ORGANIZACJA PLENEROWEJ IMPREZY MASOWEJ KERCELAK OTWARCIE ULICY CHŁODNEJ W DNIU 1 PAŹDZIERNIKA 2011 ROKU I PAKIET USŁUG PROMOCYJNO-HANDLOWYCH

Transkrypt

1 ORGANIZACJA PLENEROWEJ IMPREZY MASOWEJ KERCELAK OTWARCIE ULICY CHŁODNEJ W DNIU 1 PAŹDZIERNIKA 2011 ROKU I PAKIET USŁUG PROMOCYJNO-HANDLOWYCH SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie plenerowej imprezy masowej pod nazwą Kercelak - Otwarcie ulicy Chłodnej na terenie otwartym przy ul. Chłodnej w Warszawie (na odcinku od ul. śelaznej do ul. Ciepłej), w dniu 1 października 2011 roku w godzinach oraz realizacji pakietu usług promocyjno handlowych: I. Wymagania organizacyjno-techniczne 1. Wymagania organizacyjno-techniczne dotyczą wszystkich elementów imprezy masowej, która odbędzie się w dniu 1 października 2011 roku na terenie przy ul. Chłodnej w Warszawie, tj. usług, o których mowa poniŝej w sekcji I, II, III i IV. Wymagania, o których mowa poniŝej, Wykonawca zobowiązany jest spełnić zgodnie z Ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dn. 20 marca 2009 r. (Dz. U. Nr 62, poz. 504, z 2010 r. Nr 127, poz. 857, Nr 152, poz.1021.). Wykonawca, który zostanie wyłoniony w toku niniejszego postępowania będzie Organizatorem imprezy masowej w rozumieniu przepisów w/w ustawy. Wykonawca zobowiązany jest do: a) uzyskania wszelkich niezbędnych zezwoleń na zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy masowej, w tym w szczególności zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej wydanego w drodze decyzji przez Prezydenta m.st. Warszawy. Zezwolenie Prezydenta m.st. Warszawy Wykonawca przedłoŝy Zamawiającemu najpóźniej na 7 dni przed imprezą, b) wyznaczenia kierownika do spraw bezpieczeństwa, któremu podlegać będą słuŝby porządkowe i informacyjne, c) opracowania i udostępnienia uczestnikom imprezy regulaminu terenu i regulaminu imprezy masowej zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się uczestników imprezy, w szczególności zakaz wnoszenia na imprezę i posiadania broni, niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów łatwopalnych, napojów alkoholowych, środków odurzających, substancji psychoaktywnych, d) zapewnienia bezpieczeństwa osobom uczestniczącym w imprezie, ochrony porządku publicznego, zabezpieczenia pod względem medycznym, spełnienia wymogów sanitarnych i przeciwpoŝarowych: 1

2 zabezpieczenie imprezy pod względem ochrony będzie realizowane przez słuŝby porządkowe i słuŝby informacyjne (spełniające wymagania i oznakowane zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych), wg przelicznika: co najmniej 10 członków słuŝb porządkowej i informacyjnej na 300 osób obecnych na imprezie i co najmniej 1 członek słuŝby porządkowej lub informacyjnej na kaŝde następne sto osób, przy czym udział procentowy kaŝdej ze słuŝb określa ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych. Przewidywana ilość uczestników imprezy: 1000 osób, zabezpieczenie imprezy pod względem zaplecza sanitarnego: udostępnienie 8 standardowych sanitariatów oraz 2 dla osób niepełnosprawnych (łącznie 10 sanitariatów), zabezpieczenie pomocy medycznej podczas imprezy: zorganizowanie jednego punktu medycznego w składzie: karetka S : lekarz, ratownik, kierowca, wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg umoŝliwiających dojazd pojazdom słuŝb ratowniczych i policji, zapewnienie warunków do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy oraz wydzielenie pomieszczenia dla słuŝb kierujących zabezpieczeniem imprezy, określenie szczegółowych zasad postępowania w przypadku powstania poŝaru lub innego miejscowego zagroŝenia w miejscu przeprowadzania imprezy, w tym zapewnienie sprzętu ratowniczego i gaśniczego oraz środków gaśniczych niezbędnych do zabezpieczenia imprezy masowej w zakresie działań ratowniczogaśniczych, dyŝur straŝaka w godz , dyŝur elektryka w godz , e) sprzątania terenu w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu, zapewnienia min. 25 pojemników na śmieci o pojemności min. 120 l wraz z ich bieŝącym opróŝnianiem. Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania terenu po zakończeniu imprezy i przekazania go Zamawiającemu w stanie niepogorszonym do dnia 2 października 2011 r. do godz. 8:00, co zostanie potwierdzone protokołem, spisanym podczas wizji lokalnej z udziałem Wykonawcy oraz przedstawicieli Wydziału Infrastruktury, Wydziału Ochrony Środowiska i Wydziału Organizacyjnego dla Dzielnicy Wola m.st. Warszawy przed imprezą w dn o godz. 18:00 (przekazanie terenu Wykonawcy przez Zamawiającego) oraz w dn o godz. 8:00 (przekazanie terenu Zamawiającemu 2

3 przez Wykonawcę). W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uszkodzeń lub zniszczeń Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia terenu do stanu pierwotnego na własny koszt w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, f) wykupienia ubezpieczenia OC imprezy Kercelak otwarcie ulicy Chłodnej, wynikającego z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, na minimalną kwotę ,00 zł (sto tysięcy złotych). Dokument ubezpieczeniowy Wykonawca przedłoŝy Zamawiającemu do dnia 15 września 2011 r, g) Wykupienia ubezpieczenia NW uczestników imprezy Kercelak otwarcie ulicy Chłodnej. Dokument ubezpieczeniowy Wykonawca przedłoŝy Zamawiającemu do dnia 15 września 2011 r., h) Nadzoru pracowników technicznych nad przygotowaniem technicznym imprezy. II. Zorganizowanie i przeprowadzenie scenicznego i plenerowego programu artystycznego wraz z obsługą techniczną: 1. zorganizowanie i przeprowadzenie programu artystycznego na scenie w godz. 11:00 22:00 a) zapewnienie zadaszonej osłoniętej z trzech stron sceny o wym. 8 x 6 m, posiadającej certyfikat bezpieczeństwa oraz spełniającej wymogi przeciwpoŝarowe, wraz z transportem, montaŝem i demontaŝem (montaŝyści z uprawnieniami). Kopie atestów Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu do dnia 15 września 2011 r., b) zapewnienie oświetlenia sceny dostosowanego do warunków atmosferycznych oraz gwarantującego dobrą widoczność artystów po zmroku, c) zapewnienie agregatu prądotwórczego z benzyną o mocy zapewniającej niezakłócone działanie aparatury oświetleniowej i nagłośnieniowej sceny, d) spełnienie wymagań technicznych zgodnie z wymaganiami wszystkich artystów scenicznych (nagłośnienie, oświetlenie, technika sceniczna) zapewniające techniczną realizację występów, e) zabezpieczenie sceny i jej zaplecza barierkami ochronnymi (płotkami zaporowymi) w celu zapewnienia bezpieczeństwa artystom i publiczności, f) gotowość urządzeń, oświetlenia i nagłośnienia sceny w dniu 1 października 2011 r. od godz do zakończenia realizacji programu artystycznego, tj. nie krócej niŝ do godz , g) zapewnienie producenta programu artystycznego technicznego koordynatora występów scenicznych, odpowiedzialnego za niezakłócony techniczny przebieg scenicznego programu artystycznego (próby + występy), 3

4 h) zapewnienie prowadzenia imprezy przez konferansjera: Wojciecha Wilińskiego, i) zapewnienie 90 min. występu artystów: Staśka Wielanka i Kapeli Warszawskiej, j) zapewnienie 60 min. występu zespołu Romanca reprezentowanego przez p. Rolanda Bilickiego, k) zapewnienie 60 min. występu Towarzystwa Teatralnego Pod Górkę z programem Powróćmy jak za dawnych lat czyli gwiazdy kabaretu 20-lecia na Chłodnej reprezentowanego przez p. Piotra Siłę, l) zapewnienie 70 min. występu zespołu p. Szymona Kusarka z programem muzycznokabaretowym To właśnie jest Warszawa z gościnnym występem aktorów Teatru Kwadrat, m) zapewnienie 90 min. występu zespołu Wawa Cafe w rozszerzonym składzie (fortepian, saksofon lub klarnet) z repertuarem pt. Na zabawie w Warszawie, reprezentowanego przez p. Dianę Dąbkowską, n) zapewnienie 30 min. występu Genady Iskhakov a z programem piosenki Ŝydowskiej, o) zorganizowanie i przeprowadzenie 30 min. (3 wejścia po 10 min) scenicznego pokazu mody damsko-męskiej w stylu lat 20/30 XX wieku z podkładem muzycznym, z udziałem min. 25 osób w strojach z epoki (ta sama grupa będzie realizowała plenerowy uliczny program artystyczny, o którym mowa w sekcji II ust. 2 pkt b poniŝej). Podkład muzyczny oraz scenariusz pokazu do akceptacji Zamawiającego, p) techniczna obsługa i koordynacja występów placówek oświatowych wskazanych przez Zamawiającego: Gimnazjum nr 46 im. Szarych Szeregów w Warszawie z programem Ciotunia komedia w dwóch aktach (40 min.), XXIV Liceum Ogólnokształcące im. C. Norwida z programem prezentacji muzycznych (20 min.), Zespół Szkół im. Michała Konarskiego z programem słowno-muzycznym Spacerkiem po Chłodnej (30 min.), Gimnazjum nr 23 im. Ireny Sendlerowej z przedstawieniem teatralnym Dzieci Getta (35 min.), q) zapewnienie 5 min. podkładu muzycznego (fragment Etiudy Rewolucyjnej F. Chopina) do uroczystej iluminacji pomnika upamiętniającego kładkę przejście pomiędzy małym i duŝym gettem warszawskim (iluminację zapewnia Zamawiający), r) uiszczenie honorariów autorskich ZAIKS z tytułu wykorzystania utworów na scenie w czasie imprezy leŝy po stronie Wykonawcy, s) szczegółowy scenariusz scenicznego programu artystycznego (kolejność i godziny występów, informacje przekazywane przez konferansjera ze sceny) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym najpóźniej na 14 dni przed imprezą. Ostateczny kształt scenariusza scenicznego programu artystycznego akceptuje Zamawiający. 4

5 2. Zapewnienie plenerowego ulicznego programu artystycznego a) w godz. 13:00 20:00 zapewnienie występów 6 grajków ulicznych w strojach z lat 20/30 XX wieku (występy pojedynczo, grajkowie rozlokowani w róŝnych miejscach imprezy), grających na następujących instrumentach: skrzypce, akordeon, grzebień, trąbka, harmonijka, b) w godz. 13:00 20:00 animacje z udziałem 20 aktorów i animatorów (kobiety i męŝczyźni - cwaniaczki warszawskie ) w strojach z lat 20/30 XX wieku wyposaŝonych w odpowiednie rekwizyty: gra w trzy karty, stolik do siłowania na rękę turniej, czyścibut zagadywanie i pastowanie butów przechodniom, rozwoŝenie gazet na rowerze z wózkiem, c) w godz. 14:00 18:00 zorganizowanie i przeprowadzenie 5 wycieczek pieszych po ul. Chłodnej wraz z wykwalifikowanym przewodnikiem z uprawnieniami (czas trwania kaŝdej wycieczki 0,5 h). Przewodnik w stroju z lat 20/30 XX wieku. Miejsce zbiórki uczestników wycieczek oznaczone wolnostojącą tablicą informacyjną lub roll-up em. Trasy wycieczek oraz treści przekazywane uczestnikom przez przewodnika do akceptacji Zamawiającego, d) szczegółowy scenariusz plenerowego ulicznego programu artystycznego (kolejność, godziny oraz lokalizację występów i animacji) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym najpóźniej na 14 dni przed imprezą. Ostateczny kształt scenariusza plenerowego ulicznego programu artystycznego akceptuje Zamawiający. III. Pakiet usług promocyjnych 1. Imprezy i pokazy (wszystkie usługi wymienione w sekcji III ust. 1 Wykonawca zapewnia bezpłatnie dla uczestników imprezy): a) animacje dla dzieci: gra w Zośkę, przeciąganie liny, rzuty do celu, gra w klasy, 3 tory przeszkód, konkursy/zajęcia plastyczne: malowanie, lepienie z plasteliny (masy solnej), prace ręczne z wykorzystaniem papieru kolorowego, na szkle malowane malowanie butelek i talerzyków, warsztaty lepienia z gliny, warsztaty wyplatania koszyków, 5

6 warsztaty samodzielnego wykonywania lalek szmacianek (lalek z gałganków) 4 stanowiska malowania buź (zawodowe charakteryzatorki), b) zapewnienie podkładu muzycznego (muzyki dla dzieci) wraz z uiszczeniem opłaty ZAIKS z tego tytułu, c) zapewnienie konferansjera-wodzireja koordynującego przebieg programu animacji dla dzieci (wraz z nagłośnieniem), d) zapewnienie zadaszonych stanowisk animacji wyposaŝonych w stoły i krzesła, wszelkich atestowanych urządzeń i materiałów niezbędnych do realizacji programu animacji dla dzieci leŝy po stronie Wykonawcy, e) wszelkie urządzenia wykorzystywane do realizacji programu animacji dla dzieci muszą posiadać niezbędne atesty i zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia oraz animatorzy obsługujący stanowiska muszą być wykwalifikowani i przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych przeznaczonych do realizacji programu animacji dla dzieci leŝy po stronie Wykonawcy. Urządzenia i stanowiska muszą być zgrupowane w jednym miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. 2. Reklama i promocja imprezy Kercelak otwarcie ulicy Chłodnej. a) Zapewnienie promocji imprezy w dniach 29 i 30 września 2011 r. nieprzerwanie w godz. 8:00 11:00 oraz 14:00 18:00 poprzez rozdawanie przez 5 osób przebranych za cwaniaczki warszawskie materiałów promocyjnych zapewnionych przez Zamawiającego (Wykonawca odbierze w/w materiały z siedziby Zamawiającego do dn. 28 września 2011 r.), w następujących miejscach: skrzyŝowanie ul. śelaznej i al. Solidarności, skrzyŝowanie al. Solidarności i al. Jana Pawła II, wejście do stacji metra Ratusz Arsenał, przystanek tramwajowy Hala Mirowska, wejście do centrum handlowego Wola Park, b) zamieszczenie po jednym ogłoszeniu prasowym (full kolor, 1/2 kolumny) w Gazecie Woli i Bemowa oraz tygodniku Południe (łącznie 2 ogłoszenia) w wydaniach bezpośrednio poprzedzających imprezę. Projekt graficzny i treść ogłoszeń do akceptacji Zamawiającego, c) wykonanie 300 sztuk plakatów full kolor (4+0): 150 sztuk plakatów formatu B1, 150 sztuk plakatów formatu A3, na podstawie informacji przekazanych przez 6

7 Zamawiającego; projekt graficzny po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego. Plakaty Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do dnia 15 września 2011 r., d) wykonanie 200 sztuk zaproszeń (projekt graficzny po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego, format DL, składane na dwa, full kolor 4+4, papier 200 g/m, karton błysk, koperta). Zaproszenia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do dnia 15 września 2011 r., e) zapewnienie gadŝetów promocyjno-reklamowych: 1500 sztuk balonów: 750 szt. w kolorze czerwonym, 750 szt. w kolorze Ŝółtym, nadruk jednokolorowy obustronny do akceptacji Zamawiającego, 2000 sztuk kolorowych lizaków w kształcie koła o średnicy min. 5 cm, indywidualnie pakowanych w celofan z nadrukiem, na opakowaniu nadruk jednokolorowy obustronny do akceptacji Zamawiającego, f) wykonanie 4 sztuk banerów reklamowych (full kolor, druk metodą solwentową): 2 banery (z rękawem) o wym. 580 x 140 cm i 2 banery o wym. 180 x 550 cm; projekty banerów po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego. Banery o wym. 580 x 140 cm Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do dn. 15 września 2011 r. Banery o wym. 180 x 550 cm Wykonawca zawiesi na tylnej ścianie sceny po obu jej stronach. g) profesjonalny serwis fotograficzny imprezy od godziny 11:00 do godziny 22:00, zdjęcia na nośniku informatycznym (płyta dvd), format jpg 300 dpi; zdjęcia muszą być dostarczone do siedziby Zamawiającego do dnia r. do godziny IV. Pakiet usług handlowych 1. Jarmark (stoiska handlowe) a) Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania na wyznaczonym przez Zamawiającego terenie tzw. jarmarku stoisk handlowych oraz pozyskania wystawców: firm i instytucji, zwanych dalej wystawcami, b) stoiska handlowe mogą być zlokalizowane wyłącznie na terenie wskazanym przez Zamawiającego w załączniku nr 1, c) Wykonawca zobowiązany jest do pozyskania min. 10 wystawców oferujących regionalne produkty spoŝywcze oraz zorganizować min. 2 stoiska o charakterze restauracyjnogastronomicznym, d) Wykonawca otrzymuje od Zamawiającego wyłączne prawo do prowadzenia negocjacji z wystawcami zainteresowanymi ustawieniem stoiska handlowego, 7

8 e) dla wystawców Wykonawca zobowiązany jest wynająć jednakowe namioty w jednolitym kolorze. Pokrycie wszelkich kosztów związanych z zapewnieniem wystawcom stoisk leŝy po stronie Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić do dyspozycji Zamawiającego 4 namioty we wskazanych przez Zamawiającego miejscach, f) przed zawarciem umowy z wystawcą Wykonawca ma obowiązek kaŝdorazowo przedstawić wystawcę Zamawiającemu do akceptacji. JeŜeli Zamawiający uzna, Ŝe proponowane przez wystawcę stoisko kłóci się z charakterem imprezy, Zamawiający ma prawo nie wyrazić zgody na wynajęcie stoiska w/w wystawcy, g) obowiązkiem Wykonawcy jest wyegzekwowanie od wystawiających się firm gastronomicznych i innych podmiotów pozytywnej opinii Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego oraz innych niezbędnych zezwoleń. 2. Miasteczko artystyczne a) Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania w tzw. podcieniach budynku ul. Chłodnej miasteczka artystycznego oraz pozyskania artystów wystawców (malarzy, rzeźbiarzy, rękodzielników, rzemieślników itp.) chcących zaprezentować się w miasteczku, zwanych dalej artystami, b) stoiska artystyczne mogą być zlokalizowane wyłącznie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w załączniku nr 2, c) przed zawarciem umowy z artystą Wykonawca ma obowiązek kaŝdorazowo przedstawić rodzaj działalności artystycznej Zamawiającemu do akceptacji. JeŜeli Zamawiający uzna, Ŝe proponowane przez artystę stoisko kłóci się z charakterem imprezy, Zamawiający ma prawo nie wyrazić zgody na wynajęcie stoiska w/w artyście. 8