realizacji zadania system powiadomieo Warunki zabudowy Praca zespołowa (plany i decyzje razem) Organizacja pracy, ZZL, EOD Korygowanie map między wydziałami bez angażowania wnioskodawców Inwestycja celu publicznego Monitoring realizowania zdania przez osoby zarządzające Monitoring realizowania zdania przez osoby zarządzające e-sod Wprowadzenie druku przyjaznego dla Klienta Spisywanie protokołu w trakcie oględzin Wyznaczenie miernika Kontakt telefoniczny
Nazwa Urząd, w którym praktyka jest stosowana Nazwa procesu Cel Opis rozwiązania Potencjalne koszty finansowe Praco i czasochłonnośd Organizacja pracy w kontekście zarządzania procesem Zaangażowanie kierownictwa średniego i wyższego szczebla w nadzór nad realizacją Efekt wdrożenia
Paneliści: Jolanta REZEK Urząd Miejski w Lubliocu Andrzej SCHMIDT Urząd Miasta Żory Bogdan RAJEK Urząd Miasta Częstochowy Krzysztof CHROMY Urząd Miasta Chorzowa
1. Co warto porównywad w zakresie postępowao administracyjnych jakie obszary? 2. Jakie informacje z innych urzędów uczestniczących w Projekcie mogą byd przydatne z perspektywy osoby zarządzającej jednostką? 3. Czy, a jeśli tak to jakie dane z Projektu zostały wykorzystane przy dokonywaniu samooceny w ramach kontroli zarządczej? 4. Czy przy planowaniu celów na dany rok, wykorzystane zostały cele z Projektu? (np. sposób formułowania celów) 5. Czy przy określaniu celów i zadao ich monitorowanie następuje za pomocą wyznaczonych mierników np. takich, które zostały zastosowane w Projekcie? 6. Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadao uwzględniając kryterium oszczędności efektywności i skuteczności. Który lub które ze stosowanych w Projekcie wskaźników pozwalają według Pani/Pana na spełnienie tych wymogów? 7. Dwudziesty drugi standard z obszaru E. Monitorowanie i ocena, mówi o tym iż źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny byd w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Czy uważa Pan/Pani, że dane pochodzące z benchmarkingu mogą byd źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej? 8. Jaka jest według Pana największa wartośd dodana z tytułu uczestnictwa w Projekcie? 9. Paostwo zanim przystąpiliście do Projektu stosowaliście system informatyczny pozwalający na monitorowanie procesu wydawania decyzji administracyjnych z zakresu administracji architektoniczno budowlanej. Czy udział w Projekcie spowodował podjęcie działao doskonalących w tym zakresie? 10. Jak udział w Projekcie pomógł w realizacji zadao związanych z kontrolą zarządczą? 11. Czy system zarządzania jakością i kontrola zarządcza mogą się wzajemnie uzupełniad? Czy może jest tak, że warto pewne rzeczy przenieśd z SZJ na grunt kontroli zarządczej?
Teza I Prawda Teza II Prawda Teza III Prawda