OGŁOSZENIE O ZAMIARZE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 16 lipca 2015 roku OGŁOSZENIE O ZAMIARZE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA (Niniejsze zaproszenie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych; Zamawiający zastrzega sobie prawo nierozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia) Urząd Dzielnicy Wola m.st. Warszawy, al. Solidarności 90, Warszawa zaprasza do wyceny niżej opisanego zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie plenerowej imprezy pod nazwą Kercelak 2015 (zwanej dalej imprezą) na terenie otwartym przy ul. Chłodnej w Warszawie (na odcinku od skweru za Kościołem św. Boromeusza do ulicy Żelaznej oraz na Skwerze Sybiraków) w dniu 19 września 2015 roku w godzinach 12:00 21:00 z możliwością przedłużenia do godz. 21:30, oraz realizacja pakietu usług promocyjno handlowych. Do Wykonawcy będzie należało: 1. Zorganizowanie i przeprowadzenie programu artystycznego na scenie w godz. 14:00 21:00: 1) zapewnienie prowadzenia imprezy przez konferansjera: Piotra Pręgowskiego, informacje nt. honorarium Artysty będą udzielane przez Zamawiającego indywidualnie ubiegającym się o zamówienie Wykonawcom, 2) obsługa techniczna i koordynacja występów wolskich placówek oświatowych: a) Przedszkole Nr 253 Akademia Pana Kleksa przedstawienie (Grupa Teatralna Rodziców), b) Przedszkole Nr 350 Jaśminowy Gaj montaż słowno muzyczny, c) Gimnazjum Nr 47 z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Marszałka Józefa Piłsudskiego program artystyczny przygotowany przez zespół Koniec Przerwy, d) XL Liceum Ogólnokształcące z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Stefana Żeromskiego 1/11

2 występ retro ze standardami muzycznymi - 3 solistów (podkład profesjonalny), recital mini występ uczennicy czas trwania ok min. grupa wokalna w przebojach światowych e) CXIX Liceum Ogólnokształcące im. Jacka Kuronia program muzyczno teatralny, f) Zespół Szkół Nr 7 im. Szczepana Bońkowskiego występ zespołu muzycznego, g) Gimnazjum Nr 46 im. Szarych Szeregów Teatrzyk Szkolny 4/6 przedstawienie muzyczne lub wiązanka piosenek, h) Zespół Wolskich Placówek Edukacji Kulturalnej: występ grupy tanecznej FREE DANCE oraz występy wokalne w wykonaniu dzieci z pracowni studia piosenki. 3) Zapewnienie 60 min. występu zespołu Big Bit z programem The Beatles show, reprezentowanego przez p. Waldemara Kuleczkę, tel , 4) Zapewnienie 90 min. występu zespołu The Chance (covery oraz 6 utworów własnych zespołu), reprezentowanego przez p. Agnieszkę Latusek, tel , 5) Zapewnienie 120 min. show artystów DJ Adamusa i Paulli z multimedialną areną DJ-ską (koncert i set dj-ski), show reprezentowane przez p. Monikę Batogowską, tel , 6) uzyskanie zezwolenia na publiczne odtwarzanie utworów wykorzystanych do przeprowadzenia koncertów poprzez zawarcie stosownej umowy licencyjnej ze Stowarzyszeniem Autorów ZAIKS i uiszczenie opłat z tego tytułu. 2. Zapewnienie plenerowego programu animacji artystyczno-rozrywkowych: 1) zapewnienie plenerowego show (z nagłośnieniem) kulinarnego pokazu gotowania na olbrzymiej patelni z udziałem uczestników telewizyjnych programów kulinarnych, wraz z degustacją (wydaniem 1000 porcji potrawy), z zachowaniem zasad bezpieczeństwa (BHP, p-poż, Sanepid), 2/11

3 2) zapewnienie warsztatów kreatywnych w wykonaniu Fundacji Miejsce Kreatywne, reprezentowanej przez Panią Grażynę Tomaszewską, tel : a) Kreatywna Lodówka wykonywanie z dziećmi koktajli, sałatkek i lemoniady, b) Warszawska Akademia Młodego Naukowca - zabawa z fizyką, zajęcia prowadzone przez wykwalifikowana kadrę uniwersytecką, 3) koordynacja animacji, gier i zabaw podwórkowych (kapsle, Zośka, gry w klasy, gra w gumę) dla dzieci zapewnionych przez Zamawiającego, 4) koordynacja zapewnionych przez Zamawiającego pokazów służb mundurowych, w tym pokazu tresury psów, 5) koordynacja zapewnionego przez Zamawiającego stoiska animacyjnego Zespołu Wolskich Placówek Edukacji Kulturalnej: warsztatów robienia kapeluszy z papieru i tworzenia przypinek, malowania twarzy, puszczania wielkich i małych baniek mydlanych, robienia zwierzątek i kwiatów z balonów, 6) koordynacja animacji zapewnionych przez Zamawiającego: stoiska Ośrodka Kultury im. Stefana Żeromskiego z ekspozycją prac Wolskiej Pracowni Plastycznej oraz sekcji artystycznych Pasjonata i Penelopa oraz z aktywnościami manualnymi: a) warsztatami decoupage dla dzieci i tworzeniem ozdób z koralików b) warsztatami Symbole Warszawy w kolażu c) malowania twarzy farbami, 7) koordynacja animacji zapewnionych przez Zamawiającego: stoiska pn. Kulturalne Kreacje Tańcowała Igła z Nitką Domu Kultury Działdowska, 8) koordynacja zapewnionych przez Zamawiającego dodatkowych atrakcji. 3. Obsługa techniczna programu scenicznego i plenerowego oraz sprawy organizacyjne i wymagania formalno-prawne: 1) spełnienie wszelkich wymagań technicznych i organizacyjnych wszystkich artystów (scena, nagłośnienie, oświetlenie, technika sceniczna dot. akompaniamentu, garderoby z wyposażeniem, noclegi) zapewniające techniczną realizację występów, wraz z ochroną wszelkich 3/11

4 urządzeń od momentu montażu do demontażu, transportem i wykwalifikowaną obsługą, 2) zapewnienie zadaszonej osłoniętej z trzech stron sceny o parametrach technicznych spełniających wymagania wszystkich artystów, posiadającej certyfikat bezpieczeństwa oraz spełniającej wymogi przeciwpożarowe, wraz z transportem, montażem i demontażem (montażyści z uprawnieniami) oraz obciążnikami zapewniającymi stabilność i bezpieczeństwo konstrukcji przy niekorzystnych warunkach pogodowych. Wszelkie konstrukcje należy zainstalować w sposób nienaruszający nawierzchni. Kopie atestów Wykonawca przekaże Zamawiającemu nie później niż wraz z zawarciem umowy. 3) zapewnienie nagłośnienia i oświetlenia sceny zgodnego z wymaganiami wszystkich artystów, dostosowanego do warunków atmosferycznych oraz gwarantującego dobrą słyszalność w warunkach plenerowych oraz widoczność artystów po zmroku, 4) zapewnienie niezależnego zasilania urządzeń scenicznych w energię elektryczną, np. cichego agregatu prądotwórczego z paliwem o mocy zapewniającej niezakłócone działanie aparatury oświetleniowej i nagłośnieniowej sceny, 5) zabezpieczenie sceny i jej zaplecza barierkami ochronnymi w celu zapewnienia bezpieczeństwa artystom i publiczności, 6) zapewnienie inspicjenta technicznego koordynatora występów scenicznych, odpowiedzialnego za zgodny z harmonogramem czasowym i scenariuszem oraz sprawny technicznie przebieg scenicznego programu artystycznego (próby + występy), 7) opracowanie i udostępnienie uczestnikom imprezy regulaminu terenu i regulaminu imprezy zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się uczestników imprezy, w szczególności zakaz wnoszenia na imprezę i posiadania broni, niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów łatwopalnych, napojów alkoholowych, środków odurzających, substancji psychoaktywnych, 4/11

5 8) zapewnienie ochrony uczestników imprezy w ilości 10 osób licencjonowanej ochrony w tym dowódca grupy, wyposażonych w środki łączności i oznakowanych, 9) zabezpieczenie imprezy pod względem zaplecza sanitarnego: udostępnienie 4 standardowych sanitariatów oraz 2 dla osób niepełnosprawnych (łącznie 6 sanitariatów), 10) zabezpieczenie pomocy medycznej podczas imprezy karetki P 11) zapewnienie zabezpieczenia p-poż. (sprzętu gaśniczego oraz środków gaśniczych), 12) sprzątanie terenu w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu, zapewnienie min. 20 pojemników na śmieci o pojemności min. 120 l wraz z ich bieżącym opróżnianiem. Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania terenu po zakończeniu imprezy i przekazania go Zamawiającemu w stanie niepogorszonym. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uszkodzeń lub zniszczeń Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia terenu do stanu pierwotnego na własny koszt w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, 13) oddzielenie taśmą zabezpieczającą terenu imprezy od jezdni ulicy Chłodnej, po której odbywa się ruch pojazdów, 14) Złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego drogi gminnej na prawach wyłączności do Wydziału Infrastruktury Urzędu Dzielnicy Wola m.st. Warszawy oraz uiszczenie opłaty z tego tytułu. 4. Promocja imprezy, w zakres której wchodzi: 1) zapewnienie promocji imprezy w dniach 5, 12 i 18 września 2015 r. nieprzerwanie w godz. 10:00 18:00 poprzez rozdawanie przez 6 osób przebranych za cwaniaczki warszawskie ulotek w następujących miejscach wskazanych przez Zamawiającego (m.in. Park im. E. Szymańskiego, Park im. Gen J. Sowińskiego, Park Moczydło, przed siedzibą Zamawiającego i innych), 2) wykonanie projektów graficznych i druk 205 plakatów full kolor (100 plakatów B2, 100 plakatów A3, 5 plakatów B1), ulotek A6 dwustronne 4+4, 1 pełnokolorowego banera o wym. 160 x 580 cm plus 2 rękawy 10 cm góra i dół oraz 1 pełnokolorowego banera o wymiarach 5/11

6 odpowiadających rozmiarom tylnej ściany sceny; treść i projekt graficzny po stronie Wykonawcy do akceptacji Zamawiającego, 3) zapewnienie gadżetów promocyjno-reklamowych: a) 800 sztuk lizaków w kształcie koła o średnicy min. 5 cm, indywidualnie pakowanych, na opakowaniu nadruk jednokolorowy jednostronny do akceptacji Zamawiającego, termin przydatności do spożycia min. 3 miesiące od daty imprezy, b) 35 kg krówek reklamowych z nadrukiem pełnokolorowym na opakowaniu cukierka (treść i projekt graficzny nadruku do akceptacji Zamawiającego); termin przydatności do spożycia 3 miesiące od daty imprezy, c) 2000 sztuk długopisów z jednokolorowym nadrukiem (metalowych) proszę zaproponować rodzaj i kształt długopisu, d) 2000 sztuk smyczy reklamowych: szerokość: 15 mm, długość standardowa: cm, taśma sublimacyjna, karabińczyk, zawieszka na telefon; nadruk: 4+4 CMYK (kolor z dwóch stron smyczy), e) 2000 czapek z daszkiem z papieru, z jednokolorowym nadrukiem (treść i projekt graficzny nadruku do akceptacji Zamawiającego), f) 2000 sztuk balonów z jednokolorowym nadrukiem (treść i projekt graficzny nadruku do akceptacji Zamawiającego), 4) wykonanie 2 roll-upów o wym. 2 x 1,2 m wraz ze stelażami do samodzielnego montażu i torbami transportowymi, pełnokolorowych, wysokiej jakości, treść i projekt graficzny do akceptacji Zamawiającego, wraz z montażem na terenie imprezy w miejscach wskazanych przez Zamawiającego, 5) przygotowanie spotów do emisji w miejskich tramwajach i autobusach (dostarczenie plików Zamawiającemu do dnia 1 września, Wykonawca nie ponosi kosztów emisji spotów) zgodnie z poniższą specyfikacją: ekrany w autobusach: pliki video (wielkość pliku max. 5Mb), maks 2MB/s, jeden format: 1280/580 PX, kontener 6/11

7 MP4 (nie avi, nie mpg, nie MOV), kodek H.264, 24 fps, bez dźwięku, ekrany w tramwajach: a. pliki video (wielkość pliku max. 5Mb), format pliku.avi, pliki NIE mogą posiadać dźwięku, rozdzielczość 1280 x 610 px, klatek/s, kodek - H264, szybkość danych w kompresji 1000 Kb/s, powinien być dostępny do podglądu w Windows Media Player (od wersji 11 i wyżej), b. pliki statyczne (wielkość pliku max. 1Mb), format pliku.jpge, wymiary 1280 x 610 px, rozdzielczość maksymalnie 96 dpi, zapis koloru w RGB, 6) zamieszczenie informacji o imprezie na min. 10 forach, portalach i w serwisach internetowych, których tematyka dotyczy dzielnicy Wola m.st. Warszawy, a także ogólnowarszawskich imprez i wydarzeń (bezpłatnie samodzielne zamieszczenie lub wysłanie informacji do serwisu), np. mmwarszawa.pl, nasza-warszawa.pl, warszawa.naszemiasto.pl, wawalove.pl, 4free.waw.pl, warszawa.dlastudenta.pl, reporter.pl, kulturalnie.waw.pl, miastownia.pl, forum Woli i Bemowa na gazeta.pl itp., 7) promocja imprezy na portalu społecznościowym facebook poprzez wykupienie kampanii reklamowej CPC (całkowity koszt emisji 200 zł, adresaci: mieszkańcy dzielnicy Wola m.st. Warszawy w wieku lat, czas trwania emisji ). 5. Retro-jarmark promocyjny, miasteczko zdrowia oraz program lokalnych instytucji kultury i sportu: 1) zorganizowanie na wyznaczonym przez Zamawiającego terenie tzw. retro jarmarku stoisk promocyjno-handlowych stylizowanych na bazar w stylu Kercelaka, z asortymentem nawiązującym do kercelakowej tradycji: a) Wykonawca zobowiązany jest do pozyskania wystawców jarmarku: firm i instytucji, zwanych dalej wystawcami, b) stoiska handlowe mogą być zlokalizowane wyłącznie na terenie uzgodnionym z Zamawiającym, 7/11

8 c) Wykonawca zobowiązany jest do pozyskania min. 40 wystawców, w tym min. 15 wystawców oferujących regionalne produkty spożywcze, min. 15 wystawców oferujących produkty artystycznego rękodzieła, oraz tzw. staroci (jak na bazarze na Kole) przedmiotów antykwarycznych itp., jednego stoiska ze sprzedażą balonów i watą cukrową. d) uwaga! Przed podpisaniem umowy z Wystawcą Wykonawca ma obowiązek przedstawić proponowany asortyment Zamawiającemu do akceptacji. Jeżeli Zamawiający uzna, że proponowane przez wystawcę stoisko kłóci się z charakterem imprezy, Zamawiający ma prawo nie wyrazić zgody na wynajęcie stoiska w/w wystawcy, e) Wykonawca otrzymuje od Zamawiającego wyłączne prawo do prowadzenia negocjacji z wystawcami zainteresowanymi ustawieniem stoiska handlowego, f) dla wystawców Wykonawca zobowiązany jest wynająć namioty lub domki w jednakowym kolorze/wzorze wraz z przyłączem do energii elektrycznej. Pokrycie wszelkich kosztów związanych z zapewnieniem wystawcom stoisk (w tym również koszty energii elektrycznej) leży po stronie Wykonawcy. Montaż stoisk spełniający wymagania bezpieczeństwa i nieuszkadzający nawierzchni, g) obowiązkiem Wykonawcy jest wyegzekwowanie od wystawiających się firm gastronomicznych i innych podmiotów pozytywnej opinii Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego oraz innych niezbędnych zezwoleń, h) Zgodnie z Uchwałą Nr LII/1600/2009 Rady m.st. Warszawy z dnia r. w sprawie zasad ustalania i poboru oraz terminów płatności i wysokości stawek opłaty targowej od wystawców nie będzie pobierana opłata targowa przez Urząd Dzielnicy Wola. Wszelkie pozostałe ustalenia organizacyjne, techniczne i handlowe między Wykonawcą a wystawcami leżą w gestii Wykonawcy, 8/11

9 2) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić do dyspozycji Zamawiającego 2 namioty o wym. 3 x 6 m wraz z przyłączem do energii elektrycznej we wskazanych przez Zamawiającego miejscach (na potrzeby szkoły wizażu i charakteryzacji Make up Star oraz Biblioteki Publicznej) i 4 przenośne stanowiska wizażowe (do wykonania make-upu i stylizacji), na które składają się: wysoki stołek barowy, stół oraz mobilne lustro podświetlane, 3) Wykonawca zobowiązany jest doprowadzić i zapewnić energię elektryczną w 12 dodatkowych namiotach miasteczka zdrowia zapewnianego przez Zamawiającego. Impreza nie ma statusu imprezy masowej, szacowana liczba uczestników wynosi 500 osób. Nie jest konieczne zapewnienie parkingu dla uczestników imprezy, Gotowość urządzeń, oświetlenia i nagłośnienia sceny w dniu 19 września 2015 r. od godz. 10:00 do zakończenia realizacji programu artystycznego, tj. nie krócej niż do godz. 21:00, z możliwością przedłużenia do godz. 21:30 (ewentualne opóźnienia programu scenicznego), Ekipy techniczne i medyczne są zobowiązane do obecności na terenie imprezy do czasu jej zakończenia, tj. do końca programu scenicznego, Szczegółowy scenariusz scenicznego oraz plenerowego programu artystycznego (kolejność i godziny występów, informacje przekazywane przez konferansjera ze sceny, lokalizację plenerowych animacji oraz rozmieszczenie rekwizytów) Wykonawca uzgodni z Zamawiającym najpóźniej na 14 dni przed imprezą. Ostateczny kształt scenariusza scenicznego i plenerowego programu artystycznego akceptuje Zamawiający, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia co najmniej stopnia trudnozapalności dla elementów stałej aranżacji terenu imprezy, wyposażenia wszystkich niebezpiecznych pożarowo miejsc na terenie imprezy w podręczny sprzęt gaśniczy oraz posiadania atestów trudno zapalności materiałów użytych do aranżacji i wystroju terenu imprezy, a także do posiadania dokumentów potwierdzających sprawność techniczną urządzeń i instalacji 9/11

10 elektroenergetycznych oraz innych urządzeń technicznych niezbędnych dla realizacji przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia nadzoru przeszkolonych pracowników technicznych z odpowiednimi uprawnieniami nad przygotowaniem technicznym imprezy. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą spełnić niżej opisane warunki: Wykonawca musi posiadać polisę OC organizatora imprez na kwotę min zł z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy (w tym OC podwykonawców, OC deliktowe (wypadki gości), OC kontraktowe) z włączeniem ochrony wszystkich Wykonawców i Podwykonawców zaangażowanych w organizację imprez objętych umową, Wykonawca zobowiązany jest do wykazania, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) wykonał co najmniej jedną usługę polegającą na organizacji otwartej imprezy plenerowej, przy ilości uczestników imprezy nie mniejszej niż 500 osób. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 21 września (przy czym impreza w dniu 19 września 2015 roku) Inne istotne warunki zamówienia, które zostaną zawarte w umowie: - płatność po należytym wykonaniu umowy w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury, - Zamawiający nie udzieli Wykonawcy zaliczki na poczet realizacji umowy. W przypadku pytań prosimy o kontakt z p. Kamilą Bitner, tel. (22) , kbitner@um.warszawa.pl lub p. Anną Grabowską, tel. (22) , a.grabowska@um.warszawa.pl 10/11

11 Ofertę wraz ze szczegółowym kosztorysem prosimy dostarczyć do dnia 22 lipca 2015 roku do godz. 15:00 osobiście w Urzędzie Dzielnicy Wola m.st. Warszawy, al. Solidarności 90, pok. 100 lub pocztą elektroniczną na adres a.grabowska@um.warszawa.pl 11/11