ZAPYTANIE OFERTOWE Nr sprawy: 1/ZAP/2014

Transkrypt

1 1 Warszawa, dnia 17 marca 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr sprawy: 1/ZAP/2014 Przedmiot: Przygotowanie i dostawa posiłków (usługa cateringowa) dla 30 dzieci uczęszczających do Niepublicznego Żłobka Integracyjnego NASZ DOMEK przy ulicy Mochtyoskiej 92 w Warszawie Zamawiający: Chrześcijaoska Spółdzielnia Socjalna NASZ DOMEK ul. Fr. Kawy 42 lok.8, Warszawa NIP: Projekt: Żłobek rodzinny wspieramy powrót do pracy Umowa o dofinansowanie realizacji projektu nr POKL /12 Zatrudnienie i integracja społeczna Działanie 1.5 Wspieranie rozwiązao na rzecz godzenia życia zawodowego i rodzinnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

2 2 I. WPROWADZENIE 1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówieo publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 1473) zwanej dalej ustawą Zamówienie poniżej 14 tys. euro netto będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i równego traktowania. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Oferentów oraz zostaje umieszczone na stronie Zamawiającego w celu wybrania najkorzystniejszej oferty. 2. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania na podstawie umowy o dofinansowanie projektu Żłobek rodzinny wspieramy powrót do pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, nr umowy o dofinansowanie realizacji projektu POKL / Wartośd szacunkowa zamówienia nie przekracza równowartości w złotych euro netto. 4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. II. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Chrześcijaoska Spółdzielnia Socjalna NASZ DOMEK ul. Fr. Kawy 42 lok.8, Warszawa III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1.Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringu przygotowanie i dostawa wyżywienia, gotowych posiłków dla dzieci uczęszczających do Niepublicznego Żłobka Integracyjnego NASZ DOMEK przy ulicy Mochtyoskiej 92 w Warszawie w ramach projektu Żłobek rodzinny wspieramy powrót do pracy współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.5 Wspieranie rozwiązao na rzecz godzenia życia zawodowego i rodzinnego: śniadanie do 30 posiłków dziennie dwudaniowy obiad (zupa i drugie danie, kompot, surówka) do 30 posiłków dziennie podwieczorek do 30 posiłków dziennie 2. Zakres zamówienia obejmuje świadczenie usług cateringowych przygotowanie i dostarczenie we własnym zakresie posiłków do Niepublicznego Żłobka Integracyjnego NASZ DOMEK przy ulicy Mochtyoskiej 92 w Warszawie. 3. Usługa będzie dotyczyd 30 dzieci dziennie, w wieku od 6 miesięcy do 3 lat, uczęszczających do żłobka. 4. Liczba wydawanych posiłków uzależniona będzie od frekwencji dzieci w żłobku. O liczbie posiłków Wykonawca informowany będzie telefonicznie odnośnie ilości śniadao, dzieo wcześniej do godziny 18, w przypadku obiadów i podwieczorków w dniu dostawy do godziny 9:15. W oparciu o uzyskane informacje Wykonawca dostarczad będzie określoną liczbę posiłków. 5. Posiłki powinny byd dostarczane dwa razy w ciągu dnia, zgodnie z ustalonym harmonogramem: śniadanie - realizacja w godzinach 7:00 8:00

3 3 dwudaniowy obiad (zupa i drugie danie, kompot, surówka) i podwieczorek realizacja w godzinach 10:30 11: Zamawiający zastrzega sobie możliwośd zmiany godzin dostarczania/podawania posiłków. 7. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania i dostarczenia posiłków w dni, w które odbywają się zajęcia w Niepublicznym Żłobku Integracyjnym NASZ DOMEK przy ulicy Mochtyoskiej 92, Warszawa, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni świątecznych oraz innych dni, w których nie odbywają się zajęcia dla dzieci. Wykonawca wystawiad będzie faktury za każdy miesiąc z terminem płatności 30 dni, zgodnie z faktycznie dostarczaną liczbą posiłków na podstawie przedłożonego do akceptacji Zamawiającemu załącznika, określającego liczbę dzieci dla których zamówiono i dostarczono posiłki w każdym dniu. 8. Posiłki powinny byd przygotowywane zgodnie z jadłospisem. Jadłospis, zawierający informację na temat wartości kalorycznej posiłków, układany będzie przez dietetyka Wykonawcy na okres 5 dni w tygodniu. Zamawiający ma prawo dokonywania zmian w jadłospisie przedstawionym przez Wykonawcę. 9. Posiłki powinny byd przygotowane zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, muszą byd zróżnicowane, sporządzane z pełnowartościowych produktów z uwzględnieniem sezonowości ich występowania. Posiłki muszą charakteryzowad się wysoką jakością, posiadad właściwe walory smakowe i estetyczne oraz właściwą temperaturę. 10. Posiłki będą przygotowane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami i normami dotyczącymi żywności, w szczególności zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeostwie żywności i żywienia (Dz. U. 2006, Nr 171, poz. 1225), normami żywieniowymi wg Instytutu Żywienia i Żywności, jak również przepisami prawa w zakresie higieny żywienia norm HCCAP. Posiłki muszą spełniad wymogi żywienia zalecane przez Instytut Matki i Dziecka dla dzieci w wieku do 3 lat. Posiłki nie mogą byd przygotowywane z półproduktów. 11. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania diet pokarmowych w zależności od indywidualnych potrzeb dzieci, zgodnie z informacją otrzymaną od Zamawiającego (np. posiłki z zaleceniami diety bezmlecznej i bezglutenowej, uwzględnienie indywidualnych potrzeb alergików). Wszystkie posiłki dietetyczne powinny byd dostarczone w jednorazowych zamkniętych pojemnikach, indywidualnych dla każdego dziecka, opatrzonych samoprzylepną etykietą, zawierającą informację o posiłku wraz z imieniem i nazwiskiem dziecka dla którego jest przeznaczony. 12. Posiłki Wykonawca dostarczad będzie własnym transportem, w specjalistycznych termosach do przewożenia posiłków i opakowaniach gwarantujących utrzymanie odpowiedniej temperatury (w przypadku dao ciepłych mają byd one utrzymane w odpowiedniej temperaturze do momentu wydania ich dzieciom). 13. Do obowiązków Zamawiającego, realizowanych za pomocą personelu własnego, należed będzie porcjowanie i wydawanie posiłków. 14. Wykonawca będzie przechowywał próbki pokarmowe ze wszystkich przygotowanych i dostarczonych posiłków, każdego dnia przez okres 72 godzin z oznaczeniem daty, godziny, zawartości próbki pokarmowej z podpisem osoby odpowiedzialnej za pobieranie tych próbek.

4 4 15. Do obowiązków Wykonawcy należed będzie zabieranie odpadów, brudnych termosów i opakowao oraz dokonywanie comiesięcznych rozliczeo z Zamawiającym za dostarczone posiłki. 16. Miejsce realizacji usługi: Niepubliczny Żłobek Integracyjny NASZ DOMEK przy ulicy Mochtyoskiej 92, Warszawa. 17. W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeo Wykonawca jest zobowiązany zapewnid posiłki o nie gorszej jakości na swój koszt z innych źródeł. 18. Wykonawca wyznaczy osobę do kontaktów w sprawie realizacji przedmiotu zamówienia. Kody Wspólnego Słownika Zamówieo (CPV): Usługi przygotowywania posiłków Usługi dowożenia posiłków IV. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA - JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin realizacji zamówienia od 1 kwietnia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. VI. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia może ubiegad się Wykonawca spełniający następujące warunki: 1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnieo; 2) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie; 3) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4) dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 5) podmiot niepowiązany kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązao w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązao w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

5 5 d) pozostawaniu w związku małżeoskim, w stosunku pokrewieostwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieostwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYD WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I. Wraz z ofertą Wykonawca przekaże Zamawiającemu: 1) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiący Załącznik nr 2 do Zapytania; należy przedstawid w formie oryginału. 2) Ofertę należy sporządzid wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania, czytelnym pismem (wskazany jest maszynopis lub wydruk komputerowy). 3) dokument potwierdzający dysponowanie pojazdem posiadający decyzję Powiatowej Stacji-Sanitarno Epidemiologicznej zatwierdzającą ten pojazd jako środek transportu żywności; 4) dokument potwierdzający dysponowanie lokalem gastronomiczny z cateringiem posiadający pozytywną opinię sanitarną na użytkowanie wydaną przez Powiatowej Stację- Sanitarno Epidemiologiczną; 5) dokument potwierdzający dysponowanie pojemnikami/termosami zgodne z wymaganiami systemu HACCAP w ilości odpowiedniej do ilości przygotowywanych posiłków. VIII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCĄ ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEO I DOKUMENTÓW W przedmiotowym postępowaniu, Zamawiający dopuszcza możliwośd przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeo, wniosków, zawiadomieo oraz informacji: - pisemnie na adres: Niepubliczny Żłobek Integracyjny NASZ DOMEK ul. Mochtyoska 92, Warszawa. Korespondencja kierowana do Zamawiającego powinna byd opatrzona numerem referencyjnym sprawy tj. 1/ZAP/2014 IX. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Do porozumiewania się z Wykonawcą w sprawach związanych z postępowaniem upoważniona jest: Pani Urszula Tuszyoska Prezes Zarządu Spółdzielni, naszdomek.biuro@gmail.com X. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERTY Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składad w zamkniętej kopercie opisanej numerem referencyjnym sprawy tj. 1/ZAP/2014 na adres: Niepubliczny Żłobek Integracyjny NASZ DOMEK ul. Mochtyoska 92, Warszawa.

6 6 w terminie do 24 marca 2014 r., do godziny włącznie. XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. XII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy sporządzid wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania, czytelnym pismem (wskazany jest maszynopis lub wydruk komputerowy). 2. Oferta winna byd podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowym Rejestrze Sądowym, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi byd załączone do oferty. 3. Do oferty należy załączyd dokumenty określone w pkt. VII Zapytania. 4. Zaleca się, aby strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane, a w treści oferty była umieszczona informacja o ilości stron. 5. Wykonawca poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. XIII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca określi cenę przedmiotu zamówienia poprzez podanie na formularzu oferty ceny brutto, netto i podatku VAT. Ceny należy podad w polskich złotych. 2. W cenie należy uwzględnid wszystkie koszty, jakie mogą powstad w trakcie realizacji zamówienia (tj. przygotowanie posiłków, transport, dostawa, zapakowanie posiłków w termosy w miejscu przyrządzenia, hermetycznie zamknięte i ich dostarczenie transportem, itp.). XIV. INFORMACJE DOTYCZĄCE WALUT OBCYCH, W JAKICH MOGĄ BYD PROWADZONE ROZLICZENIA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A WYKONAWCĄ Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich. XV. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT. Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru: 1. W niniejszym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej, Zamawiający kierował się będzie kryteriami: Cena ryczałtowa brutto za całodzienne wyżywienie dla 1 dziecka waga 100%. 2. Opis sposobu obliczenia ceny Wzór:

7 7 liczba punktów = Cn/Cb x 100 pkt gdzie: Cn najniższa cena oferty spośród złożonych ofert podlegających ocenie Cb cena badanej oferty 100 pkt - wskaźnik stały 3. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie koocowej. 4. Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematyki. 5. Jeżeli nie będzie można dokonad wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferowad cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądad od oferentów wyjaśnieo dotyczących treści złożonej oferty. Niezłożenie wyjaśnieo przez Wykonawcę spowoduje odrzucenie oferty w postępowaniu. XVI. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie telefonicznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. 2. Jeżeli firma, której oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrad ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. XVII. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAD DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA. 1. Umowa zostanie zawarta w terminie do 3 dni od dnia ogłoszenia wyników postępowania ofertowego. 2. Do zapytania ofertowego dołączony jest wzór umowy. Prosimy o dokładne zapoznanie się z umową. 3. Złożenie oferty oznacza, że oferent zaakceptował treśd umowy. XVIII. ODRZUCENIE OFERTY. OGŁOSZENIE O WYNIKACH POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA. Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli: 1. Oferta Wykonawcy niezgodna będzie z zapytaniem. 2. Zostanie złożona po terminie składania ofert. 3. Będzie zawierała rażąco niską cenę. 4. Podmiot składający ofertę nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.

8 8 Zamawiający poinformuje Wykonawców o wynikach postępowania o udzielenie zamówienia na swojej stronie internetowej Zamawiającego oraz telefonicznie. XIX. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA 1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienid treśd zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcą, którym przekazano zapytanie ofertowe, zamieszcza na stronie internetowej Zamawiającego. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. 5. Zamawiający nie odsyła nadesłanych ofert. Wykaz załączników do Zapytania: 1) Załącznik nr 1 wzór formularza oferty; 2) Załącznik nr 2 wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 3) Załącznik nr 3 wzór umowy o świadczenie usług cateringowych

9 9 Załącznik nr 2 do Zapytania OFERTA (pieczęd Wykonawcy/Wykonawców) (data i miejsce) Nazwa i adres Wykonawcy: Tel. Fax: REGON: Do: Nazwa i siedziba Zamawiającego: Chrześcijaoska Spółdzielnia Socjalna NASZ DOMEK ul. Fr. Kawy 42 lok.8, Warszawa NIP: Przystępując do prowadzonego przez Chrześcijaoską Spółdzielnię Socjalną NASZ DOMEK postępowania o udzielenie zamówienia nr 1/ZAP/2014 na świadczenie usługi przygotowania i dostawie posiłków (usługa cateringowa) dla dzieci uczęszczających do Niepublicznego Żłobka Integracyjnego NASZ DOMEK przy ulicy Mochtyoskiej 92 w Warszawie Kalkulacja kosztów zamówienia: Cena jednostkowa brutto (netto + podatek VAT = brutto) Cena ryczałtowa brutto dla 1 dziecka - śniadanie Cena ryczałtowa brutto dla 1 dziecka - dwudaniowy obiad (zupa i drugie danie, kompot, surówka) Cena ryczałtowa brutto dla 1 dziecka - podwieczorek

10 10 Wartośd łączna ryczałtowa brutto za całodzienne wyżywienie dla 1 dziecka - tj. za śniadanie, dwudaniowy obiad (zupa i drugie danie, kompot, surówka), podwieczorek. Oferta wraz z załącznikami została złożona na stronach. Adres Wykonawcy, na który należy przesyład ewentualną korespondencję: Tel. fax. Osoba uprawniona do kontaktów z Zamawiającym: Załącznikami do niniejszej oferty są: 1) 2) 3) 4) 5) 6) (miejscowośd, data) (imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)

11 11 Załącznik nr 2 do Zapytania OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O SPEŁNIENIU WARUNKÓW W POSTĘPOWANIU (pieczęd Wykonawcy/Wykonawców) Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia na świadczenie usługi polegającej na: Przygotowaniu i dostawie posiłków (usługa cateringowa) dla dzieci uczęszczających do Niepublicznego Żłobka Integracyjnego NASZ DOMEK przy ulicy Mochtyoskiej 92 w Warszawie (nr sprawy 1/ZAP/2014) oświadczam, że: 1) posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnieo; 2) posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 3) znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4) że nie jestem osobą powiązaną kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym ani nie reprezentuje podmiotu który jest powiązany kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowo lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wykonawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązao w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeoskim, w stosunku pokrewieostwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieostwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeo. (miejscowośd, data) (imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy)