Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza wartości 193 000 euro Nazwa postępowania NR POSTĘPOWANIA ZP/PN/SZP/9/2010 Usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu kampanii reklamowej promującej projekt Inwestycje w innowacyjne przedsięwzięcia z sektora MSP oraz świadczenie usług public relations
I. Nazwa i adres Zamawiającego Dolnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. 58-310 Szczawno- Zdrój, ul. Szczawieńska 2; Tel.: +48 (74) 64 80 450 Fax: +48 (74) 64 80 451 NIP: 886-000-34-33 REGON: P- 890004750 Kapitał zakładowy: 9 790 000 PLN NR w KRS 0000043944 www.t-park.pl Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. CELE PROJEKTU: Opis projektu Inwestycje w innowacyjne przedsięwzięcia z sektora MSP (nazwa promocyjna: Inwestuj w innowacje"): Projekt o zasięgu ogólnopolskim - czas realizacji:01.01.2009 31.12.2012. Założenia projektu: kształtowanie gotowości inwestycyjnej przedsiębiorców (przygotowanie do poszukiwania inwestorów; pomoc we właściwej prezentacji swojej oferty; szkolenia z zakresu rynku kapitałowego.) działania informacyjne i promocyjne- zwiększanie świadomości na temat usług i korzyści oferowanych przez sieci inwestorów prywatnych, funduszy venture capital / private equity, aniołów biznesu oraz zachęcanie tych podmiotów do współpracy z innowacyjnymi firmami z sektora MSP. nawiązanie współpracy pomiędzy działającymi sieciami inwestorów prywatnych (w tym aniołów biznesu) i funduszami kapitału podwyższonego ryzyka, Projekt Inwestuj w innowacje zakłada stworzenie platformy internetowej wraz z bazą danych służącej kojarzeniu potencjalnych inwestorów z przedsiębiorcami poszukującymi zewnętrznych źródeł finansowania swoich przedsięwzięć.
Realizowany projekt będzie miał za zadanie kształtowanie gotowości inwestycyjnej poprzez przygotowanie przedsiębiorców do poszukiwania inwestorów oraz do właściwej prezentacji swojej oferty. Sfera szkoleniowa projektu ma na celu uświadomienie i pokazanie przedsiębiorcom możliwości, jakie daje pozyskanie zewnętrznych źródeł finansowania innowacyjnej działalności. Liczne szkolenia i seminaria spowodują zwiększenie świadomości w zakresie usług i korzyści oferowanych przez inwestycje kapitałowe. W czasie realizacji projektu organizowanych będzie 8 konferencji, podczas których prezentowane będą firmy, profil ich działalności, oferta, cele rozwojowe oraz oczekiwania w stosunku do potencjalnego inwestora. Niezbędnym narzędziem do promocji innowacyjnych przedsięwzięć będą filmy/ klipy reklamowe/ prezentacje multimedialne prezentowane zainteresowanym podmiotom podczas konferencji oraz na portalu internetowym. Każdorazowo imprezy organizowane będą w prestiżowych kompleksach konferencyjnych w różnych lokalizacjach w Polsce. Szczegółowe informacje dotyczące projektu dostępne są na stronie internetowej: www.inwestujwinnowacje.pl CELE I ZAKRES ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie scenariusza i przeprowadzenie kampanii reklamowej promującej projekt Inwestycje w innowacyjne przedsięwzięcia z sektora MSP, w prasie branżowej, za pośrednictwem Internetu a także usługi z zakresu public relations. Zamawiający zamierza promować projekt w czasopismach branżowych i/ lub w opracowaniach branżowych i na portalach internetowych zajmujących się tematyką innowacji i inwestycji kapitałowych. Celem kampanii jest dotarcie do jak najszerszej grupy docelowej projektu: właściciele innowacyjnych firm, którzy poprzez aktywną kampanię promocyjną zostaną zachęceni do udziału w projekcie, inwestorzy prywatni i instytucjonalni zajmujący się inwestowaniem w przedsięwzięcia komercyjne. Zamawiający określa najbardziej pożądaną grupę odbiorców kampanii jako: kadra zarządzająca spółek wymagających dokapitalizowania, właściciele małych i średnich przedsiębiorstw poszukujących inwestorów, prezesi i członkowie zarządów spółek planujących debiut na rynku NewConnect, uczestnicy rynku kapitałowego oraz inwestorzy indywidualni. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy profesjonalnej pomocy merytorycznej, według najlepiej posiadanej wiedzy i doświadczenia przy zakupie mediów oraz wsparcia w zakresie Public Relations. Projekt ma charakter ogólnopolski w związku z czym media wykorzystywane do jego promocji również muszą posiadać zasięg ogólnopolski. Zamawiający nie zamierza korzystać z innych kanałów promocji niż prasa i
opracowania branżowe, Internet ewentualnie mailing skierowany bezpośrednio do beneficjentów projektu tj. funduszy venture lub/i seed capital, aniołów biznesu itp. oraz innowacyjnych firm z sektora MŚP. Zamówienie na każdy rok (tj. 2010, 2011 oraz 2012) obejmuje opracowanie oraz realizację: w zakresie reklamy/ promocji prasowej: zamieszczenie co najmniej trzech reklam w wymiarze co najmniej ½ strony w prasie branżowej o zasięgu ogólnopolskim (Rzeczpospolita (zielone strony), Gazeta Wyborcza (strony ekonomiczne), Gazeta Prawna, Parkiet, Puls Biznesu lub za zgodą Zamawiającego inny branżowy ekonomiczny dziennik o nakładzie wyższym niż 10 000 egzemplarzy) zamieszczenie co najmniej dwóch artykułów sponsorowanych dotyczących projektu Inwestuj w innowacje w prasie branżowej o zasięgu ogólnopolskim (Rzeczpospolita (zielone strony), Gazeta Wyborcza (strony ekonomiczne), Gazeta Prawna, Parkiet, Puls Biznesu lub za zgodą Zamawiającego inny branżowy ekonomiczny dziennik o nakładzie wyższym niż 10 000 egzemplarzy) w zakresie Internetu: 2 X Banner reklamowy na stronie głównej (emisja 30 dni) na 2 serwisach biznesowych (bankier.pl, Money.pl, parkiet.com, pb.pl, biznesowe strony gazeta.pl i rzeczpospolita.pl lub za zgodą zamawiającego innych branżowych ekonomicznych portali o zasięgu nie mniejszym niż wymienione) 3 X Banner reklamowy targetowany w działach tematycznych związanych z tematyką pozyskania kapitału dla małych i średnich przedsiębiorstw (emisja 30 dni) na 2 serwisach biznesowych spośród: bankier.pl, Money.pl, parkiet.com, pb.pl, biznesowe strony gazeta.pl i rzeczpospolita.pl lub za zgodą zamawiającego innych branżowych ekonomicznych portali o zasięgu nie mniejszym niż wymienione) 4 X wysyłka elektroniczna (mailing) dotarcie do co najmniej 20 000 (dwadzieścia tysięcy) wyselekcjonowanych rekordów (właściciele małych i średnich przedsiębiorstw oraz inwestorzy); WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym przy realizacji niniejszego zamówienia; Wykonawca (lub jego upoważniony przedstawiciel) po podpisaniu umowy w sprawie zamówienia weźmie udział w spotkaniu organizacyjnym w siedzibie Zamawiającego w terminie wskazanym wcześniej przez Zamawiającego w celu ustalenia harmonogramu realizacji kampanii promocyjnej (media planu)- spotkania takie będą organizowane w miarę zapotrzebowania jednakże w każdym roku obowiązywania umowy spotkanie odbędzie się co najmniej 1 raz i będzie miało na celu opracowanie media planu (przez media plan Zamawiający rozumie plan wykorzystania mediów w kampanii reklamowej z ujęciem nazw mediów oraz szczegółowych danych dotyczących emisji reklamy takich jak termin, rozmiar czy czasokres etc) na dany rok;
Wykonawca każdorazowo przed przekazaniem do opublikowania treści reklamowych/ promocyjnych będzie przedstawiał Zamawiającemu ich ostateczny projekt do akceptacji najpóźniej na 5 dni roboczych przez dniem planowanej publikacji. płatność za wykonaną usługę będzie dokonywana na podstawie faktur częściowych na podstawie rzeczywiście wykonanych prac przy czym Zamawiający przewiduje płatność w następujących częściach: I. w roku 2010 pierwsza płatność w czerwcu, druga płatność w grudniu; II. III. w roku 2011 pierwsza płatność w czerwcu, druga płatność w grudniu; w roku 2012 pierwsza płatność w czerwcu, druga płatność w grudniu. Zamawiający wymaga by 10 % wydatków w ramach zamówienia przeznaczonych zostało przez Wykonawcę na wydatki związane z Public Relations i inne ; W ramach niniejszej pozycji budżetu, Zamawiający wskaże w konsultacji z Wykonawcą konkretne nieprzewidziane w ofercie zadania promocyjno-reklamowe wynikające z potrzeb realizacji projektu. Wynagrodzenie z tytułu pozycji budżetu wydatki związane z Public Relations i inne zostanie wypłacone Wykonawcy jedynie w przypadku akceptacji ustalonego w przyszłości zakresu zadań w tej pozycji przez zarówno Wykonawcę, jak i Zamawiającego przed poniesieniem kosztów w tej pozycji budżetu. każda zmiana członków zespołu Wykonawcy musi być bezwzględnie zaakceptowana przez Zamawiającego na piśmie po wcześniejszym przedstawieniu dokumentów potwierdzających doświadczenie i umiejętności nowej osoby które muszą być takie same lub wyższe od tych wskazanych w SIWZ; nie mniej niż 20 % umowy przeznaczone ma być na reklamę w Internecie, nie mniej niż 15 % na reklamę w prasie, nie mniej niż 10% na mailing; ze względu na konieczność prowadzenia zadań w każdym roku kalendarzowym w identycznej skali, budżet przewidziany przez Wykonawcę w każdym z lat kalendarzowych musi być równy. Wykonawca będzie stosował w ramach realizacji zamówienia zasady wizualizacji i promocji wsparcia Projektu ze środków Unii Europejskiej.