ZASADY WDRAŻANIA, ROZLICZANIA I PROWADZENIA PROJEKTU

Transkrypt

1 ZASADY WDRAŻANIA, ROZLICZANIA I PROWADZENIA PROJEKTU Wypracowanie i wdrożenie innowacyjnych metod integracji danych katastralnych, mapy zasadniczej i Bazy Danych Topograficznych oraz modernizacja usług publicznych świadczonych przez Służbę Geodezyjną i Kartograficzną Ewa Janczar BIURO GEODETY WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

2 WDROŻENIE ZASAD - INTEROPERACYJNOŚĆ Stworzenie uniwersalnej koncepcji baz danych w aspekcie technicznym i semantycznym. Stworzenie procedur organizacyjnych dla wymiany danych między poszczególnymi podmiotami. Stworzenie odpowiednich uregulowań legislacyjnych. Uwzględnianie efektów merytorycznych i technicznych zrealizowanych i realizowanych przedsięwzięć. Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Financial Mechanism

3 SYSTEM BAZ DANYCH GEOREFERENCYJNYCH produkty państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego system baz danych georeferencyjnych pojedyncze wdrożenia informatyczne w zakresie udostępniania danych zintregorowane środowisko systemów informatycznych Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Financial Mechanism

4 Główne cele Projektu IDEOGRAM OF GEOREFERENCE SPATIAL DATABASES SYSTEM

5 GŁÓWNE DZIAŁANIA PROJEKTOWE Prace badawcze Opracowanie modelu danych w tym rekomendacji do zmiany aktów prawnych Konwersja materiałów analogowych Stworzenie i wdrożenie narzędzi informatycznych do zarządzania i udostępniania baz danych Opracowanie i wdrożenie mechanizmów organizacyjnych, logistycznych i formalnych Szkolenia Promocja i informacja o projekcie Supported by a grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Financial Mechanism

6 STRUKTURA ZARZĄDZANIA PROJEKTEM RADA PROJEKTU KOMITET STERUJĄCY Kierownik Projektu RADY EKSPERTÓW Powoływane w celu merytorycznego wsparcia poszczególnych przedsięwzięć wymagającymi specjalistycznej wiedzy

7 STRUKTURA ZARZĄDZANIA PROJEKTEM RADA PROJEKTU Marszałek Województwa Mazowieckiego -Przewodniczący Przedstawiciele Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii Prezydent Miasta Płocka Starosta Piaseczyński Geodeta Województwa Mazowieckiego Geodeta Miasta Płocka Geodeta Powiatu Piaseczyńskiego KOMITET STERUJĄCY Przewodniczący Wiceprezes Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii Członkowie: Geodeta Województwa Mazowieckiego przedstawiciele BGWM, Geodeta Miasta Płocka Geodeta Powiatu Piaseczyńskiego przedstawiciele Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii Kierownik Projektu (Geodeta Województwa Mazowieckiego) i Zastępca Kierownika Projektu Określa cele strategiczne Powołuje Komitet Sterujący Koordynuje działania związane z zarządzaniem produktami Projektu po jego zakończeniu Powołuje Kierownika Projektu Pełni nadzór wewnętrzny (czy produkty są zgodne z założeniami?) Podejmuje decyzje, w tym decyzje o zmianach Akceptuje propozycje Kierownika Projektu Wyznacza nadzór konkretnych przedsięwzięć Planowanie harmonogramu, budżetu, narzędzi realizacji Projektu Bieżąca realizacja Projektu (prowadzenie przetargów, współpraca z Wykonawcami, koordynacja działań projektowych) Przedstawianie propozycji oraz raportów Komitetowi Sterującemu, wnioskowanie o zmiany Raportowanie do Biura Mechanizmów Finansowych

8 KOMUNIKACJA Z DARCZYŃCAMI Beneficjent Instytucja Pośrednicząca (UKIE) Krajowy Punkt Kontaktowy (MRR) Biuro Mechanizmów Finansowych w Brukseli

9 UMOWA FINANSOWA Całkowity szacunkowy koszt realizacji projektu: EUR Całkowite szacunkowe koszty kwalifikowane: EUR Maksymalna kwota przyznanego dofinansowania: EUR Poziom dofinansowania: 85% kosztów kwalifikowanych Okres kwalifikowalności wydatków: 16 listopada 2006 r kwietnia 2011 r. Możliwość dokonywania przesunięć finansowych pomiędzy działaniami Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

10 RODZAJE ANGAŻOWANYCH ŚRODKÓW Budżet Województwa FINANSOWYCH WFGZGIK Budżet GGK (CFGZGIK) Budżety Partnerów (samorząd, PFGZGIK) Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

11 PODSTAWOWE DOKUMENTY FINANSOWE Harmonogram rzeczowo-finansowy Projektu Budżet Województwa Mazowieckiego Budżety Partnerów Projektu Umowa Finansowa - Plan Wdrażania Projektu Porozumienie o współpracy przy realizacji Projektu Dokumenty regulujące przepływy finansowe pomiędzy Partnerami Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

12 HARMONOGRAM PROJEKTU PLAN WDRAŻANIA PROJEKTU Budżet Województwa Podstawowy dokument zarządczy Projektu stanowiący bazę rozliczenia projektu w ramach budżetu WM, WFGZGiK. Materiał źródłowy dla PWP oraz Budżetu Województwa Zatwierdzany przez Komitet Sterujący Projektu Rozliczenia finansowe w rozbiciu na lata w podziale na zadania (15 głównych zadań) oraz zaangażowanie finansowe partnerów Projektu. Uwzględniający podział wydatków na działy, rozdziały i paragrafy Waluta PLN Podstawowy dokument regulujący rozliczenia finansowe Projektu z Darczyńcami Załącznik do Umowy Finansowej Zatwierdzany przez BMF (72 dni) lub Instytucję Pośredniczącą Rozliczenia finansowe w podziale na działania sprawozdawcze w rozbiciu na kwartały (8 głównych działań) i kategorie budżetowe w rozbiciu na lata (4 pozycje: zarządzanie, sprzęt, aplikacje, usługi) Waluta EURO ( stały kurs z dnia złożenia wniosku aplikacyjnego tj. 3,9895 PLN) Podstawowy dokument regulujący gospodarkę finansową województwa Zatwierdzany przez Sejmik Rozliczenia finansowe w rozbiciu na lata w podziale na działy, rozdziały i paragrafy Waluta PLN Zmiana na podstawie wyników postępowań o zamówienie publiczne Zmiana: na podstawie harmonogramu Projektu Zmiana na podstawie harmonogramu Projektu Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

13 PRZESUNIĘCIA FINANSOWE POMIĘDZY DZIAŁANIAMI PROJEKTOWYMI Przesunięcia powyżej 15% kwoty wskazanej na daną pozycję budżetową lub na dane działanie projektowe wymagają wcześniejszej pisemnej zgody BMF. Przesunięcia do 15 % kwoty wskazanej na daną pozycję budżetową lub na dane działanie projektowe wymagają wcześniejszej pisemnej zgody Instytucji Pośredniczącej Każdorazowo zmiana i akceptacja PWP Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

14 ZMIANA PWP Powyżej 15% Beneficjent Instytucja Pośrednicząca Krajowy Punkt Kontaktowy Biuro Mechanizmów Finansowych. Czas reakcji BMF - do 72 dni. Do 15% Beneficjent Instytucja Pośrednicząca. Czas reakcji - kilkanaście dni. Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

15 Harmonogram PWP Budżet Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

16 ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Kurs EUR z wniosku: 4,0 zł Kurs obowiązujący we wnioskach o płatność (EUR): kurs wymiany z dnia poprzedzającego ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym odnotowano wydatek (wg Serii C Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich) publikowany na w zakładce > Realizacja projektów > Refundacja kosztów Kurs dokonania płatności na rzecz Beneficjenta (PLN): kurs wymiany z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności wg NBP Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

17 ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Kurs do wniosku: z dnia poprzedzającego ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym poniesiono wydatek Beneficjent otrzymuje od IP specjalnie wygenerowany wniosek o płatność przed końcem okresu, którego będzie on dotyczył (określane na podstawie PWP) WYDATEK Max 10 dni ZŁOŻENIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ REFUNDACJA Wg kursu kupna NBP z dnia poprzedniego Okres objęty wnioskiem o płatność: określony w PWP, od 3 do 12 miesięcy Okres weryfikacji Wniosku o płatność przez kolejne instytucje i dokonania refundacji. Nie dłuższy niż 2 miesiące. Co w praktyce oznacza kurs z dnia poprzedzającego ostatni dzień roboczy miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym poniesiono wydatek? Np.: wydatek poniesiono 19 listopada 2008 roku, poprzedni miesiąc to październik, ostatni dzień roboczy to piątek, 31, a więc należy zastosować kurs z czwartku, 30 października. UWAGA! W Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich kurs ten publikowany jest naturalnie z jednodniowym opóźnieniem, czy w przykładzie: 31 października. Korzystając z Dziennika (np. pod adresem: )należy zatem właściwego kursu szukać w ostatnim opublikowanym w danym miesiącu wydaniu

18 ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Wartość projektu - PLN zł Wartość projektu - EUR Kurs EUR wg Umowy Finansowej 4 zł Wydatek zł Kurs EUR do wypełnienia Wniosku o płatność 3 zł 4 zł 5 zł Wydatek po przeliczeniu na EUR Kurs refundacji (wg NBP) 2,50 zł 3 zł 3,50 zł 3,50 zł 4 zł 4,50 zł 4,50 zł 5 zł 5,50 zł Refundacja w PLN zł zł zł zł zł zł zł zł zł Pozostała wartość projektu - PLN zł Pozostała wartość projektu - EUR Zależność wysokości Wniosku o płatność w EUR od wahań kursu: jeżeli kurs EUR spada w stosunku do Umowy Finansowej (i PWP), to wysokość Wniosku relatywnie rośnie (a więc pozostaje w puli do wykorzystania mniej EUR na przyszłe wnioski), jeżeli jest wyższy wysokość Wniosku relatywnie spada (a więc zostaje zapas do wykorzystania w kolejnych Wnioskach). W przykładzie: wartość projektu w przeliczeniu na EUR wg PWP to EUR, dokonano wydatku w wysokości 1200 zł, według kursu z PWP jest to równowartość 300 EUR i do wykorzystania w projekcie pozostałoby jeszcze EUR, ale jeżeli kurs EUR spadnie, to wydatek zł będzie równowartością np. 400 EUR, a więc w projekcie zostanie tylko EUR (o 100 EUR mniej). Zależność wysokości refundacji dokonywanej w PLN od wahań kursu: jeżeli w okresie pomiędzy złożeniem Wniosku o płatność a dokonaniem refundacji kurs EUR spada, to Beneficjent otrzyma po przeliczeniu na złotówki kwotę mniejszą niż wydał, w sytuacji odwrotnej kwota zwrotu będzie wyższa niż poniesiony wydatek. W przykładzie: przy wydatku zł i wg kursu 3zł = 1EUR wartość Wniosku o płatność wynosi 400 EUR, jeżeli do czasu dokonania refundacji kurs EUR ulegnie obniżeniu do 2,5 zł, to na konto Beneficjenta nie wpłynie zł, jakby to miało miejsce, gdyby kurs pozostał na poziomie 3 zł, ale tylko zł, a więc o 200 zł mniej niż wysokość wydatku. Sytuacja najbardziej niekorzystna dla Beneficjenta: ciągły spadek kursu EUR wówczas szybciej zużywa się przyznana przez BMF pula EUR, a jednocześnie kwoty refundacji są niższe niż wydatki.

19 ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Zapłacono zł tj według kursu z wniosku euro Różnica minus 236 euro Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

20 ROZLICZENIA PROJEKTU A KURS WALUT Zapłacono ,50 zł tj ,38 euro Różnica minus 684,62 euro Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego

21 ROZLICZENIA I RELACJE POMIĘDZY PARTNERAMI UMOWA PARTNERSKA Czterostronna umowa zawarta pomiędzy wszystkimi Partnerami w formie porozumienia o współpracy przy budowie Projektu Określa podstawowe zasady współpracy przy tworzeniu Projektu i jego finansowania Definiuje cele, zadania, zakres i termin realizacji Projektu Określa wysokość wkładu finansowego każdego z Partnerów Wskazuje Samorząd Województwa Mazowieckiego jako Lidera Projektu i określa jego najważniejsze zadania, takie jak: zawarcie umowy finansowej prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Projektu prowadzenie sprawozdawczości dla Biura Mechanizmów Finansowych Zawiera zobowiązanie Partnerów do zapewnienia ciągłości zarządzania i finansowania bieżącej eksploatacji produktów Projektu po jego zakończeniu

22 ROZLICZENIA I RELACJE POMIĘDZY PARTNERAMI UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU umowy dwustronne zawierane pomiędzy Samorządem Województwa Mazowieckiego Liderem a każdym z pozostałych Partnerów Projektu; zawierane na okres jednego roku; precyzują wysokość wkładu finansowego danego Partnera w danym roku przy zachowaniu ogólnej kwoty dofinansowania określonej na poziomie Umowy Partnerskiej; określają szczegóły niezbędne do efektywnego przekazania środków finansowych, takie jak: paragrafy klasyfikacji budżetowej, z których i na które będą przekazywane środki, numer rachunku bankowego, termin przekazania środków, zadania, które mogą być finansowane z przekazanych środków, warunki zwrotu niewykorzystanej w danym roku części dotacji,

23 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE 1) przygotowanie projektu Warunków Technicznych i Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przez Kierownika Projektu z zespołem; 2) zatwierdzenie WT i SIWZ przez Komitet Sterujący; 3) przekazanie upoważnienia dla Samorządu Województwa Mazowieckiego do występowania jako Zamawiający w imieniu Partnerów Projektu i przeprowadzenia procedury postępowania o zamówienie publiczne; 4) przyjęcie Uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego wyrażającej zgodę na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne i rezerwującej niezbędne środki na ten cel, określone przez Kierownika Projektu i zaakceptowane przez Komitet Sterujący zgodnie z budżetem projektu; 5) przeprowadzenie postępowanie zgodnie z Ustawą prawo zamówień publicznych, przedstawienie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty przez Komisję Przetargową; 6) przyjęcie Uchwały Zarządu Województwa Mazowieckiego wybierającej najkorzystniejszą ofertę zgodnie z ustaleniami Komisji Przetargowej i wyrażającej zgodę na wydatkowanie określonych środków finansowych; 7) realizacja przedmiotu Umowy przez Wykonawcę; 8) odbiór przedmiotu umowy przez Komisję Odbioru.

24 SPRAWOZDAWCZOŚĆ Wniosek Aplikacyjny Umowa Finansowa i Plan Wdrażania Projektu Sprawozdanie Okresowe Wniosek o Płatność Sprawozdanie Końcowe Sprawozdanie Kwartalne Sprawozdanie Roczne Struktura planowania i sprawozdawczości: 1) na podstawie przyjętego wniosku aplikacyjnego Biuro Mechanizmów Finansowych generuje Plan Wdrażania Projektu wypełniony o podstawowe informacje i przekazuje go do dalszego wypełnienia Beneficjentowi 2) zgodnie z okresami sprawozdawczymi wskazanymi przez Beneficjenta w PWP (nie częstszymi niż raz na trzy miesiące i nie rzadszymi niż raz w roku) wypełnia on sprawozdanie okresowe (zazwyczaj kwartalne/półroczne/roczne), zaś Biuro Mechanizmów Finansowych generuje Wniosek o Płatność i przekazuje Beneficjentowi do wypełnienia Ścieżka sprawozdawczości: Beneficjent Instytucja Pośrednicząca Krajowy Punkt Kontaktowy Biuro Mechanizmów Finansowych Takimi ścieżkami następuje przepływ wszelkich informacji pomiędzy BMF a Beneficjentem, w tym dokumentów i decyzji odnośnie ewentualnych zmian w Projekcie. Szczegółowe zasady sprawozdawczości sprecyzowane są w wytycznych Państw Darczyńców

25 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Ewa Janczar Wsparcie udzielone przez Islandię, Lichtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego