Business Discovery Adrianna Lewandowska ul. Fredry 7/1 61-809 Poznań Poznań, 20.04.2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE dot. kampanii medialnej promującej działania upowszechniające i włączające Business Discovery Adrianna Lewandowska w ramach projektu PI. Kody wartości efektywna sukcesja w polskich firmach rodzinnych, realizowanego przez Centrum Rozwoju Szkół Wyższych TEB Akademia Sp. z o.o., Business Discovery Adrianna Lewandowska oraz Hortimex Plus Sp. z o.o. Sp. K. (umowa nr UDA-POKL.02.01.01-00-102/12) i współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Poddziałania 2.1.1 i Konkursu Rozwiązania jutra w HR, przesyła zapytanie ofertowe z poszukiwaniem wykonawcy usługi. I. Postanowienia ogólne 1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim potencjalnym Wykonawcom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Business Discovery Adrianna Lewandowska. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn. 4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający podejmuje negocjacje w celu odpowiedniego uszczegółowienia i uzgodnienia sposobu wykonania zamówienia. 5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Business Discovery Adrianna Lewandowska do zawarcia umowy. 6. W ramach niniejszego zapytania Zamawiający dopuszcza składanie ofert cząstkowych, osobno dla a. kampanii w Internecie i dla b. kampanii w prasie drukowanej. II. Przedmiot zamówienia Przedmiotem niniejszego zamówienia jest kampania informacyjna skierowana do przedstawicieli mikro, małych i średnich firm rodzinnych z segmentu mikro, małych i średnich zlokalizowanych w miejscowościach, w których odbędą się wydarzenia, a także leżących w odległości do 50 km od 1
tych miejscowości. Działania te będą realizowane w ramach projektu PI. Kody wartości efektywna sukcesja w polskich firmach rodzinnych w okresie od 7.05.2015 do 15.10.2015. Kody zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: 79341400-0 [Usługi prowadzenia kampanii reklamowych] 72400000-4 [Usługi internetowe] Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: A. Cel kampanii Celem kampanii jest pozyskanie 15-20 osób - przedstawicieli firm rodzinnych na każde 44 bezpłatnych spotkań/ warsztatów nt. planowania sukcesyjnego z wykorzystaniem narzędzi opracowanych w ramach projektu Kody wartości efektywna sukcesja w polskich firmach rodzinnych współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. B. Grupa docelowa kampanii Firmy rodzinne w Polsce przygotowujące się do sukcesji lub realizujące ten proces, a w szczególności: nestorzy, sukcesorzy/sukcesorki, kluczowi pracownicy i moderatorzy procesu HR, członkowie rodzin właścicielskich. C. Termin kampanii: Wydarzenia, na które prowadzona jest rekrutacja uczestników odbywać się będą od maja do połowy października 2015 r. Kampania odbywać się będzie w dniach 7.05.2015 15.10.2015. Terminy i miejsca wydarzeń na pierwsze 2 miesiące kalendarzowe kampanii zawierają poniższe tabele: Termin 14-maj 18-maj 20-maj 22-maj 26-maj 28-maj Maj Miejscowość Konin Swarzędz Włocławek Gniezno Mosina Poznań Termin 10-cze 10-cze 11-cze 11-cze 16-cze 16-cze Czerwiec Miejscowość Dąbrowa Górnicza Piekary Śląskie Rzeszów Lublin Piła Chodzież 2
17-cze 18-cze 18-cze 19-cze 23-cze 23-cze 25-cze 25-cze 26-cze 29-cze 30-cze Grudziądz Gdańsk Sopot Gdynia Tarnowskie Góry Chorzów Katowice Częstochowa Wrocław Białystok Suwałki W pozostałych miesiącach odbędą się wydarzenia: Lipiec: Toruń, Kościan, Leszno, Piaseczno, Kalisz, Żywiec Sierpień: Szczecin, Świnoujście, Kołobrzeg, Koszalin Wrzesień: Legnica, Świdnica, Wałbrzych, Bydgoszcz, Łódź, Warszawa, Zielona Góra, Skalmierzyce, Ostrów Wlkp. Październik: Września, Poznań Terminy i miejsca spotkań mogą ulec zmianie. Szczegółowe terminy wydarzeń będą wysyłane do Wykonawcy drogą mailową do 15 dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym zorganizowane będzie wydarzenie. D. Narzędzia kampanii W ramach niniejszego zapytania Zamawiający dopuszcza składanie ofert cząstkowych, osobno dla a. kampanii w Internecie i dla b. kampanii w prasie drukowanej. Zamówienie powinno obejmować działania za pomocą: a. Dla kampanii w Internecie: za pomocą narzędzi internetowych (ok. 70% budżetu): i. Google AdWords ii. Remarketing w sieci reklamowej c. Dla kampanii w prasie lokalnej: za pomocą prasy lokalnej (ok. 30% budżetu): i. Reklama w prasie drukowanej Więcej informacji o wymaganych przez Zamawiającego narzędziach zawiera załącznik nr 3. III. Szczegóły zamówienia: 1. Termin realizacji zamówienia: 7.05.2015 do 15.10.2015. 2. Sposób oznaczania materiałów tworzonych w ramach zamówienia musi być zgodny z następującymi dokumentami a. Wytycznymi dot. oznaczania projektów w ramach POKL b. Księgą wzorów i materiałów promocyjno-informacyjnych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 3
c. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania się do aktualnie obowiązujących wersji w/w dokumentów dostępnych na stronie http://www.efs.gov.pl IV. Kryteria dostępu: 1. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji kampanii promocyjnomarketingowych realizowanych w ramach min. 3 projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych (rok 2013 i 2014). 2. Do oferty Wykonawca musi dołączyć wstępną koncepcję media planu dla kampanii w Internecie / w prasie drukowanej. a. Media plan musi uwzględniać: - specyfikę grupy docelowej - harmonogram spotkań podany przez Zamawiającego w niniejszym zapytaniu ofertowym - wykorzystanie narzędzi wymaganych przez Zamawiającego i opisanych w załączniku 3 - konkretne propozycje lokalnych tytułów i dodatków (ze wskazaniem nakładu lub liczby sprzedawanych egzemplarzy i uzasadnieniem wyboru) czytanych przez grupę docelową przedsiębiorców oraz dni emisji ogłoszeń w przypadku kampanii prasowej - konkretne propozycje słów kluczowych oraz częstotliwości i terminów wyświetlania ogłoszeń google oraz ogłoszeń w kampanii remarketingowej; linki reklam w kampanii internetowej powinny kierować do strony www.sukcesja.org.pl, na której odbywać się będą zapisy na wydarzenia organizowane w ramach projektu Media plan powinien gwarantować osiągnięcie celu rekrutacji uczestników na bezpłatne spotkania dla firm rodzinnych. 3. Zamawiający wyklucza z postępowania podmioty powiązane z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 4. Kryteria wyboru ofert: 4
a. Oferty będą oceniane na podstawie kryterium: Cena za zamówienie dla kampanii w Internecie / w prasie drukowanej - 100 punktów. b. Zamawiający oceni osobno oferty cząstkowe dot. dwóch elementów: osobno dla kampanii w Internecie osobno dla kampanii w prasie drukowanej Punkty będą rozpatrywane odrębnie dla każdego elementu składającego się na przedmiotowe zamówienie. W ramach każdego z powyższych dwóch elementów można uzyskać maksymalnie 100 punktów. c. Cena powinna być ceną: netto (tj. bez VAT) w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą i wystawiających faktury wraz ze wszystkimi pochodnymi wynagrodzeń w przypadku osób rozliczających się w ramach umowy cywilno-prawnej. Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca przy realizacji danego elementu zamówienia. d. Punkty przyznane poszczególnym ofertom za kryterium ceny będą przyznawane w następujący sposób: pozyskana oferta o najniższej cenie dla danego elementu składającego się na zamówienie otrzymuje maksymalną liczbę punktów. Cena ta staje się ceną bazową dla oceny pozostałych ofert dla danego elementu, punkty przyznawane każdej ofercie o cenie wyższej dla danego elementu będą wyliczane według poniższego wzoru: P = CN / C * PM, gdzie: P liczba przyznanych punktów za cenę, zaokrąglona do pełnych jedności C cena oferowana (wyższa od ceny bazowej) CN cena bazowa (najniższa) PM maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów. e. Oferty będą oceniane w pierwszej kolejności według kryteriów dostępu (spełnia/ nie spełnia). Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta jest zgodna z treścią zapytania ofertowego oraz została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane powyżej kryteria wyboru. 5. Istotne informacje dotyczące przebiegu postępowania: a. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. b. Zaproszenie do negocjacji nie oznacza przyjęcia przez Zamawiającego oferty Oferenta. c. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności ani jakichkolwiek kosztów związanych z przygotowaniem oferty przez Oferenta, a w szczególności związanych z przystąpieniem do procesu ofertowego, przygotowaniem i złożeniem oferty, negocjacji, przygotowaniami do zawarcia umowy. d. Zamawiający nie jest zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji w przypadku odrzucenia oferty. 6. Sposób przygotowania oferty: 5
a. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1. b. Wraz z ofertą należy dostarczyć wstępną koncepcję media planu na pierwsze dwa miesiące (maj czerwiec) kampanii w Internecie / w prasie. Oferent składający oferty na oba elementy (kampania w Internecie / kampania w prasie) powinien dostarczyć dwa odrębne media plany dla każdego elementu powyższych usług (osobny dla kampanii w Internecie i osobny dla kampanii w prasie). c. Oferenci mogą otrzymać kserokopię dokumentacji koniecznej do przygotowania oferty w siedzibie Zamawiającego w dniach 20.04.2015 r. od godz. 12.00 do 5.05.2015 do godz. 16.00, ul. Fredry 7, pokój 1 (parter), 61-809 Poznań. d. Miejsce i termin złożenia oferty: podpisaną przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy ofertę należy przesłać pocztą lub złożyć w siedzibie Zamawiającego w Zamku Cesarskim w Poznaniu, ul. Fredry 7, pokój 1 (parter) 61-809 Poznań z dopiskiem Oferta Kampania medialna Upowszechnianie i Włączanie do 5.05.2015 do godz. 16.00. e. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami: Anna Włodarczyk, tel. (61) 853 20 10 e-mail: aw@bd7.pl Wykonawca zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego zapytania ofertowego jako poufne. 6
Załącznik 1. Wzór formularza oferty FORMULARZ OFERTY Oferta stanowi odpowiedź na zapytanie ofertowe z 20.04.2015 r. dot. projektu PI. Kody wartości efektywna sukcesja w polskich firmach rodzinnych i dotyczy kampanii medialnej promującej działania upowszechniające i włączające Dane oferenta: a. Nazwa: b. Adres siedziby: c. NIP: d. REGON: e. Osoba uprawniona do kontaktowania się ze Zleceniodawcą (imię i nazwisko, telefon, mail): imię i nazwisko: telefon: adres e-mail: 1. Oświadczam, że spełniam kryteria dostępu i wykazuję to wskazanymi w tabeli dokumentami: Kryterium dostępu a. doświadczenie w realizacji kampanii promocyjnomarketingowych realizowanych w ramach min. 3 projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ciągu ostatnich 2 lat kalendarzowych (rok 2013 i 2014) Spełnienie kryterium (TAK/NIE) Sposób udokumentowania spełniania kryterium (niepotrzebne skreślić i/ lub uzupełnić wpis) Kopie umów Kopie faktur Referencje od firm Inne:. Do oferty załączam wstępną koncepcję media planu na działania w Internecie na pierwsze dwa miesiące kampanii (maj czerwiec). Elementy wstępnej koncepcji zamówienia uwzględniają: a. specyfikę grupy docelowej, w tym wskazanie konkretnych tytułów (dla kampanii prasowej) oraz terminów i częstotliwości wyświetleń ogłoszeń (dla kampanii w Internecie) b. harmonogram spotkań podany przez Zamawiającego w Kampania w Internecie TAK/NIE Kampania w prasie TAK/NIE 7
niniejszym zapytaniu ofertowym c. wykorzystanie narzędzi wymaganych przez Zamawiającego i opisanych w załączniku 3 2. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia w następującej cenie: Działanie 1) Przeprowadzenie kampanii w Internecie zgodnie ze specyfikacją określoną w zapytaniu ofertowym Cena powinna być ceną: netto (tj. bez VAT) w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą i wystawiających faktury wraz ze wszystkimi pochodnymi wynagrodzeń w przypadku osób rozliczających się w ramach umowy cywilno-prawnej. Cena za całą usługę 2) Przeprowadzenie kampanii w prasie zgodnie ze specyfikacją określoną w zapytaniu ofertowym Cena powinna być ceną jak wyżej RAZEM 3. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 4. Przyjmuję do wiadomości, że w przypadku poświadczenia przeze mnie nieprawdy, oferta zostanie odrzucona. 5. Niniejszym oświadczam, iż firma.., którą reprezentuję, nie jest powiązana/ nie jestem powiązany/(-a)* kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli...., dn.... Podpis i pieczęć osoby uprawnionej * Niepotrzebne skreślić 8