80-824 Gdańsk, ul. Podwale Przedmiejskie 30, tel. 58 32 61 801, fax: 58 32 64 894, wup@wup.gdansk.pl, www.wup.gdansk.pl 3311/109/PO/EO/2018-OZP/27 Gdańsk, dnia 13.06.2018 r. Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie badania ewaluacyjnego Ocena przydatności staży realizowanych w projektach Poddziałania 1.1.1 oraz 1.2.1 PO WER w wejściu na rynek pracy i zdobyciu doświadczenia zawodowego wraz z przygotowaniem raportu z wynikami zrealizowanych badań. 1. Opis sposobu przygotowania oferty: Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie opatrzonej nazwą zamówienia: Zapytanie ofertowe - Oferta na usługę przeprowadzenia badania ewaluacyjnego - nie otwierać oraz pieczęcią firmową Wykonawcy (wraz z adresem i nr telefonu), zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność do upływu terminu otwarcia ofert. W przypadku braku ww. danych Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia mogące wyniknąć z powodu tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem składania lub ryzyko odtajnienia jej treści. 2. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia badania ewaluacyjnego Ocena przydatności staży realizowanych w projektach Poddziałania 1.1.1 oraz 1.2.1 PO WER w wejściu na rynek pracy i zdobyciu doświadczenia zawodowego wraz z przygotowaniem raportu z wynikami zrealizowanych badań. 73110000-6 usługi badawcze. Szczegółowy przedmiot zamówienia został opisany w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego. Źródłem finansowania przedmiotu zamówienia są środki Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na rok 2018 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Celem realizacji badania Wykonawcy zostanie udostępniona przez Zamawiającego baza danych osobowych osób, które zakończyły udział w projektach Poddziałania 1.1.1 i 1.2.1
PO WER w 2017 r. oraz odbyły/przerwały (z przyczyn innych niż podjęcie zatrudnienia) staż w ramach tych projektów. Baza danych osobowych zostanie wygenerowana z SL2014, a przekazanie ich Wykonawcy zostanie dokonane na podstawie odrębnej umowy w sprawie udostępnienia i przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji badania ewaluacyjnego. Wykonawca zobowiąże się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. 3. Kod CPV: 73110000-6. 4. Wymagany termin wykonania zamówienia: do dnia 25.10.2018 r. 5. Informacja na temat możliwości składania ofert częściowych (wypełnić, jeśli dotyczy) Nie dotyczy. 6. Kryteria wyboru oferty: (PC) Cena waga kryterium 60%, (KKB) Metodologia badania waga kryterium 40%. 7. Kryteria z zakresu klauzul społecznych (w szczególności kryteria dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych, bezrobotnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, oraz ograniczenia możliwości złożenia oferty przez podmioty ekonomii społecznej minimum w przypadku zamówień, których przedmiotem jest zakup usług cateringowych w związku z działaniami realizowanymi ze środków PT POWER lub RPO na lata 2014-2020), jeśli dotyczy: Nie dotyczy. 8. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów przyznanych przez każdego dokonującego oceny członka komisji przetargowej w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 (100% = 100 pkt): 1) Punkty za kryterium cena (KC) zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena brutto oferty najtańszej PKC = ------------------------------------- x 100 x 60% = liczba punktów. Cena brutto oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku. 2
Zamawiający przy zaokrąglaniu wyniku działania do części setnych (do dwóch miejsc po przecinku) będzie posługiwał się poniższą zasadą: - jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 0, 1, 2, 3 lub 4 to należy ją pominąć, - jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 5, 6, 7, 8 lub 9 to wynik zaokrąglamy w górę. Wykonawca wskaże w ofercie cenę całkowitą oraz ceny cząstkowe realizacji zamówienia w podziale na poszczególne realizowane w ramach zamówienia podzadania, tj.: przeprowadzenie badania CAPI z osobami, które odbyły/przerwały staż w ramach projektów PO WER, przeprowadzenie zogniskowanych wywiadów pogłębionych FGI (z pracodawcami, projektodawcami, uczestnikami projektów, którzy odbyli/przerwali staż), przeprowadzenie case study, przygotowanie raportu końcowego z wynikami zrealizowanych badań, zgodnie z założeniami opisanymi w SOPZ oraz ofercie. 2) W ramach kryterium Metodologia badania (KKB) punkty zostaną przyznane indywidualnie przez członków komisji przetargowej w skali punktowej od 0 do 40. Łączna liczba punktów przyznana przez dokonujących oceny członków komisji w tym kryterium zostanie zsumowana i podzielona przez liczbę oceniających członków komisji. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający przy zaokrąglaniu wyniku działania do części setnych (do dwóch miejsc po przecinku) będzie posługiwał się poniższą zasadą: - jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 0, 1, 2, 3 lub 4 to należy ją pominąć, - jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 5, 6, 7, 8 lub 9 to wynik zaokrąglamy w górę. W ocenie pod uwagę brane będą w szczególności następujące podkryteria: a) dobór metod/technik badawczych do pytań badawczych do 10 pkt, 10 pkt jeśli wszystkie metody/techniki badawcze zostaną przyporządkowane do odpowiednich pytań badawczych poprawnie i w sposób gwarantujący uzyskanie odpowiedzi od różnych grup respondentów i za pomocą różnych metod/technik zbierania danych. 3
od 5 do 9 pkt za przyporządkowanie zawierające niewielkie braki i/lub błędy w przyporządkowaniu metod/technik badawczych do pytań badawczych, które nieznacznie ograniczą możliwość uzyskania odpowiedzi na pytania badawcze od różnych grup respondentów i/lub za pomocą różnych metod/technik zbierania danych, - od 0 do 4 pkt za przyporządkowanie zawierające istotne braki i/lub błędy w przyporządkowaniu metod/technik badawczych do pytań badawczych, które znacznie ograniczą możliwość uzyskania odpowiedzi na pytania badawcze od różnych grup respondentów i/lub za pomocą różnych metod/technik zbierania danych, lub za przyporządkowanie nie dające możliwości uzyskania odpowiedzi od różnych grup respondentów i/lub za pomocą różnych metod/technik zbierania danych. b) koncepcja realizacji badania CAPI zawierająca sposób doboru próby i sposób dotarcia do respondentów (osób, które odbyły/przerwały staż w ramach projektów PO WER, uwzględniający wskazane w SOPZ wielkości próby) oraz metody zachęcenia ich do udziału w badaniu CAPI - do 10 pkt, 10 pkt za propozycję w pełni poprawną metodologicznie, kompletną, umożliwiającą w największym stopniu realizację celów badania, tj. m. in. wyciągnięcie wiarygodnych wniosków dla całej populacji oraz odpowiednio uzasadnioną. od 5 do 9 pkt za propozycję zawierającą niewielkie braki i/lub niejasności, nie ograniczające możliwości realizacji badania umożliwiającego w największym stopniu realizację postawionych celów, tj. m. in. wyciągnięcie wiarygodnych wniosków dla całej populacji, - od 0 do 4 pkt za propozycję zawierającą istotne braki i/lub niejasności, nie dające pewności co do realizacji badania umożliwiającego w największym stopniu realizację postawionych celów, tj. m. in. wyciągnięcie wiarygodnych wniosków dla całej populacji, i/lub za propozycję nie dającą możliwości realizacji postawionych celów, tj. m.in. wyciągnięcie wiarygodnych wniosków dla całej populacji. c) koncepcja realizacji badań FGI zawierająca sposób doboru respondentów do badań FGI wraz ze sposobem dotarcia do nich i metodami zachęcenia ich do udziału w badaniu do 10 pkt, 10 pkt za propozycję, w której właściwie (ze względu na cele badania) zostaną zidentyfikowane i uzasadnione kategorie respondentów do grupowych wywiadów pogłębionych, a sposób dotarcia do respondentów oraz zachęcenia ich do uczestnictwa 4
w badaniu będzie w największym stopniu zapewniał możliwość realizacji wszystkich zaplanowanych FGI. od 5 do 9 pkt za propozycję z niewielkimi brakami i/lub niejasnościami, które jednak nie ograniczają znacząco możliwości realizacji wszystkich zaplanowanych FGI i celów badawczych. - od 0 do 4 pkt za propozycję zawierającą istotne braki i/lub niejasności, nie dającą pewności co do realizacji wszystkich zaplanowanych FGI i celów badawczych, i/lub za propozycję nie dającą możliwości uzyskania odpowiedniego doboru respondentów. d) sposób organizacji badania zawierający m.in. podział zadań i odpowiedzialności członków zespołu badawczego, opis sposobu wykonania prac i terminów realizacji oraz opis metod kontroli do 10 pkt, 10 pkt za opis w pełni jasny, logiczny, kompletny i spójny z harmonogramem badania zawartym w SOPZ oraz gwarantujący poprawne pod względem merytorycznym i czasowym wykonanie zamówienia. od 5 do 9 pkt za opis zawierający niewielkie braki i/lub niejasności, które jednak nie wpływają na poprawne pod względem merytorycznym i/lub czasowym wykonanie zamówienia. od 0 do 4 pkt za opis zawierający istotne braki i/lub niejasności, nie dające pewności co do poprawnego pod względem merytorycznym i/lub czasowym wykonanie zamówienia, i/lub za opis niespójny z harmonogramem badania zawartym w OPZ, który uniemożliwia prawidłowe pod względem merytorycznym i/lub czasowym wykonanie zamówienia. Punkty za kryterium Metodologia badania zostaną obliczone wg następującego wzoru: liczba punktów w kryterium metodologia badania w badanej ofercie PKKB = ----------------------------------------------------------------------------------------- x100 x 40% najwyższa liczba punktów w kryterium metodologia badania spośród złożonych ofert Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający przy zaokrąglaniu wyniku działania do części setnych (do dwóch miejsc po przecinku) będzie posługiwał się poniższą zasadą: 5
- jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 0, 1, 2, 3 lub 4 to należy ją pominąć, - jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 5, 6, 7, 8 lub 9 to wynik zaokrąglamy w górę. 3) Oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą uzyskanych punktów. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą łączną liczbę punktów. 9. Opis sposobu obliczania ceny w składanej ofercie: a. Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi, o których mowa w zapytaniu ofertowym, powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia oraz uwzględnić inne opłaty i podatki, a także ewentualne upusty. b. Wykonawca poda cenę oferty w Formularzu ofertowym sporządzonym według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. Cena podana w Formularzu ofertowym służy do porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty. c. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN). d. Cena musi być wyrażona liczbowo, z dokładnością dwóch miejsc po przecinku. e. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. f. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe. g. Zamawiający wykluczy Wykonawcę: powiązanego z nim osobowo lub kapitałowo, który nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu. h. Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli: jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, zawiera błędy w obliczeniu ceny niemożliwe do poprawienia przez Zamawiającego, zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu, nie została podpisana przez Wykonawcę, nie zawiera propozycji doboru metod/technik badawczych do pytań badawczych, nie zawiera opisu koncepcji realizacji badania CAPI, nie zawiera opisu koncepcji realizacji badań FGI, nie zawiera opisu sposobu organizacji badania. 6
i. Jeżeli zaoferowana cena wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego zwróci się on do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących wyliczenia ceny. j. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia jeżeli: nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty, wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. k. Oferty złożone po terminie składania ofert nie podlegają ocenie. 10. Oferta ma zawierać: a) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego (Wykonawca może sporządzić własny dokument pod warunkiem, że zamieści w nim wszystkie elementy wymagane przez Zamawiającego), b) wykaz osób zaangażowanych do przeprowadzenia badania wg wzoru Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, odpowiedzialnych za świadczenie usługi, wraz informacjami na temat ich wiedzy, doświadczenia, kwalifikacji zawodowych i wykształcenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności, oraz informacji o podstawie do dysponowania tymi osobami, c) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykazanie co najmniej 1 usługi polegającej na przeprowadzeniu badań społecznych (z wyłączeniem audytu) o zasięgu co najmniej wojewódzkim i z wykorzystaniem techniki CAPI i/lub PAPI na próbie co najmniej 300 respondentów. Wykaz ten należy sporządzić wg załącznika nr 4 do zapytania ofertowego. Do wykazu należy dołączyć 7
dowód potwierdzający, że dana usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. Dowodem może być: poświadczenie, z tym, że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie winno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli Wykonawca z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze nie jest w stanie uzyskać poświadczenia oświadczenie Wykonawcy, d) metodologię badania, zawierającą: opis doboru metod/technik badawczych o pytań badawczych, opis koncepcji realizacji badania CAPI, opis koncepcji realizacji badań FGI, opis sposobu organizacji badania. 11. Wymagania niezbędne wobec Wykonawcy/warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym: 1) W zakresie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia wykażą, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 1 usługę polegającą na przeprowadzeniu badań społecznych (z wyłączeniem audytu) o zasięgu co najmniej wojewódzkim i z wykorzystaniem techniki CAPI i/lub PAPI na próbie co najmniej 300 respondentów, 2) W zakresie dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował: a) zespołem doświadczonych i przeszkolonych ankieterów zdolnych do przeprowadzenia badania na terenie województwa pomorskiego w zakładanych ramach czasowych i ilościowych, b) co najmniej 3 osobowym zespołem badawczym, w tym: - koordynatorem badania osobą, która w okresie 3 lat przed upływem składania ofert kierowała pracami zespołu badawczego przy realizacji co najmniej 2 badań społecznych (przez cały okres trwania badań), o zasięgu nie mniejszym niż wojewódzki 8
i obejmujących badania ilościowe CAPI i/lub PAPI, każde na próbie co najmniej 300 respondentów, - ekspertem ds. badań ilościowych - co najmniej 1 osobą, która w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczyła w realizacji co najmniej 2 projektów badawczych, w ramach których prowadziła badania ilościowe, tzn. kierowała zespołem ankieterów, przygotowywała narzędzia badawcze i dokonywała analiz i interpretacji badań ilościowych, - ekspertem ds. metodologii badań społecznych co najmniej 1 osobą, posiadającą wiedzę i doświadczenie z zakresu opracowywania metodologii i technik badań ilościowych oraz sposobu doboru próby, - co najmniej 1 osobą posiadającą udokumentowaną wiedzę i doświadczenie z zakresu prowadzenia badań z obszaru rynku pracy. Wszyscy członkowie zespołu badawczego muszą posiadać wykształcenie wyższe oraz zobowiązani będą do podpisania się pod treścią raportu końcowego. 12. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w terminie do dnia 21.06.2018 r. do godz. 10:00 w siedzibie Zamawiającego: Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku ul. Podwale Przedmiejskie 30, 80-824 Gdańsk, Kancelaria p. 212 w zamkniętej kopercie opatrzonej nazwą zamówienia: Zapytanie ofertowe - Oferta na usługę przeprowadzenia badania ewaluacyjnego - nie otwierać. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem upływu jej składania. 13. Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcą są: Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: w zakresie przedmiotu zamówienia: Ewa Ostrogórska, w zakresie Zapytania ofertowego: Karolina Chajbos od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego - zamowienia@wup.gdansk.pl. 14. Termin związania ofertą: Ustala się, że składający ofertę pozostaje nią związany przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 15. Informacja na temat terminu, w jakim winna nastąpić ocena i wybór oferty: do 05.07.2018 r. 16. Istotne dla Zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy: wzór umowy stanowi Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego. 9
17. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów. 18. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z realizacji zamówienia w uzasadnionych wypadkach. Kierownik Zespołu Zamówień Publicznych Paweł Rusak W załączeniu: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2. Wzór formularza ofertowego 3. Wykaz osób zaangażowanych do przeprowadzenia badania. 4. Wykaz co najmniej jednej wykonanej/wykonywanej usługi. 5. Umowa-wzór. 10