Instrukcja programu Mapa Polski Excel Województwa

Transkrypt

1 Instrukcja programu Mapa Polski Excel Województwa 1

2 Spis treści 1. Wstęp Wymagania... 3 a. MS Excel 2007 lub wyższy... 3 b. Włączona obsługa makr... 3 c. Średnio zaawansowana znajomość programu MS Excel Wersje programu Funkcjonalności... 4 a. Kartogram... 4 b. Wykres kolumnowy... 7 c. Wykres bąbelkowy... 7 d. Kartodiagram... 8 e. Zaawansowany wykres bąbelkowy f. Komunikat z nazwą województwa i wartością g. Kody pocztowe h. Wskaźniki GUS i. Sterowanie kartogramem Najczęściej zadawane pytania a. Jak zmniejszyć liczbę elementów legendy, np. do 4? b. Jak zwiększyć liczbę elementów legendy, np. do 20? c. Jak zakolorować obszary wg własnego podziału? d. Jak ukryć część obszarów i powiększyć pozostałe? e. Jak eksportować mapę do innych programów? Przykłady

3 1. Wstęp W Państwa ręce przekazujemy wygodny i elastyczny program, umożliwiający powiązanie danych z lokalizacją w odniesieniu do województwa. Skutecznie wspiera on analizy handlowe, marketingowe, rynkowe, klientów, demograficzne, statystyczne. Uniwersalny charakter, osadzenie w środowisku MS Excel i możliwość połączenia z innymi plikami sprawiają, że program jest wykorzystywany w firmach i organizacjach o dowolnej specjalizacji z różnym przeznaczeniem. Instrukcja opisuje krok po kroku, jak pracować z programem i tworzyć w nim wykresy. Zawiera także kilka ogólnych wskazówek nt. tych wykresów i ich zastosowania (w szczególności kartogramu), nie jest jednak kompendium wiedzy w temacie tworzenia wykresów, a jedynie wytycznymi, jak zbudować je w programie. Instrukcja zawiera następujące oznaczenia:! Ważne Wskazówka Wykorzystany w programie kod został zabezpieczony w edytorze VBA, co uniemożliwia nagrywanie makr z poziomu programu. Możliwe jest jednak nagranie makra z poziomu innego skoroszytu i zapisanie go w innym pliku. Zarówno program, jak i poniższa instrukcja są chronione prawem autorskim, postanowieniami konwencji międzynarodowych oraz innymi prawami o ochronie prawa własności intelektualnej. Pomoc w obsłudze programu można uzyskać pisząc na adres kontakt@skuteczneraporty.pl lub dzwoniąc pod numer Wymagania a. MS Excel 2007 lub wyższy Program jest zapisany jako skoroszyt programu MS Excel z rozszerzeniem.xlsm. Aby go uruchomić niezbędne jest posiadanie pakietu MS Office w wersji 2007 lub wyższej, przy czym rekomendowana jest wersja od 2010 z uwagi na jej stabilniejszy i bardziej rozbudowany silnik graficzny. Program nie wymaga instalacji. b. Włączona obsługa makr Program bazuje na kodzie VBA i w celu jego poprawnego działania niezbędne jest odblokowanie makr. Można to zrobić przy każdym uruchomieniu programu lub jednorazowo, wchodząc w Plik > Opcje > Centrum zaufania > Ustawienia makr. Rekomendowane jest częste zapisywania kopii zapasowej przy pracy z programem.! Operacji wykonanej przez makro nie można cofnąć. 3

4 c. Średnio zaawansowana znajomość programu MS Excel W celu poprawnego posługiwania się programem niezbędna jest znajomość programu MS Excel na poziomie średnio zaawansowanym, w szczególności w obszarach nawigacji w programie, edycji kształtów, formatowania komórek, funkcji wyszukiwania. Wykorzystanie podstawowej funkcjonalności, kartogramu, nie powinno przysporzyć problemów użytkownikom na poziomie podstawowym. 3. Wersje programu Program został przygotowany w 3 wersjach: Basic, Standard, Premium, które różnią się od siebie liczbą funkcjonalności. Instrukcja zawiera opis wszystkich funkcjonalności. 4. Funkcjonalności a. Kartogram Kartogram jest wykresem bazującym na mapie, przedstawiającym wielkość zjawiska w poszczególnych obszarach za pomocą zmiany natężenia barwy, dla której punktem odniesienia jest umieszczona obok mapy legenda. 4

5 ! Kluczowe dla uzyskania zadowalających i wiarygodnych efektów przy tworzeniu kartogramu jest zdefiniowanie przedziałów (tzw. klas), które powinno być poprzedzone analizą rozkładu statystycznego. Modyfikacja przedziałów ma kluczowe znaczenie w tym, co wykres przedstawia i jak będzie interpretowany. Przy tworzeniu kartogramu dla Odbiorców bez znajomości statystyki najlepiej sprawdzają się przedziały równe co do wielkości lub liczebności elementów. Aby zbudować w programie kartogram należy: 1. Wprowadzić dane dla województw w zakładce Dane w komórkach E2-E Wprowadzić przedziały dla wartości na wykresie D20-D29, zaczynając na minimum, a kończąc na maksimum. Wygląd przedziałów pojawi się w komórkach E20-F Kliknąć przycisk Aktualizacja w prawej kolumnie arkusza Mapa.! Wprowadzone dane muszą mieć format liczbowy lub pozostawać puste. Po wprowadzeniu innego formatu (np. tekstu lub błędu) i wciśnięciu przycisku Aktualizacja, program zakomunikuje błąd. Do połączenia swoich danych (źródłowych) można użyć funkcji wyszukiwania, np. WYSZUKAJ.PIONOWO. Ponieważ w przypadku braku odnalezienia wyszukiwanej wartości funkcja ta pokazuje błąd, należy zastosować ją w połączeniu z funkcjami JEŻELI oraz CZY.BŁĄD (przykład dla D2): =JEŻELI(CZY.BŁĄD(WYSZUKAJ.PIONOWO(D2;zakres;nr_kolumny;0)); ;WYSZUKAJ.PIONOWO(D2;zakres; nr_kolumny;0)), gdzie w miejsca oznaczone zakres i nr_kolumny należy wstawić odpowiednie informacje opisujące dane źródłowe. Paleta kolorów (legenda) kartogramu jest zbudowana z 11 elementów. Wynika to z faktu, że oko ludzkie jest w stanie odróżnić swobodnie 5 odcieni danego koloru. Przy tworzeniu kartogramu elementy te mogę mieć jeden kolor (np. niebieski) różniący się odcieniem (mówimy wtedy o skali sekwencyjnej) lub dwa kolory (skala dywergencyjna). Paletą domyślną jest czerwono-niebieska z uwagi na jej najszersze zastosowanie i intuicyjne rozumienie. 5

6 Legenda widoczna w arkuszu Mapa jest połączona z danymi w arkuszu Dane. Jej formatowanie (np. formatowanie liczb) zmienia się tak jak formatowanie zwykłych komórek. Legenda >= < -20 Użytkownik ma możliwość wyboru innych palet z listy w arkuszu Mapa. Możliwa jest też edycja tej listy w arkuszu Paleta poprzez wprowadzenie kodów RGB w kolumnach od B do L. Kod RGB jest liczbą oznaczającą dany kolor, którą można otrzymać, wpisując wartości charakteryzujące kolory nowej palety (Red, Green, Blue) w komórkach B13-D22 arkusza Paleta. Kod RGB pojawi się w kolumnie E. Następnie należy wkleić uzyskane liczby do kolumn od B do L w miejsce niepotrzebnej palety. Po kliknięciu przycisku Aktualizacja w arkuszu Mapa, zarówno legenda, jak i wykres, otrzymają wskazane kolory. Kod RGB można uzyskać, wybierając interesujący nas kolor z palety kolorów programu MS Excel i odczytując z niej wartości RGB. 6

7 b. Wykres kolumnowy Wykres kolumnowy dla województw jest diagramem utworzonym w standardowy sposób. Elementy są w nim posortowane malejąco. Wykres odnosi się do komórek E2-E17 w zakładce Dane i wyświetla te same liczby, co kartogram. Wykres kolumnowy doskonale nadaje się do bezpośrednich porównań i jest bardziej intuicyjny niż kartogram. c. Wykres bąbelkowy Wykres bąbelkowy jest diagramem, który przedstawia jednocześnie 3 wymiary zjawiska, umieszczone na osi X, Y oraz jako wielkość bąbelka. Wykres bąbelkowy w programie wykorzystuje jako wartości X i Y współrzędne miejscowości, pozostawiając Użytkownikowi możliwość sterowania wielkością bąbelka. Aby zbudować wykres bąbelkowy dla miejscowości należy wprowadzić nazwę miejscowości w kolumnie A arkusza Dane oraz wartość liczbową w kolumnie B. Automatycznie zaktualizuje to zakładkę Mapa, na której pozostaje włączyć wykres Bąbelkowy w Okienku Zaznaczenia (Narzędzia główne > Edytowanie > Okienko Zaznaczenia > Bąbelkowy). 7

8 Lista miejscowości zawiera ponad 2300 elementów umieszczonych w arkuszu Miasta. Pozycję na wykresie określa dla każdej miejscowości długość i szerokość geograficzna. Wyszukiwanie w arkuszu Dane odbywa się za pomocą funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO.! Część nazw na liście miejscowości powtarza się. Rozróżnieniem jest w takim przypadku nazwa powiatu (np. Adamów (łukowski), Adamów (zamojski)), dzięki czemu na liście istnieją tylko unikalne nazwy. Listę miejscowości można dowolnie edytować (zmieniać nazwy miejscowości i poprawiać ich współrzędne) podmieniając miejscowości obecne na liście. Należy jednak pamiętać, że etykiety danych na wykresie bąbelkowym nie aktualizują się automatycznie. Oznacza to, że po zmianie nazwy lub wprowadzeniu nowej nazwy, należy do punktu danych przypisać treść etykiety ręcznie, klikając pojedynczą etykietę i wpisując w polu formuły nazwę. Pozycję etykiety tekstowej bąbelków edytuje się za pomocą prawego przycisku myszy > Formatuj etykiety danych >Opcje etykiet > Położenie etykiety danych. W zakładce Wypełnienie znajdziemy opcję zmiany tła pod tekstem etykiety. d. Kartodiagram Kartodiagram jest połączeniem kartogramu z dodatkowym wykresem dla każdego obszaru na mapie. Program umożliwia utworzenie kartodiagramu kolumnowego i kołowego dla województw dla maksymalnie 4 kategorii. 8

9 Aby wykorzystać jeden z tych wykresów, należy: 1. Wprowadzić nazwy miar w zakładce Dane w komórkach F1-I1. Jeżeli prezentujemy mniej miar należy wprowadzić do niewykorzystywanej komórki tekst =. 2. Wprowadzić wartości dla województw w komórkach F2-I17 dla wykresu kolumnowego lub J2-M17 dla wykresu kołowego. 3. W arkuszu Mapa otworzyć Okienko Zaznaczenia (Narzędzia główne > Edytowanie > Okienko Zaznaczenia). 4. Włączyć widoczność wykresu kolumnowego (Kolumnowe) lub kołowego (Kołowe) i legendy (Legenda miary).! W Excelu 2007 wykresy kolumnowe mogą być w Okienku Zaznaczenia rozgrupowane, co wynika z błędu MS Excel W tym przypadku należy włączyć widoczność każdej kolumny oddzielnie. Kolumny na wykresie mogą mieć także górną poświatę. W takim przypadku należy w arkuszu Ster wstawić puste kolumny między kolumnami z poszczególnymi miarami. Problemy te nie pojawiają się w MS Excel 2010 i wyższych. Edycja palety kolorów dla wykresu kolumnowego następuje poprzez zmianę formatowania warunkowego. W tym celu należy w arkuszu Ster otworzyć Narzędzia główne > Style > Formatowanie warunkowe > Zarządzaj regułami i zmienić reguły znajdujące się w arkuszu. Dla wykresu kołowego edytować należy pojedynczo każdy element w arkuszu Mapa. Aby włączyć legendę kartodiagramu należy w arkuszu Mapa odkryć kształt o nazwie Legenda_miary (Narzędzia główne > Edytowanie > Okienko Zaznaczenia > Legenda_miary). Legenda ta jest obrazem komórek Z3:AA6 z zakładki Ster, dzięki czemu można ją ukrywać w Okienku Zaznaczenia. Aby ją edytować (np. dopasować kolory), należy dokonać zmian w ww. komórkach źródłowych. 9

10 e. Zaawansowany wykres bąbelkowy Wykres bąbelkowy umieszczony w programie umożliwia dodanie czwartego wymiaru danych (obok długości i szerokości geograficznej oraz wielkości bąbelka), który jest reprezentowany graficznie przez kolor wahający się od ciemnoczerwonego do ciemnoniebieskiego. Przykładowo, można przedstawić wielkość sprzedaży w danej miejscowości jako wielkość bąbelka, a zysk jako jego kolor. Gdańsk Szczecin Bydgoszcz Białystok Poznań Warszawa Zielona Góra Łódź ,25 85 Wrocław Opole Katowice Kraków Kielce Rzeszów Lublin Legenda >= < -20 Przed wprowadzaniem danych należy usunąć wartości w arkuszu Dane w kolumnie E (kolumna Wartość), gdyż kolorowanie obszarów nie może być łączone z zaawansowanym wykresem bąbelkowym ze względu na wspólną paletę kolorów. Aby skorzystać z zaawansowanego wykresu bąbelkowego należy wprowadzić wartości liczbowe w arkuszu Dane w kolumnie C (dla miast wpisanych w kolumnie A) lub w arkuszu Miasta w kolumnie G (dla wszystkich miast na liście). Potem należy wprowadzić przedziały w arkuszu Dane w komórkach D20-D29. Następnie należy włączyć Paletę kolorów wykresu bąbelkowego w arkuszu Mapa, klikając opcję włączona. Paleta kolorów bąbelków Paleta kolorów wykresu bąbelkowego jest ustawiona na stałe i można ją edytować tylko ręcznie, zmieniając kolor każdej serii wykresu bąbelkowego. Funkcjonalność zaawansowany wykres bąbelkowy umożliwia również edycję wielkości bąbelka suwakiem znajdującym się w arkuszu Mapa. Dodatkowo wykres ten zawiera makro, które automatycznie zaktualizuje nazwy miejscowości na wykresie (etykiety bąbelków). Aby z niego skorzystać, należy zmienić nazwy w arkuszu Miasta w kolumnie C > zaznaczyć w arkuszu Mapa wykres bąbelkowy, klikając na niego > Kliknąć kombinację klawiszy Alt+F8 > uruchomić makro Przypisz_etykiety. 10

11 Oddział 3 Oddział 12 Oddział 2 Oddział 1 Oddział 10 f. Komunikat z nazwą województwa i wartością Oddział 13 Po naciśnięciu lewym przyciskiem myszy na pole województwa otrzymamy komunikat z informacją o dokładnej wartości, którą przedstawia wykres: Oddział 8 Oddział 7 Legenda >= 25 Oddział Oddział Oddział Oddział 6 Oddział Aby zmienić 55 format wyświetlanych liczb w komunikacie należy zmodyfikować komórkę U7 w arkuszu Ster, wpisując tam po apostrofie format liczb, np. dla % będzie to: 0%, dla liczb całkowitych: 0. Więcej formatów 70 znaleźć można, otwierając okno Formatuj komórki (prawy przycisk myszy na dowolnej komórce < -20 -> Formatuj komórki -> Liczby -> Niestandardowe) g. Kody pocztowe Funkcjonalność kody pocztowe umożliwia zobrazowanie na mapie wartości liczbowych przypisanych do kodów pocztowych przynależnych do odpowiednich województw. W arkuszu Kody znajduje się lista ponad kodów pocztowych przypisanych do województw, powiatów i gmin. W arkuszu Przypisz widnieje tabela, do której należy wprowadzić dane w kolumnach A i B, zostawiając puste kolumny C i D. Następnie należy wcisnąć przycisk Przypisz, który przypisze kody do województw i zsumuje dla każdego województwa wartości z kolumny B. Poprawne przypisanie zostanie zakomunikowane na zielono w kolumnie C. Po uruchomieniu przycisku Rysuj nastąpi przeniesienie danych do arkusza Mapa i aktualizacja mapy. h. Wskaźniki GUS W celu rozszerzenia możliwości interpretacji można posiadane dane odnieść do danych dostępnych w Głównym Urzędzie Statystycznym. Podstawowe wskaźniki z bazy GUS zostały umieszczone w arkuszu GUS wraz z kodem TERYT. Przykładowo, aby obliczyć sprzedaż na 1 mieszkańca należy dane sprzedaży dla każdego województwa podzielić przez dane w kolumnie C arkusza GUS. 11

12 i. Sterowanie kartogramem Przycisk sterujący umieszczony w arkuszu Mapa umożliwia dynamiczne zmienianie zakresu danych dla województw za pomocą jednego kliknięcia. Przed jego użyciem należy wypełnić dane w arkuszu Przycisk, wpisując kilka serii danych dla każdego województwa, wraz z nazwami w pierwszym wierszu (w nagłówku niewykorzystanej kolumny należy umieścić wartość = ), a następnie uruchomić opcję Aktywuj przycisk. Aby zmienić zakres danych dla kartogramu należy teraz wybrać odpowiednią opcję z przycisku sterującego w arkuszu Mapa. 5. Najczęściej zadawane pytania a. Jak zmniejszyć liczbę elementów legendy, np. do 4? Aby zmniejszyć liczbę elementów legendy należy wykonać 2 działania. Po pierwsze, konieczne jest zmodyfikowanie przedziałów, aby program działał poprawnie. W tym celu należy w arkuszu Dane wprowadzić 3 pierwsze wartości, przy czym ostatnia powinna znacznie przekraczać najwyższą wartość z naszych danych. Przedziały Przedziały na wykresie 10 < < < < < < < < < < >= Następnie z arkusza Mapa należy usunąć niepotrzebne elementy legendy i skorygować opisy. > < 10 b. Jak zwiększyć liczbę elementów legendy, np. do 20? Zwiększenie elementów legendy wymaga prac programistycznych i jest usługą płatną. c. Jak zakolorować obszary wg własnego podziału? Mapę można wykorzystać w celu narysowania na niej własnego podziału, np. na regiony sprzedaży. Należy wówczas obszarom przypisać kolejne wartości liczbowe (np. 1, 2, 3 itd.) i dopasować do nich przedziały. 12

13 Przedziały Przedziały na wykresie 2 < 2 3 < 3 4 < 4 5 < 5 6 < 6 7 < 7 8 < 8 9 < 9 10 < < 11 >= 11 d. Jak ukryć część obszarów i powiększyć pozostałe? Mapa składa się z oddzielnych elementów, które można ukrywać niezależnie od siebie. Ukrywanie i odkrywanie kształtów odbywa się arkuszu Mapa w Okienku Zaznaczenia. Kształty można następnie zgrupować i powiększyć poprzez zaznaczenie kilku kształtów > kliknięcie na nich prawym przyciskiem myszy > Grupuj > Grupuj. Jeżeli kształty są zgrupowane, należy je wcześniej rozgrupować. e. Jak eksportować mapę do innych programów? Mapa jest wstawiona jako kształt (rysunek) i tylko w ten sposób się ją edytuje. Nie mają do niej zastosowania standardowe narzędzia formatowania wykresów, w szczególności opcja Wklej jako łącze. Aby przenieść mapę do innego programu (np. MS Word, MS PowerPoint) należy zaznaczyć komórki arkusza (a nie kształty) i wkleić je jako obraz lub skorzystać z opcji zrzut ekranu dostępnej w pasku narzędzi Wstawianie. 13

14 6. Przykłady 14

15 15

16 16

17 17