PROJEKT ŚRODKIEM DO ZDOBYCIA FUNDUSZY

Transkrypt

1 PROJEKT ŚRODKIEM DO ZDOBYCIA FUNDUSZY Każdy kto starał się kiedykolwiek o fundusze unijne wie, że niezbędne jest opracowanie PROJEKTU. Jest to jednak nie lada sztuka, zwłaszcza bez pomocy specjalistów przejście przez tysiące stron wytycznych nie należy do najprzyjemniejszych zajęć. Rozpoczynając prace przy tworzeniu projektu należy powołać zespół projektowy w skład którego oprócz pomysłodawców najczęściej wchodzi księgowa lub osoba prowadząca finanse danej organizacji, osoba zarządzająca organizacją, przedstawiciele lokalnej społeczności, której problem dotyczy. Często potrzebne są porady prawne. W ten sposób powołany zespół tworzy projekt. Projekt to proces z określonym celem, który jest ograniczony w zakresie: czasu (początek i koniec) finansów personelu Projekt jest: Konkretnym działaniem Realizowany przez ludzi w organizacjach (prywatnych lub publicznych) Posiada konkretny opis celów Posiada konkretny budżet i harmonogram Zaplanowany, wykonany i skontrolowany Przygotowując projekt warto zadać sobie pytania: Dlaczego chcę go realizować? Komu ma służyć? Co chcę dzięki niemu osiągnąć? Dopiero wtedy jest sens wyruszać na kręte ścieżki dokumentów programowych, tylko w ten sposób realizacja projektu będzie efektywna, uczestnicy zadowoleni, a beneficjent usatysfakcjonowany. Warto by gąszcz procedur nie przesłonił przyjemności niesienia pomocy: dlatego trzeba wyznaczyć mocne ramy celu i konsekwentnie dążyć do jego realizacji. RODZAJE PROJEKTÓW: MIĘKKIE - obejmuje takie działania jak warsztaty, szkolenia, seminaria. TWARDE - inwestowanie w infrastrukturę, np. Wyposażenie dla ochrony środowiska. Projekty miękkie mogą być częścią projektów twardych, jeżeli dotyczą procesu przygotowawczego i wdrażającego projekt.

2 NIE MA PROBLEMU NIE MA PROJEKTU!!! Rozpoczęcie przygotowania projektu wiąże się z podjęciem decyzji o wyborze odpowiedniego priorytetu i działania, a także typu projektu zgodnego ze,,szczegółowym opisem priorytetów. Dobry projekt nie powstanie jednak, jeśli wnioskodawca podejmując decyzję o przygotowaniu projektu nie potrafi precyzyjnie wskazać problemu, który chce rozwiązać. Projekt powinien być uwarunkowany przez zidentyfikowaną potrzebę, nie zaś jedynie możliwość pozyskania środków na wskazany w dokumentach programowych cel. Oczywiście realne potrzeby oraz katalog możliwych do zrealizowania typów projektów muszą być ściśle ze sobą powiązane. Określ środowisko projektu Od czego zacząć pisanie projektu? Pierwszy krok to zadanie sobie pytania, jaki problem ma rozwiązać projekt? Warto w tym celu zastanowić się, czy pomoc ma być skierowana do osób czy do instytucji. W każdym przypadku należy dokonać analizy grupy docelowej. Na analizę grupy docelowej składa się: charakterystyka grupy, jej interesy, analiza mocnych i słabych stron Tworzony jest w ten sposób dokładny obraz środowiska, w którym ma być realizowany projekt. Źródłem informacji o środowisku mogą być: dane statystyczne, wywiady z przedstawicielami grupy docelowej, dane organizacji i instytucji działających na obszarze planowanego projektu, prognozy i wcześniejsze analizy, dane strategii powiatu, województwa itp. Cel projektu jest odpowiedzią na sformułowany problem. Na przykład jeśli głównym problemem jest brak dostępu do edukacji dzieci w wieku przedszkolnym na terenie gminy X, to główny cel projektu powinien zostać sformułowany jako poprawa dostępu do edukacji dzieci z terenu gminy X. Cechy celu:

3 mierzalny np. Poprawa dostępu do edukacji 30 dzieci z gminy X. możliwy do osiągnięcia (czyli realny do zrobienia na danym terenie, w danej społeczności i w danym czasie) określony w czasie np. Poprawa dostępu do edukacji 30 dzieci z gminy X do grudnia 2014 r. (przy założeniu że projekt trwa co najmniej do grudnia 2014 r.) nie może być sformułowany zbyt ogólnie, musi dotyczyć określonej grupy, terenu gminy, powiatu, województwa w zależności od rozmiaru projektu. Jak pisać projekt aby wygrać 10 podstawowych zasad, które pomogą Ci lepiej zaprezentować projekt potencjalnym sponsorom. Zasada 1 - unikaj rutyny Nie ma jednego sposobu pisania wniosków, który gwarantuje otrzymanie dotacji. Przyzwyczajenie się do konstruowania wniosku o dotację, w oparciu o wypracowane kilka lat wcześniej reguły, może powodować, że np. proponujemy mało nowoczesne rozwiązania i metody realizacji lub popełniamy błędy formalne, związane z wymogami budżetowymi czy nie dołączamy niezbędnych dokumentów. Sukcesowi nie sprzyja także popadanie w profesjonalny żargon projektowy. Z czasem stajemy się niezrozumiali, a nadal ślepo zakładamy, że wszyscy nas rozumieją. Zasada 2 - poznaj partnera Przed rozpoczęciem wypełniania formularzy zapoznaj się z podstawowymi informacjami na temat partnera: Kto daje - jaki jest charakter instytucji, Na co daje - jakie działania są priorytetowe, Komu daje - jakie instytucje mają największe szanse, Komu już dał - jaki jest "rozkład" instytucji (geograficznie, branżowo), Jakie stawia warunki - formalne, merytoryczne. Zapoznaj się z nagrodzonymi przez sponsora dotychczasowymi wnioskami, porozmawiaj z tymi, którzy współpracowali ze sponsorem. Poznasz wówczas "specyfikę" organizacji, z która zamierzasz nawiązać kontakt. Zasada 3 - zrozum partnera Poznaj i zrozum cele sponsora i pomóż mu je zrealizować. Nikt nie przyznaje grantów dla samej przyjemności rozdawania pieniędzy, lecz aby realizować własne cele. Generalnym celem sponsora jest inicjowanie ZMIAN (trwałych). Twoje pomysły, cele, metody powinny odpowiadać celom, strategii, misji sponsora. Dla zrozumienia intencji sponsora zapoznaj się z zasadami konkursu grantowego (za co będą oceniać wniosek).

4 Zasada 4 - bądź kreatywny Generuj pomysły - szukaj rozwiązań. Dobry pomysł to solidna podstawa dobrej pracy. Programy pomocowe szukają nowych impulsów (pomysłów) na stare problemy. Zadziwiające pomysły, tytuły, ciekawe połączenia przykuwają uwagę czytającego. Pomysły obejmują zarówno formy i sposoby osiągania celów projektu, jak i metodykę, grupy i zakres interwencji. Zasada 5 - bądź zrozumiały Pamiętaj o komunikacji międzyludzkiej: Nie ma rzeczy oczywistych, jasnych i zrozumiałych dla wszystkich. Czytający Twój wniosek na pewno nie wie tego, co ty wiesz. Czytający na pewno nie wie, co z czego wynika. Czytający może nie wiedzieć, czy piszący wie, co z czego wynika. Pamiętaj, że czasem każda część wniosku czytana jest przez różne osoby, które nie mają wglądu w całość projektu. Jeśli chcesz być zrozumiały, pisz językiem adresata a nie swoim (nadawcy). Używaj jego sformułowań i definicji. Często czytający są zbyt leniwi, aby próbować interpretować Twoje sformułowania, zaś na dodatkowe wyjaśnienia nie ma czasu (zwykle jest to również niemożliwe z powodów formalnych). Zasada 6 - bądź obiektywny Po napisaniu aplikacji, zastanów się (spójrz na wniosek okiem obserwatora) czy jest on: Wyczerpująco opisany Spójny i realny Wiarygodny i zgodny ze zdrowym rozsądkiem. Dobrze "opakowany" - ładnie i czytelnie napisany, zawiera klarowne załączniki, dostarczony w estetycznej formie, etc. Napisany zrozumiale. Zastanów się, czy będąc sponsorem dałbyś pieniądze na opracowany wniosek. Zastanów się, co w nim jest dobrego i poszukaj jego słabych stron. Zrób analizę słabych i mocnych stron wniosku wniosku. Popraw przed wysłaniem. Warto ocenić wniosek zgodnie z zasadami SMART czyli czy projekt jest: 1. Specyficzny co do problemu (będący odpowiedzią na problem), 2. Mierzalny - to co chcemy i jak chcemy osiągnąć jest wyrażone w liczbach, 3. Akceptowalny - uzgodniony z partnerami, 4. Realny - możliwy do realizacji, również ze względu na możliwości realizatora, 5. Terminowy - posiada realny harmonogram. Zasada 7 - buduj zaufanie i wiarygodność Postaw na wiarygodność nie tylko wniosku, ale również organizacji. Wiarygodność budujemy przez: Zaprezentowanie, że wykonawcy mają właściwe kompetencje. Wskazanie na dotychczasowe osiągnięcia, które gwarantują kolejny sukces. Współpracę z partnerami. Partnerzy uwiarygodniają naszą organizację oraz projekt - jego ważność dla wielu instytucji. Prezentację siły organizacji - dotychczasowe działania finansowane ze środków własnych i zewnętrznych. Spójność projektu - umiejętność widzenia "całości". Konstruowanie realnego budżetu (oddającego prawdziwe wartości: nie zawyżony i nie zaniżonego). Wygląd wniosku - stylistyka, język, schludność dokumentów, uporządkowanie.

5 Zasada 8 - przestrzegaj Reguł Zasady formalne: Wypełnienie formularza zgodnie z oczekiwaniami (jeśli piszą, że arialem, to piszemy arialem, itd.) Załączniki - zadbajmy o wszystkie wymagane załączniki (statuty, odpisy, życiorysy) i te, które uwiarygodniają nas lub nasz projekt. Terminy składania - planuj opracowanie wniosku tak, aby dotarł na biurko adresata najpóźniej na dzień przed ostatecznym terminem. Kruczki w budżecie - nie wszystkie reguły konstruowania budżetu znajdziesz w wytycznych. Zapoznaj się z polskimi przepisami księgowymi i ogólnymi wytycznymi programów pomocowych. Uważaj na zdania małym drukiem, które często wyrażają mało istotne zobowiązania, ale ich niewypełnienie powodować może gorszą ogólną ocenę wniosku lub w przyszłości realizacji projektu. Przed wysłaniem sprawdź, czy spełniłeś wszystkie reguły i zasady konkursu. Nie ma nic głupszego i denerwującego niż odrzucenie wniosku z powodów formalnych. Zasada 9 - rzetelny budżet: Jaki ma być: Zgodny z opisem działań Zgodny rachunkowo (częsty błąd!) Wyrażony we właściwej walucie Uwzględniający zasady naliczania VAT-u (lub nie naliczania) Czytelny i jasny Uwzględniający ograniczenia i warunki sponsora. Budżet jest "krwioobiegiem" projektu. Czytający budżet potrafi ocenić, na ile jesteśmy organizacją silną, wiarygodną, dobrze ocenianą przez lokalnych partnerów i przygotowaną do realizacji celów projektu. Wprawne oko dostrzega wszystkie pozycje zawyżone lub nie odpowiadające logice projektu. Zasada 10 - "szczęście sprzyja lepszym" Zawsze miej na uwadze, że: wiara cuda czyni - uwierz w siebie, sponsorzy lubią zwycięzców, życzliwość, pogoda ducha i osobisty optymizm - pomagają w pracy. Pamiętaj, że będziesz współpracował nie z programem pomocowym a z ludźmi, którzy tak jak my nie lubią problemów, narzekań, niesympatycznych sytuacji. Zastanawiaj się, dlaczego sponsor "odrzucił" wniosek, ale również szukaj przyczyn Twoich sukcesów. Pomoże to w kolejnych działaniach wykorzystać Twoje mocne strony lub niwelować słabe. Pamiętaj, że "pisanie" wniosków jest tak samo rutynową czynnością jak wiele innych. Dlatego też nie zrażaj się, jeśli nie uzyskasz wsparcia za

6 pierwszym, drugim czy piątym razem. Podobno ledwie co dziesiąty wniosek uzyskuje dofinansowanie. PROJEKT MUSI BYĆ ODPOWIEDZIĄ NA OGŁOSZONY KONKURS!!! Najlepszym źródłem szukania konkursów są strony internetowe poszczególnych funduszy, strony internetowe instytucji pośredniczących w rozdzielaniu funduszy unijnych (np. poszczególne ministerstwa, wojewódzkie urzędy pracy, urzędy marszałkowskie), portale organizacji pozarządowych. Na ww. stronach internetowych umieszczona jest cała dokumentacja konkursowa, aktualne terminy składania wniosków, instrukcja wypełniania wniosku, zmiany tych terminów i formularze wniosków. Istnieje również możliwość pozyskiwania funduszy w postaci grantów. GRANT to dotacja na określony cel (zwykle artystyczny lub naukowy), którą przyznają twórcom rozmaite instytucje, firmy i czasami osoby prywatne. Wiele instytucji, takich jak np. Ministerstwo Nauki i Informatyzacji, Komisja Europejska czy Fundacja Batorego posiadają całe złożone systemy konkursowe przyznawania grantów. Aby otrzymać grant trzeba zazwyczaj złożyć projekt badań lub działalności artystycznej oraz wypełnić wniosek. Projekty te są oceniane przez grupy ekspertów, które wybierają najciekawsze z nich do realizacji, proponując określony sposób ich finansowania. Każda instytucja rozdająca dotacje (tzw. granty) ma swoje zasady i procedury pracy i przyznawanego wsparcia. Każda z nich ma także swoje priorytety wsparcia finansowego i "ulubione" tematy, wynikające z własnych celów statutowych. Te priorytety mogą ulegać zmianie, bo ciągle pojawiają się nowe wyzwania, potrzeby i problemy, a instytucje grantodawcze próbują na nie reagować. Zmiany te przebiegają w różnym czasie, np. co roku, bądź co trzy lata, dlatego wiedza na temat warunków otrzymania wsparcia finansowego wymaga ciągłej aktualizacji i nie sposób zamknąć jej w żadnym drukowanym opracowaniu. Organizacje grantodawcze - w myśl spełniania zasady przejrzystości działań - przyznają dotacje zwykle w oparciu o konkurs wniosków, czyli konkurs pomysłów przelanych na papier w formie szczegółowego planu działań tzw. wniosku o dotacje. Niektóre instytucje mają stałe terminy składania wniosków o fundusze i jest ich kilka w roku. Większość jednak ogłasza konkursy dotacyjne w różnym czasie, często tylko raz lub dwa razy do roku. To sprawia, że wiele terminów naboru wniosków o dotację właśnie uciekło, albo za chwilę stracą one swoją aktualność i być może nie zdążycie z tych konkursów dotacyjnych skorzystać w najbliższym czasie. Dlatego też należy zaglądać na strony internetowe wskazanych organizacji i planować Waszą działalności związaną z pozyskiwaniem funduszy.

7 O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ? Wnioski o dotację składa się zwykle na formularzach udostępnianych przez darczyńców na ich stronach internetowych lub w biurach. Wnioski składa się zazwyczaj w 2 kopiach; niektórzy darczyńcy wymagają większej liczby kopii. Do wniosku załącza się zwykle oryginał lub ksero wypisu z rejestru sądowego organizacji tzw. KRS; niektórzy darczyńcy proszą także o dołączenie statutu organizacji, sprawozdanie finansowego za ostatni rok i/lub bilansu. We wniosku trzeba zwykle podać NIP i REGON organizacji wnioskującej o dotację. Trzeba zwrócić uwagę na dokładne warunki terminu wpłynięcia wniosku do danego darczyńcy, czy jest to np. data stempla pocztowego, czy też data wpłynięcia wniosku do biura? Niektóre wnioski można przesłać pocztą, albo doręczyć osobiście; zdarza się, że wnioski można przesłać tylko w formie elektronicznej.