ZARZĄDZENIE Nr 68/2015 STAROSTY OLKUSKIEGO z dnia

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 68/2015 STAROSTY OLKUSKIEGO z dnia w sprawie wprowadzenia zmian do Zarządzenia nr 27 Starosty Olkuskiego z dnia r w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Olkuszu. Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm.) oraz art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2013r. poz. 595 z późn. zm.), art. 54 ust. 1, 3, 4, 5 i 6 ustawy z dnia 27 sierpnia o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r poz. 885 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 Zmianie ulega Załącznik nr 1 zarządzenia tj. Instrukcja w sprawie zasad sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Starostwie Powiatowym w Olkuszu, który otrzymuje brzmienie zgodne z załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. STAROSTA PAWEŁ PIASNY 1

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 68/2015 Starosty Olkuskiego z dnia I N S T R U K C J A w sprawie zasad sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Starostwie Powiatowym w Olkuszu. I. Postanowienia ogólne 1. Właściwy obieg dokumentów pozwala na wprowadzenie do ksiąg rachunkowych i ewidencji podatkowych, dowodów dokumentujących zdarzenia gospodarcze w jak najkrótszym czasie od ich zaistnienia, a także na archiwizowanie tych dokumentów w porządku ustalonym obowiązującymi przepisami. 2. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią następujące dokumenty (dowody księgowe) dotyczące powstałych, jak i mających nastąpić w przyszłości, operacji gospodarczych: 1) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, takie jak: faktury, rachunki, nakazy płatnicze, wyroki sądowe, wyciągi bankowe, potwierdzenia sald, zwolnienia lekarskie, 2) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, a wystawione przez komórki organizacyjne Starostwa, 3) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz Starostwa, 4) zbiorcze dowody księgowe służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych (dotyczy to operacji występujących masowo), 5) dowody korygujące poprzednie zapisy, 6) dowody zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, 7) dowody rozliczeniowe ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 3. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dokument (dowód księgowy), stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i posiadający następujące cechy: 1) określenie rodzaju dowodu i numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 2

3 3) opis operacji gospodarczej oraz jej wartość (w PLN), określoną także, jeśli to możliwe, w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu, jeżeli obie daty są różne, 5) podpis wystawcy dowodu oraz podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia dowodu oraz zakwalifikowania go do ujęcia w księgach rachunkowych, potwierdzone podpisami osób odpowiedzialnych, 7) oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Wyjątek mogą stanowić opłaty za parkowanie pojazdów i przejazdy w czasie podróży służbowej płatnymi autostradami, opłaty za viatoll itp., których koszt rozliczany jest na podstawie paragonu oraz bilety wstępu, z uwagi na brak możliwości uzyskania faktury lub rachunku. 4. Dokumenty księgowe winny być sporządzone w sposób staranny, czytelny i trwały. Szczególnie dotyczy to faktur wystawionych przy użyciu komputera. Podpisy na dokumentach składa się odręcznie. 5. Dowód księgowy wystawiony w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Przeliczenie to należy zamieścić bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego potwierdza odpowiedni wydruk. 6. W uzasadnionych przypadkach, np. dokonując przedpłat na szkolenia pracowników czy prenumeratę czasopism, do momentu otrzymania faktury, stosuje się fakturę proforma lub dowód zastępczy (pismo) wystawiony przez wydział merytoryczny, polecający dokonanie zapłaty. 7. W dokumentach księgowych niedopuszczalne jest dokonywanie poprawek przez wymazywanie i przerabianie danych. Błędy w dokumentach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można poprawiać jedynie poprzez odpowiednie dokumenty korygujące zawierające sprostowanie wraz z jego opisem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymanie czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie poprawnych zapisów oraz złożenie podpisu przez osobę 3

4 sporządzającą dokument, sprawdzającą pod względem merytorycznym lub kontrolującą pod względem formalno-rachunkowym. Nie można poprawiać pojedynczych liter w słowie lub cyfr w liczbie. Błędy stwierdzone w umowach wymagają sprostowania w drodze aneksu lub umowy. II. Obieg dokumentów 1. Obieg dokumentów księgowych to system przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia, względnie wpływu do Starostwa z zewnątrz, aż do momentu ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach rachunkowych. 2. Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentów należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą i najprostszą drogą. 3. W celu ustalenia, czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom należy go sprawdzić pod względem celowości, merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Kontrola celowości polega na zbadaniu, czy operacja gospodarcza wyrażona w dowodzie księgowym jest celowa, zgodna z planem finansowym na dany rok budżetowy i z obowiązującymi przepisami, oraz czy uwzględnia zasadę oszczędności wydatków. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy przedstawione w dokumencie księgowym zdarzenie gospodarcze jest zgodne z rzeczywistością i obowiązującym prawem, zawartymi umowami oraz procedurami wynikającymi z ustawy prawo zamówień publicznych. Ważne znaczenie merytoryczne mają również takie elementy dowodu jak: identyfikacja podmiotowa i przedmiotowa, prawidłowe nazewnictwo dokonanych operacji, właściwy pomiar ilościowy i wartościowy, informacje o sposobie i terminie płatności, dane o rachunku bankowym. Zadaniem dokonującego kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej, wskazanie klasyfikacji budżetowej wydatku lub dochodu, uzyskanie potwierdzenia odbioru czy przekazania towary lub wykonania usługi, a także w przypadku środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje o wpisie do odpowiedniej ewidencji i nadaniu numeru inwentarzowego. Informacje te zamieszcza się na odwrocie dokumentu, a w przypadku braku miejsca, na dołączonej kartce papieru. 4

5 Kontrola merytoryczna i celowości należy do obowiązków dyrektorów wydziałów, kierujących komórkami organizacyjnymi lub osób zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach, zwanych dalej dysponentami, realizujących plan finansowy Starostwa. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej i celowości zawiera załącznik nr 1 do Instrukcji. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, czy operacja gospodarcza została poddana kontroli celowości i merytorycznej, oraz czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych. Dla osoby dokonującej kontroli pod względem formalnorachunkowym należy również nadanie dowodowi księgowemu numeru oraz dekretacja dokumentu zgodnie z zakładowym planem kont. Czynności te wykonują pracownicy Wydziału Rachunkowości i Wydziału Budżetu. Wykaz uprawnionych osób zawiera załącznik nr 2 do Instrukcji. Dekretacja, jako ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, obejmuje następujące etapy: 1) segregacja dokumentów, która polega na wyłączeniu z ogółu dokumentów wpływających do Wydziału Rachunkowości i Wydziału Budżetu tych, które nie podlegają księgowaniu, podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy np. dotyczące dochodów, wydatków, funduszy, gotówkowe i bezgotówkowe, a także kontroli kompletności dokumentów na oznaczony dzień, miesiąc (raporty kasowe, wyciągi bankowe), 2) oznaczenie sposobu księgowania, polegające na wskazaniu odpowiednich kont, na których księgowana jest operacja gospodarcza, dysponenta którego dotyczy, miesiąca księgowania kosztów, jeżeli dokument wpłynął do Wydziału Rachunkowości po miesiącu którego dotyczy. W ciągu roku w koszty poprzedniego okresu sprawozdawczego księguje się dokumenty, które dotyczą poprzedniego miesiąca i wpłyną do Wydziału Rachunkowości do 2-go dnia miesiąca następnego. Natomiast wszystkie dokumenty dotyczące kosztów poprzedniego roku, podlegają księgowaniu do tego okresu do momentu sporządzenia bilansu za dany rok. Powyższa zasada dotyczy również wskazania przez dysponenta okresu księgowania zaangażowania wydatków. 5

6 4. Dokonanie kontroli celowości, merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentu musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty oraz podpisu osoby sprawdzającej. 5. Dokumenty, które nie zostały poddane kontroli i nie spełniają obowiązujących wymogów, nie mogą być zadekretowane i dopuszczone do ewidencji księgowej. W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, kontrolujący: 1) bezzwłocznie zwraca nieprawidłowe dokumenty wystawcy lub dysponentowi celem dokonania zmian lub uzupełnień, 2) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązujących przepisami. 6. Główny Księgowy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Dowodem dokonania przez Głównego Księgowego wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Kontrola ta polega również na parafowaniu (przed podpisaniem przez Starostę lub upoważnioną osobę) umów, zamówień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązania. W razie ujawnienia nieprawidłowości w przedstawionym dokumencie, Główny Księgowy zwraca dokument dysponentowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia ich podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynie Główny Księgowy zawiadamia pisemnie Starostę, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. W celu realizacji swoich zadań Główny Księgowy ma prawo żądać od dysponentów, w formie ustnej lub pisemnej, niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień. W przypadku nieobecności Głównego Księgowego wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dotyczących operacji gospodarczych i finansowych dokonuje osoba go zastępująca. W przypadku nieobecności Głównego Księgowego i osoby go zastępującej kontroli tej dokonuje Skarbnik Powiatu. Dowody księgowe dotyczące powiatu podpisywane są przez Skarbnika lub osobę go zastępującą. 6

7 7. Dowody stanowiące podstawę wydatku podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez Starostę lub Wicestarostę. W przypadku ich nieobecności zatwierdzania do wypłaty dokonuje Sekretarz. 8. Sprawdzenie dowodów wewnętrznych, tak pod względem merytorycznym jak i formalno-rachunkowym, nie może być powierzone tym samym pracownikom, którzy sporządzali te dokumenty. Nie jest dopuszczalne, aby pracownikowi wydającemu dyspozycje w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi powierzone były równocześnie czynności polegające na wykonaniu tych dyspozycji, np. funkcje kasjera, dokonującego zakupu materiałów i wyposażenia. 9. Wszystkie dokumenty księgowe wpływające do Starostwa za pośrednictwem poczty, podlegają rejestracji w kancelarii Ogólnej Referatu Administracyjnego Wydziału Organizacyjnego (data, numer wpływu, podpis) a następnie przekazywane są (za potwierdzeniem odbioru) właściwym dysponentom, którzy dokonują kontroli merytorycznej. Dokument księgowy odbierany bezpośrednio przez pracownika Starostwa u wystawcy, musi być opatrzony datą i podpisem odbierającego. 10. W celu zaksięgowania wszystkich dokumentów w obowiązującym terminie i zachowania ich chronologii oraz dla sporządzenia wymaganych sprawozdań, dokumenty księgowe winne być przekazane do wydziału Rachunkowości niezwłocznie po ich podpisaniu, a w przypadku faktur, dyspozycji uruchomienia wydatków lub przekazania dotacji co najmniej na pięć dni roboczych przed wymaganym terminem płatności. 11. Sprawdzony i zatwierdzony dowód księgowy stanowi podstawę wypłaty, której należy dokonywać głównie w formie bezgotówkowej, a tylko w uzasadnionych przypadkach gotówką w kasie Starostwa. 12. Dysponenci realizujący plan finansowy Starostwa odpowiedzialni są za realizację dochodów i przychodów oraz za prawidłowe wydatkowanie środków budżetowych, przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych oraz obowiązujących w tym zakresie aktów prawnych. III. Ewidencja zaangażowania wydatków budżetowych. 1. Zaangażowanie to wytworzenie przez dysponenta środków budżetowych takiej sytuacji prawnej, która w przyszłości spowoduje konieczność zapłaty. Zaangażowanie jest etapem poprzedzającym dokonanie wydatków, a także 7

8 obejmuje wartość wydatkowanych kwot w ramach zatwierdzonego planu finansowego Starostwa. Wartość zaangażowania nie może przekraczać limitu wydatków zaplanowanych dla danego roku budżetowego. 2. Ewidencję zaangażowania wydatków należy prowadzić według podziałek klasyfikacji budżetowej. Podstawowymi dokumentami określającymi wartość zaangażowania wydatków są wszelkiego rodzaju umowy, porozumienia, decyzje. W treści tych dokumentów musi być określona klasyfikacja budżetowa wydatków, np. zapis Należność płatna z działu.. rozdz W umowie należy zapisać, gdy należność za miesiąc grudzień będzie regulowana w styczniu następnego roku, ponieważ stanowi zaangażowanie roku następnego. Egzemplarz (oryginał) podpisanej umowy, porozumienia dysponent niezwłocznie przekazuje do Wydziału Rachunkowości. 3. Umowy wieloletnie podlegają ewidencjonowaniu zaangażowania z podziałem wydatków na poszczególne lata realizacji oraz według klasyfikacji budżetowej. 4. Zaangażowanie wydatków wynikających z zawartych umów o pracę dysponent sporządza na dokumencie Polecenie księgowania zaangażowania wydatków, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji. Kwoty wynagrodzeń wynikające z angaży, pomnożone przez 12 miesięcy stanowią zaangażowanie danego roku budżetowego. Za cały rok sporządza się również Polecenie księgowania zaangażowania wydatków dotyczące wydatków z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, a także dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Dokument Polecenie księgowania zaangażowania wydatków dotyczący rocznego zaangażowania należy przekazywać do Wydziału Rachunkowości do 31 stycznia danego roku. 5. W przypadku rozwiązania lub zawarcia umowy o pracę w trakcie roku budżetowego, należności z tytułu nagrody jubileuszowej, odprawy a także innych zmian (np. wypłata wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego) dysponent sporządza Polecenie księgowania zaangażowania wydatków na bieżąco i przekazuje niezwłocznie do Wydziału Rachunkowości. Dotyczy to również korekt naliczenia odpisu na ZFŚS. 6. Zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy od wynagrodzeń za miesiąc grudzień płacone w miesiącu 8

9 styczniu następnego roku są zaangażowaniem roku następnego, co należy uwzględnić w Poleceniu księgowania zaangażowania wydatków. 7. Na dokumencie Polecenie księgowania zaangażowania wydatków sporządza się zaangażowanie z tytułu diet radnych, a także korekty (zmniejszenia) wynikające z rozliczenia pobranych zaliczek, ryczałtów na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych i innych. 8. Do wydatków, które nie zostały poprzedzone zawarciem umowy nie sporządza się oddzielnego dokumentu określającego wartość zaangażowania. Wydatkami tego typu są między innymi: wypłata zaliczki, rozliczenie kosztów podróży służbowych, faktury i rachunki za media i drobne zakupy oraz pisma dysponentów polecające dokonanie wydatku. W takich przypadkach, oprócz opisu merytorycznego i klasyfikacji budżetowej wydatku, na dokumencie wydatkowym określa się wartość zaangażowania poprzez wpisanie kolorem zielonym następującego wyrażenia Zaangażowanie za (miesiąc i rok) dział. rozdz kwota Zaangażowanie wydatków budżetowych ewidencjonowane jest na kontach pozabilansowych zgodnie z zakładowym planem kont. Odrębne dokumenty księgowe dotyczące zaangażowania wydatków podlegają wspólnej ewidencji (numeracji) z dokumentami wydatkowymi i tak jak one oznaczane są literą W. IV. Gospodarka kasowa 1. Ewidencję obrotów gotówkowych w kasie Starostwa prowadzi się przy użyciu programu komputerowego DISTRICTUS kasa urzędu. 2. Podjęcie gotówki do kasy (realizacja czeku) następuje według klasyfikacji budżetowej zatwierdzonych do wypłaty dokumentów księgowych. Jej określenia dokonuje się na dowodzie wewnętrznym Polecenie podjęcia gotówki do kasy Starostwa Powiatowego w Olkuszu. 3. Gotówka podejmowana z rachunku bankowego do kasy winna być przeznaczona tylko na cele określone przy jej podejmowaniu. 4. Gotówka podjęta z banku na określone cele może być przechowywana w kasie przez okres nie dłuższy niż 7 dni kalendarzowych, a po tym terminie winna być odprowadzona na rachunek bankowy, z którego nastąpiło podjęcie. Ustala się, że stan gotówki w kasie na koniec każdego dnia nie może przekroczyć kwoty 5.000,00 PLN. 9

10 5. Do kasy Starostwa przyjmowane są wpłaty stanowiące dochód budżetu powiatu a także sumy do rozliczenia tj. opłaty ewidencyjne, opłaty skarbowe. Środki przyjęte do kasy muszą być odprowadzone na właściwy rachunek bankowy. Nie wolno nimi pokrywać wydatków. Odprowadzenie przyjętych kwot następuje w miarę potrzeby, nie rzadziej niż dwa razy w miesiącu. Przy przekazywaniu gotówki do banku należy określić źródło jej pochodzenia oraz klasyfikację budżetową. Kasa przyjmuje także wpłaty gotówkowe wynikające z rozliczenia zaliczek pobranych przez pracowników na poczet wydatków związanych z poleceniem wyjazdu służbowego. Kasjer jest odpowiedzialny za odprowadzenie do banku przyjętych wpłat w ostatnim roboczym dniu roku kalendarzowego. 6. Dowodami wpływu gotówki do kasy są: 1) wewnętrzne formularze wpłat z tytułu opłat skarbowych oraz opłat geodezyjnych, 2) dowody wpłat KP generowane przez system komputerowy przy przyjmowaniu opłat komunikacyjnych, sporządzane na podstawie ustnego zgłoszenia petenta w zakresie danych osobowych oraz dowodu wystawionego przez Wydział Komunikacji i Transportu w zakresie wysokości wnoszonej opłaty, 3) dowody wpłat KP generowane przez system komputerowy m.in. na przyjęcie gotówki z banku na podstawie czeku, przyjęcie niewykorzystanej zaliczki pobranej na koszty podróży służbowych lub zakupy gotówkowe, opłaty za karty wędkarskie, dzienniki budowy i inne. 7. Wypłat gotówki z kasy dokonuje się na podstawie źródłowych dowodów księgowych uzasadniających wypłatę, a mianowicie: faktur, rachunków oraz wniosków na zaliczkę. Natomiast wypłaty wynikające z list płac dokonuje się na podstawie dowodów wypłat KW, które nie mogą być wystawiane przez kasjera lecz przez osobę zlecającą wypłatę (na podstawie dokumentów źródłowych). 8. Przedkładane w kasie do realizacji dowody muszą być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty. Zrealizowane dowody wypłat gotówkowych muszą być oznaczone datą wypłaty oraz numerem i pozycją raportu kasowego, a także numerem dowodu. 10

11 9. Przy wypłacaniu gotówki osobom nieznanym, kasjer żąda okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy, odnotowując jego serię i numer na dowodzie wypłaty. Jeżeli dowód wypłaty opiewa na więcej niż jedną osobę, wówczas każdy odbiorca okazuje dowód tożsamości i kwituje oddzielnie kwotę otrzymanej przez siebie gotówki. 10. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w dowodzie wypłaty, fakt ten należy odnotować na dowodzie wypłaty, a upoważnienie dołączyć do dowodu wypłaty. Upoważnienie powinno zawierać potwierdzenie własnoręczności podpisu dokonane przez notariusza, urząd administracji publicznej, zakład pracy lub zakład opieki zdrowotnej w przypadku przebywania na leczeniu osoby wystawiającej upoważnienie. 11. Wszystkie dowody kasowe ujmuje się w raportach, sporządzanych oddzielnie dla wypłat i rodzajów wpłat. Dowody te należy wpisywać do raportu kasowego w dniu, w którym zostały zrealizowane. Raporty sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach. Raport kasowy sporządzany jest codziennie, jeśli dokona się choćby jednej operacji wpłaty lub wypłaty. Natomiast raport kasowy dotyczący wpłat z tytułu opłaty skarbowej sporządza się co najmniej dwa razy w miesiącu. 12. W dniu następnym po zamknięciu raportu kasowego oraz podpisaniu, kasjer przekazuje go wraz z dokumentacją źródłową do księgowości, gdzie następuje jego sprawdzenie i ujęcie w księgach rachunkowych. Rozchód gotówki z kasy bez właściwego udokumentowania podczas kontroli stanowi niedobór kasowy obciążający kasjera. 13. Gotówkę, czeki, papiery wartościowe, druki ścisłego zarachowania oraz pieczęcie należy przechowywać w kasie pancernej pod osobistą odpowiedzialnością kasjera. Pracownik przejmujący obowiązki kasjera składa pisemne oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, które przechowywane jest w jego aktach osobowych. Klucze do kasy przechowuje kasjer. Duplikaty kluczy są zdeponowane w Kancelarii Niejawnej Starostwa Powiatowego w Olkuszu. Każdorazowe przekazanie kasy innej osobie należy dokonać na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego w obecności Głównego Księgowego lub osoby go zastępującej. W razie nagłej nieobecności kasjera, kasę otwiera się 11

12 komisyjnie zapasowymi kluczami. Z czynności tej sporządza się pisemny protokół, w którym obowiązkowo określa się wartości znajdujące się w kasie. 14. Wszelkie decyzje związane z wydatkowanie środków publicznych winny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego. Występowanie obrotu gotówkowego winno być ograniczone do niezbędnego minimum. V. Dokumentacja wypłat wynagrodzeń. 1. Wydział Organizacyjny przekazuje na bieżąco do pracownika Wydziału rachunkowości odpowiedzialnego za sporządzanie kart wynagrodzeń i list płac wszystkie dokumenty źródłowe stanowiące bezpośrednią podstawę do ich założenia. Dokumentami tymi są: umowy o pracę, umowy zlecenia i o dzieło, decyzje Starosty o przyznaniu nagród, zwolnienia lekarskie, decyzje Starosty o rozwiązaniu stosunku pracy, urlopach wychowawczych, odprawach pieniężnych, nagrodach jubileuszowych, ekwiwalentach, dodatkach itp. 2. Naliczanie wynagrodzeń, diet radnych i innych należności następuje przy użyciu programu komputerowego Districtus KPL system kadrowo-płacowy. Listy płac nie mogą zawierać poprawek, a w szczególnych przypadkach poprawienie błędu może nastąpić poprzez skreślenie błędnej kwoty i wpisanie poprawnych zapisów oraz złożenie podpisu przez osobę sporządzającą. 3. Wszystkie potrącenia z listy płac (z wyjątkiem określonych ustawowo) muszą być udokumentowane prawomocnymi wyrokami sądowymi, nakazami egzekucyjnymi względnie oświadczeniami pracowników upoważniającymi do dokonania potrąceń. 4. Listy płac sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty stanowią podstawę wystawienia czeku gotówkowego oraz przelewów bankowych na rachunki osobiste pracowników i odprowadzenia potrąceń, a także rozliczeń z ZUS. 5. W przeddzień wypłaty komórka płac wystawia dowody wypłat KW i przekazuje je kasjerowi po uprzednim zatwierdzeniu do wypłaty. Nie odebrane w terminie wynagrodzenia podlegają zwrotowi na rachunek bankowy. Zwrotu dokonuje kasjer. 12

13 6. Wynagrodzenia w formie bezgotówkowej podlegają wypłacie w ciągu ostatnich 7 kalendarzowych dni miesiąca, za wyjątkiem grudnia, w którym z uwagi na roczne rozliczenia oraz układ dni wolnych w kalendarzu, dopuszcza się wypłatę w ciągu 10 ostatnich kalendarzowych dni miesiąca. Wypłata wynagrodzeń gotówką w kasie Starostwa następuje w okresie 2 ostatnich dni roboczych miesiąca. 7. Podstawą wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło z osobą fizyczną jest lista płac. Umowę zlecenia (o dzieło) sporządza się w czterech egzemplarzach, z zachowaniem przepisów (termin zgłoszenia) o ubezpieczeniu społecznym. Umowę sporządza dysponent i parafuje ją łącznie z radcą prawnym i głównym księgowym oraz podpisuje ją zleceniobiorca i Kierownik jednostki. Jeden egzemplarz umowy po podpisaniu należy niezwłocznie przekazać do Wydziału Rachunkowości. Jest ona podstawą księgowania zaangażowania. VI. Dokumentacja kosztów podróży służbowych. 1. Koszty podróży służbowych pracowników rozliczane są na podstawie polecenia wyjazdu służbowego wystawionego przez Wydział Organizacyjny i podpisanego przez Starostę, Wicestarostę, Sekretarza lub Dyrektora Wydziału. Polecenie wyjazdu służbowego dla Starosty podpisuje wyznaczona przez Starostę osoba zastępująca lub Sekretarz Powiatu. Polecenie wyjazdu służbowego dla radnego Powiatu Olkuskiego podpisuje Przewodniczący Rady Powiatu, a dla Przewodniczącego Wiceprzewodniczący. W poleceniu wyjazdu służbowego należy określić czas, miejsce (od do) i cel wyjazdu, a także określić środek transportu. 2. W przypadku częstych podróży służbowych możliwe jest wystawienie zbiorczego polecenia wyjazdu służbowego w którym ujęte byłyby wszystkie delegacje planowane na okres 1 tygodnia. Miejscem rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej jest zawsze siedziba Starostwa. W uzasadnionych przypadkach (niższe koszty podróży) miejscem rozpoczynającym i kończącym podróż służbową może być miejscowość zamieszkania, chyba że Starosta zadecyduje inaczej. 4. Zlecenia wyjazdu służbowego prywatnym samochodem pracownika może dokonać Starosta lub osoba przez niego upoważniona. Podczas nieobecności 13

14 Starosty i osoby przez niego upoważnionej zlecenia wyjazdu służbowego prywatnym samochodem pracownika dokonuje Wicestarosta. 5. Pracownikowi oraz radnemu z tytułu podróży służbowej może być wypłacona zaliczka, której podstawę wypłaty stanowi wniosek zaliczkobiorcy podpisany przez Głównego Księgowego lub osobę go zastępującą (a w razie ich nieobecności przez Skarbnika Powiatu) oraz zatwierdzony do wypłaty. 6. Delegowany, na dowód odbytej podróży służbowej, winien uzyskać potwierdzenie tego faktu (pieczątka, podpis z datą) na druku polecenia wyjazdu służbowego. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest potwierdzenie pobytu lub wykonania celu wyjazdu służbowego przez delegującego. 7. Delegowany w ciągu 14 dni od zakończenia podróży służbowej, zobowiązany jest do przedłożenia w Wydziale Organizacyjnym własnoręcznie wypisanego rozliczenia kosztów podróży służbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W przypadku, gdy koszty delegacji rozliczane są z planu wydatków wydziału innego niż Wydział Organizacyjny, rozliczenie kosztów podróży służbowej przed przedłożeniem winno być sprawdzone pod względem merytorycznym przez odpowiedniego dysponenta, realizującego plan finansowy Starostwa. Nie dochowanie terminu rozliczenia powoduje nie wypłacenie kosztów podróży służbowej. 8. Rachunek kosztów podróży, po sprawdzeniu merytorycznym i formalnorachunkowym oraz zatwierdzeniu do wypłaty, przekazywany jest do realizacji. W przypadku pobrania zaliczki, rozliczenie kosztów obejmuje dopłatę delegowanemu, względnie zwrot niewykorzystanej części zaliczki do kasy lub na konto bankowe Starostwa. 9. W przypadku nie rozliczenia w terminie pobranej przez pracownika zaliczki należy ją potrącić z najbliższego wynagrodzenia za pracę na podstawie pisemnej informacji pracownika odpowiedzialnego za te rozrachunki. 14

15 10. Miesięczne ryczałty na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, zgodnie z zawartymi umowami, wypłacane są w formie bezgotówkowej na podstawie list płac. 11. Powyższe zasady obowiązują także do rozliczenia kosztów polecenia służbowego dla radnych Rady Powiatu w Olkuszu. VII. Dokumentacja sum do rozliczenia. 1. W przypadku niemożności dokonania zakupu z odroczonym terminem płatności osobom dokonującym wydatków gotówkowych może być udzielona zaliczka. Kierowcom służbowych samochodów można udzielić stałej zaliczki na zakup paliwa, olejów, płynów, akcesoriów samochodowych itp. 2. Podstawa wypłaty zaliczki jest druk Wniosek o zaliczkę wystawiany przez wnioskodawcę. We wniosku należy szczegółowo określić rodzaj wydatku i jego klasyfikację budżetową oraz zaangażowanie. Wniosek o zaliczkę podlega sprawdzeniu i podpisaniu pod względem merytorycznym oraz zatwierdzeniu do wypłaty. Środki na wypłatę zaliczki pobierane są z rachunku bankowego na podstawie czeku. 3. Rozliczenie zaliczki następuje przy pomocy formularza Rozliczenie zaliczki, do którego dołącza się opisane oraz sprawdzone i podpisane pod względem merytorycznym faktury. Komplet dokumentów z rozliczenia zaliczki przekazywany jest do wydziału Rachunkowości, gdzie dokonywana jest kontrola formalno-rachunkowa, a następnie podlegają one zatwierdzeniu do wypłaty. 4. Nie wykorzystana kwota zaliczki podlega wpłaceniu do kasy na podstawie dowodu wpłaty KP a następnie odprowadzeniu na rachunek bankowy, z którego nastąpiło podjęcie. 5. Rozliczenie zaliczki następuje w określonym na wniosku terminie, który nie może być dłuższy niż trzy dni od daty pobrania zaliczki. W szczególnych przypadkach termin ten może zostać wydłużony. Stałą zaliczkę należy rozliczyć najpóźniej do dnia 20 grudnia danego roku. 6. Nie rozliczone w terminie zaliczki potrącane są z najbliższego wynagrodzenia za pracę na podstawie pisemnej informacji kasjera składanej do pracownika sporządzającego listy płac. 15

16 VIII. Dokumentacja obrotu środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi. 1. Ewidencję wartościową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Starostwa prowadzi Wydział Rachunkowości. Wydział ewidencjonuje również na kontach bilansowych nieruchomości powiatu nie będące w użytkowaniu przez jednostki organizacyjne powiatu. Natomiast wszystkie nieruchomości (budynki, budowle i grunty) oddane w nieodpłatne użytkowanie ZOZ w Olkuszu oraz grunty w wieczystym użytkowaniu podlegają ewidencji pozabilansowej. 2. Ewidencję ilościowo-wartościową i ilościową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Starostwa prowadzi Wydział Organizacyjny. 3. Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Starostwa jest prowadzona w programie komputerowym DISTRICTUS Środki trwałe. 4. Cena nabycia obejmuje cenę zakupu jako kwotę należną sprzedającemu, powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem, takie jak: transport, załadunek, ubezpieczenia w drodze, rozładunek, montaż. 5. Wydział Organizacyjny odpowiada za prawidłową gospodarkę środkami trwałymi. Do jego obowiązków należy prawidłowe i bieżące wprowadzanie do programu danych o zakupionych, nieodpłatnie otrzymanych oraz zużytych środków trwałych, a także bieżące nanoszenie numerów inwentarzowych środków trwałych umożliwiających ich identyfikację. W poszczególnych pomieszczeniach umieszcza się spisy inwentarza. 6. Za właściwe użytkowanie, przechowywanie oraz zabezpieczenie przed zniszczeniem i kradzieżą środków trwałych odpowiedzialność ponoszą dyrektorzy wydziałów i pracownicy bezpośrednio użytkujący te środki. 7. Dowodami stanowiącymi podstawę księgowania przychodów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są: 1) faktura VAT, rachunek, 2) protokół odbioru obiektów powstałych w procesie inwestycyjnym, 3) protokół przyjęcia środka trwałego z innych jednostek, np. w przypadku nieodpłatnego otrzymania, 4) decyzje organów przekazujących mienie jednostek, 5) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie nadwyżek), 6) akt darowizny lub spadku. 16

17 Przyjęcie środka trwałego na stan majątku następuje na podstawie dowodu przyjęcia składnika majątkowego do używania OT-odbiór środka trwałego lub PT-przekazanie środka trwałego wystawionego w oparciu o wyżej wymienione dowody księgowe. Dokument OT wystawia Wydział Organizacyjny. W przypadku zakupu gotowych dóbr inwestycyjnych niewymagających montażu, dokument OT należy sporządzić w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego, natomiast dla środków trwałych powstałych w wyniku procesu inwestycyjnego, podstawą wystawienia dowodu OT jest protokół zakończenia inwestycji. Protokół zakończenia inwestycji sporządza Wydział Inwestycji i Rozwoju i niezwłocznie przekazuje go do Wydziału Organizacyjnego. Kwoty poniesionych nakładów inwestycyjnych na poszczególne obiekty należy uzgodnić z Wydziałem Rachunkowości. Dokument OT sporządza się w trzech egzemplarzach: 1) oryginał dla Wydziału Rachunkowości, 2) pierwsza kopia dla komórki organizacyjnej przyjmującej środek trwały w użytkowanie, 3) druga kopia dla Wydziału Organizacyjnego prowadzącego księgi inwentarzowe. W przypadku zakończenia inwestycji zrealizowanej w obcym (nie Starostwa) środku trwałym, Wydział Inwestycji i Rozwoju przekazuje dokumenty przekazania tych nakładów innej jednostce. Jeden komplet dokumentów przekazują do Wydziału Rachunkowości celem dokonania stosownych zapisów w ewidencji księgowej. 8. Dowody przychodu takich środków trwałych jak: budynki, budowle, maszyny i środki transportu powinny zawierać dodatkowe dane, np. datę produkcji, datę budowy, numer fabryczny, dane techniczne charakteryzujące dany przedmiot oraz specyfikację jego części składowych. Szczegółowe informacje musi posiadać także przyjęty do użytkowania zestaw komputerowy (konfiguracja, oprogramowanie). 9. Środki trwałe otrzymane nieodpłatnie, w drodze przekazania ewidencjonuje się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego PT, wystawionego przez jednostkę przekazującą. Jeden egzemplarz protokołu po podpisaniu i wprowadzeniu danych do programu, przekazywany jest do Wydziału Rachunkowości. 17

18 10. Dowodami rozchodu środków trwałych są protokoły postawienia w stan likwidacji, protokoły zdawczo-odbiorcze przekazania nieodpłatnego PT, protokoły szkód, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie niedoborów) lub pokwitowanie odbioru kupującego. 11. Środki trwałe przekazywane nieodpłatnie innym użytkownikom wyksięgowuje się z ewidencji na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego PT, wystawianego przez Wydział Organizacyjny lub Wydział Gospodarki Nieruchomościami w 4 egzemplarzach i podpisanego przez Starostę. Wszystkie egzemplarze przekazuje się do jednostki przejmującej, a po ich podpisaniu, dwa egzemplarze wracają do Starostwa jeden dla wydziału wystawiającego dokument, drugi dla Wydziału Rachunkowości. 12. Podstawą zdjęcia z ewidencji środków trwałych zużytych lub zniszczonych są protokoły sporządzone przez komisję likwidacyjną dowód LT i zatwierdzone przez Starostę. W protokole winien być określony sposób zagospodarowania ewentualnie otrzymanego materiału, złomu itp. 13. Środki trwałe o niskiej wartości podlegają ewidencji ilościowej lub ewidencji w imiennych kartotekach pracowników prowadzonych w Wydziale Organizacyjnym. Przedmioty podlegają rozliczeniu z chwilą ustania stosunku pracy. 14. Zasady użytkowania środków trwałych: 1) nabyte przez Starostwo środki trwałe są przekazywane użytkownikowi niezwłocznie po dokonaniu czynności określonych w punktach 3 i 5 za pośrednictwem dowodu OT (przyjęcie środka trwałego). 2) użytkownicy środków trwałych tj. dyrektorzy komórek organizacyjnych odpowiadają za ich prawidłową eksploatację i stan techniczny oraz dbają o to, aby w każdym pomieszczeniu znajdował się aktualny spis. 3) celem zapewnienia racjonalnej gospodarki i obniżenia kosztów, użytkownicy środków trwałych są zobowiązaniu do okresowej analizy ich wykorzystania oraz ujawnienia środków nie wykorzystanych lub wykorzystanych w znikomym stopniu. 4) w przypadku, gdy określony środek trwały jest zbędny, użytkownik zgłasza ten fakt Dyrektorowi Wydziału Organizacyjnego, który dokonuje analizy możliwości jego wykorzystania przez innych użytkowników. Jeżeli stwierdzi brak takiej możliwości, występuje do Starosty z uzasadnioną propozycją jego zbycia lub nieodpłatnego przekazania, ewentualnie likwidacji. 18

19 5) cenę zbycia ustala się w oparciu o wartość księgową pomniejszoną o stopień zużycia lub cenę rynkową. IX. Ewidencja złożonych gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych oraz innych stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umów 1. Ewidencję gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umów prowadzi kasjer. 2. Ewidencja ta musi zawierać, co najmniej następujące dane: numer kolejny przyjętej gwarancji, określenie rodzaju przyjętego dokumentu, określenie jednostki, od której przyjęto dokument, termin ważności dokumentu, datę przyjęcia dokumentu, podpis kasjera przyjmującego dokument, datę zwrotu dokumentu oraz podpis osoby upoważnionej do odebrania dokumentu. 3. Gwarancje przechowywane są w kasie jednostki, w odpowiednio opisanym segregatorze. X. Archiwizacja dokumentów księgowych. 1. Dokumenty księgowe przekazywane do archiwum winny być kompletowane latami kalendarzowymi, kategoriami, pakowane w paczki, klasyfikowane i dokładnie opisane. 2. Przekazywanie dowodów księgowych odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w archiwum, drugi w Wydziale Rachunkowości lub Wydziale Budżetu. 3. Za przygotowanie i przekazanie dokumentów do archiwum odpowiedzialny jest każdy pracownik Wydziału Rachunkowości i Wydziału Budżetu w zakresie prowadzonej przez siebie ewidencji i spraw. STAROSTA PAWEŁ PIASNY 19