ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Transkrypt

1 Warszawa, dnia ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY (Niniejsze zaproszenie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych; Zamawiający zastrzega sobie prawo nierozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia) Urząd Dzielnicy Wola m.st. Warszawy, al. Solidarności 90, Warszawa zaprasza do złożenia oferty na niżej opisany przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie plenerowej imprezy pod nazwą Kercelak 2014 (zwanej dalej imprezą) na terenie otwartym przy ul. Chłodnej w Warszawie (na odcinku od Kościoła św. Boromeusza do wysokości ul. Waliców) w dniu 27 września 2014 roku w godzinach oraz realizacja pakietu usług promocyjno handlowych. Do Wykonawcy będzie należało: 1. Zorganizowanie i przeprowadzenie programu artystycznego na scenie w godz. 15:00 21:00: 1) zapewnienie prowadzenia imprezy przez konferansjera: Pana Piotra Pręgowskiego, informacje nt. honorarium Artysty będą udzielane przez Zamawiającego indywidualnie ubiegającym się o zamówienie Wykonawcom, 2) zapewnienie 200 min. scenicznego występu zespołu Las Vegas Band, z przekrojowym repertuarem polskich i światowych przebojów od lat 20/30 XX wieku do najwspółcześniejszych utworów (zespół w składzie: instrumenty klawiszowe, gitara elektryczna, gitara basowa, perkusja, wokal; występ podzielony na 4 sety po min.), reprezentowanego przez Panią Olę Wajs, tel , manager@alcaponeband.pl, 3) zapewnienie występu Kabaretu Nowaki z programem Moda na Nowaki (45 min. plus bisy) oraz Grupy Aloszy Awdiejewa (45 min. plus bisy), 1/8

2 reprezentowanych przez Pana Grzegorza Porowskiego, tel , 4) uzyskanie zezwolenia na publiczne odtwarzanie utworów wykorzystanych do przeprowadzenia koncertów poprzez zawarcie stosownej umowy licencyjnej ze Stowarzyszeniem Autorów ZAIKS i uiszczenie opłat z tego tytułu, 5) zapewnienie 8 godz. plenerowych artystycznych animacji aktorskich z użyciem gwary warszawskiej, z rekwizytami oraz profesjonalnym nagłośnieniem, na tle artystycznego monidła oraz dioramy historycznej w stylu Kercelaka autorstwa Matiny Bocheńskiej, w wykonaniu Grupy Teatralnej Warszawiaki, reprezentowanej przez Panią Matinę Bocheńską, matina.bochenska@gmail.com, tel ) spełnienie wszelkich wymagań technicznych i organizacyjnych wszystkich artystów (scena, nagłośnienie, oświetlenie, technika sceniczna dot. akompaniamentu, garderoby z wyposażeniem, noclegi Kabaretu Nowaki i Grupy Aloszy Awdiejewa) zapewniające techniczną realizację występów, wraz z ochroną wszelkich urządzeń od momentu montażu do demontażu, transportem i wykwalifikowaną obsługą, 7) zapewnienie zadaszonej osłoniętej z trzech stron sceny o parametrach technicznych spełniających wymagania wszystkich artystów, posiadającej certyfikat bezpieczeństwa oraz spełniającej wymogi przeciwpożarowe, wraz z transportem, montażem i demontażem (montażyści z uprawnieniami) oraz obciążnikami zapewniającymi stabilność i bezpieczeństwo konstrukcji przy niekorzystnych warunkach pogodowych. Wszelkie konstrukcje należy zainstalować w sposób nieuszkadzający nawierzchni. Kopie atestów Wykonawca przekaże Zamawiającemu nie później niż wraz z zawarciem umowy. 8) zapewnienie nagłośnienia i oświetlenia sceny zgodnego z wymaganiami wszystkich artystów, dostosowanego do warunków atmosferycznych oraz gwarantującego dobrą słyszalność w warunkach plenerowych oraz widoczność artystów po zmroku, 9) zapewnienie niezależnego zasilania urządzeń scenicznych w energię elektryczną, np. cichego agregatu prądotwórczego z paliwem o mocy 2/8

3 zapewniającej niezakłócone działanie aparatury oświetleniowej i nagłośnieniowej sceny, 10) zabezpieczenie sceny i jej zaplecza barierkami ochronnymi w celu zapewnienia bezpieczeństwa artystom i publiczności, 11) zapewnienie inspicjenta technicznego koordynatora występów scenicznych, odpowiedzialnego za zgodny z harmonogramem czasowym i scenariuszem oraz sprawny technicznie przebieg scenicznego programu artystycznego (próby + występy), 12) opracowanie i udostępnienie uczestnikom imprezy regulaminu terenu i regulaminu imprezy zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się uczestników imprezy, w szczególności zakaz wnoszenia na imprezę i posiadania broni, niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów łatwopalnych, napojów alkoholowych, środków odurzających, substancji psychoaktywnych, 13) zapewnienie ochrony uczestników imprezy w ilości 8 osób licencjonowanej ochrony w tym dowódca grupy, wyposażonych w środki łączności i oznakowanych, 14) zabezpieczenie imprezy pod względem zaplecza sanitarnego: udostępnienie 4 standardowych sanitariatów oraz 2 dla osób niepełnosprawnych (łącznie 6 sanitariatów), 15) zabezpieczenie pomocy medycznej podczas imprezy karetki P 16) zapewnienie zabezpieczenia p-poż. (sprzętu gaśniczego oraz środków gaśniczych), 17) sprzątanie terenu w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu, zapewnienie min. 20 pojemników na śmieci o pojemności min. 120 l wraz z ich bieżącym opróżnianiem. Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania terenu po zakończeniu imprezy i przekazania go Zamawiającemu w stanie niepogorszonym. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uszkodzeń lub zniszczeń Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia terenu do stanu pierwotnego na własny koszt w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, 18) oddzielenie taśmą zabezpieczającą terenu imprezy od jezdni ulicy Chłodnej, po której odbywa się ruch pojazdów, 3/8

4 19) wykonanie i zatwierdzenie u Inżyniera Ruchu m.st. Warszawy projektu czasowej organizacji ruchu (wraz z wdrożeniem i przywróceniem stałej organizacji). Impreza nie wymaga zamykania i wyłączania z ruchu ulic, po których odbywa się ruch pojazdów. Wszystkie elementy imprezy zostaną rozmieszczone na obrębie pieszego deptaku, 20) zapewnienie kawiarenki plenerowej z piwem (wraz z uzyskaniem niezbędnych zezwoleń na konsumpcję napojów alkoholowych) i gastronomią (grill oraz np. bigos, chleb ze smalcem, grochówka, gofry, lody, kawa, herbata, zimne napoje i inne), w tym stołów z parasolami i krzeseł/ław, liczba miejsc siedzących min. 200, 21) zapewnienie promocji imprezy w dniach 20, 26 i 27 września 2014 r. nieprzerwanie w godz. 10:00 18:00 poprzez rozdawanie przez 6 osób przebranych za cwaniaczki warszawskie ulotek w następujących miejscach wskazanych przez Zamawiającego (m.in. Park im. E. Szymańskiego, Park im. Gen J. Sowińskiego, Park Moczydło, przed siedzibą Zamawiającego i innych), 22) zamieszczenie po jednym ogłoszeniu prasowym (full kolor, 1/2 kolumny) w Gazecie Woli i Bemowa, gazecie Echo na Woli oraz tygodniku Południe (łącznie 3 ogłoszenia) w wydaniach bezpośrednio poprzedzających imprezę. Projekt graficzny i treść ogłoszeń do akceptacji Zamawiającego, 23) wykonanie 400 sztuk plakatów full kolor (4+0): 150 sztuk plakatów formatu B2, 150 sztuk plakatów formatu A3, 100 sztuk plakatów formatu A4; treść i projekt graficzny po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego, 24) wykonanie sztuk ulotek formatu A6, full kolor, druk dwustronny, treść i projekt graficzny po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego, 25) zapewnienie gadżetów promocyjno-reklamowych: a) 500 sztuk lizaków w kształcie koła o średnicy min. 5 cm, indywidualnie pakowanych, na opakowaniu nadruk jednokolorowy obustronny do akceptacji Zamawiającego, termin przydatności do spożycia min. 3 miesiące od daty imprezy, 4/8

5 b) 30 kg krówek reklamowych z nadrukiem pełnokolorowym na opakowaniu cukierka (treść i projekt graficzny nadruku do akceptacji Zamawiającego); termin przydatności do spożycia 3 miesiące od daty imprezy, 26) wykonanie 4 sztuk banerów reklamowych (full kolor, materiał odporny na działanie warunków atmosferycznych, projekty banerów po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego): a) wykonanie 2 banerów o wym. 580 x 160 cm, góra i dół banera rękaw 10 cm (do montażu na żerdzi), treść i projekt graficzny do akceptacji Zamawiającego, b) wykonanie 2 banerów dostosowanych wielkością do tylnej ściany oraz do frontu sceny (min. 180 x 600 cm), które Wykonawca zawiesi na scenie (front i wewnętrzna tylna ściana sceny), 27) wykonanie 2 roll-upów o wym. 2 x 1,2 m wraz ze stelażami do samodzielnego montażu i torbami transportowymi, pełnokolorowych, treść i projekt graficzny do akceptacji Zamawiającego, wraz z montażem na terenie imprezy w miejscach wskazanych przez Zamawiającego, 28) zorganizowanie na wyznaczonym przez Zamawiającego terenie tzw. jarmarku stoisk handlowych: a) Wykonawca zobowiązany jest do pozyskania wystawców jarmarku: firm i instytucji, zwanych dalej wystawcami, b) stoiska handlowe mogą być zlokalizowane wyłącznie na terenie uzgodnionym z Zamawiającym, c) Wykonawca zobowiązany jest do pozyskania min. 50 wystawców, w tym min. 15 wystawców oferujących regionalne produkty spożywcze, min. 15 wystawców oferujących produkty artystycznego rękodzieła, d) Wykonawca otrzymuje od Zamawiającego wyłączne prawo do prowadzenia negocjacji z wystawcami zainteresowanymi ustawieniem stoiska handlowego, e) dla wystawców Wykonawca zobowiązany jest wynająć jednakowe namioty w jednakowym kolorze/wzorze wraz z 5/8

6 przyłączem do energii elektrycznej. Pokrycie wszelkich kosztów związanych z zapewnieniem wystawcom stoisk (w tym również koszty energii elektrycznej) leży po stronie Wykonawcy. Montaż stoisk spełniający wymagania bezpieczeństwa i nieuszkadzający nawierzchni, f) Wykonawca ma obowiązek przedstawić listę wystawców Zamawiającemu do akceptacji. Jeżeli Zamawiający uzna, że proponowane przez wystawcę stoisko kłóci się z charakterem imprezy, Zamawiający ma prawo nie wyrazić zgody na wynajęcie stoiska w/w wystawcy, g) obowiązkiem Wykonawcy jest wyegzekwowanie od wystawiających się firm gastronomicznych i innych podmiotów pozytywnej opinii Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego oraz innych niezbędnych zezwoleń, h) Zgodnie z Uchwałą Nr LII/1600/2009 Rady m.st. Warszawy z dnia r. w sprawie zasad ustalania i poboru oraz terminów płatności i wysokości stawek opłaty targowej od wystawców nie będzie pobierana opłata targowa przez Urząd Dzielnicy Wola. Wszelkie pozostałe ustalenia organizacyjne, techniczne i handlowe między Wykonawcą a wystawcami leżą w gestii Wykonawcy, i) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić do dyspozycji Zamawiającego 3 namioty o wym. 3 x 6 m wraz z przyłączem do energii elektrycznej we wskazanych przez Zamawiającego miejscach. j) Wykonawca zobowiązany jest doprowadzić i zapewnić energię elektryczną w 25 dodatkowych namiotach zapewnionych przez Zamawiającego. 29) Wykonanie serwisu fotograficznego, zdjęcia cyfrowe, format jpg 300 dpi; zdjęcia muszą być dostarczone do siedziby Zamawiającego w poniedziałek po imprezie do godziny (via lub na płycie dvd). W celu organizacji i przeprowadzenia imprezy Zamawiający udostępni Wykonawcy teren nieodpłatnie, 6/8

7 Impreza nie ma statusu imprezy masowej, szacowana liczba uczestników wynosi 500 osób. Nie jest konieczne zapewnienie parkingu dla uczestników imprezy, Gotowość urządzeń, oświetlenia i nagłośnienia sceny w dniu 27 września 2014 r. od godz. 10:00 do zakończenia realizacji programu artystycznego, tj. nie krócej niż do godz. 21:00, Szczegółowy scenariusz scenicznego oraz plenerowego programu artystycznego (kolejność i godziny występów, informacje przekazywane przez konferansjera ze sceny, lokalizację plenerowych animacji oraz rozmieszczenie rekwizytów) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym najpóźniej na 14 dni przed imprezą. Ostateczny kształt scenariusza scenicznego i plenerowego programu artystycznego akceptuje Zamawiający, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia co najmniej stopnia trudnozapalności dla elementów stałej aranżacji terenu imprezy, wyposażenia wszystkich niebezpiecznych pożarowo miejsc na terenie imprezy w podręczny sprzęt gaśniczy oraz posiadania atestów trudno zapalności materiałów użytych do aranżacji i wystroju terenu imprezy, a także do posiadania dokumentów potwierdzających sprawność techniczną urządzeń i instalacji elektroenergetycznych oraz innych urządzeń technicznych niezbędnych dla realizacji przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia nadzoru przeszkolonych pracowników technicznych z odpowiednimi uprawnieniami nad przygotowaniem technicznym imprezy. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą spełnić niżej opisane warunki: Wykonawca musi posiadać polisę OC organizatora imprez na kwotę min zł z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy (w tym OC podwykonawców, OC deliktowe (wypadki gości), OC kontraktowe) z włączeniem ochrony wszystkich Wykonawców i Podwykonawców zaangażowanych w organizację imprez objętych umową, 7/8

8 Wykonawca zobowiązany jest do wykazania, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) wykonał co najmniej jedną usługę polegającą na organizacji otwartej imprezy plenerowej, przy ilości uczestników imprezy nie mniejszej niż 500 osób. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 29 września (przy czym impreza w dniu 27 września 2014 roku) Kryteria oceny ofert cena 100 % Wraz z ofertą należy złożyć referencje potwierdzające spełnienie warunku dotyczącego zorganizowania min. 1 otwartej imprezy plenerowej, przy ilości uczestników imprezy nie mniejszej niż 500 osób Inne istotne warunki zamówienia, które zostaną zawarte w umowie: płatność po należytym wykonaniu umowy w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. W przypadku pytań prosimy o kontakt z p. Anną Grabowską, tel. (22) , anna.grabowska@wola.waw.pl Ofertę wraz z załącznikami należy dostarczyć do dnia 3 czerwca 2014 roku osobiście w Urzędzie Dzielnicy Wola m.st. Warszawy, al. Solidarności 90, pok. 100 lub pocztą elektroniczną na adres anna.grabowska@wola.waw.pl. 8/8