Regulamin. Korzystania z Elektronicznego Biura Obsługi Klienta. Komunalnego Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej. Spółka z o.o.

Transkrypt

1 Regulamin Korzystania z Elektronicznego Biura Obsługi Klienta Komunalnego Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej Spółka z o.o. w Bydgoszczy z dnia r. 1

2 1 Postanowienia ogólne 1. Regulamin określa zasady świadczenia usług w ramach Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (zwanego dalej: ebok), w szczególności udostępniania, zakładania i wykorzystania Konta Użytkownika. 2. Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta jest własnością KPEC Spółka z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy przy ulicy ks. Józefa Schulza 5, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy XIII wydział Gospodarczy pod numerem , posiadającym NIP , REGON , kapitał zakładowy spółki ,00 zł, zwaną dalej Operatorem. 3. ebok jest dostępny na stronie 4. Użytkownikiem ebok może zostad każdy klient KPEC Spółka z o.o. posiadający podpisaną umowę sprzedaży ciepła. 5. Administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 roku Nr 101, poz. 926 z późn. Zm.) jest Operator. 6. Użyte w regulaminie określenia oznaczają: a. ebok - Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta, b. Użytkownik klient korzystający z ebok, c. Operator - Komunalne Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Spółka z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy przy ul. ks. J. Schulza 5, d. Regulamin - Regulamin Korzystania z Elektronicznego Biura Obsługi Klienta Komunalnego Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej Spółka z o.o., e. Konto Użytkownika częśd Elektronicznego Biura Obsługi Klienta udostępniona w sposób autoryzowany wyłącznie jednemu, określonemu Użytkownikowi, f. Przeglądarka internetowa program komputerowy umożliwiający przeglądanie dokumentów w standardzie HTML. 2 Rejestracja 1. Rejestrując się, Użytkownik potwierdza, że zapoznał się z Regulaminem i wyraża zgodę na wszystkie postanowienia w nim zawarte i zobowiązuje się do jego przestrzegania. 2. Zarejestrowanie Użytkownika może nastąpid tylko droga elektroniczną, za pośrednictwem strony internetowej. 3. Użytkownik wypełnia formularz zgłoszeniowy umieszczony na stronie: 4. Po wypełnieniu i wysłaniu przez Klienta drogą elektroniczną wypełnionego formularza następuje automatyczne przesłanie informacji zwrotnej na podany przez Użytkownika , w celu potwierdzenia rejestracji i adresu . Po potwierdzeniu rejestracji, wniosek o otrzymanie dostępu do ebok przekazywany jest do Operatora. 5. Operator po utworzeniu Konta Użytkownika przesyła tradycyjną pocztą kod Użytkownika (login) i jednorazowe hasło służące do pierwszego logowania. 2

3 6. Przy pierwszym logowaniu ebok wymaga od Użytkownika zmiany otrzymanego od Operatora hasła na własne. Nowe hasło powinno składad się z co najmniej 5 znaków, w tym zawierad co najmniej jedną literę i jedną cyfrę. Po zmianie hasła logowanie do systemu będzie możliwe przy jego użyciu. 7. Użytkownik powinien przechowywad login i hasło w sposób zabezpieczający je przed dostępem osób trzecich. 3 Zasady korzystania z ebok 1. Korzystanie z ebok jest nieodpłatne. ebok dostępny jest dla Użytkowników 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. 2. Niezalogowany Użytkownik ebok może skorzystad na stronie z polecenia Wysłanie uwagi. Należy uzupełnid wszystkie pola formularza Rejestracja uwagi. Można dołączyd załączniki, np. pismo, skany dokumentów. 3. Korzystanie z pozostałych usług ebok możliwe jest po zalogowaniu przy użyciu loginu i hasła zdefiniowanego przy pierwszym logowaniu przez Użytkownika. Login to kod Użytkownika, który przesyłany jest drogą pocztową przez Operatora wraz z jednorazowym hasłem służącym do pierwszego logowania. 4. Użytkownik po zalogowaniu może korzystad z następujących funkcji ebok: a. Menu Kontrahent i. Kontrahent zawiera dane podmiotu, ii. Zmiana danych daje możliwośd zgłoszenia wniosku o zmianę danych i zawiera wykaz złożonych wniosków o zmianę danych, iii. Zmiana hasła daje możliwośd zmiany hasła dostępu do ebok, b. Menu Faktury i. Faktury podgląd zawiera wykaz wystawionych faktur i daje możliwośd podglądu nagłówków faktury oraz podglądu obrazu faktury w formacie PDF, ii. Saldo płatności zawiera wykaz niezapłaconych faktur, obejmuje wyłącznie faktury, które nie są objęte procesem windykacji należności. Wykaz ten jest tworzony i aktualizowany od daty utworzenia Konta Użytkownika w ebok, c. Wykaz umów i liczników i. Wykaz umów i liczników zawiera wykaz obowiązujących umów wraz z wykazem założonych liczników, daje możliwośd podglądu podstawowych danych dotyczących umowy oraz podgląd licznika zawierającego dane licznika i realizowanych odczytów, d. Wnioski internetowe i. Wszystkie wnioski wykaz spraw przesłanych do KPEC Sp. z o.o. drogą elektroniczną, daje możliwośd podglądu szczegółów poszczególnych wniosków, ii. Zmiana danych daje możliwośd zgłoszenia wniosku o zmianę danych i zawiera wykaz złożonych wniosków o zmianę danych, 3

4 iii. Zgłoszenie uwagi wykaz uwag przesłanych do KPEC Sp. z o.o. w systemie ebok, daje możliwośd podglądu szczegółów poszczególnych wniosków i wprowadzenia nowej uwagi w menu Wprowadzenie nowej uwagi poprzez wypełnienie pól formularza, e. Pisma wykaz pism przesłanych do KPEC Sp. z o.o. w systemie ebok, daje możliwośd podglądu szczegółów poszczególnych pism. 5. Wprowadzenie nowej uwagi możliwe jest poprzez skorzystanie z polecenia Wprowadzenie nowej uwagi w menu Wnioski internetowe w zakładce Zgłoszenie uwagi. Polecenie Wprowadzenie nowej uwagi otwiera formularz Zgłoszenie uwagi, który należy wypełnid, można dołączyd dokumenty jako załączniki i poprzez funkcję Wstaw przekazad zgłoszenie do KPEC Spółka z o.o. 6. Zmiana danych kontrahenta odbywa się poprzez formularz Wprowadzenie zmiany danych dostępnego w menu Kontrahent w zakładce Zmiana danych. Zmianę danych należy zgłaszad poprzez wprowadzenie nowych danych do automatycznie wypełnionego formularza danymi obowiązującymi w danym czasie w bazie danych. W celu potwierdzenia i uwierzytelnienia zaistniałych zmian danych można dołączyd plik z dokumentami, np. skan. 7. W przypadku zgubienia loginu lub hasła dostępu do ebok należy na stronie: wybrad polecenie Przypomnienie hasła lub loginu. Następnie wpisad adres podany podczas rejestracji Konta Użytkownika ebok. Na ten adres zostanie wysłany z loginem i instrukcją aktywacji nowego hasła. 8. Operator zobowiązuje się do usunięcia danych Klienta z listy Użytkowników ebok na pisemny lub elektroniczny wniosek Użytkownika. 9. W przypadku rozwiązania umowy sprzedaży ciepła Operator zobowiązuje się do zablokowania dostępu do Konta Użytkownika. 4 Zasady funkcjonowania 1. Użytkownik wyraża zgodę na wykonanie usługi, polegającej na wysyłaniu i odbieraniu danych za pomocą systemów teleinformatycznych, przy czym dane te są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych, w rozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne (ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne Dz. U. nr 171 poz z późniejszymi zmianami). 2. Niezbędnym dla prawidłowego korzystania z ebok jest posiadanie przez Użytkownika dostępu do przeglądarki internetowej z włączoną akceptacją plików typu Cookie oraz włączoną obsługą JavaScript. Zaleca się korzystanie z najnowszej dostępnej wersji przeglądarki (przeglądarka internetowa musi umożliwiad nawiązanie połączenia szyfrowanego SSL). Do przeglądania dokumentów wymagany jest program obsługujący dokumenty w formacie PDF (np. Adobe Acrobat Reader). 3. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany zasad funkcjonowania ebok lub modyfikacji usług dostępnych w ebok, a także zawieszania działania usług lub dodawania nowych. O zmianach Użytkownicy zostaną powiadomieni. 4

5 4. Operator może tymczasowo wstrzymad dostępnośd do systemu w celu przeprowadzenia czynności konserwacyjnych. O planowanych przerwach w dostępie do ebok Operator poinformuje Użytkownika. 5. Operator ma prawo zablokowad dostęp do Konta Użytkownika w przypadku stwierdzenia korzystania z niego przez Użytkownika w sposób sprzeczny z niniejszym Regulaminem lub przepisami prawa. Użytkownik nie może przesyład treści o charakterze niezgodnym z prawem. 6. Operator podejmie wszelkie możliwe działania, aby zapewnid poprawne działanie ebok. 7. Zgłoszenie przez Użytkownika wszelkich nieprawidłowości lub reklamacji możliwe jest za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: bok@kpec.bydgoszcz.pl. Reklamacja powinna zostad zgłoszona niezwłocznie. Rozpatrzenie reklamacji nastąpi bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż 14 dni od daty wpływu reklamacji. O sposobie rozpatrzenia reklamacji, jak również o przedłużeniu niezbędnego czasu na jej rozpatrzenie (do 30 dni w szczególnie uzasadnionych przypadkach), Użytkownik zostanie poinformowany drogą elektroniczną. 8. Operator ebok nie odpowiada za szybkośd przesyłanych danych i jej ograniczenia wynikające z uwarunkowao technicznych, technologicznych, systemowych oraz rodzajów łącz transmisyjnych. 9. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialnośd za błędne dane wprowadzone przez siebie w formularzu zgłoszeniowym oraz za dyspozycje zrealizowane w wyniku tego za pomocą ebok. 10. Operator nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z użycia loginu oraz hasła Użytkownika przez osoby trzecie, jeżeli użycie to wynikało z przyczyn zawinionych przez Użytkownika, w szczególności wskutek nienależytego zabezpieczenia przez Użytkownika dostępu do loginu i hasła przed osobami trzecimi. 11. Informacje uzyskane za pośrednictwem ebok nie mogą stanowid wyłącznej podstawy roszczeo z tytułu naruszenia przez Operatora postanowieo umowy sprzedaży ciepła, w szczególności błędnych rozliczeo. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z przyczyn zawinionych przez Użytkownika w związku z korzystaniem przez niego z ebok. 5 Zapisy końcowe 1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 października 2014 roku. 2. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego. 3. Wszelkie sprawy sporne wynikłe na tle realizacji Regulaminu rozstrzygane będą przez właściwy sąd powszechny. 5