Protokół nr 5/14 z posiedzenia Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Bocianek w Kielcach odbytego w dniu 25 września 2014r. Obecni na posiedzeniu członkowie Rady Nadzorczej i Członkowie Zarządu zgodnie z załączoną listą obecności ( załącznik nr 1 ). Porządek posiedzenia stanowi ( załącznik nr 2 ). Ad.1. Sprawy organizacyjno - porządkowe. Posiedzenie otworzył Przewodniczący Rady Nadzorczej p. Dariusz Dudek, powitał przybyłych na posiedzenie członków Rady Nadzorczej, Zarząd, radcę prawną p. Halinę Chwalińską Kubiakowską i poinformował, że na zamkniętej części posiedzenia odczytano i przyjęto jednogłośnie 9 głosami Za protokół nr 4/14 z posiedzenia Rady Nadzorczej odbytego w dniu 28.08. 2014r. Przewodniczący p. Dariusz Dudek poinformował, że na zamkniętej części posiedzenia członkowie Rady Nadzorczej zaakceptowali wniosek p. Wiesława Kamińskiego w sprawie powołania specjalnego zespołu składającego się z członków Rady Nadzorczej oraz etatowych pracowników spółdzielni, którego zadaniem będzie rozpoznawanie przyczyn zalegania z opłatami przez członków oraz mobilizowanie ich do systematycznego wnoszenia opłat za lokale. Zespół powinien zostać wyposażony w identyfikatory, które uwiarygodnią osoby reprezentujące S.M Bocianek. p. Dariusz Dudek zaproponował,aby w pierwszej kolejności rozpoznać sprawy 10 osób. p. Edyta Sobczyk Gł.księgowa poinformowała, że w załączniku nr 4 sporządzonym dla potrzeb kontroli Komisji Rewizyjnej jest wykaz zawierający 128 nazwisk osób zalegających z opłatami czynszu prosiła, aby członkowie Rady Nadzorczej ustalili kolejność rozpoznawania ich spraw. W wyniku dyskusji ustalono, że komisja, która wizytować będzie zadłużonych członków w ich mieszkaniach składać się będzie z następujących osób : Dariusz Dudek Przewodniczący RN, Wiesław Kamiński Przewodniczący Komisji GZM, Edyta Sobczyk Główna Księgowa. Udział w pracy tej komisji zadeklarował także p. Józef Binkowski Z-ca Przewodniczącego Rady Nadzorczej. 1
W pierwszej kolejności zostaną rozpoznane sprawy 10 osób, co do których jest domniemanie, że mogą rokować nadzieję na spłatę zaległości. Przewodniczący p. Dariusz Dudek poinformował ponadto, że członkowie rady pozytywnie zaakceptowali wniosek p. Krzysztofa Nawrota, aby na skrzynkę e-mail wysyłać członkom Rady Nadzorczej projekty protokołów z posiedzeń przed ich ostatecznym zatwierdzeniem. Punkt I Informacja Zarządu z bieżącej działalności. Ten punkt porządku posiedzenia przedstawił Prezes Zarządu p. Eryk Wilkoński. Prezes poinformował członków Rady Nadzorczej o : decyzjach i podjętych przez Zarząd uchwałach kolejno na posiedzeniach: Prot.29/14 27.08.14r., Prot 30/14 z dnia 03.09.14r., Prot 31/14 z dnia 09.09.14r., Prot.32/14 z dnia 16.09.14r., Prot.33/14 z dnia 24.09.14r. zapoznał członków Rady Nadzorczej z wnioskami, które zapadły na Forum Spółdzielni Mieszkaniowych w Kielcach dotyczącymi konieczności zmiany Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie Miasta Kielce i dostosowania go do faktycznych potrzeb występujących w zasobach spółdzielni mieszkaniowych. powiedział o planowanym na dzień 30 września br. terminie odbioru budowanego boiska sportowego i zamiarze zorganizowania na nowym boisku turnieju o puchar S.M. Bocianek w dniu 18 października.br. Pytanie do Prezesa p. Eryka Wilkońskiego skierował p. Józef Binkowski, który zapytał jak Miejski Zarząd Dróg w Kielcach uzasadnił swoją decyzję dotyczącą wprowadzenia zakazu wyjazdu na ulicę Warszawską z ulicy Konopnickiej. Prezes p. Eryk Wilkoński wyjaśnił, że Miejski Zarząd Dróg złożył wyjaśnienie, że kierował się bezpieczeństwem mieszkańców osiedla Bocianek. 2
Ad.2. Informacja Zarządu o przygotowaniach do sezonu grzewczego 2014/2015 Prezes p. Eryk Wilkoński przedstawił informację o stanie przygotowań do sezonu grzewczego 2014/2015 sporządzoną na dzień 25.09.2014r. Z informacji wynika gotowość sieci wewnętrznej centralnego ogrzewania oraz konserwujących ją służb do rozpoczęcia sezonu grzewczego. Informacja stanowi załącznik nr 3 do protokołu. Ad. 3. Przedstawienie protokołu Komisji Rewizyjnej z kontroli windykacji zadłużeń w 2014r. Pan Przemysław Kruk przedstawił zebranym protokół nr 2/14 sporządzony w dniach od 16 do 19.09.2014r. z kontroli wnoszonych opłat oraz windykacji zadłużeń i ich egzekucji za okres od dnia 01.01.2014r. do 31.08.2014r. z tytułu: czynszów za lokale mieszkalne, garaże, lokale handlowe i usługowe. Komisja Rewizyjna zawarła swoje uwagi formując 6 wniosków do realizacji: 1. Zobowiązać Radcę Prawnego do przedłożenia Głównej Księgowej kompletu dokumentacji (kserokopie) odzwierciedlającej stan realizacji wszystkich spraw dłużników przekazanych do obsługi prawnej. Przekazana dokumentacja powinna obejmować swym zakresem m.in.: datę złożenia pozwu o nakaz zapłaty, wyznaczenie terminu rozprawy, datę wydania nakazu zapłaty, datę wystąpienia z wnioskiem o nadanie klauzuli wykonalności, datę nadania klauzuli wykonalności). 2. Zgodnie z zał. Nr 2 do niniejszego protokołu przekazać do sądu sprawy dłużników - lp. 22, 24, 29, 39, 43, 48. 3. Zobowiązać Radcę Prawnego do dokonania wszelkich czynności leżących w jej kompetencjach zmierzających do niezwłocznego i definitywnego zakończenia spraw przekazanych do obsługi prawnej, ze szczególnym uwzględnieniem spraw rozpoczętych w latach 2010-2013, celem odzyskania należności wobec SM Bocianek. 4. Uruchomić windykację należności powstałych w związku z użytkowaniem garaży i zobowiązać do systematycznych wpłat właścicieli. 5. Wezwać użytkowników garaży z najwyższym zadłużeniem celem przeprowadzenia rozmów wyjaśniających. 6. Podjąć czynności w sprawie zbycia własności garażu pozostającego we władaniu Spółdzielni Mieszkaniowej Bocianek. Pytania do spraw poruszonych w protokole Komisji Rewizyjnej zgłosili : 3
p. Wiesław Kamiński pytał jak wyglądają możliwości realizacji 5 posiadanych przez spółdzielnię wyroków o eksmisję po zmianie przepisów dopuszczających eksmisję dłużników na bruk. p. Wiesław Kamiński zauważył ponadto, że egzekucja długów w spółdzielni jest zbyt słaba, długi rosną i dotyczą nawet lokatorów z Nowego Bocianka w związku z tym wystąpił z apelem, aby Zarząd wraz z radcą prawnym zintensyfikowali działania i twardo egzekwowali długi. p. Wiesław Kamiński sugerował,aby doprowadzić do pokazowej eksmisji po to żeby dłużnicy uświadomili sobie, że nie mogą pozostawać bezkarni. Dyskutowano na temat możliwości jakie posiada spółdzielnia w kwestii ściągania zadłużenia. Wyjaśnień w tej sprawie udzielali p. Halina Chwalińska Kubiakowska oraz p. Edyta Sobczyk. p. Halina Chwalińska Kubiakowska podała, że 5 wyroków o eksmisję złożonych w Urzędzie Miejskim w Kielcach dotyczy mieszkań lokatorskich, gdzie w każdym wyroku zasadzony jest lokal socjalny. Zapis w wyroku uniemożliwia komornikowi realizację eksmisji dłużnika na bruk, bowiem w takiej sytuacji należy każdorazowo zapewniać eksmitowanym pomieszczenie tymczasowe. p. Halina Kubiakowska ustosunkowała się do spraw wykazanych w zestawieniu Komisji Rewizyjnej i zobowiązała do wyjaśnienia sprawy z 2013 roku wykazanej w załączniku nr 10 pozycja 51. Ponadto zapewniła, że stan wykazany w wykazie ulega ciągłym zmianom i na dzień dzisiejszy jest już nieaktualny, ponieważ w kilku sprawach są już wyroki, lub właśnie się uprawomocniły. p. Edyta Sobczyk opowiedziała o działaniach jakie Zarząd podejmuje w sprawie ściągania należności oraz o podjętych inicjatywach w sprawie umożliwienia zbycia przez dłużników dużych mieszkań i ich zamiany na mniejsze. Pan Krzysztof Nawrot zapytał, czy spółdzielnia rozważa możliwość zawarcia ubezpieczenia przed długami, ponieważ wie, że istnie obrót długami i są firmy, które zajmują się skupowaniem długów. p. Krzysztof Nawrot poprosił,aby Zarząd podjął takie działania i zajął się tym tematem. 4
p. Edyta Sobczyk wyjaśniła, że były podejmowane ze strony Zarządu inicjatywy w sprawie sprzedaży wierzytelności, natomiast nie podejmowano działań w sprawie ubezpieczenia spółdzielni przez długami, w imieniu Zarządu potwierdziła, gotowość rozpoznania tematu. p. Wiesław Kamiński zgłosił wniosek, aby Zarząd zgłosił nazwiska zadłużonych osób do Krajowego Rejestru Długów. Przewodniczący Rady Nadzorczej p. Dariusz Dudek zaproponował, aby wytypować kilku największych dłużników do licytacji, sprawę nagłośnić informując o niej zarówno w kwartalniku Echo Bocianka jak również w formie informacji na tablicach ogłoszeń. W dalszej części posiedzenia dyskutowano nad tym w jaki sposób na stan zadłużenia członków wpłynęło rozliczenie kosztów centralnego ogrzewania. Pan Wiesław Kamiński przedstawił członkom Rady Nadzorczej analizę jaką przeprowadził porównując rozliczenie kosztów centralnego ogrzewania w budynkach Kasprowicza 1 i Kasprowicza 3 oraz wyraził swoją opinię, że rozliczenie uległoby diametralnej zmianie gdyby globalnie wprowadzić nową termoizolację lub zwiększyć izolację termiczną ścian w mieszkaniach szczytowych wszystkich bloków. p. Przemysław Kruk zaproponował, aby rozważyć zmianę kosztów stałych w stosunku do kosztów zmiennych i skupić się na działaniach zapobiegawczych takich jak, podwyższenie temperatury na ogranicznikach do 15-16 0 C po to, aby przeciwdziałać wyziębianiu mieszkań oraz zaproponował aby dokonać docieplenia mieszkań, stropów i piwnic. Z-ca Prezesa p. Paweł Kubicki zwrócił uwagę, że na osiedlu nie występują mieszkania w których temperatura spadałaby poniżej 15 0 C. Zauważył, że dyrektywy unijne,które zaczną obowiązywać w 2016r. nie pozwolą na dokonywanie rozliczeń centralnego ogrzewania z metra kwadratowego w związku z tym p. Paweł Kubicki powiedział, że Zarząd rozważa współpracę z firmą z Łodzi, która może pomóc w opracowaniu nowych regulaminów i dostosowaniu ich zapisów do nowych wymogów i nowych zasad rozliczeń centralnego ogrzewania. P. Krzysztof Nawrot zapytał, czy korzysta się z przepisu statutowego, który pozawala naliczać dłużnikom opłaty większe o 200%. 5
W dalszej części posiedzenia dyskutowano na temat zadłużeń występujących na lokalach użytkowych, zastanawiając się czy można inaczej konstruować umowy najmu lokali, aby skracać procedury sądowe związane z odzyskiwaniem długów i przejmowaniem lokali od najemców. p. Edyta Sobczyk wyjaśniła, że nie korzystamy z zapisu o bezumownym korzystaniu z lokali, aby nie powodować jeszcze większego narastania długu. Poinformowała członków Rady Nadzorczej o tym, że Zarząd postanowił podjąć ryzyko i podpisze umowę z firmą, która podjęła się odzyskania lokalu użytkowego od najemcy,który zalega z opłatami za wynajmowane lokale. Firma ta dokona opróżnienia lokalu, wyniesie rzeczy najemcy i zdeponuje w specjalnym pomieszczeniu na okres 30 dni wyznaczając termin ich odbioru. p. Józef Binkowski poparł p. Wiesława Kamińskiego w sprawie zintensyfikowania działań egzekucyjnych wobec dłużników, a także zgłosił wniosek o zwiększenie zatrudnienia w dziale księgowości i przyjęcie na ½ etatu osoby, która zajęłaby się windykacją ciągle powiększających się zaległości czynszowych. Dyskusję zakończyło głosowanie w sprawie przyjęcia protokołu Komisji Rewizyjnej w wyniku którego jednogłośnie 9 głosami Za protokół został przyjęty. Protokół stanowi załącznik nr 4. Ad. 4. Przedstawienie informacji Komisji GZM w sprawie kontroli przetargów i remontów ujętych w planie na 2014 r. Pan Wiesław Kamiński Przewodniczący Komisji GZM odczytał protokół spisany w dniu 09.09.2014r. na okoliczność kontroli przetargów w okresie od dnia 2 lipca do 6 sierpnia 2014r. Komisja GZM nie wniosła negatywnych uwag do pracy Zarządu, natomiast p. Wiesław Kamiński wyraził swoje zaniepokojenie tym, że jest tak małe zainteresowanie ze strony firm przystępujących do przetargu. W wyniku dyskusji w której udział wzięli Z-ca Prezesa p. Paweł Kubicki p. Krzysztof Nawrot, p. Józef Binkowski, p, Dariusz Dudek ustalono, że zachodzi konieczność podania informacji o przetargach w kilku publikatorach. Przewodniczący p. Dariusz Dudek zaproponował, aby ogłoszenia o przetargach zamieszczać nie tylko w Gazecie Wyborczej ale również dodatkowo w Echu Dnia. Dyskutowano na temat konieczności wprowadzenia zmian do Regulaminu organizowania przetargów, ponieważ zmiany wymaga przepis, który warunkuje udział w przetargu tylko po wniesieniu kaucji. 6
Należy zastanowić się nad możliwością dopuszczenia zabezpieczenia w postaci polisy, co ułatwi dostęp do przetargu mniejszym firmom. Zgodnie z sugestią p. Krzysztofa Nawrota należy robić przed przetargiem rozeznanie i sprawdzać rekomendacje wykonawcy oraz dokonywać obiektywnych kalkulacji w celu minimalizowania kosztów robót zgłoszonych do przetargu. Innych pytań nie wniesiono. Protokół Komisji GZM przyjęto w wyniku głosowania jednogłośnie 9 głosami Za stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Ad.5. Analiza zadłużeń czynszowych po rozliczeniu wody i c.o. Ustalono, że analiza zadłużeń czynszowych zostanie przedstawiona na posiedzeniu Rady Nadzorczej w miesiącu listopadzie br. w oparciu o pełne dane o dopłatach do centralnego ogrzewania na dzień 31 października br. Ad.6. Wprowadzenie opłaty za odbiór odpadów wielkogabarytowych terenu osiedla. z Z-ca Prezesa p. Paweł Kubicki wyjaśnił konieczność wprowadzenia nowej stawki za odbiór odpadów wielkogabarytowych z terenu osiedla, tłumacząc,że w ubiegłym roku w stawce opłaty za śmieci ( 6,90zł) mieściła się usługa za wywóz śmieci, którą dokonywała firma Veolia oraz opłata za usługi wozaka, który wywoził gabaryty z osiedla. Od wejścia w życie nowej ustawy regulującej kwestie wywozu śmieci na terenie miasta Kielce płacimy do Urzędu Miasta stawkę 9,50 zł tylko za wywóz śmieci z osiedla oraz oddzielnie płacimy firmie, która zajmuje się wywozem gabarytów, uschniętych liści i trawy, wywozem odpadów budowlanych z budowy. p. Paweł Kubicki powiedział, że kosztów jakie ponosi, Spółdzielnia nie można doliczyć do ustalonej przez Gminę Kielce stawki. Propozycja Zarządu wynika z obliczeń powierzchni użytkowej mieszkań podzielonych przez koszty jakie ponosimy w związku z zatrudnieniem firmy i wynosi 0,04zł / m 2 miesięcznie. Członkowie Rady Nadzorczej po dyskusji ustalili,że zaproponowana przez Zarząd stawka 0,04zł/ m 2 miesięcznie będzie właściwą kwotą. 7
p. Dariusz Dudek odczytał treść uchwały nr 34 /14 z dnia 25.09.2014r. w sprawie wprowadzenia dodatkowego składnika do opłaty czynszu za utrzymanie czystości na terenie mienia wspólnego osiedla oraz odbiór odpadów wielkogabarytowych z terenu osiedla, która będzie obowiązywać od dnia 1 stycznia 2015 roku. W wyniku głosowania jednogłośnie nr 34/14. 9 głosami Za przyjęto uchwałę Ad.7. Powołanie Komisji ds. Profilaktyki Antykorupcyjnej i podjęcie stosownej uchwały. Przewodniczący Rady Nadzorczej p. Dariusz Dudek przypomniał, że do Komisji ds. Profilaktyki Antykorupcyjnej zgłoszono 5 kandydatów spośród których zgodnie z Regulaminem Rady Nadzorczej należy wybrać trzy osoby, które wejdą w skład komisji. Przewodniczący odczytał pisma p. Krzysztofa Nawrota skierowane do rady z dnia 10.09.14r.i dnia 22.09.14r., następnie poinformował o tym, że zostanie przeprowadzone szkolenie dla członków rady i członków wybranej komisji przez pracownika Komendy Wojewódzkiej Policji w Kielcach. Przeprowadzono tajne głosowanie w wyniku którego największą ilość głosów uzyskali kandydaci : p. Zbigniew Kwieciński, p. Alicja Nowak i p. Wojciech Jerzy Paw. Ustalono, że wybrana komisja uzyska w razie potrzeby pomoc i wsparcie w osobach prawników : p. Przemysława Kruka, p. Józefa Binkowskiego i p. Haliny Chwalińskiej - Kubiakowskiej. Pan Krzysztof Nawrot zgodził się na to, aby wybrana komisja mogła wykorzystać przygotowany przez niego projekt regulaminu działania komisji oraz projekt planu pracy na IV kwartał br. Przewodniczący Rady Nadzorczej p. Dariusz Dudek odczytał treść uchwały nr 33/14 z dnia 25.09.2014r. w sprawie powołania Czasowej Komisji ds. Profilaktyki Antykorupcyjnej. W wyniku głosowania uchwałę nr 33 /14 z dnia 25.09.2014r. przyjęto : 8 głosami za, 1 osoba wstrzymała się od głosu, 8
Protokół z wyboru Komisji ds. Profilaktyki Antykorupcyjnej wraz z kartami do głosowania stanowi załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. Ad. 8. Sprawy różne. Przewodniczący Rady Nadzorczej p. Dariusz Dudek zapoznał członków Rady Nadzorczej z pismami jakie wniosły w sprawie decyzji Zarządu o wypowiedzeniu umów o pracę dwie gospodynie zatrudnione w S.M. Bocianek panie : R.K oraz J.K. następnie poinformował, że Rada Nadzorcza nie ma uprawnień, aby cofnąć wypowiedzenie umów o pracę, jednakże w związku z tymi sprawami zobowiązał p. Alicję Nowak do kontroli dokumentów w tej sprawie. p. Alicja Nowak przedstawiła członkom Rady Nadzorczej informację z przeprowadzonych ustaleń. Informacja ta stanowi załącznik nr 7 do protokołu. p. Halina Chwalińska - Kubiakowska ustosunkowała się do tego materiału odczytując zebranym odpowiedź na pozew jaki przygotowała w związku z tym, że jedna ze zwolnionych Pań wniosła sprawę do Sądu Pracy. Dyskutowano na temat sprawy zwolnionych gospodyń analizując, czy gospodarze posesji zatrudnieni w S.M. Bocianek są dociążeni pracą oraz, czy Zarząd postąpił słusznie podejmując decyzję o ich zwolnieniu. Wniosek jaki przyjęto z tej dyskusji to zobowiązanie dla Zarządu, aby konsultował wcześniej z Radą Nadzorczą wszystkie sprawy i decyzje wiążące się ze zmianami w strukturze organizacyjnej Spółdzielni oraz przestrzegał postanowień statutu i regulaminów obowiązujących w spółdzielni ( 139 pkt 7 i 8 145 pkt 2 i 3 statutu ). Ustalono, że w zaistniałej sytuacji należy poczekać na rozstrzygnięcie Sądu Pracy w Kielcach. Wyznaczono termin Prezydium na dzień 16 października 2014r. godzina 16 00, natomiast termin posiedzenia Rady Nadzorczej na dzień 23 października 2014r godzina 16 00. Sekretarz Rady Nadzorczej Przewodniczący Rady Nadzorczej Alicja Nowak Dariusz Dudek Protokołowała : Anna Włoszczyk (nagranie audio stanowi załącznik do protokołu ). 9
Protokołowała : Anna Włoszczyk (nagranie audio stanowi załącznik do protokołu ). 10