'. DYREKTOR IZBY SKARBOWEJ WE WROCŁAWIU URZĄD SKARBO y w LFGNICY( OL/5 ) NU/0910-72/13 (ił a ;, NII0910-19/13 Pan Jan Mormul Naczelnik Urzędu Skarbowego w Legnicy ul. Najświętszej Marii Panny 3 59-220 Legnica WYSTĄPIENIE POKONTROLNE 1 Nazwa i adres jednostki kontrolowanej Urząd Skarbowy w Legnicy ul. Najświętszej Marii Panny 3 59-220 Legnica Naczelnik US Jan Mormul 2 Zakres kontroli Prawidłowość ewidencjonowania sum depozytowych i terminowość przekazywania do wierzyciela w okresie od 01.01.2012 r. do dnia kontroli. 3 Upoważnienie do kontroli NU/0913-72/2013 ",., ~,...,,..' 4 Termin kontroli I 25.06.2013 r. - 08.07.2013 r. 5 Imię, nazwisko i stanowisko I - starszy komisarz skarbowy służbowe kontrolera,. - - starszy komisarz skarbowy Dyrektor Izby Skarbowej przekazuje wystąpienie pokontrolne obejmujące ustalenia kontroli zawarte w projekcie wystąpienia pokontrolnego (przesłanym pismem z dnia 29 lipca 2013 r. nr NU/0910-72/13/26163), do którego Naczelnik Urzędu Skarbowego w Legnicy nie wniósł zastrzeżeń. USTALENIA FAKTYCZNE 1. Organizacja pracy komórek organizacyjnych, przepisy wewnętrzne, osoby odpowiedzialne, programy wspomagające - w zakresie rozliczania kwot wpływających na konto "sumy depozytowe". Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia li 33/2010 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Legnicy z dnia 01 grudnia 2010 r. w sprawie na łania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Skarbowemu w Legnicy prowadzenie rachunku ".t ':"t' '~,!:-d::j.tlo;l.;!~ Podatkowa ul. B. Pretficza 11, 50-983 Wrocław I tel.: +48 71 3606300 I fax: +4871 36i 40 37 e-mail: is@ds.mofnet.gov.pl www.is.wroc.pl
sum depozytowych należy do zadań Wieloosobowego Stanowiska Pracy Rachunkowości Budżetowej (RB). Bezpośredni nadzór nad tą komórką sprawuje Główny Księgowy. Natomiast zadania z zakresu prowadzenia egzekucji administracyjnej zaległości podatkowych i innych należności pieniężnych należą do Działu Egzekucji Administracyjnej. Bezpośredni nadzór nad wszystkimi stanowiskami pracy komórki egzekucji administracyjnej sprawuje Komornik Skarbowy. Nadzór nad tą komórką sprawuje Naczelnik Urzędu Skarbowego. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Skarbowym w Legnicy nie wpsawadzono unormowań wewnętrznych w zakresie rozliczania sum depozytowych. Zatem nie określono terminów, zasad weryfikacji, osób odpowiedzialnych oraz trybu i sposobu jej dokonywania Do rejestrowania i rozliczania kwot wpływających na sumy depozytowe kontrolowany Urząd korzysta z aplikacji "Sumy -depozytowe"- autorstwa Pana Jacka Kalety. Uprawnienia do korzystania z tego programu w zakresie obsługi rozliczeń.aestawienia i analizy, dodatkowe uprawnienia, zestawienia i analizy posiada 2 pracowników Wieloosobossego Stanowiska Pracy Rachunkowości Budżetowej oraz Główny Księgowy. Na podstawie przedłożonych podczas kontroli uprawnień do dostępu danych osobowych ustalono też, że 9 pracowników Działu Egzekucji Administracyjnej posiada uprawnienia do obsługi systemu EGAPOLTAX w zakresie rozliczeń finansowych - EGZRACH. Nadane uprawnienia do podpisywania polecenia przelewów w programie BGK@24 BIZNES z konta sum depozytowych wykluczają możliwość ich dokonania wyłącznie przez pracowników jednej komórki organizacyjnej. W świetle powyższych.ustaleń należy stwierdzić, że Urząd Skarbowy w Legnicy w przedmiotowym zakresie nie posiada właściwych uregulowań wewnętrznych, w których zostałyby określone zasady oraz terminy dla rozliczania kwot Wpływających na konto sum depozytowych. 2. Wpływ i ewidencjonowanie sum depozytowych. Sumy depozytowe gromadzone są na wyodrębnionym oprocentowanym rachunku bankowym Urzędu Skarbowego w Legnicy prowadzonym w Banku Gospodarstwa Krajowego Oddziału we Wrocławiu. Obsługa tego rachunku wykonywana jest przy wykorzystaniu bankowości elektronicznej z systemu BGK@24 BIZNES przez upoważnionych pracowników Wieloosobowego Stanowiska Pacy Rachunkowości Budżetowej (RB). Ewidencję sum depozytowych w Urzędzie Skarbowym w Legnicy prowadzi Się za pomocą programu "Sumy depozytowe" autorstwa Pana Jacka Kalety. Do czynności wykonywanych przy obsłudze rachunku iklin depozytowych w systemie BGK@24 BIZNES należy: 1. utworzenie wydruku wyciągu bankowego z systemu, 2. eksport danych o wykonanych operacjach bankowych z systemu BGK@24 BIZNES do folderu pracownika obsługującego program sumy depozytowe a następnie do programu "Sumy depozytowe". Dane z pliku eksportu z systemu BGK@24 BIZNES wczytywane są za pośrednictwem nośnika danych do programu "Sumy depozytowe". Po wczytaniu informacji o saldzie i wykonanych operacjach za dany dzień tworzone są w programie "Sumy depozytowe" wydruki do wszystkich wpływów znajdujących się w danym wyciągu. Wydruki te mają postać" pasków", które zawierają wszystkie dane niezbędne do zarejestrowania danej kwoty w systemie EGAPOLTAX, tj. datę uzyskania, datę wyciągu, treść operacji, znak dokumentupłatności- wyróżnik, który jest 2
nadawany samodzielnie przez system każdej wpłacie podczas wgrywania wyciągów z systemu BGK@24 BIZNES do programu "Sumy depozytowe". Dodatkowo tworzone jest również zestawienie wszystkich wpłat (pasków), które wraz z przelewami przekazywane jest do Działu Egzekucji Administracyjnej (EA), celem ich rozdysponowania. Na zestawieniu pracownicy działu EA kwitują odbiór przelewów z odnotowaniem daty przekazania. Po dokonaniu rejestracji w systemie EGAPOLTAX pracownik, który uzyskał kwoty w ramach osobiście dokonanych czynności lub inny pracownik go zastępujący sporządza "Informację dodatkową do polecenia przelewu" i potwierdza podpisem zgodność rozpisanych kwot na tytułach wykonawczych. Pracownik dokonujący rejestracji uzyskanych kwot w podsystemie EGAPOL TAX tworzy przelewy na rachunki bankowe wierzycieli" oraz rachunek dochodów budżetowych odnotowane w bazie POLTAX. Następnie tytuły wykonawcze wraz z "Informację dodatkową do polecenia przelewu" oraz "Listą poleceń przelewów dla banku" przekazywane są celem weryfikacji do upoważnianego pracownika Działu EA, który potwierdza prawidłowość dokonanego rozliczenia na "Liście poleceń przelewów dla banku". Każdy z pracowników służby wewnętrznej generuje utworzone przelewy do swoich podfolderów umieszczonych na serwerze aplikacji podatkowej SAP. Następnie pracownik RB dokonuje migracji przelewów z podfolderów do jednego zbioru i przesyła do systemu BGK@24 BIZNES. Następnie pracownik RB przed dokonaniem przelewów drukuje "Raport z przelewów z systemu BGK@24 BIZNES", który potwierdzany jest przez Głównego Księgowego i Naczelnika Urzędu Skarbowego. 3. Rozliczanie kwot wpływających na konto "sumy depozytowe". 3.1. Na podstawie raportu wygenerowanego z programu "Sumy depozytowe" ustalono, że w okresie od 01.01.2012 r. do dnia kontroli tj. 24.06.2013 r. na rachunek sum depozytowych wpłynęło 19158 przelewów na kwotę 23.223.038,20 zł. Z uwagi na brak możliwości zbadania wszystkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, doboru próby (30 spraw) dokonano metodą statystyczną przy zastosowaniu interwału losowania (638) przy wybraniu losowo pierwszej jednostki do próby (2). Prawidłowość rozliczania kwot zaewidencjonowanych na koncie sum depozytowych sprawdzono na podstawie dokumentów takich jak: raport i wyciąg bankowy wpływu, wydruk sum depozytowych, tytuły wykonawcze, zawiadomienia o zajęciu praw majątkowych, stan sprawy w podsystemie EGAPOLTAX, informacje dodatkowe do polecenia przelewu (zbiorczy przelew kosztów egzekucyjnych, zbiorczy przelew opłaty komorniczej), karty kontowe w przypadku tytułów wykonawczych obejmujących podatki stanowiące dochód budżetu państwa, raport i wyciąg bankowy zwrotu. We wszystkich skontrolowanych sprawach wpłaty zostały prawidłowo rozliczone w podsystemie EGAPOLT AX na należność główną, odsetki, koszty egzekucyjne oraz opłatę komorniczą. Wpłaty dat. podatków na rzecz Urzędu Skarbowego prawidłowo rozliczono w POLTAX2B. Skutecznie zastosowano środek egzekucyjny. Przelewy zostały przekazane na rachunki bankowe wykazane przez wierzycieli na tytułach wykonawczych lub wprowadzonych do bazy POLTAX. W wyniku sprawdzenia powyższych dokumentów w próbie spraw objętych kontrolą stwierdzono uchybienie polegające na nie wycofaniu zajęcia rachunku bankowego, pomimo wpłaty własnej dokonanej przez zobowiązanego - li sprawy 396941. 3.2. Na podstawie raportu wygenerowanego z programu "SUMY DEPOZYTOWE" ustalono, że w okresie od 01.01.2012 r. do dnia kontroli tj. 24.06.2013 r. z konta sum depozytowych, 3
dokonano 194 przelewy (zwroty) poza podsystemem EGAPOLTAX (przelewy ręczne) na kwotę 184.262,10 zł. Z uwagi na brak możliwości zbadania wszystkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, doboru próby (15 spraw) dokonano metodą statystyczną przy zastosowaniu interwału losowania (12) przy wybraniu losowo pierwszej jednostki do próby (3), a także wybrano do próby 10 zwrotów z naj wyższymi kwotami. Ponadto sprawdzono 5 zwrotów ręcznych "zarejestrowanych w EGAPOLTAX" ze zbioru 101 szt. na kwotę 18.817,46 zł przy zastosowaniu interwału losowania (20) i wybraniu losowo pierwszej jednostki do próby (5). Prawidłowość zwrotów dokonanych poza podsystemem EGAPOLT AX (przelewy ręczne) zbadano przede wszystkim pod kątem właściwego rachunku bankowego oraz przyczyn ich dokonania w oparciu o następujące dokumenty źródłowe: raport i wyciąg bankowy wejścia i wyjścia z programu "SUMY DEPOZYTOWE", tytuły wykonawcze wraz z zawiadomieniem o zajęciu praw majątkowych do kontrolowanej sprawy, wydruk (zrzut z ekranu) potwierdzający brak otwartych tytułów wykonawczych, wydruk (zrzut z ekranu) rachunków bankowych bazy POLTAX dłużnika zajętej wierzytelności lub zobowiązanego. W skontrolowanych sprawach dłużnicy zajętych wierzytelności bądź zobowiązani przekazali należności na zamknięte tytuły wykonawcze albo w wyniku rozliczenia uzyskanej kwoty wystąpiła różnica podlegająca zwrotowi, a w systemie EGAPOLTAX brak było innych otwartych tytułów wykonawczych. Urząd dokonał zwrotu kwoty w całości lub kwoty pozostałej do zwrotu po rozliczeniu. Większość przypadków dotyczyło zwrotów kwot wpłacanych przez osoby trzecie. Zwrotów dokonano na rachunek, z którego wpłynęły wpłaty (10 spraw), na rachunki zobowiązanych, które były wprowadzone do bazy POLTAX (5 spraw), na rachunki wskazane na tytule wykonawczym (5 spraw), przekazem pocztowym (5 spraw), na rachunek wskazany w piśmie zobowiązanego (4 sprawy), na rachunek banku (wypłata w kasie) -1 sprawa. Kontrola zasadności zwrotu jest dokonywana w taki sposób, że pracownik zajmujący się daną sprawą sporządza adnotację opisującą powód zwrotu i wskazuje numer rachunku jeśli ma być dokonany na rachunek spoza bazy POLT AX, albo adres zamieszkania w przypadku zwrotu dokonywanego przekazem pocztowym, co potwierdza podpisem, a następnie przekazuje do zatwierdzenia osobie upoważnionej do weryfikacji w Dziale EA. Następnie pracownik komórki RB obsługujący konto "Sumy Depozytowe" wprowadza do przelewu wskazany numer rachunku czy też wskazany adres do zwrotu przekazem pocztowym. W wyniku sprawdzenia dokumentów źródłowych, tj. przelewów dotyczących wytypowanych wypłat, przelewów dotyczące wpłat, tytułów wykonawczych, rachunków - stwierdzono uchybienia polegające na zwrocie zobowiązanemu kwoty 199,79 zł pomimo, że w dniu zwrotu otwarty był tytuł wykonawczy obejmujący zaległość z tytułu podatku od środków transportowych w kwocie 2860,33 zł - nr systemowy operacji wypłaty 32403 oraz niewycofaniu zajęcia świadczenia rentowego - nr systemowy operacji wypłaty 7494. 4. Terminowość przekazywania kwot z konta sum depozytowych na konta wierzycieli. Na podstawie próby 30 spraw (dot. pkt 3.1.) sprawdzono terminowość przekazywania kwot z konta sum depozytowych na konta wierzycieli. W wyniku kontroli ustalono, że 30 wpłat przekazano z konta sum depozytowych na konto wierzycieli bądź zwrócono do zobowiązanego w terminie od 2 do 123 dni licząc od daty wpływu środków na konto depozytowe do daty przekazania, a średnia liczba dni wyniosła w badanej próbie ponad 22 dni, przy czym w 12 sprawach powyżej 14 dni, co stanowi 40 % badanej próby. Zauważyć jednak należy, iż próba spraw z 2013 r. wykazuje przekazywanie kwot wierzycielom w terminie do 14 dni (średnia liczba dni wyniosła - 6,75 dni), a zatem uległo to znacznej poprawie. 4
5. Nierozliczone sumy depozytowe Według stanu do dnia wszczęcia kontroli, tj. 24.06.20U r. liczba nierozliczonych wpłat wynosiła 303 pozycje na kwotę 2.407.980,51 zł ijest zgodna z saldem na wyciągu bankowym. Sprawdzeniu poddano 28 pozycji "naj starszych" wpłat na kwotę 2.154.246,01zł dokonanych w okresie od 25.01.2010 r. do 10.06.2013 r. W wyniku sprawdzenia nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień. W celu wyeliminowania stwierdzonych uchybień polecam: 1. Bezwzględnie przed dokonaniem zwrotu do zobowiązanego sprawdzać stan zaległości na tytułach wykonawczych, których dotyczyła wpłata oraz czy w bazie podsystemu EGAPOL TAX nie ma innych otwartych tytułów wykonawczych. 2. Bezzwłocznie przekazywać kwoty z rachunku sum depozytowych na konta wierzycieli (maksymalnie 14 dni od daty wpływu). 3. Bezzwłocznie po zaspokojeniu zaległości objętej tytułem wykonawczym zawiadamiać dłużników zajętej wierzytelności o wycofywaniu zajęcia. 4. Wprowadzić uregulowania wewnętrzne określające zasady i tryb przeprowadzania kontroli rozliczania kwot z rachunku sum depozytowych oraz termin przekazywania kwot do wierzycieli. Pozytywna pomimo uchybień ',"~--. o ~'-'~ ~- _. ~,,:-" : ~. ',,"-, "~', ~~,' "".:,Y:; /~ -:Uzasadlllelll~ oceny '~ W toku kontroli stwierdzono brak uregulowań wewnętrznych normujących tryb I zasady weryfikacji rozliczenia wpłat przez pracowników Urzędu. Niemniej jednak funkcjonujący w Urzędzie Skarbowym w Legnicy system kontroli wewnętrznej w zakresie rozliczeń sum depozytowych zapewrna bieżącą I skuteczną weryfikację dokonywanych wypłat na rzecz wierzycieli oraz zwrotów wpłat zobowiązanym. Podwójna kontrola w zakresie zasadności zwrotów z konta sum depozytowych dokonywana przez pracowników komórki ds. egzekucji administracyjnej i rachunkowości budżetowej ogranicza ryzyko wystąpienia nieprawidłowości i nadużyć. Niemniej jednak stwierdzono uchybienia polegające na zwłoce w przekazywaniu wierzycielom kwot (co uległo poprawie w 2013 r.), zwrocie zobowiązanemu kwoty pomimo otwartego tytułu wykonawczego oraz nie wycofaniu zajęcia świadczenia rentowego I rachunku bankowego pomimo zaspokojenia zaległości. W skontrolowanej próbie 88 spraw uchybienia stwierdzono w 15 sprawach, co stanowi 17% badanej próby. Zobowiązuję Pana Naczelnika do zapoznania pracowników kontrolowanych komórek organizacyjnych z ustaleniami kontroli i zaleceniami pokontrolnymi, a także do podjęcia stosownych i skutecznych działań zapewniających prawidłowe wykonywanie zadań w zakresie zagadnień objętych kontrolą. 5
Pisemną informację o wykonaniu zaleceń oraz o podjętych działaniach skutkujących poprawą funkcjonowania Urzędu Skarbowego na kontrolowanych odcinkach pracy należy przesłać do tut. Izby Skarbowej w terminie jednego miesiąca od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. ~Ofj;u//3 Wrocław, dnia. Dyrektor Izby Skarbowej 'WZ. Dyrekt ra Izby Skarbowej 6